Vous êtes sur la page 1sur 44

TEMAS VALIDACIONES......................................................................1 COMENTARIOS.......................................................................2 FILTRO......................................................................................3 SUBTOTALES...........................................................................4 AGRUPAR Y DESAGRUPAR ESQUEMAS.........................5 MACROS....................................................................................6 FUNCIONES..............................................................................7 TABLAS DINAMICAS.............................................................8 PROTEGER.............................................................................09 GRAFICOS..............................................................................10 HIPERVINCULOS..................................................................

11 IMPORTAR DATOS..............................................................12

VALIDACIONES: Es un texto o mensaje individual dentro de una celda seleccionada, pueden ser de advertencia o proteccin. Contiene tres pestaas controladoras, que son Configuracin Para agregar Argumentos o condiciones, Mensaje de entrada y Mensaje de Error.

Pestaas Controladoras

Area de titulo

Area de texto o Mensaje

Pasos Para Activar Una Validacin (Mensaje De Entrada). 1) BM/ Datos/ Validacin 2) Clic en la Pestaa Mensaje de Entrada. 3) Se transcribe el Titulo, el Mensaje Respectivo y clic en Aceptar.

Pasos Para Activar Una Validacin (Mensaje De Error). 1) BM/ Datos/ Validacin 2) Clic en la Pestaa Configuracin (Para elegir el Criterio de Datos) 3) Se transcribe los datos o valores 4) Clic en la Pestaa Mensaje de Error 5) Seleccionar el estilo (Seal), Agregar el Titulo Y el Texto, Clic en Aceptar. Nota! La Informacin aparecer solo cuando se Encuentren en la celda.

Creacin de Listas
1. Seleccione el rango de celdas donde desea crear la lista.

2. Haga clic en BM/ DATOS/ VALIDACION 3. Se desplegar el cuadro de dilogo Validacin de datos 4. Haga clic sobre la pestaa Configuracin 5. En el cuadro criterio de validacin, seleccione en Permitir: Lista 6. Escribe en Origen: F,M 7. Haga clic sobre el botn Aceptar

Observe la celda a la que se aplico la lista 8. Haga clic en la lista, seleccione el sexo y pulse Enter

COMENTARIOS: Es el Texto Individual dentro de una Celda, Aparece al Colocar el Puntero en la marca del mismo. Pasos para Insertar un Comentario en Una Celda. 1) BM/ Insertar / Comentario 2) Aparecer un Cuadro de texto Flotante. 3) Se transcribe directamente el Texto y se pulsa Clic en un Lugar despejado. Nota! Esta ruta se Puede remplazar con el Botn de Atajo BD / Insertar Comentario o Modificar en caso de Actualizacin

FILTROS: Son las herramientas que facilitan las Bsqueda de informacin en las grandes bases de datos, en forma directa o personalizada por un criterio. Pasos para Activar Autofiltros.

1) Seleccionar los Encabezado donde se desea filtrar los datos (Pulsar CTRL para seleccin individual de columna) 2) BM/ Datos/ Filtro/ Autofiltro 3) Aparecern las Marcas del filtro con Botones desplegables. 4) Seleccionar: * El dato directamente * Personalizar, si se tiene un Criterio o Condicin de Bsqueda.

Botn de Bsqueda

SUB-TOTALES: Es la aplicacin que permite realizar resumen en forma esquemtica por categoras o zonas. Pasos para Activar Subtotales 1) Organizar Alfabticamente los Datos de la Columna Gua. 2) Seleccionar toda la factura 3) BM/ DATOS/ SUBTOTALES. 4) Seleccionar la columna gua, la funcin y columna de valores 5) clic en Aceptar 6) Para Controlara los datos se pulsa clic en los botones + y - , o directamente en el parmetro numrico 1,2 y 3 del extremo izquierdo

AGRUPAR Y ESQUEMAS: Es la forma de ocultar y mostrar datos relevantes en una base de datos. Pasos para Activar Esquemas 1) Seleccionar la factura 2) BM/ DATOS/ AGRUPAR Y ESQUEMAS 3) Seleccionar agrupar 4) luego seleccionar el Componente Controlador para Ocultar datos (Filas o Columnas) y aceptar. 5) despus se deben seleccionar en grupo o individualmente las columnas de la factura. Botones Controladores por Esquemas

MACROS: Son las aplicaciones que permite Automatizar las operaciones en una base de datos, se pueden agregar en botones independientes dentro de las barras de herramientas. Las macros se pueden grabar para todas las operaciones en Excel, desde una factura Sencilla hasta el grafico mas Avanzado. Pasos Para Crear Macros. Es importante tener Diseada la base de datos para Proceder a Crear las Macros.

Pasos para crear Macros: 1) BM/ HERRAMIENTAS/ MACRO/ GRABAR NUEVA MACRO 2) Agregar Nombre y descripcin, el mtodo abreviado si se desea. 3) Se activa una Barra de herramienta que Contiene los Botones: Detener Grabacin y Referencia Relativa. 4) Se ejecuta el calculo directo, funcin, o se realiza el grafico. 5) Al culminar se pulsara clic en el Botn Detener Grabacin 6) Se Borran los Resultados despus de Grabarlos. Los pasos Anteriores se Ejecutan uno por uno en Cada Campo donde se desee una Macro.

Pasos Para Activar un Macro. 1) Se pulsa clic en el rango donde esta grabada la Macro 2) BM/ HERRAMIENTAS/ MACRO/ MACRO 3) Seleccionar La Macro respectiva de las disponibles.

4) Pero si se le Agrego Mtodo Abreviado simplemente lo activa con el teclado.

Pasos Para Agregarle un Botn A las Macros. 1) BM/ HERRAMIENTAS/ PERSONALIZAR 2) Clic en la Pestaa Comandos 3) Seleccionar la Categora Macro 4) Luego se debe Arrastrar el Botn de Comando personalizar hacia cualquiera de las Barras de Herramientas 5) Pulsar clic en el botn Modificar Seleccin, para Agregar el nombre y cambiar la imagen del botn (Icono). 6) Se Pulsa Clic en Modificar Seleccin y se elige Asignar macro, y se Elige con clic el nombre de la misma, y clic en Aceptar. La operacin desde el punto 4 hasta el 8 se repite con cada uno de las Macros grabadas, al finalizar clic en cerrar.

BOTON DE MACRO.

MENU DE MODIFICAR SELECCIN

NOTA! Para Obtener los resultados de las Macros desde los Botones, es importante Mantenerse en la Celda o Rango donde fue creado.

FUNCIONES:
Son los Comandos o Aplicacin que permiten Obtener Informacin de Texto, Matemticas, Estadsticas, Fechas, Cientficas y Lgicas, Rpidamente a travs de parmetros de Argumentos o Simplemente de Seleccin de Rangos. Las Funciones se Pueden Ejecutar directamente con el teclado, es decir se Transcribe la Sintaxis siguiendo los parmetros de la misma o Activando el Asistente de Funciones desde La Barra de Formula o desde BM/ INSERTAR/ FUNCION ( directamente Como: MIN: Muestra el Valor Mnimo o Menor de un Rango Seleccionado Se Utiliza de la Siguiente manera: ) Es importante tener la referencia o uso de la funcin para poderla ejecutar

=MIN(Seleccionar o sombrear los Valores Exigidos o Deseados)


MAX: Muestra el Valor Mximo o Mayor de un Rango Seleccionado Se Utiliza de la Siguiente manera:

=MAX(Seleccionar o sombrear los Valores Exigidos o Deseados)

SUMA: Calcula Sumatorias y Totales de un rango Seleccionado. Se Utiliza de la Siguiente manera:

=SUMA (Seleccionar o sombrear los Valores Exigidos o Deseados)


PROMEDIO: Muestra el Valor Promedio de un Rango Seleccionado Se Utiliza de la Siguiente manera:

=PROMEDIO (Seleccionar o sombrear los Valores Exigidos o Deseados)


CONTAR: Muestra el Numero de operaciones numricas de un Rango Seleccionado Se Utiliza de la Siguiente manera:

=CONTAR (Seleccionar o sombrear los Valores Exigidos o Deseados)


CONTARA: Muestra el Nmero de Operaciones Generales de un Rango Seleccionado Se Utiliza de la Siguiente manera:

=CONTARA (Seleccionar o sombrear los Valores Exigidos o Deseados)

CONTAR.SI: Muestra las Veces que Aparece un Criterio de un Rango Seleccionado. Se Utiliza de la Siguiente manera:

=CONTAR.SI (Seleccionar en Rango; Se transcribe el Nombre del criterio a contar).


DIAS360: Muestra la Diferencia en Das Entre Una fecha Inicial y una Final

=DIAS360 (Fecha Inicial; Fecha Final)

MODA: Muestra el Valor que mas se Repite un Rango Seleccionado Se Utiliza de la Siguiente manera:

=MODA (Seleccionar o sombrear los Valores Exigidos o Deseados)


TRUNCAR: Transforma un numero decimal o con fraccin a Entero. Se Utiliza de la Siguiente manera

=TRUNCAR (Se Transcribe el Valor o Numero Entero separador; Luego la Referencia o celda a Modificar
CONCATENAR: Permite convertir varios elementos en uno solo Combinando el Texto. Se Utiliza de la Siguiente manera:

=CONCATENAR (Texto o referencia1; Texto o Rf2; Texto o Rf3y Tantas veces se desee combinar.

MAYUSC: Convierte los Caracteres de minsculas a maysculas Se Utiliza de la Siguiente manera

=MAYUSC (Seleccionar la Referencia donde Inician los datos en Minsculas)

Funcin Si ()
Es una funcin lgica que permite evaluar y comparar un valor constante, celda, o rango con una o ms condiciones planteadas, al realizar la evaluacin y comparacin de valores constantes, celdas o rangos podr determinar si la respuesta es verdadera o falsa.

Operadores: Aritmticos Sumar (+) Multiplicar (*) Porcentajes (%) De Comparacin Igual que (=) o Es Mayor que (>) Menor que (<) Mayor o igual que (>=) Menor o igual que (<=) Diferente que (<>) Lgicos y / o Restar (-) Dividir (/)

Sintaxis de la Funcin Si()


Si (prueba_lgica; valor_si_verdadero; valor_si_falso) Donde: prueba_lgica: representa la condicin condiciones planteadas valor_si_verdadero: representa la respuesta que debe ejecutarse si la condicin(es) se cumple(n). valor_si_falso: representa la respuesta que debe ejecutarse si la condicin(es) no se cumple(n). PRUEBA LOGICA: 1) Referencia de La Columna Involucrada 2) Se coloca un Operador Matemtico (>, <, >=, <=, =, <> ) 3) Se Transcribe el Texto, Valor, o Referencia si es Absoluta (Si El dato es en Texto es Obligatorio colocarlo entre Comillas. VALOR SI VERDADERO Se Transcribe directamente el Texto, Valor, Formula o Referencia Exigido, Las Palabras Claves de ser Verdadero son: Es, Dir, Ser, Aparecer, Tendr, Etc. VALOR SI FALSO Se Transcribe directamente el Texto, Valor, Formula o Referencia Opuesto al Anterior, Las Palabras Claves de ser Falso son: Contrario o Sino X.

1. Haga clic en el botn Insertar Funcin de la Barra de Formula, Men Insertar o (Autosuma) y seleccione ms funciones... 2. En la ventana Insertar funcin Seleccione la Categora Lgicas 3. Seleccione la funcin SI y Aceptar

4. Se desplegar la ventana Argumentos de funcin

NOTA! Cuando se desea Trabajar con Varias Condiciones Simples con el asistente, es obligatorio pulsar Clic en el valor si falso Antes de Llamar al Nuevo Asistente y As Sucesivamente. Activar Varios Asistentes.. Acceso directo de la Funcin Si.

Clic Obligatorio.

Funcin BuscarV ()
Es utilizada cuando se desea realizar bsqueda de datos en forma vertical por columnas, tomando en cuenta ciertos parmetros.

1. Haga clic en el botn Insertar Funcin de la Barra de Formula, Men Insertar o (Autosuma) y seleccione ms funciones...

2. En la ventana Insertar funcin Seleccione la Categora Bsqueda y Referencia y seleccione de la lista la funcin BUSCARV, posteriormente haga clic sobre el botn de Aceptar.

3. Se desplegar la ventana Argumentos de funcin

Donde: Valor _ buscado: Representa el dato de entrada (Cdigo) por el cual se realizar la bsqueda de los datos. Matriz_buscar_en: Representa los datos de origen (Hoja donde se encuentran los datos: Vendedor.xls). Indicador _ columnas: Representa ella numero de la columna donde se encuentra el valor a mostrar (Vendedor).

Funcin BuscarH ()
Es utilizada cuando se desea realizar bsqueda de datos en forma Horizontal por filas, tomando en cuenta ciertos parmetros, en nuestro ejemplo utilizaremos los siguientes datos que fueron guardados con el nombre de FUNCION PAGO: Facilita el clculo de Pagos a futuro, Siguiendo el parmetro de tiempo y tasa de Inters de Un Monto especifico.

Interrogante..?????

1) Haga clic en el botn Insertar Funcin de la Barra de Formula, Men Insertar o (Autosuma) y seleccione ms funciones... 2) Seleccione la categora Financieras, y Active Pago

Otras funciones

Los datos se Vacan Siguiendo Este Parmetro: Tasa: Se coloca la Tasa de Inters y se Divide entre 12 si es mayor al Ao. Nper: Se Colocar el tiempo o Plazo de Pago Va: Se colocar el Monto Total a Pagar -

Formato Condicional
Esta herramienta es muy oportuna a la hora de distinguir los datos capturados, utilizando Estilos y Colores diferentes. Para aplicar el formato condicional proceda as: 1. Seleccione el rango 2. BM/ FORMATO/ FORMATO CONDICIONAL Se desplegar el cuadro de dilogo Formato condicional

3. En el cuadro Condicin 1, mantenga Valor de la celda 4 Seleccione en 5. Escriba en 6. Haga clic sobre el botn Se desplegar el cuadro de dilogo Formato de celdas igual a

Se pulsa clic en el botn Agregar, para asignar o Mostrar otro dato en formato.

Tablas Dinmicas
Es la Aplicacin que permite realizar resumen en las grandes Bases de datos, En formar Interactiva ya que en el mismo tendrn botones de filtros, un controlador para los grficos y formatos de presentacin. Pasos Para Crear una Tabla dinamica 1. Haga clic en Datos 2. Seleccione Informe de tablas y grficos dinmicos... Se desplegar el cuadro de dilogo Asistente para tablas y grficos dinmicos - paso 1 de 3

3. Haga clic en el botn de Siguiente Se desplegar el cuadro de dilogo Asistente para tablas y grficos dinmicos - paso 2 de 3

4. Seleccione el rango de datos origen 5. Haga clic en el botn de Siguiente Se desplegar el cuadro de dilogo Asistente para tablas y grficos dinmicos - paso 3 de 3 Ahora debemos seleccione donde deseamos colocar la tabla. Como puede observar hemos retornado al cuadro de dilogo Asistente para tablas y grficos dinmicos - paso 3 de 3

11. Se Pulsa clic en el botn Diseo... Se desplegar el cuadro de dilogo Asistente para tablas y grficos dinmicos - diseo

Luego se procede a construir la tabla dinmica

Observe la barra de Tabla dinmica, desde ella se pueden realizar modificaciones directas.

PROTEGER: La operacin se ejecuta desde el comando GUARDAR O GUARDAR COMO, desde la lista disponible Herramientas Ventana de Guardar Pestaas Controladoras

Desde las Opciones Generales, Se activan las ventanas de Contrasea

1) BM/ ARCHIVO/ GUARDAR 2) Clic en la Pestaa Mensaje de Herramientas y Clic en Opciones Generales

3) Se transcriben y Confirman las Contraseas. Nota! Se Recomienda colocar Contrasea Diferentes (Cuando no se trabaja en red). Pasos Para Proteger La hoja, Libro o Un Rango Especfico en Excel. Una Vez Protegido por el comando Guardar 1) BM/ Herramientas/ Proteger Hoja, Libro, compartir 2) Se Transcribe y Confirman Las Contraseas (Si es Directamente). 3) Si se desea modificar un Solo uno o Varios Rangos, Primero se debe seleccionar y activarlo desde BM/ Herramientas/ Proteger- Permitir que los usuarios modifiquen rangos. Modificar rangos y

Nota! Para desactivar la Proteccin, Se Ejecuta desde la Ruta BM/ Herramientas/ Proteger y se elige la Respectiva.
1

PASOS PARA CREAR GRAFICOS EN EXCEL. 1) Seleccionar Las Columnas con que se desea el mismo, Para Activar varias columnas es Obligatorio Mantener presionado la Tecla Control y con el Mouse tantas veces sea necesario. 2) BM/ Insertar/ Grafico o Directamente desde el Icono Asistente Para Grafico de la Barra Estndar 3) Elegir el tipo y subtipo de Grafico, Trabajando con los Estndar, Por que el Sistema tiene una Galera de Personalizados (Clic en el botn Siguiente)

Estndar

Personalizados

4) Se verifican los Rangos de datos, Por Columnas o Filas (serie), Desde la pestaa seria se puede Agregar o quitar un Rango para el grafico (clic en el botn siguiente). 5) Agregar: Los ttulos, leyenda, lneas de divisin, tabla de datos y rtulos (Clic en el botn siguiente). 6) Para mantener el grafico en la Hoja o Factura, se debe elegir Como Objeto, Pero si se desea Individual, Se debe elegir En una Hoja Nueva, se le Agrega Nombre y Clic en el botn Finalizar.

Nota! Una vez grabado el grafico, se le pueden realizar todo tipo de modificaciones directas con la Barra de herramientas del mismo o pulsando el botn derecho del Mouse (BD), o men de atajo, las opciones o Comandos son: 1. Formato del Area del grafico 2. Tipo de grafico 3. Datos de Origen 4. Opciones de Grafico 5. Vista en 3D 6. Ubicacin, etc. Para Controlar las escalas de valores, se debe pulsar doble clic en cualquier valor, y desde la Pestaa Escala, Se Modifican Solo el Valor Mximo y la unidad Mayor que representa el factor divisor.

Se Activa al Pulsar el Botn derecho en Cualquier Extremo del Area del Grafico

Se Activa al Pulsar doble Clic en Cualquier Valor Para la Escala, y Tambin para la Fuentes

VINCULOS: Son los enlaces entre diferentes sitios, administrando tiempo al momento de realizar bsquedas entre los diferentes libros y hojas, tambin se pueden realizar reportes automatizados con la barra de herramientas de formularios. PASOS PARA CREAR HIPERVINCULOS (ENLACE ENTRE HOJAS Y LIBROS) 1) Colocarse en la Celda o Rango inicial (Botn de Enlace). 2) BM / INSERTAR / HIPERVINCULO 3) Seleccionar la unidad de disco (Buscar en: ). 4) Seleccionar el Archivo 5) Clic en el botn Marcador, (Para elegir el Destino, como el libro y le referencia o celda destino), y clic en aceptar.

6) El resultado del Enlace o Vinculo, Ser que en la celda o rango inicial aparecer le ruta en texto del otro libro en color azul, al acercar el Puntero del Mouse se debe cambiar de flecha a mano (Caracterstica Principal de los Vnculos).

Celda con Vnculo.

PASOS PARA CREAR VINCULOS (CUADRO DE LISTA) Permiten presentar listas de bases de datos en una lista creada o asignada a una celda especfica. 1) Crear el rea donde se va Asignar la lista 2) Activar la Barra de Formularios desde el men Ver: BM/ Ver/ Barras de Herramientas / Formulario

3) Se pulsa clic en el Botn Cuadro Combinado y se arrastra a criterio.

LISTA DESPLEGABLE

BOTON DE CUADRO COMBINADO BARRA DE FORMULARIO BOTON PROPIEDADES DE CONTROL

4)

Se Mantiene Seleccionada el Objeto y se Pulsa Clic en el Botn

propiedades de Control.

5) Corresponde elegir el rango de Entrada, Puede estar en la misma hoja o independiente en el libro (Seleccionar Los Rubros o Descripcin que se Mantendr en Lista), y la Celda Para Vincular el Resultado de la lista (Indicara el Numero de la Posicin del Producto o Rubro).

6) Luego de Aceptar, Se Pulsa clic en lugar despejado y la Lista Tendr Disponibles los rubros o productos, Cuando se despliegue el botn.

PASOS

PARA

CREAR

VINCULOS

(BARRA

DE

DESPLAZAMIENTO) Permiten Mantener un conjunto de valores en escalas , Ideal Para el Calculo con valores variados. 1) Activar la Barra de Formularios desde el men Ver:

BM/ Ver/ Barras de Herramientas / Formulario 2) Se Pulsa Clic en el Botn Barra de desplazamiento y se procede a crearla debajo del Valor de referencia para la Escala (Valor Menor).

VALOR DE REFERENCIA

VALORES VARIADOS

BOTON BARRA DE DESPLAZAMIENTO

PROPIEDADES DE CONTROL

3) Se Pulsa Clic en el Botn Propiedades de Control, Para Asignar: Valor Mnimo Valor Mximo Incremento (Escala Para Aumentar) Vincular Celda (Es la Celda Con El Valor de Referencia).

4) Se Pulsa clic en Lugar despejado despus de Aceptar y Cuando se desee variar el valor, Simplemente se activa desde la barra de Desplazamiento.

PASOS PARA IMPORTAR DATOS DE EXCEL HACIA ACCESS

Para importar datos de Excel hacia el Sistema Access, es obligatorio Comenzar la base de datos desde la fila 1, para evitar Error al Momento de tener los Campos Asignados. Ejemplo:

1) Se abre el programa Microsoft Access y Se crear una Base de dato en Blanco.

2) BM/ ARCHIVO/ OBTENER DATOS EXTERNOS/ IMPORTAR

3) Seleccionar la Unidad de Almacenamiento y Si tienes Bases de datos en diferentes programas, Se recomienda elegir en Tipo de Archivo Microsoft Excel

4) Verificar La Presentacin de los Datos en el Asistente de Access (Clic en el Botn Siguiente), Los Datos Son: En una Nueva Tabla Nombre del campo (Dato Principal) Indexado (Si con Duplicado, Para que Se repitan todos los Campos) Permitir a Access Elegir Clave Principal Clic en finalizar.

Para Visualizar la Tabla se debe seleccionar y luego Clic en el boton Controlador Abrir. Nota! A partir de la tabla se Pueden Crear formularios, consultas, informes etc.