Captulo 6 La Gestin de Almacenes

El Origen de los Almacenes

El Almacn, constituye un eslabn de servicio que muchas veces es minimizado u olvidado. La influencia del Almacn en el funcionamiento de la Entidad, y en los costos de los productos, es esencialmente directa y llega en muchos casos a variar las utilidades. El almacenaje tiene enorme importancia especialmente en los aspectos financieros, tcnico y contable. En el caso del agotamiento de determinadas existencias conduce a la paralizacin de las operaciones fabriles (industrias) o de las Ventas (Comercio). Tratndose del Almacenamiento, es interesante determinar cmo y por qu se origina el Almacn, cul es la razn que determina que en todas las Organizaciones, existan almacenes. Producir es contar con la materia prima conveniente, para que elaborada en la fbrica, pueda convertirse en el Producto

El Origen de los Almacenes Se forma un ciclo, que podremos denominar: "Ciclo de la Produccin",
Materia Prima

Fbrica

Cliente

Producto

Este ciclo da origen a los almacenes

C LIEN T ES

T R AN SFO R M AC IO N
PRO VEEDO RES
ALMACENAMIENTO

ALM AC EN ES M AN IPU LEO IN VEN TAR IO S PR O C ED IM IEN TO S

O P C

Clases de Almacenes
1. Segn la funcin que realizan

2.

Almacenes centrales (de fbrica o centros de distribucin) Almacenes regionales Centros o puntos de transito

3.

Segn la naturaleza de los artculos almacenados Almacenes de materias primas. Almacn de productos semielaborados. Almacn de productos terminados. Almacn de materiales auxiliares. Almacn de piezas de recambio de los productos vendidos. Archivos de informacin, puesto que tambin se almacena informacin. Segn su rgimen jurdico

Almacn propio. Almacn en alquiler. Almacn en leasing.

* Almacenamiento barato
* Alto grado de control

* * * * *

No hay inversin fija Costos bajos Flexibilidad de ubicacin Servicios Especializados Diferentes tipos de almacenes

* Personal y equipo especializado

- Almacn de productos - Almacn de paquetes - Almacn frigorfico - Almacn de productos del hogar - Almacenes generales

Es una opcin de alquilar un espacio de almacn y la compra del mismo.

Cuando los tems permanecen en el medio de transporte hasta la entrega

Zonas a Diferenciar en un Almacn

Muelles y zonas de maniobra Zona de recepcin y control Zona de stock-reserva Zona de picking y preparacin Zona de salida y verificacin Zona de oficinas y servicios Otras zonas

* El almacenamiento es una necesidad cuando nos enfrentamos a una demanda con variaciones e incertidumbres. * Un eficaz almacenamiento significa menores costos.

* Reduccin de los costos por la disminucin de los transportes y por tanto reduccin del costo de produccin * Coordinacin entre la Demanda y el Aprovisionamiento.

* Apoyo al proceso de produccin. * Apoyo al proceso de comercializacin (Tiempo de entrega)

Comprende el mantenimiento de inventarios (almacenamiento y manejo de los tems).

Almacenamiento: Mantenimiento de los tems en forma controlada y sistemtica. Consolidacin: Aglutinar varios envos a travs de un almacn de distribucin. Divisin de Envos: Grandes envos se trasladan a pequeos envos con varios productos. Combinacin de Mercaderas: Varios productos se combinan para varios clientes.

* Carga y descarga * Traslado dentro del almacn * Preparacin de pedidos

RECEPCIN 1. Descarga 2. Desembalaje 3. Inspeccin 4. Ingreso

Este elemento del Almacn es el encargado de recibir los artculos

ALMACENAJE

El Ciclo de Almacenaje
DESPACHO

CONTROL

Recepcin
Este elemento del Almacn es el encargado de recibir los artculos que Compras adquiere, ya sea por solicitud de los propios almacenes o por la de aquellos que usan el material, y su labor consisten en:
Descarga Desembalaje Inspeccin, verificacin o chequeo Ingreso o entrega a los depsitos, informando sobre su llegada y elaborando un parte o informe de ingreso.

Efecta todas las tareas necesarias para recibir el o los artculos y poderlos entregar a aquellos elementos que deben guardarlos hasta su utilizacin.

Recepcin
a) Descarga. Es la labor de trasladar los bultos en los cuales llegan los artculos, de los medios en que han sido transportados hasta el lugar en que sern recibidos. Su principal preocupacin, debe ser reducir al mnimo los gastos de recepcin y evitar prdidas de tiempo o maltratos de los bultos ya que esto puede dar lugar a deterioro en los artculos. El encargado de la recepcin tendr que disponer de espacio suficiente donde depositar los bultos que llegan, al mismo tiempo que este espacio deber estar situado de manera tal que los vehculos o medios en que han sido transportados los artculos, puedan acercarse a el lo ms posible, evitando as largos recorridos que demorarn la tarea. Se debe contar con personal experto en la descarga, logrando as un buen manipuleo de los bultos.

Recepcin
b) Desembalaje. Es la labor de retirar los artculos de los bultos en que han llegado, es decir, quitar a los artculos el embalaje que traen. Se debe contar con personal especializado en esta labor, por cuanto generalmente es en ella que se producen las mayores prdidas por deterioro, sobre todo cuando se trata de materiales o artculos frgiles. Se requiere que el desembalaje se realice en una zona o espacio que permita ir sacando cada artculo y colocndolo sin que se mezclen, en el o los lugares donde se efectuar la verificacin o chequeo. Muchas veces esta labor de verificacin se realiza conforme se va desembalando, en ese caso debe evitarse que los artculos ya verificados se mezclen con los por verificar.

Recepcin
c) Inspeccin, Verificacin o Chequeo. Consiste en determinar si se trata verdaderamente de los artculos solicitados, si la cantidad concuerda con la pedida y si la calidad y requisitos tcnicos exigidos en el pedido corresponden con los artculos llegados. Esta parte de la recepcin es la ms importante, por cuanto de ella depende que los artculos llegados puedan ser usados. El encargado de la recepcin debe preocuparse de realizar una inspeccin organizada, siguiendo un procedimiento y no tomando lo que sea y como sea. Es conveniente guiarse en este caso por el pedido, de manera de ir verificando los artculos en el orden en que se encuentran en dichos documentos. De esa manera se evitan equivocaciones que posteriormente darn lugar a lamentaciones que no se podrn remediar.

Recepcin
La inspeccin o verificacin se realiza bajo dos aspectos, una cuantitativa y otra cualitativa, La primera de estas inspecciones puede ser realizada por personal que solo sepa contar, en cambio la segunda requiere de personas que conozcan los artculos y en muchos casos de verdaderos tcnicos en la materia. Hay que tener en cuenta que la verificacin de los artculos a su llegada, debe ser hecha en forma muy minuciosa, pues los errores que en ella se produzcan repercutirn posteriormente en:
devoluciones; rendimientos inferiores; errores de inventario y de distribucin errores de comprobacin por la falta de peso, volumen, capacidad, etc.;

Producir prdidas para el almacn y diferencias entre la situacin contable y la de hecho.

Recepcin
Normas o pautas que ayudan al recepcionista y faciliten su labor. Igualdad de terminologa y clasificacin entre Compras y Almacenes. Modalidad de entrega por los proveedores, referentes a acondicionamiento de los artculos, lotes o forma en que deben llegar, notas de entrega que deben enviar, etc. Modalidad de recepcin para cada tipo de material, estableciendo: criterio de comprobacin cuantitativa criterio de estibaje antes del control registros a efectuar mtodos y medios a usar en el transporte interno. Responsabilidad en cuanto a la recepcin en s, al control de la calidad, condiciones tcnicas exigibles, cantidad, etc. Procedimiento a seguir en cuanto a mercaderas que no renan las condiciones necesarias o que lleguen a deteriorarse; reclamos al seguro en caso de que la mercadera este asegurada.

Recepcin
d) Entrega a los Depsitos, ingreso de los artculos, informes o partes Para dar por terminada la recepcin, hay que entregar el o los artculos a los depsitos que van a almacenarlos, y comunicar a los interesados y al Jefe del Almacn de la llegada de la mercadera,. Verificar los precintos de los bultos para abrir inmediatamente aquellos que denoten alteraciones. Revisar los cilindros, damajuanas, botellas, etc., que contengan lquidos, no sea que se hayan derramado. Dar al personal la seguridad necesaria al recibir artculos peligrosos. Utilizar el pedido para efectuar la verificacin y realizar esta en orden sin apresuramientos y de acuerdo aun plan. Pedir ayuda cuando los conocimientos no permitan identificar un artculo, con ello solamente se est asegurando que lo que se recibe es conforme. Preparar los medios para realizar la identificacin no buscarlos a ltima hora Procurar que los artculos permanezcan el menor tiempo posible en recepcin, pensar que se pueden necesitar con urgencia, pero no por ello, descuidar el control.

RECEPCIN 1. Descarga 2. Desembalaje 3. Inspeccin 4. Ingreso

Consiste en guardar los artculos ubicndolos y cuidndolos de manera que puedan entregarse en condiciones de ser usados

ALMACENAJE

DESPACHO

El Ciclo de Almacenaje

CONTROL

Almacenamiento
Este aspecto del almacenaje consiste en guardar los artculos ubicndolos y cuidndolos de manera que puedan entregarse en condiciones de ser usados, en el momento que los necesiten los consumidores. Hay que contemplar varios aspectos relacionados con el espacio del que se dispone y los artculos que se deben almacenar. Estos pueden exigir una simple estantera hasta sistemas complicados, que involucran grandes inversiones y complejas tecnologas. La eleccin del sistema de almacenamiento de materiales depende de los siguientes factores: Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales. Tipos de materiales que sern almacenados. Nmero de artculos guardados. Velocidad de atencin necesaria. Tipo de embalaje.

Almacenamiento
Los puntos que hay que contemplar en lo referente al almacenamiento son:
Ubicacin de los artculos Distribucin de los locales Mtodos y Procedimientos de Almacenes Control de los artculos Clasificacin y simbolizacin de los artculos Reportes

Almacenamiento
Las principales tcnicas de almacenamiento de materiales son: Carga unitaria. Cajas o cajones. Estanteras. Columnas Apilamientos. Contenedores flexible.

RECEPCIN 1. Descarga 2. Desembalaje 3. Inspeccin 4. Ingreso

Consiste en entregar los artculos que guarda el almacn

ALMACENAJE

El Ciclo de Almacenaje
DESPACHO

CONTROL

Despacho
Consiste en entregar los artculos que guarda el almacn a cambio de una orden o vale de salida denominada Nota de Entrega, y que es un comprobante del movimiento. El despacho constituye la ltima parte del almacenamiento y en el hay que tener en cuenta normas y procedimientos que faciliten y regulen la salida de los artculos. Hay que salir de los artculos antes que hayan alcanzado el lmite de conservacin. Se tiene que decidir sobre la forma o mtodo de atencin. El Sistema de lo que entra primero sale primero (FIFO). Sistema a base de cupones. Sistema de doble rea. Sistema de separacin mvil. Sistema de alimentacin por gravedad.

Despacho
b) Entrega de artculo. Los artculos solo pueden ser entregados por el Almacn a cambio de una orden o nota de salida debidamente autorizada. c) Formas de entrega. La entrega de los artculos puede hacerse en el mismo Almacn o puede ser ste el que lo lleve hasta donde el consumidor. En los casos de los almacenes comerciales, se utilizan generalmente ambas formas, pues se entrega en el propio almacn o se enva al consumidor por medio del elemento o dependencia de Transportes de la Entidad. Lo esencial en ambas formas es que exista la Nota, Vale u Orden de Salida, y que sea firmada por la persona que retira o recibe el artculo, por cuanto constituye el comprobante de salida o entrega efectuada y representa para el almacenero lo que los cheques en el banco, salvo que en vez de entregar dinero, se entrega su equivalente en el artculo que se est despachando.

RECEPCIN 1. Descarga 2. Desembalaje 3. Inspeccin 4. Ingreso

Se realiza durante todo el ciclo

ALMACENAJE

El Ciclo de Almacenaje
DESPACHO

CONTROL

Control
Este aspecto del almacenamiento se realiza durante todo el ciclo, desde la recepcin hasta la entrega y debe ser hecho por el propio personal del Almacn, salvo en los controles cualitativos en que muchas veces tendr que intervenir personal especialista y conocedor de las condiciones tcnicas que debe requerir el artculo. En muchas empresas, por la magnitud de artculos y del movimiento de stos, existe una dependencia especial separada del Almacn que se encarga del Control de las existencias, es decir del control del movimiento de ellas para as poder evitar su agotamiento o su inmovilidad.

Organizacin de los almacenes

El almacn es un servicio logstico que se brinda a las diferentes reas de la empresa. Su fin es realizar las operaciones necesarias, a objeto de suministrar los bienes en el momento justo que son requeridos, evitando paralizaciones por falta de ellos, o en caso contrario, por la inamovilidad de Capitales asignados a sobre existencias. Permite conservar los materiales en buen estado para su uso posterior. Sus actividades debe cumplirlas con eficacia y prontitud. Se debe designar en la empresa la zona de almacenaje con el espacio requerido. La organizacin del almacn depende de:
La dependencia a la que se sirve El espacio disponible. La naturaleza de los artculos que se van a guardar

Organizacin y Distribucin
Cada empresa es una realidad independiente que requiere una solucin propia. Se deben satisfacer los siguientes objetivos: Obtencin de los artculos rpido y al menor costo. Poder controlar los materiales. Flexibilidad para aceptar cambios con mnima inversin. Previsin para el futuro. Facilidad para que se realice el ciclo de almacenamiento. Se tienen que considerar las operaciones que se realicen en el almacn.

Medios de Almacenaje
Se tienen que seleccionar los medios necesarios que se requieran. 1. Recursos Humanos
Se debe tomar en cuenta la funcin a desempear, los conocimientos requeridos y condiciones que deben tener. Se encargan de la direccin, recepcin, despacho, custodia y control. En la seleccin se tendrn que evaluar: Cualidades morales.
Personas de suma confianza y honradez. Con gran sentido de responsabilidad y entereza. Sociables, con iniciativa, minuciosos y con criterio Se deben determinar para cada puesto. Se define el grado de instruccin, habilidad, conocimientos tcnicos y capacidad para aprender. Buen estado fsico y agilidad.

Cualidades Intelectuales.

Cualidades fsicas.

Medios de Almacenaje
2. Materiales. Comprende el rea fsica de almacenamiento, estanteras, medios de transporte interno y equipo de almacenaje. Locales. Se dividen en reas de acuerdo a las funciones: Recepcin. Debe permitir la descarga de los materiales, por lo que debe contar con un espacio amplio. Delimitar las zonas de verificacin y desembalaje y dotarlas de equipos adecuados. Almacenamiento Reservar el rea para guardar y conservar los artculos. Se le dota con estanteras y medios convenientes. El espacio hay que distribuirlo adecuadamente. Para esto se considera: tipo de artculos, cantidad de existencias, condiciones de cobertura, seguridad, iluminacin, proteccin del medio ambiente. El ancho de los pasillos entre los estantes debe ser entre 1,50 a 3,00 m.

Medios de Almacenaje
Para su distribucin se debe tomar en cuenta:

Artculos de movimiento rpido

Lento movimiento Pesados o voluminosos Livianos y de poco volumen En bolsas o sacos Tuberas o varillas

Lugares accesibles y cercanos a despacho.

Lugares alejados de despacho Lugares bajos y accesibles. Lugares altos. Plataformas con capacidad conocida. Estantes especiales

Despacho. Debe tener facilidad para el acceso de los usuarios y la entrega de materiales.

Medios de Almacenaje
Estanteras.
Permiten un mejor ordenamiento de los materiales y aumentar la capacidad del local. Pueden ser de madera, metal o mixtos.

Medios de Almacenaje
Medios de Transporte. Hay que determinar cuales son los ms apropiados considerando: Las caractersticas de los artculos. Caractersticas de las zonas de almacenaje. Las distancias a recorrer. El volumen de las operaciones

Medios de Almacenaje
LAS PALETAS (Parihuelas) Es un elemento utilizado para sostener, cargar, descargar, transportar y almacenar productos. Las paletas se definen como plataformas horizontales utilizadas como base para apilar, almacenar, manipular y transportar cargas en general, mediante el uso de carretillas elevadoras de horquilla, transpaletas o cualquier otro mecanismo elevador adecuado. Estn concebidas para permitir que los productos sean manipulados, agrupadamente, por mtodos mecnicos. Se pueden clasificar las paletas bajo dos criterios: en funcin de su forma y del uso a que se destinen. La clasificacin ms generalizada es la que atiende a su forma constructiva que viene recogida en la norma UNE-49900 Paletas para manipulacin de mercancas. La que merece ms atencin es la paleta de madera denominada europea, por ser la ms utilizada en la distribucin de productos de gran consumo. Sus dimensiones son 800 x 1.200 mm.

- Servicio de terceros: Compatibilidad - Almacn propio: Eficiencia *El ahorro en el manejo de carga es proporcional al tamao de la carga
*Tipos de Unidades de Carga - Pallet

- Contenedores

*Factores: - Diseo enfocado en el almacenamiento - Diseo enfocado en el recojo y preparacin de pedidos

*Los dispositivos en el almacn ayudan a una utilizacin plena del almacn

*Estantera especial de madera o de metal para el almacenamiento de mercaderas.

*Estantera especial para el almacenamiento vertical del suelo al techo.

- Equipo Manual: Carretillas, plataformas, etc. - Equipo Motorizado: Carritos de transporte. - Equipo Mecanizado: Fajas transportadoras y otros medios automatizados.

Costos de Almacenamiento
Todo material almacenado genera determinados costos, a los cuales denominaremos, los costos de existencias. Dependen de dos variables; la cantidad en existencias y el tiempo de permanencia en existencias. El costo de existencias (CE) es la suma de los dos costos: el costo de almacenamiento (CA) y el costo de pedido (CP): a) Costo de Almacenamiento:
El costo de almacenamiento (CA) se calcula mediante la siguiente ecuacin:
Donde: Q= cantidad de material en existencia en el periodo considerado. T= Tiempo de almacenamiento. P= Precio Unitario de material y, I= Tasa de almacenamiento expresada en porcentaje del precio unitario.

Q CA T P I 2

Costos de Almacenamiento
Sin embargo, el CA esta compuesto por una parte variable (la cantidad de material y el tiempo) y una parte fija (alquiler de la bodega, salarios del personal de la bodega, seguro contra incendio y robo, maquinarias y equipos instalados, entre otro). La parte fija no depende de la cantidad y tiempo de almacenamiento. Por ello, es prudente utilizar una formula ms amplia, la tasa de almacenamiento (TA) que constituye la suma de las siguientes tasas (todas expresadas en porcentaje): Ta = Tasa de almacenamiento Fsico:

100 A Ca Ta CP

Donde: A= rea ocupada por las existencias. Ca= Costo anual del metro cuadrado de almacenamiento. C= Consumo anual del material. P= Precio Unitario material.

Costos de Almacenamiento
Tb= Tasa de retorno del capital detenido en existencias:
Tb 100 Ganancia Q P

Donde: Q x P= Valor de los productos almacenados.

Tc= Tasa de seguros del material almacenado

Tc 100 CostoAnual delEquipo Q P

Td= Tasa de transporte, manipulacin y distribucin del material

Td

100 DevaluacinAnualdelE quipo Q P

Te= Tasa de obsolescencia del material:

Te 100 Prdidasanualesporantiguedad Q P

Costos de Almacenamiento
El CAP se calcula a travs de los siguientes gastos efectuados en el ao:
Mano de obra utilizada para emisiones y procesamiento de los pedidos. Materiales utilizados en la confeccin del pedido (formularios, papel, sobres, etc.). Costos indirectos: gastos efectuados indirectamente, como luz, telfono, fax, gastos de oficina, entre otras). Calculados el CA y el CP, se obtiene el CE:

CE = CA + CP Todos los esfuerzos para calcular y controlar las existencias se hacen para reducir al mnimo el CE.

Costos de Almacenamiento
En resumen, la tasa de almacenamiento (Ta) es la suma de todas las tasas explicadas:

TA= Ta + Tb + Tc + Td + Te + Tf b) Costo de pedido:

El costo de pedido (CP) es el valor en peso de los costos incurridos en el procesamiento de cada pedido de compra. Para calcular el CP, se parte del costo anual de todos los costos involucrados en el procesamiento de los pedidos de compra, divididos por el nmero de pedidos procesados en el pedido.

Costo anual de los pedidos (CAP)

CP=
Nmero de pedidos en el ao (N)

Costos para la empresa d Volumen anual a: Rango econmico para almacenamiento alquilado b: Rango econmico, almacenamiento en leasing y manual c: Rango econmico, almacenamiento propio y mecnico d: Rango econmico, almacenamiento propio y automatizado a

Manipuleo de materiales
Esta funcin involucra el movimiento, la preparacin, colocacin y embalaje de las existencias. Se realiza tanto al ingresar al almacn como en el despacho o salida. Es necesaria, por lo que no puede eliminarse pero si simplificarse. Constituye uno de los elementos de costo ms importantes dentro del almacn. Encierra cuatro aspectos importantes: Movimiento. Tiempo. Cantidad. Espacio. El objetivo es lograr la manipulacin en el menor tiempo posible y con el menor esfuerzo realizado.

Manipuleo de materiales
Objetivos de la Manipulacin. Reduccin de costos. Aumentar la capacidad productiva. Reduccin de desperdicios. Mejorar las condiciones de trabajo. Mejorar la distribucin fsica. Factores de importancia. Naturaleza de la Industria Naturaleza del Proceso. Relacin de Valor a Volumen. Peso y tamao de los elementos.

Manipuleo de materiales
Funciones. Ingeniera de Manipulacin. Comprende el planeamiento de las actividades a realizar y dotarlas del equipamiento suficiente. Involucra las siguientes actividades: Seleccin y mejoramiento de los mtodos y sistemas a emplear. Planeamiento de la mano de obra, control y medicin de resultados. Distribucin de planta. Diseo de los equipos. Especificacin y seleccin de los equipos adecuados. Incluye el anlisis de las herramientas a emplear para minimizar o eliminar las operaciones manuales. Operaciones. Se trata de la ejecucin de los planes de manipulacin diseados. Transporte.- interno y externo. Movimientos en la recepcin, almacenaje, flujo y despacho. Control Entrenamiento Busca lograr operaciones eficientes.

Manipuleo de materiales
Principios de la Manipulacin. 1) Planeamiento a) La manipulacin debe planearse de acuerdo a la economa del conjunto. b) Los conceptos de manipulacin deben ser aplicados por todos los miembros de la organizacin. c) Las instalaciones se deben distribuir para simplificar la manipulacin. d) La responsabilidad de la actividad debe estar centralizada. e) Uso de las tres dimensiones.- aumentar la altura de almacenaje. f) Empleo del almacenamiento mvil. 2) Explotacin.- se refiere a la operacin de manejar los materiales. a) La manipulacin eficiente es segura.b) La doble manipulacin debe evitarse. c) Las operaciones deben ser realizadas con cargas unificadas. d) Se debe usar la gravedad siempre que sea posible. e) Usar medios mecnicos prcticos cuando la gravedad no basta.

Manipuleo de materiales
Principios de la Manipulacin. 3) Equipo. Seleccin del equipo apropiado en relacin a los materiales, espacio, altura, etc. Incorporacin del equipo al sistema de la empresa. Coordinacin del trabajo en forma precisa para reducir tiempos ociosos de las mquinas y equipos. Reduccin del tiempo de parada de los equipos. Normalizacin de equipos y mtodos. Flexibilidad del equipo considerando las posibilidades de cambios. 4) Costo. Conocimiento de los costos de manipulacin. Elegir el equipo segn el costo ms bajo de manipulacin. Amortizacin del equipo en tiempo razonable.

Existencias o Inventarios
Son la variedad de materiales que se requieren en la empresa y se guardan para ser utilizados, consumidos o vendidos. Varan en funcin del consumo, utilizacin o venta. Se clasifican segn: 1. Uso y movimiento. Inventario normal o activo. Est formado por los artculos de uso constante y seguro, por lo que deben existir en forma permanente. Su renovacin se regula en funcin del consumo y su periodo de reposicin. Inventario de seguridad o reserva. Est formado por los artculos que permiten enfrentar cualquier demora en el abastecimiento. Su magnitud depende del estudio de necesidad, del servicio y del tiempo de demora en abastecerse Tambin se le conoce como inventario mnimo.

Existencias o Inventarios
Inventario de proteccin. Es una cantidad extra de ciertos materiales que se almacena para enfrentar imprevistos. Su empleo o consumo es excepcional. Su no disponibilidad puede conducir a paralizaciones o prdidas mayores de la empresa. Muchas veces no se usan y se rematan cuando dejan de ser tiles. Inventario sobrante. Est formado por aquellos materiales que han dejado de consumirse o se ha reducido su consumo (son sobre stocks). Inventario de recuperacin. Est formado por los materiales que ya no tienen uso o estn deteriorados pero que pueden usarse adaptndolos o reparndolos. Inventario promedio. Es la media aritmtica de cada material que existe en el almacn al fin de varios periodos.

Existencias o Inventarios
Inventario mximo. Es la cantidad mxima de cada material que puede existir en el almacn. Inventario mnimo. Es la cantidad mnima de cada material que debe existir en el almacn. Permite evitar roturas de stocks y hacer frente a los atrasos. 2. Su situacin respecto al Sistema Productivo. Necesarios para el proceso. Materia prima.- forman parte del producto Productos semi terminados. Artculos de consumo, auxiliares o accesorios.-. Utilaje.- herramientas, matrices, accesorios, moldes, etc. Material de mantenimiento. Material de embalaje.- cinchos, cajas, papeles, etc. Procedentes del Proceso productivo. Son los productos que fabrica la empresa. 3. Segn su obtencin. Adquiridos en el exterior. Fabricados en la empresa.

Existencias o Inventarios
Inventario mximo. Es la cantidad mxima de cada material que puede existir en el almacn. Inventario mnimo. Es la cantidad mnima de cada material que debe existir en el almacn. Permite evitar roturas de stocks y hacer frente a los atrasos. 2. Su situacin respecto al Sistema Productivo. Necesarios para el proceso. Materia prima.- forman parte del producto Productos semi terminados. Artculos de consumo, auxiliares o accesorios.-. Utilaje.- herramientas, matrices, accesorios, moldes, etc. Material de mantenimiento. Material de embalaje.- cinchos, cajas, papeles, etc. Procedentes del Proceso productivo. Son los productos que fabrica la empresa. 3. Segn su obtencin. Adquiridos en el exterior. Fabricados en la empresa.

Ubicacin de las Existencias

En todo momento se debe conocer donde se encuentran las existencias, an si no las conocemos. Para ello se puede desarrollar un sistema de ubicacin, con un cdigo que nos permita acceder rpidamente a cualquier material. De esta manera se evitan las personas indispensables. Para desarrollar el sistema se sigue la siguiente metodologa: 1. Distribuir la zona de almacenaje en reas. 2. En cada zona determinar el nmero de estantes o andamios y la cantidad de reas libres de almacenamiento. 3. Definir tipo y nmero de casilleros de cada estante. 4. A las reas libres se les da el mismo tratamiento que a los estantes. 5. Se elige una simbolizacin y se arma el cdigo.- puede ser alfabtico, numrico o mixto.

Ubicacin de las Existencias

Es conveniente tomar en cuenta las reglas siguientes:
1. Emplear letras para designar bodegas. 2. Designar los estantes con nmeros de dos dgitos o con dos letras. 3. Nominar cada casillero por su ubicacin segn fila y columna, en cada estante. 4. Las filas enumerarlas de abajo hacia arriba. 5. Las columnas, segn puedan ampliarse. 6. Conviene tener los estantes pares a un lado del pasillo y los impares al otro. 7. Evitar el uso de las letras: I, O, Q y Z para evitar confusiones con los dgitos 1, 2 y 3. 8. El cdigo de ubicacin debe figurar en la tarjeta de control y en la relacin de materiales.

Ejemplos:

A09E05 => Bodega A, estante 9, columna E, fila 5. CA1A02 => Bodega C, estante A1, columna A, fila 2

Ubicacin de las Existencias

Ventajas de un Sistema de Ubicacin. 1) Facilita y aligera la atencin a los usuarios. 2) Reduce el tiempo de espera en las entregas o despachos. 3) Evita el personal indispensable en el almacn. 4) Facilita el control y ordenamiento de los materiales. 5) Agiliza la toma de inventarios. 6) Permite una mejor organizacin del almacn. 7) Se pueden ordenar los materiales segn su movimiento.

Catalogacin de los materiales

Mediante la catalogacin se busca ordenar la informacin y eliminar variedades innecesarias, as como la reduccin de inventarios. No se debe permitir el aumento de variedades por el empleo de diferentes marcas y especificaciones. La catalogacin permite disminuir costos. Catalogacin: Significa, inventario de todos los artculos existentes sin omitir ninguno. La catalogacin permite la presentacin conjunta de todo los artculos proporcionando una idea general de la coleccin. Simplificacin: Significa la reduccin de la gran diversidad de artculos empleados con una misma finalidad. Cuando existen dos o ms piezas para un mismo fin, se recomienda que la simplificacin favorece la normalizacin. Especificacin: es la descripcin detallada de un artculo, como sus medidas, formato, tamao, peso, etc.

Catalogacin de los materiales

Normalizacin: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas aplicaciones. Estandarizacin: significa establecer idnticos estndares de peso, medidas y formatos para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. Procedimiento para Catalogar. Se pueden distinguir varias etapas.
Determinar las normas que regirn la catalogacin. Identificacin de cada uno de los materiales existentes. Preparacin de la catalogacin, seleccionando clases, subclases, secciones, etc. Ordenamiento de los materiales. Distribucin de los materiales de acuerdo a la norma y las clases definidas. Eleccin de los smbolos de la catalogacin. Asignacin del cdigo a cada artculo. Generar el catlogo de materiales.

Catalogacin de los materiales

Programa de Catalogacin. Se emplea para preparar el proceso e catalogacin. Se deben tener las siguientes condiciones: 1. Preparacin 2. Ejecucin 3. Responsabilidad 4. Participacin

Catalogacin de los materiales

Objetivos del Programa de Catalogacin. Ayudar con la catalogacin en la solucin de ineficiencias y costos excesivos. Obtener la colaboracin del personal. Fijar y distribuir las normas. Difundir el conocimiento de las normas. Resolver los procedimientos relacionados con los materiales. Difundir los resultados. Evaluar la ejecucin.

Catalogacin de los materiales

Etapas del Proceso de Catalogacin. Normalizacin

Identificacin

Clasificacin

Codificacin

Normalizacin
Tiene como objetivo disminuir las variedades existentes estableciendo normas. Hay que seleccionar los materiales que se deben emplear y los productos a fabricar. Todas las empresas tienen ciertas especialidades que procuran mantener, por lo que hay que observarlas y analizarlas. Normalizacin de los materiales.
i. Materiales de Produccin. Materiales de metal.- planchas, varillas, tubos, barras, platinas, etc., de acero, acero inoxidable, fierro, bronce, cobre. Alambres y cables.- variedad de dimensiones, hilos, tipos y material. Repuestos.- mecnicos, elctricos, etc. Dispositivos de fijacin. Materiales de Construccin. Materiales de embalaje y manipulacin. Equipos de manipulacin y sus repuestos. Materiales y equipos de mantenimiento y sus repuestos. Equipos de oficina y tiles de escritorio.

ii. iii. iv. v. vi.

Normalizacin
Tambin hay que clasificarlos por. i. Materiales activos. ii. Materiales de movimiento moderado. iii. Materiales miscelneos. iv. Materiales de proteccin. v. Materiales sin movimiento

Identificacin
A cada material se le da una denominacin nica y se definen sus especificaciones. Esto permitir ubicar a la familia y clase a la que pertenece el tem. Se tiene que evitar duplicidades y variedades excesivas.

Clasificacin
Consiste en el ordenamiento sistemtico de todas las existencias similares. Se deben analizar las descripciones y caractersticas consideradas en la identificacin. Se clasifican por familias, clases, subclases, grupos, subgrupos, etc. Ejemplo de clases: Materiales de ferretera en general. Rodamientos, repuestos y accesorios. Pinturas, barnices y otros revestimientos de proteccin, equipos para pintar, repuestos y accesorios. Productos bsicos de metal. Material para instalaciones elctricas. Vehculos, automviles, repuestos y accesorios.

Clasificacin.
Ejemplo:

Clase: Materiales de ferretera en general. Subclases:

Aseguradores.- clavos, tachuelas, pernos, prisioneros, tornillos, etc. Cerrajera.- cerrojos, picaportes, chapas, aldabas, etc. Arandelas, anillos, huachas y similares. Poleas, soportes, tecles y similares. Bocinas, pines, pasadores y similares.

Codificacin
Consiste en asignar cdigos nicos a cada uno de los artculos con la finalidad de diferenciarlos. Hay que elaborar tablas de equivalencias con el sistema anterior. Se definen cdigos que permitan futuras expansiones en la codificacin. Antes que nada se tiene que hacer una revisin completa de los materiales. Se pueden emplear smbolos: numricos, alfabticos o nombres nemotcnicos. Se debe decidir entre emplear cdigos inteligentes o simples correlativos. Ejemplo: 18 Material elctrico. 1806 Lmparas incandescentes. 18060025 Lmparas incandescentes de 25 Watts. Ejemplo: 100HC2016B0 Hilado de alpaca baby en cono, dos hilos ttulo 2016 blanco. 120T0N5 Top de alpaca superfine, negro teido.

Codificacin
Se puede considerar el empleo de: a) Cdigos en secuencia. b) Cdigos en bloques.- se reservan smbolos en la secuencia. c) Cdigo de grupo.- donde se ordena por campos Ejemplo.- 31082467 31 Clase 08 Subclase 2467Correlativo del tem

d)

Cdigos Decimal.- es un sistema muy empleado para clasificar libros en las bibliotecas (sistema Dewey).
Ejemplo: 15-28-35-49-0778 15 Familia 28 Clase 35 Subclase 49 Grupo 0778 Correlativo

Codificacin
Factores que afectan el Plan de Codificacin. Material que se va a codificar.
Hay que empezar viendo las necesidades de informacin que necesita la empresa. Si se tienen pocos tems se puede emplear un cdigo secuencial. Si hay gran variedad y cantidad, conviene un cdigo ms complejo. Se requerir elaborar un catlogo. El cdigo debe ser flexible, de forma tal que permita introducir nuevos tems sin problemas.

El empleo que se dar a los datos del cdigo.

Generalmente sirven para varios objetos => en este caso se requieren cdigos flexibles.

Ahorro en el trabajo del personal.

Los cdigos empleados deben facilitar y simplificar las funciones del almacn.

Adaptabilidad del personal.

El cdigo debe adaptarse al personal que lo va a utilizar. Hay que definir quien tendr a cargo el mantenimiento del catlogo as como los procedimientos a seguir en el caso de ingresar nuevos tems o darles de baja. El personal deber estar entrenado en el uso del cdigo.

Codificacin
Ventajas de la Catalogacin. Simplifica los inventarios reduciendo el nmero de artculos y su variedad. Disminuyen los errores, pues se logra una clara identificacin de los artculos. Permite ordenar mejor el inventario. Mejora el clculo de necesidades. Elimina los artculos obsoletos. Mejora el control de las operaciones logsticas. Todas estas ventajas inciden en los resultados econmicos de la empresa.