TOMA DE DECISIONES Es la seleccin de un curso de accin entre varias alternativas por lo tanto constituye la base de la planeacin.

La administracin es el ejercicio de dar forma de manera, consciente y constante a las organizaciones y el arte de tomar decisiones es medular para ello. Como anteriormente se menciono la toma de decisiones, identificacin y eleccin de un curso de accin para tratar un problema concreto o aprovechar una oportunidad. Esta constituye una parte importante en la labor de todo gerente, sobra decir que todos tomamos decisiones, lo que diferencia el ejercicio de esta en la administracin es la atencin sistemtica y especializada que los gerentes o administradores prestan a la misma. La toma de decisiones est relacionada a un problema, dificulta o conflicto. Por medio de la decisin y ejecucin se espera obtener respuestas a un problema o solucin a un conflicto. Literalmente la toma de decisiones significa cortar , o en contenido practico llegar a una conclusin. Como se indica en el diccionario western, es el acto de determinar en la propia mente una opinin o curso de accin. Enunciada formalmente la toma de decisiones como la seleccin (basada en algunos criterios) de una alternativa de comportamientos entre dos o ms alternativas posible. Los problemas de decisin requieren que haya una seleccin de varias posibilidades de las cuales se debe hacer la eleccin. GENERALIDADES Y ASPECTOS FUNDAMENTALES Antes de profundizar en el proceso y otros elementos de la toma de decisiones veamos algunos aspectos, que no slo servirn de apoyo para continuar el estudio, sino que sern muy tiles para una comprensin profunda sobre el tema. En sentido general, una decisin es una eleccin ante determinadas alternativas, donde en muchos casos nos queda la duda, o sea, si tomamos o no la decisin ms correcta. La definicin sobre la toma de decisiones la plantearemos de la siguiente manera: Es un proceso donde se identifican, se valoran y se seleccionan las mejores acciones, sobre las alternativas evaluadas, para solucionar los problemas o dificultadas presentadas o para el aprovechamiento de las oportunidades. Como apreciamos en la definicin no siempre nos enfrentamos ante la misma situacin, en ocasiones debemos resolver problemas o dificultades presentadas en la actividad organizacional, lo cual requiere que restablezcamos la situacin hacia su posicin original o anterior, en otros casos la decisin debe darnos la

posibilidad de permitirnos el aprovechamiento de oportunidades para sobrecumplir los objetivos programados. Estos aspectos, problemas o dificultades, y oportunidades, requieren de una identificacin precisa ya que son, no slo diferentes por definicin (como vimos en el prrafo anterior), sino que brindan un alcance diferente tambin. En ocasiones es ms fcil identificar un problema que una oportunidad, llegando al primero a travs de criterios vertidos por terceras personas ya sean clientes o trabajadores de la organizacin, por incumplimiento en los planes de trabajo o con relacin a perodos anteriores. Al respecto Pounds, W. (1969) citado en Stonner, J.F. (2004) expresa lo siguiente. El proceso de identificacin de problemas suele ser informal e intuitivo. Son cuatro las situaciones que generalmente le indican a los administradores la existencia de posibles problemas: cuando se produce un alejamiento de la experiencia pasada, cuando se produce una desviacin del plan fijado, cuando otras personas presentan problemas al administrador y cuando los competidores actan mejor que la organizacin del administrador en cuestin. Si importante es la identificacin de problemas, que en ocasiones no es una situacin sencilla, lo es ms el aprovechamiento de oportunidades, por el alcance de esta ltima. Segn Peter Drucker (1993) en Managing for Results, existen en las organizaciones un grupo de realidades entre las que se destacan: Los resultados provienen de explotar las oportunidades no de solucionar los problemas. Para obtener resultados, hay que adecuar los recursos a las oportunidades, no a los problemas. Concentre los recursos en las oportunidades decisivas CARACTERSTICAS DE LA TOMA DE DECISIONES No todos los problemas se presentan bajo situaciones similares por lo que en algunos casos las decisiones que se tomen deben ser estructuradas y en otros no estructuradas, veamos en qu consiste cada una y cmo enfocarlas. Sabemos que los problemas pueden ser simples o complejos, de mayor o menor importancia, repetitivos o aislados en su ocurrencia. Teniendo en cuenta lo anterior cuando lo problemas son recurrentes, ya sean simples o complejos, y estamos en condiciones de tener un dominio sobre su composicin pudiendo proyectarnos con previsin y certeza, podemos elaborar procedimientos, polticas, reglas que permitan tomar decisiones rpidas y seguras, en este caso estamos ante una toma de decisin estructurada.

Por el contrario el problema presentado no es recurrente o su complejidad, importancia o implicacin es tal que no permita la utilizacin de medios elaborados previamente, por lo que se debe hacer un razonamiento especfico para el mismo, estamos ante una toma de decisin no estructurada. PROCESO DE TOMA DE DECISIONES El proceso de toma de decisiones consta de varios pasos o etapas que son: Definicin e identificacin de los problemas a resolver u oportunidades a aprovechar. Diagnstico y anlisis de las causas. Determinacin de las alternativas posibles. Anlisis y evaluacin de las alternativas encontradas. Seleccin de la mejor alternativa. Implementacin y ejecucin de las acciones a tomar. Seguimiento y control del proceso.

BARRERAS PARA LA TOMA DE DECISIONES En la toma de una decisin es aconsejable seguir 6 pasos bsicos que son: 1. Identificacin del problema y determinacin de la necesidad de la toma de una decisin. 2. Identificar los criterios de una decisin. 3. Asignar peso o validez a los criterios. 4. Desarrollar todas las alternativas. 5. Evaluar las alternativas. 6. Seleccionar la mejor alternativa. Pero estos no son la norma o la regla para tomar una decisin, cada persona toma una decisin como mejor le parece sin importar si son correctas o incorrectas, de igual manera se tiene que ser responsable de sus propios actos y sobre todo si estos afectan a otros ya sea de forma positiva o negativa.

Cuando la toma de decisin se hace de una manera racional y objetiva, es muy posible el xito en la resolucin del problema. Cuando se enfrenta al tener que tomar una decisin se puede presentar barreras como: La vigilancia y la ejecucin completa del proceso de toma de decisiones de seis etapas constituyen la excepcin y no la regla en la toma de decisiones gerencial. Sin embargo, de acuerdo con las investigaciones, cuando los gerentes utilizan esos procesos racionales, sus decisiones resultan mejores. Los gerentes que se aseguran de participar en esos procesos son ms efectivos. Por qu la gente no participa automticamente en esos procesos racionales? Resulta ms sencillo descuidarlos o ejecutarlos en forma inadecuada. Quizs el problema no se haya definido bien, o las metas no se hayan identificado con precisin. Quizs no se generen suficientes soluciones, o quizs se les evale en forma incompleta. Es posible que se haga una eleccin que satisfaga y no que maximice. La implementacin pudo ser planeada o ejecutada, o quizs, el monitoreo fue inadecuado o inexistente. Adems de que las decisiones son influidas por prejuicios psicolgicos, presiones de tiempo y realidades sociales. TOMA DE DECISIONES EN GRUPO Actualmente se le concede cada vez una mayor importancia a la participacin de todos los elementos que integran un grupo o equipo de trabajo, en la toma de decisiones, no porque se haya prescindido totalmente de la toma de decisiones hecha exclusivamente por el lder del grupo (gerente, jefe, supervisor, etc,) sino porque hay ocasiones en que se debe aprovechar el conocimiento y la experiencia de un mayor nmero de personas, para tomar mejores decisiones, adems de que cuando la gente participa en la toma de la decisin, se siente ms comprometida a lograr los resultados deseados, convirtindose en un poderoso motivador para los trabajadores el que se les tome en cuenta en el momento de decidir. Ventajas Una mayor concentracin de conocimientos, experiencias e informacin. Una mayor variedad de puntos de vista. Se facilita la aceptacin de la solucin final. Se reducen los problemas de comunicacin.

Desventajas La presin social que se genera.

El predominio que ejercen los lderes informales del grupo sobre los dems. Los propsitos ocultos, que muchas veces influyen en las opiniones: intereses personales, polticos, etc. La manipulacin del compromiso, con la finalidad de llegar a una decisin ms rpidamente.

Algunos puntos que se sugieren para lograr que funcione la Toma de Decisiones en Grupo: Realizar reuniones Semanales o Bisemanales para mantenerse informados sobre los avances y problemas que se presenten. Durante las reuniones adoptar un enfoque para el Diagnstico de la Solucin de los Problemas Desarrollo de la Solucin, sin una intervencin dominante del lder del grupo que debe adoptar una posicin ms de apoyo que de intervencin activa, dejando que el grupo sugiera y proponga, sin inmiscuirse directamente en los debates. Discusin de la Solucin Final. Retroalimentacin. Despus de que se haya escogido e implantado una solucin, el lder del grupo debe estar retroalimentando al mismo, sobre los avances, xitos o fallas que se presenten.

TOMA INDIVIDUAL DE DECISIONES Todas las personas que trabajan en las organizaciones deben elegir entre dos o ms alternativa, es decir deben tomar decisiones. La toma individual de decisiones es una parte relevante del comportamiento organizacional. As como los individuos toman decisiones, se deben preocupar por la calidad de las mismas, que se ven influenciadas con mucha frecuencia por sus propias percepciones. En el proceso de toma de decisiones se observa que tiene su origen en un problema, que es un estado de discordancia entre la situacin actual de las relaciones y algn estado deseado, que adems requiere de cuidado sobre los cursos alternos de accin. La comprensin de que un problema en realidad existe y que se requiere tomar una decisin es un asunto perceptual.

Las percepciones se vuelven importantes al recibir una persona mucha informacin, de la cual solo alguna es importante, esas son precisamente las que las percepciones determinan. IMPORTANCIA DE LA TOMA DE DECISIONES Es importante porque mediante el empleo de un buen juicio, la Toma de Decisiones sobre todo en condiciones de certeza, incertidumbre y riesgo, nos indica que un problema o situacin es valorado y considerado profundamente para elegir el mejor camino a seguir segn las diferentes alternativas y operaciones. Tambin es de vital importancia para la administracin ya que contribuye a mantener la armona y coherencia del grupo, y por ende su eficiencia. En la Toma de Decisiones bajo condiciones de certeza, incertidumbre y riesgo, considerar un problema y llegar a una conclusin vlida, significa que se han examinado todas las alternativas y que la eleccin ha sido correcta. Dicho pensamiento lgico aumentar la confianza en la capacidad para juzgar y controlar situaciones. Uno de los enfoques ms competitivos de investigacin y anlisis para la toma de las decisiones es la investigacin de operaciones. Puesto que esta es una herramienta importante para la administracin de la produccin y las operaciones. La toma de decisiones, se considera como parte importante del proceso de planeacin cuando ya se conoce una oportunidad y una meta, el ncleo de la planeacin es realmente el proceso de decisin, por lo tanto dentro de este contexto el proceso que conduce a tomar una decisin se podra visualizar de la siguiente manera: Elaboracin de premisas. Identificacin de alternativas. Evaluacin de alternativas en trminos de la meta deseada. Eleccin de una alternativa, es decir, tomar una decisin.

Cuando el administrador ha considerado las posibles consecuencias de sus opciones, ya est en condiciones de tomar la decisin. Debe considerar tres trminos muy importantes. Estos son: maximizar, satisfacer y optimizar. Maximizar: Es tomar la mejor decisin posible Satisfacer: Es la eleccin de la primera opcin que sea mnimamente aceptable o adecuada, y de esta forma se satisface una meta o criterio buscado Optimizar: Es el mejor equilibrio posible entre distintas metas.

TOMA DE DECISIONES BAJO CONDICIONES DE CERTEZA Una clase importante de problemas de decisiones incluye aquellos en los cuales cada acto disponible para quien toma la decisin tiene consecuencias que pueden ser conocidas previamente con certeza. A tales problemas se le llama toma de decisiones bajo condiciones de certeza. La toma de decisiones bajo certeza no es un proceso sencillo, cada una de las tareas a las que se enfrenta quien toma la decisin bajo certidumbre (identificar los actos disponibles, medir las consecuencias y seleccionar el mejor acto) involucra el uso de la teora de la programacin lineal. La certeza o certidumbre es la condicin en que los individuos son plenamente informados sobre un problema, las soluciones alternativas son obvias, y son claros los posibles resultados de cada decisin. En condiciones de certidumbre, la gente puede al menos prever (si no es que controlar) los hechos y sus resultados. Esta condicin significa el debido conocimiento y clara definicin tanto del problema como de las soluciones alternativas. Una vez que un individuo identifica soluciones alternativas y sus resultados esperados, la toma de la decisin es relativamente fcil. El responsable de tomar la decisin sencillamente elige la solucin con el mejor resultado potencial. Por ejemplo, de un agente de compras de una imprenta se espera que ordene papel de calidad estndar al proveedor que ofrezca el menor precio y mejor servicio. Por supuesto que generalmente el proceso de toma de decisiones no es tan simple. Un problema puede tener muchas posibles soluciones, y calcular los resultados esperados de todas ellas puede ser extremadamente lento y costoso. La toma de decisiones en condiciones de incertidumbre es la excepcin para la mayora de los administradores y otros profesionales. Sin embargo, los administradores de primera lnea toman decisiones diariamente en condiciones de certidumbre, o casi. Por ejemplo, un apretado programa de produccin puede obligar a un administrador de primera lnea a pedir a 10 empleados que trabajen cuatro horas de tiempo extra. El administrador puede determinar el costo de las horas extras con toda certeza. Tambin puede prever con alto grado de certidumbre el nmero de las unidades adicionales que pueden calcularse con casi absoluta certeza antes de programar las horas extras. TOMA DE DECISIONES BAJO CONDICIONES DE INCERTIDUMBRE En muchos problemas de decisiones se presentan variables que no estn bajo el control de un competidor racional y acerca de las cuales quienes toman las decisiones tiene poca o ninguna informacin sobre la base de la cual conocer el estado de cosas futuras. La toma de decisiones bajo incertidumbre se presenta cuando no puede predecirse el futuro sobre la base de experiencias pasadas. A menudo se presentan muchas variables incontrolables. Algunas veces es posible consolidar los efectos de esas variables no controlables en trminos de su distribucin de probabilidad. La toma de decisiones bajo incertidumbre implica que

no se conoce la probabilidad de que prevalezca uno u otro de los estados de resultado. TOMA DE DECISIONES BAJO CONDICIONES DE RIESGO El riesgo es la condicin en la que los individuos pueden definir un problema, especificar la probabilidad de ciertos hechos, identificar soluciones alternativas y enunciar la probabilidad de que cada solucin d los resultados deseados. El riesgo suele significar que el problema y las soluciones alternativas ocupan algn punto intermedio entre los extremos representados por la plena informacin y definicin y el carcter inusual y ambiguo. La probabilidad es el porcentaje de veces en las que ocurrira un resultado especfico si un individuo tomara muchas veces una misma decisin. El monto y calidad de la informacin disponible para un individuo sobre la condicin pertinente de la toma de decisiones puede variar ampliamente, lo mismo que las estimaciones de riesgo del individuo. El tipo, monto y confiabilidad de la informacin influyen en el nivel de riesgo y en el hecho de si el responsable de tomar la decisin puede hacer uso de la probabilidad objetiva o subjetiva en la estimacin del resultado. PROBABILIDAD OBJETIVA La posibilidad de que ocurra un resultado especfico con base en hechos consumados y nmeros concretos se conoce como probabilidad objetiva. En ocasiones, un individuo puede determinar el resultado probable de una decisin examinando expedientes anteriores. Por ejemplo, aunque las compaas de seguros de vida no pueden determinar el ao en que morir cada tenedor de plizas, pueden calcular las probabilidades objetivas basados en la expectativa de que los ndices de mortalidad prevalecientes en el pasado se repitan en el futuro. PROBABILIDAD SUBJETIVA. A la apreciacin basada en juicios y opiniones personales de que ocurra un resultado especfico se conoce como probabilidad subjetiva. Tales juicios varan de un individuo a otro, dependiendo de su intuicin, experiencia previa en situaciones similares, conocimientos y rasgos personales (como preferencia por la asuncin o por la elusin de riesgos). Frecuentemente sin embargo, quienes toman decisiones cuentan con informacin acerca de la probabilidad de que ocurra cada estado de resultado, aun cuando no sepan con certeza el estado del resultado real. La toma de decisiones cuando existe cierto nmero de estados de resultados posibles, para los cuales se conoce la distribucin de probabilidades recibe el nombre de toma de decisiones bajo riesgo. En los problemas que involucran incertidumbre y riesgo, el estado de resultado era una contingencia acerca de la cual quien toma las decisiones en el peor de los casos se encontraba por

completo en la oscuridad y en el mejor de los casos contaba con informacin sobre probabilidades.