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Definir qu es diagnstico organizacional.

Diagnstico Organizacional Se puede definir al diagnstico como un proceso analtico que permite conocer la situacin real de la organizacin en un momento dado para descubrir problemas y reas de oportunidad, con el fin de corregir los primeros y aprovechar las segundas. En el diagnstico se examinan y mejoran los sistemas y prcticas de la comunicacin interna y externa de una organizacin en todos sus niveles y tambin las producciones comunicacionales de una organizacin tales como historietas, metforas, smbolos, artefactos y los comentarios que la gente de la organizacin hace en sus conversaciones diarias. Para tal efecto se utiliza una gran diversidad de herramientas, dependiendo de la profundidad deseada, de las variables que se quieran investigar, de los recursos disponibles y de los grupos o niveles especficos entre los que se van a aplicar. El diagnstico no es un fin en s mismo, sino que es el primer paso esencial para perfeccionar el funcionamiento comunicacional de la organizacin. Condiciones para llevar a cabo el diagnstico organizacional Para poder llevar a cabo con xito un diagnstico organizacional se deben cumplir algunos requisitos bsicos: 1. Antes de iniciar el proceso de diagnstico es indispensable contar con la intencin de cambio y el compromiso de respaldo por parte del cliente (trmino usado en Desarrollo Organizacional para designar a la persona o grupo directamente interesado en que se lleve a cabo una transformacin en el sistema y con la suficiente autoridad para promoverla). Es decir, que est dispuesto a realizar los cambios resultantes del diagnstico. 2. El "cliente" debe dar amplias facilidades al consultor (interno o externo) para la obtencin de informacin y no entorpecer el proceso de diagnstico. 3. El consultor manejar la informacin que se obtenga del proceso en forma absolutamente confidencial, entregando los resultados generales sin mencionar a las personas que proporcionaron la

informacin. 4. Tambin debe proporcionar retroalimentacin acerca de los resultados del diagnstico a las fuentes de las que se obtuvo la informacin. 5. El xito o fracaso del diagnstico depende en gran medida del cliente y del cumplimiento de los acuerdos que haga con el consultor Prescripcin :receta. Elementos del diagnstico organizacional Podemos dividir al diagnstico organizacional en tres etapas principales: 1. Generacin de informacin, la cual abarca a su vez tres aspectos: 1. La forma en que se recolecta la informacin, las herramientas y los procesos utilizados. 2. La metodologa utilizada para recopilar la informacin, la cual sigue dos corrientes, los mtodos usados para obtener informacin desde el cliente (entrevistas, cuestionarios) y los usados para obtenerla desde el consultor (observacin). 3. La frecuencia con que se recolecta la informacin, la cual depende de la estabilidad del sistema. Organizacin de la informacin, en donde es necesario considerar tres aspectos claves: El diseo de procedimientos para el proceso de la informacin. El almacenamiento apropiado de los datos. El ordenamiento de la informacin, de modo que sea fcil de consultar. 1. Anlisis e interpretacin de la informacin, que consiste en separar los elementos bsicos de la informacin y examinarlos con el propsito de responder a las cuestiones planteadas al inicio de la investigacin.

Perspectivas del diagnstico organizacional El diagnstico organizacional se divide en dos perspectivas principales, una funcional y otra cultural, cada una con sus propios objetivos, mtodos y tcnicas. Son complementarias entre s y dan origen a dos tipos de diagnstico:

Diagnstico funcional Diagnstico cultural

Cuando se habla de Diagnstico Organizacional, nos referimos al anlisis y estudio formal de los procesos y la gestin de una empresa con el fin de conocer las condiciones actuales de funcionamiento. Este procedimiento se realiza a todos los niveles de la empresa: gerencial, organizacional, funcional, financiero, administrativo, recursos humanos, planificacin, mercadeo, ventas, seguridad, entre otros.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL DIAGNSTICO VENTAJAS Al aplicarlo se despierta un espritu de grupo Es participativo La gente se siente comprometida con las soluciones Da una estructura lgica a la problemtica Es una manera muy encontrar problemas eficiente en tiempo y recursos para

Permite conocer los procesos operativos por donde hay que comenzar a trabajar con urgencia y conseguir una mejora inmediata

Proporciona datos para estructurar una planeacin temporal, hasta que se fijen el nuevo rumbo, objetivos de la organizacin y se implanten cambios en los sistemas y procesos de la organizacin Como metodologa es muy clara y contiene elementos que pueden ser combinados con otras metodologas para crear enfoques particulares ms eficientes

DESVENTAJAS El modelo normativo nunca es especificado y puede ser diferente para diversas personas No todos los grupos sociales estn listos para este tipo de interacciones El definir problemas despierta expectativas de solucin Puede provocar conflictos interpersonales Puede ser manipulado

BENEFICIOS DEL DIAGNOSTICO Evidentemente al aplicar el Diagnstico en una organizacin lo primero que se espera es obtener beneficios, de acuerdo a la situacin que se requiera el diagnstico y de acuerdo al tipo de diagnstico que se aplique se obtendrn beneficios a corto o mediano plazo, sin embargo, al final del camino los beneficios se pueden generalizar para todo tipo de organizacin y para todo tipo de diagnstico de la siguiente manera:

Concienciacin del estado actual de la empresa en un ambiente globalizado.

Identificacin de las reas potenciales de desarrollo organizacional. Calificacin comparativa de las diferentes reas de a organizacin frente a empresas de alta categora. Crear elementos de anlisis para el desarrollo de planes futuros. Crea las bases para el desarrollo de Benchmarking y para el desarrollo de Indicadores de Gestin. Diagnstico organizacional es una actividad vivencial que involucra a un grupo de personas de una empresa o institucin interesadas en plantear soluciones a situaciones problemticas o conflictivas, sometindose a un auto-anlisis que debe conducir a un plan de accin concreto que permita solucionar la situacin problemtica. La base del diagnstico organizacional es que, al igual que las personas, las empresas o instituciones deben someterse a exmenes peridicos, para identificar posibles problemas antes de que estos se tornen graves. Estos exmenes peridicos constituyen un sistema de control que permite optimizar el funcionamiento de las empresas e instituciones, al identificar problemas en el funcionamiento de stas, surgen acciones dirigidas a su eliminacin o disminucin, que en conjunto constituyen una parte importante de la planeacin operativa. De aqu se puede ver que existen tres factores importantes a tomar en cuenta cuando se realiza un diagnstico organizacional. Estos factores son muy importantes tanto para determinar la problemtica, como para dar soluciones a la misma y son: La situacin de la empresa dentro del contexto de su rama industrial. La posicin de la empresa en el ciclo de vida de las organizaciones. El sistema social que prevalece dentro de la empresa.

Realizar un informe que presente la importancia y la necesidad de aplicar un diagnstico en la organizacin. Ahora bien, este estudio tiene un costo y en muchas ocasiones es bastante elevado, por ello los dueos o accionistas de las empresas se preguntan es realmente necesario el diagnstico en una empresa? por qu realizarlo? qu beneficios tiene?. El proceso de Diagnstico Organizacional no solo es necesario sino que es imprescindible en las actuales circunstancias donde el proceso globalizador avanza dejando atrs una secuela de organizaciones con estructuras enormes pero poco eficientes que se autodestruan por la falta de visin de su gerencia. Este ltimo concepto es muy importante, puesto una gerencia a la altura de las circunstancias que permita a las organizaciones adaptarse a los nuevos esquemas mundiales a travs de la innovacin y estructuras gerenciales grupales enfocadas en la calidad, la motivacin e inspiradas en una visin futurista. Estamos hablando de los llamados equipos de alto desempeo quienes tienen a la calidad como principio fundamental en su vida organizacional. En ese orden, un equipo de trabajo de alto desempeo est orientado a la productividad y a la competitividad a travs de constantes anlisis interno y externo de su organizacin, es decir, un Diagnstico Organizacional, el cual permite la reduccin de costos, el aumento de la productividad, la competitividad, el sentido de pertenencia y el mantenimiento de altos estndares de calidad, en otras palabras una Planificacin verdaderamente Estratgica. Vemos, pues, como es necesario conocer qu somos, dnde estamos y cmo las hacemos las cosas para luego realizar las correcciones adecuadas fortaleciendo los aspectos positivos y eliminando las debilidades que tengamos dentro de nuestras organizaciones. Todo esto con el fin de llegar de una situacin actual a una deseada. En ese sentido, el Diagnstico Organizacional pasa por tres etapas importantes, la Diagnosis, en la cual se procede a recabar toda la informacin necesaria determinando todas las fallas posibles, es decir, es una etapa de caracterizacin de todos los procesos. Luego le sigue la Prognosis, donde se determinan los aspectos que han dado origen a las fallas encontradas en los procesos y en la gestin. Finalmente, la llamada etapa de Prescripcin interviene, analizando y contrastando la data recabada con un

modelo de calidad, o sea, con un patrn ideal de funcionamiento para luego tomarlas medidas correspondientes para subsanar los posibles problemas. Es conveniente aclarar que sin la participacin activa y convencida de todos los actores de la organizacin, desde la gerencia hasta los empleados es imposible el correcto diagnstico y menos an la implantacin de correctivos adecuados. Aqu es donde juegan un papel importante los lderes y los equipos de alto desempeo en cuanto a la motivacin y cambio de actitud de los miembros de las organizaciones. Estos procesos de diagnstico pueden ser generales que tienden a realizar una radiografa funcional y financiera de la organizacin, especfica enfocadas a los procesos productivos y, finalmente, estratgicos que evalan la posicin de la empresa con respecto a sus competidores y al entorno que los rodea. La crtica situacin que atraviesa actualmente el mundo empresarial debido a las recesiones econmicas, trae consigo la difcil tarea para las organizaciones de revertir un Clima Laboral de tensin y frustracin en uno de bienestar y satisfaccin para sus empleados. Por sta razn es que generalmente se observa el bajo nivel de motivacin por las cosas relacionadas con el trabajo, que las cosas que s los emocionan estn fuera del trabajo, que el tiempo entre el trabajo y el ocio est poco equilibrado. Es tan profunda la desmotivacin que los trabajadores slo focalizan su atencin en aspectos econmicos. La gran meta para los departamentos de Recursos Humanos es crear polticas que desarrollen otros aspectos no monetarios pero que s influyan en la satisfaccin de los trabajadores. Es aqu donde debemos detenernos a revisar la importancia de un Diagnstico Organizacional, ya que permite reconocer enfermedades de la empresa mediante diversos sntomas, es as como el Diagnstico cumple la funcin de preverlos para mantener la salud organizacional. A mayor motivacin de los empleados, mayor es su satisfaccin y aceptacin de su puesto de trabajo, por lo tanto ofrece un mejor desempeo laboral, aumentando la produccin, y finalmente generando mayores utilidades para su negocio. Para una persona, el trabajar en un buen clima laboral es un factor de motivacin debido a que se sentir compenetrado con la empresa que se preocupa de sus inquietudes y malestares como tambin de ofrecerle un buen espacio para trabajar. Lo anteriormente mencionado conducir a un trabajador a realizar su labor de la mejor manera que le sea posible. Esto es debido a la presencia de un sentimiento de pertenencia que vincular sus

proyecciones y sus cumplimientos de metas con las que persigue la organizacin, causando una disminucin de factores negativos para la empresa como lo son la rotacin, el ausentismo y la frustracin y acrecentar factores positivos como lo son el compromiso, la motivacin y el aumento de la productividad por nombrar algunas. Por lo anteriormente expuesto, la importancia del clima laboral es que beneficia a todos dentro de una organizacin y se materializa en la realizacin de las metas y el cumplimiento de los lineamientos estratgicos. POR QU ES IMPORTANTE REALIZARLO EN SU EMRPESA? Para determinar el tipo de clima laboral y las fortalezas y oportunidades de un rea de trabajo o de la totalidad de una empresa se realiza un diagnstico organizacional. Este Diagnstico tiene como objetivo principal realizar un anlisis interno que permita identificar en un periodo determinado sntomas perjudiciales para el correcto desempeo de la empresa. Con esto se pueden identificar los problemas latentes vividos por los trabajadores, para posteriormente disear una estrategia que responda a las inquietudes presentadas por los integrantes de ella, as finalmente podr corregir el inadecuado clima laboral presente en su empresa.

Analizar la relacin organizacional.

entre

diagnstico

organizacional

diseo

La Direccin de Diagnostico y Diseo Organizacional tiene como objetivo y funciones a su cargo las siguientes: Objetivo Conducir a las entidades pblicas hacia el desarrollo de sus capacidades institucionales en lo relativo al anlisis y diseo de sus estructuras organizativas, identificacin y documentacin de procesos diagnsticos organizacionales, as como tambin mantener un sistema de informacin sobre la Macroestructura del Estado Dominicano. Funciones 1.- Aplicar herramientas para el diagnostico de las organizaciones publicas a los fines de identificar las necesidades de intervencin para la mejora de la gestin institucional. 2.- Asesorar a las instituciones pblicas en el diseo de las estructuras organizativas y aprobarlas previo a su inclusin en el Proyecto de Presupuesto y Ley de Gastos Pblicos. 3.- Administrar el Modulo Planta Organica Funcional del Sistema de Administracin de Servidores Pblicos (SASP). 4.- Participar en la elaboracin de propuestas de reforma de la Macroestructura del Estado y en el proceso de implantacin de las mismas. 5.- Administrar el contenido del Directorio Virtual del Estado Dominicano, garantizando su actualizacin permanente, a si como tambin en el organigrama del Estado Dominicano. 6.- Impulsar en coordinacin con el Ministerio de Estado de Economa, Planificacin y Desarrollo (MEEpyD), la definicin de los planes estratgicos institucionales como base fundamental del desarrollo institucional y la implantacin de las unidades institucionales y desarrollo (UYPyD). 7.- Definir modelos de estructuras organizativas para las areas transversales de la administracin pblica, en coordinacin con los rganos rectores. 8.- Disear normas de aplicacin general en la Administracin Publica sobre los temas que le son de su competencia. 9.- Opinar sobre los proyectos de Leyes y Decretos que impliquen reformas en la micro o macroestructura del Estado Dominicano tanto en lo organizativo como en lo funcional. 10.- Promover el establecimiento de mecanismos de coordinacin para el desarrollo e implantacin de los Sistemas Transversales de la Administracin Pblica.

11.- Colaborar con la Direccin de Innovacin en la Gestin Publica en la implantacin de acciones de mejora en las instituciones que aplican el Modelo de Excelencia promovido por el Ministerio de Administracin Publica (MAP). 12.- Colaborar con la Direccin de Evaluacin de la Gestin Institucional en la implantacin de la Metodologa de la Gestin para Resultados. 13.- Aprobar las propuestas que en materia organizacional elaboren consultoras privadas contratadas por organismos pblicos.