C.I.

CIA.INDUSTRIAL Y CIAL PLANILLA DE DEFICIENCIAS, INCONSISTENCIAS Y EXCEPCIONES DE C.I.

REGULAR IMPORTANCIA INMEDIATAMENTE ARREGLABLE INCLUIDA MEMO C.I. si si no si si no si x x x si si no no

DEFICIENCIAS

ANALIZADA CON:

RECOMENDACIONES

AREA QUE PERTENECE

CICLO AL QUE PERTENECE

A5

En el arqueo de caja menor se encontr un faltante de $ 50.000 Los fondos por consignar no son consignados oportunamente, se encontraron que los ingresos del da 27 de enero y del 5 de febrero fueron consignados hasta con tres das hbiles de atraso Las conciliaciones bancarias tienen 2 meses de atraso, especialmente las del Banco de Bogot y la del Banco de Occidente que son las que ms tienen movimiento Posteriormente no fueron entregadas las conciliaciones bancarias y aparecen varias partidas conciliatorias de importancia que pueden afectar P y G El inventario fsico de elementos de materia prima fue realizado en octubre y a diciembre 31 solo se practic el de productos terminados No hay registro individual de propiedad, planta y equipo No hay control de vencimientos para las obligaciones por pagar El anlisis de cartera por edades solo lo elaboran al final del ao Los almacenes no tienen las seguridades logsticas suficientes, el personal tiene que atravesar para ir a su sitio de trabajo las bodegas todos los das Se encontraron varias diferencias en la no amortizacin adecuada en los cargos diferidos y los gastos pagados por anticipado El IVA y la Rte.Fte. correspondiente al Cuarto bimestre del x x x x

Auditor y gerente financiero, no era frecuente el faltante se pidi el reembolso inmediato Auditor y gerente financiero, fueron en das de mucho movimiento el cual por eso no se consign. Auditor y contador, se le pidi al auxiliar que para prxima revisin las tuviera al da Auditor y gerente financiero, se hizo el llamado de atencin y dio sus descargos del porque no haba terminado las conciliaciones. Auditor y gerente financiero, se mando a elaborar el inventario fsico a la fecha. Auditor y contador, se mando a hacer las plantillas de registro individual de activos. Auditor y tesorero, se hizo inmediatamente el cuadro de control de obligaciones Auditor y gerente financiero, se mando a llevar el cuadro de control mensualmente Auditor y Gerente, se esta planeando el cambio de lugar fsico de dichas bodegas Auditor y contador, se hizo los ajustes necesarios por que se no se estaban tomando las fracciones de mes Auditor y gerente financiero, se

x x

Se recomienda el estricto cumplimiento de los procedimientos de la caja menor, por que puede haber faltante continuos. Se recomienda hacer las consignaciones al da hbil inmediatamente posterior, por que se puede dar a entender que se estn haciendo malos manejo en la caja. Se recomienda tener al da las conciliaciones para poder hacer mejor un flujo de tesorera y pagos Se recomienda lo antes posible verificar a quienes pertenecen esas partidas conciliatorias para poder contabilizarlas inmediatamente. Se recomienda hacer por lo menos dos inventarios fsicos al ao, para tener un control sobre los mismo con respecto a la valuacin en libros Se recomienda llevar por separado el registro de los activos para poder ejercer un mejor control contable sobre ellos Se recomienda tener al da el cuadro control de vencimiento de obligaciones para as evitar posibles olvidos y pago de intereses Se recomienda llevar el control de cartera por edades ya que existen varias cuentas vencidas que no han sido reclasificadas Se recomienda el cambio inmediato a otra rea las bodegas ya que se presta para posibles hurtos Se recomienda amortizar los cargo y gastos pagados por anticipado teniendo en cuenta las fracciones de mes, para que se lleve su adecuado control en los gastos aplicables a cada mes. Se recomienda tener formatos adicionales y firmados

Caja bancos Caja bancos

Adquisicin y pagos Tesorera

x x

Contable Contable

Informacin Informacin

x x

x x x

Almacn Contabilidad Tesorera Cartera Almacn Contable

Transformacin Informacin Tesorera Ingresos y ventas Transformacin Informacin x x

Contable

Informacin

C.I.EXCEPCION

P / TReferencia

IMPORTANTE

ao y octavo mes de retencin se declararon extemporaneamente No hay suplentes radicados en la cmara de comercio como representantes legales x

El tesorero de la empresa tiene tres periodos de vacaciones pendiente La entidad es productora de bienes y produce y distribuye 14 items diferentes, sin embargo no existe sistema de contabilidad de costos El programa de inventarios permanentes solo funciona para productos terminados, sin embargo las salidas no son cuadradas mensualmente contra las cuentas mayores, solo se hace cuadre al final del ao, para efectos de la administracin del costo de ventas la empresa utiliza un porcentaje de utilidad dependiendo del nmero de productos vendidos La empresa construy un edificio que ya est en uso, desde agosto de 1999, sin embargo, an aparece como construcciones en curso y adems la carga financiera de intereses sigue llevndose como mayor de esa construccin En la circularizacin de cuentas por cobrar encontramos reclamos de varios clientes que abonaron a finales de noviembre (mes circularizado) los cuales an no estn registrados en libros Se hizo un anlisis de las cuentas por cobrar y se determino que existen una sub-valuacin de $ 70.000.000 aproximadamente En la prueba de inventario fsico encontramos ms de $ 50.000.000 de inventarios obsoleto, daados o de lento movimiento, para los cuales no existe contablemente provisin de inventarios La DIAN efectu visita al IVA y declaracin de renta por el ao de 1998 y entreg a la empresa una liquidacin oficial que difera con los impuestos pagados en mas de $ 150.000.000, los asesores jurdicos presentaron recurso de reposicin, sin embargo segn nuestro concepto es muy difcil rebajarlos ya que las pruebas presentadas son muy contundentes. Al final de la auditora se recomendaron seis ajustes al P y G por valor de $ 68.000.000 y reclasificaciones de cuentas por mas de $ 260.000.000 x x

explic que el revisor fiscal no se encontraba en el pas y no haban mas formatos firmados. Auditor y gerente, haban los papeles donde se nombraron los suplente pero no se haban radicado todava las actas, se enviaron el mismo da. Auditor y jefe de recursos humanos, se programar la salida a disfrutar su vacaciones para el prximo mes. Auditor y gerente financiero, se tomaron decisiones con el fin de adoptar un modelo de contabilidad de costos Auditor y gerente financiero, se tom la determinacin que se costee todos los inventarios para poder sacar un costo de ventas real mensualmente Auditor y contador, el acta de entrega solo la recibi hasta este mes donde se va hacer el traslado correspondiente.

con anterioridad para no tener que cancelar sanciones por extemporaneidad Se recomienda tener los requisitos legales y estatutarios al da ya que son importantes para la informacin de cmara y comercio. Se recomienda dar los periodos de vacaciones al tesorero puesto que la fatiga puede hacerlo rendir en menor escala y cometer errores Se recomienda tener una contabilidad de costos ya que esto permite llevar un mejor manejo sobre los costos de la empresa. Se recomienda llevar un sistema de costeo para todos los inventarios ya que el costo final que estn sacando no es el real para cada periodo Administracin Informacin x si

Recursos Humanos Contable

Informacin

no

Informacin

si

Costos

Transformacin

si

Se recomienda hacer los ajustes financieros necesarios para ajustar el edificio a su costo real si llevarle costos financieros de intereses Se recomienda aplicar inmediatamente estos pagos para que dichos clientes no aparezcan en cartera morosa Se recomienda hacer el ajuste necesario en las provisiones ya que esto hace sub-valuar las cuentas por cobrar Se recomienda hacer el inventario necesario para darles de baja contablemente para que dichos elementos no me sobre valoren el inventario

Contable

Informacin

no

Auditor y jefe cartera, los abonos de dichas cuentas no han sido aplicados ya que en la conciliacin aparecen como partidas conciliatorias Auditor y jefe de cartera, las provisiones de cartera estn muy altas en comparacin a los periodos en los cuales se encuentran se hizo ajuste. Auditor, contador y jefe de almacn, se tomo el inventario de estos elementos para hacer las provisiones necesarias Auditor y gerente, se tomar una segunda opinin para poder determinar que decisin tomar

Contable

Informacin

no

Contable

Informacin

no

Contable Almacn

Informacin

si

Se recomienda un asesor tributario para determinar si Contable la liquidacin hecha por la DIAN es la acertada o no.

Informacin

no

Auditor y contador, se pondr ms atencin en las contabilizaciones ya que no se estn codificando bien los registros

Se recomienda la aplicacin de las normas de contabilidad generalmente aceptadas y los principios contables para el registro de las transacciones.

Contable

Informacin

no

La actualizacin de informacin a la Cmara de comercio por efectos de estados financieros y novedades decretadas por la asamblea general, fueron hechas extemporaneamente por mas de dos meses Para los aportes de capital hay 5 ttulos que no han sido entregados a los accionistas

Auditor y contador, se actualizar al Se recomienda no pasarse de los plazos para la siguiente mes las informacin presentacin de dicho estados correspondiente. Auditor y gerente financiero, se elaborarn los ttulos correspondiente a los aportes efectuados por ellos Se recomienda tener los ttulos entregados por aportes de los socios al da ya que se han sobrepasado los limites de tiempo para la entrega de dichos documentos

Contable

Informacin

no

Administracin

Informacin

si