Vous êtes sur la page 1sur 9

EL SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL (MIS)

El Sistema de Informacin Gerencial (MIS) es uno de los cinco subsistemas principales del Sistema de Informacin basado en Computadoras. Su propsito es satisfacer las necesidades de informacin generales de todos los gerentes de la compaa o de alguna subunidad. Las subunidades pueden basarse en reas funcionales o en niveles gerenciales. El MIS proporciona informacin a los usuarios en forma de informes y salidas de simulaciones hechas con modelos matemticos. Los informes y las salidas de los modelos se pueden preparar en forma tabular o grfica. El MIS refleja el deseo de los gerentes de poner la computadora a disposicin de todos los que resuelven los problemas de la compaa. Una vez que el MIS est instalado y funcionando segn lo planeado, puede ayudar a los gerentes y otros usuarios tanto dentro como fuera de la organizacin a identificar y entender los problemas.

DEFINICIN DE MIS (Management Information System)


Es un sistema basado en computadoras que proporciona informacin a usuarios que tienen necesidades similares. Generalmente se presenta en forma de informes peridicos, informes especiales y salidas de simulaciones matemticas. La informacin producida es utilizada tanto por gerentes como por no gerentes para tomar decisiones que resuelven los problemas de la compaa. La base de datos contiene los datos proporcionados por el sistema de informacin contable, adems se introducen tanto datos como informacin desde el entorno. El software que produce informes, usa la base de datos, y lo mismo hacen los modelos matemticos que simulan diversos aspectos de las operaciones de la compaa.

SUBSISTEMAS DE INFORMACIN ORGANIZACIONAL


A medida que las compaas adquirieron experiencia en la implementacin de diseos de MIS que abarcaban toda la compaa, los gerentes de ciertas reas comenzaron a aplicar el concepto a sus propias necesidades. Estos sistemas de informacin funcionales, o subconjuntos del MIS adaptados para satisfacer las necesidades de informacin acerca de las reas funcionales que tienen los usuarios, recibieron mucha publicidad en algunas reas y poca. Esta figura ilustra la subdivisin del MIS en subsistemas organizacionales.

SOFTWARE PARA LA REDACCION DE INFORMES

Existen dos tipos de software que producen informacin: los de redaccin de informes y el modelado matemtico. El software de Redaccin de Informes consiste en programas que producen informes tanto peridicos como especiales. Un Informe peridico se prepara segn cierto programa y un informe especial se prepara cuando sucede algo fuera de lo ordinario.

INCORPORACIN DE LA ADMINISTRACIN POR EXCEPCIN EN LOS INFORMES


El contenido de los informes puede mejorarse incorporando el concepto de Administracin por Excepcin. La gerencia por excepcin puede incorporarse en los informes bsicamente de cuatro maneras:

Preparar el informe solo cuando ocurren excepciones. ste informe solo se imprime cuando existe una excepcin. Usar la secuencia del informe para destacar las excepciones. Es posible ordenar los registros del informe en una secuencia ascendente o descendente con base en uno o ms campos clave, este mtodo dirige la atencin del usuario hacia registros especficos. Agrupar las excepciones. El informe puede disearse de modo que el gerente busque las excepciones en ciertas reas. Mostrar la variacin respecto a la norma. Las actividades reales se comparan con las actividades planeadas y la diferencia se presenta como una variacin.

MODELADO MATEMTICO

El segundo tipo de software de MIS adopta la forma de modelos matemticos. Un modelo es una abstraccin de algo, que representa un fenmeno, un objeto o una actividad. El fenmeno se denomina entidad. Si un modelo representa una compaa, la compaa es la entidad. Los modelos matemticos pueden ser: Estticos o dinmicos: representa el comportamiento de la organizacin (entidad) a lo largo del tiempo. Probabilsticos o deterministas: modelo que incluye probabilidades. Optimadores o suboptimadores: selecciona la mejor solucin entre las alternativas.

SIMULACIN
Se denomina Simulacin el acto de usar un Modelo. La simulacin se efecta en un escenario especfico y predice el efecto que tendr la decisin o decisiones de quien resuelve el problema Escenario: usamos el trmino escenario para describir las condiciones que influyen en la simulacin. Los elementos de datos que establecen el escenario se llaman elementos de datos de escenario. Se pueden disear modelos de modo que los elementos de datos de escenario sean variables, lo que permitir asignar diferentes valores.

Variables de decisin: son los valores de entrada que el gerente introduce para evaluar su impacto sobre la entidad. Tcnicas de simulacin: el gerente por lo regular ejecuta un modelo optimador una sola vez; el modelo produce la mejor solucin para el escenario y variables de decisin dadas. Los modelos suboptimadores, en cambio, tienen que ejecutarse una y otra vez, en busca de la combinacin de variables de decisin que produzca un resultado satisfactorio. Este proceso interactivo de ensayar alternativas de decisin se conoce como juego de hiptesis. Formato de las salidas de simulaciones: es recomendable incluir los elementos de escenario y las variables de decisin en la misma pantalla o pgina que las salidas, pues con esto queda claro que entradas produjeron la salida.

UN EJEMPLO DE MODELADO
Los gerentes de una compaa podran usar un modelo matemtico para tomar varias decisiones claves. Tal vez querrn simular el efecto: El precio del producto La inversin de planta que se requerir para contar con la capacidad de produccin que se busca La cantidad que debe invertirse en actividad de mercadotecnia, como publicidad y ventas personales y; La cantidad que debe invertirse en investigacin y desarrollo Adems, los gerentes querrn poder simular cuatro trimestres de actividad y producir dos informes: un estado operativo que incluya los valores no monetarios y un estado de ingresos que refleje los resultados en trminos monetarios.

ENTRADAS DEL MODELO


La pantalla muestra las entradas que se usan para introducir los elementos de escenario para el ltimo trimestre. Algunos de los elementos tienen que ver con la compaa: su capacidad de planta, el nmero de unidades producidas, el valor monetario de las materias primas, entre otros. Los dems elementos tienen que ver con la influencia del entorno de la compaa: el ndice econmico, el ndice de temporada, los precios de la competencia y el mercadeo de la competencia. Esta pantalla es un ejemplo de interfaz da usuario grfica, y los cuadros contienen valores por omisin, que se modifican tecleando los elementos deseados. (Ver lmina Entradas del Modelo (1)).

En esta pantalla se muestran los elementos de escenario para el siguiente trimestre. Los gerentes indican cuntos trimestres quieren simular, y luego introducen estimados para los ndices econmicos y de temporada, para el precio y la mercadotecnia de la competencia. En la porcin inferior de la pantalla los gerentes introducen las cuatro decisiones, con espacio a la derecha para mostrar las utilidades despus de impuestos proyectadas. La pantalla puede dar cabida a decisiones para cuatro trimestres, una vez ms se muestran valores por omisin. (Ver lmina Entradas del Modelo (2)).

SALIDAS DEL MODELO


Se simula la actividad del siguiente trimestre y se muestran en la pantalla las utilidades despus de impuestos. Los gerentes estudian la cifra y deciden que decisiones se usaran en el siguiente trimestre. Se utilizan esas decisiones y se repite la simulacin. (Ver Salida del Modelo (1)).

Los gerentes pueden obtener salidas ms detalladas en la pantalla o impresas. El estado operativo y el estado de ingresos se muestran en pantallas aparte (Ver Informe de Estado Operativo e Informe de Resultados)

VENTAJAS DEL MODELADO


Los beneficios al usar modelos matemticos pueden ser los siguientes: El proceso de modelado puede ser una experiencia de aprendizaje. Siempre se aprende algo nuevo acerca del sistema fsico con cada proyecto de modelado. La rapidez del proceso de simulacin permite considerar un mayor nmero de alternativas porque confiere la capacidad de evaluar el impacto de las decisiones en un tiempo corto. En cuestin de minutos se pueden simular varios meses, trimestres o aos de operacin de la empresa. Los modelos proporcionan una capacidad de prediccin, que no ofrece ningn otro mtodo de produccin de informacin. Los modelos son menos costosos que el mtodo de ensayo y error. El proceso de modelado es costoso en trminos de tiempo de desarrollo y del software y hardware

requeridos para las simulaciones, pero tal costo es mucho menor que el de las malas decisiones.

DESVENTAJAS DEL MODELADO


Las ventajas del modelado pueden contrarrestarse hasta cierto punto por dos desventajas bsicas: La dificultad para modelar un sistema de negocios produce un modelo que no captura todas las influencias sobre la empresa. Esto implica que es preciso ejercer un juicio considerable al implementar las decisiones que se basan en los resultados de la simulacin. Se requiere un alto grado de habilidad matemtica para crear personalmente modelos ms complejos. Tambin se requieren esas habilidades para interpretar correctamente las salidas.

SALIDAS GRFICAS
Tanto los informes como las salidas de los modelos se pueden producir en forma tabular o grfica. Hay situaciones en que los grficos funcionan mejor, pero en otras son preferibles los formatos tabulares. Se recomienda el uso de grficas cuando: Se desea un resumen rpido de los datos. Se intenta detectar tendencias con el tiempo. Se pronostican actividades. Se desea recibir impresiones relativamente sencillas de una cantidad muy grande de informacin.

CULES GRFICAS DEBEN USARSE?


Las grficas de barras agrupadas son buenas para mostrar tendencias con el tiempo y las grficas de lneas son preferibles para resumir datos.

EL MIS Y CONSIDERACIONES DE FACTORES HUMANOS


Las influencias que pueden afectar el desempeo de los empleados durante el desarrollo de sus tareas relacionadas con la computadora son consideraciones de factores humanos.

EL TEMOR COMO CONSIDERACIN DE FACTORES HUMANOS SUBYACENTES


Los empleados de las compaas que instalaron los primeros sistemas de procesamiento de datos experimentaron temor. Ellos teman que las computadoras los dejaran sin trabajo, y en algunos casos as sucedi. Estos sistemas se implementan para satisfacer las necesidades generales de grupos grandes, no de individuos, ya que son sistemas organizacionales. Cmo los empleados expresan sus temores?

Cuando los empleados temen a la computadora, pueden reaccionar de diversas maneras. La respuesta ms sana es expresar abiertamente sus temores a la gerencia, as los gerentes tienen oportunidad de responder y calmar los temores.

Cmo los gerentes expresan sus temores? Hay ocasiones en que los gerentes de un rea funcional no quieren compartir su informacin con otros. Su razonamiento es que ellos han reunido la informacin y es justo que puedan controlar su uso. Tales actitudes no son benficas para la compaa, pero son una realidad de la naturaleza humana.

UN PROGRAMA PARA MINIMIZAR EL TEMOR Y SUS EFECTOS


Los gerentes ayudados por los especialistas en informacin, pueden minimizar el temor y sus efectos perjudiciales tomando las cuatro medidas siguientes: Usar la computadora como mecanismo para mejorar el trabajo asignndole las tareas tediosas y asignando a los empleados las tareas que les permitan ejercitar sus capacidades. Usar comunicaciones formales para mantener a los empleados enterados de las intenciones de la compaa. Forjar una relacin de confianza entre los empleados, los especialistas de informacin y la gerencia. Hacer que las necesidades de los empleados y los objetivos de la compaa sean congruentes.

EL MIS Y LA RESOLUCIN DE PROBLEMAS


El MIS y sus subsistemas organizacionales contribuyen a la resolucin de problemas de dos formas bsicas. Recursos de informacin que abarcan toda la organizacin. El MIS es un esfuerzo que abarca toda la organizacin y busca proporcionar informacin para resolver problemas. Identificacin y comprensin de los problemas. La idea principal en que se basa el MIS es mantener un flujo continuo de informacin hacia el gerente. ste usa el MIS primordialmente para detectar problemas actuales o inminentes, y luego para entenderlos determinando sus causas y ubicacin.

Fuente: http://c13-sig.blogspot.com

Vous aimerez peut-être aussi