Gestin de mantenimiento.

Consiste en coordinar, dirigir y organizar los recursos materiales, humanos y flujos de informacin destinados al correcto funcionamiento, reparacin y prolongacin de la vida de los equipos disponibles (mantenimiento), para que adems de lograr el buen funcionamiento en las labores propias de mantenimiento se consiga una contencin del gasto y la optimizacin de costes. Etapas de la Gestin de Mantenimiento Planificacin: Este proceso se refiere a la existencia de una estructura organizada de planes de mantenimientos preventivos o correctivos que estn alineados con las reales necesidades de los equipos. La planificacin es una forma organizada de administrar el trabajo de mejora. Para que la planificacin sea efectiva se debe considerar algunos aspectos como: Apoyo institucional. El gerente general del organismo debe proporcionar los apoyos necesarios para desarrollar el programa de mantenimiento deseado. Este apoyo se debe ir ms all de proporcionar los fondos, herramientas, materiales y personal adecuados para el mantenimiento; se requiere la participacin activa del equipo directivo. Sistema de mantenimiento. Para asegurar un mantenimiento efectivo de los equipos, instalaciones y estructuras, las responsabilidades deben quedar claramente definidas y el personal de mantenimiento debe tener las herramientas y destreza necesarias para ejecutar su trabajo. Logstica. Debe procurarse proporcionar vehculos, materiales, herramientas y personal para realizar el mantenimiento. Finanzas. El gerente de mantenimiento debe estar siempre atento a sus costos. Registros en archivos. Deben llevarse registros actualizados, confiables y precisos de todas las acciones de mantenimiento de la empresa. Recursos humanos y capacitacin. Debe instituirse un programa continuo de capacitacin tcnica y gerencial para el personal de mantenimiento. Sin ello no habr un mantenimiento efectivo. El recurso ms importante del departamento es el personal encargado del mantenimiento de los bienes de la empresa. Ubicacin apropiada de los recursos. Es igualmente importante organizar y ubicar al personal del departamento de mantenimiento conforme a sus habilidades y funciones. Programacin. Se refiere a la organizacin para la ejecucin de las actividades de mantenimiento definidas, es decir la planificacin nos dice qu es lo que tenemos que hacer y la programacin es ms especfica dicindonos cundo, con quin y con qu hacer la actividad. Es recomendable

definir un horizonte de planificacin que puede ser semanal, mensual, etc. en el que es importante considerar la inclusin de los materiales necesarios. Ejecucin. Es la parte ms desarrollada en la gestin de mantenimiento de las empresas, sin embargo es importante tratar de sistematizarla a fin de hacerla lo menos dependiente de las personas; muchas veces slo confiamos los trabajos en ciertos especialistas, lo que puede estar sucediendo es que no documentamos o no capacitamos adecuadamente, esto nos hace vulnerables y dependientes de las personas y de la tecnologa. Documentar adecuada y oportunamente permite minimizar la posibilidad de error y garantizar el xito en la ejecucin; el manejo de manuales y el cumplimiento de especificaciones de seguridad, entre otros, constituyen tambin parte importante de este proceso. Supervisin y control. Son todas las actividades que se realicen para operar y controlar el esfuerzo de los hombres, con el objeto de que stos, en grupo o individualmente cumplan con las funciones o tareas que le han sido asignadas, as se puede determinar la calidad del mantenimiento efectuado y tambin corregir las deficiencias en el sistema. Los supervisores actan como jueces y como solucionadores de problemas en el proceso de control en una organizacin. Los supervisores cumplen 2 funciones: en el primer rol, actan como un juez observando lo que sucede en el departamento para ver si las actitudes, condiciones y resultados se llevan a cabo como se esperaba. En el segundo rol, actan al solucionar problemas y tomar decisiones. Esto se hace con el fin de averiguar porque no sali bien algo y luego decidir qu hacer al respecto. Caractersticas de la Gestin de Mantenimiento. La Gestin del Mantenimiento se orienta a la bsqueda de metas comunes que deben ser desarrolladas y entendidas con el fin de reducir las restricciones, cuya consecucin ser el xito de la Empresa. En el mantenimiento es muy valioso usar todos los sentidos para detectar anomalas o potenciales puntos de problema. Un buen mantenista tiene ventajas en su trabajo si sabe observar, escuchar, oler, degustar y palpar las instalaciones y equipos. La importancia que el mantenimiento tiene dentro de una empresa, y por ello debe gestionarse bien desde el momento de su concepcin, hasta el ltimo momento que es la entrega al cliente del producto, pasando obviamente por la ejecucin de las tareas que son las que agregan valor. Una buena manera de trascender en el trabajo de mantenimiento es dejar registros o documentos del trabajo que sea el resultado de la experiencia diaria de la labor. El xito o fracaso en una organizacin est directamente ligado a sus miembros, dado que estos son los nicos responsables de su mejora y por ello la importancia de la capacitacin y entrenamiento de todos los empleados.

Ventajas de la gestin de mantenimiento. La principal ventaja del mantenimiento es que los Sistemas productivos ya que son un compuesto de dispositivos, instalaciones y equipos capaces de producir un producto, desempeen las funciones deseadas y de esta forma lograr el objetivo por el que fueron creados. Lo cual estn sujetos a acciones de mantenimiento asegurando as su utilizacin durante su periodo de vida til. Otra ventaja de la gestin de mantenimiento es que obtiene mayor utilidad econmica para la empresa, al disminuir los costos de mantenimiento por prdidas (sobre mantenimiento, indisponibilidad de los sistemas productivos, entre otros), con lo cual podra aumentar el margen potencial de ganancias. Cuantificacin econmica y de rentabilidad\operatividad segn rea, trabajador, equipo. Facilidades de planificacin de recursos (personas, materiales, equipos). Agilidad a la hora de dar respuesta a imprevistos. Ejemplo

Anlisis de los factores que afectan la realizacin del mantenimiento y que deben considerarse en el plan:
Factores que influyen en la fiabilidad de equipos dinmicos La garanta de duracin de los equipos dinmicos en servicio, pasa por la aplicacin de unas prcticas correctas de inspeccin de equipos en servicio y por la realizacin de estudios de fiabilidad y de los puntos de mejora. Los factores que condicionan la fiabilidad son, el diseo, el proceso, el equipamiento y los factores humanos. Para conseguir resultados se debe actuar sobre todos ellos desde diferentes partes de las organizaciones. Tan importante es el anlisis de las causas raz, como la ejecucin de las recomendaciones, as como realizar posteriormente un seguimiento de las acciones correctivas. Dado que el factor humano interviene y afecta a todos los dems, es muy importante la formacin del personal a cargo de los equipos. El objetivo final es aumentar la disponibilidad y reducir el coste para mejorar los resultados econmicos de la empresa.

Implementacin de la Gestin de Mantenimiento.

La implementacin de la gestin de mantenimiento, tiene como primera fase definir un plan directriz de actuacin. Este plan debe establecer la descripcin de las diferentes etapas que se llevarn a cabo para la implementacin definitiva de la gestin de mantenimiento, que deber guardar coherencia con el plan estratgico de la empresa. La fiabilidad y la disponibilidad de una planta industrial o de un edificio dependen, en primer lugar, de su diseo y de la calidad de su montaje. Si se trata de un diseo robusto y fiable, y la planta ha sido construida siguiendo fielmente su diseo y utilizando las mejores tcnicas disponibles para la ejecucin, depende en segundo lugar de la forma y buenas costumbres del personal de produccin, el personal que opera las instalaciones, en tercer y ltimo lugar, fiabilidad y disponibilidad dependen del

mantenimiento que se realice. Si el mantenimiento es bsicamente correctivo, atendiendo sobre todo los problemas cuando se presentan, es muy posible que a corto plazo esta poltica sea rentable. Debemos tener en cuenta que lo que hagamos en mantenimiento no tiene su consecuencia de manera inmediata, sino que los efectos de las acciones que tomamos se revelan con seis meses o con un ao de retraso, la ocasin perfecta para disear un buen mantenimiento programado que haga que la disponibilidad y la fiabilidad de una planta industrial sea muy alta, es durante la construccin de sta. Cuando la construccin ha finalizado y la planta es entregada al propietario para su explotacin comercial, el plan de mantenimiento debe estar ya diseado, y debe ponerse en marcha desde el primer da que la planta entra en operacin. Perder esa oportunidad significa renunciar a que la mayor parte del mantenimiento sea programado, y caer en el de que sean las averas las que dirijan la actividad del departamento de mantenimiento. Existen una serie de pasos imprescindibles en la implementacin de un Sistema de Gestin del Mantenimiento, que nos garantizan el xito en el proceso, una excelente adopcin por parte de los miembros del equipo, y una correcta evolucin con el paso del tiempo: 1. Definir objetivos: Antes de implementar un sistema de mantenimiento es imprescindible definir claramente los objetivos a alcanzar y tener en cuenta varios factores que influyen: Qu se pretende? Qu queremos lograr u obtener con nuestro sistema? Qu recursos hay disponibles? Propios y externos? Qu proveedores tenemos y cul va a ser nuestra relacin con ellos? Podemos invertir dinero? O debemos comenzar con los recursos que tenemos? Quin va a ser nuestro cliente interno? Y externo? Qu tipo de relacin queremos tener con ellos?

2. Conocer el proceso productivo: No podemos implementar un sistema si no conocemos las caractersticas del sistema productivo. Es necesario analizar y determinar las relaciones y las colaboraciones necesarias para evitar interferencias. 3. Analizar la criticidad: En funcin de la criticidad de los equipos o de los procesos ser necesario implementar diferentes niveles de mantenimiento. Criticidad del equipo de cara a una parada de produccin. Coste de reparacin o de sustitucin del equipo. Accesibilidad para la reparacin o el mantenimiento del equipo.

 Plazo de entrega de los repuestos en caso de avera o reparacin. 4. Elaboracin de los planes de mantenimiento: Una vez analizada la criticidad, se proceder a establecer el plan de mantenimiento de cada equipo, reuniendo tareas similares en rutas a fin de optimizar tiempos. Hemos de determinar qu tareas se van a hacer, cmo se van a hacer y quin las va a hacer, una persona, un equipo de trabajo o un departamento determinado, o bien si el trabajo va a ser realizado por la propia empresa o por una empresa externa. 5. Documentacin y repuestos: Es necesario identificar la documentacin y los repuestos necesarios para realizar las tareas de mantenimiento. Es aconsejable utilizar un sistema de codificacin para facilitar su gestin. Dentro de la documentacin habr que disponer de planos, despieces y manuales para realizar un correcto mantenimiento en el menor tiempo disponible. En cuanto a los repuestos, la criticidad nos habr marcado la necesidad de disponer de equipos completos o de repuestos para la reparacin, as como los consumibles necesarios. 6. Seguridad, Calidad, Medioambiente y Compras: No podemos olvidarnos de las reas relacionadas con el mantenimiento: Seguridad: ha de estar presente siempre a la hora de realizar cualquier tarea de mantenimiento y ha de transmitirse su importancia entre los operarios. Calidad: hay que determinar los niveles de calidad que exigimos en nuestros trabajos y establecer procedimientos de actuacin. Medioambiente: inevitablemente se van a generar residuos, hay que planificar la gestin adecuada de los mismos. Compras: Establecer procedimientos y llegar a acuerdos de suministro con los proveedores. 7. Formacin e informacin: Es necesaria e imprescindible la formacin del personal que va a realizar las tareas de mantenimiento. Complementado con informacin, puesto que tan importante es saber qu se va a hacer y cmo se va a hacer, como el por qu se va a hacer una tarea.

8. Implementacin:

A la hora de la implementacin se han de establecer las etapas a seguir, las mtricas y los KPIs adecuados para realizar el seguimiento. Tambin hay que definir, en todos los niveles, la responsabilidad de cada persona. 9. Seguimiento y mejora continua (Kaizen): Realizar el seguimiento del sistema al trmino de la implementacin, es imprescindible para que el sistema se mantenga en el tiempo de forma eficiente. Muchos sistemas fracasan por no realizar un seguimiento del mismo. Adems, el seguimiento nos permitir mantener el sistema vivo gracias a la mejora continua. Con el paso del tiempo se ir viendo si las medidas implementadas han sido adecuadas o si es necesario hacer modificaciones. Por otra parte, se pueden producir cambios tanto en el proceso productivo como en los equipos, bien por cambio o por actualizacin de los mismos, lo que provocar la actualizacin del sistema y una mejora continua. Una correcta implementacin del sistema de mantenimiento nos permitir lograr una mayor rentabilidad, una optimizacin de tiempos y tareas, una mejor relacin y colaboracin entre departamentos y una adecuada gestin documental, de repuestos y de compras.

Anlisis de la Situacin.
Para la elaboracin del plan es necesario realizar un anlisis de la situacin de la empresa y de su entorno, las caractersticas de funcionamiento y los recursos con que cuenta. En esta etapa descubrimos qu es lo que realmente estamos haciendo, y cmo lo estamos desarrollando. Nos interesa conocer cules son las instalaciones de la empresa, sus caractersticas particulares, el estado de situacin del almacn de repuestos y sus recursos, como as tambin los recursos humanos. El anlisis de la situacin se refiere al anlisis de datos pasados, presentes y futuros, que proporcionan una base para seguir el proceso de premisas de planeacin o evaluacin actual. Propsito Fundamental del Anlisis de la Situacin Identificar y analizar tendencias, fuerzas y fenmenos claves que tienen un impacto potencial en la formulacin e implantacin de estrategias. Examinar y evaluar en forma apropiada los cambios del medio ambiente. Hace hincapi en la importancia de la evaluacin sistemtica de los impactos ambientales. Es un foro para compartir y tratar puntos de vista divergentes acerca de cambios ambientales relevantes en la empresa.

Plan de Mantenimiento.
El plan de mantenimiento no es ms que un proceso estructurado que ayuda a determinar si su sistema de mantenimiento est funcionando bien. Identifica los modos de falla asociados con el componente o sistema.

 Existe una tasa significativa de degradacin por la edad de sistema? (Estn los componentes con los materiales agotados?) Los modos de falla estn ocurriendo hoy en da? Capturando y manteniendo datos histricos estos ayudarn a responder estas preguntas. Identificacin de las fallas funcionales: Es la falla funcional evidente para el operador? (Alguien nota que la falla se produjo?) Determine qu tipos de tareas es usada para identificar la falla: Mantenimiento peridico: son de tareas de mantenimiento peridico sin mirar la condicin. Mantenimiento por condicin: test o inspecciones basadas solamente en la condicin del equipo. Ingeniera de confiabilidad: uso de tareas de mantenimiento para encontrar fallas que no son normalmente observadas. Identifique y mida la caracterstica o parmetro que con certeza refleja el estado del sistema o componente. Por ejemplo vibraciones del tem. Defina las tolerancias aceptables e inaceptables para la medida caracterstica. Es actualmente la actividad de mantenimiento efectiva? Cada tipo de tarea tiene diferentes medidas para determinar su efectividad. Mantenimiento peridico: la probabilidad de falla aumenta en un periodo determinado de uso, una gran poblacin sobrevive a esa edad y las tareas de mantenimiento restauran a su estado original de resistencia a la falla. Mantenimiento por condicin: las caractersticas correspondientes a los modos de falla pueden ser identificados, ellos pueden ser medidos con exactitud y consistencia, y las tareas proveen un amplio tiempo entre la deteccin y la falla. Ingeniera de confiabilidad: la falla no es evidente al personal y no existen tareas preventivas. Si las tareas de mantenimiento no son efectivas, se necesita ya sea modificarla para as llegar a ser efectiva o bien eliminarla.

 Identifique las consecuencias de la falla. Identifique si las consecuencias de las falla estn relacionadas con seguridad o regulacin, produccin o costo del sistema o componente; Existen tareas de mantenimiento que agreguen valor? Para determinar si las tareas de mantenimiento agregan valor, use diferentes medidas para cada categora que las consecuencias de la falla pueden introducir: Seguridad o regulacin: reducir la probabilidad de falla a un nivel aceptable. Produccin: reducir el riesgo de falla a un nivel aceptable. Para el resto: costo de las tareas de mantenimiento preventivo a un valor menor que el costo de una reparacin imprevista ms el costo de prdida de capacidad. Haga recomendaciones para los cambios (si son necesarios) a. Mantenga el mismo procedimiento, si es efectivo. b. Elimine el procedimiento si es inefectivo. c. Modifique el procedimiento para que sea efectivo. d. Cambie la frecuencia de las pruebas. e. Agregue un nuevo procedimiento. f. Cambie la forma de medir el deterioro por edad del componente. g. Combine con otros procedimientos. h. Otras sugerencias. Si se decide recomendar cambios en los procedimientos, describa cualquier cambio y las razones detrs del cambio.

Tablero de Comando.
Es un sistema de informacin permanente, destinado a facilitar el ejercicio de las responsabilidades de la organizacin, posibilitando un adecuado control, capaz de detectar las inconsistencias y manifestar los desvos que requieren cambios o medidas correctivas. Mediante informacin cuantitativa y cualitativa, presenta el cuadro de situacin que la gestin necesita para orientar permanentemente sus decisiones, para lo cual deber ser representativo del ciclo operativo, de la estructura organizativa y de la actividad Gerencial que se desarrolla en la organizacin. El tablero de comando tambin suele ser denominado tablero de control y se emplea para analizar la gestin en las organizaciones.

Diferentes tipos de tablero: El tablero de comando puede suministrar diferente tipo de informacin y para distintos niveles o unidades dentro de la misma empresa. En consecuencia, conforme con las caractersticas de los indicadores podemos mencionar diferentes patrones de tableros de comando. El tablero de control operativo, que es el que permite hacer un seguimiento de determinado sector o rea de la empresa. El usuario principal de este tablero es el responsable del rea dado que el tablero brinda informacin que mide su evolucin. Asimismo, es conveniente tener en cuenta que su objetivo no es identificar al responsable de los resultados. La informacin puede ser compartida con los empleados del sector a fin de conseguir su motivacin y alineacin con los objetivos planteados y la estrategia de la empresa. Por ejemplo, si se quiere llevar a cabo un sistema de gestin de la calidad es necesario poner al ms bajo nivel de la empresa la informacin que permita la bsqueda de la excelencia. En otros casos, la implementacin de un Tablero Operativo obedece a situaciones de emergencia operativa donde es necesario realizar un seguimiento intensivo y pormenorizado de algn sector. Por ejemplo, el seguimiento de un departamento de Ventas donde se desarroll un plan agresivo de ventas para recuperar posicionamiento en el mercado. Si bien por cada proceso operativo puede haber un tablero de control, lo ms conveniente es implementarlo en los procesos operativos que se consideran crticos o en los que pueden generar ventajas competitivas. En otros casos se consideran aquellas reas que por delegacin de funciones es necesario ejercer diversos controles. Para esto es primordial identificar las reas claves de la empresa., que constituirn las fuentes de informacin para armar los diferentes tableros de comando. As: a) El sector financiero estar a cargo de las mediciones financieras: gastos, beneficios, rentabilidad, etc. b) El departamento de marketing es responsable de las mediciones de participacin en el mercado, de la retencin y satisfaccin del cliente. c) El rea tecnolgica es responsable de las mediciones de desarrollo y lanzamiento de productos. d) El rea de produccin es responsable de las mediciones de calidad, costos de fabricacin, productos defectuosos, etc. e) El rea de recursos humanos medir las habilidades, capacidades y satisfaccin de los empleados. En el Tablero de Comando Operativo la periodicidad de los indicadores suele ser diaria, dado que todos los das es necesario tomar decisiones para manejarse en la rutina cotidiana.

El tablero de control directivo es el que posibilita monitorear los resultados de la empresa en su conjunto y de aquellos sectores que fueran definidos como reas claves. El conjunto de indicadores est orientado al resultado interno de la empresa en su conjunto. Tablero de control integral o Cuadro de Mando Integral en este tablero es conveniente incluir informacin sobre el contexto externo que rodea a la empresa. La mayora de las empresas en el mundo de hoy, operan en un entorno complicado, impredecible y difcil con estrategias complejas que, aunque vlidas en el momento de su concepcin, pueden perder su validez bajo las condiciones cambiantes del negocio. Es por eso importante, que debe ser del conocimiento de la alta direccin todos aquellos procesos de cambio que pueden alterar la relacin causa-efecto y, por consiguiente, motiven a realizar modificaciones en la estrategia o en los planes de accin. Por consiguiente, es conveniente incluir informacin sobre el contexto externo que rodea a la empresa. El Tablero de Control Integral centraliza la totalidad de la informacin que es necesaria para que la alta direccin conozca en su conjunto la situacin interna de la empresa y su posicionamiento estratgico. La implantacin exitosa de un Tablero de Comando suele ser funcin de muchos factores o variables a tener en cuenta. El liderazgo que ejerza la alta direccin, una buena comunicacin, relacin y participacin con las personas y una adecuada organizacin de equipos de trabajo. Trasladando estos factores a la implementacin se requiere trabajar en: a) Un modelo simple. El objetivo fundamental del modelo es simplificar la gestin apuntando a aquello que es importante y no aadiendo burocracia o generando complicaciones. b) Liderazgo. La implantacin debe ser liderada por el mximo nivel de la organizacin. c) Participacin. Es importante la participacin de todas aquellas personas que pueden aportar valor en su diseo y que sus elementos componentes sean consensuados con los sectores que corresponda para asegurar su adhesin y participacin. d) Comunicacin. Para ser aceptado, el modelo debe ser conocido y entendido por los integrantes de la organizacin. Es importante la difusin del modelo, la capacitacin del personal que va a trabajar con los indicadores y el conocimiento de los resultados por parte del personal. e) Equipo de proyecto. El desarrollo y la implantacin del modelo debe ser realizado por un equipo de trabajo conformado por personas idneas en la materia y con la participacin de integrantes representativos de los diferentes sectores de la organizacin. Por ltimo, hay que tener en cuenta que un mismo modelo no es vlido para dos empresas, sino, que por el contrario, cada organizacin debe desarrollar su propio modelo y aplicar el concepto de Tablero de Comando a sus propias necesidades, y que debe ser un

instrumento para simplificar y mejorar la planificacin priorizando lo que verdaderamente es importante para la organizacin.

Gestin.
Accin o trmite que hay que llevar a cabo para conseguir o resolver un asunto o el conjunto de operaciones que se realizan para dirigir y administrar un negocio o una empresa. Control de Gestin. El control de gestin puede definirse, como un proceso mediante el cual los directivos aseguran la obtencin de recursos y su utilizacin eficaz y eficiente en el cumplimiento de los objetivos de la organizacin. Un sistema de control de gestin est destinado a ayudar a los distintos niveles de decisin a coordinar las acciones, a fin de alcanzar los objetivos de mantenimiento, desempeo y evolucin, fijados a distintos plazos. Costos de Mantenimiento. Es el precio pagado por concepto de las acciones realizadas para conservar o restaurar un bien o un producto a un estado especfico. Costos en el mantenimiento Para tomar decisiones basadas en la estructura de costos, y teniendo presente que para un administrador una de sus principales tareas ser minimizar los costos, entonces es importante conocer su componentes. Los costos, en general, se pueden agrupar en dos categoras: 1) Los costos que tienen relacin directa con las operaciones de mantenimiento, como ser: costos administrativos, de mano de obra, de materiales, de repuestos, de subcontratacin, de almacenamiento y costos de capital. 2) Costos por prdidas de produccin a causa de las fallas de los equipos, por disminucin de la tasa de produccin y prdidas por fallas en la calidad producto al mal funcionamiento de los equipos. Costo Global del Mantenimiento. El costo global de mantenimiento es la suma de cuatro costos: Costo de las intervenciones (Ci) Costo de las fallas (Cf) Costo de almacenamiento (Ca) Costo de sobre-inversiones (Csi) Cg = Ci + Cf + Ca + Csi

La Gestin de Almacenes. La gestin de almacenes se define como el proceso de la funcin logstica que trata la recepcin, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacn hasta el punto de consumo de cualquier material materias primas, semielaborados, terminados, as como el tratamiento e informacin de los datos generados. La gestin de almacenes tiene como objetivo optimizar un rea logstica funcional que acta en dos etapas de flujo como lo son el abastecimiento y la distribucin fsica, constituyendo por ende la gestin de una de las actividades ms importantes para el funcionamiento de una organizacin.