C s os ctto uc du od ro Pr eP de od go og llo att Ca

C/ Marie Curie, s/n 41092 Sevilla Tel.: 954 46 70 46 Fax: 954 46 24 91

Sistemas de Informacin Geogrficos SAP: Ministerios y Com. Autnomas

TTULO: SAP SECTOR PUBLICO : MINISTERIOS DE MEDIO AMBIENTE PROYECTO SENDA Clientes: Tipo de trabajo: Emplazamiento: Fecha de terminacin: Director: P.E.C. de la Obra (IVA incl.) Importe Contrato (IVA incl.) MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE IMPLANTACION MY SAP.COM (MODULOS PS; WF Y GD) MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE 31/12/02 PASCUAL VILLATE 600.000 600.000 Como se puede ver en la figura, todo sistema SAP R/3 esta conformado por una serie de aplicaciones, componentes o mdulos, cuyo objetivo primordial es permitir a cualquier compaa, independientemente de su tamao o sector, el poder soportar todos y cada uno de los procesos de negocio que se generan interna y externamente. Los mdulos que componen todo sistema SAP R/3 son: 1: rea Financiera: FI: Gestin Financiera. CO: Controlling. EC: Controlling Empresarial. TR: Tesorera. IM: Gestin de Inversiones. PS: Gestin de Proyectos.

Descripcin SAP: SAP R/3 se trata de un paquete de software de aplicaciones estndar, que puede configurarse en mltiples reas de negocio, y que se adapta a las necesidades especficas de cada empresa permitindole llevar a cabo una gestin eficaz de sus procesos empresariales (E.R.P.). Con el fin de dar soporte a estas necesidades, SAP R/3 se caracteriza por el gran nmero de procesos y funciones empresariales que incorpora, pero adems, por dejar cabida a nuevas funcionalidades y mejoras a la vez que ofrece la necesaria flexibilidad para adaptarse a los cambios y evoluciones de las empresas. La extensa funcionalidad de los sistemas R/3 est basada en el concepto de proceso de negocio. Para SAP un proceso de negocio es una cadena funcional, conformada por la consecucin lgica de prcticas empresariales dentro de una compaa. Lgicamente, todo proceso de negocio trasciende ms all de los lmites departamentales tpicos de una compaa, y por lo tanto, necesita de un soporte informtico adecuado, para que la informacin sobre el estado actual de la compaa en todas sus reas, sea real, y est al alcance de todos aquellos que la necesiten a la hora de tomar decisiones claves sobre su negocio. Adems de lo recientemente comentado, todo sistema SAP R/3 se caracteriza a grandes rasgos por lo siguiente:
In te g r a c i n e n tie m p o re a l E x te n s a fu n c io n a lid a d

2: rea Logstica General: SD: Ventas y Distribucin. MM: Compras, almacenes y gestin de materiales. 3: rea de Logstica Industrial: PP: Planificacin de la Produccin. QM: Gestin de la Calidad. PM: Gestin y Mantenimiento de Planta.

C Co om me erc rcia iall

SD

G t i n Ge es sti ti n f fin fin ina an nc cie iera ra

FI

M t e ria Ma ate te riale les s

MM

A b ie r to y rto fle x ib le A r q u ite c tu ra C lie n te /S e r v id o r rv

P P ro ro d du uc cc c i i n n

PP

C Ca alid lid a ad d

QM

C lie n t/ ver t/S t/ S e r rv

P PM M

R /3

C tro Co on nt tro ro llin lling g T Te es so o re rera ra

CO

TR

A r q u ite c tu r a m o d u la r N e u tra lid a d s e c to r ia l ria

4: rea Recursos Humanos: PA: Nomina y Administracin de Personal. PD: Planificacin y Desarrollo de Personal.

M t en to Ma an nte te nim im ie ien nt to o

A B A P /4

P t os Pro ro y ye ec cto to s

PS

R Re ec cu urs rso os s h hu um ma an no os s

HR

S So o lu luc cio io n ne es s s to se ec ct to o ria riale les s

IS

W flo Wo o rk rkf flo lo w w

WF

M o d e lo d e g e s ti n e m p r e s a ria l

A ab ilid aa dl Mp ulic ltin ac io n In te r n a c io n a l

1/6

C s os ctto uc du od ro Pr eP de od go og llo att Ca

C/ Marie Curie, s/n 41092 Sevilla Tel.: 954 46 70 46 Fax: 954 46 24 91

Sistemas de Informacin Geogrficos SAP: Ministerios y Com. Autnomas

Metodologa Implementacin:
A partir de este Catlogo de Funciones se definen las Necesidades de Negocio de la empresa para cada uno de los puntos y las soluciones en el Sistema SAP R/3, con un pequeo ejemplo, para su validacin por parte de los Usuarios Clave. En esta validacin se realiza un anlisis de cobertura de las necesidades de negocio definidas en la Fase anterior. En caso de que la cobertura no sea suficiente, se definen las posibles ampliaciones del Sistema Standard. Adicionalmente se definen las posibles interfaces y cargas de datos, as como los posibles cambios organizativos que conlleva la implantacin de las soluciones.

Se sigue la metodologa ASAP para la implantacin de los proyectos SAP. La metodologa ASAP consta de las siguientes etapas :

FASE 1: Preparacin del Proyecto.

En esta fase se realizan todas las labores previas al inicio del proyecto. Preparacin entorno de trabajo. Sala de proyecto, ordenadores, impresoras. Instalacin de SAP. Organizacin del proyecto : definir el equipo de proyecto del cliente. Responsables de rea y usuarios clave. Plan de formacin de usuarios : definir quin recibir la formacin.

FASE 3: Realizacin del Sistema.

En esta fase se definen en primer lugar los Procesos de Negocio ms relevantes, como combinacin de funciones del Catlogo de Funciones, para realizar un prototipo a presentar al Comit de Direccin. Este prototipo, en el caso de nminas, se traduce en la ejecucin de una nmina paralela un mes antes del arranque definitivo. Tras la validacin por parte del Comit de Direccin se inicia la configuracin definitiva, incluyendo interfaces, perfiles de usuarios, formularios, etc.

FASE 2: Definicin Funcional.

Esta fase se inicia realizando las siguientes actividades : Definicin de los procesos y procedimientos de la empresa y de la estructura organizativa de la misma. Formacin inicial a los usuarios en las funciones que realiza SAP.

FASE 4: Preparacin Final.

En esta fase se engloban todas las tareas preparatorias de la puesta en explotacin: Transportes al entorno de explotacin, Tests de integracin, Formacin de usuarios finales, etc.

FASE 5: Puesta en Marcha & Soporte

En esta fase se incluyen las tareas de preparacin de un hot-line interno, as como la resolucin de los inevitables problemas que cualquier nuevo Sistema de Informacin presenta al inicio.

Los procesos objeto de la implantacin actual se traducen a SAP obtenindose el Catlogo de funciones a utilizar. Para los procesos futuros, que no son objeto de esta primera implantacin, se realiza una estimacin tcnico-econmica para su futura puesta en marcha.

Proyectos:

2/6

C s os ctto uc du od ro Pr eP de od go og llo att Ca

C/ Marie Curie, s/n 41092 Sevilla Tel.: 954 46 70 46 Fax: 954 46 24 91

Sistemas de Informacin Geogrficos SAP: Ministerios y Com. Autnomas

la ruta determinada y las decisiones del usuario, basndose en las funcionalidades ofrecidas por el Work Flow de SAP. El expediente aglutinar todos los datos relativos a la ejecucin de la actuacin correspondiente que se encuentren en el sistema, tanto a nivel de proceso y trmites realizados, cmo de usuarios responsables y documentacin asociada. Los distintos trmites del proceso administrativo actualizarn los datos y estados de la actuacin y adicionalmente se comunicarn con los sistemas contables externos, mediante interface, cada vez que sea necesaria una operacin contable. Es importante sealar que si con posterioridad se decide realizar la gestin presupuestaria y contable dentro del sistema SAP, el gestor de expedientes permitir la integracin entre la ejecucin de actuaciones y la generacin de los documentos contables asociados, as como el control de disponibilidad del presupuesto.

El esquema funcional de la Solucin a las necesidades planteadas por el Ministerio de Medio Ambiente, se basa principalmente en los mdulos de Gestin de Proyectos (PS) y Gestin de Expedientes (GD) de SAP. Mediante la combinacin e integracin de estos dos mdulos, se consigue realizar la Planificacin y seguimiento de actuaciones as como automatizar y optimizar los procedimientos administrativos asociados a la gestin de actuaciones. La solucin propuesta se representa en el siguiente esquema :
IM
Gran Proyecto 1

Inversiones
- Datos Maestros - Planificacin

Gran Proyecto n

PS

Actuacin 1.1

- Datos Maestros - Planificacin

Actuacin N.1

Actuacin 1.2
Contrato 1.N.1

Actuacin 1.N
Contrato 1.N.2

Actualizacin de Datos

Circuito I

Circuito III Circuito II

Gestor Expedientes

El mdulo de Inversiones (IM) permite el mantenimiento y planificacin de las Grandes lneas de inversin del Ministerio de Medio Ambiente que se concretarn posteriormente en las actuaciones necesarias a desarrollar en el tiempo para cumplir el objeto de la inversin. Las actuaciones se representan mediante Proyectos del mdulo PS, que dependen jerrquicamente de las Grandes Lneas de Inversin. Dentro de cada actuacin es posible diferenciar entre cada uno de los contratos relacionados con sta (proyecto, obra, modificados, ...) mediante la versatilidad que ofrece el mdulo para la representacin de datos maestros interrelacionados. A cada actuacin (y sus contratos asociados) se le puede asignar un circuito de tramitacin determinado dentro del Gestor de Expedientes, de forma que se ejecuten los procedimientos administrativos asociados a la actuacin, segn

Sistemas Econmico Financieros Externos GEC / Gestin Contable

Interfaces Sistemas Externos

Modulo de Proyectos de SAP R/3 (PS)

3/6

C s os ctto uc du od ro Pr eP de od go og llo att Ca

C/ Marie Curie, s/n 41092 Sevilla Tel.: 954 46 70 46 Fax: 954 46 24 91

Sistemas de Informacin Geogrficos SAP: Ministerios y Com. Autnomas

La implantacin del nuevo sistema de Gestin de Expedientes aportar una serie de funcionalidades y herramientas de gestin inexistentes en la actualidad, mediante las cuales se conseguir una mejora en la ejecucin y automatizacin de los procesos actuales y un sistema de informacin homogneo y unificado. Permitir la definicin, tramitacin y seguimiento de los diferentes procesos administrativos actuales y la inclusin de futuros procesos fuera del alcance actual del proyecto. El producto est basado en la herramienta estndar SAP Business Workflow. A esta herramienta estndar se le han aadido una serie de funcionalidades complementarias para adaptarla a las necesidades de la Gestin de Expedientes de las Administraciones Pblicas y darle al producto una orientacin parametrizable destinada al usuario final. Las funcionalidades que se han desarrollado junto con las estndares permiten: Automatizacin de tareas rutinarias Control automatizado de los plazos Asignacin automtica de tareas al usuario responsable Incorporacin de documentos externos. Elaboracin de documentos a partir de plantilla en el propio sistema SAP R/3 o integrndose con aplicaciones ofimticas. Integracin con el Sistema Econmico Financiero SAP R/3. Actualizacin directa de otros mdulos del sistema. Integracin con sistemas corporativos, Registro de Entrada / salida, Archivos documentales, productos ofimticas. Registro de todos los eventos para posterior auditoria. Explotacin estadstica de la Informacin.

Las distintas actuaciones se introducirn en el sistema aprovechando las estructuras que facilita el mdulo de PS ( Jerarqua de elementos PEP ). Estas actuaciones podrn ser asociadas a distintos programas de inversin ( IM ) para recoger la fase de Planificacin-Programacin. Dentro de esta jerarqua el nivel superior corresponder a las uniones de actuaciones y el segundo nivel a cada uno de los contratos relacionados con la actuacin ( proyecto, obra, modificados, complementarios...) La codificacin de las actuaciones y contratos admitir los cdigos generados por el sistema de codificacin. Con esta estructura se pueden planificar fechas y costes para cada uno de los elementos de la misma ( actuaciones, contratos,...)

Todos los documentos que se generen durante la tramitacin pueden ser anexados a la actuacin. Estos documentos pueden ser generados desde SAP. Los documentos tambin tienen circuitos de aprobacin y se puede tratar su tramitacin con tecnologa workflow.

Modulo de Gestin de Expedientes SAP R/3 (GD)

El mdulo contempla tres submdulos:

Definicin de Rutas

Gestor Expedientes
Control Gestin Tramitacin

Rutas de tramitacin que seguirn los expedientes, a travs del modelo de datos del Gestor de Expedientes es posible definir cada uno de los circuitos posibles aplicables a cada tipo de expediente, as como los trmites que componen los circuitos, el plazo en se deben tramitar, el usuario encargado de realizar el trmite y sus documentos asociados.
4/6

C s os ctto uc du od ro Pr eP de od go og llo att Ca

C/ Marie Curie, s/n 41092 Sevilla Tel.: 954 46 70 46 Fax: 954 46 24 91

Sistemas de Informacin Geogrficos SAP: Ministerios y Com. Autnomas

Esta definicin es flexible y permite la reutilizacin de los componentes de la ruta.

Iniciar los expedientes, almacenar sus datos bsicos y gestionar la tramitacin del expediente,el Gestor de Expedientes cuenta con un distribuidor de tareas (workflow), capaz de seleccionar la tarea a ejecutar siguiendo la ruta de un circuito y enviarla al usuario responsable de su tramitacin. Este distribuidor de tareas se desencadena una vez efectuada la Apertura del expediente. Control de la gestin de los datos de los expedientes, este mdulo permite realizar el seguimiento de los expedientes ofreciendo toda la informacin relativa a la vida de cada expediente, desde su inicio hasta su final, pudiendo en cualquier momento consultar su situacin actual, los trmites efectuados, los pendientes, las fechas de realizacin, los plazos, prioridades, los importes econmicos asociados, etc, segn diferentes criterios como tipos de expediente, departamento, usuario,..

El workflow de SAP se dispara por eventos ( creacin de expediente, cambio de estatus o de fase de tramitacin, aprobacin de documentos,...). La definicin de los circuitos admite : Tareas. Condicin simple - mltiple. Generacin - espera de eventos. Operaciones de control de proceso y conteiner. Decisin de usuario. Bucles de condicin. Secciones paralelas. Lanzamiento de mails de informacin al trmino de cada tarea. Posibilidad de crear anexos que viajen con workflow para facilitar la toma de decisiones. Se pueden programar las tareas y definir acciones en caso de no ser ejecutadas en el periodo previsto. Los flujos ( work-items ) llegan a la oficina de SAP. Cuando un usuario va a ejecutarlo siempre tiene disponible la informacin del objeto que lo lanz, es decir, todos los datos y documentos asociados hasta el momento al expediente, de forma que tenga toda la informacin necesaria para las tomas de decisiones.

Modulo de Workflow
La tecnologa workflow de SAP presenta la flexibilidad necesaria para adaptarse a los distintos cambios. La estructura organizativa permite definir las tareas a realizar a nivel de usuario, posicin y funcin, asignando turnos y periodos de validez para cada puesto de la estructura.
5/6

C s os ctto uc du od ro Pr eP de od go og llo att Ca

C/ Marie Curie, s/n 41092 Sevilla Tel.: 954 46 70 46 Fax: 954 46 24 91

Sistemas de Informacin Geogrficos SAP: Ministerios y Com. Autnomas

herramientas contempladas en el Entorno de Desarrollo (ABAP) proporcionado por SAP. Usuarios de Sistema Bsico: Todos los usuarios nominales, con independencia de su tipo, son usuarios funcionales del sistema bsico y deben ser licenciados como tales.

Entorno Tecnolgico:

SAP R/3, un sistema abierto , que soporta todas estas posibilidades:

En el sistema bsico de SAP R/3 (BC) estn incluidos el monitor de transacciones, el diccionario de datos, el modelo de datos, los modelos de procesos, el Workflow, E-Mail, la ofimtica del sistema, el runtime de la base de datos elegida (cuando corresponda). As como todas aquellas herramientas de la base de datos que son precisas para operar con el sistema R/3. Adicionalmente al software licenciado SAP proporciona, a los clientes que as lo deseen, la Base de Datos necesaria para soportar dicho software. De este modo, SAP garantiza a sus clientes que el software licenciado correr sobre la Base de Datos apropiada, siendo responsabilidad de SAP el mantenimiento de sta ltima.

Sistema abierto ( en particular NT+ Oracle ). Arquitectura Cliente + servidor. Sistema sencillo de navegacin y con la generacin de productos mysap.com, directamente accesible desde Internet o intranet. Gestin de sistema de autorizaciones por perfiles de usuarios.

SAP Espaa licencia su software por Usuario Nominal, entendiendo por tal, aqul individuo autorizado por el cliente para acceder al software licenciado (empleado, empleado de terceras partes colaboradoras, empleado de empresas afiliadas al licenciatario.) Dentro de la categora genrica de Usuario Nominal, el cliente podr licenciar sus usuarios de entre alguna de las siguientes categoras: Usuarios Operacionales (Op): Usuarios nominales autorizados a acceder al software licenciado para ejecutar, crear, leer, actualizar y borrar transacciones del software de SAP. Usuarios de Informacin: Usuarios nominales autorizados solamente a visualizar transacciones de SAP. Usuarios de Desarrollo (DW): Usuarios nominales que permiten la utilizacin de las

SAP no slo pone en manos de sus clientes la ltima tecnologa orientada a dar soluciones a sus problemas de negocio, sino que pone en sus manos un conjunto de servicios que permite al cliente tener una informacin detallada de las incidencias no solo que SAP comunica, sino aquellas que reportan otros clientes o Partners sobre todos los mdulos, soluciones o plataformas que componen la solucin SAP. Permitiendo al usuario realizar modificaciones del cdigo ya sea en los lugares previstos para ello (User-Exits) o modificando el cdigo bajo las premisas que SAP propone.
6/6

C s os ctto uc du od ro Pr eP de od go og llo att Ca

C/ Marie Curie, s/n 41092 Sevilla Tel.: 954 46 70 46 Fax: 954 46 24 91

Sistemas de Informacin Geogrficos SAP: Ministerios y Com. Autnomas

7/6