Orientao para a elaborao de Procedimento Operacional Padro POP I.

. Objetivo de um POP Um POP deve ser escrito para estabelecer, definir, os passos, as etapas, o modus operandis de uma determinada atividade ou tarefa. H que existir uma certa ordem lgica nesses passos ou etapas. Assim, escrever um POP apenas para evidenciar a relao de equipamentos usados no Laboratrio, por exemplo, no h sentido. Mas mostrar como eles devem ser guardados por algum profissional, num determinado lugar, compartimento, aps os usos especficos, segundo uma lgica ou critrio, h sentido. Isso vale para quaisquer outras tarefas. Por exemplo, h necessidade que seja elaborado o mais rpido possvel o POP da Identificao de Necessidades de Treinamento e Elaborao do Plano de Treinamento Anual da DISTRION. Podem ser dois POPs ou apenas um, com os dois enfoques acima. Da mesma forma, tambm com certa urg6encia, POP que mostre como as reclamaes dos Clientes so recebidas, registradas, tratadas e o feedback para o Cliente. Acho que esse POP deve ser elaborado pela turma das vendas externas e internas. Um outro POP deve ser elaborado para regular, evidenciar, como elaborado o Plano de Vendas bem como o seu acompanhamento/monitoramento. Acho tambm que isso deve ser feito pelo pessoal de vendas externas e internas. Um POP para regular o uso do Formulrio de Identificao de Requisitos dos Clientes, que eu elaborei e deixei cpias com a Adriana e Genilson, para que implantassem imediatamente o mesmo. Mas no suficiente apenas existir o Formulrio. Necessita-se de um POP que mostre as etapas, os passos, para a aplicao dele e a consolidao das informaes neles contidas aps as visitas aos Clientes. Outro dois POPs, na mesma linha, para a aplicao das Pes quisas de Satisfao dos Profissionais e a Pesquisa de Satisfao dos Clientes. Veja o seguinte : no suficiente que se tenha os formulrios das pesquisas e at evidncias de que elas foram aplicadas em determinadas pocas. necessrio que se estabelea, registre, documente, qual objetivo dessas pesquisas, quem as executa, quando executa, qual o formato do questionrio, qual o controle de envio e recebimento das pesquisas, quem envia, por quais meios, o qu feito quando elas chegam ou so entregues, quem consolida os resultados, o qu feito com os resultados, aonde ou qual frum eles so analisados e as melhorias introduzidas nas pesquisas funo de todo o processo, inclusive das sugestes dos Clientes/Profissionais. Um importante POP ainda necessita ser elaborado, com o meu suporte, que o que trata da identificao, recebimento, anlise e providncias de reclamaes quanto a no-conformidades em matrias-primas, sejam elas ligadas s caractersticas intrnsecas ou integridade fsica das embalagens ou aos servios correlatos (atrasos, custos, taxas, questes aduaneiras, etc).

O PSGQ (Procedimento do SGQ ) da Reunio de Anlise Crtica j foi elaborado, aguardando anlise e validao pela Direo. A NBR ISO 9001:2000 exige, na verso 2000, que se tenha documentos formais do SGQ (Sistema de Gesto da Qualidade) apenas para : Controle de Documentos 4.2.3 ; em fase final Controle de Registros 4.2.4 em fase final Planejamento das Auditorias 8.2.2 em fase final Tratamento de No-conformidade 8.3 - em fase final Aes Corretivas e Preventivas 8.5.2 e 8.5.3 em fase final

Todos esses documentos estaro prontos at a prxima sexta-feira, dia 20.06.03. Os demais podem (e devem) ser mostrados, evidenciados, pela maneira que a empresa faz. No caso da DISTRION, so os POPs. Por isso, aps eu acabar a reviso total dos POPs, conforme vocs esto verificando pelos envios que tenho feito, eu elaborarei uma matriz que correlacione todos os POPs pertinentes situao atual da DISTRION, ou seja, ao que funciona hoje em dia, com os Procedimentos do Sistema de Gesto da Qualidade PSGQ, para NBR ISO 9001:2000. II. Os principais passos para se elaborar um POP, so : 1. Nome do POP (Por exemplo, Rotina para Elaborao do Plano de Treinamento Anual da DISTRION) 2. Objetivo do POP (A qu ele se destina, qual a razo da sua existncia e importncia) 3. Documentos de referncia (Quais documentos podero ser usados ou consultados quando algum for usar ou seguir o POP ? Podem ser Manuais, outros POPs, Cdigos, etc) 4. Local de aplicao (Aonde se aplica aquele POP ? Por exemplo, no Laboratrio, se for um POP de Rotina para Anlise Matria-Prima) 5. Siglas (Caso siglas sejam usadas no POP, dar a explicao de todas : DT = Diretor Tcnico ; MQ = Manual da Qualidade, etc) 6. Descrio das etapas da tarefa com os executantes e responsveis. Aqui h um detalhe muito importante. Executante uma coisa, responsvel outra. Pode acontecer que o executante seja a mesma pessoa responsvel, mas nem sempre isso acontece assim. No Laboratrio h os executantes da anlise e o responsvel o Coordenador de P&D, Jadir. Ento, nesse item, pode agir assim : Etapas do POP
Aqui eu escrevo o que vai ser feito como primeira etapa : Medir a temperatura do lquido com o termmetro XY

Executante Paulo

Responsvel Jadir

Local de Execuo Laboratrio

7. Se existir algum fluxograma relativo a essa tarefa, como um todo, ele ode ser agregado nessa etapa. 8. Informar o local de guarda do documento ; aonde ele vai ficar guardado e o responsvel pela guarda e atualizao 9. Informar freqncia de atualizao (Digamos, de 12 em 12 meses ) 10. Informar em quais meios ele ser guardado (Eletrnico ou computador ou em papel) 11. Gestor do POP (Quem o elaborou) 12. Responsvel por ele. Estou enviando um modelito para um POP. Ento, todos os POPs que ainda precisam ser elaborados podem passar a ser feitos segundo esse padro. Se a RD Carla preferir o modelo antigo, algumas alteraes podem ser feitas neles, inclusive existentes, para que se guarde uma certa coerncia.

Mauri Gerhardt