Republica bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educacin Superior Universidad Dr.

Jos Gregorio Hernndez Maracaibo Edo Zulia Facultad de Ciencias Econmicas y Sociales Escuela de Contadura Pblica

Integrantes: Barboza Ana Bohrquez Mary Cardozo Roxana Estrada Yesica Grau Liliana Labarca Marian Mendoza Deibelyn Rincn Marcos Urdaneta Patricia Medina Catherine Seccin: C 7101 Prof. Magaly Olmos

Maracaibo, Mayo de 2009

Esquema Introduccin 1.- Definicin de Efectivo. Ana virginia 2.- Clasificacin de Efectivo. Marian 3.- Principios de contabilidad generalmente aceptados en el rea de efectivo. Catherine 4.- NIC aplicados en el rea de efectivo. Mary elba 5.- Objetivos de la auditoria en el rea de efectivo. Patricia 6.- Evaluacin de control interno en el rea de efectivo. Deibelyn 7.- Procedimiento de auditoria en el rea de efectivo. Yesica 8.- Cuestionario de control interno en el rea de efectivo. Liliana 9.- Programa de auditoria en el rea de efectivo. Marco 10.- Valor agregado en el rea de efectivo. (Relacin entre el efectivo y las inversiones temporales). Roxana 11.- Resumen en el rea de efectivo. Marian y Patricia (este punto entre las 2 xq el que les toco es demasiado corto) Conclusin Bibliografa

Introduccin En el presente trabajo esta orientado a realizar un estudio terico Y practico sobre la auditoria en el rea del efectivo por lo tanto podemos decir que el efectivo est integrado por aquellas cosas que comnmente se aceptan como medios de cambio. Para que sea considerada como efectivo, una cosa tiene que ser convertible inmediatamente a dinero, a su valor nominal. Como tambin podemos decir que los programas de auditoria es un enuncio lgico, ordenado y clasificado de los procedimientos de auditoria, los programas se elaboran tomando en cuenta los objetivos y procedimientos de la empresa. Es indudable que el manejo de efectivo en una empresa es un aspecto de suma importancia por los riesgos que se ven atenuados mediante la observacin rigurosa de uno de los elementos del control interno

Desarrollo 1.- Definicin de Efectivo. R= Es un activo circulante, el de mayor liquidez con el que cuenta una Organizacin para cubrir sus inmediatas obligaciones. Se considera como efectivo las partidas del activo circulante que se mencionan a continuacin: Dinero de curso legal, propiedad de la Empresa, es decir, dinero de obligatoria aceptacin en el pas, con las limitaciones que la Ley impone, de acuerdo a lo especificado en la Ley del Banco Central y la Ley General de Bancos y Otras Instituciones Financieras. Depsitos realizados en Bancos, en las Cuentas Corrientes y de Ahorros, a favor de la Empresa. Instrumentos de crdito de cobranza inmediata: cheques ordinarios, cheques de gerencia, cheques de viajeros, giros postales y telegrficos y otros instrumentos de crdito de cobro inmediato, aceptados por los bancos, que legalmente posea la Empresa. Divisas o monedas extranjeras de libre cotizacin en la Banca Nacional. No se considera efectivo a aquellas partidas del activo que, a pesar de estar conformadas por dinero de curso legal, no sean de inmediata disponibilidad, tales como: depsitos dados en garanta, coberturas de reserva de capital y/o fondos de reserva legal, prestaciones sociales, depsitos bancarios congelados por intervencin de la institucin financiera u otros motivos, depsitos a plazo fijo, cheques devueltos por falta de fondos, estampillas postales o fiscales, adelantos para viticos u otros gastos, vales en caja o cheques con fechas adelantadas. Dada su naturaleza y disponibilidad, el efectivo generalmente debe ser presentado como primera partida del balance, salvo aquellos casos en que los

fondos de caja. Estn sujetos a restricciones o limitaciones por su disponibilidad, razn por la cual debern excluirse de la seccin del activo circulante. Una adecuada administracin del efectivo es de suma importancia, ya que, el efectivo es un instrumento o medio aceptado para la adquisicin de bienes y servicios. Se requiere que las empresas establezcan eficientes sistemas y procedimientos de control para protegerlo y salvaguardarlo de robos u fraudes. Por ello es necesario contabilizar correctamente las transacciones realizadas en efectivo, para disponer de informacin confiable y sobre todo oportuna. 2.- Clasificacin de Efectivo. R= el efectivo se clasifica en: Caja: En esta cuanta se registra el dinero en efectivo, en cheque y boletos de tarjetas de crdito y debito que entran en la empresa. Se abonara al depositar en el banco los ingresos recibidos y los pagos en efectivo. Generalmente caja tiene una cuenta auxiliar denominada caja chica; que emplea para registrar los pequeos desembolsos en efectivo. Banco: Esta cuenta se emplea para controlar el dinero que se moviliza en las denominadas cuentas corrientes bancarias. Con los bancos se suele realizar diversas operaciones, no siempre en dinero, en cuyo caso la cuenta que controla una operacin deber completarse con un apellido. Por ejemplo: banco x giros al cobro, banco x giros descontados. 3.- Principios de contabilidad generalmente aceptados en el rea de efectivo. Unidad de medida: El efectivo es el comn denominador de la de la actividad econmica y la unidad monetaria constituye una base adecuada para la medicin y el anlisis. En consecuencia, sin prescindir de otras unidades de medidas, la moneda es el medio ms eficaz para expresar, ante las partes, los intercambios de bienes y servicios y los se

efectos

econmicos

de

los

eventos

que

la

entidad.

En este sentido, la contabilidad se basa en el supuesto que las operaciones de las empresas se registren en trminos de la unidad monetaria en el momento de efectuarse dichas operaciones. La unidad monetaria que se usa es la del pas en que esta establecida la empresa y en el cual se efectan la mayor parte de las transacciones, y que dicha unidad monetaria constituye una base adecuada para la medicin y el anlisis. Negocio en marcha: la entidad normalmente es considerada como un negocio en marcha, es decir, como una operacin que continuara en el futuro previsible. Se supone que la entidad no tiene intencin ni necesidad de liquidarse o de reducir sustancialmente la escala de sus operaciones. Si existiesen fundados indicios que hagan presumir razonablemente dicha intencin o necesidad, tal intencin deber ser revelada. Este principio manifiesta que la empresa continuara indefinidamente en sus operaciones y no ser liquidada en un futuro inmediato. La mayora de los mtodos de contabilidad se basan en el supuesto de que la empresa tendra una larga vida y as se podr cumplir con los compromisos contrados. Este principio de negocio en marcha solo deja de ser aplicable en aquellas empresas que se encuentran en proceso de liquidacin. En tales casos, la forma, el contenido y los ttulos de los informes financieros deben expresar claramente que la empresa esta en proceso de liquidacin. Periodo contable: La necesidad de tomar decisiones en relacin con la entidad con una entidad considerada en marcha o en existencia continua, obliga a dividir su vida en periodos convencionales. La contabilidad financiera presenta informacin acerca de la actividad econmica de una entidad en esos periodos convencionales. Las operaciones y eventos as como sus efectos derivados, susceptibles de ser cuantificados, se identifican con el periodo en que ocurren: por lo tanto, cualquiera informacin contable debe indicar claramente el periodo al que se refiere. Estos periodos varan, pueden ser mensuales,

trimestrales, semestrales o anuales, siendo necesarios para identificar el momento de ocurrencia y variacin de las operaciones de las operaciones de las empresas. A dichos periodos tambin se les denomina ejercicio econmico o periodo contable. Objetividad: Las partidas o elementos incorporados en los estados financieros deben poseer un costo o valor que pueda ser medido con confiabilidad. En muchos casos el costo o valor deber ser estimado; el uso de estimaciones razonables es una parte esencial en la preparacin y presentacin de estados financieros y no determina su confiabilidad. Sin embargo, cuando una estimacin no pueda realizarse sobre las bases razonables, tal partida no debe reconocerse en la contabilidad y por ende en los estados financieros. En relacin a este principio contenido en la DPC 0, puede interpretarse y eximiendo cualquier especulacin, que la objetividad contable debe reflejar fielmente las operaciones realizadas para garantizar la informacin suministrada por los estados financieros. Por lo tanto, se establece que toda transaccin debe ser registrada al valor de costo y poseer todos los documentos probatorios que la respalden. La contabilidad es objetiva cuando cuantifica, describe y registra la realidad del hecho contable. Comparabilidad: Las decisiones econmicas basadas en la informacin financiera requiere en la mayora de los casos, la posibilidad de comparar la situacin financiera y resultados en operacin de una entidad en periodos diferentes de su vida y con otras entidades, por consiguiente, es necesario que las polticas contables sean aplicadas consistente y uniformemente . La necesidad de comparabilidad no debe convertirse en un impedimento para la introduccin de mejoras polticas, consecuentemente cuando existan opciones mas relevantes y confiables, la entidad debe cambiar la poltica usada y advertirlo claramente en la informacin que se presenta, indicando, debidamente cuantificado, el efecto que dicho cambio produce en la informacin financiera. Lo mismo se aplica a la agrupacin y presentacin de la informacin.

 Revelacin suficiente: La informacin contable presentada en los estados financieros debe contener en forma clara y comprensible todo lo necesario para juzgar los resultados de operacin y la situaron financiera de la entidad, es importante que la informacin suministrad contenga suficientes elementos de juicio y material bsico para que las decisiones de los interesados estn suficientemente fundadas. 4.- NIC aplicados en el rea de efectivo. R= NIC 01 Presentacin de los estados financieros que se considera que estas partidas La NIC 01 prohbe la presentacin de la partida extraordinaria en el estado de resultado, debido a resultan de los riesgos ordinarios del negocio. Pide mayor transparencia en la determinacin de estimaciones, ms relevaciones sobre el juicio profesional de la administracin en la aplicacin de sus polticas contables y se agrega una definicin de lo que es material. Ejemplo de estados financieros sin y con la nueva NIC Ejercicio Sin NIC Ferretera colon C.A Estado de resultado Del 01/01/2008 al 31/12/2008 (Expresado en bolvares histricos) Ingresos Ventas brutas Rebajas en ventas Descuentos en ventas Ventas netas Costo de venta Inventario Inicial Compras netas Mercanca disponible para la venta Total costo de venta Utilidad bruta en ventas Gasto de venta

120.000,00 10.000,00 30.000,00 (40.000,00) 80.000,00 20.000,00 20.000,00 40.000,00 (40.000,00) 40.000,00

Salario a vendedores Total gasto de venta Utilidad neta en ventas Gasto de administracin Hospedaje personal administracin Sobre tiempo administracin Salario administracin Gasto estiba Seguro HCM gasto Depreciacin edificio Total gasto administrativo Perdida en operaciones Egresos extraordinarios Perdida en venta de activos Total de egresos extraordinarios Perdida neta del ejercicio

14.000,00 (14.000,00) 26.000,00 5.000,00 5.000,00 20.000,00 8.000,00 1.000,00 7.000,00 (46.000,00) (20.000,00) 12.000,00 (12.000,00) 32.000,00

Ejercicio Con NIC Ferretera colon C.A Estado de resultado Del 01/01/2008 al 31/12/2008 (Expresado en bolvares histricos) Ingresos Ventas brutas Rebajas en ventas Descuentos en ventas Ventas netas Costo de venta Inventario Inicial Compras netas Mercanca disponible para la venta Total costo de venta Utilidad bruta en ventas Gasto de venta Salario a vendedores Total gasto de venta Utilidad neta en ventas Gasto de administracin Hospedaje personal administracin Sobre tiempo administracin Salario administracin Gasto estiba Seguro HCM gasto

120.000,00 10.000,00 30.000,00 (40.000,00) 80.000,00 20.000,00 20.000,00 40.000,00 (40.000,00) 40.000,00 14.000,00 (14.000,00) 26.000,00 5.000,00 5.000,00 20.000,00 8.000,00 1.000,00

Depreciacin edificio Perdida en venta de activos Total de gasto administrativo Perdida neta del ejercicio

7.000,00 12.000,00 (58.000,00) 32.000,00

Ejercicio Sin NIC Ferretera colon C.A Balance General Del 01/01/2008 al 31/12/2008 (Expresado en bolvares histricos) Activos Circulantes Banco Provincial cuenta corriente Cuentas por cobrar comerciales Crdito fiscal Seguro HCM prepagado Existencia papelera Total activo circulante Activo Fijo Tangible Edificio e instalacin Dep. Acum. de edificio Total activo Fijo Tangible Total de activo Pasivo y Patrimonio Pasivo Corto Plazo Alquileres cobrados por anticipado Debito fiscal Seguro social retencin Poltica Habitacional retencin Total Pasivo Corto Plazo Patrimonio Capital social suscrito y pagado Capital social cuota no pagada Reserva legal Utilidad no distribuida Perdida del ejercicio Total de patrimonio Total pasivo y patrimonio

20.000,00 20.000,00 11.000,00 3.000,00 2.000,00 56.000,00 20.000,00 (2.000,00) 18.000,00 18.000,00 74.000,00

20.000,00 18.000,00 3.000,00 2.000,00 43.000,00 70.000,00 (10.000,00) 60.000,00 2.000,00 1.000,00 (32.000,00) 31.000,00 74.000,00

Ejercicio Con NIC Ferretera colon C.A Balance General Del 01/01/2008 al 31/12/2008 (Expresado en bolvares histricos) Activos Corrientes Banco Provincial cuenta corriente Cuentas por cobrar comerciales Crdito fiscal Seguro HCM prepagado Existencia papelera Total activo corriente No Corriente Edificio e instalacin Dep. Acum. de edificio Total activo No Corriente Total de activo Pasivo y Patrimonio Pasivo Corriente Alquileres cobrados por anticipado Debito fiscal Seguro social retencin Poltica Habitacional retencin Total Pasivo Corriente Patrimonio Capital social suscrito y pagado Capital social cuota no pagada Reserva legal Utilidad no distribuida Perdida del ejercicio Total de patrimonio Total pasivo y patrimonio

20.000,00 20.000,00 11.000,00 3.000,00 2.000,00 56.000,00 20.000,00 (2.000,00) 18.000,00 18.000,00 74.000,00

20.000,00 18.000,00 3.000,00 2.000,00 43.000,00 70.000,00 (10.000,00) 60.000,00 2.000,00 1.000,00 (32.000,00) 31.000,00 74.000,00

NIC 07 Objetivo

Estados de flujos de efectivo

La informacin sobre los flujos de efectivo de una empresa es til para los

usuarios de los estados financieros porque provee de una base para evaluar la capacidad de la empresa para generar efectivo y equivalentes de efectivo, as como para evaluar las necesidades de la empresa de utilizar esos flujos de efectivo. Las decisiones econmicas que toman los usuarios requieren una evaluacin de la capacidad de la empresa para generar efectivo y equivalentes de efectivo, as como de la oportunidad y la certidumbre de su generacin. El objetivo de esta Normas es establecer la necesidad de que se provea de informacin sobre los cambios histricos en el efectivo y equivalentes de efectivo de la empresa, mediante un estado en que se detalle los flujos de efectivo provenientes de las actividades de operacin, inversin y financiacin durante el ejercicio. Alcance 1. La empresa debe preparar su estado de flujos de efectivo de acuerdo con los requerimientos de esta Norma y presentarlo como parte integrante de los estados financieros del pertinente ejercicio. 2. Esta Norma reemplaza a la Norma Internacional de Contabilidad NIC 7 Estado de Cambios en la Situacin Financiera. Aprobada en Julio de 1977. 3. Los usuarios de los estados financieros de la empresa tienen inters en saber cmo la empresa genera y usa su efectivo y equivalentes de efectivo. Este es el caso, cualquiera que sea la naturaleza de las actividades de la empresa, e independientemente de que el efectivo sea el producto con que trabaja la empresa, como puede suceder en una institucin financiera. Las empresas necesitan efectivo por diversas razones, que son fundamentalmente las mismas, sin importar cun diferentes sean sus principales actividades productoras de ingresos. Necesitan efectivo para conducir sus operaciones, para pagar sus obligaciones y para distribuir rditos a sus inversionistas. En consecuencia, esta Norma establece el requisito de que todas las empresas presenten un estado de flujos de efectivo.

Beneficio de la Informacin de los Flujos de Efectivo 1. El estado de flujos de efectivo, cuando se le usa conjuntamente con el resto de estados financieros, provee de informacin que permite a los usuarios evaluar los cambios en el patrimonio neto de la empresa, su estructura financiera (incluyendo su liquidez y solvencia) y su capacidad para influir en los montos y oportunidad de los flujos de efectivo para adaptarse a circunstancias y oportunidades cambiantes. La informacin sobre los flujos de efectivo es til para evaluar la capacidad de la empresa para generar efectivo y equivalentes de efectivo, y permite a los usuarios desarrollar modelos para evaluar y comparar el valor actual de los flujos de efectivo futuros de diferentes empresas. Dicha informacin tambin aumenta la comparatividad de los resultados operativos presentados por diferentes empresas porque elimina los efectos de usar diferentes tratamientos contables para transacciones y hechos que son similares. 2. La informacin histrica de los flujos de efectivo suele usarse como indicador del monto, oportunidad y certidumbre de los flujos de efectivo futuros. Tambin es til para verificar la exactitud de las evaluaciones pasadas sobre los flujos de efectivo futuros y para examinar las relaciones entre la rentabilidad y los flujos de efectivo netos, as como el efecto de los precios cambiantes. Presentacin de los Flujos de Efectivo por Actividades de Operacin 1. La empresa debe presentar los flujos de efectivo de sus actividades de operacin usando uno de los siguientes mtodos: (a) el mtodo directo, por el cual se revela las grandes clases de entradas y salidas brutas de efectivo; o (b) el mtodo indirecto, por el cual la ganancia o prdida neta se ajusta por los efectos de las transacciones que no son en efectivo; por los montos diferidos o devengados de cobros o pagos operativos en efectivo, pasados o futuros; y por las partidas de ingreso o de gasto asociadas a flujos de efectivo de inversin o

financiacin. 2. Se recomienda a las empresas presentar sus flujos de efectivo usando el mtodo directo pues ste provee de informacin que puede ser til para estimar los flujos de caja futuros, lo cual no se obtiene con el mtodo indirecto. Por el mtodo directo, la informacin acerca de las grandes clases de entradas y salidas brutas de efectivo se puede obtener: (a) de los registros contables de la empresa; o (b) ajustando las ventas, el costo de ventas (intereses e ingresos similares y gastos por intereses y cargos similares para una institucin financiera), y otras partidas en el estado de ganancias y prdidas, por ejemplo: (i) cambios durante el perodo en existencias y cuentas por cobrar y cuentas por pagar operativas; (ii) (iii) otras partidas que no impliquen movimientos de caja; y de otras partidas cuyos efectos sobre el efectivo sean flujos de efectivo de inversin o de financiacin. 3. Por el mtodo indirecto, el flujo de caja neto de las actividades de operacin se determina ajustando la ganancia o prdida neta por los efectos de: (a) cambios, durante el ejercicio, en existencias y cuentas por cobrar y por pagar comerciales; (b) partidas que no impliquen movimientos de efectivo, tales como depreciacin, provisiones, impuestos diferidos, ganancias y prdidas de cambio no realizadas, utilidades no distribuidas de asociadas y participaciones minoritarias; y (c) toda otra partida cuyos efectos sobre el efectivo sean flujos de efectivo de

inversin o de financiacin. Alternativamente, el flujo de efectivo neto de actividades de operacin puede presentarse bajo el mtodo indirecto, mostrando los ingresos y los gastos revelados en el estado de ganancias y prdidas, as como los cambios ocurridos durante el ejercicio en existencias y en cuentas por cobrar y por pagar operativas. Presentacin de los Flujos de Efectivo por Actividades de Inversin y de Financiacin 1. Una empresa debe presentar separadamente las grandes clases de entradas y salidas brutas de efectivo resultantes de sus actividades de inversin y de financiacin, excepto en la medida en que los flujos de efectivo descritos en los prrafos 22 y 24 se presenten como flujos netos. Presentacin de Flujos de Efectivo Netos 1. Los flujos de efectivo resultantes de las siguientes actividades de operacin, inversin o financiacin pueden presentarse como flujos netos: (a) entradas y salidas de efectivo por cuenta de clientes cuando los flujos de efectivo reflejan las actividades del cliente, ms bien que las de la empresa; y (b) entradas y salidas de efectivo relacionadas con partidas de rpida rotacin, cuyos montos son elevados y con vencimientos a corto plazo. 2. Son ejemplos de las entradas y salidas de efectivo a las que se refiere el prrafo 22 (a): (a) la aceptacin y reembolso de depsitos a la vista por un banco; (b) los fondos mantenidos en nombre de clientes por una empresa de inversiones; y (c) los alquileres cobrados por cuenta de, y pagados a, los propietarios de

inmuebles. Son ejemplos de las entradas y salidas de efectivo a las que se refiere el prrafo 22(b) los adelantos y reembolsos de: (a) montos de principal relativos a clientes de tarjetas de crdito; (b) la adquisicin y la venta de inversiones; y (c) otros prstamos de corto plazo, como, por ejemplo, aquellos cuyo plazo de vencimiento es igual o menor a tres meses. 3. Los flujos de efectivo asociados con cada una de las siguientes actividades de una institucin financiera pueden presentarle como flujos netos: (a) entradas y salidas de efectivo por la aceptacin y reembolso de depsitos a plazo fijo; (b) la colocacin y el retiro de depsitos en otras instituciones financieras; y (c) los adelantos y prstamos en efectivo otorgados a clientes y los reembolsos de los mismos. 5.- Objetivos de la auditoria en el rea de efectivo. Analizar los riesgos inherentes relacionados con el efectivo, entre ellos los fraudes. Analizar el control interno sobre las transacciones en efectivo. Verificar la existencia del efectivo registrado. Confirmar la integridad del efectivo registrado. Determinar si el cliente tiene derecho sobre el efectivo registrado. Comprobar la exactitud administrativa de los programas de efectivo.

 Determinar si son apropiadas la presentacin y revelacin del efectivo, entre otras cosas los fondos restringidos(los saldos compensadores y los fondos para amortizacin de obligaciones). 6.- Evaluacin de control interno en el rea de efectivo. R= Es indudable que el manejo de efectivo en una empresa es un aspecto de suma importancia por los riesgos que tienen implcitos, riesgos que se ven atenuados mediante la observacin rigurosa de uno de los elementos del control interno, consistente en la separacin clara de las funciones de custodia y manejo de valores de las de autorizacin de transacciones u operaciones relacionadas con los valores y de las de riesgo contable. La revisin, estudio y evaluacin de la efectividad de control interno deber dirigirse principalmente a los siguientes aspectos: Aprobacin por parte de la administracin, de las firmas autorizadas para girar contra las cuentas bancarias. Es responsabilidad de la administracin la designacin de las personas que estarn autorizadas para girar contra las cuentas bancarias de la empresa. Es general, que existan firmas mancomunadas en la disposicin de los fondos en bancos para que este aspecto no dependa de una sola persona. Segregacin adecuada de las funciones de autorizacin, custodia y registro de operaciones. La persona que tiene bajo su custodia los fondos en efectivos no debe estar ligada al manejo de los registros de las cuentas por cobrar y por pagar y no debe tener autorizacin para firmar cheques o aprobar vales de caja. Adecuada proteccin de la entidad mediante el afianzamiento de aquellos empleados que manejan fondos y valores. En el caso del efectivo, esta proteccin es prcticamente indispensable en virtud de que su caracterstica es de fcil disponibilidad, hace que los riesgos de sufrir perdidas sean mayores.

 Controles adecuados sobre las entradas diarias de dinero, mediante recibos prenumerados, relaciones de cobranza y de valores recibidos por correo, endosos restrictivos entre otros. Estas medidas permiten un control eficaz y estricto sobre las entradas de efectivo, adems de que sirven de base para su registro contable contable y verificacin posterior. Deposito integro e inmediato de la cobranza. Esta medida esta encaminada a lograr que el efectivo proveniente de la cobranza permanezca el menor tiempo posible en poder de las personas que lo manejan para evitar tanto el uso inadecuado de los fondos (incluyendo el que se utilicen para efectuar pagos como el riesgo de manipulaciones inadecuadas) Autorizacin previa de las salidas de dinero, expedicin de cheques nominativos, firmas mancomunadas, pagos en efectivo hasta cierto lmite, comprobacin adecuada, entre otras. Deben existir controles adecuados sobres las entradas diarias de efectivo, es lgico que tambin se establezcan sobre las salidas, controles que van desde la autorizacin previa de las erogaciones hasta su adecuada comprobacin, incluyndose tanto la expedicin de cheques nominativos (que permitan asegurar la correccin de los desembolsos) y el uso de las firmas mancomunadas para girar cheques, como el exigir que los pagos en efectivo se limiten a un cierto importe (para asegurar que todo pago en exceso de dicho limite se sujete a la formalidad que implica la expedicin de un cheque) y exista siempre documentacin comprobatoria adecuada.

Arqueos sorpresivos de los fondos en poder de cajeros. La verificacin peridica y sorpresiva de los fondos en poder de cajeros constituye una medida de control importante y deseable y proporciona una seguridad razonable en cuanto al adecuado manejo de dichos fondos. Los arqueos deben ser practicados por personas que no estn relacionadas con el

manejote efectivo o de los registros contables de caja y banco, cuantas por cobrar y cuentas por pagar. Formulacin de conciliaciones mensuales de cuentas bancarias e investigacin y ajuste de las partidas de conciliacin. La elaboracin de conciliaciones mensuales de las cuentas bancarias por personas ajenas a las encargadas del manejo del efectivo, constituye una medida que permite conocer que el manejo y registro de las operaciones en efectivos han sido adecuados y facilita la determinacin de partidas que por algn motivo no han sido reconocidas por la institucin de crdito o bien por la propia empresa, mismas que deben ser ajustadas previa investigacin, aclaracin y autorizacin. 7. Procedimientos de auditoria en el rea de efectivo R= Los procedimientos de auditoria recomendados son los siguientes: Arqueos: Consiste en la inspeccin de todos los valores en poder de los custodios seleccionados a una fecha determinada. Al llevar a cabo la inspeccin deben considerarse, las siguientes recomendaciones: Arqueos simultneos: Deben hacerse en forma simultnea para todos los fondos previamente seleccionados. En funcin de la efectividad del control interno y su importancia relativa, para evitar la transferencia de efectivo entre ellos. Presencia fsica de la persona que maneja el fondo: Las personas que custodian los fondos los fondos deben estar presentes durante todo el tiempo necesario para concluir el arqueo. Al concluirlo, el auditor deber obtener de dichas personas su firma de conformidad indicando que tales fondos son propiedad de la empresa, que son todos los que estn es su poder a la fecha del arqueo y que le fueron devueltos en su totalidad y a su entera satisfaccin. Cierre de caja por el auditor: En caso de no poder concluir los arqueos en el mismo da, los fondos y valores debern guardarse, para evitar su

manipulacin, en cajas selladas por el propio auditor y las personas que intervienen en el recuento. Confirmacin: Consiste en obtener de las instituciones de crdito con las que halla operado la compaa durante el ejercicio, los saldos, restricciones y otras caractersticas de las cuentas bancarias. Revisin de conciliaciones bancarias: consiste en verificar la

correccin de las conciliaciones bancarias, investigando las partidas incluidas en las mismas y comprobar de que se hallan registrado los ajustes que proceden. Cuando este procedimiento se aplique a una fecha anterior al cierre del ejercicio, se debern verificar las principales partidas en conciliacin a dicho cierre. Lo normal es que el auditor revise las conciliaciones bancarias preparada por el personal de la empresa. Sin embargo cuando a su criterio as convenga, deber prepararlas. Debe tenerse especial atencin sobre las partidas antiguas que sean de importancia en virtud de que pueden originarse ajustes necesarios para que los saldos en banco que muestra el balance correspondan a las cantidades efectivamente disponible. Revisin de transacciones: Consiste en examinar la documentacin que ampara las entradas y salidas de efectivo para verificar la autenticidad de las mismas y comprobar que se han seguido las polticas y procedimientos de control aprobados. Cortes de movimientos: Consiste en verificar los movimientos de efectivo por un periodo anterior y posterior al cierre del ejercicio para comprobar su correcto registro. El corte de movimiento debe comprender tanto el ltimo ingreso por venta, cobranzas o remesa, como el ltimo cheque expedido, entregado o remitido.

 Revisin de traspasos de fondos: Consiste en comprobar que los traspasos de fondos entre las cuentas bancarias de la misma empresa o con sus filiales se corresponden oportunamente. Valuacin de monedas extranjeras y otros: Consiste en verificar su correcta valuacin con base en las cotizaciones existentes al cierre del ejercicio. Verificacin y revelacin de restricciones: Consiste en que el auditor a travs de la confirmacin de saldos bancarios, carta de declaraciones de la gerencia y otros procedimientos de auditoria, deber estar alerta a efectos de conocer y evaluar cualquier restriccin al uso del efectivo, tales como reciprocidades en cuentas bancarias garantas, entre otras. 8. Cuestionario de control interno en el rea de efectivo R= Son procedimientos que sirven como gua para buscar la contestacin o interrogantes acerca del rea de revisin. El auditor al preparar los cuestionarios no deber conformarse con una descripcin de los aspectos generales de la empresa, si no que estar obligado a desarrollar una investigacin cuidadosa del procedimiento. Deber considerarse tambin todas las posibilidades de error antes de decidir el procedimiento a seguir. El auditor por ningn motivo deber entregar los cuestionarios al cliente para ser determinados, ni deber mostrarlo mientras se entrevista con el mismo. La informacin deber ser obtenida por medio de una cuidadosa investigacin de datos. Respuestas Preguntas Si 1. Existen controles adecuados para las entradas diarias de dinero, como recibos prenumerados, relaciones de cobranza o endosos restrictivos? El efectivo provenientes de las ventas y cobranzas se deposita intacto y sin demoras? No N/A Observacin

2.

3. 4. 5.

6. 7. 8. 9.

10.

11. 12. 13. 14. 15. 16.

17.

Las funciones de caja, contabilidad, adquisicin y venta, cobranza, son realizadas por diferentes personas? Deposita el dinero en el banco el encargado de preparar el depsito? El encargado de depositar en el banco tiene acceso al mayor de cuantas por cobrar o a los estados de cuenta de los clientes? Estn los ingresos de las ventas justificados con sus soportes a fin de comprobar los ingresos? La empresa esta protegida mediante el afianzamiento de las personas que manejan fondos y valores? Existe una verificacin peridica y sorpresiva de los fondos y valores en poder de los cajeros custodios? Las firmas autorizadas para girar contra las cuentas bancarias estn debidamente autorizadas por la junta directiva? Existen controles para las salidas de dinero: a) Autorizacin previa de las derogaciones? b) Uso de las firmas mancomunadas para los cheques? c) control fsico de chequeras? d) Limites para pagos en efectivo? Avisa la empresa inmediatamente al banco cuando una persona deja de ser firma autorizada? Estn los ingresos de las ventas justificados con los soportes y comprobantes correspondientes? Estn prohibidas las firmas de los cheques en blanco? Se controla la secuencia numrica de los cheques? Los cheques anulados son apropiadamente inutilizados y archivados? Las cuentas bancarias se concilian mensualmente y se investigan y registran oportunamente los ajustes que de ella se deriven? Quin prepara las conciliaciones bancarias:

18. 19.

20. 21. 22.

23.

24.

a) Firma los cheques? b) Contabiliza las transacciones al contado? c) Maneja efectivo? Se emiten cheques al portador? Se inutilizan los documentos o comprobantes pagados con un sello fechador de cancelado para prevenir el pago duplicado? Se presentan los cheques para su firma con sus facturas y soportes correspondientes? Se investigan y controlan adecuadamente los cheques con ms de 90 das pendientes de cobro? Las personas que firman los cheques son diferentes a las que: a) Maneja la caja chica? b) Aprueban los desembolsos? c) Contabilizan los ingresos? Estn segregadas las funciones de autorizacin de crdito, facturacin, registros, cobranzas y manejo de efectivo? Se conservan adecuadamente las facturas pendientes de cobro?

9. Programa de auditoria en el rea de efectivo ESTRADA & Asociados S.C Inversiones kathy C.A Programa de auditoria en el rea de efectivo. Ref.

Pg. Magali Olmos 18/05/2009 Objetivos de la auditoria interna del efectivo en banco 1. Examinar los cheques emitidos durante los ltimos 30 das. 2. Verificar los asientos de diario y pase al mayor de los cheques muestreados. 3. efectuar una conciliacin para cada cuenta bancaria. 4. verificar si todos los comprobantes de pagos aparecen firmados por personas debidamente autorizadas. 5. comprobar la correcta contabilizacin de las transacciones. Procedimientos de la auditoria interna del efectivo en banco Descripcin Cedula Fecha Auditor

1. Elabore un papel de trabajo de los cheques emitidos durante los ltimos 30 das que contenga: el nombre del banco, nmeros de montos, los cheques, sus fechas, girador, endosos y

comprobantes colaterales. 2. Coteje el estado de cuenta bancario con los mayores la empresa 3. Solicite a los bancos respectivos, copias fotostticas de ambas caras, de los cheques escogidos, para poder llevar a cabo las conciliaciones requeridas. 4. compruebe que los comprobantes de pagos estn firmados por las personas autorizadas por la organizacin. 5. examine si todos los recibos de cobros han sido correctamente contabilizados; de acuerdo a las normas de audirotia.

10. Valor agregado en el rea de efectivo (Relacin entre el efectivo y las inversiones temporales). R= Segn las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC 7), el rengln del efectivo est constituido por la caja, los depsitos bancarios a la vista y los equivalentes al efectivo que son las inversiones a corto plazo de gran liquidez y fcil convertibilidad al efectivo, algunas partidas en ocasiones que confunden con el efectivo incluyen los cheques posfechados y los vales de cajas debern clasificarse en deudores diversos. Los depsitos de fideicomiso (los fondos para amortizacin de obligaciones, que no estn bajo el control de la administracin) no deben considerarse efectivo. Por ejemplo, una compaa de aviacin recientemente hizo un depsito de ms de 100 millones de dlares en efectivo en la cuenta de los productores de equipo de vuelo, tales depsitos no se clasifican como activo circulante, ya que no estn disponibles para pagar

pasivos

circulantes.

Los

certificados

de

depsito

se

clasifican

mas

adecuadamente como inversiones a corto plazo que como efectivo debido a que no pueden retirarse de inmediato. En resumen el criterio general utilizado para definir el efectivo, consiste en que sea un medio de cambio, disponible inmediatamente para el pago de obligaciones circulantes y libres de restricciones contractuales que podran limitar a la administracin en su uso para enfrentar las obligaciones. Debido a la importancia que el efectivo tiene dentro del ciclo de una empresa, de ser el principal elemento en el ciclo de cobros y pagos, se deben tener especial cuidado en su manejo para asegurar el xito y crecimiento del negocio. 11.- Resumen en el rea de efectivo. Definicin de Efectivo. R= Es un activo circulante, el de mayor liquidez con el que cuenta una Organizacin para cubrir sus inmediatas obligaciones. Se considera como efectivo las partidas del activo circulante que se mencionan a continuacin: Dinero de curso legal, propiedad de la Empresa Depsitos realizados en Bancos, en las Cuentas Corrientes y de Ahorros, a favor de la Empresa. Instrumentos de crdito de cobranza inmediata: Divisas o monedas extranjeras de libre cotizacin en la Banca Nacional. No se considera efectivo a aquellas partidas del activo que, a pesar de estar conformadas por dinero de curso legal, no sean de inmediata disponibilidad, tales como: depsitos dados en garanta, coberturas de reserva de capital y/o fondos de reserva legal, prestaciones sociales, depsitos bancarios congelados por intervencin de la institucin financiera u otros motivos, depsitos a plazo fijo, cheques devueltos por falta de fondos, estampillas postales o fiscales, adelantos para viticos u otros gastos, vales en caja o cheques con fechas adelantadas.

 Clasificacin de Efectivo. R= el efectivo se clasifica en: Caja: En esta cuanta se registra el dinero en efectivo, en cheque y boletos de tarjetas de crdito y debito que entran en la empresa. Se abonara al depositar en el banco los ingresos recibidos y los pagos en efectivo. Banco: Esta cuenta se emplea para controlar el dinero que se moviliza en las denominadas cuentas corrientes bancarias. Con los bancos se suele realizar diversas operaciones, no siempre en dinero, en cuyo caso la cuenta que controla una operacin deber completarse con un apellido. Por ejemplo: banco x giros al cobro, banco x giros descontados. Principios de contabilidad generalmente aceptados en el rea de efectivo. Unidad de medida: El efectivo es el comn denominador de la de la actividad econmica y la unidad monetaria constituye una base adecuada para la medicin y el anlisis. Negocio en marcha: la entidad normalmente es considerada como un negocio en marcha, es decir, como una operacin que continuara en el futuro previsible. Se supone que la entidad no tiene intencin ni necesidad de liquidarse o de reducir sustancialmente la escala de sus operaciones. Si existiesen fundados indicios que hagan presumir razonablemente dicha intencin o necesidad, tal intencin deber ser revelada. Periodo contable: La necesidad de tomar decisiones en relacin con la entidad con una entidad considerada en marcha o en existencia continua, obliga a dividir su vida en periodos convencionales. Objetividad: Las partidas o elementos incorporados en los estados financieros deben poseer un costo o valor que pueda ser medido con confiabilidad. Comparabilidad: Las decisiones econmicas basadas en la informacin financiera requiere en la mayora de los casos, la posibilidad de comparar la situacin financiera y resultados en operacin de una

entidad en periodos diferentes de su vida y con otras entidades, por consiguiente, es necesario que las polticas contables sean aplicadas consistente y uniformemente . Revelacin suficiente: La informacin contable presentada en los estados financieros debe contener en forma clara y comprensible todo lo necesario para juzgar los resultados de operacin y la situaron financiera de la entidad, es importante que la informacin suministrad contenga suficientes elementos de juicio y material bsico para que las decisiones de los interesados estn suficientemente fundadas.

NIC aplicados en el rea de efectivo. NIC 01 Presentacin de los estados financieros que se considera que estas partidas La NIC 01 prohbe la presentacin de la partida extraordinaria en el estado de resultado, debido a resultan de los riesgos ordinarios del negocio. Pide mayor transparencia en la determinacin de estimaciones, mas relevaciones sobre el juicio profesional de la administracin en la aplicacin de sus polticas contables y se agrega una definicin de lo que es material. NIC 07 Objetivo El objetivo de esta Normas es establecer la necesidad de que se provea de informacin sobre los cambios histricos en el efectivo y equivalentes de efectivo de la empresa, mediante un estado en que se detalle los flujos de efectivo provenientes de las actividades de operacin, inversin y financiacin durante el ejercicio. Alcance 1. La empresa debe preparar su estado de flujos de efectivo de acuerdo con los requerimientos de esta Norma y presentarlo como parte integrante de los Estados de flujos de efectivo

estados financieros del pertinente ejercicio. 2. Esta Norma reemplaza a la Norma Internacional de Contabilidad NIC 7 Estado de Cambios en la Situacin Financiera. Aprobada en Julio de 1977. 3. Los usuarios de los estados financieros de la empresa tienen inters en saber cmo la empresa genera y usa su efectivo y equivalentes de efectivo. Beneficio de la Informacin de los Flujos de Efectivo 1. El estado de flujos de efectivo, cuando se le usa conjuntamente con el resto de estados financieros. 2. La informacin histrica de los flujos de efectivo suele usarse como indicador del monto, oportunidad y certidumbre de los flujos de efectivo futuros. Presentacin de los Flujos de Efectivo por Actividades de Operacin 1. La empresa debe presentar los flujos de efectivo de sus actividades de operacin usando uno de los siguientes mtodos: (a) el mtodo directo, por el cual se revela las grandes clases de entradas y salidas brutas de efectivo; o (b) el mtodo indirecto, por el cual la ganancia o prdida neta se ajusta por los efectos de las transacciones que no son en efectivo. 2. Se recomienda a las empresas presentar sus flujos de efectivo usando el mtodo directo pues ste provee de informacin que puede ser til para estimar los flujos de caja futuros, lo cual no se obtiene con el mtodo indirecto. Por el mtodo directo, la informacin acerca de las grandes clases de entradas y salidas brutas de efectivo se puede obtener: (a) de los registros contables de la empresa; o (b) ajustando las ventas, el costo de ventas (intereses e ingresos similares y gastos por intereses y cargos similares para una institucin financiera), y otras partidas en el estado de ganancias y prdidas. 3. Por el mtodo indirecto, el flujo de caja neto de las actividades de operacin se determina ajustando la ganancia o prdida neta por los efectos de: (a) cambios, durante el ejercicio, en existencias y cuentas por cobrar y por

pagar comerciales. (b) partidas que no impliquen movimientos de efectivo, tales como depreciacin, provisiones, impuestos diferidos, ganancias y prdidas de cambio no realizadas, utilidades no distribuidas de asociadas y participaciones minoritarias. (c) toda otra partida cuyos efectos sobre el efectivo sean flujos de efectivo de inversin o de financiacin. Alternativamente, el flujo de efectivo neto de actividades de operacin puede presentarse bajo el mtodo indirecto, mostrando los ingresos y los gastos revelados en el estado de ganancias y prdidas, as como los cambios ocurridos durante el ejercicio en existencias y en cuentas por cobrar y por pagar operativas. Presentacin de los Flujos de Efectivo por Actividades de Inversin y de Financiacin 1. Una empresa debe presentar separadamente las grandes clases de entradas y salidas brutas de efectivo resultantes de sus actividades de inversin y de financiacin, excepto en la medida en que los flujos de efectivo descritos en los prrafos 22 y 24 se presenten como flujos netos. Presentacin de Flujos de Efectivo Netos 1. Los flujos de efectivo resultantes de las siguientes actividades de operacin, inversin o financiacin pueden presentarse como flujos netos: (a) entradas y salidas de efectivo por cuenta de clientes cuando los flujos de efectivo reflejan las actividades del cliente, ms bien que las de la empresa. (b) entradas y salidas de efectivo relacionadas con partidas de rpida rotacin, cuyos montos son elevados y con vencimientos a corto plazo. Objetivos de la auditoria en el rea de efectivo. Analizar los riesgos inherentes relacionados con el efectivo, entre ellos los fraudes. Analizar el control interno sobre las transacciones en efectivo. Verificar la existencia del efectivo registrado.

 Confirmar la integridad del efectivo registrado. Determinar si el cliente tiene derecho sobre el efectivo registrado. Comprobar la exactitud administrativa de los programas de efectivo. Determinar si son apropiadas la presentacin y revelacin del efectivo, entre otras cosas los fondos restringidos(los saldos compensadores y los fondos para amortizacin de obligaciones). Evaluacin de control interno en el rea de efectivo. R= Es indudable que el manejo de efectivo en una empresa es un aspecto de suma importancia por los riesgos que tienen implcitos, riesgos que se ven atenuados mediante la observacin rigurosa de uno de los elementos del control interno, consistente en la separacin clara de las funciones de custodia y manejo de valores de las de autorizacin de transacciones u operaciones relacionadas con los valores y de las de riesgo contable. La revisin, estudio y evaluacin de la efectividad de control interno deber dirigirse principalmente a los siguientes aspectos: Aprobacin por parte de la administracin, de las firmas autorizadas para girar contra las cuentas bancarias. Segregacin adecuada de las funciones de autorizacin, custodia y registro de operaciones. Adecuada proteccin de la entidad mediante el afianzamiento de aquellos empleados que manejan fondos y valores. Controles adecuados sobre las entradas diarias de dinero, mediante recibos prenumerados, relaciones de cobranza y de valores recibidos por correo, endosos restrictivos entre otros. Deposito integro e inmediato de la cobranza. Autorizacin previa de las salidas de dinero, expedicin de cheques nominativos, firmas mancomunadas, pagos en efectivo hasta cierto lmite, comprobacin adecuada, entre otras. Arqueos sorpresivos de los fondos en poder de cajeros. Formulacin de conciliaciones mensuales de cuentas bancarias e investigacin y ajuste de las partidas de conciliacin.

 Procedimientos de auditoria en el rea de efectivo R= Los procedimientos de auditoria recomendados son los siguientes: Arqueos: Consiste en la inspeccin de todos los valores en poder de los custodios seleccionados a una fecha determinada. Al llevar a cabo la inspeccin deben considerarse, las siguientes recomendaciones: Arqueos simultneos: Deben hacerse en forma simultnea para todos los fondos previamente seleccionados. Presencia fsica de la persona que maneja el fondo: Las personas que custodian los fondos los fondos deben estar presentes durante todo el tiempo necesario para concluir el arqueo. Cierre de caja por el auditor: En caso de no poder concluir los arqueos en el mismo da, los fondos y valores debern guardarse, para evitar su manipulacin. Confirmacin: Consiste en obtener de las instituciones de crdito con las que halla operado la compaa durante el ejercicio, los saldos, restricciones y otras caractersticas de las cuentas bancarias. Revisin de conciliaciones bancarias: consiste en verificar la

correccin de las conciliaciones bancarias, investigando las partidas incluidas en las mismas y comprobar de que se hallan registrado los ajustes que proceden. Revisin de transacciones: Consiste en examinar la documentacin que ampara las entradas y salidas de efectivo para verificar la autenticidad de las mismas y comprobar que se han seguido las polticas y procedimientos de control aprobados. Cortes de movimientos: Consiste en verificar los movimientos de efectivo por un periodo anterior y posterior al cierre del ejercicio para comprobar su correcto registro.

 Revisin de traspasos de fondos: Consiste en comprobar que los traspasos de fondos entre las cuentas bancarias de la misma empresa o con sus filiales se corresponden oportunamente. Valuacin de monedas extranjeras y otros: Consiste en verificar su correcta valuacin con base en las cotizaciones existentes al cierre del ejercicio. Verificacin y revelacin de restricciones: Consiste en que el auditor a travs de la confirmacin de saldos bancarios, carta de declaraciones de la gerencia y otros procedimientos de auditoria, deber estar alerta a efectos de conocer y evaluar cualquier restriccin al uso del efectivo, tales como reciprocidades en cuentas bancarias garantas, entre otras. Cuestionario de control interno en el rea de efectivo R= Son procedimientos que sirven como gua para buscar la contestacin o interrogantes acerca del rea de revisin. Algunas de las preguntas del cuestionario Existen controles adecuados para las entradas diarias de dinero, como recibos prenumerados, relaciones de cobranza o endosos restrictivos? El efectivo provenientes de las ventas y cobranzas se deposita intacto y sin demoras? Las funciones de caja, contabilidad, adquisicin y venta, cobranza, son realizadas por diferentes personas? El encargado de depositar en el banco tiene acceso al mayor de cuantas por cobrar o a los estados de cuenta de los clientes? Estn los ingresos de las ventas justificados con sus soportes a fin de comprobar los ingresos? La empresa esta protegida mediante el afianzamiento de las personas que manejan fondos y valores? Existe una verificacin peridica y sorpresiva de los fondos y valores en poder de los cajeros custodios?

 Relacin entre el efectivo y las inversiones temporales. R= Segn las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC 7), el rengln del efectivo est constituido por la caja, los depsitos bancarios a la vista y los equivalentes al efectivo que son las inversiones a corto plazo de gran liquidez y fcil convertibilidad al efectivo, algunas partidas en ocasiones que confunden con el efectivo incluyen los cheques posfechados y los vales de cajas debern clasificarse en deudores diversos. Los depsitos de fideicomiso (los fondos para amortizacin de obligaciones, que no estn bajo el control de la administracin) no deben considerarse efectivo.

Conclusin

Luego del anterior estudio se logr conocer entre los aspectos ms resaltantes que se suelen presentar pueden estar relacionadas con el momento del registro de asientos. Del anlisis previos se desprende que los procedimientos de control interno y de auditora relacionados con las operaciones de efectivo se ocupan de la posibilidad de mantener unos registros de caja y bancos, mientras que el control interno sobre los saldos se ocupa de determinar que la cantidad real del efectivo disponible en caja y bancos se ajusta a la registrada. Igualmente se expusieron las posibilidades de perpetrar y encubrir las irregularidades que afectan a los cobros, desembolsos, saldos de caja y bancos y a los procedimientos de control interno asociados. Las decisiones econmicas que toman los usuarios requieren una evaluacin de la capacidad de la empresa para generar efectivo y equivalentes de efectivo, as como de la oportunidad y la certidumbre de su generacin. La informacin sobre los flujos de efectivo es til para evaluar la capacidad de la empresa para generar efectivo y equivalentes de efectivo, y permite a los usuarios desarrollar modelos para evaluar y comparar el valor actual de los flujos de efectivo futuros de diferentes empresas.

Bibliografa Contabilidad financiera Autor: Gerardo Guajardo Cant Editorial: MC Graw Hill Cuarta Edicin Auditoria II e Interna Autor: Francisco Gmez Rondon Ediciones Fragor Sinopsis de auditoria administrativa Autor: Joaqun Rodrguez Valencia Editorial TRILLAS Auditoria un enfoque integral Autores: Alvin A. Arens James K. Loebbecke Editorial: Prentice Hall

Sexta Edicin El efectivo y la conciliacin bancaria Autor: Ligia Margarita Rodrguez Paredes Universidad de los Andes Consejo de publicaciones