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GUIA PRACTICA PARA ELABORAR FORMULAS EN EXCEL

2+2=4

Una frmula en Excel debe contener siempre valores e instrucciones. Los valores son los datos y las instrucciones son operaciones, dichas operaciones son las que indican como se deben procesar los valores. Las operaciones pueden ser: Lgicas: Si contienen smbolos como >, <, = Aritmticas: Si contienen smbolos como +, - * / . De Cadena o Funciones: Si se invocan por medio de una palabra ejemplo: SUM.

Las frmulas en Excel siempre comienzan con el signo = OPERADORES ARITMETICOS + * / ^ % Sumar Restar Multiplicar Dividir Exponentes (Potenciacin) Porcentajes

Excel resuelve primero las multiplicaciones y las divisiones, luego se enfoca a las sumas y las restas, por ejemplo:

=8+2*5 da como resultado 18 , Excel multiplica 2*5 y al resultado le suma 8

Pero si lo hiciera as =(8+2)*5

obtendra 50, porque Excel resuelve primero cualquier

operacin que est entre parntesis. Concluyendo tenemos: Se procesan primero las expresiones que se encuentran entre parntesis La multiplicacin y la divisin se ejecuta antes que la suma y la resta. Los operadores consecutivos con el mismo nivel de precedencia se calculan de izquierda a derecha.

CONSTRUCCION DE FORMULAS USANDO EL MOUSE Cuando introducimos referencias de celdas en una frmula seleccionndolas con el mouse en vez de teclearlas, ahorramos tiempo y aumentamos la precisin. A continuacin se describe la forma ms fcil de hacerlo. Seleccione con un click del mouse la celda donde quiere depositar la frmula. Introduzca un signo = para que la mquina reconozca que est construyendo una frmula. Con un click del mouse seleccione la primera celda que quiere considerar en la frmula. Introduzca el operador aritmtico (+ - * /) que muestre la operacin que Ud. quiere hacer. Con un click del mouse vaya seleccionando las diferentes celdas que participan en la frmula. Pulse la tecla Intro para que aparezca el resultado en la celda escogida. OPERADORES DE COMPARACION

= > < >= <= <>

Igual Mayor Menor Mayor o Igual Menor o Igual Desigual

Al insertar un operador de comparacin en una frmula el resultado es verdadero (True) o falso (False). REFERENCIAS ABSOLUTAS Las frmulas con referencia absoluta siempre hacen referencia a esa misma celda, sin importar si cambia de lugar la frmula. Para fijar la direccin de la celda se utiliza el smbolo $, el cual debe ir delante de la celda y tambin delante de la fila. Ejemplo: El

valor de % de comisin puede ser una poltica variable que posiblemente cambie constantemente, de modo que es muy practico colocarla afuera en una celda a parte ,y fijar su direccin con el smbolo $ , en la celda C12 se encuentra el valor por el cul queremos multiplicar, de modo que la frmula debera ser: =(C4*$C$12), donde $ le indica al Excel, no te muevas de la celda C, no te muevas de la fila 12.

As se constuye una referencia absoluta

El smbolo $ sirve para fijar posiciones, pero puede ser que necesite elaborar referencias mixtas, donde necesita fijar una posicin y que avance el resto al momento de ejecutarse la copia. Por ejemplo: $C$12 Fija la columna C y la fila 12 $C12 C$12 Fija la columna C y deja libre la fila 12. Deja libre la columna y fija la fila 12.

Esto es lo que se conoce como referencias mixtas. REFERENCIAS MIXTAS Son las celdas que al ejecutarse una copia, la parte que va precedida de un $ no se ajusta, mientras que la otra parte se ajusta para reflejar la posicin relativa de la frmula copiada.

FUNCIONES

Una funcin es una frmula predefinida que opera sobre un valor valores y devuelve un nico valor o un conjunto de valores. Muchas de las funciones de Excel son versiones propias de frmulas utilizadas frecuentemente. Por ejemplo, la funcin SUMA nos

permite sumar una serie de valores de celdas seleccionando simplemente un rango ejemplo: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10 Se puede trabajar ms fcilmente con la funcin =Sum(A1:A10) Argumento s

Obviamente, la funcin SUM hace que la frmula sea mucho ms corta y fcil de definir. Todas las funciones poseen un nombre argumentos encerrados entre parntesis . FUNCIONES MAS COMUNES EN EXCEL Las funciones de Excel son herramientas especiales que ejecutan clculos complejos de forma fcil y rpida. Excel dispone de mas de 300 funciones implementadas que ejecutan un amplio rango de clculos, algunas funciones, como sumar, promedio senos, etc. son las equivalentes a largas frmulas matemticas que podran desarrollarse a mano. USO DE ARGUMENTOS Cuando utilice ms de un argumento en una funcin separe los argumentos con comas, por ejemplo Si en una tabla se quiere promediar las cifras desde Enero a Febrero, la frmula correcta sera: =AVERAGE(A2:F2) Si quiere promediar solo los meses de Enero y Abril, sin que el resto del rango intervenga en la frmula, la forma correcta de construirla sera: =Average(A2,D2) de funcin seguido por un conjunto de

La funcin average slo se calculara entre las dos variables introducidas (Enero y Abril) Ejemplo:

FUNCIONES MATEMATICAS

Varias funciones matemticas de Excel estn disponibles para llevar a cabo clculos especializados de forma rpida y fcil. LA FUNCION SUMA (SUM) La funcin SUM totaliza una serie de nmeros. Toma la forma =SUM(nmeros) El argumento nmeros es una serie que puede contener hasta 30 datos, que pueden ser nmeros, frmulas, rangos o referencias de celdas que produzcan nmeros. Esta funcin ignora los argumentos que hagan referencia a valores de texto, valores lgicos o celdas en blanco. Como SUM es una orden que se utiliza con frecuencia Excel

proporciona un botn especial en la Barra de Herramientas que permite introducirla fcilmente, el cul es el llamado el botn de Autosuma , Excel crea una frmula

=SUM() y adivina qu nmeros desea sumar. Ud. puede hacer que la frmula se vaya armando automticamente por medio del bloqueo del mouse. LA FUNCION REDONDEAR, REDONDEAR A MENOS, REDONDEAR A MAS (ROUND, ROUNDDOWN, ROUNDUP)

La funcin redondear, redondea el nmero referido por su argumento a un nmero especificado de cifras decimales. Redondear toma la forma =ROUND(nmero;nm.decimales) El argumento nmero puede ser un nmero, una referencia a una celda que contenga un nmero o una frmula que produzca un nmero. El argumento nm.decimales, el cul puede ser cualquier entero positivo o negativo, determina cuantos lugares se redondearn. Por ejemplo si se quiere redondear toda una lista de cifras con 2 decimales, se hara de la siguiente manera:

NOTA: No confunda la funcin redondear con formatos fijos como quitar decimales,

, la diferencia radica en que si se eliminan decimales, la cifra automticamente se lleva a la cifra inmediata superior, si el decimal es igual o mayor al nmero 5; pero solo es a nivel de apariencia; a nivel de celda, las operaciones sin embargo se siguen ejecutando con el nmero original con todos los decimales iniciales, esto significa que Excel siempre utiliza el valor subyacente y no el visualizado.

FUNCION ROUNDDOWN Y ROUNDUP Efecta redondeo a la cifra inmediata superior o inferior segn se le especifique: =ROUNDUP(Nmero, num.decimales adicionales)

=ROUNDDOWN(Nmero, num.decimales adicionales) FUNCIONES LOGICAS Excel posee un rico conjunto de funciones lgicas, la mayora de ellas utilizan pruebas condicionales para determinar si una condicin especificada es verdadera o falsa. Una prueba Condicional es una ecuacin que compara dos nmeros, funciones, frmulas, rtulos o valores lgicas. Cada Prueba Condicional debe incluir al menos un operador lgico. Los operadores lgicos definen la relacin de prueba entre los elementos de la prueba condicional, es decir entre las celdas.

LA FUNCION SI (IF) Permite la utilizacin del Si condicional, y toma la forma =IF(CELDA A PROBAR_SIGNO LOGICO_VALOR CONTRA EL CUAL SE COMPARA,VALOR SI ES VERDADERO,VALOR SI ES FALSO) En la figura a continuacin se muestra un ejemplo con promedios de notas donde si el acumulado es mayor o igual a 80% est aprobado, si es menor esta en suspenso.

FORMULAS CON FECHAS Y HORAS La unidad bsica de tiempo en Excel es el da. Cada da esta representado por un nmero de serie entre 1 y 65380. La fecha inicial, representada por el nmero de serie 1,

corresponde al Domingo 1 de Enero de 1900. El nmero mximo 65380, representa al 31 de Diciembre de 2078. Cuando se introduce una fecha en una hoja de clculo, Excel la almacena como el nmero que representa los das que hay entre la fecha inicial y la indicada. Por ejemplo, el da 1 de Enero de 1996 se representa con el nmero 35065, ya que hay 35065 das entre la fecha inicial (01 de Enero de 1900) y el 01 de Enero de 1996. La hora es un valor decimal que representa la porcin del da entre su principio (12:00 de la noche) y la hora indicada. Las 12:00 del medioda se representa con el valor 0.5 ya que la diferencia entre las 12:00 de la noche y las 12.00 del medioda es justo la mitad de un da. Con la asignacin de nmeros de serie para los das, horas, minutos y segundos, Excel hace posible la realizacin de clculos aritmticos sofisticados con las fechas y las horas. Puede manipular fechas y horas en las frmulas de su hoja, tal como lo hara con otros tipos valores.

INTRODUCCION DE FECHAS Y HORAS Lo nico que tiene que hacer para introducir fechas y horas es escribir la data bajo esta mascara mm/dd/aa ,separados por / o por Tambin puede introducir horas con formato, para hacerlo escriba la hora bajo cualquiera de estas mascaras: h:mm:ss, fjese que las horas, minutos y segundos se separan entre s por medio de : (dos puntos). Tips:

Para introducir la hora actual en una hoja, puede mantener pulsada la tecla Ctrl + Shift +:

PARA UTILIZAR VALORES DE TEXTO Este tipo de frmula trata una cadena de caracteres de texto como a un valor, por lo que, algunas veces, estas cadenas se denominan valores de cadena o valores de texto. Utilizamos el operador especial & (Ampersand) para concatenar o unir varios valores de texto.

Ejemplo:

En esta frmula el texto contenido en las celdas es concatenado a otro campo de resultado