IBAMA NOES DE ARQUIVOLOGIA

QUESTES DE ARQUIVOLOGIA DO CESPE-UNB Comentrios: Professor Petronio Castro - Curso Exemplo.

01. (Cespe Ministrio da Integrao Assistente Tcnico- Administrativo 2009) - Os arquivos correntes so constitudos de documentos com pouca frequncia de uso que, pelo valor informativo que apresentam, so mantidos prximos de quem os recebe ou os produz. ERRADO - Arquivos correntes so os arquivos que guardam os documentos mais novos e mais utilizados pela instituio. No Arquivo Corrente os documentos possuem grande freqncia de uso, e possuem fim administrativo. A fase corrente a fase em que os documentos so criados. Nesta fase os documentos tramitam bastante e so muito consultados. Os arquivos correntes se localizam nos prprios setores que produzem/recebem os documentos (Arquivos Setoriais) ou em locais prximos a estes (Arquivo Central/Geral). O erro do item est no termo 'com pouca frequencia de uso', pois no comentrio ficou claro que os documentos do arquivo corrente possuem grande frequencia de uso. 02. (CESPE SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) Guarda temporria sinnimo de arquivo intermedirio. CERTO - Os documentos ficam no arquivo intermedirio aguardando a sua destinao final, ou seja, sua permanncia transitria (temporria). comum associarmos diretamente Arquivo intermedirio a Guarda temporria, funcionando como sinnimos dentro da arquivologia. 03. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 - Adaptada) Os arquivos intermedirios so formados por documentos semiativos, que no precisam ser mantidos prximos aos usurios diretos. CERTO - Os arquivos intermedirios so os Arquivos que guardam os documentos com pouca frequencia de uso, mas que ainda possuem fim administrativo para a instituio ou pessoa que mantm o arquivo. O Arquivo Intermedirio tambm pode ser denominado por LIMBO ou PURGATRIO. O arquivo intermedirio perrmite que os setores otimizem seu espao e no h necessidade dos documentos de serem conservados prximos aos setores de trabalho. 04. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 - Adaptada) O armazenamento dos documentos dos arquivos correntes deve, pelas caractersticas dessa fase, ser centralizado em um nico lugar no rgo pblico ou empresa privada. ERRADO - Os documentos correntes podem ser armazenados em um nico lugar (centralizado) ou cada setor de trabalho pode armazenar os seus documentos separadamente (descetralizado). O mais comum so os arquivos correntes setoriais, afinal, nessa fase os documentos so frequentemente utilizados e com a descentralizao cada setor tem mais agilidade para acessar seus documentos. Para concluir o assunto importante saber que nas fases, intermediria e permanente, os arquivos devem ser SEMPRE CENTRALIZADOS. 05. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 - Adaptada) A passagem pelo arquivo intermedirio indica que o documento vai ter como destinao final a eliminao. ERRADO - Os documentos do arquivo intermedirio tem duas destinaes possveis: eliminao ou recolhimento para o arquivo permanente. 06. (CESPE MMA - Agente Administrativo 2009) A incluso de dados sobre o documento em uma base de dados conhecida como registro de documentos e faz parte das atividades de protocolo, vinculadas aos arquivos correntes. CERTO - A atividade de protocolo uma atividade tpica de arquivo corrente e abrange as atividades de recebimento, classificao, registro, movimentao e expedio de documentos. As atividades de distribuio, tramitao e autuao tambm esto associados atividade de protocolo. A atividade de REGISTRO a atividade em que so anotados em fichas de protocolo, os principais dados do documento, o nmero do protocolo e o setor para o qual ser feita a primeira distribuio. Modernamente o registro feito atravs de softwares especficos.

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07. (CESPE Defensoria Pblica da Unio Agente Administrativo 2010 - Adaptada) As rotinas do setor de protocolo incluem atividades de classificao, registro, avaliao e emprstimo de documentos. ERRADO - A avaliao e o emprstimo de documentos no so atividades de protocolo. 08. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - O documento de arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funes do rgo que acumulou esse documento. CERTO - A organicidade uma caracterstica bsica dos arquivos. O documento de arquivo s tem sentido se relacionado ao meio que o produziu. Eles atestam e comprovam as atividades do rgo ou instituio que os produziu e/ou recebeu no decorrer de suas atividades. Seu conjunto deve retratar a estrutura e as funes do rgo acumulador. 09. (CESPE SECAD/TO Papiloscopista 2008) - Manuscritos colecionados por uma instituio podem ser considerados arquivos. ERRADO - O termo 'coleo' no combina com arquivo. Arquivos so formados por documentos criados ou recebidos e nunca comprados ou mesmo recebidos por doao. O termo 'coleo' est associado biblioteca. 10. (CESPE SECAD/TO Papiloscopista 2008) - A principal finalidade dos arquivos servir administrao, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base para o conhecimento da histria. CERTO - Perfeito! A 'Finalidade' principal do Arquivo Servir a Administrao e a finalidade secundria Servir Histria, j a 'Funo do Arquivo tornar disponveis as informaes mantidas sob sua guarda. 11. (CESPE Defensoria Pblica da Unio Agente Administrativo 2010 - Adaptada) Os documentos na fase intermediria, ou segunda idade dos arquivos so recebidos por transferncia dos arquivos correntes. CERTO - A passagem do arquivo corrente para o intermedirio denominada TRANSFERNCIA e a passagem do arquivo corrente ou intermedirio para o permanente denominada RECOLHIMENTO. 12. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - Documentos iconogrficos so aqueles em formatos e dimenses variveis, com representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia. ERRADO - Documentos ICONOGRFICOS so documentos cuja informao esteja em forma de imagem esttica, por exemplo, fotografias, negativos, diapositivos(slides), desenho e gravuras. Os documentos em formatos e dimenses variveis, com representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia so Documentos CARTOGRFICOS. 13. (CESPE MMA - Agente Administrativo 2009) - A gesto de documentos aplicada originalmente na idade permanente. ERRADO - A gesto de documentos abrange apenas as atividades do arquivo corrente e intermedirio. 14. (CESPE MMA - Agente Administrativo 2009) - Na gesto de documentos, a fase de produo refere-se elaborao de documentos resultantes de atividades de um rgo ou setor e contribui para que sejam criados apenas documentos essenciais administrao e evitadas a duplicao e a emisso de vias desnecessrias. CERTO - A gesto de documentos tem 3 fases bsicas: Produo, Utilizao e Destinao. A fase de Produo refere-se elaborao de documentos resultantes de atividades de um rgo ou setor e contribui para que sejam criados apenas documentos essenciais administrao e evitadas a duplicao e a emisso de vias desnecessrias. 15. (CESPE Defensoria Pblica da Unio - Arquivista 2010 - Adaptada) - A principal funo da avaliao a eliminao de documentos. ERRADO - A avaliao documental tem muitas funes e a eliminao de documentos no a principal. Podemos citar duas das principais funes da avaliao de documentos: 1) A avaliao dos documentos permite aumentar o ndice de recuperao da informao; 2) a aplicao dos critrios de avaliao possibilita ganho de espao fsico nos setores de trabalho.

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16. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - O acesso aos documentos recolhidos ao arquivo permanente, por natureza, restrito, e esses documentos podem ser consultados apenas com autorizao da instituio que os acumulou. ERRADO - Os documentos do arquivo permanente possuem valor histrico, e servem para consulta de todos que se interessem pela histria da instituio. Importante salientar, que no arquivo intermedirio, o acesso aos documentos restrito apenas aos setores que os produziram/receberam. 17. (CESPE SECAD/TO Papiloscopista 2008) - Os prazos de prescrio e decadncia de direitos, que podem ser verificados na legislao em vigor, so elementos importantes para o trabalho de avaliao de documentos. CERTO - A comisso de avaliao, para estabelecer o prazo de guarda dos documentos, deve levar em conta 1) a freqncia do uso das informaes contidas nos documentos; 2) a existncia de leis ou decretos que regulem a prescrio legal dos documentos (prazo prescricional); 3) a existncia de outras fontes com as mesmas informaes (documentos recapitulativos) e 4) a necessidade de guarda de documentos por precauo, em virtude das prticas administrativas (prazos precaucionais). 18. (CESPE TRE/GO - Tcnico Judicirio /Administrativa 2009 - Adaptada) Os processos de passagem de documentos do arquivo corrente para o intermedirio e deste para o permanente so denominados, respectivamente, arquivamento e acondicionamento. ERRADO - A passagem dos documentos do arquivo corrente para o intermedirio e deste para o permanente so denominados, respectivamente, TRANSFERNCIA e RECOLHIMENTO. 19. (Cespe Policia Federal Escrivo 2009) - A microfilmagem grande aliada da reduo de espao ocupado pelos documentos arquivsticos em papel, bem como da preservao dos documentos originais. Entretanto, no caso dos documentos considerados de valor permanente, a microfilmagem no permite a eliminao dos documentos originais. CERTO - A microfilmagem um sistema de gerenciamento e preservao de informaes, mediante a captao das imagens de documentos por processo fotogrfico. No Brasil existe legislao federal especfica, que autoriza as atividades de microfilmagem no pas, estabelecendo que o microfilme reproduz os mesmos efeitos legais dos documentos originais, podendo estes serem eliminados aps a microfilmagem, salvo os casos dos documentos permanentes que no podem ser eliminados. Os documentos permanentes, quando microfilmados, no podero se eliminados. a microfilmagem desses documentos visa a preservao dos originais e facilitar o acesso informao. Ateno! Documentos permanentes NUNCA podem ser eliminados (no tem exceo). 20. (CESPE ANVISA -Tcnico Administrativo 2007) - Arranjo, descrio, publicao, preservao, avaliao, criao e referncia so atividades desenvolvidas nos arquivos permanentes. ERRADO - As atividades desenvolvidas nos arquivos permanentes so arranjo, descrio e publicao, difuso (ou referncia) e conservao. Avaliao e criao no so atividades do arquivo permanente e sim atividades da gesto de arquivos correntes.

---------------------------------------------------Comentrios feitos pelo Professor Petronio Castro, do Curso Exemplo.

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