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GUIA PARA IMPORTAR Y DECLARAR INFORMACION RETENCION EN LA FUENTE Y AUTOTRASLACION PARA NO RESPONSABLES RECAUDADORES COMO IMPORTAR LA INFORMACION DE LA BASE

DE DATOS DEL CONTRIBUYENTE AL ARCHIVO EN HOJA DE EXCEL? Los contribuyentes deben proporcionar los datos indicados en el siguiente cuadro, de conformidad a su base de datos y de cada una de las personas segn se detalla en las definiciones siguientes:
Nombre y Apellidos o Razn Social (2) Ingresos Brutos Mensuales (3) Valor Cotizacin INSS (4) Valor Fondo Pensiones Ahorro (5) Valor Retenido (7) Alcuota de Retencin (8) Cdigo de Rengln (9)

No. RUC (1)

Base Imponible (6)

1. Importacin y Declaracin de Retencin Rentas del Trabajo. Este archivo debe contener los datos de toda la nmina de pago registrada en la base de datos del contribuyente, la cual debe ser trasladada a archivo de hoja Excel, de acuerdo a los conceptos indicados en las columnas 1, 2, 3, 4, 5, 6 y 7. En el caso de la columna 9, se debe indicar el nmero 1. La columna N 1 se refiere al nmero de cdula de identidad del empleado o cdula de residencia en el caso que sea extranjero el empleado. 2. Importacin y Declaracin Retencin IR a Cuenta y Definitiva. La informacin que deben trasladar los contribuyentes de su base de datos, debe ser nicamente los datos solicitados en las columnas N 1, 2, 6, 7. Esta informacin corresponde a los proveedores de servicios o bienes transados en el mes correspondientes. En la columna 8 (Alcuota de Retencin) se debe poner el valor de cada alcuota en forma ascendente sin el signo de porcentaje; en la 9 se deben poner los nmeros en forma ascendente del 2 al 15, (del 2 al 7 corresponden al archivo de Retencin IR a Cuenta y del 9 al 15 pertenecen al archivo de Retencin Definitiva). Las alcuotas y nmeros a utilizar en estos archivos, va a estar conforme a lo retenido por los conceptos transados entre el contribuyente y el proveedor en el mes correspondiente. Es importante que los nmeros que se deben de indicar en las columnas 8 y 9 deben de estar de forma correcta para poder realizar de forma exitosa la declaracin resumida cuyo proceso se indica en el punto 6 de esta gua. 3. Importacin y Declaracin de Autotraslacin En este archivo, el contribuyente debe trasladar de su base de datos la informacin correspondiente de los proveedores no Responsables Recaudadores, que le proporcionaron servicios en general, uso o goce de bienes.
Nombre o Razn Social Numero de (2) Documento (3)

RUC (1)

Descripcin Pago (4)

Fecha Emisin documento (5)

Valor Sin Impuesto (6)

Valor de Auto traslacin (7)

Cdigo de Rengln (8)

En la columna 8 se debe utilizar el nmero 23. A la vez se debe considerar lo siguiente: No. RUC (columna N 1) y Nombre y apellidos o razn social (columna N 2): estos datos deben corresponder al que prest el servicio o suministro el uso otorgamiento del bien. Nmero de documento (columna N 3): registrar la serie y el nmero pre impreso de la factura o documento respectivo, en su caso. Descripcin del pago (columna N 4): El concepto debe ser descriptivo y preciso, haciendo referencia al hecho generador de la transaccin. Fecha de Emisin Documento (columna N 5): se refiere a la fecha de elaboracin del documento indicado en la columna N 3. Valor sin Impuesto (columna N 6): se refiere al valor pagado a quien suministr u otorg el servicio o el uso o goce de bienes. Valor de Autotraslacin (columna N 7): se refiere al monto Autotrasladado, por los servicios o el uso goce de bienes recibidos. COMO TRASLADAR LA INFORMACION DEL ARCHIVO DE LA HOJA EXCEL A LA BASE DE DATOS DE LA DGI? 5. Una vez conformado y guardado los archivos en hoja Excel de Retencin Renta de Trabajo, Retencin IR a Cuenta y Definitiva y Autotraslacin se debe acceder en la VET usando la opcin Informe Retencin e IVA, y dar clic en la aplicacin cargar retencin a cuenta y definitiva, y similarmente se debe proceder con el archivo de autotraslacin. En este caso el sistema emitir el mensaje Registro exitoso. Para mandar la informacin de los archivos los mismos deben estar cerrados. COMO REALIZAR LA DECLARACION DE FORMA RESUMIDA PARA ENVIARLA A LA CUENTA CORRIENTE TRIBUTARIA DEL CONTRIBUYENTE? 6. Finalizada el traslado de la informacin de los archivos, el contribuyente debe enviar su declaracin de estos impuestos a su Cuenta Corriente Tributaria de forma resumida, para lo cual debe acceder a la VET por medio de la opcin de Nueva declaracin, seleccionando el formulario N 122 en cualquiera de sus conceptos, mostrndose el formulario con los reglones vacos. Para que se muestren las cifras en ste, debe dar clic en la opcin validar y automticamente el sistema mostrar las cifras correspondiente a los valores retenidos y autotrasladados. Luego debe confirmar la declaracin para que le genere la Boleta de Informacin Tributaria (BIT), para cada impuesto.

ESTRUCTURA DE ARCHIVO PARA IMPORTAR Y DECLARAR


Con el fin de garantizar, que se pueda importar y declarar la informacin de los datos de la planilla de retencin en la fuente e IVA trasladado a la base de datos de la Direccion General de Ingresos - DGI, es necesario que los datos de los archivos estructurados en la hoja Excel cumplan con las siguientes condiciones: a) b) c) d) e) f) g) Utilizar las versiones 2003, 2007 2010 de Excel. Iniciar el diseo en la primera fila y primera columna de la hoja de trabajo (1A). La primera fila corresponder a los conceptos de los encabezados de la planilla. Tener la cantidad de columnas ya definidas en cada planilla de datos. Las celdas no deben contener frmulas aritmticas. Digitar en cada columna de datos la cantidad de caracteres definidas en el instructivo. En los campos con carcter numrico el separador de miles puede ser con o sin coma (,) y el separador decimal nicamente deber ser el punto ( .) h) i) j) k) Ningn de los campos podr contener caracteres especiales, tales como: ~, , , , , ^. Los campos de texto no hacen diferencia de maysculas y minsculas. Los nmeros de identificacin (RUC y Cedula de Identidad) deben tener estructura de 14 dgitos, sin espacios, ni guiones. La estructura de fecha es con el orden de "DIA", "Mes" y "Ao" separados por una pleca (/).

Si tiene duda o necesita apoyo por favor comunicarse al Centro de Asistencia Tributaria (CAT) llamando al nmero 22489998 o escribiendo al correo electrnico centrodeasistenciatributaria@dgi.gob.ni.