OBJETIVO DE LA UNIDAD

Al finalizar el estudio de esta unidad, el participante estar en capacidad de: Compartir y combinar Libros. Aplicar las funciones vistas en la unidad para realizar clculos avanzados.

UNIDAD 2

UTILIZANDO FRMULAS AVANZADAS

2.1 Combinar y Compartir Libros

Un libro compartido permite que varias personas lo modifiquen simultneamente. Resulta especialmente til para administrar listas que cambian con frecuencia.

El autor original del libro lo prepara para compartirlo escribiendo los datos que deben estar presentes y aplicndoles formato. El libro se guarda como compartido y se coloca en una ubicacin de la red (no en un servidor Web) disponible para todos sus usuarios. Tenga en cuenta las funciones no disponibles, dado que algunas funciones de Microsoft Excel se pueden ver o utilizar pero no cambiar una vez que el libro est compartido, es preciso definirlas antes de compartir el libro. Las siguientes funciones no se pueden modificar despus de compartir el libro: celdas combinadas, formatos condicionales, validacin de datos, grficos, imgenes, objetos (incluidos los de dibujo), hipervnculos, escenarios, esquemas, subtotales, tablas de datos, informes de tabla dinmica, proteccin de libros y de hojas de clculo, y macros. Defina la configuracin que afecta a todos los usuarios Cuando se comparte el libro, es posible personalizar algunas funciones compartidas. Por ejemplo, puede decidir si desea controlar los cambios durante los 30 das predeterminados o durante un perodo de tiempo mayor o menor.
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2.1.1 Compartir un Libro

Cree un libro que desea que est disponible para que lo modifiquen varios usuarios y escriba los datos que desee proporcionar. Si desea incluir cualquiera de las siguientes caractersticas, agrguelas antes de compartir el libro: celdas combinadas, formatos condicionales, validacin de datos, grficos, imgenes, objetos (incluidos los de dibujo), hipervnculos, escenarios, esquemas, subtotales, tablas de datos, informes de tabla dinmica, proteccin de libros y hojas de clculo, y macros. No podr realizar cambios en estas caractersticas una vez que comparta el libro. En el men Herramientas, elija Compartir libro En la ficha Modificacin, active la casilla de verificacin Permitir la modificacin por varios usuarios a la vez y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

Cuando se solicite, guarde el libro. En el men Archivo, haga clic en Guardar como y guarde el libro compartido en una ubicacin de red a la que otros usuarios puedan tener acceso. Utilice una carpeta de red compartida, no un servidor Web.
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2.1.2 Trabajar en una copia de un libro Compartido

Cree una copia del libro compartido (use un nombre que sugiera que es una copia del libro original, por ejemplo: Si el original se llama Planilla, la copia puede llamarse Planilla Sergio). Trabaje normalmente

2.1.2 Combinar Libros

Asegrese de que la(s) copia(s) del libro compartido que desea combinar est(n) almacenada(s) en la misma carpeta. Para ello, debe dar a cada copia un nombre diferente. Abra la copia en la que desea combinar los cambios. En este ejemplo usaremos el archivo Balance.

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 En el men Herramientas, haga clic en Comparar y combinar libros. Si se solicita, guarde el libro. En el cuadro de dilogo Seleccione archivos para combinar en el libro actual, haga clic en una copia que tenga cambios para combinar y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Para combinar ms de una copia a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL o MAYS mientras hace clic en los nombres de archivo y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

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 Los cambios se realizarn, si desea ver los cambios realizados, de un clic en Herramientas, seleccione Control de Cambios y de un clic en Resaltar cambios, las celdas con cambios tienen una pequea marca en la esquina superior izquierda, al colocar el puntero del Mouse sobre una de las celdas modificadas, se muestra un comentario especificando el cambio realizado, As:

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2.2 Funcin SUMAR.SI

Esta funcin suma las celdas en el rango especificado que coinciden con el argumento criterio. Sintaxis: SUMAR.SI(rango;criterio; rango_suma) Rango: es el rango de celdas que desea evaluar.

Criterio: es el criterio puede ser un nmero una expresin o texto, que determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 60, "60" ">60", "naranjas". Rango_suma: son las celdas que se van a sumar. Observaciones: Las celdas contenidas en rango_suma se suman slo si las celdas correspondientes del rango coinciden con el criterio. Si rango_suma se omite, se suman las celdas contenidas en el argumento rango. Ejemplo: Sumaremos las comisiones para los valores de propiedad superiores a 160,000, As:

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Para obtener el resultado, podemos editar la funcin directamente sobre la celda en la que deseamos el resultado (colocando antes del nombre de la funcin el signo =) podemos dar clic en el botn fx que se encuentra en la barra de edicin de frmula, buscar la frmula e ingresar los datos necesarios. As:

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2.3 Funcin CONTAR.SI

Esta funcin cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y que cumplen con el criterio especificado. Sintaxis: CONTAR.SI(rango;criterio) Rango: es el rango dentro del cual desea contar las celdas. Criterio: es el criterio en forma de nmero, expresin, referencia a celda o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 60, "60", ">60", "aprobado" o B4. Ejemplo: Contaremos el total de alumnos aprobados de un listado, podemos editar la funcin directamente sobre la celda en la que deseamos el resultado (colocando antes del nombre de la funcin el signo =) podemos dar clic en el botn fx que se encuentra en la barra de edicin de frmula.

Colocamos en Rango, el rango en donde se encuentra el resultado de los alumnos(aprobados reprobados), en el cuadro Criterio, colocamos la condicin que se debe cumplir para hacer la suma, en este caso es la palabra Aprobado y damos un clic en aceptar.

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El resultado de la funcin es 4, ya que hay 4 alumnos aprobados.

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2.4 Funcin SI
Esta funcin Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas. Sintaxis: SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Prueba_lgica: es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresin se evala como VERDADERO. De lo contrario, la expresin se evala como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparacin. Valor_si_verdadero: es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lgica se evala como VERDADERO, la funcin SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lgica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero est en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lgico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra frmula. Valor_si_falso: es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lgica se evala como FALSO, la funcin SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lgica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, despus de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lgico FALSO. Si prueba_lgica es FALSO y valor_si_falso est en blanco (es decir, despus de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el parntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra frmula.

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Observaciones Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas ms elaboradas. Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalan, la funcin SI devuelve el valor devuelto por la ejecucin de las instrucciones. Ejemplo: Si la nota final de un alumno es mayor o igual a 60 estar aprobado, de lo contrario, Reprobado. As:

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2.5 Funcin BUSCARV

Esta funcin compara el valor de bsqueda con la columna especificada de la lista y luego devuelve un valor asociado en la misma fila. La V de BUSCARV significa vertical. Utilice BUSCARV cuando los valores de comparacin estn ubicados en una columna a la izquierda de los datos que desee encontrar. Sintaxis:
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columna; ordenado)

Valor_buscado: es el valor que se busca en la columna que se especifica de la tabla. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. Matriz_buscar_en: es una tabla de informacin rango de datos en los que se busca el dato especificado en Valor_buscado. Utilice una referencia a un rango o el nombre de un rango. Indicador_columnas: es el nmero de columna en matriz_buscar_en desde el cual debe devolverse el valor coincidente. Si indicador_ columna es 1, devuelve el valor de la primera columna en matriz_buscar_en; si indicador_ columna es 2, devuelve el valor de la segunda columna en matriz_buscar_en y as sucesivamente. Si indicador_ columna es menor que 1, BUSCARV devuelve el valor de error #VALOR!; si indicador_ columna es mayor que el nmero de columnas en matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de error #REF!. Ordenado: es un valor lgico que especifica si BUSCARV debe localizar una coincidencia exacta o aproximada. Si es VERDADERO o se omite, devolver una coincidencia aproximada. Es decir, si no encuentra ninguna coincidencia exacta, devolver el siguiente valor mayor inferior a valor_buscado. Si es FALSO, BUSCARV encontrar una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolver el valor de error #N/A.

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Si ordenado es VERDADERO, los valores de la columna de matriz_buscar_en deben colocarse en orden ascendente: ...-2, -1, 0, 1, 2,... , A-Z, FALSO, VERDADERO; si no se encontrara el dato exacto, BUSCARV devuelve un dato aproximado. Si ordenado es FALSO, BUSCARV devuelve el valor exacto. Si ordenado es FALSO, no es necesario ordenar matriz_buscar_en. El texto en maysculas y en minsculas es equivalente.

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2.6 Funcin CONCATENAR

Esta funcin concatena argumentos de texto. Sintaxis: CONCATENAR (texto1;texto2; ...) Texto1, texto2, ... son de 1 a 30 elementos de texto que se unirn en un elemento de texto nico. Los elementos de texto pueden ser cadenas de texto, nmeros o referencias a celdas nicas. Observaciones Puede utilizar el operador "&" en lugar de CONCATENAR para unir elementos de texto. Ejemplo: Tenemos una columna con nombres y otra con apellidos, uniremos ambas columnas en una tercera columna denominada Nombre Completo, As:

Observe que entre la referencia de la celda A2 y B2 hay un espacio en blanco entre comillas, se puede agregar texto en cualquier parte (al inicio, en medio o al final) siempre y cuando est entre comillas y separado por comas.

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ACTIVIDAD
ACTIVIDAD No. 2
Abra un nuevo libro. Genere una base de datos que contenga las columnas: Nombre, Apellido, Puesto y Sueldo(incluya 2 ms secretarias), que contenga los datos de 10 personas. A la columna sueldos ingrese valores que estn en el rango entre 2000 y 5000. Aplique formato de moneda, renombre la hoja como Planilla Agregue al final de la tabla una columna con ttulo Nombre Completo y concatene las columnas Nombre y Apellido. Debajo de la tabla cuente el total de secretarias, rotule el resultado. Sume los salarios si el puesto es Secretaria. En la hoja 2, coloque la funcin que considere para que al teclear los apellidos del empleado en una columna se visualice el Puesto y en otra el Sueldo. Guarde el archivo con nombre Ejercicio Unidad 2 .

RESUMEN
RESUMEN:
En esta unidad usted aprendi a: Compartir y combinar libros. Utilizar el cuadro Insertar funcin para editar una funcin Editar directamente sobre la celda la funcin, sabiendo la sintaxis de la funcin a utilizar. Utilizar frmulas avanzadas para manipular informacin de forma eficiente.

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