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El Sistema de Informacin Gerencial (MIS) es uno de los cinco subsistemas principales del Sistema de Informacin basado en Computadoras. Su propsito es satisfacer las necesidades de informacin generales de todos los gerentes de la compaa o de alguna subunidad. Las subunidades pueden basarse en reas funcionales o en niveles gerenciales. El MIS proporciona informacin a los usuarios en forma de informes y salidas de simulaciones hechas con modelos matemticos. Los informes y las salidas de los modelos se pueden preparar en forma tabular o grfica. El MIS refleja el deseo de los gerentes de poner la computadora a disposicin de todos los que resuelven los problemas de la compaa. Una vez que el MIS est instalado y funcionando segn lo planeado, puede ayudar a los gerentes y otros usuarios tanto dentro como fuera de la organizacin a identificar y entender los problemas.
Existen dos tipos de software que producen informacin: los de redaccin de informes y el modelado matemtico. El software de Redaccin de Informes consiste en programas que producen informes tanto peridicos como especiales. Un Informe peridico se prepara segn cierto programa y un informe especial se prepara cuando sucede algo fuera de lo ordinario.
Preparar el informe solo cuando ocurren excepciones. ste informe solo se imprime cuando existe una excepcin. Usar la secuencia del informe para destacar las excepciones. Es posible ordenar los registros del informe en una secuencia ascendente o descendente con base en uno o ms campos clave, este mtodo dirige la atencin del usuario hacia registros especficos. Agrupar las excepciones. El informe puede disearse de modo que el gerente busque las excepciones en ciertas reas. Mostrar la variacin respecto a la norma. Las actividades reales se comparan con las actividades planeadas y la diferencia se presenta como una variacin.
MODELADO MATEMTICO
El segundo tipo de software de MIS adopta la forma de modelos matemticos. Un modelo es una abstraccin de algo, que representa un fenmeno, un objeto o una actividad. El fenmeno se denomina entidad. Si un modelo representa una compaa, la compaa es la entidad. Los modelos matemticos pueden ser: Estticos o dinmicos: representa el comportamiento de la organizacin (entidad) a lo largo del tiempo. Probabilsticos o deterministas: modelo que incluye probabilidades. Optimadores o suboptimadores: selecciona la mejor solucin entre las alternativas.
SIMULACIN
Se denomina Simulacin el acto de usar un Modelo. La simulacin se efecta en un escenario especfico y predice el efecto que tendr la decisin o decisiones de quien resuelve el problema Escenario: usamos el trmino escenario para describir las condiciones que influyen en la simulacin. Los elementos de datos que establecen el escenario se llaman elementos de datos de escenario. Se pueden disear modelos de modo que los elementos de datos de escenario sean variables, lo que permitir asignar diferentes valores.
Variables de decisin: son los valores de entrada que el gerente introduce para evaluar su impacto sobre la entidad. Tcnicas de simulacin: el gerente por lo regular ejecuta un modelo optimador una sola vez; el modelo produce la mejor solucin para el escenario y variables de decisin dadas. Los modelos suboptimadores, en cambio, tienen que ejecutarse una y otra vez, en busca de la combinacin de variables de decisin que produzca un resultado satisfactorio. Este proceso interactivo de ensayar alternativas de decisin se conoce como juego de hiptesis. Formato de las salidas de simulaciones: es recomendable incluir los elementos de escenario y las variables de decisin en la misma pantalla o pgina que las salidas, pues con esto queda claro que entradas produjeron la salida.
UN EJEMPLO DE MODELADO
Los gerentes de una compaa podran usar un modelo matemtico para tomar varias decisiones claves. Tal vez querrn simular el efecto: El precio del producto La inversin de planta que se requerir para contar con la capacidad de produccin que se busca La cantidad que debe invertirse en actividad de mercadotecnia, como publicidad y ventas personales y; La cantidad que debe invertirse en investigacin y desarrollo Adems, los gerentes querrn poder simular cuatro trimestres de actividad y producir dos informes: un estado operativo que incluya los valores no monetarios y un estado de ingresos que refleje los resultados en trminos monetarios.
En esta pantalla se muestran los elementos de escenario para el siguiente trimestre. Los gerentes indican cuntos trimestres quieren simular, y luego introducen estimados para los ndices econmicos y de temporada, para el precio y la mercadotecnia de la competencia. En la porcin inferior de la pantalla los gerentes introducen las cuatro decisiones, con espacio a la derecha para mostrar las utilidades despus de impuestos proyectadas. La pantalla puede dar cabida a decisiones para cuatro trimestres, una vez ms se muestran valores por omisin. (Ver lmina Entradas del Modelo (2)).
Los gerentes pueden obtener salidas ms detalladas en la pantalla o impresas. El estado operativo y el estado de ingresos se muestran en pantallas aparte (Ver Informe de Estado Operativo e Informe de Resultados)
requeridos para las simulaciones, pero tal costo es mucho menor que el de las malas decisiones.
SALIDAS GRFICAS
Tanto los informes como las salidas de los modelos se pueden producir en forma tabular o grfica. Hay situaciones en que los grficos funcionan mejor, pero en otras son preferibles los formatos tabulares. Se recomienda el uso de grficas cuando: Se desea un resumen rpido de los datos. Se intenta detectar tendencias con el tiempo. Se pronostican actividades. Se desea recibir impresiones relativamente sencillas de una cantidad muy grande de informacin.
Cuando los empleados temen a la computadora, pueden reaccionar de diversas maneras. La respuesta ms sana es expresar abiertamente sus temores a la gerencia, as los gerentes tienen oportunidad de responder y calmar los temores.
Cmo los gerentes expresan sus temores? Hay ocasiones en que los gerentes de un rea funcional no quieren compartir su informacin con otros. Su razonamiento es que ellos han reunido la informacin y es justo que puedan controlar su uso. Tales actitudes no son benficas para la compaa, pero son una realidad de la naturaleza humana.
Fuente: http://c13-sig.blogspot.com