Unidad II. PLANEACION DE LA AUDITORIA (Correlacin: NAGA.

2a) MODELO DE MEMORANDO DE LA PLANEACIN Introduccin La ejecucin de determinada modalidad de auditora requier la obserevancia de un protocolo convencionalmente aceptado en la profesin contable, cuya denominacin mas comn es : Proceso General y Especfico de la Auditoria. Igualmente, la realizacin de una labor de auditoria con aplicacin especfica ( Cartera, Compras, Inventarios, etc.) implica observar el mismo proceso pero adaptndolo a las circunstancias propias del cada situacin. En cumplimiento de una de la NAGAS, el auditor debe dejar evidencia vlida y suficiente de su trabajo. En el caso especfico de la Planeacin, para demostrar su cumplimiento es necesario producir un documento cuya denominacin mas comn es Memorando de la Planeacin. Para su preparacin se requiere seguir determinado proceso tcnico que comprende las siguientes fases : a) Conocimiento integral de la organizacin y del negocio; b) Preparacin de un plan general de trabajo con su correspondiente crongrama de actividades; c) Determinacin de ciertas actividades de auditoria a realizar mediante la aplicacin de programas especficos. Con el fin de precisar el contenido e importancia de dicho memorando y facilitar su elaboracin, a continuacin se indica un modelo que contiene sus caractersticas esenciales. Se espera que el estudiante lo analice a la luz de las instrucciones y desarrollos efectuados en cumplimiento de la Unidad II y lo aplique en la solucin de su caso acadmico. Es de advertir que por tratarse de un caso modelo relacionado con una empresa hipottica, la presentacin del memorando se har solamente en forma parcial, procurando que las caractersticas y situaciones expuestas constituyan en la medida de lo posible un reflejo de la realidad.

PC BLA DOCUS AD/LABO 2S.07/MODELO MEMO

---------------------------------------------------------------Nota aclaratoria------------------------------------------------------------------El orientador del Laboratorio de Auditoria estima conveniente advertir que el modelo de Memorando de Planeacin que a continuacion se presenta, constituye tan solo una muestra parcial del mismo. En la prctica, la variedad de asuntos considerados es mas amplia y por ende la extensin y profundidad en el trtatamiento de los mismos es mayor. El propsito por ahora es que el estudiante pueda conocer y desarrollar un documento que sirva al auditor para evidenciar el cumplimiento de la NAGA 2.a referente a la adecuada planeacion del trabajo (Ley 143 de 1990, artculo 7). ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1 1

AGUAS DEL SUR S.A. E.S.P. AUDITORIA EXTERNA REFERENCIA : JUNIO30-2008

MEMORANDO DE LA PLANEACION

PREPARADO POR: ASESORES Y CONSULTORES LTDA. GERMAN GONZALEZ MATERON DIRECTOR DE AUDITORIA

OCTUBRE DE 2008

PC BLA DOCUS AD/LABO 2S.07/MODELO MEMO

CONTENIDO

I. Conocimiento Integral de la Organizacion y del Negocio 1.1 Objeto social 1.2 Estructura organizativa 1.3 Planta de personal y cargos 1.4 Valores filosficos 1.5 Marco legal y jurdico 1.6 Factores econmicos del negocio 1.7 Aspectos financieros 1.8 Aspectos del control interno. 1.9 Otros aspectos de conocimiento. II. Riesgos del negocio, controles asociados y acciones de monitoreo 2.1 Riesgo principal del negocio. 2.2 Riesgos inherentes. 2.3 Riesgos de control. 2.4 Riesgos de deteccin. 2.5 Controles asociados a los riesgos 2.6 Acciones de monitoro 2.7 Areas crticas del negocio. III. Aspectos inherentes a la adminstracin del trabajo 3.1 Plan general de trabajo 3.2 Cronograma de actividades 3.3 Personal involucrado 3.4 Aspectos procedimentales. 3.5 Aspectos de informacin. Anexo 1. Organigrama de la empresa. Anexo 2. Modelo de plan general de trabajo Apndice A . Aspectos esenciales en relacin con el riesgo. Apndice B. Aplicacin prctica de la matriz del proceso general y especfico de auditoria.

MEMORANDO DE LA PLANEACION Periodo de Referencia : Junio 30-2007 I. Conocimiento Integral de la Organizacin y del Negocio 1.1 Objeto Social De acuerdo con el artculo 3 de la escritura de constitucin 3.030 de agosto 10 de 1956, Notaria Primera, Crculo de Palmira, el objeto social previsto originalmente para Aguas del Sur consista en la prestacin del servicio de acueducto y alcantarillado en el municipio de Palmira y su zona de influencia mas cercana. En octubre 18 de 1990, mediante escritura pblica 7.100 de la misma Notara, hubo modificacin del objeto social, amplindolo hacia otras actividades tales como la produccin y comercializacin de agua embotellada. En Julio 12 de 1995, atendiendo exigencia de la Superintendencia de Servicios Pblicos, mediante escritura 12.680 de la misma Notara, el objeto social debi ser nuevamente modificado, quedando como estaba en un principio. 1.2 Estructura organizativa La estructura organizativa de Aguas del Sur (Anexo 1) obedece al esquema divisional-funcional y es coherente con la naturaleza jurdica de la empresa y su objeto social. Su ltima modificacin se produjo en el ao 2003. Presenta dos situaciones atpicas relacionadas con Comercial y Direccin de Talento Humano. La primera respecto a su localizacin, asignacin salarial y carencia de funciones en el respectivo manual; la segunda por la atencin informal de funciones que no figuran en el manual. Lo anterior dio lugar a la Recomendacin No. 1 (Ver informe sobre deficiencias encontradas en el conocimiento integral). 1.3 Planta de personal y cargos A junio 30 de 2007 la distribucin de la planta de personal y cargos era la siguiente : Nivel Directivo Ejecutivo Operativo Total Cant 6 3 181 190 % 3.1 1.6 95..3 100

En cuanto al tipo de vinculacin, aproximadamente el 90% del personal tiene contrato a trmino indefinido y el resto a trmino fijo como supernumerarios adscritos en su gran mayora al rea tcnico-operativa. El promedio mensual de trabajadores por el semestre fue de 205. Febrero fue el mes con mayor vinculacin (210) y diciembre con el menor (190). La situacin ha sido muy similar en los ltimos tres aos. 1.4 Valores Filosficos Estn incluidos en el Plan de Gestin y Resultados del ao 98, han sido socializados y su revisin se produjo en abril de 2003 con motivo del proceso de calidad. Un inventario de los mismos figura en PL5.

1.5 Marco legal y jurdico Aguas del Sur es una sociedad annima de carcter mixta en donde el estado es accionista con el 95% del capital social. Est regida por la Ley de los servicios Pblicos (Ley 142 de 1994, artculo 17). Est inscrita en rgimen comn. Su domicilio principal es Palmira. La duracin prevista es 50 aos. Los estatutos estn contenidos en la escritura de constitucin y sus modificacines. (Ver PL6). 1.6 Ambito econmico del negocio Composicin del mercado y descomposicin : Uso Residencial No residencial Total Sector Residencial Clasificacin Cantidad Estrato 1 5.232 Estrato 2 3.571 Estrato 3 17.625 Estrato 4 18.329 Estrato 5 2.652 Estrato 6 1.181 Total 48.590 No. suscriptores 48.590 3.556 52.146 % 10.77 7.35 36.27 37.72 5.46 2.43 100 % 93.18 6.82 100.0

Sector No Residencial Clasificacin Cantidad % Comercial 3.310 93.08 Industrial 165 4.64 Oficial 79 2.22 Especial 2 0.05 Total 3.556 100

Prdidas comerciales en el servicio de Acueducto Concepto Agua producida Agua facturada IANC (1)
(1)

A Junio 2006 A Junio 2007 M3 % M3 % 11.578.643 100 12.345.678 100 6.704.034 4.874.609 57.9 42.1 6.999.999 5.345.679 56.7 43.3

IANC : ndice de Agua no Contabilizada.

La anterior situacin obedece a la falta de polticas para disminuir el INAC. En tal sentido se plante la Recomendacin No. 2. (Ver informe sobre deficiencias encontradas en el conocimiento integral).
1.7 Aspectos financieros

Para la determinacin de la situacin financiera de la empresa se tomaron como referencia los indicadores financieros calculados a partir de los respectivos estados a Junio 30 de 2006 y 2007. Las conclusiones fueron las siguientes : Liquidez : Demuestra que la organizacin es slida financieramente y durante el 2006 y 2007 ha mantenido un flujo de caja operacional fluido y armnico; Endeudamiento : Muestra una estructura financiera slida, que prtege a la empresa de problemas de orden financiero originados en
5 5

pasivos adquiridos de manera no racional; Rentabilidad : Los altos costos de operacin -sobre todo los administrativos- estn contribuyendo a una baja utilidad operacional y a la destruccin de valor, lo cual podra afectar las perspectivas de la empresa y generar preocupacin en los inversionistas. Como conclusin general sobre la situacin financiera se determin que la empresa cuenta con un flujo de caja excelente y no hay problemas de liquidez; no existe riesgo en el endeudamiento por cuanto no supera 38%; la debilidad radica en la rentabilidad, pues los niveles de utilidad operacional y neta muy bajos, lo que da lugar a la Recomendacion No. 3. (Ver informe sobre deficiencias encontradas en el conocimiento integral). II. Riesgos del negocio, controles asociados y acciones de monitoreo
(Nota. A fin de lograr una mejor comprensin de tema, se recomienda efectuar una lectura y anlisis de los aspectos conceptuales sobre el Riesgo que se muestra en el Apndice 1 al presente material).

2.1 Riesgo principal del negocio. En Aguas del Sur, existe la posibilidad de que circunstancias de orden financiero relacionadas con unos ingresos supeditados al rgimen tarifario a que est sometida la empresa, no le permitan atender en un futuro sus servicios en las condiciones de cobertura, calidad y continuidad requeridas. 2.2 Riesgos Inherentes. Guardan relacin con el riesgo principal y se refieren a aquellas circunstancias que podran poner en peligro la viabilidad financiera de la empresa en el corto, mediano o largo plazo. En el caso particular de Aguas del Sur se detectaron las siguientes situaciones que podran constituir riesgos inherentes: - Disminucin en los ingresos motivados en: * Rezago en las tarifas que podra influir en la generacin de prdidas econmicas * Riesgo de matrculas de uso residencial dedicadas a actividad comercial o industrial. * Falta de control en el uso del servicio en construcciones nuevas. * Demora en la atencin de fugas en la red principal. - Prdidas econmicas debido a : * Demora en la atencin de fugas en la red principal. * Sobrecostos laborales, especialmente en tiempo extra. * Sobrecostos financieros, especialmente en sobregiros bancarios. * Sobrecostos en mantenimiento de equipos tcnicos o de cmputo. 2.3 Riesgos de Control. Son aquellos riesgos que podran presentarse cuando los procedimientos para el desarrollo de operaciones o la informacin derivada pueden presentar deficiencias no detectadas a pesar de la existencia de adecuados sistemas de contabilidad y de control interno. En Aguas del Sur, los siguientes son algunos de los riesgos de control mas significativos : - Inexistencia, desactualizacin o aplicacin ineficiente de los manuales de funciones y procedimientos. - Desarrollo de algunas operaciones del rea comercial y financiera en forma manual no supervisada. - Falta de comunicacin o coordinacin entre algunas reas. - Cambios permanentes en los reglamentos, no comunicados oportunamente. - Debilidades en el funcionamiento de la Auditoria Interna.
6 6

2.4 Riesgos de deteccin. Significa que a pesar de que el auditor haya determinado con antelacin la extensin, profundidad y oportunidad de sus procedimientos, ciertas circunstancias deficientes, como las siguientes, podran no ser detectadas: - Que aspectos muy especficos de la normatividad aplicable en la empresa no sean conocidos por el auditor. - Que determinadas tcnicas de auditoria puedan ser aplicadas en forma incorrecta. - Que errores de importancia relativa pudieren nos ser detectados en desarrollo de la auditora. 2.5 Controles asociados a los anteriores riesgos. Tratndose de los riesgos hinherente y de control y con el fin de reducir los riesgos o mitigar su impacto, la empresa debe tener establecidos los siguientes controles de carcter general, sobre los cuales la auditoria efectuar una verificacion : Controles tendientes a lograr un mejoramiento en los ingresos. Controles dirigidos a lograr una disminucin en los sobrecostos de diversa ndole. Controles orientados a mejorar la eficiencia en el recaudo de cartera. Controles para procurar una reduccion en las pdidas fraudulentas.

2.6 Acciones de monitoro. En relacin con las anteriores acciones de control, la empresa tiene previsto ejercer un seguimiento que le permita determinar : La aplicacin efectiva de polticas para el manejo de la cartera La existencia de una adecuada depuracin de cartera El cumplimiento de planes encaminados a incrementarlos ingresos. El cumplimiento de planes orientados a disminuir los costos.

2.7 Areas crticas de riesgos y las acciones previstas. Desde el punto de vista del nivel de riesgo asociado, Aguas del Sur tiene identificadas ciertas reas muy particulares. Por tanto, con el propsito de evitar la ocurrencia de riesgos o de la intensidad de su impacto, se han definido ciertas acciones de control y se ha responsabilizado a determinadas dependencias para llevarlas a cabo en las condiciones de tiempo y presupuesto establecidas. Algunas de tales reas, las dependencias responsables y las acciones previstas, son las siguientes: - rea de Sistemas Se trata de un rea fundamental en el funcionamiento de la organizacin, pero por su naturaleza est sometida a riesgos de diversa magnitud. Su administracin est a cargo de la Divisin de Sistemas y bajo su responsabilidad est el definir las estrategias necesarias para que la empresa pueda contar con informacin oportuna y de calidad, para lo cual debe estar al tanto de los avances tecnolgicos que permitan la incorporacin de nuevos procesos y herramientas tecnolgicas, adems de atender eficientemente los requerimientos de los diversos clientes internos. Para ese propsito la Divisin de Sistemas se tiene previsto llevar a cabo las siguientes acciones: Definir un cambio de plataforma tecnolgica y de las condiciones para su realizacin. Desarrollar aplicaciones satlites para facturacin y recaudo. Mejorar la base de datos hacia la implementacin de un sistema de informacn gerencial (SIG). Disear y desarrollar campaas para propiciar el uso de software licenciado.
7 7

- Disear y desarrollar campaas de capacitacin para un mejor manejo de las aplicaciones. - rea Tcnico-Operativa La Direccin Tcnico-Operativa, en su condicin de responsable de esta rea tiene previsto para el periodo 2005-2008 llevar a cabo las siguientes acciones respaldadas en un presupuesto tcnico y econmico que respalda su cumplimiento: * Actualizacin del catastro de redes. * Mejoramiento de las tcnicas de laboratorio. * Ampliacin de las redes de acueducto y alcantarillado. * Instalacin de nuevos macromedidores. * Adecuacin del taller de medidores. III. Aspectos Inherentes a la Administracin del Trabajo 3.1 Plan general de trabajo. A partir de la informacin obtenida durante la subfase de conocimiento integral, el auditor procede a elaborar un plan general de trabajo que servir de base para la ejecucin de la auditoria. En l debern considerarse aspectos tales como el personal participante, el cargo o vinculacin, la remuneracin, el tiempo y costo presupuestado y real. (Nota. En el Anexo 2 se indica un modelo de plan general de trabajo).. 3.2 Cronograma de actividades. De manera concordante con el plan general de trabajo y mediante la aplicacin de alguna de las formas convencionalmente aceptadas, el auditor deber proceder a elaborar un cronograma de actividades que servir de base tanto para el control del tiempo como la supervisin del personal participante. 3.3 Personal involucrado. El siguiente es el personal que por parte de la firma y de la empresa intevenr de alguna forma en la ejecucin de la auditora : Para el desarrollo de la auditoria se tiene previsto interactuar con los siguientes funcionarios, entre otros, con la participacin de las personas de la firma que a continuacion se indica:
Por la empresa Nombre Cargo Alvarfo de Franciso Palau Gerente Jaime Vargas Calle. Director Adm. y Financiero Pablo Surez Rincn. Director Tcnico-Operativo Arvey Norea Tovar Jefe de Contabilidad Mery Alcid Plazas Jefe de Sistemas Edgar Vanegas Osorio Jefe de Control Interno James Torres Vargas Jefe de Almacn Por la firma Nombre Cargo Csar Velasco Caicedo Representantel Legal Germn Gonzlez Matern Director de Auditoria James Viveros Castao Asistente de Informtica Lorena Cadavid Torres Asistente Contab.e Impuestos Paola Arango Vidales Auxiliar Norberto Marn Arango Auxiliar Nelly Suescn Rivera Secretaria

3.4 Aspectos relativos a los procedimientos de auditoria.

Para efectos del desarrollo de la auditoria externa en las condiciones de tiempo, cubrimiento e informacin acordadas, la firma ha dispuesto la siguiente Matriz de Procedimientos en la cual se indica la comformzacin de cada partida del activo, pasivo y resultados y el tipo y alcance de las pruebas de auditoria a aplicar. - Rubro : Efectivo Composicin de la partida : El monto del Efectivo a Junio 30 de 2007 es de $ 1.983.469.989 y representa el 33.4% del Activo Corriente ($5.936.022.551), que a su vez constituye el 48.6% del Activo Total ($12.210.337.953). En consecuencia, el Efectivo representa el 16.2% del Activo Total. El Efectivo est conformado as Caja General $ 1.334.420; Caja Menor $ 1.200.000; Bancos y Corporaciones $ 1.980.935.569 (tres cuentas corrientes y dos de ahorro). Para los recaudos por concepto de servicios funcionan dos (2) cajas en las instalaciones de la empresa y existen convenios con cinco (5) entidades para el mismo fin. Tipo y alcance de los procedimientos de auditoria Prctica de arqueos de fondos a las cajas principales y a las cajas menores. Revisin detallada de las conciliaciones bancarias y los controles conexos. Circularizacin de saldos con las entidades bancarias. Prueba de corte de ingresos y confrontacin con la prueba de egresos. Revision del tratamiento contable de los ingresos. Revisin de procesos de tesorera. Revisin de las polticas contables aplicables al Efectivo. Revisin de controles internos sobre el Efectivo.

- Rubro : Deudores Composicin de la partida : El monto de Deudores a Junio 30 de 2007 es de $3.723.045.987, menos una Provisin por $ 210.670 para un saldo neto de $ 3.722.835.317 que equivale al 62.7% del Activo Corriente ($5.936.022.551). Por tanto, Deudores constituye el 30.5% del Activo Total ($12.210.337.953). La partida est conformada as : Deudores por servicios $3.070.983.421 (Acueducto $2.010.422.560 , Alcantarillado $1.060.560.861); Anticipos y Avances concedidos $641.382.096; Prstamos a Trabajadores $10.680.470. (Nota. La provisin est calculada solamente sobre el valor de la cartera por concepto de servicios). El Area Comercial prepara mensulamente un anlisis de cartera que es remitido a la la Direccin Financiera y Gerencia, pero no se toman decisiones al respecto. Tipo y alcance de los procedimientos de auditoria Confrontacin de saldos contables con comerciales. Revisin de la provisin para cuentas de difcil cobro. Circularizacin de saldos por muestreo. Prueba de corte de ingresos y confrontacin con la prueba de egresos. Revision del tratamiento contable de saldos castigados. Revisin de procesos de cartera. Revisin de las polticas contables aplicables a Deudores Revisin de controles internos sobre la cartera.
(Nota aclaratoria : En la prctica es necesario proceder de igual manera con las dems partidas del balance y y el estado de resultados). 9 9

3.5 Procedimientos de Auditoria en la fase final del trabajo -Revisar la existencia de pasivos contingentes y su posible comportamiento. -Revisar hechos posteriores al cierre y su incidencia en los estados financieros. - Evaluar el supuesto de empresa en marcha. 3.6 Aspectos relativos a la informes a emitir. Los siguientes son los informes a emitir en desarrollo de la auditoria : Informe sobre deficiencias encontradas en desarrollo de la subfase de conocimiento integral. Informe sobre elestado del sistema de control interno, conteniendo recomendaciones para su mejoramiento. Informe final de auditora conteniendo el dictamen u opinin profesional en relacin con los estados financieros examinados.

El informe final estar acompaado de los siguientes estados financieros de propsito general, preparados por la administracin a partir de los ajustes y reclasificaciones propuestos por la auditoria: -Balance General. -Estado de Resultados de Operacin. -Estado de Cambios en el Patrimonio. -Estado de Cambios en la Situacin Financiera. -Estado de Flujos de Efectivo. -Notas Explicativas a los Estados Financieros. La opinin sobre los estados financieros estar soportada en las conclusiones generales sobre el examen practicado, la cual podr ser sin salvedades siempre que a criterio profesional los estados examinados reflejen de manera razonable la situacin financiera de la empresa. La opinin podr ser emitida con salvedades cuando por circunstancias no controlables por la auditoria, existan impedimentos en la ejecucin de pruebas apropiadas y necesarias para la expresin del dictamen sobre situaciones o resultados que podran ser de importancia relativa. Habra una abstencin de opinin u opinin negativa en el evento de que se presenten prcticas contables que vicien materialmente los estados financieros o cuando las condiciones y circunstancias encontradas no permitan la normal realizacin del trabajo. Cualquiera que sea el resultado de la auditoria y el tipo de opinin emitida, los estados financieros ajustados y reclasificados de acuerdo con las circunstancias encontradas, sern entregado a la empresa para los fines que estime pertinentes.

10

10

Anexo 2 AGUAS DEL SUR S.A. - E.S.P Plan General de Trabajo

ACTIVIDAD GENERAL Auditora Externa Referencia: Junio 30-2007

PERSONAL PARTICIPANTE
Auditor Delegado Asistente (1) Auxiliar (2) Subtotal Auditor Delegado Asistente (1) Auxiliar (2) Subtotal Auditor Delegado Asistente (1) Auxiliar (3) Consultor Financiero Consultor Tributario Consultor Informtica

Estimado

TIEMPO Real

Variacin

VALOR HORA

RECURSOS
Estimado Real Variacin

1. Evaluacin general del sistema de Riesgos. 2. Evaluacin general del sistema de control interno 3. Ejecucin del proceso de Auditoria Financiera.

Subtotal 4. Preparacin y sustentacin Auditor Delegado del informe preliminar y el Asistente (1) definitivo de la auditoria. Auxiliar (3) Subtotal Total

30 30 100 160 30 50 150 230 60 70 200 30 10 20 390 25 40 50 115 895

$60.000 30.000 10.000 $60.000 30.000 10.000 $60.000 30.000 10.000 50.000 50.000 50.000 $60.000 30.000 10.000

$1.800.000 900.000 1.000.000 3.700.000 $1.800.000 1.500.000 1.500.000 4.800.000 $3.600.000 2.100.000 2.000.000 1.500.000 500.000 1.000.000 10.700.000 $1.500.000 1.200.000 500.000 3.200.000 22.400.000

DOCUS AD/LABO AUDI X 2S-06/PLAN TRABAJO

11

11

Asesores y Consultores Ltda. Evaluacin del Sistema de Control Interno

Planilla de Evaluacin - Componente : Ambiente de Control

Empresa: _________________________________________________________________ A Componente B Puntos a Enfocar (Aspectos) 1. Integridad moral y valores ticos. 2. Competencia del personal. 3. Filosofa de la administracin. 4. Asignacin de autoridad y responsabilidad. 5. Organizacin y desarrollo de la gente. 6. Estructura organizacional. 7. Junta directiva y comit de control interno. Total
Interpretacin de resultados : Menor de 50% (< 2.5) .................... Malo..................Ausencia de controles internos y psima gestin Entre 51 y 70% (2.5 a 3.5)............... Regular .............Niveles de control interno y gestin regulares Entre 71 y 90% (3.5 a 4.5)............... Bueno ...............Niveles de control interno razonables y buena gestin Entre 90 y 100% (4.5 a 5.0) .............. Excelente...........Desempeo excelente y calidad asegurada

Indice : PLA-EVA-AMB Prepar _________Fecha:_______ Superv._________Fecha:________ E Puntaje F G % 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

C D Optimo Mritos (Factores)

Ambiente de Control

Conclusin general sobre el estado del Componente Ambiente de Control:

PC BLA DOCUS AD/LABO X 2S-06/PLANILLA 1 AMBIENTE

12

12

Asesores y Consultores Ltda. Programa de Auditoria para la Planeacin Aspecto : Conocimiento Integral Asunto : Objeto social. Empresa: AGUAS DEL SUR S.A. E.S.P.

Indice : PL2 Prepar _________Fecha:_______ Superv.__________Fecha_______

Procedimiento 1. A partir de la revisin de la escritura de constitucin y sus posibles modificaciones, determine el objeto social de la empresa y elabore una sntesis del mismo.
Comentarios: Constitucin: El objeto social previsto originalmente para Aguas del Sur consista en la prestacin del servicio de acueducto y alcantarillado en el municipio de Palmira y su zona de influencia ms cercana. Este se encuentra consignado en el artculo 3 de la escritura de constitucin No. 3.030 de agosto 10 de 1956, Notaria Primera, Crculo de Palmira. Primera modificacin: En octubre 18 de 1990, mediante escritura pblica nmero 7.100 de la Notara Primera del Crculo de Palmira, hubo modificacin del objeto social, amplindolo hacia otras actividades tales como la produccin y comercializacin de agua embotellada. Segunda modificacin : En Julio 12 de 1995, mediante escritura No. 12680 de la Notara Primera del Crculo de Palmira, con el propsito de atemperarse a lo establecido en la Ley 142 de 1994, el objeto social debi ser modificado y qued similar al de la escritura de constitucin. Lo anterior obedeci a exigencia perentoria de la Superintendencia de Servicios Pblicos Domiciliarios, en el sentido de que la empresa no poda ejercer actividad distinta a la de prestacin de los servicios pblicos de acueducto, alcantarillado y aseo y sus actividades complementarias.

PC BLA DOCUS AD/LABO X-S2-06/PDT-PLA

Actualizacin :Octubre de 2007

13

13

Asesores y Consultores Ltda. Programa de Auditoria para la Planeacin Aspecto : Conocimiento Integral Asunto : Organigrama. Empresa: AGUAS DEL SUR S.A. E.S.P.

Indice : PL3 Prepar _________Fecha:_______ Superv.__________Fecha_______

Procedimiento 2. Efecte una revisin del organigrama vigente y registre sus comentarios acerca del tipo de estructura, pertinencia, observancia y otros aspectos.
Comentario: La estructura organizativa de Aguas del Sur fue diseada originalmente -y se ha mantenido- bajo el esquema divisional-funcional. La ltima revisin se efectu en abril de 2003 en desarrollo del proceso de calidad. Un anlisis del organigrama adjunto permite conceptuar que corresponde a la naturaleza de la empresa y es adecuado para el cumplimiento de su objeto social. A pesar de lo anterior, llaman la atencin las siguientes situaciones : a) Figura un rea denominada Comercial, bajo la responsabilidad de un funcionario sin personal a cargo, con dependencia directa de la Gerencia. A pesar de que en el organigrama aparece al nivel de jefe de seccin, su asignacin salarial es similar al la de un director de rea. Llama la atencin que su perfil, requisitos, funciones y otros aspectos no figuran en el manual de funciones pero si en de procedimientos. b) Figura un rea denominada Direccin de Talento Humano, bajo la responsabilidad de un funcionario con una sola persona a cargo. Adems de atender lo pertinente al recurso humano, tal dependencia es la encargada de lo relacionado con la atencin de los recursos fsicos tales como servicios generales y suministros, a pesar de que en el manual de funciones tal responsabilidad no aparece asignada. Esto significa que dichas actividades la est desarrollando informalmente, lo cual, desde el punto de vista del control interno no es adecuado. Las anteriores circunstancias dan lugar al planteamiento de la siguiente recomendacin: Recomendacin Nro. 1. Es necesario replantear la ubicacin de la Seccin Comercial como dependencia adscrita a Gerencia. En la forma como actualmente opera, la comunicacin es muy difcil y debe tomar decisiones autnomas o inconsultas, desvirtundose as el sentido de autoridad y poniendo en riesgo los controles internos. Se recomienda por tanto asignarla como un rea dependiente de la Subgerencia Financiera. As mismo, es necesario analizar la conveniencia de fusionar el rea denominada Direccin de Talento Humano con la Direccin Administrativa y Financiera, o en su defecto redefinir su nombre como Direccin Administrativa, asignndole la atencin de lo relacionado con los recursos humanos y fsicos.

14

14

Asesores y Consultores Ltda. Programa de Auditoria para la Planeacin Aspecto : Conocimiento Integral Asunto : Planta de Personal. Empresa: AGUAS DEL SUR S.A. E.S.P.

Indice : PL4 Prepar _________Fecha:_______ Superv.__________Fecha_______

Procedimiento 3. A partir de informacin existente en Recursos Humanos determine el tamao de la planta de personal y su distribucin por niveles y por tipo de vinculacin. Registre sus comentarios.

Comentario: De acuerdo con informacin suministrada por la Direccin de Talento Humano, a junio 30 de 2007 la planta de personal estaba compuesta por 190 trabajadores distribuidos as: 6 directivos (gerente, revisor fiscal, jefes oficina de informtica, planeacin, control interno y jurdica); 3 ejecutivos (director operativo, director administrativo y financiero y director talento humano);181 operativos adscritos a las reas funcionales as: administrativa y financiera 17, talento humano 4, tcnico-operativa 160. En cuanto al tipo de vinculacin se encuentra que durante el primer semestre de 2007 aproximadamente el 90% del personal estuvo vinculado mediante contrato a trmino indefinido y el resto a trmino fijo actuando en condicin de supernumerarios adscritos en su gran mayora al rea tcnico-operativa. Es de anotar que el promedio mensual de personas vinculadas a la empresa durante el periodo enero a junio de 2007 fue de 205, en diferentes modalidades. Enero fue el mes con menor nmero de personas (190) y mayo con el mayor (201). Estadsticamente se estableci que la situacin ha sido muy similar durante los ltimos tres aos.

15

15

Asesores y Consultores Ltda. Programa de Auditoria para la Planeacin Aspecto : Conocimiento Integral Asunto : Valores Filosficos. Empresa: AGUAS DEL SUR S.A. E.S.P.

Indice : PL5 Prepar _________Fecha:_______ Superv.__________Fecha_______

Procedimiento 4. Determine la existencia de valores filosficos que caracterizan la organizacin y registre sus comentarios al respecto.

Comentario: El Plan de Gestin y Resultados preparado por la Oficina de Planeacin de la empresa en agosto de 1998 para dar cumplimiento a la Resolucin 012 de 1997 emanada de la Comisin de Agua Potable y Saneamiento Bsico-CRA, en la Seccin Tercera contiene los principios y valores filosficos que caracterizan la entidad. Se encuentra que los mismos han sido ampliamente divulgados y que su revisin se produjo en abril de 2003 con motivo del proceso de calidad. A continuacin se incluye un inventario de los citados valores.

Visin.- Aguas del Sur S.A. ESP. ser una organizacin que, sustentada en la filosofa de la calidad y mejoramiento continuo, dirigir todas sus acciones hacia el cubrimiento de las expectativas que los habitantes del Municipio de Palmira tengan frente a la prestacin eficiente y eficaz de los servicios pblicos de acueducto y alcantarillado. Misin.- Satisfacer de manera oportuna y eficientemente las necesidades bsicas de provisin de agua potable y disposicin de aguas servidas mediante la prestacin directa de tales servicios, garantizando calidad, cantidad y continuidad a la totalidad de la poblacin que lo demande.
Objetivos estratgicos -Definir y desarrollar un apropiado modelo de prestacin de los servicios. -Mejorar la ejecucin de los procesos tanto los bsicos como los de apoyo. -Estructurar y desarrollar un programa para el uso racional del agua. Polticas institucionales - Maximizar y optimizar el uso de los recursos fsicos, tecnolgicos, econmicos y naturales. - Procurar el desarrollo integral y permanente del talento humano. - Proteger los recursos naturales bajo el criterio de desarrollo sostenible. - Propender por la prestacin de los servicios con calidad, cobertura y continuidad.

Valores institucionales
- Respeto. Capacidad de aceptar diferentes criterios y actitudes. - Etica. Comportamiento regido por principios individuales basados en honestidad, lealtad y transparencia. - Sensibilidad social. Conciencia de solidaridad y servicio frente a los problemas sociales y econmicos. - Compromiso. Actitud positiva y responsable para el logro de los objetivos y metas institucionales.

16

16

Asesores y Consultores Ltda. Programa de Auditoria para la Planeacin Aspecto : Conocimiento Integral Asunto : Marco legal y jurdico. Empresa: AGUAS DEL SUR S.A. E.S.P.

Indice : PL6 Prepar _________Fecha:_______ Superv.__________Fecha_______

Procedimiento 5. A partir de la revisin de la escritura de constitucin y sus posibles modificaciones, determine el marco legal y jurdico de la empresa y elabore una sntesis del mismo.
Comentarios: De acuerdo con el Artculo 5 de la escritura de constitucin No. 10250 de la Notara Primera del Crculo de Palmira, Aguas del Sur constituye una sociedad annima de carcter mixta en donde el estado es accionista con el 95% del capital social. Desde el punto de vista jurdico la sociedad se encuentra sometida a lo que la Constitucin Poltica establece para las empresas de servicios pblicos domiciliarios, enmarcada en el artculo 17 de la Ley 14 de 1994, conocida como Ley de los servicios Pblicos. Desde el punto de vista tributario la sociedad se halla inscrita en el rgimen comn y est sometida a las exigencias propias de tal naturaleza. El domicilio principal es la ciudad de Palmira, Departamento del Valle, pero puede operar en cualquier lugar del pas o desarrollar su objeto social en el exterior. La duracin prevista es cincuenta (50) aos. Los estatutos se hallan contenidos en la escritura de constitucin No. 3030, agosto 10 de 1956, Notaria Primera, Crculo de Palmira y las modificacin efectuadas mediante las escrituras pblicas No. 10250 (Octubre 10 de 1990) y 12680 (Julio 12 de 1995), de la Notara Primera del Crculo de Palmira.

17

17

Asesores y Consultores Ltda. Programa de Auditoria para la Planeacin Aspecto : Conocimiento Integral Asunto : Ambito econmico. Empresa: AGUAS DEL SUR S.A. E.S.P.

Indice : PL7 Prepar _________Fecha:_______ Superv.__________Fecha_______

Procedimiento 6. En base a la revisin de documentos comerciales y de otra ndole determine las circunstancias actuales de la empresa desde el punto de vista de su mbito econmico.

Comentario: La composicin del mercado de Aguas del Sur es como sigue: 48.590 suscriptores pertenecientes al uso residencial, equivalentes al 93.18%; 3.556 adscritos al uso no residencia, que equivalen en 6.82%., para un total de 52.146 usuarios localizados tanto en el rea urbana como en la zona de influencia. Un anlisis estadstico permite determinar que en los ltimos 5 aos el nivel de crecimiento ha oscilado alrededor del 5%. En cuanto a las prdidas comerciales en el servicio de acueducto, tcnicamente conocidas como Indice de Agua no Contabilizada (INAC), estas pasaron del 42.1% en junio del 2006 a 43.3 en junio de 2007, lo que significa un incremento del 1.2%. Tal circunstancia obedece a la carencia de polticas encaminadas a lograr una disminucin de dicho y se pudo establecer que para el resto del ao no est prevista ninguna accin al respecto. En ese sentido, es conveniente la siguiente recomendacin : Recomendacin Nro. 2. Es urgente e importante que la administracin de la empresa proceda a disear polticas tendientes a lograr una disminucin en el INAC, a partir de las cuales podran implementarse estrategias tales como propiciar la legalizacin de consumidores fraudulentos, el cambio de medidores defectuosos o la prctica de una medicin mas efectiva de los consumos.

18

18

Asesores y Consultores Ltda. Programa de Auditoria para la Planeacin Aspecto : Conocimiento Integral Asunto : Aspectos financieros. Empresa: AGUAS DEL SUR S.A. E.S.P.

Indice : PL8 Prepar _________Fecha:_______ Superv.__________Fecha_______

Procedimiento 7. Tomando como referencia los estados financieros y dems informacin complementaria, determine las circunstancias de orden financiero y registre sus comentarios. Comentario: La determinacin del mbito financiero se hizo a partir de la comparacin a Junio 30 de 2006 y 2007, en relacin con los indicadores de Liquidez, Endeudamiento y Rentabilidad. Al final se obtuvo una conclusin general acerca de la situacin financiera de la empresa.

Liquidez. Los ocho indicadores aplicados para evaluar la liquidez de la empresa, esto es, hacer la medicin de su capacidad para obtener el dinero en efectivo para cubrir sus obligaciones, demuestran que la organizacin es muy slida financieramente y durante los aos 2006 y 2007 ha mantenido un flujo de caja operacional fluido y armnico, evitando contratiempos en el desarrollo de sus operaciones diarias.
Endeudamiento. Los indicadores de endeudamiento observados de muestran prudencia en la toma de crdito, situacin que muestra una empresa con una estructura financiera slida, lo cual sin duda la protege de problemas de orden financiero originados en pasivos adquiridos de manera no racional.

Rentabilidad. La sensacin de una empresa bien administrada financieramente demostrada por los indicadores de liquidez aplicados- se desvirta al observar los indicadores de rentabilidad, los cuales no revelan una buena situacin. Los altos costos de operacin, sobre todo los administrativos, estn contribuyendo a una baja utilidad operacional y a la destruccin de valor. Lo anterior, adems de afectar las perspectivas de la empresa podra generar preocupacin por parte de los inversionistas.
Conclusin general. Los indicadores de liquidez, demuestran una empresa con un flujo de caja operacional excelente, libre de cualquier problema de liquidez, mientras que los indicadores de endeudamiento, sealan como la empresa es ciertamente propiedad de sus accionistas y no de terceros, pues no est endeudada mas all del 37.55 % considerados todos los distintos tipos de acreedores. La debilidad de la organizacin radica en los indicadores de rentabilidad, pues se alcanza niveles de utilidad operacional y neta muy bajos, por lo cual se recomienda hacer un estudio de costos fijos y variables como elementos de la estructura de costos. Solo as se podra definir el camino ha seguir en la bsqueda de mejores mrgenes de rentabilidad, que unidos a los ya positivos de liquidez y endeudamiento, permitiran contar con una empresa altamente generadora de valor a favor de sus accionistas y la comunidad en general. Recomendacin Nro. 3. Tomando como referencia el factor Rentabilidad, es indispensable que la Administracin, bajo el liderazgo de la Direccin Financiera, proceda a elaborar un profundo diagnstico y a determinar las medidas que conduzcan a la generacin de valor requerida para garantizar el crecimiento y desarrollo de la empresa.
19 19

Asesores y Consultores Ltda. Programa de Auditoria para la Planeacin Aspecto : Conocimiento Integral Asunto : Aspectos de Control Interno. Empresa: AGUAS DEL SUR S.A. E.S.P.

Indice : PL9 Prepar _________Fecha:_______ Superv.__________Fecha_______

Procedimiento 8. En funcin del COSO u otro referente vlido, practique una revisin general de los Aspectos inherentes al control interno de la empresa y registros sus comentarios. Comentario: Para el efecto se tom como referencia el informe sobre la evaluacin del sistema de control interno que fuera preparado por la Oficina de Control Interno de la empresa con referencia a Junio de 2006 y Junio de 2007. Un resumen de dicha evaluacin es el siguiente :
Ao Junio de 2006 Junio de 2007

No. 1 2 3 4 5

Componente Ambiente de Control (400) Administracin del Riesgo (300) Actividades de control (800) Informacin y comunic. (300) Retroalimentacin (300) Total (2100)

Calif 241 154 585 217 161 1358

% 60.2 51.5 73.1 72.3 53.5 64.7

Nivel Medio Bajo Medio Medio Medio Medio

Calif 196 113 492 204 180 1185

% 49.0 37.6 61.5 68.0 59.9 56.4

Nivel Bajo Medio Medio Medio Medio Medio

Variacin (%) (11.2) (13.9) (11.6) (4.3) 6.4 (8.3)

Los resultados anteriores indican que para los periodos de referencia el nivel de desarrollo del sistema de control interno se ubic en el rango Medio en ambos periodos, pues cuatro de los cinco componentes del sistema se sitan en ese nivel. As mismo, entre un periodo y otro el grado de desarrollo del sistema de control interno presenta una disminucin del 8.3%. Tal situacin es preocupante y amerita en consecuencia la siguiente recomendacin : Recomendacin Nro. 4. Es prioritario que la Oficina de Control Interno, en su condicin de estamento coordinador del sistema de control interno y contando con el apoyo decidido de la Gerencia, determine las acciones a seguir a fin de que los resultados de la evaluacin al trmino del ao 2007 reflejen un mejoramiento sustancial y no un retroceso como ocurrido entre junio del 2006 y junio del 2007.

Asesores y Consultores Ltda. Programa de Auditoria para la Planeacin Aspecto : Conocimiento Integral 20

Indice : PL10 20

Asunto : Otros Aspectos de Conocimiento. Empresa: AGUAS DEL SUR S.A. E.S.P.

Prepar _________Fecha:_______ Superv.__________Fecha_______

Procedimiento 9. Si considera necesario, desarrolle otros aspectos que pudieran contribuir conocimiento integral de la empresa y el negocio que realiza.

al

Comentario: En razn de su importancia, se considera conveniente incluir los siguientes comentarios en relacin con el comportamiento presupuestal de los ingresos y los egresos con referencia a Junio de 2007.
Ejecucin presupuestal de los ingresos. El presupuesto de ingresos para el ao 2007 es de 18.760 millones y hasta el mes de junio se han recaudado 12.870 millones. Esto significa un cumplimiento del 68.6%. En tales condiciones y de acuerdo con las proyecciones para el segundo semestre de 2007, se espera que al finalizar el ao los ingresos superen el valor presupuestado. Los mayores valores recaudados corresponden en gran medida al rubro Otros Ingresos-Acueducto. Ejecucin presupuestal de los egresos. Para el ao 2007 se tienen dispuestos egresos por 18.760 millones, de los cuales a junio se han ejecutado 15.987 millones que corresponden al 85.2%. Esto significa que solamente queda un 14.8.% para cubrir los egresos por el segundo semestre de 2007, cifra que de acuerdo a las proyecciones se estima insuficiente. Ante tal circunstancia la empresa se ver abocada a acudir al endeudamiento o en su defecto no podr llevar a cabo la totalidad de las inversiones previstas, especialmente en mantenimiento de redes de acueducto. Es precisamente en ese rubro donde se han producido mayores erogaciones debido al mal estado del sistema. Al efectuar un anlisis frente a los aos anteriores se encuentra que el comportamiento es muy similar, lo cual significa que existen fallas en la confeccin del presupuesto de egresos debido a la falta de una metodologa apropiada. Tal circunstancia da lugar a la siguiente recomendacin: Recomendacin Nro. 6. Es indispensable que la Oficina de Planeacin en coordinacin con la Direccin Financiera procedan a adoptar y aplicar una metodologa apropiada para el clculo del presupuesto de egresos a fin de evitar que se sigan presentando desfases entre lo previsto y lo realizado.

21

21

Popayn, Octubre 10 de 2007

A & C 057-07
Doctor ALVARO DE FRANCISCO PALAU Gerente AGUAS DEL SUR S.A.E.S.P. Palmira Referencia : Informe sobre situaciones deficientes. Atento saludo.

En cumplimiento del Contrato GER-083-2007, nuestra firma se encuentra desarrollando una Auditora Externa de carcter financiero en dicha empresa. Como resultado de la fase de conocimiento integral de la organizacin y de las actividades que esta realiza, se evidenciaron algunas situaciones deficientes en determinados mbitos. Al respecto, en los Anexos 1 y 2 estamos poniendo de presente tales circunstancias, con las correspondientes recomendaciones para su mejoramiento.
Cualquier informacin adicional estaremos gustosos de suministrarla. Atentamente,

CESAR VELASCO CAICEDO Representante Legal Asesores y Consultores Ltda. cc. Archivo.

22

22

PC BLA DOCUS AD/LABO 2S-07/INFO DEFICS

Anexo 1 Recomendaciones Recomendacin No. 1. Es necesario replantear la ubicacin de la Seccin Comercial como dependencia adscrita a Gerencia. En la forma como actualmente opera, la comunicacin es muy difcil y debe tomar decisiones autnomas o inconsultas, desvirtundose as el sentido de autoridad y poniendo en riesgo los controles internos. Se recomienda por tanto asignarla como un rea dependiente de la Subgerencia Financiera. Referencia : Organigrama Prioridad : Mediano plazo (6 meses) Area responsable : Oficina de Planeacin Supervisin : Gerencia Observaciones : La determinacin del rea responsable se acord con el jefe de la mencionada dependencia. Recomendacin No. 2. Recomendacin Nro. 2. Es urgente e importante que la administracin de la empresa proceda
a disear polticas tendientes a lograr una disminucin en el INAC, a partir de las cuales podran implementarse estrategias tales como propiciar la legalizacin de consumidores fraudulentos, el cambio de medidores defectuosos o la prctica de una medicin mas efectiva de los consumos.

Referencia : Ambito Econmico. Prioridad : Inmediata Area responsable : Area Comercial y Direccin Tcnico-Operativa. Supervisin : Gerencia Observaciones : La determinacin de las reas responsables se acord con los jefes de las reas en mencin. Recomendacin No. 3. Tomando como referencia el factor Rentabilidad, es indispensable que la Administracin, bajo el liderazgo de la Direccin Financiera, proceda a elaborar un profundo diagnstico y a determinar las medidas que conduzcan al mejoramiento en este aspecto, considerado clave para la generacin de valor y el crecimiento y desarrollo de la empresa. Referencia : Ambito Financiero Prioridad : Mediano plazo (6 meses) Area responsable : Direccin Financiera Supervisin : Gerencia Observaciones : La determinacin del rea responsable se estableci con el Director Financiero y Administrativo.
Recomendacin Nro. 4. Es prioritario que la Oficina de Control Interno, en su condicin de estamento coordinador del sistema de control interno y contando con el apoyo decidido de la Gerencia, determine las acciones a seguir a fin de que los resultados de la evaluacin al trmino del ao 2007 reflejen un mejoramiento sustancial y no un retroceso como ocurrido entre junio del 2006 y junio del 2007.

Referencia : Controles Internos Prioridad : Mediano plazo (6 meses). Area responsable : Oficina de Control Interno
23 23

Supervisin : Gerencia Observaciones : La responsabilidad directa es de Gerencia, pero el liderato corresponde al Jefe de Control Interno.

Anexo 2 Informacin de Respaldo a las Recomendaciones No. Referencia Situacin 1 Organigrama La comunicacin entre el Jefe del Area Comercial y Gerencia no existe o es muy difcil, lo cual le ha obligado a tomar decisiones urgentes sin conocer el concepto de Gerencia 2 Ambito El Indice de Agua no Econmico Contabilizada (INAC) se considera alto, con tendencia al incremento en los ltimos 5 aos. Causa(s) El jefe del Area Comercial considera que obedece quiz a dificultades en la agenda de Gerencia para atender asuntos de su dependencia. Efecto(s) 1. Las fallas en la comunicacin ponen en riesgo los controles internos. 2. Decisiones inconsultas podran conducir a detrimento econmico. a) Prdidas econmicas originadas en menores ingresos. b) Sobrecostos que podran incidir en el valor de los servicios. Solucin Replantear la ubicacin de Comer cial como dependen cia de la Direccin Financiera, lo cual facilitara la comuni cacin, en especial para la toma de decisiones. Disear estrategias y polticas tendientes a disminuir el INAC. Por ejemplo: legalizacin de fraudulentos, cambio de medidores defectuosos, mejorar el proceso de medcin La Direccin Financiera debe liderar un profundo estudio que conduzca a la adopcin de medidas correctivas que permitan mejorar los mrgenes de utilidad en el mediano plazo. Se requiere un apoyo decidido de la Administracin para que en el mediano plazo los componentes del sistema de control interno muestren un mejor nivel de desarrollo.

En opinin del jefe del Area Comercial, la situacin podra obedecer a prdidas fraudulentas, fallas en la medicin u obsolescencia de los medidores.

Ambito Financiero

Ambito del Control Interno

En concepto del Director de Talento Humano, podra estar incidiendo: a) La falta de control presupuestario en algunos tems, especialmente el de personal. b) Sobrecostos originados en altas prdidas fraudulentas. En concepto del Jefe Cuatro de los cinco de la Oficina de componentes del Control Interno sistema de control considera que no interno presentan un existe apoyo efectivo nivel Medio de de la Administracin desarrollo y uno muestra un nivel bajo. para la implementacin de medidas de control interno Los indicadores de rentabilidad demuestran que los mrgenes de utilidad estn siendo afectados por altos costos tanto operacionales como administrativos, en especial de los de personal.

a) Los ndices de utilidad neta podran ser menores a los esperados por los inversionistas. b) Si hacia futuro el nivel de ingresos no puede crecer al ritmo de los egresos, podran generarse prdidas. a) Existen mayores niveles de riesgo en desarrollo de las operaciones. b) Podra presentarse un uso deficiente de los recursos. c) Podran generarse situaciones fraudulentas.

24

24