JUSTIFICACIN DEL SISTEMA DE COMPRA

La empresa Fbrica de Componentes Elctricos S.A. (FCE S.A.) se dedica a la produccin y venta de artculos elctricos ligeros para el hogar y la industria. Se trata de una empresa familiar fundada hace 28 aos, cuya competencia clave ha sido adaptar tecnologas modernas a las necesidades y niveles de costo del mercado local. Sus productos son de buena calidad, con una presentacin de costo moderado. Tradicionalmente, sus competidores han sido productos de alta gama y precios elevados, importados o producidos localmente por subsidiarias de empresas extranjeras. Ello ha permitido a FCE posicionarse slidamente en un amplio segmento del mercado local, que requiere calidad a costo moderado. La falta de competencia en su segmento objetivo ha ayudado a que FCE centre sus esfuerzos en el desarrollo de nuevos productos y en la produccin, prestando menor atencin a los aspectos de administrativos y logsticos. En los ltimos 10 aos, algunas empresas que ofrecan productos de mayor calidad y precio, aprovechando el prestigio de sus marcas de alta gama, han penetrado en el segmento de FCE ofreciendo lneas de productos econmicas que compiten en calidad y precio. FCE S.A. est viendo reducir su participacin en el mercado y tambin su margen de utilidad. Habiendo contratado a una consultora para reorientar su estrategia, la empresa ha definido un nuevo lineamiento que consiste en: Aumentar sensiblemente su participacin en el mercado posicionndose como La Marca Confiable, con calidad razonable, precios moderados y el mejor soporte. Calidad razonable y precios moderados ya son dos de sus caractersticas reconocidas en el mercado. El aspecto clave a desarrollar es el mejor soporte. Para posicionarse as, y a la vez recuperar mercado y rentabilidad, deber. o o o mejorar su eficiencia operativa para tener la opcin de reducir precios y/o mejorar sus mrgenes de utilidad desarrollar una amplia cobertura geogrfica aprovechando que sus competidores internacionales solo se centran en los grandes conglomerados urbanos desarrollar una amplia red de venta, con costos adecuados a los niveles de venta potenciales. Esto incluye la venta mediante Internet en reas geogrficas claramente delimitadas y a precios similares a los de las grandes ciudades (las comisiones por venta ahorradas en ventas por Internet, debern cubrir los costos de envo, dentro de lo posible). ampliar con eficiencia su red de distribucin desarrollar la mejor red de soporte post venta, a bajo costo y con cobertura en todo el pas, utilizando pequeos negocios de reparaciones, a los que proporcionar capacitacin, apoyo tcnico mediante una extranet y venta de repuestos a bajo precio. mantener la eficacia y mejorar la eficiencia de la investigacin y desarrollo de productos reducir sus costos de administracin y soporte de operaciones

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para lo cual estableci las siguientes metas, con sus prioridades:

De su ltimo Cuadro de Resultados se obtienen las siguientes cifras: Ventas Netas Costo de Ventas Margen Bruto Costos de comercializacin Variables ($6.300.000) Fijos ($9.700.000) Costos de distribucin Costos de Investigacin y Desarrollo Costos de Administracin y Finanzas Resultado Neto antes de Impuestos $90.000.000 ($22.500.000) $68.500.000 ($16.000.000) ($12.000.000) ($12.000.000) ($24.000.000) ($4.500.000)

El valor promedio de inventario de Materias Primas asciende a $ 3.000.000.FCE necesita evaluar la conveniencia de cambiar su aplicacin de Compras por un paquete de sistemas que le ha sido propuesto como reemplazo. Las caractersticas de ambos sistemas (actual y propuesto) son:

Durante las sesiones de evaluacin del sistema propuesto, los responsables funcionales coincidieron en las siguientes apreciaciones (enumeradas segn la lista precedente): 4. El Jefe de Compras afirma que la tecnologa workflow va a agilizar los trmites de compra, brindando un mejor y ms puntual servicio de abastecimiento a todas la reas de la empresa, aunque no tiene elementos suficientes como para cuantificar los beneficios 5. El Jefe de Compras considera que la pre adjudicacin automtica reducir posibles errores y contribuir a mejorar el control interno de compras. Por los datos que tiene respecto de errores de adjudicacin, estima que el beneficio ser poco significativo. 6. El Jefe de Compras estima que el uso de cdigos externos de materiales, reducir los tiempos de bsqueda de proveedores y de anlisis de cotizaciones de proveedores. An ms importante es la reduccin de errores en la emisin de rdenes de Compra por parte de los compradores as como en las entregas de materiales y la facturacin por parte de los proveedores, lo cual genera importantes prdidas de tiempo y retrasos en la provisin de los materiales requeridos. Cuando los retrasos en la provisin se refieren a materiales productivos, ello suele acarrear reprogramaciones de la produccin y demoras en la entrega a clientes. A partir de ello: El Jefe de Compras estima una reduccin de 80 horas hombre mensuales por simplificacin en la bsqueda de materiales y reduccin en los errores por confusin de materiales. El Gerente de Produccin estima que se podran reducir a la mitad las demoras en entregas a clientes. Calcula que la disminucin de re programaciones permitir reducir en un 0,2% el costo de produccin La Gerencia General decidi que se deber descartar toda alternativa de sistema de Compras que no cuente con esta caracterstica. 7. El Jefe de Compras informa que los acuerdos de compra con proveedores y las rdenes de Compra abiertas permiten reducir la cantidad de pedidos de cotizacin y de rdenes de Compra, permitiendo reducir la carga de trabajo en 60 horas mensuales. Por otra parte, al negociar mayores cantidades, permiten obtener mejores precios, estimando que ello puede reducir en un 0,3% los costos de produccin 8. El Jefe de Depsito considera que se agilizar la recepcin y revisin de materiales. No considera relevante el ahorro en horas hombre, pero s estima que se reducirn las demoras en la recepcin y revisin de materiales, mejorando la puntualidad en la puesta a disposicin de materiales a todos los sectores de la empresa. Como consecuencia de la mayor puntualidad en la puesta a disposicin de materiales, el Jefe de Programacin de la Produccin estima que a partir del segundo ao, se podra reducir el nivel de inventarios de materias primas en un 2% debido a la reduccin del Stock de seguridad. 9. El Jefe de Contadura - Pagos estima que el control automatizado de Facturas de Proveedores reducir en 30 horas hombre mensuales la carga de trabajo de su sector. 10. El Jefe de Compras calcula que la evaluacin automtica de Proveedores puede ahorrar 350 horas hombre anuales en su sector. 11. El rea de Informtica y comunicaciones informa que el costo del sistema propuesto ser de $ 120.000 de licencia por nica vez ms $ 12.000 de mantenimiento anual en los aos subsiguientes. El costo de implementacin del sistema se estima en $ 150.000, a ser incurridos durante el primer ao. La Direccin opt por calcular el costo de hora hombre en una suma fija de $ 25.Para todo clculo financiero se decidi utilizar una tasa anual de 12%.