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CHAPITRE 2

PROCESSUS COMPTABLE

Partie 1 : Le processus comptable


Le processus comptable n'est autre que la traduction pure et simple de l'activit de l'entreprise. Aussi, pour pouvoir mettre en place, dans une entreprise, une comptabilit efficace, il faut au pralable avoir compris de faon approfondie non seulement le fonctionnement de l'entreprise mais galement son organisation. C'est pourquoi il faut dcomposer l'activit de l'entreprise en vnements comptables. Ce processus comptable peut tre dcompos en 5 tapes distinctes.

Etape 1 : Identifier et analyser les transactions


Il s'agit de dcider comment les vnements de l'entreprise, ses oprations ou transactions affectent les 3 lments de l'quation : actif, dettes externes, capitaux propres. C'est ce qui, de fait, a t fait dans les exercices du chapitre 1. Identifier les transactions Dans la pratique, une des difficults est, avant d'identifier les transactions, d'en avoir connaissance. C'est pourquoi, l'activit de l'entreprise ncessite la mise en place d'une organisation qui permette de s'assurer que la comptabilit apprhende l'ensemble des oprations de l'entreprise. Il y a donc avant tout un problme d'exhaustivit. Identifier signifie aussi comprendre la transaction et parfois la dcomposer en plusieurs oprations distinctes. Par exemple, lorsqu'il y a une vente de marchandise, paye comptant ou crdit, il y a galement un mouvement de stocks. Il y a donc thoriquement 2 oprations distinctes. C'est pourquoi dans le chapitre 1, nous avons dcompos la vente en (d) et (d2). Cette phase d'identification est gnralement inexistante dans les exercices simples qui sont proposs au moment de l'tude de la comptabilit. Il n'en demeure pas moins que tout collaborateur d'entreprise, quelle que soit sa fonction dans l'entreprise, doit garder cela en mmoire afin de pouvoir expliquer au service comptable des oprations un peu complexes et ainsi

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faciliter l'analyse ncessaire pour une comptabilisation correcte de ces oprations. Analyser les transactions Aprs avoir identifi l'vnement, l'avoir ventuellement dcompos, l'analyse va permettre de dcider quel est son impact sur les 3 rubriques de l'quation principale et comment cette dernire est maintenue en quilibre.

Etape 2 : Crer les comptes


Dans le chapitre 1, nous avons constat que l'utilisation de 3 rubriques ne permet pas une analyse fine des vnements comptables. Il faut donc dtailler ces 3 facteurs de l'quation en autant de subdivisions que ncessaire pour avoir une information suffisante pour prendre les dcisions de l'entreprise. Ces subdivisions sont des comptes dont le nombre et la nature dpendent du degr de dtail que l'on souhaite avoir. Les comptes peuvent tre classs par ordre alphabtique. On peut aussi attribuer chaque compte un numro d'ordre et classer les comptes par numro. La liste des comptes (quel que soit son classement) utilis dans une entreprise est appel plan de comptes (chart of accounts). Ce plan de comptes est modifi au fur et mesure des besoins d'information de l'entreprise. Ainsi, chaque entreprise a son propre plan de comptes. Dans certains groupes d'entreprise, la maison mre propose l'ensemble des socits du groupe un "plan de comptes groupe" qui permet de mieux communiquer entre filiales. Parfois, dans les grands groupes dont les activits sont diversifies, il existe un plan de comptes spcifiques pour chacune des activits du groupe. Le plan de comptes est donc un lment de l'organisation de l'entreprise. C'est pourquoi les IAS/IFRS (normalisation internationale obligatoire depuis 2005 en Europe pour les socits cotes), dont l'objectif est l'information financire, ne font pas rfrence l'organisation de la comptabilit. La socit doit fournir l'information requise par les IAS/IFRS et l'entreprise doit donc mettre en uvre l'organisation permettant d'obtenir cette information. Traditionnellement, certains pays (assez rares mais la France, la Belgiqueet lAlgrie par exemple en font partie) ont un "plan de comptes" inclus dans la lgislation comptable du pays. Ceci permet l'ensemble des comptables du pays de se rfrer une mme nomenclature. Elle facilite galement les statistiques nationales, le contrle par les autorits fiscales. Dans les pays qui ont un plan de comptes prvu dans la lgislation, trs souvent les comptables parlent sans citer le nom du compte mouvement mais son numro ce qui inquite souvent le "non initi". Il faut noter que l'internationalisation des entreprises (et aussi de l'enseignement) tend

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faire disparatre cette pratique. Le Systme Comptable Financier mis en place en Algrie depuis le 1er janvier 2010 a conserv un plan de comptes obligatoire mais en limitant lobligation 2 chiffres. Si nous reprenons l'entreprise AM, il conviendrait, avant mme de dmarrer les oprations, de crer les comptes correspondant au dmarrage de l'entreprise savoir (par ordre alphabtique) : Banque Caisse Capital Construction Emprunt Terrain puis de crer les comptes ncessaires l'enregistrement des transactions. C'est ce qui a t fait dans la partie sur les outils de la comptabilit (cf). Le plan de comptes de la socit AM est donc le suivant : Banque Caisse Capital Construction Emprunt Fournisseurs Machines Stocks Rsultat Terrain Dans le chapitre 1, ds que l'entreprise a commenc son activit de ventes, le compte "rsultat" des capitaux propres a t ajout. Les besoins d'information conduisent la ncessit de dtailler les mouvements de ce compte. Pour cela, des comptes de charges d'une part et de produits d'autre part sont crs dans lesquels sont enregistrs et isols les mouvements de charges d'une part et de produits d'autre part (cf fonctionnement des comptes de charges et de produits la fin de ce chapitre). Le plan de comptes peut dont tre le suivant : (le compte rsultat a t remplac par un compte de charges et un compte de produits) Banque Caisse Capital Construction Cots des marchandises vendues

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Emprunt Fournisseurs Machines Stocks Terrain Ventes de marchandises Les entreprises ont gnralement un plan de comptes tabli au fil des annes. Celui-ci est cependant lgrement modifi rgulirement en fonction des besoins d'information (on dtaille plus un compte en crant diffrents comptes pour assurer un meilleur suivi de certains lments) ou en fonction de l'activit de l'entreprise (de nouvelles transactions vont amener crer de nouveaux comptes). En effet, le plan de comptes est le reflet de l'activit de l'entreprise. Aujourd'hui, un compte existe gnralement sous la forme d'un fichier informatique qui enregistre les augmentations et les diminutions et qui fait apparatre le "solde du compte" (account balance) c'est--dire le montant net restant. Ce solde peut tre obtenu tout instant, ce qui permet, thoriquement, de connatre tout moment la situation de l'entreprise. Les limites imposes par la pratique seront examines ultrieurement. L'ensemble des comptes de l'entreprise (et pas seulement la liste des comptes) est appel le grand livre1 (general ledger). (cf les outils de la comptabilit)

Etape 3 : Enregistrer les transactions


Aprs avoir identifi et analys les transactions puis cr les comptes (cf utilisation des comptes), l'enregistrement de la transaction ne pose plus aucun problme. Ce n'est, en fait, que la transcription des deux phases prcdentes. L'enregistrement des transactions se fait dans un journal (journal). Les transactions y sont enregistres chronologiquement (au jour le jour, d'o le nom de journal). Le journal est aujourd'hui gnralement informatis et l'enregistrement au journal mouvemente automatiquement les comptes individuels concerns (grand livre). Ces trois phases correspondent la partie la plus importante de la comprhension des mcanismes comptables. Il est important de bien apprendre raisonner afin de comprendre (et non seulement apprendre) les
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Ce terme ne correspond plus du tout la pratique mais date du temps o les comptabilits taient manuelles. Les entreprises avaient alors un grand registre (gnralement noir) dans lequel plusieurs pages taient consacres chaque compte. L'volution s'est faite en transformant le registre en feuillets mobiles puis en fiches et enfin en fichiers informatiques mais le terme grand livre est rest.

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critures comptables (qui ne sont que la traduction de ce raisonnement). Ce raisonnement logique permet, dans tous les cas et dans tous les pays, de traiter une transaction complexe (ou d'en discuter avec un comptable) et surtout de voir les implications d'une dcision ou d'une transaction sur la situation financire de l'entreprise. Dans certains cas, plusieurs interprtations d'un mme vnement sont possibles. C'est la raison pour laquelle une harmonisation de l'information financire est ncessaire.

Etape 4 : Rcapituler les comptes


Priodiquement, et aussi souvent qu'elle le souhaite, l'entreprise calcule le solde de chacun des comptes ouverts puis rcapitule l'ensemble des comptes de faon pouvoir avoir une synthse de la situation de l'entreprise une date donne (bilan) et des oprations de l'entreprise pendant la priode (compte de rsultat de la priode). Elle prpare la liste de tous les comptes en indiquant pour chacun d'eux le solde. C'est ce qu'on appelle la balance gnrale (trial balance) (cf utilisation de la balance gnrale). En totalisant les soldes des comptes, on peut vrifier que l'galit est respecte (ce qui thoriquement est automatique puisque, comme nous l'avons vu prcdemment, chaque transaction maintient l'galit). Ce contrle permet de s'assurer qu'il n'y a pas eu d'erreurs. Actuellement, la plupart des logiciels comptables comportent un "contrle la saisie". Grce ce contrle la saisie, il est impossible de valider l'enregistrement d'une transaction si l'quation n'est pas respecte. Ceci a rendu la prparation d'une balance gnrale beaucoup moins intressante comme moyen de contrle mais elle reste une excellente rcapitulation des comptes un moment donn.

Etape 5 : Prparer les tats financiers


La balance gnrale permet de prparer les tats financiers. Les entreprises prsentent gnralement au moins deux tats financirs : le Bilan (balance sheet) et le compte de rsultat (income statement) mais trs souvent les entreprises ajoutent le tableau de trsorerie (cash flow statement). Pour les socits cotes en Europe, la prsentation de ce dernier est rendue obligatoire par les IFRS. Dans certains pays, le format des tats financiers est standardis. Les IFRS prvoient le contenu des tats financiers mais n'en prcisent pas le format. Jusqu' prsent, nous n'avons prpar que le bilan dans le cadre de l'quation comptable de base mais le besoin d'informations supplmentaires sur la faon dont se cre le rsultat conduit les entreprises crer plus de

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dtails en isolant les charges et les produits (cf fonctionnement des charges et de produits la fin de ce chapitre). Le compte de rsultat rcapitule les charges et les produits.

L'un ou l'autre des deux formats suivants est gnralement utilis :


1) Format dit "en liste" PRODUITS Ventes CHARGES Cots des marchandises vendues RESULTAT : 2) Format dit "en compte" CHARGES Cots des marchandises vendues Rsultat Total : 3 000 1 700 4 700 Total : 4 700 PRODUITS Ventes 4 700 (3 000) 1 700 4 700

Lorsque le compte de rsultat est prpar, il est alors possible de "fermer les comptes de charges et de produits", en les remettant 0 pour commencer une nouvelle priode (cf procd de clture en fin de chapitre). On ne conserve que le "solde", c'est--dire le rsultat qui est alors ajout aux capitaux propres et qui est en attente de la dcision des associs ou actionnaires. Il s'agit du compte "rsultat en instance" (income summary). Il faut bien distinguer ce compte et l'tat financier appel "compte de rsultat" (income statement). Aprs la clture des comptes de charges et de produits, la balance gnrale se prsente avec seulement les comptes dont les soldes ne sont pas 0, savoir :
Comptes Banque Caisse Capital Construction Solde dbiteur 38 700 25 000 4 000 Solde crditeur 30 000 -

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Emprunt Fournisseurs Machine Stocks Terrain Rsultat en instance Totaux

10 000 27 000 1 000 105 700

50 000 24 000 1 700 105 700

On peut alors prparer le bilan, c'est--dire la situation de l'entreprise la date de fin de priode. L encore, il existe deux formats principaux et le classement des rubriques dans chaque format varie selon les entreprises ou les pays, en particulier dans les pays dans lesquels il existe un format standard.
ACTIF Terrain Construction Machine 1 000 4 000 10 000 CAPITAUX PROPRES Capital Rsultat en instance 30 000 1 700

Total capitaux propres


Stocks 27 000

31 700

DETTES EXTERNES Emprunts 50 000 24 000

Banque Caisse

38 700 25 000

Fournisseurs

Total des dettes externes


TOTAL 105 700 TOTAL (DE + CP)

74 000
105 700

Ainsi, l'quation comptable de base est vrifie :


Actif = Dettes + Capitaux propres 105 700 = 74 000 + 31 700

Partie 2 : Fonctionnement des comptes de charges et de produits


Dans le chapitre 1, nous avons vu comment prparer le bilan, c'est--dire la situation de l'entreprise un moment donn. Nous avons cre dans les capitaux propres un compte "rsultat" qui est augment par les ventes et diminu par les charges.

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Cette approche permet de s'assurer que l'quation comptable est toujours maintenue en quilibre. Mais l'utilisation d'un seul compte pour le rsultat ne permet pas au lecteur du bilan de savoir comment a t ralis ce rsultat. C'est pourquoi les entreprises dtaillent les charges et les produits dans autant de comptes que ncessaire pour donner une bonne information financire. Ces comptes fonctionnent strictement comme les comptes de bilan : les charges fonctionnent comme des comptes d'actifs et, les produits fonctionnent comme des comptes de capitaux propres ou de dettes externes (ressources). Ainsi, le grand livre utilis jusqu' prsent peut tre enrichi en clatant le compte de rsultat en un grand nombre de comptes dtaillant les diminutions du rsultat (charges) d'une part et les augmentations de rsultat (produits) d'autre part (cf. p. 55).

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GRAND LIVRE Comptes de bilan (situation) Actif Capitaux propres

Rsultat ZOOM

Dettes externes

ce qui donne :
Compte de rsultat (gestion) Charges Produits

La difficult est alors de savoir quelles ressources sont considres comme dettes externes et quelles ressources sont des produits. Il en est de mme pour les actifs et les charges. Ceci conduit s'interroger sur ce dont est constitu le rsultat de l'entreprise. Les actifs et les charges sont des emplois de fonds.

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Les capitaux propres, les dettes et les produits sont des ressources pour l'entreprise (Rappelez-vous le 1er chapitre. D'o vient l'argent, o va l'argent ?). Dans un premier temps et en simplifiant, il est possible de dire que les actifs sont des emplois temporaires ou en attente alors que les charges sont des emplois dfinitifs (dfinitivement consomms). En effet, une machine est un actif : elle sera consomme sur une priode dtermine au fur et mesure de son usure. Il en est de mme pour les stocks. Ils sont en attente de consommation. Une crance client est en attente de rglement par le client. Un dpt de banque est en attente d'utilisation Les charges, elles, sont dfinitivement consommes. Ainsi, des marchandises en attente de consommation sont en stocks mais sont transfres en charges ds qu'elles sont consommes (ou vendues). De mme, un loyer pay d'avance est en actif mais est transfr en charges ds qu'il est "consomm". Les produits eux sont des ressources dfinitivement acquises par l'entreprise alors que les capitaux propres et les dettes externes sont en attente. Les capitaux propres sont en attente car ils correspondent ce qui revient aux associs (ou actionnaires). Les dettes ne sont que des ressources temporaires car l'entreprise doit les payer. Pour rsumer, on a le schma suivant :

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Actif

Capitaux propres et Dettes externes

Emplois temporaires

Ressources temporaires

Charges

Produits

Emplois dfinitifs

Ressources dfinitives

Ainsi, pour chaque partie d'un vnement comptable ou transaction, les questions se poser sont les suivantes : Est-ce un emploi ou une ressource ? Est-ce dfinitif ou non dfinitif ? Est-ce une augmentation ou une diminution ? Indpendamment de l'utilisation de ce raisonnement pour l'enregistrement des critures comptables, il peut servir voir l'impact d'une dcision venir sur les tats financiers. Il est donc utile pour n'importe quel responsable dans l'entreprise.

La clture des comptes


Dans la mesure o les charges et les produits ont un caractre dfinitif, de temps autre, il est possible de "faire une remise zro des compteurs".

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C'est ce que l'on fait lorsque l'on prpare le compte de rsultat d'une priode. Les comptes de charges et de produits ont t crs, on s'en souvient, afin d'avoir plus de dtail sur la faon dont a t ralis le rsultat d'une priode. Aussi, ds que ce dtail est connu, les comptes de charges et de produits peuvent tre "remis zro". Comment remettre les comptes de charges et de produits zro ? Nous avons vu dans le fonctionnement des comptes (chapitre 1) : qu'un compte pouvait tre augment ou diminu, qu' tout moment on peut calculer le solde du compte et que ce solde est soit dbiteur (gauche suprieure droite) soit crditeur (droite suprieure gauche). Pour mettre zro les comptes de charges et de produits, il suffit donc d'en calculer le solde et d'enregistrer le mme montant en crdit (droite) pour les comptes dbiteurs et en dbit (gauche) pour les comptes crditeurs et de transfrer ces montants dans le compte de "synthse" du rsultat utilis dans l'quation comptable de base. Les amricains appellent ce compte "income summary", ce qui montre bien qu'il s'agit d'une synthse.

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Le schma est donc le suivant :


Actif Capitaux propres et dettes externes Rsultat W X Y Z

Charges

Produits

Au moment de la clture, il s'agit de : a) calculer le solde de tous les comptes (actifs, capitaux propres, dettes, charges et produits), b) prparer la balance gnrale avant clture des comptes de charges et de produits, c) prparer le compte de rsultat, d) enregistrer les oprations de clture des charges et des produits dans le journal et dans les comptes concerns, e) prparer la balance gnrale aprs clture (dans laquelle ne figurent plus que les comptes d'actifs, de capitaux propres dont le rsultat et les dettes), f) prparer le bilan.

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Exemple : la socit AM Si nous reprenons les donnes de la socit AM (chapitre 1) et utilisons des comptes de charges et de produits, nous obtenons un grand livre qui se prsente ainsi la fin de la priode :
GRAND LIVRE Comptes de bilan (situation) Actif
Terrain
1000

Capitaux propres
Construction 4 000 Capital
30000

Rsultat 3000 4 700

Machine
10000

Stocks
30000

3000

Dettes externes
Emprunts Fournisseurs 24000

Banque
74000 10000

Caisse 1 000 5 000

50000

4 700

6 000 5 000

Compte de rsultat (gestion) Charges


Cots des produits vendus 3 000 3000 Ventes marchandises 4700 4 700

Produits

Ce n'est bien sr que le solde de chacun des comptes de charges et de produits qui est transfr dans le compte des capitaux propres. Aprs ce transfert, les comptes de charges et de produits prsentent un solde nul et seuls les comptes d'actifs, de dettes et de capitaux propres (c'est--dire les comptes de bilan) prsentent un solde : ceci est tout fait normal puisqu'ils sont "en attente". Ainsi, le bilan fait apparatre un "rsum" de l'activit de la priode qui est reprsent par le solde du compte de rsultat. Cette remise zro est connue sous le nom de "clture de la priode".

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