Contab W

Manual de Operacin Sistema Contabilidad Windows
INDICE
1. Presentacin ......................................................................................................................... 4 1.1. Introduccin .................................................................................................................. 4 2. Configuracin del Sistema ..................................................................................................... 5 2.1. Configuracin Inicial ...................................................................................................... 5 2.2. Barra de Herramientas .................................................................................................. 5 2.3. Creacin de Usuarios .................................................................................................... 7 2.4. Creacin de Perfiles ...................................................................................................... 8 2.5. Creacin de Ciudades ................................................................................................... 9 2.6. Creacin de Comunas................................................................................................. 10 2.7. Caractersticas de Seguridad....................................................................................... 11 3. Configuracin de la Empresa ............................................................................................... 11 3.1. Creacin de la Empresa .............................................................................................. 11 3.1.1. Creacin de la Empresa...................................................................................... 11 3.1.2. Datos de Identificacin........................................................................................ 12 3.1.3. Datos Tributarios................................................................................................. 13 3.1.4. Datos Contables ................................................................................................. 14 3.1.5. Datos Electrnicos .............................................................................................. 17 3.1.6. Acceso a Usuarios .............................................................................................. 18 3.2. Archivo........................................................................................................................ 20 3.2.1. Seleccin de la Empresa..................................................................................... 20 3.2.2. Creacin Sucursales ........................................................................................... 21 3.2.3. Mantencin Clientes y Proveedores .................................................................... 21 3.2.4. Creacin Plan de Cuentas .................................................................................. 24 3.2.5. Creacin Centros de Resultados......................................................................... 27 3.2.6. Creacin Vendedores ......................................................................................... 29 3.2.7. Creacin Impuestos ............................................................................................ 30 3.2.8. Configuracin Compras y Ventas ........................................................................ 31 3.2.9. Configuracin Estados de Resultados ................................................................. 33 3.2.10. Clasificacin Balance .......................................................................................... 35 3.2.11. Indices de Proporcin ......................................................................................... 36 3.2.12. U.T.M Factor de Actualizacin ............................................................................ 37 3.2.13. Remanente de crdito fiscal ................................................................................ 38 3.2.14. Creacin Voucher Tipo ....................................................................................... 39 3.2.15. Creacin Tipos de Documentos .......................................................................... 40 3.2.16. Generador de Cheques....................................................................................... 42 4. Operacion ....................................................................................................................... 47 4.1. Ingreso de Informacin................................................................................................ 47 4.1.1. Ingreso de Informacin ....................................................................................... 47 4.1.2. Ingreso de Voucher............................................................................................. 47 4.1.3. Ingreso de Compras y Ventas ............................................................................. 49 4.1.4. Ingreso de Boletas de Ventas ............................................................................. 52 4.1.5. Ingreso de Detalle de Inventario.......................................................................... 53 4.1.6. Pago Clientes/Proveedores................................................................................. 54 4.2. Procesos ..................................................................................................................... 55 4.2.1. Apertura Automtica ........................................................................................... 55
4.2.2. Indicacin del Voucher de Apertura..................................................................... 56 4.2.3. Actualizacin....................................................................................................... 57 4.2.4. Eliminar Perodos................................................................................................ 57 4.2.5. Centralizacin Compras/Ventas .......................................................................... 58 4.2.6. Centralizacin de Pagos ..................................................................................... 59 4.2.7. Bloqueo y Desbloqueo de Mes............................................................................ 60 4.2.8. Desbloqueo de Registros .................................................................................... 60 4.2.9. Emisin de Informes ........................................................................................... 62 4.3. Timbraje .....................................................................................................................122 4.3.1. Timbraje ............................................................................................................122 4.3.2. Movimiento de Documentos ...............................................................................123 4.3.3. Formulario 3230.................................................................................................123 4.3.4. Libro Control Hojas Sueltas................................................................................125 4.3.5. Libro Control de Documentos.............................................................................126 4.3.6. Informe Existencia Timbrados ............................................................................126 4.3.7. Informe Existencias no Timbrados .....................................................................127 4.3.8. Creacin de Libros.............................................................................................127 4.4. Banco ........................................................................................................................128 4.4.1. Descripcin Operativa Proceso de Emisin de Cheques ....................................128 4.4.2. Emisin de Pre Comprobante ............................................................................130 4.4.3. Informe de Cheques Emitidos ............................................................................130 4.4.4. Impresin de Cheques .......................................................................................131 4.4.5. Mantencin de Cheques ....................................................................................133 4.4.6. Conciliacin Bancaria.........................................................................................135 4.4.7. Ingreso de Cartolas............................................................................................135 4.4.8. Pago Electrnico de Proveedores ......................................................................136 4.5. Activo Fijo ..................................................................................................................141 4.5.1. Introduccin .......................................................................................................141 4.5.2. Ingresos.............................................................................................................142 4.5.3. Procesos............................................................................................................145 4.5.4. Informes ............................................................................................................149 4.6. Formulario 29 .............................................................................................................152 4.6.1. Ingresos.............................................................................................................152 4.6.2. Informes ............................................................................................................162 4.6.3. Procesos............................................................................................................163 4.7. Honorarios .................................................................................................................164 4.7.1. Ingresos.............................................................................................................164 4.7.2. Informes ............................................................................................................166 4.7.3. Procesos............................................................................................................171 5. Opciones Especiales ......................................................................................................173 5.1. Procesamiento Distribuido..........................................................................................173 5.1.1. Procesamiento Distribuido .................................................................................173 5.1.2. Exportacin Arhivo de Intercambio .....................................................................174 5.1.3. Importacin Archivo de Intercambio ...................................................................175 5.1.4. Renumeracin de Voucher.................................................................................176 5.2. Importar y Exportar Archivos ......................................................................................176 5.2.1. Generacin Archivos Compras y Ventas S.I.I. ....................................................176 5.2.2. Generacin Archivo de Traspaso .......................................................................177 5.2.3. Captura Movtos.Compras y Ventas ....................................................................177 5.2.4. Captura Movtos.Compras y Ventas D.O.S..........................................................178 5.2.5. Captura Pago Proveedores ................................................................................179 5.2.6. Captura Pago de Clientes ..................................................................................179
5.2.7. Captura de Voucher ...........................................................................................180 5.3. Generacin Formulario 3323 ......................................................................................180 5.3.1. Configuracin.....................................................................................................180 5.3.2. Ingreso y Captura Declaraciones de IVA ............................................................182 5.3.3. Informe Anual de Ivas de Compra y Ventas........................................................183 5.3.4. Archivo Declaracin Jurada Formulario 3323 .....................................................185 6. Anexos ...........................................................................................................................186 6.1. Impresin en Modo Texto ...........................................................................................186 6.1.1. Impresin en Modo Texto...................................................................................186 6.2. Formatos de Archivos.................................................................................................187 6.2.1. Formato Archivo Compra/Venta .........................................................................187 6.2.2. Formato Archivo Voucher...................................................................................190
1.
1.1.
Presentacin
Introduccin
El sistema Contabilidad ha sido diseado e implementado para cubrir las diferentes necesidades de cualquier tipo de empresa ya sea desde el punto de vista computacional como contable. Uno de los principales objetivos es entregar informacin precisa, concisa y oportuna para la toma de decisiones. Para cumplir las diferentes necesidades y obtener una informacin oportuna, el sistema ha sido diseado bajo las siguientes caractersticas: Sistema Multi-Empresa. Mdulo Compras/Ventas. Anlisis de Cuentas (Clientes, Proveedores, Otras) Mdulo Emisin de Cheques Computacionales. Conciliacin Bancaria. Emisin de Informes Estados Finales. Emisin Libros Oficiales.
Bloqueo y Desbloqueo de mes. Formulario 29 Formulario 1879 (Honorarios)
2.
2.1.
Configuracin del Sistema

Configuracin Inicial
Antes de comenzar a utilizar el sistema, se deben configurar los parmetros bsicos que permitirn una operacin ms fluida. Esta configuracin normalmente se realiza slo la primera vez que se utilice el sistema, pudiendo volver a ella cada vez que sea necesario configurar un nuevo elemento. Los elementos que se debe configurar inicialmente son: Usuarios Perfiles Ciudades Comunas
En la mayora de las pantallas de mantencin de este sistema, se utiliza una barra de herramientas que permite manipular los registros de informacin. Para obtener informacin detallada acerca del uso de la barra de herramientas, consulte el tema Barra de Herramientas.
2.2.
Barra de Herramientas
La Barra de Herramientas en los formularios de ingreso y mantencin de informacin, permite realizar las operaciones necesarias para manipular los registros de datos.
Cada uno de los botones que conforman esta barra de herramientas tienen asignado un identificador, por medio del cual se logra un acceso ms directo a la accin asignada a cada uno de ellos. Este identificador esta representado por una letra y en combinacin con la tecla Alt se accesa a la accin del botn. El botn es el nico que no se representa en combinacin con la tecla Alt.
A continuacin de describen las diferentes acciones asignadas a cada uno de los botones y su respectiva letra que lo identifica:
Inicio: Anterior: Siguiente: Ultimo: Ayuda: Excel: Nuevo: Grabar: Eliminar: Imprimir: Salir:
Despliega el primer registro existente. Tecla Inicio. Despliega el registro anterior. Tecla Re.Pg. Despliega el siguiente registro. Tecla Av.Pg. Despliega el ltimo registro existente. Tecla Fin. Despliega la ayuda correspondiente al formulario en pantalla. Tecla F1. Exporta datos en formato planilla de clculo excel. Tecla X. Limpia el formulario para ingresar un nuevo registro. Tecla N. Graba la informacin creada o modificada en el formulario. Tecla G. Borra permanentemente el registro en pantalla. Esta accin no se puede deshacer. Tecla E. Presenta en pantalla el informe con el contenido de todos los registros existentes, entregando la opcin de imprimirlo. Tecla I. Cierra el formulario en pantalla y vuelve al men. Tecla Esc.
A continuacin se definen algunas generalidades para el sistema, las cuales entregan al usuario una mayor fluidez en lo que respecta al ingreso de datos. Cada campo o etiqueta de dato que esta acompaada por un botn de Carga Masiva , permitir el acceso directo a este botn mediante la tecla F4, como tambin el acceso a los botones de Listas. Carga Masiva: Despliega una lista con los elementos ya creados, permitiendo seleccionar el que se desee. Tecla F4. Listas: Presenta la lista de posibles valores de asignacin. Tecla F4. Adems existen otros botones que representan distintas acciones dentro de los variados formularios que el sistema entrega para el ingreso de datos. Cada uno de estos botones en su ayuda emergente, entrega o informa al usuario la accin asignada a el y su respectiva combinacin de teclas para su acceso directo. La ayuda emergente se visualiza cuando el usuario desplaza el puntero del mouse por encima del botn o campo de dato respectivo. Tambin existen aquellos campos del tipo fecha, en los cuales por medio de la tecla F2 se accesa al calendario windows en el cual se puede seleccionar la fecha deseada para el ingreso del dato. Toda accin que sugiere salir de una ventana o cancelar una accin, la tecla Esc cumple esta funcin. Tambin para aquellas ventanas en donde se entrega informacin a seleccionar, como son las cargas masivas, la tecla Intro o Enter es la tecla asignada para confirmar una seleccin.
2.3.
Creacin de Usuarios
La Creacin de Usuarios consiste en definir que personas tendrn acceso al sistema, asignndoles un Cdigo de Usuario, Nombre y Contrasea (clave secreta). A este proceso se accede mediante la opcin Usuarios del men Archivo. La definicin de usuarios forma parte de las Caractersticas de Seguridad del sistema, por lo que slo podrn acceder a ella los usuarios con Atributo de Administrador. Los usuarios con Atributo de Administrador son aquellos que tienen como funcin principal la administracin del sistema, por lo que tienen acceso sin restricciones a todas las opciones, tales como la creacin de usuarios y eliminacin de grandes grupos de informacin.
Siempre deber existir al menos un usuario con atributo de administrador, lo que es verificado por el sistema antes de salir de la opcin de mantencin de usuarios. Para asignar o eliminar el atributo de administrador a un usuario basta con poner o quitar la marca en casilla de verificacin de Usuario Administrador .
La creacin de los usuarios slo asegura que ellos tendrn acceso al sistema. Para permitirles el acceso a los datos de las empresas se debe asignar el usuario a la empresa en el proceso de Mantencin de Empresas. mdulo Acceso a Usuarios. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.
2.4.
Creacin de Perfiles
La Creacin de Perfiles consiste en definir las opciones del men a las que tendrn acceso los distintos tipos de Usuarios. Los perfiles permiten mantener una definicin centralizada de las opciones a que accedern los usuarios, agrupndolos segn sus funciones en el sistema, lo que evita tener que definir los accesos para cada usuario. A este proceso se accede mediante la opcin Perfiles del men Archivo. La definicin de perfiles forma parte de las Caractersticas de Seguridad del sistema, por lo que slo podrn acceder a ella los usuarios con atributo de Administrador. Los perfiles se definirn segn las caractersticas del tipo de usuario, el cual consisten en restringir el acceso a ciertos procesos en que el usuario no est autorizado a usar. Por ejemplo, si el usuario esta dedicado al ingreso de documentos de Compras y Ventas, se podr crear un perfil permitiendo el acceso slo a esa opcin del men. Al momento de crear un perfil, se le debe asignar un cdigo y descripcin para identificarlo, y se activar una lista con todas las opciones del sistema, agrupadas de acuerdo a la estructura del men del sistema. Se podr dar acceso a todas las opciones que se encuentran en un determinado men o solamente a algunas opciones que se encuentran dentro de ella.
Para habilitar o deshabilitar el acceso a alguna opcin, se debe dar doble click sobre ella, con lo que aparecer o desaparecer la marca de habilitacin. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.
2.5.
Creacin de Ciudades
El proceso de Creacin de Ciudades consiste en definir las ciudades que sern utilizadas en el sistema. A este proceso se accede mediante la opcin Ciudades del men Archivo. La definicin de las ciudades es necesaria para la creacin de otros tipos de informacin, tales como la creacin de la empresa o la creacin de sucursales. Al crear las ciudades, se les debe asgnar un Cdigo y Descripcin, e indicar la regin a la que pertenece, la que se selecciona de la lista que aparece al presionar la flecha de dicho campo.
Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.
2.6.
Creacin de Comunas
El proceso de Creacin de Comunas consiste en definir las comunas que sern utilizadas en el sistema. A este proceso se accede mediante la opcin Comunas del men Archivo. La definicin de las comunas es necesaria para la creacin de otros tipos de informacin, tales como la creacin de la empresa o la creacin de sucursales. Al crear las comunas, se les debe asignar un Cdigo y Descripcin, e indicar la ciudad a la que pertenece, la que se selecciona de la lista que aparece al presionar la flecha de dicho campo.
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2.7.
Caractersticas de Seguridad
Para asegurar la confidencialidad y seguridad de la informacin, el sistema implementa las siguientes Caractersticas de Seguridad: Control de Usuarios El Control de Usuarios restringe el acceso al sistema slo a personas autorizadas. Todos los usuarios tienen acceso a la Mantencin de Usuarios slo para poder modificar su propia Contrasea. Slo tienen acceso a crear, modificar o eliminar a otros usuarios, los usuarios con atributo de Administrador. Control de Acceso a las Empresas El Control de Acceso a Empresas restringe el acceso a la informacin de la empresa, slo a usuarios autorizados, considerando los accesos para Modificacin y slo Consulta, para lo cual, en la mantencin de empresas se indica qu usuarios tendrn acceso a ella y si podrn modificar o slo consultar la informacin. Control de Acceso al Men El Control de Acceso al Men restringe el acceso a las opciones del men slo a usuarios autorizados para cada una de ellas. Para implementar este control, se definen perfiles de usuarios, que corresponden al conjunto de opciones del men a las cuales tendrn acceso los usuarios con caractersticas comunes, tales como digitadores, administrativos, gerentes, etc.
3.
3.1.
3.1.1.
Configuracin de la Empresa
Creacin de la Empresa
Creacin de la Empresa
El proceso de Creacin de Empresas, perrmite ingresar al sistema los datos necesarios para efectuar el proceso contable. A este proceso se accede mediante la opcin Empresas del men Archivo. Al crear la empresa, se le debe asignar un cdigo que ser utilizado por el sistema para
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identificarla. La identificacin de la empresa mediante el cdigo permite crearla ms de una vez con distinto cdigo, lo cual ser de utilidad en el caso de querer llevar ms de una contabilidad para la misma empresa. La informacin que es necesario definir al crear la empresa, se divide en los siguientes grupos: Identificacin de la Empresa Datos Tributarios Datos Contables Accesos a Usuarios Procesamiento Distribuido
Antes de comenzar a utilizar la Empresa recin creada, se debe configurar los siguientes parmetros: Creacin de Plan de Cuentas Creacin de Centros de Resultados Creacin de Tipos de Documentos Creacin de Impuestos Creacin de Sucursales Creacin de Vendedores Creacin de Voucher Tipo
3.1.2.
Datos de Identificacin
Los Datos de Identificacin corresponden a la informacin general de la empresa, la que ser utilizada por el sistema en la emisin de los diversos informes. Entre otros datos encontramos: Rut del contribuyente (empresa) Razn social Direccin Telfonos Correo electrnico
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3.1.3.
Datos Tributarios
Los datos de la empresa, relativos a su Actividad, Giro, Representante Legal y Contador se ingresan en la ficha Datos Tributarios. Tambin se indica en esta ficha, si la empresa es una Empresa Constructora, lo que habilitar diversas opciones relativas a dicho tipo de empresas.
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3.1.4.
Datos Contables
La ficha de Datos Contables contiene la informacin bsica para el procesamiento de la contabilidad de la empresa. Debido a que esta informacin puede cambiar de un ao a otro, para ingresar o modificar esta informacin es necesario seleccionar el ao al que corresponden los datos. Si el usuario ingresa por primera vez al sistema, y no posee informacin alguna, el sistema permite digitar el ao para as comenzar a crear la base de datos que tendr la informacin contable de la empresa.
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La informacin contenida en esta ficha se divide en: Cdigos de las cuentas principales Se debe especificar los cdigos que se utilizarn para las cuentas de los cuatro grupos principales, que son Activo, Pasivo, Prdidas y Ganancias. Los cdigos que se ingresen determinarn el primer dgito de todas las cuentas correspondientes a dicho grupo, y no podr ser modificado una vez que se haya creado el plan de cuentas. El sistema asume la codificacin estndar, es decir Activo=1, Pasivo=2, Prdidas=3 y Ganancias=4. Estructura del cdigo de cuenta Le estructura del cdigo de cuenta especifica el largo mximo que podr tener el cdigo de las cuentas que se creen en el Plan de Cuentas, as como los niveles o agrupaciones de cuentas para los efectos de generar informacin agrupada por conceptos contables. De acuerdo a la cantidad de niveles que se especifique, el sistema solicitar que se indique cuantos dgitos tendr cada uno de dichos niveles. El largo mximo del cdigo de cuenta es de diez (10) dgitos, por lo que la suma de la cantidad de dgitos en cada nivel definido no podr ser mayor que diez. Validacin de pago de documentos El tipo de validacin de pago de documentos permite verificar la existencia del documento que se cancelar mediante un movimiento de voucher.
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La Validacin Total impide la cancelacin de un documento que no se encuentre registrado, por lo que debe existir para cancelarlo. La Validacin Parcial, le informar que el documento a cancelar no se encuentra, pero dar un mensaje si desea continuar, por lo que el sistema busca en aos anteriores, si el documento no existe, de todas formas permite grabar el movimiento. La opcin Sin Validacin provocar que el sistema no verifique la existencia del documento a cancelar, permitindole cancelar cualquier documento independiente de que se encuentre o no registrado en el sistema. Sistema de numeracin de vouchers De acuerdo a la normativa vigente, los vouchers contables deben ser numerados de 1 a infinito durante todo el tiempo que dure la empresa, por lo que la numeracin de vouchers debe ser correlativa independiente del ao o mes que se procese. Para una mayor flexibilidad, el sistema da la posibilidad de tener uno de tres tipos de numeracin de vouchers: Correlativo Histrico corresponde a la numeracin correlativa por todos los aos que dure la empresa, sistema que se debe emplear, de acuerdo a la normativa vigente. Correlativo Anual permite comenzar cada ao con una nueva numeracin, permitiendo incluso el utilizar la misma numeracin de aos anteriores. Correlativo Mensual permite comenzar cada mes con una nueva numeracin, permitiendo incluso el utilizar la misma numeracin de meses anteriores. La informacin relativa al sistema de numeracin de vouchers es utilizada exclusivamente para validar el nmero de los nuevos vouchers que se ingresen, y en ningn caso significa una restriccin al uso de uno u otro sistema, lo cual es de exclusiva responsabilidad del usuario. Impresin de cheques El sistema permite la generacin de los cheques de pago, los cuales se imprimen directamente sobre el formulario de cheques provisto por el banco en que la empresa mantenga una cuenta corriente. Debido a que para la generacin de los cheques se requiere solicitar informacin adicional en el ingreso de los vouchers, se debe indicar si la empresa emitir cheques a travs del sistema, para que, en el caso de no emitirlos, el sistema no solicite la informacin adicional. Cdigo de Sucursal Siempre se debe configurar un Cdigo de Sucursal, aunque la empresa no tenga sucursales. Si la empresa no tiene sucursales, se deber configurar como sucursal la Casa Matriz. El sistema permitir no asignar una sucursal en este campo, pero no permitir el ingreso de movimientos hasta que se regularice dicha situacin, con el objeto de que el usuario pueda abandonar temporalmente el proceso para crear las sucursales en la Creacin de Sucursales. Procesamiento Distribuido
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El procesamiento distribuido permite consolidar en el sistema Contabilidad instalado en la casa matriz de la empresa, la informacin ingresada en los sistemas Contabilidad instalados en las sucursales. Si la empresa utilizar procesamiento distribuido, se debe indicar si este sistema corresponde al de la casa matriz o a una sucursal. Se deber configurar SOLO UN SISTEMA como casa matriz. Independiente de si se utilizar o no procesamiento distribuido, se debe indicar la sucursal o casa matriz en que operar el sistema. Para mayor informacin relativa al procesamiento distribuido, vea al tema Procesamiento Distribuido. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.
3.1.5.
Datos Electrnicos
El tabulador relativo a Libros Contables Electrnicos (LCE), permite establecer: Ambiente en el que se generarn los libros mencionados: Certificacin (Prueba) o Produccin (Oficial) Url del portal web donde se encuentra la aplicacin que permite generar electrnicamente los LCE a partir de los datos que se informen desde el sistema Contabilidad Windows LCE. (Esta es proporcionada por Transtecnia) Pago Electronico Proveedores: Institucion Bancaria:Se debe ingresar el codigo del Banco con el cual se efectuara el pago electronico a los proveedores, previa creacion en Archivo/Bancos. Numero Convenio: Se debe registra el numero de convenio con el banco para el pago de proveedores.
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3.1.6.
Acceso a Usuarios
La ficha de Acceso a Usuarios permite indicar qu usuarios y con qu restricciones tendrn acceso a la informacin de esta empresa. Es requisito haber creado los Usuarios y Perfiles de Acceso, antes de poder ingresar la informacin en esta ficha. El Acceso a Usuarios forma parte de las Caractersticas de Seguridad del sistema, por lo que slo podrn acceder a ella los usuarios con atributo de Administrador. La asignacin de acceso se realiza por grupos de usuarios que compartan las mismas atribuciones y funciones en la empresa, a las cuales se les asigna las opciones de men a que tendrn acceso, en la Creacin de Perfiles de Acceso. Para asignar los accesos a los usuarios, se debe seleccionar el perfil en la lista desplegable .
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Debajo del perfil seleccionado, aparece la lista de todos los usuarios definidos en el sistema, a excepcin de aquellos con Atributo de Administrador debido a que ellos tienen acceso total al sistema y no se vern afectados por restricciones de seguridad. En la lista de usuarios se debe marcar en la columna Acceso a aquellos usuarios que tendrn acceso a la empresa, con el perfil seleccionado. Al marcar la columna Acceso, se garantiza que el usuario podr acceder a la informacin de la empresa, pero no podr ingresar, modificar, ni eliminar informacin. Para habilitar al usuario de tal modo que pueda ingresar, modificar o eliminar informacin, se debe marcar la columna Modifi. E. Una vez marcados los usuarios que tendrn acceso con el perfil seleccionado, se debe grabar la informacin con el botn Grabar que se encuentra al costado derecho del formulario.
La grabacin de la informacin debe ser realizada antes de seleccionar un nuevo perfil o cambiarse de ficha, porque de lo contrario, la informacin ingresada se perder.
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3.2.
3.2.1.
Archivo
Seleccin de la Empresa
La Seleccin de la Empresa consiste en indicarle al sistema, con que empresa y en que Perodo se trabajar. que aparece en el Para seleccionar la empresa, se presiona la flecha de lista desplegable primer recuadro bajo el men, con lo que se desplegar la lista que slo contiene las empresas a las que el usuario tiene acceso. Luego de seleccionar la empresa, se debe seleccionar el ao de proceso en el recuadro siguiente, el que desplegar slo los aos para los cuales se ha definido Datos Contables en la Creacin de la Empresa. Por ltimo, luego de seleccionar la empresa y el ao, se debe indicar el mes en que se trabajar, seleccionndolo de la lista del tercer recuadro.
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3.2.2.
Creacin Sucursales
El proceso de Creacin de Sucursales permite definir las Sucursales manejadas por la empresa. A este proceso se accede mediante la opcin Sucursales del men Archivo. Al crear las Sucursales se debe asignar Cdigo y Descripcin.
Toda empresa debe tener al menos una sucursal, la Casa Matriz, a efecto de configurarla en la ficha Datos Contables de la Creacin de la Empresa. La definicin de Sucursales es utilizada por el mdulo de Compra/Venta y el Procesamiento Distribuido. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.
3.2.3.
Mantencin Clientes y Proveedores
El proceso de Mantencin de Clientes y Proveedores permite ingresar los datos de cliente o proveedor, ya sea nacional extranjero, datos que sern necesarios en el ingreso de movimientos de compras ventas, voucher y otros. A este proceso se accede mediante la opcin Clientes/Proveedor del men Archivo.
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Los datos que deben ser ingresados son los siguientes: RUT, el que puede ser: Nacional, que consta de un RUT numrico y un dgito Verificador, o Extranjero, que acepta caracteres. Nombre, corresponde al nombre del cliente/proveedor Giro Empresa Direccin Ciudad y Comuna, que deben ser seleccionados a travs de un tem de seleccin. Telfono y Fax. E-Mail. Los datos de Pago Proveedores Banco Santander, son especficos del cliente y son necesarios para informarlos en el Archivo que se enva al Banco para pago de Proveedores.
Criterios de Impresin
Da la posibilidad de Filtrar los datos que desea imprimir.
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Esta opcion permite identificar el medio de pago por el cual se va a cancelar al proveedor a traves de la opcion Bancos/Pago electronico de Proveedores.
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3.2.4.
Creacin Plan de Cuentas
El proceso de Creacin del Plan de Cuentas tiene por objetivo definir las cuentas contables que sern utilizadas en la contabilidad. A este proceso se accede mediante la opcin Plan de Cuentas del men Archivo.
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El formulario de mantencin del plan de cuentas se divide en tres reas: Identificacin de la cuenta En la primera lnea del formulario se debe ingresar el Cdigo de Cuenta que se desea crear. El cdigo de la cuenta debe estar acorde con el formato del cdigo de cuenta establecido en la ficha Datos Contables de la Creacin de la Empresa. A continuacin del cdigo, se ingresa la Descripcin de la Cuenta, que corresponde al Nombre de la Cuenta. Luego de la descripcin se ingresa el Correlativo de la Cuenta, el que es asignado por el sistema a las cuentas imputables, y puede ser modificado por el usuario. El correlativo de la cuenta tiene un largo mximo de tres dgitos numricos y permite identificarla sin tener que ingresar el cdigo o buscar en la carga masiva. La Clasificacin de la Cuenta permite confeccionar el Balance Clasificado, y slo se puede asignar una clasificacin que haya sido previamente creada en la Mantencin de Clasificaciones, a la que se accede mediante la opcin Clasificaciones del men Archivo. Caractersticas de la cuenta Al costado derecho del formulario aparecen las distintas Caractersticas de la Cuenta, las que se deben configurar de acuerdo al tipo de cuenta que se est creando: Imputable: Indica que la cuenta pertenece al ltimo nivel del grupo, por lo que no tendr sub cuentas y recibir movimientos. Las cuentas de ttulo, es decir aquellas que tienen sub cuentas,
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se deben definir como No Imputables para que el sistema permita definir las sub cuentas. Todas las cuentas que recibirn movimientos deben definirse como Imputables. Habilitada: Indica que la cuenta puede recibir movimientos. Este atributo slo es significativo en las cuentas Imputables. Se puede deshabilitar una cuenta para impedir que se realicen posteriores movimientos a ella. Centro de Resultado: Indica que la cuenta manejar centros de resultado, por lo que los movimientos asociados a ella debern especificar un Centro de Resultado. Este atributo slo es vlido en las cuentas imputables. Cdigo del Centro de Resultado: En las cuentas en que se haya indicado que manejarn centros de resultado, se podr indicar el cdigo del centro de resultado asociado a ella. Si la cuenta recibir movimientos de mltiples centros de resultado, se debe dejar este campo en blanco para que el sistema solicite el cdigo del centro de resultado al momento de realizar un movimiento que la afecte. Destacado: Este atributo, slo significativo en las cuentas de ttulo, indica que la cuenta debe aparecer destacada (en negritas) en los informes. Conciliacin Bancaria: Indica que la cuenta corresponde a una cuenta de banco. Slo podrn tener este atributo las cuentas imputables del activo circulante. Este atributo es incompatible con el atributo de anlisis. Anlisis: Indica que se deber llevar el registro del anlisis de la cuenta, el cual puede llevar o no control por rut. Se debe seleccionar el tipo de anlisis a controlar. Este atributo no se le puede asignar a las cuentas de banco, es decir, aquellas con conciliacin bancaria. Grupo de Cuentas: Este atributo permite asociar la cuenta a alguno de los grupos definidos, a efecto de emitir los Informes Financieros. Cuenta Capital: Indica si la cuenta forma parte de la Determinacin del Capital Propio. Cheque: Con un doble click permite seleccionar el formato de cheques a imprimir, en las cuentas de banco (con conciliacin bancaria).
Plan de cuentas En el costado izquierdo del formulario se presenta la estructura del plan de cuentas en forma de rbol, permitiendo conocer la composicin de los grupos de cuentas y su dependencia. Al seleccionar una cuenta con un click, se presentarn sus caractersticas en el formulario. Para modificar una cuenta, se selecciona en el rbol y se modifican sus caractersticas, luego de lo cual se debe grabar los cambios.
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Para eliminar una cuenta, sta se selecciona en el rbol y se presiona el botn eliminar Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.
3.2.5.
Creacin Centros de Resultados
El proceso de creacin de Centros de Resultado permite definir los diferentes centros de resultado que se manejarn en la contabilidad de la empresa. A este proceso se accede mediante la opcin Centros de Resultado del men Archivo. Los Centros de Resultado manejados por el sistema, son equivalentes a los tradicionales Centros de Costo en el sentido que reflejarn los Gastos asociados a determinadas reas de la empresa, pero a diferencia de ellos, adems son capaces de reportar informacin relativa a los Ingresos. Al crear un Centro de Resultado se le debe asignar un Cdigo y una descripcin.
Si lo desea, podr importar los Centros de Resultado creados en otra Empresa del Sistema. - Para esto haga click en el cuadro - Seleccione la Empresa y Ao, desde los cuales desea importar Centros de Resultado
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- Seleccione el o los Centros de Resultado que desee importar. - Grabe los datos
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3.2.6.
Creacin Vendedores
El proceso de Creacin de Vendedores permite definir los diferentes vendedores que va a manejar la empresa. A este proceso se accede mediante la opcin Vendedores del men Archivo. La definicin de Vendedores permite asignarlos en los documentos de Compra/Venta, con lo cual el sistema llevar un control de todos los documentos por cobrar, con lo cual se podrn emitir informes y estadsticas de cobranzas por vendedor a travs del mdulo de Cobranzas. La definicin de Vendedores es utilizada por los mdulos de Compra/Venta y Cobranzas.
29
3.2.7.
Creacin Impuestos
El proceso de Creacin de Impuestos permite definir los diferentes tipos de impuestos que va a utilizar la empresa. A este proceso se accede mediante la opcin Impuestos del men Archivo. Al crear los Tipos de Impuestos, se les debe asignar Cdigo, Descripcin, Tasa, Tratamiento y Cuentas asociadas. Los Tipos de Impuestos son utilizados por el mdulo de Compra/Venta. Debido a que el usuario asigna el Cdigo y Descripcin, para que el sistema aplique el tratamiento adecuado a cada impuesto, se debe especificar su Tratamiento. El Tratamiento que se asigne al impuesto le indicar al sistema el tratamiento contable que se le debe dar. Ser necesario identificar las cuentas ya sean de dbitos o cuentas de crditos para efectos de la generacin del voucher de centralizacin del mdulo de Compra/Venta.
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3.2.8.
Configuracin Compras y Ventas
El proceso de configuracin de compras y ventas permitir la identificacin de las cuentas que se utilizarn para la Centralizacin de Compras y Ventas, o traspaso de los libros de compras y ventas a la contabilidad. Para esto el sistema permitir generar los voucher con las centralizaciones tanto de compras como de ventas.
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Ser necesario identificar la cuenta de clientes para centralizar los movimientos de ventas, la cuenta de proveedores para las compras y la cuenta boletas para los movimientos de ventas con boletas. Desglose Tributario: - Ser necesario incorporar tanto las cuentas de Iva recuperable ( Iva Uso Comn e Iva Activo Fijo ) como las cuentas de Iva No Recuperables ( Operaciones no grabadas, Fuera de Plazo, Gasto Rechazado y Entrega Gratuita).
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Si se manejan varias cuentas de clientes o proveedores, para centralizar los movimientos, se deber configurar la cuenta de ttulo que las agrupa. Como la cuenta ttulo no es imputable, es decir, no recibe movimientos, al ingresar un documento el sistema mostrar una lista con todas la cuentas imputables que pertenezcan a la cuenta de configuracin, en la cual se deber seleccionar la que corresponda. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.
3.2.9.
Configuracin Estados de Resultados
El proceso de Configuracin del Estado de Resultados permite especificar las Cuentas que sern reportadas en las diferentes lneas del Estado de Resultado. A este proceso se accede mediante la opcin Estado Resultado del men Archivo.
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34
3.2.10.
Clasificacin Balance
El proceso de Mantencin de Clasificaciones permite definir Clasificaciones de Cuentas Contables segn necesidaddel usuario. Estas sern utilizadas en la definicin de cuentas contables. A este proceso se accede mediante la opcin Clasificacin Balance del men Archivo.
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Este ingreso, consta de dos tipos de informacin: Cdigo de Clasificacin, el que debe ser numrico, de largo 3. Descripcin de la clasificacin, de largo 20 caracteres. Inicialmente el sistema considera las siguientes Clasificaciones: 000 - Sin Clasificacin 100 - Activo Circulante 200 - Activo Fijo 300 - Otros Activos 400 - Pasivo Circulante 500 - Pasivo Largo Plazo 600 - Patrimonio 700 - Resultado Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.
3.2.11.
Indices de Proporcin
Esta opcin permite establecer el Factor de Proporcin que se aplica al IVA de Uso Comn y calcular el valor total del crdito a recuperar por compras efectuadas. Es aplicable solo a las empresas que manifiestan movimientos de ventas afectas y exentas de IVA. El factor a informar debe estar comprendido entre 1 y 99,99. A este proceso se accede mediante la opcin Indices de Proporcin del men Archivo. Se debe indicar un valor para cada periodo tributario.
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3.2.12.
U.T.M Factor de Actualizacin
Esta opcin permitir el ingreso de los valores de UTM (Unidad Tributaria Mensual) de Enero a Diciembre. Este valor ser considerado por el Libro Compras para la transformacin de los Remanente de Crdito Fiscal de Pesos ($) a UTM.
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3.2.13.
Remanente de crdito fiscal
La idea de este mdulo es que el usuario pueda ingresar, cambiar y/o visualizar los montos respectivos al remanente de crdito fiscal para cada mes. El sistema en s, dar opcin de almacenar el monto de remanente de crdito fiscal en forma automtica al momento de la impresin del informe "Resumen de IVA Consolidado", de lo contrario, para un correcto clculo del remanente, ser responsabilidad del usuario el informarlo en este mdulo.
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3.2.14.
Creacin Voucher Tipo
El proceso de Creacin de Voucher Tipo permite definir formatos de vouchers, los cuales podrn ser importados durante el Ingreso de Voucher. A este proceso se accede mediante la opcin Voucher Tipo del men Archivo. Al ser importados en el Ingreso de Voucher, los Voucher Tipos asignarn las cuentas predefinidas, lo que evitar el ingreso de estas partidas en vouchers que son generados habitualmente, adems de servir de recordatorio de las partidas que se deben incluir. Al crear un nuevo Voucher Tipo se debe asignar un Nmero y Descripcin para identificarlo, y el tipo del voucher que generar: Ingreso, Egreso o Traspaso.
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3.2.15.
Creacin Tipos de Documentos
El proceso de creacin de Tipos de Documentos permite definir los diferentes tipos de documentos que maneja la empresa. A este proceso se accede mediante la opcin Tipos de Documento del men Archivo. Al crear los Tipos de Documentos, se les debe asignar Cdigo, Descripcin y Tipo. Los Tipos de Documentos son utilizados por el mdulo de Compra/Venta. Debido a que el usuario asigna el Cdigo y Descripcin, para que el sistema aplique el tratamiento adecuado a cada documento, se debe especificar su tipo. El Tipo que se asigne al documento le indicar al sistema el tratamiento contable que se le debe dar.
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Si lo desea, podr importar los Tipos de Documentos creados en otra Empresa del Sistema. - Para esto haga click en el cuadro - Seleccione la Empresa desde la cual desea importar Tipos de Documento
- Seleccione el o los Tipos de Documento que desee importar. - Grabe los datos
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3.2.16.
3.2.16.1.
Generador de Cheques
Introduccin al Generador de Cheques
El "Generador de Cheques" es un mdulo de diseo en el cual cada Usuario o Empresa podr confeccionar un tipo de cheque que se adecue al formato que usted utiliza con su banco, en esta opcin se han incorporado las tecnologas de Drag & Drop y WYSIWYG que permiten una mayor flexibilidad para el diseo de documentos. Una vez que se haya accedido a la opcin de Definicin de Cheques del men Archivo en el sistema, entonces, aparecer la siguiente pantalla:
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Una vez estando aqu usted esta listo para disear. NOTA: Usted puede limpiar el lienzo las veces que desee presionando el botn de la barra superior en la ventana de diseo (Esto quitar todos las etiquetas).
3.2.16.2.
Ajustando el Lienzo
Una vez que se ingresa al "Generador de cheques" debe determinar cul es el tamao de la superficie en la que se va a definir el cheque para esto debe presionar el botn superior en la ventana de diseo. Al presionarlo aparecer la siguiente ventana: de la barra
En el primer recuadro se especifica el ancho del lienzo, cabe mencionar que estas medidas estn expresadas en pixeles, en el segundo recuadro se debe especificar el alto del lienzo. Una vez que se han establecido las medidas slo se debe presionar el botn Aplicar y los cambios se realizarn en el lienzo.
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3.2.16.3.
Insertando las Etiquetas
Una vez establecida el rea del lienzo deber poner las etiquetas correspondientes a la cantidad de informacin que usted desee en el documento. Estas etiquetas se obtienen al presionar el botn de la barra superior en la ventana de diseo. Al presionar este botn aparecer en el lienzo una etiqueta similar a esta:
Esta etiqueta puede configurarla de acuerdo a sus requerimientos y puede posicionarla en cualquier parte del lienzo que desee tan solo con pincharla y arrastrarla donde la desea.
3.2.16.4.
Configurando las Etiquetas
Una vez que se tienen las etiquetas puestas usted podr configurar cada una de ellas para los propsitos necesarios, esto se puede realizar mediante el botn ventana de diseo o presionando la tecla F4 del teclado. Al presionarlo aparecer la siguiente ventana. de la barra superior en la
En esta ventana puede seleccionar cada una de las etiquetas por medio de la lista desplegable que
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se encuentra en el extremo superior:
Tambin puede quitar las etiquetas no deseadas seleccionndolas y presionando el botn que se encuentra a la derecha de la lista desplegable:
En la lista de propiedades se encuentran las siguientes:
Texto: Establece el texto que aparecer en la etiqueta al momento de imprimir, cabe mencionar que si la etiqueta tiene algn campo de datos asociado, entonces, al imprimir el texto de la etiqueta ser modificado. Ajustar: Tiene dos valores "True" y "False" que indican si la etiqueta se auto ajustar al texto que se inserte en ella. Relacin: Aqu se encuentra una lista de datos que se encuentran guardados para el cheque que usted selecciono imprimir. Al seleccionar algn de los item de esta lista la etiqueta quedar ligada a ese dato y al momento de imprimir ese dato ocupar su lugar. Superior: Indica la distancia que hay desde la etiqueta hasta la parte superior del lienzo. Izquierda: Indica la distancia que hay desde la etiqueta hasta el borde izquierdo del lienzo. Fuente: Permite seleccionar el tipo de letra, su tamao y propiedades como "Negrita", "Cursiva", etc. Avanza: Indica si la etiqueta indica un salto de registro para el caso que existan ms de un cheque por hoja. Posicin: Indica el orden de las etiquetas que se encuentran en el lienzo.
3.2.16.5.
Guardas el Modelo
Si usted ha diseado ya parte de su documento, entonces, debe guardarlo. Para esto debe presionar el botn de la barra superior en la ventana de diseo.
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Una vez que haya presionado este botn aparecer esta ventana:
En esta ventana debe anotar un cdigo representativo para el documento y una descripcin para el mismo. Hecho esto slo debe presionar "Guardar" y su documento se encontrar seguro.
3.2.16.6.
Abrir y Eliminar un Modelo Guardado
Si ya tiene un documento guardado, entonces usted puede abrirlo nuevamente para realizar cambios o tan solo verlo. Para hacer esto tiene que presionar el botn la ventana de diseo. Al presionarlo aparecer la siguiente ventana: de la barra superior en
En esta ventana aparece la lista de documentos que se han creado. Y para abir el documento slo debe hacer doble click sobre el nombre del documento o presionar el botn Selecciona del costado derecho de la ventana. 46
NOTA: Si desea eliminar un documento completo, entonces, solo debe presionar el botn elimina del costado derecho de la ventana.
4.
4.1.
4.1.1.
Operacion
Ingreso de Informacin
Ingreso de Informacin
Puesto en funcionamiento el sistema, existen procesos que se utilizarn en forma normal. Para poder ingresar informacin, primero se debe Seleccionar la Empresa y el perodo en que se trabajar. Los procesos que se utilizarn en forma normal son los siguientes: Ingreso de Voucher Compras Ventas Boletas de Ventas Detalle de Inventario Ingreso de Cheques Ingreso de Cartolas Bancarias Ingreso de Control de Timbraje
4.1.2.
Ingreso de Voucher
El proceso de Ingreso de Voucher permite registrar los comprobantes contables o vouchers. A partir de la informacin ingresada en este proceso se generarn los informes finales de la contabilidad como son el Balance de 8 Columnas, Balance Clasificado, etc,. A este proceso se accede mediante la opcin Vouchers del men Movimientos.
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La primera informacin que se debe ingresar es la identificacin del voucher, indicando Nmero del voucher, Da al cual corresponde la informacin, Tipo de voucher y la glosa general, el sistema permite sugerir al cliente un nmero de voucher, en el botn Sugerir N de Voucher. Tambin existe la posibilidad de importar la estructura del voucher, mediante el botn Voucher Tipo que se encuentra al final del formulario, desde los Voucher Tipo previamente definidos. A continuacin se debe ingresar el detalle de las cuentas contables a registrar en el comprobante. Dependiendo del atributo de la cuenta, el sistema podr solicitar informacin adicional: Cuentas con Anlisis Al registrar una cuenta que tenga definido el atributo de anlisis, se deber registrar obligatoriamente el tipo y nmero del documento asociado, y el Rut asociado si el atributo de anlisis se defini con control por rut. Cuentas con Conciliacin Bancaria Ser necesario indicar el nmero de cheque ya que es relevante para obtener el informe de conciliacin bancaria. Cuentas con Centros de Resultados Ser necesario indicar el centro de resultado ya que es relevante para obtener los informes de
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estados de resultados. Al ingresar las cuentas, y dependiendo del tipo, se podr ingresar informacin tributaria que permitir llevar el control de las partidas que inciden en la determinacin de la renta lquida imponible. Para las cuentas de Activo o Gasto se podr definir si el movimiento corresponde a un Gasto Rechazado Pagado o un Gasto Rechazado Adeudado o Provisionado. Para las cuentas de utilidad se podr definir si el movimiento corresponde a un Ingreso no Renta o una Renta Exenta. Adems, se podrn marcar las compras de Activo Fijo para la emisin de informes con respecto a la adquisiciones del perodo. A partir de esta caracterstica se podrn emitir los informes tributarios como: Compras Activo Fijo Rentas Exentas Ingresos no Rentas Gastos Rechazados Pagados Gastos Rechazados Adeudados o Provisionados
Los voucher de tipo Egreso tendrn la opcin de ser incluido para el proceso de Emisin de Cheques. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.
4.1.3.
Ingreso de Compras y Ventas
El proceso de Ingreso de Compras y Ventas permite registrar los documentos utilizados en la operacin comercial de la empresa, para posteriormente emitir los libros de compras y ventas. Si se trabaja con sucursales, estos informes podrn ser emitidos en forma independiente por las diferentes sucursales definidas. A este proceso se accede mediante la opcin Compra/Venta del men Movimientos. Una vez ingresados los documentos, ser posible traspasar el libro de compras y ventas a la contabilidad en forma automtica a travs de un voucher generado por el proceso de Centralizacin de Compra/Venta. Para realizar el proceso de centralizacin se deber configurar las cuentas que se van a ocupar para la centralizacin de compras y ventas.
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En el ingreso de Compras y Ventas se debe identificar el documento mediante el Tipo de Documento, Nmero, Rut del Cliente o Proveedor, Fecha de vencimiento, Correlativo (para movimientos de compra), Fecha de emisin del documento y el Monto del documento.
Las cargas masivas de documentos se podrn aplicar con Filtros tanto por Tipo de Movimiento como por Tipo de Documento.
En los movimientos de venta se podrn ingresar Facturas afectas, Facturas exentas, Facturas de exportacin, Notas de dbito, Notas de crdito y Facturas de ventas de terceros. En los movimientos de compra se podrn ingresar Facturas afectas, Facturas exentas, Facturas de importacin, Notas de dbito, Notas de crdito y Facturas de compra propias. A continuacin se identificarn los impuestos y sus respectivos montos que estn asociados al documento. Se podrn definir impuestos de Iva, impuesto Iva Retenido, impuestos de Iva Anticipado, etc. Para los documentos de ventas se podr indicar el vendedor que gener la venta lo que permitir posteriormente emitir informes de cobranza por vendedor. Se podr ingresar un Glosa general la cual ser trasladada en forma automtica a la Glosa correspondiente a la Lnea de Detalle en la Contra Cuenta. Campo de la glosa queda habilitada
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para ser modificado por el usuario.
El ingreso de los correlativos para los documentos de compra estar de acuerdo al criterio usado o indicado en el Mantenedor de Empresas (Ver Criterio). Por ltimo, se definen las cuentas de cargo para los documentos de compra, y de abono para los documentos de venta. El sistema tambin permite ingresar el pago de la Factura, mediante la etiqueta Pago Inmediato, esto es mas que nada para hacer ms fcil el ingreso de una Factura de Compra/Venta y no tener que ingresar el pago en otro mdulo. Se debe sealar que la suma de los montos de las contracuentas deber ser igual al monto neto del documento. Etiqueta Desglose Tributario: Se enciende solo en los documentos de compra y cuando existe monto afecto. En ella el usuario puede indicar los montos parciales en que se divide el crdito involucrado en el documento. Estos montos podrn ser capturados posteriormente por el formulario 29 de Transtecnia. Si el documento de compra que se esta ingresando tiene caractersticas de fuera de plazo, automticamente ser traspasado todo el crdito a "Factura Fuera de Plazo" en los Items asignados a "IVA no Recuperable", de lo contrario el usuario podr o no ingresar datos para los
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Ivas de uso comn y activo fijo, como para los "Iva No Recuperables". Se valida que el total ingresado en esta etiqueta no sea mayor que el crdito. Nota:
Una vez efectuada la Centralizacin de Pago Inmediato, sistema no permitir efectuar ninguna modificacin a los documentos centralizados, arrojar el siguiente mensaje de advertencia. Por lo tanto cualquier cambio al documento, primero se deber eliminar el voucher de Centralizacin de Pago Inmediato.
4.1.4.
Ingreso de Boletas de Ventas
El proceso de Ingreso de Boletas de Venta permite registrar las boletas de venta emitidas por la empresa, para la obtencin del Libro de Boletas de Venta. A este proceso se accede mediante la opcin Boletas del men Movimientos. Se podrn ingresar boletas con Serie, Sin Serie y de Rollos.
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4.1.5.
Ingreso de Detalle de Inventario
Este proceso permite ingresar el detalle de todas las cuentas que necesariamente ameriten de un detalle. (Ej. Cuenta Mercadera). El detalle de la cuenta ingresada debe corresponder al saldo del libro mayor de la contabilidad. Las cuentas que poseen atributo de anlisis no ser necesario ingresarlas, debido a que cuando se emita el libro de Inventario y Balance, el sistema traspasar en forma detallada toda la informacion, Para las cuentas que no posean atributo de anlisis y no se hayan detallado en este proceso, al emitir el Libro de Inventario y Balance, el sistema traspasar el saldo del libro mayor.
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4.1.6.
Pago Clientes/Proveedores
Este proceso tiene por objetivo cancelar varios documentos de un mismo cliente y/o proveedor. Se deber asignar un numero de voucher, da, tipo y glosa general para poder registrar el pago a la contabilidad. Una vez ingresada la informacin se habilitarn los datos relacionados con las cuentas contables involucradas. En el caso de seleccionar pago de proveedores, se habilitarn los textos para las cuentas de proveedores y la cuenta de pago. En el caso de seleccionar pago de clientes, se habilitarn los textos para las cuentas de clientes y la cuenta de ingreso. Las cuentas de clientes y/o proveedores debern tener atributo de anlisis con control por rut. Luego de ingresadas las cuentas contables se habilitarn los datos del cliente y/o proveedor, el cual una vez ingresados y por medio del botn buscar se emitirn todos aquellos documentos pendientes de cancelacin. Para poder cancelar un documento se deber marcar el documento y luego se podr asignar un monto por el pago o el abono.
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4.2.
4.2.1.
Procesos
Apertura Automtica
Este proceso permitir traspasar todos los saldos de las cuentas de activo y pasivo al ao siguiente, dejando la diferencia en una cuenta de resultado ya sea de prdida o ganancia, segn situacion de la empresa.
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Esta informacin es traspasada en un voucher de apertura. El sistema solicitar la cuenta de utilidad o prdida, segn resultado de la empresa y el nmero de voucher donde dejar los saldos de las cuentas de activo y pasivo.
4.2.2.
Indicacin del Voucher de Apertura
Este formulario permite al usuario generar el voucher de apertura la primera vez que entra al sistema, es decir basta con indicar el mes que se encuentra el voucher y el nmero que corresponde. Esto facilita los procesos de contabilidad del sistema. A diferencia del resto de los aos, solo con generar la apertura automtica del ejercicio, el sistema entregar el voucher de apertura.
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4.2.3.
Actualizacin
Este proceso permitir actualizar los saldos de todas cuentas y los centros de resultados de aquellas cuentas que tengan definido dicho atributo. El sistema mantiene actualizados los saldos de cuentas a medida que se ingresan movimientos, por lo que slo ser necesario realizar este proceso de actualizacin en el caso que dichos saldos generen valores erroneos en los informes, producto de cortes de energa elctrica, variaciones de voltaje, etc. La actualizacin podr realizarse por mes o por ao. Si la actualizacin es por mes, se actualizarn los saldos de todas las cuentas, del mes en que se encuentre posicionado. Si la actualizacin es por ao, se actualizarn los saldos de todas las cuentas, en el ao que se encuentre seleccionado, independiente del mes que se encuentre trabajando.
4.2.4.
Eliminar Perodos
El proceso de Eliminacin de Perodos permite eliminar toda la informacin de algn perodo seleccionado. El perodo a eliminar deber ser distinto al perodo de trabajo. Por lo tanto, si dentro de la lista no figura el perodo que se desea eliminar, es debido a que no se puede eliminar el perodo en el cual se est trabajando. Se recomienda generar un respaldo de la informacin, debido a que una vez eliminado el perodo, no se podr recuperar la informacin eliminada.
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4.2.5.
Centralizacin Compras/Ventas
El objetivo de la Centralizacin de Compras y Ventas es la creacin de los vouchers de centralizacin de Compras y de Ventas, a travs de los cuales se contabilizar la informacin de los respectivos libros auxiliares, considerando los montos de las cuentas que se ingresaron en las facturas, del periodo especificado. Una vez realizado el proceso de centralizacin, el sistema solicita grabar esta informacin en un Voucher de Traspaso, solo si los saldos del Debe y Haber estn cuadrados. A este proceso se accede mediante la opcin Centralizacin Compras/Ventas del men Procesos.
Los datos necesarios para ejecutar el proceso de centralizacin de compras/ventas son los
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siguientes: Empresa, ao y mes de proceso. Seleccionar un tipo de centralizacin , ya sea por Ventas o Compras. Verificar que dicho tipo de centralizacin no se haya realizado. Si se ha realizado la centralizacin previamente, se deber eliminar dicho voucher antes de volver a centralizar. El sistema propone el nmero de voucher a crear con la centralizacin, determinado en base al ltimo voucher ingresado, el cual debe ser confirmado o corregido por el usuario. Deben estar configuradas las cuentas de clientes o proveedores (segn tipo de centralizacin) y la cuenta de Boletas de Ventas. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.
4.2.6.
Centralizacin de Pagos
El proceso de Centralizacin de Pagos permite generar un voucher con todos los documentos de Compra/Venta que poseen pago inmediato. El usuario puede entrar a esta opcin por el men Procesos / Centralizacin de Pagos. El sistema solicita la seleccin de los documentos que se desean centralizar. (Compra o Venta), adems del rango de das del mes donde se generaron dichos documentos.
: Por medio de este botn el sistema muestra la cantidad de documentos de compra o venta que existen en el sistema y que se centralizarn. en el caso que el sistema encuentre algn documento, se habilitar el botn de Procesar. : Este botn permite realizar el proceso de Centralizacin de Pagos.
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4.2.7.
Bloqueo y Desbloqueo de Mes
Este proceso permitir el bloqueo y desbloqueo de mes. Para activar o desactivar el bloqueo, deber hacer click en la casilla del mes y posteriormente grabar para que se actualice la informacin. Si el mes se encuentra bloqueado, el sistema no permitir que se registre informacin. Si se desea ingresar informacin a un mes que se encuentra bloqueado, se deber desbloquear el mes.
4.2.8.
Desbloqueo de Registros
El Sistema de Contabilidad Tipo ERP utiliza un sistema de bloqueo de registros para asegurar la integridad de los datos que son manejados por el usuario, es as por ejemplo, que un Cliente o Proveedor no puede ser modificado por ms de un usuario a la vez. La opcin Desbloqueo de Registros permite liberar registros que han quedado bloqueados producto de un cierre anormal del sistema; como puede ser corte de luz, reinicio del equipo sin
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cerrar el sistema, etc. ADVERTENCIA: El desbloquear registros que estn siendo modificados por los usuarios causar inconsistencias en la base de datos y/o cadas del sistema. Slo se debe utilizar esta opcin en caso de requerir desbloquear un registro que ya no est siendo utilizado debido a que el proceso que lo bloque se haya cerrado en forma anormal. A este proceso se accede mediante la opcin Desbloqueo de Registros del men Procesos.
Se debe seleccionar la Empresa en la cual se quieren desbloquear registros, luego (si existen) se llenar una lista con los registros bloqueados y algunas caractersticas para facilitar su identificacin. Estas caractersticas son las siguientes: 1.- Usuario que bloque el registro 2.- Nombre del PC en que fue bloqueado el registro 3.- Proceso que bloque el registro 4.- Fecha en que fue bloqueado 5.- Hora del Bloqueo 6.- Direccin de la Tarjeta de Red del Equipo que bloque el registro 7.- Nmero del Disco Duro en el que se bloque el registro Para seleccionar los registros que se requiere desbloquear, se debe hacer Click en la columna Desbloqueo, con lo que se marcar con un signo de aprobacin, lo que indica que ha sido seleccionado, o en su defecto se pude marcar la opcin Todos para marcar automticamente todos los registros. Por ltimo de debe presionar el botn grabar para desbloquear los registros seleccionados.
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4.2.9.
4.2.9.1.
Emisin de Informes
Informes de Libros
4.2.9.1.1. Estado de Resultados

El informe del Estado de Resultados permitir obtener el resultado de las operaciones efectuadas entre dos perodos de tiempo determinado. El informe podr emitirlo en forma detallada o resumida y tambin podr seleccionar las cuentas segn los movimientos (con o sin movimientos) . Inicialmente, el informe considera todos los Centros de Resultado y da la posibilidad de especificar los que desea o no incluir.
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4.2.9.1.2. Balance 8 Columnas

El informe Balance de 8 Columnas permitir determinar la situacin financiera de la empresa. El informe permitir mostrar los saldos de las cuentas reales o permanentes. El informe podr ser emitido a distintos niveles segn el nivel definido al momento de crear la empresa. Si se desea emitir el Balance de 8 Columnas oficial, se deber marcar la casilla sobre foliado. Una vez marcada, se habilitar el texto para el ingreso del folio que debiera corresponder al del papel timbrado por el S.I.I.
Impresin sobre Papel Foliado. Los libros oficiales se debern emitir de acuerdo a como se haya realizado la foliacin de libros. Formato Antiguo. Si se activa este casilla, quiere decir que va a emitir el libro oficial de acuerdo a la impresin de folios en donde era solamente impreso el representante legal en la primera hoja (la cual no deba ocuparse). Rep.Legal en todas las pginas.
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Esta opcin esta relacionada cuando la casilla anterior "Formato Antiguo" no est activada. Al no estar activada la casilla anterior, quiere decir que la impresin de folios se realiz de acuerdo a un formato distinto. Si la impresin de folios se realiz en un formato distinto al "Formato Antiguo", se deber activar la casilla "Rep.Legal en todas las pginas" si y slo si se realiz la impresin de folios con el representante legal en todas las hojas. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.
4.2.9.1.3. Balance Clasificado

El informe balance clasificado permitir obtener una clasificacin de las cuentas, es decir, agrupar bajo algn concepto los activos y pasivos. Este informe emitir los saldos de las cuentas bajo la agrupacin o clasificacin que se le haya indicado dentro del plan de cuentas. El informe podr ser emitido por los distintos niveles que cuenta el plan de cuentas de la empresa. Si se desea incluir cuentas con saldos 0, deber marcar la casilla "Imprimir Cuentas con saldo 0".
4.2.9.1.4. Libro Diario

El informe del libro diario permitir obtener un informe cronolgico, da a da todas las operaciones
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efectuadas por la empresa. La salida de informacin obtenida por este informe es por orden de fecha de movimiento. Si se desea emitir el libro diario oficial, se deber marcar la casilla sobre foliado. Una vez marcada se habilitar el texto para el ingreso del folio que debiera corresponder a la del papel timbrado por el S.I.I. Deber marcar imprimir ttulo si se desea imprimir el ttulo del libro.
Impresin sobre Papel Foliado. Los libros oficiales se debern emitir de acuerdo a como se haya realizado la foliacin de libros. Formato Antiguo. Si se activa este casilla, quiere decir que va a emitir el libro oficial de acuerdo a la impresin de folios en donde era solamente impreso el representante legal en la primera hoja (la cual no deba ocuparse). Rep.Legal en todas las pginas. Esta opcin esta relacionada cuando la casilla anterior "Formato Antiguo" no est activada. Al no estar activada la casilla anterior, quiere decir que la impresin de folios se realiz de acuerdo a un formato distinto. 65
Si la impresin de folios se realiz en un formato distinto al "Formato Antiguo", se deber activar la casilla "Rep.Legal en todas las pginas" si y slo si se realiz la impresin de folios con el representante legal en todas las hojas. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.
4.2.9.1.5. Libro Mayor

El informe del libro mayor permitir clasificar u ordenar la informacin y para ello agrupar por cuenta la informacin de las operaciones efectuadas por la empresa. La salida de la informacin obtenida por este informe es por orden de cuenta. Si se desea emitir el libro mayor oficial, se deber marcar la casilla sobre foliado. Una vez marcada se habilitar el texto para el ingreso del folio que debiera corresponder a la del papel timbrado por el S.I.I. Deber marcar imprimir ttulo si se desea incluir en el informe el ttulo del libro.
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Impresin sobre Papel Foliado. Los libros oficiales se debern emitir de acuerdo a como se haya realizado la foliacin de libros. Formato Antiguo. Si se activa este casilla, quiere decir que va a emitir el libro oficial de acuerdo a la impresin de folios en donde era solamente impreso el representante legal en la primera hoja (la cual no deba ocuparse).
Rep.Legal en todas las pginas. Esta opcin esta relacionada cuando la casilla anterior "Formato Antiguo" no est activada. Al no estar activada la casilla anterior, quiere decir que la impresin de folios se realiz de acuerdo a un formato distinto. Si la impresin de folios se realiz en un formato distinto al "Formato Antiguo", se deber activar la casilla "Rep.Legal en todas las pginas" si y slo si se realiz la impresin de folios con el representante legal en todas las hojas. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.
4.2.9.1.6. Estados de Resultados Comparativos

El objetivo del informe de Estado de Resultados Comparativos es obtener el Estado de Resultados de la empresa, para dos periodos distintos, que son seleccionados por el usuario. La informacin siempre se considera desde Enero hasta el mes de proceso, para cada ao que indique el usuario. A este proceso se accede mediante la opcin Estado de Resultados Comparativos del sub men Libros en el men Informes.
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4.2.9.1.7. Libro Inventario Balance

El informe del libro inventario balance permitir como estn compuestos los saldos de las cuentas. El detalle de las cuentas registradas en el ingreso de detalle de inventario debern cuadrar con el saldo del libro mayor. Aquellas cuentas que no fueron ingresadas en el detalle de inventario y que no posean atributo de anlisis, este informe traspasar el saldo del libro mayor al libro inventario balance. Aquellas cuentas que no fueron ingresadas en el detalle de inventario y que posean atributo de anlisis, este informe traspasar el detalle de las cuentas al libro inventario balance.
Impresin sobre Papel Foliado. Los libros oficiales se debern emitir de acuerdo a como se haya realizado la foliacin de libros.
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Formato Antiguo. Si se activa este casilla, quiere decir que va a emitir el libro oficial de acuerdo a la impresin de folios en donde era solamente impreso el representante legal en la primera hoja (la cual no deba ocuparse). Rep.Legal en todas las pginas. Esta opcin esta relacionada cuando la casilla anterior "Formato Antiguo" no est activada. Al no estar activada la casilla anterior, quiere decir que la impresin de folios se realiz de acuerdo a un formato distinto. Si la impresin de folios se realiz en un formato distinto al "Formato Antiguo", se deber activar la casilla "Rep.Legal en todas las pginas" si y slo si se realiz la impresin de folios con el representante legal en todas las hojas. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.
4.2.9.1.8. Libro de Compras

El objetivo del informe Libro de Compras es incluir los documentos de compra ingresados en el mdulo de Compras/Ventas. A este proceso se accede mediante la opcin Libro de Compras del sub men Libros en el men Informes.
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Para imprimir este libro, el usuario debe tener en consideracin lo siguiente: Empresa, Ao y mes de proceso, seleccionado en el men principal. Sucursal, la que deber ser seleccionada a travs de un tem de seleccin. Saldo Anterior Reajustado, valor numrico. Imputaciones del periodo, valor numrico. Si el usuario incorpora Glosa al reporte, este automticamente ser cofigurado para ser impreso en carro ancho. Por defecto el formato del reporte es para carro angosto. El usuario tiene la opcin de que el reporte sea Sobre Foliado (oficial), pudiendo as habilitar o deshabilitar los siguientes datos: Imprimir Ttulo, corresponde a la visualizacin del ttulo "Libro de Compras" o simplemente esa lnea ir vaca. Folio Inicial, corresponde al nmero de folio de la primera a imprimir y se ir incrementando a medida que vaya aumentando el nmero de pginas. El reporte ser agrupado y totalizado por tipo de documento, detallndose cada movimiento por grupo, y al final del mismo se podr visualizar un resumen totalizado por cada tipo de documento. Adems de un resumen de Libro de Compras, que es un resumen separado de la base imponible, dbitos y crditos fiscales relativos al impuesto al valor agregado, de los impuestos especiales a las compras. Este resumen debe coincidir con los datos traspasados a las declaraciones producto del impuesto al valor agregado y especiales a las bases imponibles, dbitos y crditos fiscales, e impuesto determinado. Al final del reporte se entregar un resumen de impuesto al Valor Agregado, ste ser separado
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por documentos electrnicos y documentos manuales. En l se entregar la cantidad de documentos, valor Neto, valor IVA sin Derecho, total IVA uso comn y Total IVA con Derecho de los documentos mostrados por el libro, totalizando al final del informe el remanente de crdito para el siguiente perodo. Estos datos sern presentados en el siguiente orden: Notas de Dbito Recibidas Notas de Crdito Recibidas Compras internas exentas o no Gravadas Compras internas Afectas sin derecho a crdito fiscal Facturas Activo Fijo Facturas Recibidas del Giro y de compras emitidas Importaciones sin derecho Importaciones de Giro x Activo Fijo Importaciones del Giro LEY 20.259 Adicionalmente y en virtud de la Ley 20259, del 25.03.2008, que permite a las empresas utilizar como crdito fiscal el impuesto de timbres y estampillas pagado o soportado, se habilita al final del resumen del Libro de Compras, CASA MATRIZ , y en el caso de existir, el concepto "Crdito de Timbres y Estampillas Recuperable" afectando a la columna IVA con Derecho, respaldado con los certificados o comprobantes de pago ingresados al Libro de compras en la opcin Formulario 29/Ingresos/Certificados Ley 20.259 El crdito por Impuesto Timbres y Estampillas, se adiciona a los crditos del mes y se ver reflejado en el Form.29 Lnea 32, Cdigo 712 Impresin sobre Papel Foliado. Los libros oficiales se debern emitir de acuerdo a como se haya realizado la foliacin de libros. Formato Antiguo. Si se activa este casilla, quiere decir que va a emitir el libro oficial de acuerdo a la impresin de folios en donde era solamente impreso el representante legal en la primera hoja (la cual no deba ocuparse). Rep.Legal en todas las pginas. Esta opcin esta relacionada cuando la casilla anterior "Formato Antiguo" no est activada. Al no estar activada la casilla anterior, quiere decir que la impresin de folios se realiz de acuerdo a un formato distinto. Si la impresin de folios se realiz en un formato distinto al "Formato Antiguo", se deber activar la casilla "Rep.Legal en todas las pginas" si y slo si se realiz la impresin de folios con el representante legal en todas las hojas. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.
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4.2.9.1.9. Resumen de IVA Consolidado

La finalidad de este reporte es entregar una herramienta que le sea til al usuario para la confeccin de su formulario 29. Al final del reporte se entregar un resumen de impuesto al Valor Agregado, ste ser separado por documentos electrnicos y documentos manuales. En l se entregar la cantidad de documentos, valor Neto, valor IVA sin Derecho, total IVA uso comn y Total IVA con Derecho de los documentos mostrados por el libro, totalizando al final del informe el remanente de crdito para el siguiente perodo. Estos datos sern presentados en el siguiente orden: Notas de Dbito Recibidas Notas de Crdito Recibidas Compras internas exentas o no Gravadas Compras internas Afectas sin derecho a crdito fiscal Facturas Activo Fijo Facturas Recibidas del Giro y de compras emitidas Importaciones sin derecho Importaciones de Giro x Activo Fijo Importaciones del Giro
LEY 20.259 Adicionalmente y en virtud de la Ley 20259, del 25.03.2008, que permite a las empresas utilizar como crdito fiscal el impuesto de timbres y estampillas pagado o soportado, se habilita al final del resumen del Libro de Compras, , en el caso de existir, el concepto "Crdito de Timbres y Estampillas Recuperable" afectando a la columna IVA con Derecho, respaldado con los certificados o comprobantes de pago ingresados al Libro de compras en la opcin Formulario 29/Ingresos/Certificados Ley 20.259 El crdito por Impuesto Timbres y Estampillas, se adiciona a los crditos del mes y se ver reflejado en el Form.29 Lnea 32, Cdigo 712 Al pie del informe podremos encontrar los totales, junto con el remanente de crdito para el siguiente mes. Este ltimo puede ser almacenado para el clculo del remanente del siguiente mes (si el usuario lo prefiere, puede digitar los montos en la mantencin de remanente de crdito fiscal).
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El informe podr emitirse en modo grfico o en modo texto. Si el usuario selecciona la impresin del informe sobre papel foliado, el informe impreso ser de calidad modo grfico (vertical). Impresin sobre Papel Foliado. Los libros oficiales se debern emitir de acuerdo a como se haya realizado la foliacin de libros. Formato Antiguo. Si se activa este casilla, quiere decir que va a emitir el libro oficial de acuerdo a la impresin de folios en donde era solamente impreso el representante legal en la primera hoja (la cual no deba ocuparse). Rep.Legal en todas las pginas. Esta opcin esta relacionada cuando la casilla anterior "Formato Antiguo" no est activada. Al no estar activada la casilla anterior, quiere decir que la impresin de folios se realiz de acuerdo a un formato distinto. Si la impresin de folios se realiz en un formato distinto al "Formato Antiguo", se deber activar la casilla "Rep.Legal en todas las pginas" si y slo si se realiz la impresin de folios con el representante legal en todas las hojas. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.
4.2.9.1.10. Libro de Ventas

El objetivo del informe Libro de Ventas es emitir el Libro de Ventas del mes seleccionado, en el que se incluyen los documentos de venta ingresados en el mdulo de Compras/Ventas. A este proceso se accede mediante la opcin Libro de Ventas del sub men Libros en el men Informes.
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Para imprimir este libro, el usuario debe tener en consideracin lo siguiente: Empresa, Ao y mes de proceso, seleccionado en el men principal. Sucursal, la que deber ser seleccionada a travs de un tem de seleccin. Saldo Anterior Reajustado, valor numrico. Imputaciones del periodo, valor numrico. Si el usuario incorpora Glosa al reporte, este automticamente ser formateado para carro ancho. Por defecto el formato del reporte es para carro angosto. El usuario tiene la opcin de que el reporte sea Sobre Foliado (oficial), pudiendo as habilitar o deshabilitar los siguientes datos: Imprimir Ttulo, corresponde a la visualizacin del ttulo "Libro de Compras" o simplemente esa lnea ir vaca. Folio Inicial, corresponde al nmero de folio de la primera a imprimir y se ir incrementando a medida que vaya aumentando el nmero de pginas. Impresin sobre Papel Foliado. Los libros oficiales se debern emitir de acuerdo a como se haya realizado la foliacin de libros. Formato Antiguo. Si se activa este casilla, quiere decir que va a emitir el libro oficial de acuerdo a la impresin de folios en donde era solamente impreso el representante legal en la primera hoja (la cual no deba ocuparse).
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Rep.Legal en todas las pginas. Esta opcin esta relacionada cuando la casilla anterior "Formato Antiguo" no est activada. Al no estar activada la casilla anterior, quiere decir que la impresin de folios se realiz de acuerdo a un formato distinto. Si la impresin de folios se realiz en un formato distinto al "Formato Antiguo", se deber activar la casilla "Rep.Legal en todas las pginas" si y slo si se realiz la impresin de folios con el representante legal en todas las hojas. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas. El reporte ser agrupado y totalizado por tipo de documento, detallndose cada movimiento por grupo, y al final del mismo se podr visualizar un resumen totalizado por cada tipo de documento. Adems de un resumen de Libro de Compras, que es un resumen separado de la base imponible, dbitos y crditos fiscales relativos al impuesto al valor agregado, de los impuestos especiales a las compras. Este resumen debe coincidir con los datos traspasados a las declaraciones producto del impuesto al valor agregado y especiales a las bases imponibles, dbitos y crditos fiscales, e impuesto determinado. Al final del reporte se entregar un resumen de impuesto al Valor Agregado, ste ser separado por documentos electrnicos y documentos manuales. En l se entregar la cantidad de documentos, valor Exento, valor Neto y valor IVA de los documentos mostrados por el libro, estos datos sern presentados en el siguiente orden: Exportaciones Servicios Exentos o no Grabados Facturas de Compra recibidas con Retencin Total Facturas Emitidas Boletas Notas de Dbito Emitidas Notas de Crdito Emitidas Facturas de Compra recibidas con Retencin Parcial.
4.2.9.1.11. Libro de Boletas de Venta

El objetivo del informe Libro de Boletas de Ventas, eXZ<Z<Xn el que se incluyen las boletas de venta ingresadas en el mdulo de Compras/Ventas. A este proceso se accede mediante la opcin Libro de Boletas de Venta del sub men Libros en el men Informes.
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Para acceder a la opcin, se debe tener en consideracin lo siguiente: Empresa, Ao y Mes de proceso Sucursal, el que ser seleccionado desde un tem de seleccin. Ordenado por: Fecha o Tipo de Boletas. El usuario tiene la opcin de que el reporte sea Sobre Foliado (oficial), pudiendo as habilitar o deshabilitar los siguientes datos: Imprimir Ttulo, corresponde a la visualizacin del ttulo "Libro de Boletas de Ventas" o simplemente esa lnea ir vaca. Folio Inicial, es un nmero inicial el que se ir incrementando a medida que vaya aumentando el nmero de pginas. Al final del informe, se visualizar un resumen con los totales por concepto de boletas afectas y exentas, y un resumen de impuestos asociados a los movimientos de boletas. Impresin sobre Papel Foliado. Los libros oficiales se debern emitir de acuerdo a como se haya realizado la foliacin de libros. Formato Antiguo. Si se activa este casilla, quiere decir que va a emitir el libro oficial de acuerdo a la impresin de folios en donde era solamente impreso el representante legal en la primera hoja (la cual no deba ocuparse). Rep.Legal en todas las pginas. Esta opcin esta relacionada cuando la casilla anterior "Formato Antiguo" no est activada. Al no estar activada la casilla anterior, quiere decir que la impresin de folios se realiz de acuerdo a un formato distinto. Si la impresin de folios se realiz en un formato distinto al "Formato Antiguo", se deber activar la casilla "Rep.Legal en todas las pginas" si y slo si se realiz la impresin de folios con el representante legal en todas las hojas. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.
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4.2.9.1.12. Anexo Facturas de Exportacin

El objetivo del informe Anexo Facturas de Exportacin es visualizar todos aquellos documentos de ventas, cuyo tipo de documento corresponde a Factura de exportacin. A este proceso se accede mediante la opcin Anexo Facturas de Exportacin del sub men Libros en el men Informes.
Al usuario se le solicita ingresar la siguiente informacin: Sucursal, la que deber ser seleccionado a travs de un tem de seleccin. Orden del informe, ya sea por Fecha de Documento Nmero de Documento. El informe es de carcter mensual, es decir, para la empresa, ao y mes de proceso seleccionado por el usuario. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.
4.2.9.1.13. Impresin de Folios

El proceso de impresin de folios permitir emitir la foliacin de los libros para su utilizacin en la impresin de los libros oficiales. Los datos de la identificacin de la empresa no ser necesario digitarla debido a que el sistema la considera en forma automartica
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Se podr emitir la impresin de folios incluyendo el representante legal en todas las hojas y/o incluyendo el segundo representante legal en todas las hojas. Nota: Los libros oficiales se debern imprimir de acuerdo a como se efectu la foliacin de libros. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.
4.2.9.2.
Informes de Gestin
4.2.9.2.1. Anlisis de Cuentas

En el informe anlisis de cuentas permitir obtener los saldos de las cuentas contables definidas con atributos de anlisis. Permitir saber qu documentos estn pendientes de cancelar o que documentos estn pendientes de cobro. Se podr analizar ya sea por cuenta, por rut o por documentos.
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El perodo a analizar podr ser total o parcial. Este informe debiera ser igual al saldo que entrega el Libro Mayor.
Anlisis por Cuenta Contable

Indique la cuenta contable que desea analizar, y opcionalmente podr informar un Rut especfico de cliente/proveedor .
Anlisis por RUT

Indique la el rut del cliente/proveedor que desea analizar, y opcionalmente podr informar una cuenta contable especfica.
Anlisis por Documento

Indique Tipo y Nmero de Documento que desea analizar, y sobre ese documento
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especifque el Tipo de cuenta que desea considerar. Si opta por "Otra", debe indicar el cdigo de la cuenta contable.
4.2.9.2.2. Determinacin del Capital Propio

El Informe de Determinacin Capital Propio es posible obtenerlo de acuerdo a la clasificacin de la cuenta en relacin a si formaba parte del capital propio al momento de crear la cuenta Se podr emitir el informe en forma detallada o resumida. Si se solicita la impresin detalle, el sistema emitir detalladamente todas las cuentas de activo y pasivo. Por el contrario si se opta por la impresin resumen, el sistema emitir slo los totales de activo y pasivo, detallando solamente aquellas partidas que depuran dichos totales.
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4.2.9.2.3. Informes Financieros

El informe de ratios financieros permitir determinar la solvencia, endeudamiento, plazos de cobro y o pago, rotaciones y auto financiamiento en que se encuentra la empresa. Se podr obtener el informe financiero comparativamente hasta 3 perodos, anualmente con slo informacin del perodo indicado, por tipo de ratios el cual detalla una explicacin del resultado y de forma resumida. Este informe est ligado con la creacin de la cuenta en cuanto a clasificacin indicada en los grupos de cuentas.
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4.2.9.2.4. Variaciones de Saldos Mensuales

El objetivo del informe Variaciones de Saldos Mensuales es detallar los saldos mensuales (Enero a Diciembre) de todas las cuentas "imputables". A este proceso se accede mediante la opcin Variacin de Saldos Mensuales del sub men Informes de Gestin en el men Informes.
Internamente, se determinan el mes y nmero del voucher de apertura y voucher de cierre y se obtienen los movimientos (por cuenta) registrados en los vouchers de apertura y cierre. Existen dos opciones de impresin: Carro Angosto y Carro Ancho. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.
4.2.9.2.5. Voucher por Cuentas

El objetivo del informe Voucher por Cuenta es imprimir todos los vouchers que contengan una determinada cuenta solicitada por pantalla, condicionadas al mes de proceso seleccionado A este proceso se accede mediante la opcin Vouchers por Cuenta del sub men Informes de Gestin en el men Informes.
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Los datos necesarios para el reporte son: Empresa, Ao y Mes de proceso seleccionados Cuenta Contable, la que debe ser imputable y habilitada. Sucursal: El sistema permite generar el reporte segn una sucursal determinada, o bien, todas las Sucursales. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.
4.2.9.2.6. Saldos de Cuentas

El objetivo del informe Saldos de Cuentas es visualizar el total de saldos por cada cuenta existente, en todos sus niveles. A este proceso se accede mediante la opcin Saldos por Cuenta del sub men Informes de Gestin en el men Informes.
Se podr visualizar en el reporte, el detalle de Dbitos, Crditos y Saldos. Adems al seleccionar la cuenta con Doble_Click, se podr ver un detalle de todos los movimientos de dicha cuenta con opcin de poder revisar o consultar el voucher contable.
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Se implementa proceso que permite visualizar el contenido del voucher contable, a partir de los informes Saldos por Cuentas y Saldo por Mes.
Antes de acceder a la opcin, el usuario debe tener en consideracin la empresa y ao de proceso. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.
4.2.9.2.7. Saldos por Mes

El objetivo del informe Saldos por Mes es Visualizar los saldos de todos los meses del ao de proceso, para una cuenta en comn. A este proceso se accede mediante la opcin Saldos por Mes del sub men Informes de Gestin en el men Informes.
El usuario, debe tener en consideracin lo siguiente: - Seleccionar empresa y ao de proceso. El usuario deber seleccionar la cuenta contable cuyos saldos desea visualizar, luego presionar el botn Visualizar para ver en pantalla los saldos desde Enero a Diciembre separados en Dbitos y Crditos, y una columna Saldos que corresponde a la diferencia entre ambos. Adems al seleccionar la cuenta con Doble_Click, se podr ver un detalle de todos los movimientos de dicha cuenta con opcin de poder revisar o consultar el voucher contable Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.
4.2.9.2.8. Balance Analtico Mensual

Este informe permite emitir un informe en que se podr analizar el balance respecto de los saldos
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generados en el mes.
4.2.9.2.9. Estado de Resultado Analtico Mensual

El informe Estado de Resultado Analtico Mensual, a diferencia de los que llevan por ttulo "Estado de Resultados... " no se emite por centros de resultado, es mas bien una forma de balance en el que se detallan tanto las cuentas de Ganancias como las de Prdida, en ese orden, de acuerdo al nivel de cuenta seleccionado por el usuario. A este proceso se accede mediante la opcin Estado de Resultados Analtico Mensual del sub men Informes de Gestin en el men Informes.
Los datos necesarios para generar el informe son los siguientes: Empresa, ao y mes de proceso. Seleccionar nivel de Cuenta. Mes de Corte, el que va a actuar como lmite de consulta en el informe. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.
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4.2.9.2.10. Voucher Pendientes

Este mdulo permite imprimir los voucher que han sido ingresados al sistema y que se encuentran descuadrados (mondo Debe distinto de monto Haber) Debe indicar el rango de meses, sobre los cuales se efectuar la bsqueda de vouchers pendientes.
4.2.9.2.11. Masiva Voucher

Este mdulo permite imprimir un conjunto de vouchers, indicando el rango de Nmero de Voucher. Permite adems indicar el tipo de voucher que desea imprimir : Ingreso , Egreso y/o Traspaso.
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4.2.9.3.
Informes Centros de Resultados
4.2.9.3.1. Gastos por Perodo

El informe Gastos por Perodo tiene el objetivo de listar por pantalla (o impresora) los saldos que tienen determinadas cuentas de Gasto en distintos centros de resultado. A este proceso se accede mediante la opcin Gastos por Perodo del sub men Informes por Centro de Resultado en el men Informes.
El Usuario debe seleccionar las cuentas y los centros de resultado que desee listar, el perodo que abarcar el listado y el formato en que ser impreso. Este formato puede ser Angosto o Ancho. Angosto: Permite un nmero cualquiera de cuentas contables y un mximo de 4 centros de resultado. Ancho: Permite un nmero cualquiera de cuentas contables y un mximo de 8 centros de resultado. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.
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4.2.9.3.2. Gastos por Centro de Resultado

El informe Gastos por Centros de Resultado tiene el objetivo de listar por pantalla (o impresora) para una cantidad determinada de centros de resultado, los saldos de las cuentas que tienen relacin con l, para un ao mvil. A este proceso se accede mediante la opcin Gastos por Centro de Resultado del sub men Informes por Centro de Resultado en el men Informes.
Se entiende por ao mvil, un perodo de 12 meses, comenzando desde el mes y ao de inicio. El Usuario debe seleccionar tanto las cuentas como los centros de resultado adems del ao que se desea imprimir. El Informe est orientado a todas aquellas cuentas que son de prdida. Por ser en formato angosto el proceso de impresin del informe es en dos etapas: impresin de los primeros 6 meses e impresin de los ltimos 6 meses. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.
4.2.9.3.3. Gastos por Cuenta
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El informe Gastos por Cuenta tiene el objetivo de listar por pantalla (o impresora) para una cantidad determinada de cuentas contables, los saldos de los centros de resultado que tienen relacin con ella, para un ao mvil. A este proceso se accede mediante la opcin Gastos por Cuenta del sub men Informes por Centro de Resultado en el men Informes.
Se entiende por ao mvil, un perodo de 12 meses, comenzando desde el mes y ao de inicio. El Usuario debe seleccionar tanto las cuentas como los centros de resultado, adems del ao que se desea imprimir. El Informe est orientado a todas aquellas cuentas que son de Prdida. Por ser en formato angosto el proceso de impresin del informe es en dos etapas: impresin de los primeros 6 meses e impresin de los ltimos 6 meses. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.
4.2.9.3.4. Ingresos por Perodo

El informe Ingresos por Perodo tiene el objetivo de listar por pantalla (o impresora) los saldos que tienen determinadas cuentas de Ingreso en distintos centros de resultado. A este proceso se accede mediante la opcin Ingresos por Perodo del sub men Informes por
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Centro de Resultado en el men Informes.
El Usuario debe seleccionar las cuentas y los centros de resultado que desee listar, el perodo que abarcar el informe y el formato en que ser impreso. Este formato puede ser Angosto o Ancho. Angosto: Permite un nmero cualquiera de cuentas contables y un mximo de 4 centros de resultado. Ancho: Permite un nmero cualquiera de cuentas contables y un mximo de 8 centros de resultado. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.
4.2.9.3.5. Ingresos por Centro de Resultado

El informe Ingresos por Centros de Resultado tiene el objetivo de listar por pantalla (o impresora) para una cantidad determinada de centros de resultado, los saldos de las cuentas que tienen relacin con l, para un ao mvil. A este proceso se accede mediante la opcin Ingresos por Centro de Resultado del sub men Informes por Centro de Resultado en el men Informes.
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Se entiende por ao mvil, un perodo de 12 meses, comenzando desde el mes y ao de inicio. El Usuario debe seleccionar tanto las cuentas como los centros de resultado adems del ao que se desea imprimir. El Informe est orientado a todas aquellas cuentas que son de Ganancia. Por ser en formato angosto el proceso de impresin del informe es en dos etapas: impresin de los primeros 6 meses e impresin de los ltimos 6 meses. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.
4.2.9.3.6. Ingresos por Cuenta

El informe Ingresos por Cuenta tiene el objetivo de listar por pantalla (o impresora) para una cantidad determinada de cuentas contables, los saldos de los centros de resultado que tienen relacin con ella, para un ao mvil. A este proceso se accede mediante la opcin Ingresos por Cuenta del sub men Informes por Centro de Resultado en el men Informes.
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Se entiende por ao mvil, un perodo de 12 meses, comenzando desde el mes y ao de inicio. El Usuario debe seleccionar tanto las cuentas como los centros de resultado, adems del ao que se desea imprimir. El Informe est orientado a todas aquellas cuentas que son de Ganancia. Por ser en formato angosto el proceso de impresin del informe es en dos etapas: impresin de los primeros 6 meses e impresin de los ltimos 6 meses. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.
4.2.9.3.7. Saldos por Centro de Resultado

El informe Saldos por Centros de Resultado tiene el objetivo de listar por pantalla (o impresora) los saldos de los centros de resultado, tanto del mes que se est procesando como en forma acumulada de perodos anteriores, para diversas cuentas. A este proceso se accede mediante la opcin Saldos por Centro de Resultado del sub men Informes por Centro de Resultado en el men Informes.
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El Usuario debe seleccionar un Centro de Resultado de Inicio y otro de Trmino. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.
4.2.9.3.8. Movimientos por Centro de Resultado

El informe Movimientos por Centros de Resultado tiene el objetivo de listar por pantalla (o impresora) para una cantidad determinada de cuentas contables, los movimientos que tiene asociados a distintos centros de resultado, indicando para cada uno de ellos, monto al debe, al haber y saldo. A este proceso se accede mediante la opcin Movimientos por Centro de Resultado del sub men Informes por Centro de Resultado en el men Informes.
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El Usuario debe seleccionar tanto las cuentas como los centros de resultado. El Informe no discrimina si son cuentas de prdida o de ganancia. Se permite cualquier combinacin de cuentas y centros de resultado. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.
4.2.9.4.
Informes Tributarios
4.2.9.4.1. Compras de Activo Fijo

El objetivo del informe Compras de Activo Fijo es reportar el detalle de movimientos identificados como compras de activo fijo en el Ingreso de Vouchers. A este proceso se accede mediante la opcin Compras de Activo Fijo del sub men Informes Tributarios en el men Informes. La informacin reportada por este informe, en la medida que se haya marcado las partidas en el Ingreso de Vouchers, permite tener el control de los bienes del activo fijo, adquiridos en el perodo, con el objetivo de registrarlas en el Sistema de Activo Fijo, calcular el crdito correspondiente a la adquisicin de bienes de activo fijo, etc.
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Para acceder al reporte se debe tener en consideracin la Empresa y ao de proceso.
4.2.9.4.2. Rentas Exentas

El objetivo del informe de Rentas Exentas es reportar el detalle de movimientos identificados como rentas exentas en el Ingreso de Vouchers. A este proceso se accede mediante la opcin Rentas Exentas del sub men Informes Tributarios en el men Informes. La informacin reportada por este informe, en la medida que se haya marcado las partidas en el Ingreso de Vouchers, permite tener el control de las rentas exentas, informacin necesaria para el control tributario de dichas partidas y determinacin de la Renta Lquida Imponible. Para acceder al reporte se debe tener en consideracin la Empresa y ao de proceso.
4.2.9.4.3. Ingresos no Renta

El objetivo del informe de Ingresos no Renta es reportar el detalle de movimientos identificados como ingresos no renta en el Ingreso de Vouchers. A este proceso se accede mediante la opcin Ingresos no Renta del sub men Informes Tributarios en el men Informes. La informacin reportada por este informe, en la medida que se haya marcado las partidas en el Ingreso de Vouchers, permite tener el control de los ingresos no renta, informacin necesaria para el control tributario de dichas partidas y determinacin de la Renta Lquida Imponible. Para acceder al reporte se debe tener en consideracin la Empresa y ao de proceso.
4.2.9.4.4. Gastos Rechazados

El objetivo del informe de Gastos Rechazados es reportar el detalle de movimientos identificados como gastos rechazados en el Ingreso de Vouchers. A este proceso se accede mediante la opcin Gastos Rechazados del sub men Informes
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Tributarios en el men Informes. La informacin reportada por este informe, en la medida que se haya marcado las partidas en el Ingreso de Vouchers, permite tener el control de los gastos rechazados, informacin necesaria para el control tributario de dichas partidas y determinacin de la Renta Lquida Imponible. Para acceder al reporte se debe tener en consideracin la Empresa y ao de proceso.
4.2.9.5.
Otros Informes
4.2.9.5.1. Informe de Auditora

El Informe de Auditora permite visualizar todas las operaciones efectuadas a los distintos documentos ya sean voucher, notas de crdito, facturas, etc., que han realizados los diferentes usuarios del sistema.
4.2.9.5.2. Informe de Contabilizacin

El Informe de Contabilizacin permite visualizar el detalle de las facturas de Compra y Venta que registran imputaciones a las diferentes cuentas contables, las que darn origen a los Vouchers de Centralizacin de Compras y Ventas. A este proceso se accede mediante la opcin Informe de Contabilizacin del men Informes.
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Las cuentas de cargo o abono reflejadas en este informe, son aquellas ingresadas en los movimientos de Compras y Ventas.
Los datos necesarios para poder visualizar el informe son los siguientes: Empresa, ao y mes de proceso. Seleccionar el rango de cuentas, Desde y Hasta, las que deben ser imputables y estar habilitadas. Sucursal, la que debe ser seleccionada a travs de un tem de seleccin. Seleccionar un tipo de Movimiento, esto es, Ventas Compras El informe permite la opcin de imprimir por Centros de Resultados, el que se habilita marcando la opcin de Centro de Resultados Si el usuario marca la opcin antes citada, aparece una nueva ventana donde se debe ingresar el rango de Centros de Resultados. La carga masiva se habilita haciendo doble clic sobre el texto de ingreso. Adems, es posible visualizar el reporte con un Centro de Resultados por pgina, habilitando la opcin "Un Centro de Resultados por Pgina".
4.2.9.6.
Cobranzas
4.2.9.6.1. Informe de Cobranzas

Este informe permitir generar informacin de todos los documentos por vencer y vencidos. Informe de Cobranza El proceso Informe de Cobranzas reporta las deudas vencidas o por vencer de los clientes. Este informacin se agrupar por vendedor por lo que ser necesario indicar el vendedor al
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registrar los documentos de Compras y Ventas. A este proceso se accede mediante la opcin Informes de Cobranza del submen Cobranzas del men Informes.
El formulario de Informes de Cobranzas consta de lo siguiente: Vendedor, el que es opcional, es decir, se pueden imprimir las cobranzas para un vendedor especfico o para todos los vendedores. Fecha Desde y Fecha Hasta, que tiene relacin al rango de fechas a considerar para las deudas. Fecha de Vencimiento, es el parmetro para determinar que deudas estn vencidas cuales estn por vencer de acuerdo al rango seleccionado anteriormente (Fecha Desde Fecha Hasta). Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.
4.2.9.6.2. Cartas de Cobranza

El informe Cartas de Cobranza permite imprimir las cartas de cobranzas de aquellos clientes que tienen deudas con la empresa. A este proceso se accede mediante la opcin Cartas de Cobranza del submen Cobranzas del men Informes.
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El formulario de Impresin de Cartas de Cobranzas est compuesto por: RUT, nacional o extranjero, que es un dato opcional. Si el usuario selecciona un RUT, la carta podr ser vista por pantalla, si no hay RUT seleccionado, los informes saldrn directo por impresora. Fecha Hasta, que tiene relacin con el lmite de fecha a considerar deudas de clientes. Tipo de Orden del informe, que puede ser por Fecha de Vencimiento o Nmero de Documento. Carta Tipo, es decir, el formato a utilizar para la impresin de las cartas de cobranzas. Este formato es diseando a travs de la opcin Cartas Tipo del men Archivo. Imprimir Detalle de la cuenta, habilita la impresin del detalle de deudas del cliente desde la ventana de la carta de cobranza. Botn Imprimir, que permite ver el informe por pantalla, si es que hay RUT, y adems imprime a la impresora. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.
4.2.9.6.3. Cartas Tipo

El proceso de Mantencin de Cartas Tipo permite disear el formato de las cartas de cobranza a utilizar. Para acceder a esta opcin es necesario seleccionar una empresa y un ao. A esta mantencin se accede mediante la opcin Cartas Tipo del men Archivo.
99
La opcin permite ingresar un cdigo (numrico) y una descripcin para el formato de la carta. Al momento de ingresar los datos requeridos, se puede editar el formato de carta a utilizar a travs del botn Editar , el que est ubicado en la parte inferior de la pantalla.
Para eliminar un formato de carta de cobranza, se presiona el botn eliminar. Una vez dentro de la edicin de la carta, esta podr ser grabada a travs del botn Grabar (superior izquierda) y adems podr ser exportada a MS Word si es que dispone del software. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.
100
4.2.9.7.
Informes Consolidados
4.2.9.7.1. Estados Resultados Acumulado El usuario deber seleccionar cuales son las empresas que desea consolidar, indicando Perodos y el tipo de informe que desea emitir. Al igual que los otros informes de consolidacin, para poder consolidar varias empresas el usuario deber considerar que las empresas a consolidar deben poseer el mismo FORMATO DEL PLAN DE CUENTAS.
101
ALCANCES Para la consolidacin del Estado de Resultado Acumulado, al menos el usuario deber escoger una empresa.
4.2.9.7.2. Saldos por Centros de Resultados El usuario deber seleccionar cuales son las empresas que desea consolidar, indicando los centros de resultado que desea consolidar. Al igual que los otros informes de consolidacin, para poder consolidar varias empresas el usuario deber considerar que las empresas a consolidar deben poseer el mismo FORMATO DEL PLAN DE CUENTAS.
102
ALCANCES Para la consolidacin del Estado de Resultado Acumulado, al menos el usuario deber escoger una empresa.
4.2.9.7.3. Balance Clasificado Acumulado Una vez ingresada a la opcin, usuario deber seleccionar cuales son las empresas que desea consolidar, e indicando cantidad de Niveles y Perodos. Al igual que los otros informes de consolidacin, para levantar el balance entre empresa, usuario deber considerar que las empresas a consolidar deben poseer el mismo FORMATO DEL PLAN DE CUENTAS.
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ALCANCES Para la consolidacin del Balance de 8 Columnas, al menos el usuario deber escoger una empresa.
4.2.9.7.4. Balance 8 columnas Acumulado Una vez ingresada a la opcin, usuario deber seleccionar cuales son las empresas que desea consolidar, e indicando cantidad de Niveles, Formato y Perodos. Al igual que los otros informes de consolidacin, para levantar el balance entre empresa, usuario deber considerar que las empresas a consolidar deben poseer el mismo FORMATO DEL PLAN DE CUENTAS.
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ALCANCES Para la consolidacin del Balance de 8 Columnas, al menos el usuario deber escoger una empresa. Para ste informe se ELIMINO la validacin respecto, al nmero de correlativo del Plan de Cuentas. Cabe sealar que asumir la Firma del Contador y Representante Legal, correspondiente a la empresa donde se encuentra posicionado el usuario.
4.2.9.8.
Libros Contables Electrnicos
4.2.9.8.1. Diccionario de Cuentas

El diccionario informa la correspondencia entre las cuentas contables que mantiene el contribuyente y las Cuentas SII. El diccionario se debe mandar cada ao, an cuando no hayan habido cambios en el Plan de Cuentas.
Paso 1: Diccionario de Cuentas

Debe asociar las cuentas contables (de su plan de cuentas), con el plan de cuentas que
105
establece el SII. a) Seleccione (Click) las Cuentas Contables que desea relacionar. b) Seleccione (Click) la cuenta relacionada del Plan de Cuentas del SII c) asigne presionando el Botn d) debe asignar todas las cuentas (imputables y habilitadas) del plan de cuentas de la empresa
Paso 2: Archivo de Datos

Una vez asociadas todas la cuentas de su plan de cuentas, genere el archivo de datos que dar origen al Archivo Electrnico que corresponde al Diccionario de Cuentas. Debe presionar el botn
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Paso 3: Archivo Electrnico

Ya generado el Archivo de Datos del Diccionario de Cuentas, debe generar el Archivo Electrnico del mismo. Este dar origen al Archivo de Envo Obligatorio, que debe ser remitido al SII. a) Ingrese la Password de Acceso al Sitio del Portal Contabilidad Tipo ERP b) Indique la ruta del Certificado digital de la persona que Firma el Diccionario de Cuentas c) Ingrese la Password del Certificado Digital d) Presione el Botn
107
El Archivo de envo obligatorio, almacenado en la ruta que se visualiza, deber ser enviado va
108
email al SII.
4.2.9.8.2. Libro Balance Electrnico Paso 1: Archivo de Datos

Generar el Archivo de Datos del Libro Balance para el periodo Tributario Enero a Diciembre del Ao de Proceso. Este archivo de datos dar origen al Archivo Electrnico que incluye el Envo Obligatorio (Cierre Anual) Debe presionar el botn
Paso 2: Archivo Electrnico.

Ya generado el archivo de datos del Libro Balance, debe generar el Archivo Electrnico del mismo. Este dar origen al Archivo de Envo Obligatorio, que debe ser remitido al SII. a) Ingrese la Password de Acceso al Sitio del Portal Contabilidad Tipo ERP b) Indique la ruta del Certificado digital de la persona que Firma el Diccionario de Cuentas c) Ingrese la Password del Certificado Digital
109
d) Presione el Botn
Paso 3: Archivo Envo Obligatorio (Cierre Anual)

Ya generado el archivo electrnico del Libro Balance, debe generar el Archivo de Envo Obligatorio (Cierre Anual) del periodo tributario, el que debe ser remitido al SII.
110
El archivo de Envio Obligatorio, almacenado en la ruta que se visualiza, deber ser enviado va email al SII.
4.2.9.8.3. Libro Mayor Electrnico Paso 1: Archivo de Datos (debe realizarse para todos los meses)
Generar el archivo de datos del Libro Mayor para un periodo tributario (Mes-Ao). Este archivo de datos dar origen a un Archivo Electrnico de Resumen y uno de Detalle. Los resmenes sern incluidos en el Envo Obligatorio (Cierre Anual) a) Seleccione el mes del Libro Mayor para el cual desea generar el Archivo de Datos b) Presione el botn
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Paso 2: Archivo Electrnico (debe realizarse para todos los meses)

Ya generado el archivo de datos del Libro Mayor para un Mes, debe generar el Archivo Electrnico (Resumen y Detalle) del mismo. El archivo resumen formar parte del Archivo de Envo Obligatorio que debe ser remitido al SII. a) Seleccione Mes de Archivo Electrnico Libro Mayor que desea generar. b) Ingrese la Password de Acceso al Sitio del Portal Contabilidad Tipo ERP c) Indique la ruta del Certificado digital de la persona que Firma el Diccionario de Cuentas d) Ingrese la Password del Certificado Digital e) Presione el Botn
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Paso 3: Archivo Envio Obligatorio (Cierre Anual)

Ya generado los Archivos Resumen de los libros mayor, debe generar el Archivo de Envo Obligatorio (Cierre Anual) del Periodo Tributario completo, el que debe ser remitido al SII.
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4.2.9.8.4. Libro Diario Electrnico Paso 1: Archivo de Datos (debe realizarse para todos los meses)
Generar el archivo de datos del Libro Diario para un periodo tributario (Mes-Ao). Este archivo de datos dar origen a un Archivo Electrnico de Resumen y uno de Detalle. Los resmenes sern incluidos en el Envo Obligatorio (Cierre Anual) a) Seleccione el mes del Libro Diario para el cual desea generar el Archivo de Datos b) Presione el botn
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Ya generado el archivo de datos del Libro Diario para un Mes, debe generar el Archivo Electrnico (Resumen y Detalle) del mismo. El archivo resumen formar parte del Archivo de Envo Obligatorio que debe ser remitido al SII. a) Seleccione Mes de Archivo Electrnico Libro Diario que desea generar. b) Ingrese la Password de Acceso al Sitio del Portal Contabilidad Tipo ERP c) Indique la ruta del Certificado digital de la persona que Firma el Diccionario de Cuentas d) Ingrese la Password del Certificado Digital e) Presione el Botn
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Paso 3: Archivo Envio Obligatorio (Cierre Anual)

Ya generado los Archivos Resumen de los libros diario, debe generar el Archivo de Envo Obligatorio (Cierre Anual) del Periodo Tributario completo, el que debe ser remitido al SII.
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4.2.9.8.5. Libro Compras Electrnico Paso 1: Archivo de Datos (debe realizarse para todos los meses)
Generar el archivo de datos del Libro de Compras para un periodo tributario (Mes-Ao). Este archivo de datos dar origen a un Archivo Electrnico de Resumen y uno de Detalle. Los resmenes sern incluidos en el Envo Obligatorio (Cierre Anual) a) Seleccione el mes del Libro de Compras para el cual desea generar el Archivo de Datos b) Presione el botn
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Ya generado el archivo de datos del Libro de Compras para un Mes, debe generar el Archivo Electrnico (Resumen y Detalle) del mismo. El archivo resumen formar parte del Archivo de Envo Obligatorio que debe ser remitido al SII. a) Seleccione Mes de Archivo Electrnico Libro de Compras que desea generar. b) Ingrese la Password de Acceso al Sitio del Portal Contabilidad Tipo ERP c) Indique la ruta del Certificado digital de la persona que Firma el Diccionario de Cuentas d) Ingrese la Password del Certificado Digital e) Presione el Botn
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El archivo de generado, almacenado en la ruta que se visualiza, deber ser enviado al SII por medio de la pgina www.sii.cl.
4.2.9.8.6. Libro Ventas Electrnico Paso 1: Archivo de Datos (debe realizarse para todos los meses)
Generar el archivo de datos del Libro de Ventas para un periodo tributario (Mes-Ao). Este archivo de datos dar origen a un Archivo Electrnico de Resumen y uno de Detalle. Los resmenes sern incluidos en el Envo Obligatorio (Cierre Anual) a) Seleccione el mes del Libro de Ventas para el cual desea generar el Archivo de Datos b) Presione el botn
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Ya generado el archivo de datos del Libro de Ventas para un Mes, debe generar el Archivo Electrnico (Resumen y Detalle) del mismo. El archivo resumen formar parte del Archivo de Envo Obligatorio que debe ser remitido al SII. a) Seleccione Mes de Archivo Electrnico Libro de Ventas que desea generar. b) Ingrese la Password de Acceso al Sitio del Portal Contabilidad Tipo ERP c) Indique la ruta del Certificado digital de la persona que Firma el Diccionario de Cuentas d) Ingrese la Password del Certificado Digital e) Presione el Botn
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El archivo de generado, almacenado en la ruta que se visualiza, deber ser enviado al SII por medio de la pgina www.sii.cl.
4.2.9.8.7. Informe Auditoria LCE

El Informe de Auditora de LCE permite visualizar la informacin de las generaciones de Libros contables Electrnicos realizadas en el Sistema. Se permite filtrar el informe por : - Usuario - Tipo de Libro (Diccionario / Balance / Mayor / Diario / Compras / Ventas) - Periodo Tributario (Ao de Proceso)
121
4.3.
4.3.1.
Timbraje
Timbraje
El proceso del Timbraje permite llevar el control de las existencias de documentos, tanto de los no timbrados como de los documentos timbrados por el Servicio de Impuestos Internos. Se podrn registrar los documentos tales como facturas, notas de crdito, boletas de ventas, etc, para las operaciones comerciales de la empresa. A su vez para las operaciones contables se podrn registrar a travs de libros empastados u hojas sueltas previa autorizacin del servicio de impuestos internos, la cual se efecta a travs del proceso del timbraje. Para realizar el seguimiento y control del destino de los distintos documentos que deben ser timbrados por el Servicio de Impuestos Internos para la habilitacin legal, el sistema cuenta con los siguientes procesos: Movimiento de Documentos Ingreso del Formulario 3230 Libro de Control de Hojas Sueltas Libro de Control de Documentos Informes de Existencias Tmbrados Informes de Existencias no Tmbrados
122
4.3.2.
Movimiento de Documentos
El proceso de Movimiento de Documentos permite registrar la documentacin para luego proceder a enviarla al servicio de impuestos internos para su timbraje. Una vez llegados los documentos desde la imprenta, ser necesario ingresar a existencia la documentacin, a travs de los movimientos de ingreso. La documentacin ingresada pasar a la existencia de los no timbrados. Una vez ingresados los documentos, ser necesario enviar esta documentacin al S.I.I. para su posterior timbraje, el cual se obtendr a travs del Formulario 3230.
4.3.3.
Formulario 3230
El proceso de ingreso del Formulario 3230 permite registrar los documentos que se van a enviar al S.I.I. para su timbraje. 123
Antes de confeccionar el Formulario 3230 se debe haber registrado en la existencia de no timbrados, mediante la opcin Movimiento de Documentos, los documentos que sern enviados a timbrar. Se deber ingresar toda la informacin requerida por el Formulario 3230, tales como los datos de la organizacin y datos legales. Una vez enviados los documentos, el S.I.I. proceder a efectuar el timbraje, luego de lo cual se deber registrar dichos documentos como timbrados, mediante el proceso de ratificacin. El S.I.I. puede restringir la cantidad de documentos a timbrar, por lo que ser necesario ratificar la cantidad de documentos timbrados. Este proceso de ratificacin ser a travs de este mismo formulario indicando la cantidad de documentos timbrados.
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4.3.4.
Libro Control Hojas Sueltas
El informe Libro Control Hojas Sueltas permite tener un control de la utilizacin y el destino de las hojas sueltas de contabilidad. Para la emisin de este informe se deber ingresar las hojas a travs del Movimiento de Documentos para luego proceder a enviarlas a travs del Formulario 3230 a timbraje. Una vez timbradas las hojas por el Servicio de Impuestos Internos, ser posible asignarlas a los diferentes libros para su utilizacin.
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4.3.5.
Libro Control de Documentos
El informe Libro Control de Documentos registra la existencia y destino de los documentos timbrados y boletas de ventas no timbradas. Para la emisin de este informe se deber ingresar los documentos a travs del Movimiento de Documentos para luego proceder a enviar a travs del Formulario 3230 a timbraje. Una vez ratificado el timbraje de los documentos por el Servicio de Impuestos Internos, ser posible utilizarlos en las operaciones de la empresa, y por lo tanto registrar dicha utilizacin en este mdulo.
4.3.6.
Informe Existencia Timbrados
El informe de Existencia de Timbrados permite determinar la disponibilidad de documentos timbrados para su posterior utilizacin dentro de la empresa. Para poder emitir el informe se deber previamente a ingresar todos los documentos a existencia
126
de no timbrados, mediante el Movimiento de Documentos. Una vez ingresados, se deber enviar estos documentos a travs del Formulario 3230 al Servicio de Impuestos Internos para su timbraje. Para traspasar los documentos a existencia de timbrados, se deber ratificar la cantidad de documentos timbrados por el Servicio de Impuestos Internos, en el Formulario 3230 con que se enviaron a timbrar.
4.3.7.
Informe Existencias no Timbrados
El informe de Existencia de no Timbrados permite determinar la disponibilidad de documentos a ser timbrados una vez llegados desde la imprenta. Para poder emitir el informe, se deber ingresar previamente todos los documentos a existencias de no timbrados, mediante el Movimiento de Documentos.
4.3.8.
Creacin de Libros
El objetivo de la Creacin de Libros es la creacin y mantencin de cdigos de libros, los que sern utilizados en el mdulo de timbraje, en el ingreso de Movimiento de Documentos y Formulario 3230. A este proceso se accede mediante la opcin
127
El sistema lleva incorporados los libros definidos en el Formulario 3230, y slo ser necesario acceder a esta mantencin para incorporar un libro no definido en l. Los datos necesarios para la mantencin de libros son los siguientes: Empresa y ao de proceso. Cdigo del libro, el que ser numrico. Descripcin del libro, el que tendr un largo de 30 caracteres. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.
4.4.
4.4.1.
Banco
Descripcin Operativa Proceso de Emisin de Cheques
Para poderar emitir cheques se deben seguir los siguientes pasos los cuales son : Empresa debe tener seleccionado la opcin Imprime Cheque. Cuenta Banco debe tener atributo de Conciliacin Bancaria y Formato de Cheque Voucher debe tener marcada la opcin Emite Cheque. Queda a criterio y responsabilidad del usuario que pueda seleccionar cualquier cuenta contable (Inventario o Resultado), como Cargo. Ejemplo Configuracin
128
129
4.4.2.
Emisin de Pre Comprobante
El informe de Pre-Comprobante es una vista previa del Voucher de Egreso que se generar al imprimir los cheques, en trminos de cuentas, informacin del documento y los respectivos montos, separados por cheque. A este proceso se accede mediante la opcin Emisin de Pre-Comprobantes del men Banco.
4.4.3.
Informe de Cheques Emitidos
Este formulario permite desplegar un Informe (Pantalla y/o Impresora), con los documentos emitidos dentro de un rango de fechas que el usuario estime conveniente. El formulario tambin permite generar el informe ordenado por: Rut Nmero de Cheque Fecha de Emisin.
130
4.4.4.
Impresin de Cheques
La opcin de Impresin de Cheques permite imprimir en forma automtica, los cheques correspondientes a un banco, con un formato predefinido. A este proceso se accede mediante la opcin Impresin de Cheques del men Banco.
131
El Usuario debe seleccionar el Banco, del cual se tomar el formato de los cheques que se va a imprimir, el cual debe haber sido configurado previamente en la Mantencin del Plan de Cuentas. A continuacin el sistema desplegar una lista con los cheques que estn en condicin de emitirse, y el usuario puede seleccionar los que desee imprimir haciendo Click en la columna Imprimir, de la lista, o en su defecto seleccionar la opcin Seleccionar Todos con lo que se marcar automticamente todos los cheques. Se debe ingresar datos obligatorios para la impresin de los cheques, como el nmero del Cheque inicial y el tipo de Voucher que desea generar. Tambin puede ingresar informacin opcional para determinar el tipo de cheque (Nominativo, al portador). Adicionalmente se encuentra una lista desplegable bajo "Cheques generados" la cual contiene todos los cheques generados por los usuarios. Para realizar la impresin de este tipo de cheques se debe presionar el botn que se encuentra a un lado del botn de impresin normal. Estas opciones se encuentran disponibles en la versin Empresas del sistema ContabW Para mayor informacin sobre el "Generador de cheques" consulte la ayuda.
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4.4.5.
Mantencin de Cheques
El proceso de Mantencin de Cheques permitir emitir computacionalmente el documento si es que la empresa emitir cheques computacionales, o para la emisin de conciliaciones bancarias. El ingreso de cheques podr ser realizado durante el Ingreso de Voucher o a travs de esta opcin. Si la empresa va a generar cheques computacionales, todos los movimientos de compras son traspasados en forma automtica a este proceso para su posterior cancelacin. Los cheques a emitir y que no implican un documento de Compra/Venta, como lo son las Afp., Isapres, etc., se podrn crear a travs del ingreso de voucher. A este proceso se accede mediante la opcin Mantencin de Cheques del men Banco.
Este proceso realiza el Anlisis correspondiente a la Cuenta Proveedores para determinar cuales son las deudas pendientes y as crear los cheques para cancelar estas partidas. La Mantencin de Cheques exige datos de ingreso obligatorios como son la Cuenta Proveedores, la Cuenta Banco y el ao para el cual se har el anlisis (puede ser un ao o todos). Opcionalmente se pueden ingresar tambin datos como el Rut del Proveedor (Nacional o Extranjero), Tipo de Documento, o Nmero de Documento, para restringir el resultado del anlisis. Si estos datos no se ingresan, el anlisis se har para todos los Rut y todos los Documentos. Es posible revisar el formato de cheque asignado al banco seleccionado, presionando el Botn de 133
visualizacin
Luego que se han ingresado los datos y se ha presionado el botn anlisis de cuenta (siempre que exista informacin que analizar), el sistema activar una pantalla en la que se listar el detalle de todos los cheques que pueden ser emitidos.
El usuario debe hacer Click en la columna Emitir para seleccionar los cheques que posteriormente sern impresos. Al Hacer Click en la columna Emitir, el cheque queda editable, con lo cual el usuario puede modificar datos como el monto, la fecha de emisin, la glosa y a quin ser emitido el cheque. De lo contrario, estos datos estarn deshabitados. Una vez que se ha ingresado los datos necesarios para el cheque, se deber grabar dicha informacin, presionando el botn Modificar Cheque. Finalmente, cuando se haya marcado y completado todos los cheques que se desea emitir, se debe grabar la informacin con el botn Grabar La impresin de los cheques seleccionados, se realiza mediante la opcin Impresin de Cheques del men Banco. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.
134
4.4.6.
Conciliacin Bancaria
El objetivo del informe de Conciliacin Bancaria es visualizar todos aquellos movimientos de cartolas bancarias que no estn conciliadas, es decir, que no tienen su contrapartida con el mismo nmero de documento y monto en el ingreso de movimiento de voucher. Estos sern comparados o igualados a travs del nmero y monto del documento. A este proceso se accede mediante la opcin Conciliacin Bancaria del men Banco.
Esta opcin considera los siguientes datos como datos de ingreso: Empresa, ao y mes de proceso. Cuenta bancaria, es decir, la cuenta debe ser de tipo banco, la que puede ser seleccionado a travs del botn de carga masiva (este botn solo habilita cuentas bancarias). Fecha de corte, es decir, fecha hasta. Nmero de cartola. Debe existir el voucher y mes de apertura. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.
4.4.7.
Ingreso de Cartolas
El proceso de ingreso de cartolas bancarias permitir registrar cuales han sido los movimientos que el banco a recepcionado y a su vez permitir registrar cuales han sido los movimientos que el banco a generado en la cuenta corriente de la empresa. Esto permite tener un control de las partidas que se registran en la contabilidad con respecto a las recepcionadas o emitidas por el banco.
135
Este control se podr obtener a travs del informe de conciliacin bancaria.
4.4.8.
Pago Electrnico de Proveedores
Los bancos disponibles para esta opcion son: Banco BCI, Chile y Santander. A continuacion se muestra el proceso de Banco Santander. La opcin Pago electrnico de proveedores, permite generar archivos planos los cuales sern enviados al banco, para el pago de proveedores.
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Este proceso realiza el Anlisis correspondiente a la Cuenta Proveedores para determinar cuales son las deudas pendientes y as crear un archivo plano para cancelar estas partidas. El Pago electrnico de proveedores Banco Santander, exige datos de ingreso obligatorios como son la cuenta del proveedor y la fecha que indica hasta cuando se realizar el anlisis. Si se desea generar un archivo de pagos, la cuenta del banco ser obligatoria. Buscar Pagos
Indica cual es la cuenta con la cual se realizar el anlisis, para cambiarla se puede digitar o utilizar el botn de carga.
Se indica hasta que fecha se realizar el anlisis, esta fecha no puede ser mayor al mes de proceso.
Busca todos a todos los proveedores pendientes de pago y los muestra en una pantalla con el fin de que el usuario los seleccione de a uno para proceder a cancelar los documentos pendientes. Archivo de Pagos . Es la cuenta del banco que ira en el archivo plano generado, es obligatoria si se desea crear el archivo de Pagos.
Si se ha generado el archivo plano de pagos, se muestra aqu, este es el archivo oficial que ser enviado al banco si existe un archivo plano generado, no se podrn realizar modificaciones a los pagos. La nica forma de que este archivo se borre, es utilizando el botn eliminar archivo o generando el voucher.
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Permite eliminar el archivo de pagos.
Permite ver los pagos que se han realizado, cada vez que se realiza un pago, este pasar a un archivo temporal de pago dentro del sistema, este archivo podr ser modificado las veces que el usuario lo desee, esto lo podr hacer solo si el archivo plano de pagos no ha sido generado. Proceso Buscar proveedores pendientes de pago. Al presionar el bton se realizar el anlisis en busca de todos aquellos proveedores que tienen documentos pendientes de pago.
Para agregar los pagos al archivo se debe dar doble click en el proveedor seleccionado y se entregar un detalle de los documentos pendientes para que se pague en forma total o parcial, si cancela en forma parcial, la siguiente vez que se realice el anlisis, solo se mostrar el saldo pendiente. Una vez que se salga del detalle de pagos, se agregar un check en la columna procesado, lo que indica que el proveedor ya fue procesado y la nica forma de volver a su detalle ser buscando los proveedores nuevamente.
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Una vez que se selecciona un proveedor, se muestra el detalle de todos los documentos pendientes de pago con el fin de el usuario los confirme o cambie los montos a pagar, como se ve en la figura, para cada documento se encuentra seleccionado la columna grabar, si se presiona el botn grabar todos los documentos seleccionados se grabaran, por el contrario si se desmarca la columna grabar, el documento no pasar al archivo de pago, si el usuario sale sin grabar, ninguno de los documentos pasa al archivo de pago. Proceso Trabajar con el archivo de temporal de pagos. Al presionar el botn se entra a trabajar con el archivo temporal de pagos, en esta opcin se podr modificar la informacin de este y generar el voucher de pago.
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En esta pantalla se muestra en detalle el archivo de pagos temporal que se esta construyendo, esta informacin se entrega ordenada por proveedor y nmero de documento, pero si el usuario desea otro orden, basta con dar un click en el titulo de la columna para que los datos se ordenen en forma ascendente por esa columna. Adems para el caso de que se desee generar el archivo se encuentran disponibles las opciones de generarlo con la modalidad de pago "Vale Vista" y "Abono Cuenta Corriente", para este ltimo caso es obligatorio ingresar el cdigo de la superintendencia para el banco a generar adems del nmero de cuenta de abono. Existen botones para eliminar una fila del archivo temporal, grabar nuevamente la informacin si se ha modificado e imprimir el archivo de pago. Cada vez que se realice una modificacin los totales se actualizaran de acuerdo a lo indicado por el usuario.
140
Ruta: Indica en donde ser generado el archivo de pago que deber ser enviado al banco, esta ruta podr ser cambiada utilizando el boton Buscar. El nombre del archivo estar compuesto por el ao y el mes en que se realiza el pago y este deber ser enviado al banco para que posteriormente este lo procese y pague a los proveedores informados, solo se realizarn pagos en la modalidad vale vista que podr ser cobrado por el proveedor en cualquier sucursal del banco, para mayor informacin acudir directamente al banco Santander. Botn Generar archivo: Al presionar este botn, se genera el archivo oficial que ser enviado al banco, una vez generado el archivo el usuario deber enviarlo al banco y esperar que este aprueve el archivo, para que as una vez aprobado por el banco se proceda a generar el voucher de pago. Una vez generado el voucher automticamente se borra el archivo temporal de pago y esa informacin pasa a ser parte de la contabilidad. Si el usuario desea reversar este proceso, la nica forma de hacerlo es borrando el voucher generado. Una vez generado el voucher de pago, el usuario podr ver su detalle por la opcin Vouchers del sub-menu Movimientos del sistema.
4.5.
4.5.1.
Activo Fijo
Introduccin
El mdulo de Activos Fijos es una aplicacin orientada nicamente a procesar automticamente el clculo financiero de las depreciaciones, calculadas sobre la base de la vida til, expresada en aos, informada por el contribuyente para cada bien y de la correccin monetaria de los activos fijos procesados por el mdulo que se construir, y adems generar el voucher de centralizacin de los efectos de correccin monetaria y depreciaciones al sistema de Contabilidad desarrollado en Windows. Adicionalmente, en forma paralela, podr llevarse un control de los mismos activos determinando sus efectos de depreciacin sobre la base tributaria escogida por el contribuyente, sea esta depreciacin normal o depreciacin acelerada. Esta accin es optativa para el usuario, y requiere de la entrega de parmetros adicionales a los requeridos para los clculos financieros, de modo que su uso se justificar nicamente cuando la base del clculo de depreciacin financiera, difiera de la base de clculo de la depreciacin tributaria.
141
Para efectos del clculo de la depreciacin el mdulo funcionar sobre la base del mtodo indirecto. Funcionalidades bsicas Calcular la depreciacin financiera de los activos fijos Calcular la Correccin Monetaria financiera de los activos fijos Generar el Voucher Mensual de las depreciaciones y correcciones monetarias Imprimir un informe en el cual se detallan los montos de depreciacin y correccin monetaria calculados por el sistema, as como la cuanta de los saldos finales.
Funcionalidades opcionales Calcular la depreciacin tributaria de los activos fijos Calcular la correccin monetaria tributaria de los activos fijos Imprimir el informe en el que se detallan los montos de depreciacin y correccin monetaria tributarias calculados por el sistema as como la cuanta de los saldos finales. Calcular el Crdito del 4% por compras de activos fijos.
Depreciacin a calcular por el sistema La depreciacin a aplicar por el sistema, es una depreciacin lineal sobre la base de aos de vida til Financiera y/o tributaria asignada al bien y se comenzar a calcular depreciacin desde el mes en que se inicie su uso. Independientemente del da en que esto ocurra, siempre depreciar mes completo. Consideraciones adicionales: Respecto de los efectos financieros, el valor de un activo as como sus depreciaciones acumuladas una vez cumplida su vida til, continuarn corrigindose monetariamente en cuanto ellos existan en la empresa. En la misma situacin anterior, para efectos tributarios este activo debe expresarse en el valor de $ 1 correspondiente a su valor residual tributario y no se someter a correccin monetaria.
4.5.2.
4.5.2.1.
Ingresos
Indices de I.P.C.
El mantenedor de Indices de I.P.C., permitir el ingreso y modificacin de los indices de correcciones monetarias. Antes de emitir los informes se deber registrar dicha informacin para que el sistema pueda determinar el factor de Correccin Monetaria Financiera como el factor de Correccin Monetaria Tributaria.
142
4.5.2.2.
Ingreso de Activos Fijos
El proceso de ingreso de activos, estar dado por los movimientos tanto de compra como de venta que se hallan registrado en la contabilidad mediante voucher o documentos de compras y/o ventas y siempre y cuando alguna de las contracuentas ingresadas tenga registrada la caracterstica de Activo Fijo.
143
Se podrn realizar los siguientes procesos: Ingresar activos. Bajas de activos. Voucher de Baja.
4.5.2.3.
Ingreso Datos Histricos
El proceso de ingreso de datos histricos permitir ingresar aquellos activos que ya fueron registrados en la contabilidad mediante un voucher o en algn documento de compra y/o venta, pero el activo como tal no existe.
144
Esta es una opcin independiente, la cual se habilitar cuando el operador del sistema lo solicite. Su propsito es alimentar el mdulo con la informacin de los activos fijos existentes con anterioridad a la implementacin del mdulo, y en ella se requerir poblar los datos necesarios para que se pueda procesar esa informacin histrica.
4.5.3.
4.5.3.1.
Procesos
Creacin Voucher Mensual
El sistema debe generar un Voucher Mensual con los efectos de la depreciacin y la correccin monetaria financiera. En este informe se reportarn los efectos del mes por los conceptos de depreciacin y correccin monetaria y ser traspasado al sistema contable. De este modo, se estar reconociendo en la contabilidad mes a mes los efectos por correccin monetaria y depreciacin. 145
Esto ser as hasta el mes de noviembre, pues el voucher del mes de diciembre, debe reportar los valores acumulados del ejercicio y traspasar estos datos y los efectos del crdito por activo fijo, calculados al cierre del ao, a la contabilidad. Junto con esto se he de generar un voucher, tambin automtico que reverse todos los voucher mensuales asentados en la contabilidad en los perodos anteriores a diciembre.
4.5.3.2.
Clculo Provisorio Crdito 6%
Este proceso tiene la finalidad de realizar un clculo provisorio del Credito 6%. Se deber ingresar la renta lquida imponible y se deber tener definido la tasa de crdito y la tasa de impuesto, para aplicar dicho clculo. Los activos a los que se les va aplicar el clculo del Credito 6% sern todos aquellos cuya fecha de compra corresponda a la del perodo y que adems tengan el atributo "Usa Crdito por Activo Fijo".
146
4.5.3.3.
Importacin de Activos
Este proceso permitir traspasar todos los activos que se encuentren ingresados en otro sistema computacional. Se deber crear un archivo de texto previamente definido y estructurado.
147
Estructura del Archivo.
Nombre del Archivo:
148
ACTIV+ Cdigo de la Empresa + Ao de Proceso.TRA Ejemplo: ACTIV9992006.TRA.
4.5.4.
4.5.4.1.
Informes
Informe Tributario
Este informe presenta informacin detallada de los activos con su Correccin Monetaria Tributaria y depreciacin tributaria de cada activo.
4.5.4.2.
Informe Financiero
Este informe presenta informacin detallada de los activos con su Correccin Monetaria Financiera y Depreciacin Financiera de cada activo.
149
4.5.4.3.
Informe Depreciaciones y Correcciones Mensuales
Este informe presentar informacin detallada de las correcciones monetarias y depreciaciones del mes.
4.5.4.4.
Informe Crdito Diferido
El informe del crdito diferido es un informe complementario al del activo en el cual se origina y sus
150
amortizaciones se determinarn sobre la misma base en que se efecta la depreciacin financiera del bien en el cual se origina.
4.5.4.5.
Informe Efectos Tributarios
Adicionalmente al manejo de la informacin financiera del activo, se proporcionar tambin la informacin tributaria de este. El informe tributario tiene caractersticas propias por las cuales se rige, sealndose al respecto las siguientes que inciden en que existan diferencias en los resultados de comparar los clculos financieros con los tributarios: El crdito por Activo fijo en el informe tributario es un descuento que se aplica al valor del activo. Al estar totalmente depreciado un bien se suspende la correccin monetaria. La vida til a considerar es distinta de la financiera, razn por la cual los resultados tributarios difieren de los resultados financieros. Tributariamente no existe el concepto de valor residual. Este informe presenta las diferencias que se pudieran producir entre los informes tributarios y financieros.
151
4.6.
4.6.1.
4.6.1.1.
Formulario 29
Ingresos
Ingreso Formulario 29
Para facilitar el ingreso de la informacin correspondiente a cada una de las casillas, la imagen de la pantalla de edicin del formulario ha sido diseada con el mismo orden y forma que el formulario de papel. Se encuentran, adems, debidamente numeradas las casillas y las lneas a las que corresponden. En algunos casos, las casillas calcularn automticamente el valor que deber ser almacenado en ellas, facilitando con esto, el llenado del formulario por el usuario. Para acceder a esta opcin, es necesario ingresar a la opcin "Formulario 29" del men. Antes de poder imprimir el formulario final, que ser enviado al SII, se debern guardar los datos, momento en el que el sistema nos avisar si existe alguna inconsistencia en la informacin ingresada, para evitar problemas.
152
153
154
4.6.1.2.
Ingreso de Totales
Al ingresar a esta opcin, se debe tener claro, que los datos ingresados, sern almacenados para el mes y ao de proceso que se haya escogido en nuestra pantalla principal. Esta opcin se utiliza, cuando Ud. tiene sumados sus Libros de Compras y Ventas y desea digitar los totales mensualmente acumulados, para posteriormente obtener el IVA rpidamente. El ingreso de datos, se encuentra dividido en tres partes: Dbitos y Ventas Para aquellas ventas que no generan dbitos deber registrar los montos netos para facturas de exportacin, ventas exentas o no gravadas y compras recibidas con retencin total. Para las ventas que si generan dbitos deber registrar los valores o montos de impuesto que se informan en el formulario. Estos dbitos corresponden a documentos del tipo facturas de venta 155
afectas, ventas con boletas, notas de dbito emitidas, notas de crdito emitidas y facturas de compra recibidas con retencin parcial.
Crditos y Compras Al igual como se han registrado los dbitos y ventas se deben registran los crditos y compras. Compras que no generan crditos (montos netos) y compras que si generan crditos (impuesto).
156
Impuestos Aqu ud. podr ingresar los montos relacionados a los distintos impuestos (Licores, Piscos, Vinos, Champaas y Chichas, Bebidas Analcoholicas Artificiales, Whisky), tanto para las compras, como para las ventas. Tambien deber informar las notas de dbito y crdito emitidas o recibidas por los conceptos que se estan informando.
157
Para cada valor informado poer concepto de ventas o compras deber informar la cantidad de documentos emitidos o recibidos por el concepto respectivo. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.
4.6.1.3.
Instituciones Ley 20.259
La Ley 20259 publicada el 25.03.2008, permite a los contribuyentes del Impuesto al Valor Agregado, que declaren dicho impuesto por medios electrnicos o en la forma no electrnica utilizar como crdito fiscal el impuesto de timbres y estampillas pagado o soportado en el mes y que tenga relacin con el giro. En el caso de declarar F.29 por medios electrnicos, el contribuyente podr hacer uso del crdito desde ya, porque los software se han habilitado para ello (LINEA 32 COD.712 FORM.29) .En el caso de quienes declaren por papel, el SII, dentro del plazo de 8 meses, indicar mediante resolucin como hacerlo, pero el derecho ya existe.
158
Se recuerda que los contribuyentes que podrn utilizar este beneficio, sern aquellos cuyos ingresos anuales por ventas y servicios del giro, de los 3 aos calendarios anteriores al que se est haciendo uso del crdito, no haya superado 60.000 UTM en cualquiera de los aos sealados. En el caso de fracciones de aos calendarios, el lmite ser el que resulte de multiplicar 5000 UTM por el Nmero de meses activos en cada periodo. Se recuerda, que el crdito anual utilizado no podr exceder del monto menor entre: 1.2% de los ingresos netos del ao anterior y 35 UTM. Por otra parte si durante el ao que se ha agregado el crdito, se superan las 60.000 UTM, el monto de crdito utilizado deber ser restituido (LINEA 12, COD.713 FORM.29) Considerar que, el pago o retencin del Impuesto de Timbres y estampillas deber acreditarse, con la correspondiente declaracin, constancia o certificado de pago por Internet, en el caso de ser de responsabilidad directa del contribuyente el pago del Impuesto, o bien con el correspondiente CERTIFICADO (modelo SII aparece en Resolucin 53, del 30.04.2008) emitido por quien le hubiere recargado el Impuesto al contribuyente (ejemplo: Banco) Dichos CERTIFICADOS o comprobantes debern ser ingresados al Libro de Compras, para eso, lo primero es crear las Instituciones en el sistema, indicando RUT, Razn social, GIRO, Direccin, etc.. NOTA: Esta misma forma de ingreso deber ser utilizada cuando sea el propio contribuyente quien paga el impuesto timbres estampillas (Ejemplo F.24 )
159
4.6.1.4.
Certificados Ley 20.259
La Ley 20259 publicada el 25.03.2008, permite a los contribuyentes del Impuesto al Valor Agregado, que declaren dicho impuesto por medios electrnicos o en la forma no electrnica utilizar como crdito fiscal el impuesto de timbres y estampillas pagado o soportado en el mes y que tenga relacin con el giro. En el caso de declarar F.29 por medios electrnicos, el contribuyente podr hacer uso del crdito desde ya, porque los software se han habilitado para ello (LINEA 32 COD.712 FORM.29) .En el caso de quienes declaren por papel, el SII, dentro del plazo de 8 meses, indicar mediante resolucin como hacerlo, pero el derecho ya existe. Considerar que, el pago o retencin del Impuesto de Timbres y estampillas deber acreditarse, con la correspondiente declaracin, constancia o certificado de pago por Internet, en el caso de ser de responsabilidad directa del contribuyente el pago del Impuesto, o bien con el correspondiente CERTIFICADO (modelo SII aparece en Resolucin 53, del 30.04.2008) emitido por quien le hubiere recargado el Impuesto al contribuyente (ejemplo: Banco) Una vez creada la Institucin que emiti el CERTIFICADO, en la opcin Form.29/Ingresos/Instituciones 20.259, podr ingresarse dicho CERTIFICADO, cargando el RUT de la Institucin. De acuerdo a los datos informados en el CERTIFICADO (modelo SII aparece en Resolucin 53, del 30.04.2008) se deber indicar:
160
N certificado Fecha emisin: Fecha en que se extendi el certificado. Fecha solicitud: Fecha en que el contribuyente solicit el certificado a la institucin que recarg el Impuesto Timbres y Estampillas. Fecha: Fecha en que se efecto la operacin de crdito. Tipo de Operacin: Indicar nmero de operacin de acuerdo a una tabla predefinida por sistema Folio Documento Gravado: indicar nmero del documento u operacin Fecha vencimiento: Fecha en que se har exigible el pago de la obligacin Folio Formulario de Pago ( opcional) : debe registrarse el Folio del Form.24 o 24.I, en el cual est contenido el pago del impuesto. Tasa del Impuesto: Tasa aplicada segn la operacin que se est informando Monto del Impuesto: Monto resultante de multiplicar la tasa al monto de la operacin realizada. Se recuerda que esta misma forma de ingreso es vlida para el caso que el contribuyente hubiera pagado directamente el impuesto de timbres y estampillas, por ser su propia responsabilidad (Ejemplo: certificado Internet, Form.24 o Form 24.I). En N certificado, Folio documento Gravado y Folio Formulario Pago, se sugiere ingresar el nmero de Folio Formulario Pago. En Fecha emisin, solicitud, y Fecha operacin, se sugiere ingresar Fecha Formulario Pago.
161
En resumen, el ingreso de comprobante de pago, en esta opcin, deriva en el registro automtico en el Libro de Compras bajo el concepto " Certificado de Timbres y Estampillas" afectando la columna IVA Con derecho (indicando la sumatoria de Total impuesto de cada certificado) y traspasando los montos correspondientes a la LINEA 32, COD.712 del Form.29, para su oportuna utilizacin como crdito fiscal.
4.6.2.
4.6.2.1.
Informes
Informe de P.P.M. Pagados
La finalidad de este informe es mostrar al usuario un listado con los pagos provisionales informados en los formularios procesados. La informacin tomada para evaluar el propsito de este informe, corresponde a los montos informados en los cdigos correspondientes al formulario 29 : Cdigo 62 (PPM Obligatorios). Cdigo 152 (PPM Segunda Categora). Cdigo 70 (Talleres,Artes). Cdigo 66 (Vehculos). Cdigo 123 (Mineros).
Este informe es de carcter anual, por lo que la informacin desplegada corresponder al registro de los formularios procesados en el perodo (ao) actual, mostrando al final del informe un resumen de los pagos provisionales hechos durante el ao.
4.6.2.2.
Informes Analticos
En este mdulo, ud. podr obtener un informe que le mostrar los ingresos por cuenta, por concepto de ventas o de compras, mostrando como resultados el cdigo y descripcin de la cuenta, el tipo de documento, correlativo, rut, nmero de documento,glosa del documento y el monto del documento. Al final del informe ud. podr encontrar un resumen de los montos por cuenta y un total de los ingresos ( ya sea compra o venta).
162
Para la obtencin de este informe, ud. debera unicamente escoger la sucursal y el tipo de informe que desea obtener (Compras o Ventas). Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.
4.6.3.
4.6.3.1.
Procesos
Procesar Formulario 29
Mediante esta opcin, el sistema tomar todos los datos que ud. ha ingresado en los mdulos de Compras/Ventas y Retenciones, para procesarlos y reflejar la informacin obtenida en el formulario 29. La finalidad de este proceso, es que ud. no tenga que estar calculando los datos que deben incluir en el formulario 29 para la declaracin de su IVA. Debemos sealar, que aunque el sisteme genere los datos necesarios para la declaracin de su formulario 29, ud. podr revisar la informacin generada, modificar o agregar datos a los cdigos del formulario a declarar.
4.6.3.2.
Generacin Archivo Formulario 29
El proceso de generacin de archivo formulario 29 para envo a SII a travs de Internet, forma parte del men "Procesos", y ser el encargado de recopilar la informacin de la empresa y el perodo comercial seleccionado. Como informacin adicional a partir de JUNIO 2008, y a requerimiento del SII, se habilitan en el software nuevos cdigos: Lnea 2: Cdigo 714 y Cdigo 715 Lnea 3: Cdigo 720 Lnea 4: Cdigo 716 y Cdigo 717 Lnea 12: Cdigo 713 163
Lnea 28: Cdigo 718 Lnea 32: Cdigo 712 Se deber indicar la fecha de generacin, o asumir la fecha por defecto de Windows, posterior a esto, se deber especificar la ubicacin en que se crear el archivo. Por defecto, la ruta en que se crear el archivo ser "C:\Transtec\ContabW\AoMes" , dnde "AoMes" corresponde al ao y mes del formulario a generar.(Ej : "C:\Transtec\ContabW\200909", corresponde a los datos de Septiembre de 2009). El archivo generado, se nombrar "RRRRRRRR.TXT", donde "RRRRRRRR" corresponde al Rut del contribuyente. En caso de existir un archivo en la ruta especificada, con el mismo nombre, este ser renombrado como "RRRRRRRR.999", donde "999" corresponde al correlativo de archivos renombrados en una misma carpeta.
4.7.
4.7.1.
4.7.1.1.
Honorarios
Ingresos
Ingreso de Honorarios
Este mdulo tiene la finalidad de que ud. pueda ingresas de forma facil y veloz sus boletas de honorarios, y as, con est informacin, generar las declaraciones juradas y emitir los certificados de su empresa. Este mdulo se encuentra dividido en dos partes. En la primera parte, ud. deber escoger el tipo de boleta que ingresar (Honorarios o Servicios), luego deber escoger el rut del profesional. Previo a ello deber tener en cuenta si el documento
164
que registrar es del tipo electrnico deber tiquear la opcin Documento Electrnico. Una vez ingresado estos datos, ser necesario que ud. ingrese el nmero de boleta, el tipo de receptor (profesional o director), fecha de emisin y fecha de pago de la boleta (ser esta ltima la que deber corresponder al mes de proceso, y la que se ocupar para el libro de retenciones del mes). Posteriormente, ud. deber ingresar el monto bruto de la boleta, escoger la tasa y el sistema calcular automticamente los montos para la retencin y el monto lquido a pagar.
En la segunda parte de ste mdulo, ud. deber ingresar el detalle de las contra-cuentas a las que se imputar esta boleta. Si la cuenta escogida posee atributo de anlisis con control por rut, ser necesario que ud. adems especifique el rut correspondiente.
165
4.7.2.
4.7.2.1.
Informes
Libro de Retenciones
Mediante esta opcin ud. podr obtener el libro de retenciones de su empresa, para el mes seleccionado.
166
Ud, podr emitir un libro de retenciones Borrador u Oficial, y a la vez escoger los distintos criterios de ordenacin para el libro (por fecha, glosa o nmero de boleta. Adems, ud. podr incorporar en el libro las glosas respectivas de cada boleta (slo en la opci borrador). Si ud., ha escogido la opcin oficial, ser necesario que especifique el Folio Inicial para el libro. Impresin sobre Papel Foliado. Los libros oficiales se debern emitir de acuerdo a como se haya realizado la foliacin de libros. Formato Antiguo. Si se activa este casilla, quiere decir que va a emitir el libro oficial de acuerdo a la impresin de folios en donde era solamente impreso el representante legal en la primera hoja (la cual no deba ocuparse). Rep.Legal en todas las pginas. Esta opcin esta relacionada cuando la casilla anterior "Formato Antiguo" no est activada. Al no estar activada la casilla anterior, quiere decir que la impresin de folios se realiz de acuerdo a un formato distinto. Si la impresin de folios se realiz en un formato distinto al "Formato Antiguo", se deber activar la casilla "Rep.Legal en todas las pginas" si y slo si se realiz la impresin de folios con el representante legal en todas las hojas.
167
4.7.2.2.
Retenciones Anuales
Con esta opcin, ud. podr obtener un informe con los montos totales por concepto de retenciones a profesionales y los montos totales retenidos a Directores. Este informe es de carcter anual y mostrar un resumen para cada uno de los meses con los montos, y los montos actualizados, incluyendo una columna que mostr el factor de actualizacin utilizado para cada mes.
168
4.7.2.3.
Certificado de Retenciones
Mediante esta opcin, ud. podr obtener los certificados de honorarios para cada uno de sus trabajadores.
169
el formato del certificado, vara dependiendo del tipo de empresa que ud. est procesando.
Ud. deber ingresar la fecha de emisin del certificado y el Rut del profesional para el cul ud. desea la impresin del certificado. La opcin Todos permite obtener una impresin de los certificados de todos los trabajadores pertenecientes a la empresa. Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.
4.7.2.4.
Impresin Formulario 1879
Mediante esta opcin ud. podr arrojar a la impresora, el formulario 1879 para el ao que ud. este procesando actualmente (el cual se ha escogido en la pantalla principal).
170
Para comenzar, ud. deber ingresar la fecha en que ser impreso el formulario. Si es que existiese el registro de algn formulario impreso con anterioridad, deber escoger el tipo de declaracin que ud. realizar (Original o Rectificatoria). Una vez realizados los pasos anteriores, ud. ya est en condiciones de arrojar la impresin del formulario. Recuerde que debe revisar los datos del folio y rut para estar seguros de que no se cometern errores.
4.7.3.
4.7.3.1.
Procesos
Asignacin de Certificados
Esta opcin se utiliza para asignar un nmero de certificado especfico para cada uno de los profesionales o directores que haya tenido algun tipo de movimiento de retencin durante el perodo. Es importante que ud. realice este proceso previo a emitir la impresin de la declaracin (formulario 1879), o a generar el archivo para envo al SII, o la impresin de certificados.
4.7.3.2.
Generacin archivo formulario 1879 SII.
Mediante esta opcin ud. podr generar el archivo que podr enviar al SII para la declaracin jurada del ao que ud. este procesando actualmente (el cual se ha escogido en la pantalla principal).
171
Para comenzar, ud. deber ingresar la fecha en que ser impreso el formulario. Si es que existiese el registro de algn formulario impreso con anterioridad, deber escoger el tipo de declaracin que ud. realizar (Original o Rectificatoria). Una vez realizados los pasos anteriores, ud. ya est en condiciones de generar la declaracin. Recuerde que debe revisar los datos del folio y rut para estar seguros de que no se cometern errores.
4.7.3.3.
Centralizacin de Retenciones
Mediante este proceso, ud. podr contabilizar todas las boletas de honorarios y servicios que ud. haya procesado en el mes. Es importante sealar que el voucher generado corresponde al voucher de ingreso de las boletas de honorarios y servicios a la contabilidad, por lo que el pago de cada una de las boletas ud. lo deber realizar en el sistema de Contabilidad Windows cuando corresponda. Ud. tendra dos opciones a escoger, teniendo relacin ambas con la salida de la centralizacin. sta podra ser generada como un "Archivo de Traspaso", que podr ser capturado por otro sistema que acepte el formato con que es generado el voucher; y la segunda opcin corresponde a "Contabilizar" directamente el voucher en la contabilidad (sistema Contabilidad Windows). Aunque ambas opciones estn habilitadas, la opcin de contabilizar directamente.
172
5.
5.1.
5.1.1.
Opciones Especiales
Procesamiento Distribuido
Procesamiento Distribuido
El Procesamiento Distribuido permite consolidar en el sistema Contabilidad instalado en la Casa Matriz de la empresa, la informacin ingresada en los sistemas Contabilidad instalados en las Sucursales. El uso o no de Procesamiento Distribuido se define en la ficha Datos Contables del proceso de Creacin de la Empresa. Para que el sistema pueda manejar adecuadamente el Procesamiento Distribuido, se debe tener presente las siguientes consideraciones: Slo uno de los sistemas debe ser configurado como Casa Matriz Todos los sistemas deben tener configurada la Sucursal y habilitado el Procesamiento Distribuido. Todos los sistemas deben tener configurada una sucursal diferente. NO se debe cambiar la sucursal asignada, una vez que se haya registrado movimientos. El modo de operacin del Procesamiento Distribuido es el siguiente: Tanto la Casa Matriz como las Sucursales registran movimientos contables y de compra/venta, 173
en sus respectivos sistemas. Las Sucursales envan la informacin procesada a la Casa Matriz, donde se incorpora a las bases de datos que contienen los movimientos de la Casa Matriz. Debido a que la numeracin de los vouchers contables se puede repetir entre la Casa Matriz y las Sucursales, e incluso entre diferentes Sucursales, se debe ejecutar un proceso de Renumeracin de Vouchers. El proceso de Renumeracin de Vouchers crear una nueva numeracin de vouchers, llamada Correlativo General, a partir de un nmero indicado por el usuario, la cual mantendr el Correlativo Original como referencia. Para efectuar la Renumeracin de Vouchers, es requisito que el mes anterior se encuentre Bloqueado. Debido a que a partir de la incorporacin de la informacin de las Sucursales habr movimientos propios y de Sucursales, en el Ingreso de Vouchers, Ingreso de Compras y Ventas e Ingreso de Boletas de Venta se habilitar una lista de seleccin para indicar la sucursal de la cual se desea consultar los movimientos ingresados, y adems el nuevo Correlativo General. Si se indica una Sucursal distinta de la Casa Matriz, slo se podr consultar los movimientos y no ingresar, modificar o eliminar. La excepcin a esta regla es cuando se ha definido que no habr Procesamiento Distribuido, en cuyo caso el Ingreso de Compras y Ventas permitir el ingreso de documentos de Sucursales. A su vez, la impresin de Vouchers y Libros incorporarn el Correlativo General, y al Correlativo Original se le antepondr el cdigo de la Sucursal.
5.1.2.
Exportacin Arhivo de Intercambio
El proceso de Exportacin del Archivo de Intercambio consiste en generar el archivo con todos los movimientos del mes, para ser enviado a la Casa Matriz para su consolidacin. A este proceso se accede mediante la opcin Procesamiento Distribuido del men Procesos. Al generar el Archivo de Intercambio se procesar toda la informacin del mes seleccionado, referente a Vouchers, Compra/Venta y Boletas de Venta. Esta opcin slo se encuentra disponible en los sistemas configurados como Sucursal y con Procesamiento Distribuido, configuracin que se define en la ficha Datos Contables de la Creacin de la Empresa.
174
5.1.3.
Importacin Archivo de Intercambio
El proceso de Importacin del Archivo de Intercambio consiste en capturar el archivo con todos los movimientos del mes, enviado por las Sucursales para ser consolidado en la Casa Matriz. A este proceso se accede mediante la opcin Procesamiento Distribuido del men Procesos. Al capturar el Archivo de Intercambio se procesar toda la informacin del mes seleccionado, referente a Vouchers, Compra/Venta y Boletas de Venta. Esta opcin slo se encuentra disponible en los sistemas configurados como Casa Matriz y con Procesamiento Distribuido, configuracin que se define en la ficha Datos Contables de la Creacin de la Empresa.
175
5.1.4.
Renumeracin de Voucher
El proceso de Renumeracin de Voucher consiste en asignar un Correlativo nico, llamado Correlativo General, a todos los vouchers registrados en el sistema, el cual ser adicional al Correlativo Original utilizado en las Sucursales. A este proceso se accede mediante la opcin Procesamiento Distribuido del men Procesos. Para efectuar la Renumeracin de Vouchers, es requisito que el mes anterior se encuentre Bloqueado. Este proceso estar disponible slo cuando se haya habilitado el Procesamiento Distribuido en la ficha Datos Contables de la Creacin de la Empresa, y el sistema est configurado como Casa Matriz.
5.2.
5.2.1.
Importar y Exportar Archivos

Generacin Archivos Compras y Ventas S.I.I.
El proceso de generacin de archivos compras y ventas, permitir la preparacin de un archivo para el envio de informacin de todos los documentos de compras y ventas al servicio de impuestos internos.
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5.2.2.
Generacin Archivo de Traspaso
El proceso de generacin de archivos de traspaso, permitir la captura de archivos generados por Sucursales de Procesamiento Distribuido. Se debern especificar las carpetas en donde quedarn almacenados dichos archivos.
5.2.3.
Captura Movtos.Compras y Ventas
El proceso de captura movimientos de compras y ventas permitir alimentar el mdulo compras y ventas a travs de un archivo generado por otro sistema computacional. Este archivo debe ser generado bajo las especificaciones que necesita el sistema para que la captura se realice con xito.
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Consulte el Formato de Archivo de Captura para Documentos Compra/Venta Para ver el significado de los botones, consulte el tema Barra de Herramientas.
5.2.4.
Captura Movtos.Compras y Ventas D.O.S.
El proceso de captura movimientos de compras y ventas permitir alimentar el mdulo compras y ventas a travs de un archivo generado por el sistema Facturacin Integral u otro sistema computacional. En el caso en que este archivo sea generado por otro sistema computacional, ste debe ser generado bajo las especificaciones que necesita el sistema para que la captura se realice con xito.
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5.2.5.
Captura Pago Proveedores
El proceso de captura de pagos de proveedores tiene por objetivo recepcionar los vouchers de pago de proveedores que se encuentren en un archivo plano con Estructura de Formato de Voucher. La captura ser a travs de la indicacin de un voucher y la ubicacin en donde se encuentra el archivo.
5.2.6.
Captura Pago de Clientes
El proceso de captura de pagos de clientes tiene por objetivo recepcionar los vouchers de pago de clientes que se encuentren en un archivo plano con Estructura de Formato de Voucher. La captura ser a travs de la indicacin de un voucher y la ubicacin en donde se encuentra el archivo.
179
5.2.7.
Captura de Voucher
El proceso de Captura de Voucher tiene como objetivo permitir la captura de los voucher emitido a travs del sistema de contabilidad de DOS. Esta captura se produce a travs de un archivo de texto(sdf) y que el usuario debe proporcionarle la ruta y el archivo correspondiente. El proceso inicial corresponde a la validacin del archivo el que tiene un formato predefinido. Una vez validado el archivo, el sistema habilita dos botones, de encontrar errores en la validacin se habilita el botn "errores" el que permite visualizar la lista completa de errores del la validacin de lo contrario el segundo botn que se habilita es el de "procesar" que significa que no hay errores en la validacin y se dar inicio a la captura propiamente tal. La captura comprende los siguientes procesos: Actualizacin de los voucher. Actualizacin de los saldos del plan de cuentas. Actualizacin de los saldos de centro de resultado cuando corresponda.
Consulte el Formato de Archivo para Captura de Voucher
5.3.
5.3.1.
Generacin Formulario 3323

Configuracin
Este proceso permitir configurar donde se encuentran la declaraciones de Iva, la cual permitir posteriormente la captura de dichas declaraciones con la finalidad de poder efectuar una
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comparacin entre lo declarado por el Formulario 29 v/s Formulario 3323. El proceso de configuracin es slo posible para aquellos usuarios que hayan efectuado la declaracin de Iva a travs del Sistema Gestin Iva Windows o para aquellos usuarios que hayan efectuado sus declaraciones a travs del Sistema Formulario 29 Windows.
Si se han efectuado declaraciones a travs del Sistema Gestin Iva Windows deber marcar el casillero como lo indica la figura.
La siguiente figura le permitir indicar si el Sistema de Contabilidad Windows est compartiendo la misma base de datos con el Sistema Gestin Iva Windows. Si no estuviera compartida la base de datos, el casillero deber estar desmarcado para poder indicar la ruta donde se encuentran las declaraciones.
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Nota: Si estuviese compartiendo la misma base de datos deber marcar el casillero y automticamente se asignar la ruta donde se encuentran dichas declaraciones. La siguiente figura permitir indicar si las declaraciones de Iva se efectuaron a travs del Sistema Formulario 29 Windows; de ser as deber marcar el casillero como lo indica la figura e indicar la ruta donde se encuentran dichas declaraciones.
5.3.2.
Ingreso y Captura Declaraciones de IVA
El proceso de ingreso y/o captura de declaraciones, permitir el ingreso de dichas declaraciones para aquellas declaraciones que no fueron realizadas por los Sistema Gestin Iva Windows o Sistema Formulario 29 Windows, o capturar dichas declaraciones que fueron realizadas a travs de los sistemas anteriormente mencionados. Si en la configuracin indic que sus declaraciones las realiz a travs del Sistema Gestin Iva Windows y/o a travs del Sistema Formulario 29 Windows, este proceso le permitir capturar dichas declaraciones cuya finalidad es la de poder comparar con lo que se va a declarar a travs del Formulario 3323. La informacin que se va a capturar es la siguiente:
182
Lnea 12 Lnea 24 y 25 Lnea 7.
Al momento de capturar la informacin, este proceso rebajar de las lneas 24 y 25 todos los impuestos cuyo tratamiento corresponda al tipo Adicional Retenido ya que para el formulario 3323 estos impuestos se deben excluir.
5.3.3.
Informe Anual de Ivas de Compra y Ventas
Este proceso permitir emitir un informe con informacin resumida de todos los ivas tanto de
183
compra como de ventas agrupadas por cliente y/o proveedor.
184
5.3.4.
Archivo Declaracin Jurada Formulario 3323
A travs de esta opcin, el sistema permitir generar la declaracin jurada del formulario 3323 en un archivo. Un vez procesada la informacin el sistema efectuar una comparacin entre lo declarado en el formulario 29, cuya informacin fue ingresada y/o capturada en la opcin "Ingreso/Captura de declaraciones", y la informacin ingresada a travs del mdulo compras y ventas. De existir diferencias podr emitir un informe el que entregar informacin de manera comparativa entre los declarado por el Formulario 29 y lo procesado por el Formulario 3323. Una vez generada la declaracin Jurada del Formulario 3323, el archivo deber ser validado a travs de un Software que facilita el SII y que puede ser obtenido en la siguiente direccin del www.sii.cl/DJI/DJI02000.html.
Datos Principales. Referidos a Ao Comercial y Fecha de Generacin. Datos Ultima Generacin. Se refieren a Fecha, Tipo y Folio del archivo de Declaracin Jurada generado por ltima vez. Tipo de Declaracin. Se refiere a si la declaracin es original o rectificatoria. Folio. Es el nmero de folio asignado.
185
Declaracin Rectificada, Medio de Presentacin.
Esta opcin se habilitar en la medida en que el tipo de declaracin elegida sea la Rectificatoria. En dicho caso, el usuario podr elegir el medio de presentacin de la declaracin, el cual puede ser en Formulario o por Archivo. En caso de ser por formulario, deber completarse el campo de folio. En el caso del campo R.U.T., ste aparece automticamente al haber seleccionado la empresa previamente. Nota: Actualmente el SII no tiene considerado declaraciones a travs de formularios. Por ltimo, una vez completados los datos correctamente, podr generar el archivo.
6.
6.1.
6.1.1.
Anexos
Impresin en Modo Texto
Impresin en Modo Texto
Esta opcin permite seleccionar el modo de impresin segn la necesidad del usuario, la cual puede ser en: 1) Modo Grfico, que entrega una impresin de mayor calidad por medio de impresoras lser e inyeccin de tinta, por ejemplo. 2) Modo Texto, que entrega una mayor rapidez en la impresin pero disminuyendo su calidad, como por ejemplo impresoras de matriz de punto Okidata ML 320, ML 321, Panasonic, etc..
186
Funcionamiento General Impresora a utilizar: Permite seleccionar la impresora que se utilizar para la emisin de los reportes. Las impresoras que aparecern en esta lista con todas aquellas que tenga instaladas en su PC.
Modo de impresin: Esta opcin permite seleccionar el modo en que sern impresos los reportes, pudiendo ser: Grfico: Permite imprimir los reportes en modo grfico. Texto: Permite imprimir los reportes en modo texto.
Guardar: Permite guardar la configuracin del modo de impresin para la posterior emisin de los informes del sistema.
Ayuda: Permite visualizar esta ayuda..
Salir: Permite salir del formulario de configuracin del modo de impresin.
6.2.
6.2.1.
Formatos de Archivos
Formato Archivo Compra/Venta
ESTRUCTURA ARCHIVO DOCUMENTOS COMPRA/VENTA PARA IMPORTACION(CAPTURA) DESDE CONTABILIDAD
El archivo SDF que se genera debe tener un nombre con extensin ".TRA" Un archivo SDF, es un archivo de texto ASCII, en el cual los registros tienen una longitud fija y
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terminan con un retorno de carro y un avance de lnea. Los campos no estn delimitados por caracter alguno. Los campos numricos se rellenan con blancos (si no se debe informar) o ceros a la izquierda (para completar), y los campos de tipo Carcter se rellenan con blancos a la derecha. Cada documento informado en el archivo deber estar compuesto (secuencialmente) por: 1 Lnea Tipo Registro 1 (Encabezado) N Lneas Tipo Registro 2 (Impuestos) (0 si documento es exento, al menos 1 si es afecto) N Lneas Tipo Registro 3 (Detalle)
Estructura de Archivo de documentos Compra/Venta Registro Tipo 1 (Encabezado) : Registro Tipo 2 (Impuestos) : Corresponde al encabezado del documento cpa/vta. Registro que contiene detalle de los impuestos asociados al documento.
Registro Tipo 3 (Detalle de cuentas) : Corresponde al detalle de las contracuentas (cuentas contables) asociadas al documento de cpa/vta. *** Para cada lnea, debe informar los datos asociados al tipo de registro. Si no corresponde informar algn dato, complete con Ceros (0) o Blancos segn corresponda.
188
189
6.2.2.
Formato Archivo Voucher

ESTRUCTURA ARCHIVO VOUCHER PARA IMPORTACION(CAPTURA) DESDE CONTABILIDAD
El archivo SDF que se genera debe tener un nombre con extensin ".VOU" Un archivo SDF, es un archivo de texto ASCII, en el cual los registros tienen una longitud fija y terminan con un retorno de carro y un avance de lnea. Los campos no estn delimitados por caracter alguno. Los campos numricos se rellenan con blancos o ceros a la izquierda, y los campos de tipo Carcter se rellenan con blancos a la derecha.
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Cada voucher informado en el archivo deber estar compuesto (secuencialmente) por: 1 Lnea Tipo Registro 0 (Encabezado) N Lneas Tipo Registro 1 (Detalle) 1 Lnea Tipo Registro 2 (Resumen)
Estructura de Archivo de Voucher Registro Tipo 0 (Encabezado) : Corresponde al encabezado del Voucher y contiene informacin relativa al proceso de captura que se est realizando.
Registro Tipo 1 (Detalle de cuentas) : Corresponde al detalle de los conceptos involucrados en el voucher a ser capturado. Registro Tipo 2 (Resumen) : Registro que contiene el resumen del Voucher contenido en el archivo SDF a ser capturado.
Estructura Registro Tipo 0 (Encabezado)
Estructura Registro Tipo 1 (Detalle de Cuentas)
191
192
193
Estructura Registro Tipo 2 (Resumen)
194
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195

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Manual de Operacin Sistema Contabilidad Windows

Bloqueo y Desbloqueo de mes. Formulario 29 Formulario 1879 (Honorarios)

Configuracin del Sistema

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Mantencin Clientes y Proveedores

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Creacin Plan de Cuentas

Creacin Centros de Resultados

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Configuracin Compras y Ventas

Configuracin Estados de Resultados

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U.T.M Factor de Actualizacin

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Remanente de crdito fiscal

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Creacin Voucher Tipo

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Creacin Tipos de Documentos

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Insertando las Etiquetas

Configurando las Etiquetas

se encuentra en el extremo superior:

En la lista de propiedades se encuentran las siguientes:

Abrir y Eliminar un Modelo Guardado

Ingreso de Compras y Ventas

para ser modificado por el usuario.

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Ingreso de Boletas de Ventas

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Ingreso de Detalle de Inventario

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Indicacin del Voucher de Apertura

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Bloqueo y Desbloqueo de Mes

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4.2.9.1.1. Estado de Resultados

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4.2.9.1.2. Balance 8 Columnas

4.2.9.1.3. Balance Clasificado

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4.2.9.1.4. Libro Diario

4.2.9.1.5. Libro Mayor

4.2.9.1.6. Estados de Resultados Comparativos

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4.2.9.1.7. Libro Inventario Balance

4.2.9.1.8. Libro de Compras

4.2.9.1.9. Resumen de IVA Consolidado

4.2.9.1.10. Libro de Ventas

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