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Contrat de services NFED/2010/245-083 entre le Ministre de lEconomie et du Plan, Ordonnateur National du FED et AEDES scrl

Assistance technique au projet dAppui au Systme de Sant du TCHAD

Rapport Mission Court Terme Phase I


Evaluation du Systme dInformation Sanitaire draft
Jean Pierre de Lamalle Dcembre 2011

Rapport dactivit 2006 - Clarifications

Ce projet est financ par lUnion Europenne Ce projet est mis en uvre par AEDES scrl

TABLE DES MATIERES

1. INTRODUCTION ......................................................................................................3
1.1. OBJECTIFS DE LA MISSION......................................................................................3 1.2. MTHODOLOGIE......................................................................................................4
1.2.1. Termes de rfrence .................................................................................................... 4 1.2.2. Droulement ................................................................................................................. 5

2. VISION ......................................................................................................................7
2.1. OBJECTIF DU SIS ..................................................................................................7 2.2. VISION DU SIS PLUS OU MOINS LONG TERME .....................................................7

3. DIAGNOSTIC CONSOLID (PHASE DOCUMENTAIRE ET MISSION SUR LE TERRAIN).........................................................................................................9


3.1. PERFORMANCE .....................................................................................................9 3.2. CONCEPTION ......................................................................................................11 3.3. ORGANISATION ....................................................................................................15 3.4. RESSOURCES ......................................................................................................18 3.5. SYNTHESE DU DIGANOSTIC (ANALYSE SWOT).......................................................22 3.6. CONCLUSION ......................................................................................................24

4. SCHMA DIRECTEUR DTAILL ........................................................................24


4.1. OBJECTIF ............................................................................................................24 4.2. COMPOSANTES DU SIS ET ORGANISATION............................................................24

5. STRATGIE DE MISE EN UVRE /PLAN DACTION .......................................30


5.1. OBJECTIFS 2012..................................................................................................30 5.2. APPROCHE / ACTIVITS.........................................................................................30 5.3. BESOIN DAPPUI EN EXPERTISE COURT TERME (CT)...............................................33 5.4. CALENDRIER .......................................................................................................33 5.5. ENGAGEMENTS DU MSP ......................................................................................35

6. DEMANDE DAPPUIS AUX PARTENAIRES ........................................................35 ANNEXE 1 PRSENTATION POWERPOINT : RESTITUTION ............................36 ANNEXE 2 : EVALUATION DU SYSTME DINFORMATION SANITAIRE : RAPPORT DE LA 1RE TAPE : ANALYSE DOCUMENTAIRE ...................................36

1.

INTRODUCTION

1.1. OBJECTIFS DE LA MISSION


Lobjectif de la mission est de fournir un appui technique au Ministre de la sant publique pour mettre en place une stratgie de revitalisation de son Systme d Information Sanitaire de faon ce quil soit adapt la mise en uvre de la politique nationale de sant et notamment contribue au suivi de la mise en uvre du PNDS, de la Feuille de Route etc.. Il sagit dassister le Ministre pour valuer le SIS actuel et identifier toutes les contraintes et difficults qui lempchent de jouer pleinement sa mission ainsi que les besoins dadaptation, proposer une stratgie pour son adaptation dans le contexte actuel pour le rendre fonctionnel et efficace. Les termes de rfrence prcisent que cet appui sinscrit dans un processus en 2 phases La premire phase consiste en lanalyse de la situation actuelle du SIS et ladoption dune proposition de stratgie pour rendre fonctionnel le SIS ; cest lobjet de cette premire mission. La deuxime phase qui consiste en laccompagnement de la mise en uvre de la stratgie adopte sera dfinie la fin de la premire phase dont lampleur des travaux effectuer et le volume de travail de lexpert prvoir. Les termes de rfrence prvoient que la premire phase elle-mme se ralise en 2 tapes : Une premire tape de prparation distance (analyse documentaire) dont lobjectif est de faire Lanalyse de la situation en relation avec la documentation fournie Et dj didentifier des premires pistes dintervention pour lamlioration du SIS La deuxime tape est la mission au Tchad en visant finaliser la stratgie qui devrait tre adopte en fin de mission Rsultats attendus : Analyse de la situation actuelle sur la base des diffrentes informations fournies par le MSP et compltes lors de la mission sur place. Adoption dun plan de restructuration du SIS avec les diffrentes tapes suivre.

1.2.
1.2.1.

MTHODOLOGIE

Termes de rfrence

Pour la premire tape de la phase 1, c'est--dire ltude documentaire, les termes de rfrence prvoyaient de faire : Une analyse de la situation en se basant sur toute la documentation qui lui sera envoye par le MSP. les besoins en informations du MSP en faisant un quilibre entre le volume minimum dinformations requis et la capacit du systme de le produire dans un dlai acceptable, tout en garantissant la qualit (ce qui passe par lobtention dun nouveau consensus de tous les utilisateurs sur les missions du SIS) ; Les niveaux dutilisation des informations produites actuellement aux diffrents niveaux de la pyramide sanitaire du Tchad (central, intermdiaire et priphrique) pour le monitoring des activits, la planification et la gestion ; Le rle et la capacit de la DSIS comme seul organe responsable de la collecte, du traitement, de la production des donnes et de la diffusion de linformation au niveau du MSP ; Les points de blocage tous les niveaux (centres de sant, hpitaux, districts sanitaires, dlgations sanitaires rgionales et niveau central) et toutes les tapes du traitement des donnes (collecte, transmission, analyse et diffusion des donnes), y compris le logiciel de traitement GSIS ; La complmentarit des informations produites par le systme de surveillance pidmiologique et celles produites par le SIS de routine. Identifier et proposer des premires pistes des interventions damlioration du SIS dont notamment les adaptations ncessaires lvolution des besoins des programmes, aux besoins de nouvelles approches et nouvelles technologies (internet) et formuler des recommandations en vue damliorer le fonctionnement du SIS.

Pour la deuxime tape de la phase 1, la mission au Tchad, les termes de rfrence prvoyaient : Des entretiens avec Des responsables du MSP au diffrents niveaux de la pyramide sanitaire, Les partenaires du MSP (DUE, OMS, UNICEF, UNFPA, lInstitut National de la Statistique des Etudes Economiques et de la Dmographie (INSEED). ). La finalisation du document de lexpert et son adoption: Prsentation lors dun atelier de restitution en prsence des principaux intresss (Ministre de la Sant, PASST, Cellule ACTION, DUE et autres PTFs du MSP) pour La rdaction du rapport consolid des deux tapes de la premire phase

1.2.2.

Droulement

Etude documentaire consultation des documents envoys lexpert : les documents consults comprennent La PNS ; Le PNDS et le tableau de bord du PNDS ; La Feuille de Route ; Les outils de gestion du SIS ; Les manuels dinstructions du SIS ; Les annuaires de statistiques sanitaires du Tchad une analyse de la situation synthtique faite par le MSP et qui reprend sur 2 pages les principaux problmes de fonctionnement du SIS Rdaction dun rapport de synthse de ltude documentaire

Mission sur le terrain Briefing DGASR et ACTION Rvision de la programmation des activits Mise en place de lquipe du MSP pour la ralisation de la mission (DP DSIS) chef de division DSIS rfrent recherche oprationnel la DSIS Expert CT Runion MSP (SG, DGs, Directions et Programmes) prsentation de la mission recueil de ractions sur le document de la phase documentaire sensibilisation en vue des entretiens Entretiens individuels MSP - SG - Conseiller du SG (MAE) - DGRP - DGAS - DOSS - DSPL - Direction des maladies - DPLM - Le programme largi de vaccination (PEV) - Le programme national de lutte antipaludique (PNLAP) - vers de Guine.. - Equipe du projet FBR (BM) INSEED CCM PPLS FOSAP Partenaires - OMS - UNICEF - FNUAP - AFD
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- Conseiller rgional sant du MAE Visite sur le terrain DSR Ndjamena District Ndjamena SUD + Hpital CS Chagoua Point dtape la mi parcours de la mission DSIS ACTION DUE Prsentation par le MSP lON et DUE de la vision du SIS future et de la stratgie pour la mettre en place Restitution par lexpert au MSP et aux partenaires du MSP lors dun atelier

Commentaires Ltude documentaire a permis de faire une synthse descriptive comprenant la prsentation du SIS tel quil a t conu et rvis en 2006 une synthse de lapprciation de son fonctionnement et de ses difficults rapporte dans la partie diagnostique du PNDS et dans lanalyse de la situation communique par le MSP Lors de la mission sur le terrain, certains services nont pas pu tre rencontrs notamment Surveillance pidmiologique Le programme national de lutte contre la tuberculose (PNLT) Le programme LMD/IRA Le programme national de lutte contre le SIDA (PNLS) Sant de la reproduction Mais ce stade, la mission a rencontr un chantillon suffisant dutilisateurs de linformation sanitaire pour formuler un diagnostic. Des ngociations sur les informations inclure ou modifier dans le SIS qui effectivement requerront limplication de tous les utilisateurs interviendront plus tard. La mission au Tchad a confirm les constats dj faits lors de ltude documentaire, savoir, un SIS qui ne fonctionne presque plus, et qui produit une information de mauvaise qualit et tardive. Mais elle a aussi confirm que beaucoup dlments sont runis pour permettre la remise en place dun systme simple robuste et fiable dans un dlai raisonnable (1 anne). Sur cette base, lexpert a fourni son appui au MSP pour que celui-ci prcise sa vision terme dun SIS qui rpond ses besoins et soit ralisable dans le contexte du pays. Cela a permis de dfinir un objectif raliste atteindre dans un relatif court terme. Les forces et faiblesses du SIS actuel ont t apprcies par rapport la vision du Ministre de faon prciser les tapes raliser pour mettre en place le SIS correspondant cette vision.

Prsentation du rapport Le rapport prsente Dabord la vision plus moins long terme que le MSP a dun SIS idal dans le contexte tchadien Le diagnostic de la situation actuelle en rfrence cette vision (Mesurer loignement par rapport la vision)

Le schma directeur dtaill du SIS correspondant la vision le plan daction pour mettre en place le schma directeur Demande dappuis aux partenaires

2.

VISION

2.1. OBJECTIF DU SIS


Produire linformation ncessaire pour la prise de dcision. Au niveau oprationnel information pour le suivi du PMA et du PCA dans les structures de sant et les Districts pour la gestion des services dans les structures de sant (CS et Hpitaux) pour la gestion du District

Au niveau du pilotage de tout le secteur de la sant information pour le suivi du PNDS et de la Feuille de route au niveau national et rgional pour la gestion du dpartement de la sant du MSP et les DSR

2.2. VISION DU SIS PLUS OU MOINS LONG TERME


Contenu : quelles informations ? Les informations collecter travers le SIS doivent correspondre aux critres suivant : Priorit Priorit N 1 : niveau oprationnel (suivi du PMA et du PCA) Priorit N 2 : niveau national (suivi de la mise en uvre du PNDS et de la Feuille de route) Simplicit et Systme unifi : Set minimum dinformation bas sur un consensus entre les utilisateurs : Satisfaction des besoins de tous les utilisateurs tout en maintenant le nombre dindicateurs au minimum Limitation de la charge de travail lie la gestion de linformation garant dune meilleure fiabilit Limitation des recueils additionnels/complmentaires dinformation Utilit Au niveau oprationnel : Indicateurs directement utiles pour la gestion du CS ou de lhpital : le responsable de la structure doit tre capable dinterprter linformation recueillie pour la gestion de ses activits : le SIS doit tre dcentralis Au niveau pilotage du secteur : Transmission strictement limite lessentiel y compris pour les programmes ; Instructions sur interprtation au niveau national
7

Adaptabilit Des rvisions rgulires sont ncessaires : modifier certaines dfinitions qui seraient en contradictions avec les instructions des politiques, programmes et protocoles de soins suite lvolution des technologies de soins adoptes dans le pays minimiser les ajouts Organisation Le SIS doit tre dcentralis : le premier niveau ou linformation est analyse, interprte et utilise pour la prise de dcision est la structure sanitaire (CS et hpitaux) o linformation est recueillie partir des registres ; linformation est analyse dans un rapport de synthse mensuel. Le rapport danalyse synthtisant linformation recueillie dans les structures sanitaires est transmis mensuellement au district Dcentralisation de la saisie dans un application informatique, du traitement et de lanalyse de linformation au Niveau du District possibilit de correction en concertation avec le responsable de la structure de sant ayant transmis le RMA (amlioration de la qualit) Analyse immdiate : synthses trimestrielles (Rapports trimestriels dactivits (RTA) servant de base aux comits directeurs de district et aux supervisions Pour cela, lquipe cadre de district dispose dun outil informatique technologiquement adapt la situation (connexion internet lente pas constante, risque de virus, faible matrise de linformatique par le personnel.) les rapports mensuels sont saisis au niveau district et nulle part ailleurs (pas de saisie au niveau de la DSR ou de NDjamena) : linformation nest saisie quune seule fois. A partir du district linformation ne circule plus que de faon lectronique. Tous les niveaux de la pyramide sanitaire disposent de tableaux de bord jour leur permettant de prendre les dcisions correspondant leur responsabilit. Ces tableaux de bord sont gnrs automatiquement par lapplication informatique de faon ce que le personnel de sant se consacre principalement lanalyse et linterprtation de linformation en vue de la prise de dcision. Les tableaux de bord servent au niveau o ils sont produits mais constituent galement la base de la rtro information vers les niveaux plus priphriques indispensable pour maintenir la motivation des acteurs du systme. Le systme est rgulirement mis jour en fonction de lvolution des politiques et des programmes intgrant les progrs des technologies dans le secteur de la sant en concertation avec tous les acteurs du secteur. Les amnagements prservent dans la mesure du possible la continuit des bases de donnes et la possibilit de suivre les tendances sur plusieurs annes. Les recueils additionnels dinformation par les programmes nationaux ou les partenaires sont limits au maximum et sous le contrle du MSP. Un annuaire statistique est produit annuellement par la DSIS.

Les bases de donnes sont aussi accessibles aux services et programmes du MSP et aux partenaires via un site web. Les bases de donnes sont interoprables avec les autres bases de donnes existantes pour la gestion du secteur le sant (bases de donnes gographiques, dmographiques, bases de donnes sur les ressources financires, humaines etc..)

3.

DIAGNOSTIC CONSOLID (PHASE DOCUMENTAIRE ET MISSION SUR LE TERRAIN)

3.1. PERFORMANCE
Les observations faites et les entretiens conduits lors de la mission sur le terrain confirment les constats de ltude documentaire: le SIS produit une information tardive et de qualit discutable. Le fonctionnement du SIS sest dgrad au fur et mesure du temps et rencontre aujourdhui de grosses difficults. Cependant certains aspects peuvent tre considrs comme positifs et surtout comme bases potentielles dune relance. Le dernier annuaire disponible est lannuaire 2009 (et non lannuaire 2008 comme lavait rapport ltude documentaire). Mais il a t diffus avec un retard de plus dun an en janvier/fvrier 2011. La saisie des RMA 2010 ntait pas encore acheve lors de la mission. Aucune information de 2011 na t saisie ou analyse au niveau de la DSIS. Le tome B de lannuaire qui tait le rapport annuel plus dtaill publi pour chaque rgion na plus t publi depuis 2008. Si les personnes rencontres critiquent le retard dans la publication de lannuaire. Il savre que tous lutilisent comme rfrence. LNSEED faisait remarquer que malgr son retard et son imperfection, lannuaire statistique de la sant a le mrite dexister. Daprs lINSEED, cest quasi le seul dpartement produire depuis plus de vingt ans un annuaire chaque anne. Un problme relev rgulirement est la circulation de plusieurs valeurs pour un mme indicateur. La valeur fournie par la SIS nest pas celle que dautres sources publient. Cela questionne la qualit de linformation mais aussi le rle centralisateur et coordinateur de la DSIS qui devrait faire les recoupements ncessaires en cas de contradictions pour diffuser une information la plus pertinente ou au moins commente. Les personnes rencontres NDjamena sont trs focalises sur lannuaire comme produit du SIS et on pourrait avoir limpression que tous les niveaux ne recueillent et produisent de linformation que pour le niveau suprieur et finalement produire cet annuaire qui intresse surtout les partenaires. Cette impression existe aussi au niveau de certains programmes qui ont mis en place des recueils dinformation parallles qui semblent surtout fournir de linformation pour les partenaires plutt que dexploiter linformation leur niveau.

Dailleurs, les formations et les supervisions faites par lquipe de la DSIS sont principalement focalises sur le remplissage des outils et trs peu sur lanalyse et lutilisation qui peuvent tre faites sur place. En contradiction avec les faibles performances constates au niveau central, la mission a pu constater que des efforts sont faits au niveau des structures de sant, du district ou de la DSR visits pendant la mission pour tenir jour le systme : Dans le CS et lhpital, la mission a pu constater une bonne volont pour la tenue jour des registres et RMA, au point de reproduire eux-mmes avec leurs moyens les supports de collecte de linformation en cas de rupture de lapprovisionnement Au niveau du district, la mission a pu relever une certaine utilisation de linformation : - Le MCD du district de NDjamena Sud a mis en place son propre systme de saisie des RMA pour les analyser dans une feuille Excel. - la transmission des RMA se fait assez bien et le district dispose des RMA de tous les CS jusquau mois doctobre, seul lhpital accuse un certain retard - Des runions avec le RCS sont tenues mensuellement pour faire le point de la situation - Un rapport trimestriel est envoy la DSR - Des graphiques jour sur lvolution de la vaccination sont affichs dans le bureau du MCD Au niveau de la DSR galement les RMA sont analyss dans une feuille Excel et un rapport trimestriel est produit. En termes de compltude son niveau, il disposait dune information presque jour pour le district de NDjamena Sud mais pas pour le district de NDjamena Nord La mission a pu aussi constater que la rforme na pas t mise en place jusquau bout et que certains outils utiles lanalyse comme les rapports trimestriels dactivit (RTA) du district ou de la DSR nont pas t mis en place. Beaucoup de programmes ont mis en place leurs propres outils de collecte de linformation qui sont recueilli via un agent du District point focal pour le programme. Du matriel est parfois aussi fourni par ces programmes (ordinateur fournis via ESTHER dans le cadre du PNLS au district de NDjamna Sud) Aucune donne sur les structures du secteur priv nest disponible.

Commentaires La mauvaise performance du SIS est notamment la consquence de labsence de finalisation de la mise en uvre de la rforme de 2006. On verra plus loin que des problmes de gouvernance notamment dans la gestion du personnel (renouvellement problmatique des responsables de la DSIS) et de gestion des ressources expliquent aussi la dgradation de la situation observe. Mais au del des problmes organisationnels, le problme le plus important est la faiblesse de lutilisation de linformation. Sans utilisation, la motivation disparait et la qualit se dgrade. On entre alors dans un cercle vicieux car la mauvaise qualit de linformation est une raison de labsence dutilisation. etc

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Pourtant on voit des exemples dutilisation notamment dans les Districts. Il faut les appuyer et cest notamment partir del que lon peut reconstruire un systme dinformation qui fonctionne. La mise en place du projet de financement bas sur les rsultats ( FBR) sur fonds de la Banque Mondiale offre une opportunit de fournir un exemple trs concret dutilisation de linformation puisque des payements aux structures de sant seront directement lis aux soins dlivrs traduits par les valeurs des indicateurs dactivits. La premire source dinformation sera le RMA des structures de sant. Il est prvu que des que les districts seront en tat de le faire ce soit eux qui fournissent linformation aux agences dachat. cela contribuera relancer le SIS.

3.2. CONCEPTION
Le rapport de ltude documentaire rsumait lvolution du SIS au Tchad de la faon suivante Depuis la fin des annes 1980, les diffrents modes de collecte dinformation sanitaire ont t rforms en un systme dinformation sanitaire unifi (SIS) sous la conduite du Bureau de Statistiques, Planification et Etudes (B.S.P.E) devenu ensuite la Division du systme dinformation sanitaire (DSIS) au sein de la Direction de la Planification. Cette rforme a bnfici de lappui dune quipe dpche par lUniversit de Harvard (USA) avec lappui financier de lUSAID. Depuis la DSIS et le SIS ont t appuys successivement par USAID, le FED et la Banque Mondiale (PPLS, PPLS-2). Entre 2003 et 2006 un important travail de rvision du SIS a t ralis pour ladapter lvolution du contexte avec notamment lappui technique et financier du FED et de la Banque Mondiale (PPLS, PPLS-2). Aujourdhui les dispositions existantes en matire dinformation sanitaire comprennent le SIS de routine tel que rvis (2003-2006) pilot par la DSIS et la Surveillance Epidmiologique Intgre pilote par le Service Nationale de Surveillance Epidmiologique Intgre (SNEI). De nombreux programmes et projets ont dvelopp des systmes parallles. Toutes les personnes rencontres confirment les constats faits lors de ltude documentaire Un trs gros travail conceptuel de rforme du SIS a t ralis entre 2003 et 2006 et un consensus a t obtenus parmi toutes les parties prenantes. Le rsultat est une un systme cohrent qui semble toujours adapt car il couvre essentiellement le PMA et le PCA et les activits de base des Districts et DSR qui nont pas fondamentalement chang il dispose de tous les composants ncessaires : Rapport mensuel dactivit du CS (RMA CS), Rapport mensuel dactivit de lhpital (RMA Hpital), Rapport trimestriel dactivit du District (RTA district) Rapport trimestriel dactivit des DSR (RTA DRS) avec tous les outils ncessaires leur remplissage et les guides de remplissage et dutilisation. Loutil informatique est adapt mme si son utilisation rencontre quelques problmes (voir chapitre sur les ressources et linformatique) Beaucoup de programmes pousss par les partenaires financiers, en particulier les partenaires appuyant des activits spcifiques (Fonds mondial (HIV, TB Malaria), Unicef (nutrition),. ont, comme cela a t dit plus haut, introduit leurs propres supports de collecte en rponse la dficience de performance du SIS
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(voir ci dessus). Souvent ces supports drivent de ceux du SIS (en soi cest une reconnaissance) mais des indicateurs ont parfois t modifis ou rajouts souvent sous la pression du partenaire financier. Pourtant trs peu de contradiction entre les indicateurs et les instructions des programmes ont t releves. Le vaccin DTC a t remplac par le vaccin pentavalent mais cela ne ncessite que le changement des libells (sur les RMA et dans le logiciel) : cest un changement mineur Certains programmes considrent que le SIS ne couvre pas tous leurs nouveaux besoins et souhaitent quil intgre des indicateurs supplmentaires.. Cependant certaines personnes rencontres ne connaissent pas bien le contenu des RMA et stonnent que des informations quils collectent par ailleurs se trouvent dans les RMA. Les responsables du MSP (DOSS, DSPL, ) insistent sur une qualit quils estiment fondamentale : la simplicit. Lintroduction dun plus grand nombre dindicateurs a peu de chance de contribuer la revitalisation du systme. Au contraire cela risque de lempcher de re-fonctionner la satisfaction de tous. Ils insistent sur le rle que le SIS doit avoir dans le suivi du PNDS. Lanalyse des indicateurs de routine sur lactivit de soins identifi pour le suivi du PNDS montre que le SIS actuel rpond ce besoin. Plusieurs personnes ont indiqu que certains lments ncessitent dtre adapts notamment la liste des maladies ainsi que le suivi de certaines activits des hpitaux mais quil est plus urgent de relancer le SIS. Ces modifications pourront tre introduites dans un second temps. Les rapports trimestriels dactivits (RTA) au niveau du district et de la DSR ont t particulirement apprcis par le DSR et le MCD rencontrs. Ils constituent dexcellents outils danalyse de base et un bon support pour la rtro-information (via les comits de direction trimestriel des districts et des DS ainsi que via les supervisions).

Commentaires Faut-il rformer le contenu du SIS ? Certains considrent que les difficults actuelles du SIS sont dues la difficult de maintenir dans la dure une couverture adquate des couts levs des supports de collecte. Comme solution, ils prconisent une diminution du nombre dindicateurs en se focalisant sur le suivi du PNDS (quitte laisser les programmes recueillir eux-mmes les indicateurs dont ils ont besoins). En ralit, ce nest pas une volution souhaitable : - Pour leur gestion, les structures de sant (CS et Hpitaux) ont besoin dindicateurs qui couvrent toutes les activits du PMA ou du PCA. Cest la premire mission du SIS. Leurs superviseurs dans les Districts ont galement besoin suivre de prs la mise en uvre du PMA et du PCA; - le PNDS galement nest autre que le programme national pour la mise en uvre du PMA et du PCA dans les structures de sant ; il doit disposer dindicateurs qui refltent cette mise en uvre; A ce niveau, il ne sagit pas de la gestion quotidienne mais du pilotage global du systme de sant, le besoin dinformation est diffrent : la priodicit peut tre plus longue (semestrielle, annuelle). Une slection plus restreinte dindicateurs pourrait peut tre suffire au niveau national identifier les tendances par rgion et district.

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Mais pour disposer de ces indicateurs au niveau national il faut de toute faon quils soient gnrs au niveau de la structure de sant. - En termes doutils, les structures de sant devront toujours disposer de registres ; ils devront aussi disposer de RMA pour effectuer leurs analyses et calculer les indicateurs leur propre niveau, mme si elles ne le transmettent pas ; Les Districts aussi ont besoin de cette information ; ils ont donc besoin de recevoir les RMA ; Il ny aura aucune conomie en relation avec la production des outils. - Pour introduire un changement de ce type, en termes de consultation des utilisateurs (programmes et partenaires), si le principe est de les laisser collecter leurs informations dans les CS paralllement, la ngociation sera simplifie et ira plus vite. Mais le rsultat sera un retour la situation davant 1990 et la charge de travail dans les structures de sant pour fournir cette information sera trs importante. - Le seul avantage de la simplification pourrait tre au niveau central en matire danalyse si ce nest quil faudra sans doute rintgrer les informations collectes par les programmes et les partenaires pour produire un annuaire complet ou un site web consultable satisfaisant ; Cela risque dtre, en ralit, plus compliqu. Dautres prconisent dintgrer les nouveaux besoins revendiqus par les programmes et les partenaires : terme il faudra certainement faire des adaptations pour que le SIS fournisse linformation la plus pertinente par rapport l volution du secteur et des technologies et surtout viter des contradictions avec les instructions des programmes - Ici la ngociation avec les programmes et les partenaires risque dtre un peu plus laborieuse. - Il y a un risque dalourdir le systme avec trop dindicateurs. - Mais le systme tel que rform en 2006 a obtenu un consensus de tous les programmes et partenaires et il devrait, sur cette base, tre possible de contenir les demandes aux besoins essentiels; - Les programmes et les partenaires consults semblent disposs jouer le jeu. Faut-il rformer le contenu du SIS immdiatement avant toute autre intervention ou investissement susceptible de refaire fonctionner le SIS ? De faon gnrale une rforme quelle quelle soit implique les tapes suivantes - Consultation des utilisateurs : dans tous les cas (simplification ou intgration de nouveaux besoins) on ne peut pas faire lconomie de la consultation des utilisateurs et de lobtention dun consensus - Rvision des outils - Approvisionnement en outils - Formation du personnel - Rvision du logiciel Le dlai minimum pour rendre oprationnel la rforme est dune anne peut tre 2 annes (la prcdente rforme a pris 3 ans) Dans tous les cas il faut dmarrer un dbut danne et il nest pas possible de proposer de dmarrer dbut 2012. Au plus tt le dmarrage dun nouveau SIS se fera en janvier 2013 : il faut maintenir les outils actuels au moins durant 2012. Le MSP, sans avoir pu montrer quil peut, avec son SIS fournir rgulirement une information de qualit et jour, nest pas en bonne position pour diriger les

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ngociations avec les programmes qui devront tre amens faire des compromis pour que le SIS reste faisable (c'est--dire simple). En conclusion le MSP a clairement indiqu que sa priorit est dans limmdiat de rendre oprationnelle la rforme faite en 2006 et paralllement dengager des discussions avec tous les utilisateurs pour faire des amnagements qui savreraient ncessaires intgrer dans un second temps.

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3.3. ORGANISATION
Au Niveau central Les structures de pilotage du SIS au niveau central ne fonctionnent pas correctement La commission du SIS ne sest plus runie depuis des annes La DSIS a connu dimportants bouleversements au niveau du personnel. Les responsables actuels sont nouveaux. Ils nont pas t forms sur le SIS. Il ny a pas eu de vritable passation avec lquipe prcdente. Ils font preuve de bonne volont mais doivent apprendre en faisant , sur le tas par essais/erreurs . Au cours du changement de responsables de la DSIS, les bases de donnes antrieures 2008 ont disparus. Si un manuel de procdures a exist, il nest plus disponible. Le manque de respect de certaines procdures par ignorance a eu des consquences dommageables importantes le non respect dune procdure rigoureuse pour lintgration de nouvelles entits (ZR, CS , Hpitaux Districts ) et conscutivement la mise niveau de toutes les bases de donnes est lorigine de diffrences de structure entre les bases de donnes prsentes sur les diffrentes machines lintrieur mme de la DSIS et bien sr entre les bases de donnes au niveau central et dventuelles bases de donnes qui existeraient encore dans les rgions et districts. Si bien quelles ne peuvent plus schanger de linformation etc Il ny a quasi plus aucune rgion ni aucun district qui transmet les informations sous forme lectronique aprs les avoir saisies. La recentralisation de la saisie des RMA NDjamena constitue une charge de travail considrable au niveau national. Double saisie: La DSR du Lac semble tre une des rares qui continuent utiliser le logiciel GESIS. Mais la DSIS ressaisit quand mme les RMAs du Lac Les RMA sont en fait parfois saisis mme plus de deux fois : au niveau du district dans une feuille Excel, la DSR dans le logiciel GESIS ou une feuille Excel et la DSIS dans GESIS Aucune procdure de back up / sauvegarde des bases de donnes nest en vigueur. Deux disques durs avaient t acquis par la DSIS cet effet, ils ont disparus. la protection contre les virus est quasi inexistante : aucune procdure systmatique de mise jour (en labsence dinternet) ou de prudence au moment dintgrer de nouveaux fichiers nest en vigueur. Cette dsorganisation est consommatrice de temps et defforts avec comme rsultat un fonctionnement trs peu efficient et laccumulation de retard. La saisie des RMA 2010 nest pas acheve (elle devrait tre acheve avant la fin de lanne). La saisie des RMAs de 2011 na pas encore commenc. Rcemment lquipe de la DSIS a form au remplissage des RMA environ 150 personnels de sant (3x +/- 50 Moundou, Kelo et Abch). A ce rythme cela mobiliserait aussi compltement lquipe de la DSIS pendant toute lanne de

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recycler tout le personnel au niveau des structures de sant : il faut organiser un systme de formation en cascade. Les supervisions (notamment faute de moyen de dplacement propre) ne sont pas systmatiques mais elles font quand mme partie de paquet dactivits dans le cadre de la supervision intgre. Les supervisions ou autres dplacements sont aussi loccasion de rcuprer les RMA. Des missions ont t organises dans ce seul but. Lattention de la DSIS (formation, supervision .) est surtout focalise sur les outils de gestion, leur remplissage et la production de lannuaire au dtriment de lanalyse, linterprtation et lutilisation de linformation. Lquipe ne dispose pas de mdecin de sant publique qui puisse fournir un appui en matire danalyse et dinterprtation. A cot de la DSIS les programmes se sont organiss pour rcuprer linformation qui leur convient directement partir des districts

Dans les rgions / Districts/ HD/ CS Dans la DSR de NDjamena : Le DSR dispose dun responsable planification et SIS Les RMA sont photocopis et saisis dans une feuille Excel pour faire les analyses ncessaires pour la prparation du rapport semestriel de la DSR. GESIS nest plus utilis. Labsence de protection (sauvegarde rgulire, maintenance prventive antivirus etc.. ), le manque de formation systmatique des personnels nouvellement affects etc sont sans doute lorigine de larrt du fonctionnement de lapplication GESIS dans les DSR et districts. Les rapports trimestriels dactivit (RTA DSR ) labors lors de la rforme du SIS (2003 2006) nont jamais t introduits. Le DSR a marqu un rel intrt pour cet outil qui faciliterait son analyse rgulire de la situation. Dans lquipe cadre de district Sud de NDjamena, Cest le chef de zone qui est responsable des activits lies au SIS mais la plupart des programmes disposent de points focaux qui sont galement chargs de recueillir de linformation pour ces programmes. Les programmes rcuprent linformation directement leur niveau. Le MCD du District na jamais reu de formation sur le SIS, le chef de zone a particip une formation il y a deux ans Les RMA sont saisis dans une feuille Excel. A ce niveau non plus le RTA district ne sont pas utiliss bien que des synthses trimestrielles sont envoyes la DSR. Des runions mensuelles sont organises avec les RCS pour passer lactivit en revue. Dans lHpital du district Sud de NDjamena (Hpital de lUnion) Cest linfirmier surveillant qui est responsable de la gestion de linformation. Il nest pas form en SIS. Dans lhpital de lUnion, le surveillant dpouille les registres et remplit le RMA la fin du mois. Il le fait la fin de la journe aprs son activit directement lie aux soins: 2 jours pour les registres des 4 postes de consultation, 4 jours pour lhospitalisation (les chefs de service font dj un relev journalier des entrants / sortants). A cela sajoute dautres recueils dinformation notamment pour le PNLS dans le cadre dEsther.
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Etant donn le manque de disponibilit en matire de supports de collecte de donnes du SIS, lhpital sest aussi organis pour son propre approvisionnement en photocopiant les documents ou directement avec les imprimeurs (notamment pour les registres). Au CS de Chagoua le RCS est aussi responsable pour la gestion de linformation. Il nest pas form sur le SIS malgr les difficults notamment dapprovisionnement en support de collecte, le RCS fait preuve de bonne volont et sorganise, comme lhpital, pour son propre approvisionnement (copie + impression de registre) Le processus complet de dpouillement et de remplissage du RMA prend plus ou moins 72 h. Chaque agent qui tient un registre effectue lui-mme le dpouillement le RMA est multipli en 3 exemplaires : le CS en conserve 1 et parmi les 2 autres transmis au District, 1 remonte vers le niveau central des runions mensuelles sont tenues pour assurer la qualit du remplissage; il ny a pas de runion rgulire pour commenter les analyses et en tirer des indications pour la dcision Dautres rapports sajoutent au RMA (PEV, Palu )

Commentaires Le constat conduit naturellement aux mesures prioritaires mettre en place Remettre en place un cadre institutionnel cohrent : - Revitalisation de la commission du SIS - Rorganisation de la DSIS La remise en place de procdures rigoureuses de fonctionnement du SIS tous les niveaux La formation du personnel Il est tout fait aberrant de saisir au niveau national les informations transmises par les structures de sant dans les RMAs. Il faut +/-26 minutes pour saisir le RMA dun CS et 1h pour saisir le RMA dun hpital. Avec environ 1000 structures de sant et une soixantaine de districts dans le pays il faudrait un volume de 4 5 hommes/an pour saisir tout 2011 sans tenir compte des mauvaises conditions de travail qui ralentissent la saisie (coupures de courant frquentes, insuffisance du nombre dordinateurs en bon tat de fonctionnement etc..).. pour relancer le SIS en 2012, il faut que le personnel de la DSIS soit dgag de la saisie de lanne 2011 sinon cela bloquerait le fonctionnement de la DSIS et le retard ne pourrait pas tre rcupr. Une solution est prsente dans la stratgie de mise en uvre du schma directeur du SIS , plus loin dans ce rapport. Mme dans les DSR, la saisie des RMA nest pas rationnelle. La dcentralisation de la saisie des informations dans les districts devrait permettre au SIS de fournir une information constamment jour : Pour dcentraliser la saisie des RMA, lobstacle est la fragilit de loutil informatique (approvisionnement en lectricit inconstant, virus, conflit entres les logiciels, faibles matrise, vols .) ; pour palier cet obstacle une solution est dveloppe ans la partie schma directeur . Elle est base sur des

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ordinateurs portables bon marchs et entirement ddis au SIS (pas dautre logiciel et pas dautre usage) arguments en faveur de la faisabilit de la dcentralisation de la saisie des RMA dans une base de donnes informatique et de leur analyse dans les districts - pendant plusieurs annes les RMA taient saisis dans certains districts avec le logiciel du SIS - En labsence de GESIS dans le district visit lors de cette mission, des solutions ad hoc sont mises en place pour saisir les RMA dans Excel

3.4.
DSIS

RESSOURCES

Ressources humaines Les postes actuellement pourvus sont les suivant : Postes chef de la division systme dinformation sanitaire (DSIS) responsable de la cellule recherche oprationnelle responsable de la cellule gestion de la base des donnes responsable de la cellule informatique et cartographique responsable de la cellule gestion du stock des outils operateur de saisie secrtaire de la DSIS Qualification Assistant dUniversit /Gographe Mdicale Epidmiologiste Biostatisticien Statisticienne Informaticien Informaticien operateur de saisie Secrtaire dAdministration

Les 6 postes dagents statisticiens et le poste de responsable de la formation ntaient pas pourvus lors de la mission. Des agents ont t affects par le MSP mais nont pas encore rejoint leur poste. La DSIS ne dispose pas dun mdecin de sant publique. Les responsables actuels sont nouveaux. Ils nont pas t forms sur le SIS. Il ny a pas eu de vritable passation avec lquipe prcdente.

Approvisionnement en outils et supports de gestion Lapprovisionnement en outils de gestion / supports de collecte de linformation est centralis. Cest la DSIS qui est responsable pour lestimation des besoins. Les commandes sont faites travers ladministration du MSP. Cest la DSIS qui distribue les supports dans le pays. La priodicit des commandes devrait tre semestrielle. En ralit cela ne fonctionne pas : La priodicit semestrielle des commandes nest plus respecte depuis 2009.

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La DSIS na pas de contact direct avec les imprimeurs. Cest un dmarcheur intermdiaire qui soccupe de trouver imprimeur. - il y a beaucoup derreurs sur les documents imprims - Les quantits demandes ne sont jamais respectes : Pour 2010 une livraison a t effectue mais les quantits ont t fixes arbitrairement en dehors de la DSIS: 1500 RMA pour les hpitaux 15000 RMA pour les CS En 2011, ladministration du MSP navait, au moment de la mission, ni effectu de livraison ni mme tabli de commande. Le 15 novembre (au cours de la prsente mission) lexpert a pu voir un dmarcheur contacter la DSIS pour tablir la commande de lanne dj presque finie. - Certains partenaires interviennent de faon ponctuelle comme le FNUAP qui a financ, en 2011, lapprovisionnement en outils de gestion du SIS dun trimestre pour 17 dlgations.

Dans les DSR, Districts & structures de sant lanne 2011 a t une anne complte de rupture dapprovisionnement en outils de gestion du SIS. A chaque niveau des solutions plus ou moins efficaces ont t mises en place - Impression partir de modles (chaque DSR dispose thoriquement des modles lectroniques des outils de gestion du SIS) - Photocopie de documents existants (RMA) - Commandes des imprimeurs partir dexemplaires vierges existants (registres) parfois des versions anciennes de documents ctoient les dernires versions

Infrastructure et quipement Les locaux actuels sont exigus et peu appropris. la DSIS dispose dun raccordement au rseau lectrique de la ville dont labonnement est pay par le MSP et dun groupe lectrogne. Mais Lapprovisionnement en lectricit nest pas constant suite aux nombreuses coupures du rseau de la ville et aux difficults dapprivoisement en carburant (budget insuffisant) pour le groupe lectrogne. Il ny a pas de ligne tlphonique. Pendant quelque temps la DSIS a pu accder internet via la connexion de la DGRP mais cette connexion a t interrompue suite a des dfaillances techniques qui nont pas t corriges Lquipe de la SIS ne dispose pas de vhicule pour faire des supervisions.

Informatique Inventaire matriel Postes de travail - 6 ordinateurs (2 de 2005, 2 de 2006 et 2 de 2009) dont - 4 ordinateurs fonctionnels avec GESIS disposant des bases de donnes partir de 2008 (les bases de donnes plus anciennes ont t perdues lors de la passation) Protection - 3 onduleurs mais pas fonctionnels (batterie hors dusage)
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- Pas dquipement de sauvegarde : la DSIS a dispos de 2 disques durs amovibles pour faire des sauvegardes rgulires mais ils ont disparus - manque de maintenance - Antivirus pas jour Logiciel GESIS Depuis de nombreuses annes un logiciel adapt au SIS est utilis pour la saisie et lanalyse de donnes du SIS ce logiciel est rvis rgulirement. La saisie des RMA se faisait dans plusieurs DSR et certains Districts quips en ordinateur. La dernire rvisiion du logiciel a t faite au moment de la rforme du SIS en 2006. La version rvise (GESIS) est utilise la DSIS. - Dans sa conception il est tout fait appropri aux besoins. - Un de ses grands points forts est la facilit dutilisation surtout en ce qui concerne la saisie (correspondance de lcran de saisie avec la version en papier des RMA) ; la saisie dun RMA de CS (7 pages) prend 26 minutes, celle dun RMA dhpital (15 pages) prend + /- 1 heure - Aprs ladaptation dun logiciel de nouveaux besoins, la correction de certains bogues est toujours ncessaire : les corrections ncessaires ont t faites et linformaticien de la DSIS a t form Bruxelles de telle faon quil puisse finaliser linstallation au Tchad en remettant jour le logiciel sur toutes les machines NDjamna et dans les rgions et districts. - La finalisation de linstallation par cet informaticien na pas t faite et les CD dinstallation sont aujourdhui introuvables. Ce manque de finalisation de linstallation et les difficults lies une passation problmatique lors du changement de responsables de la DSIS ont comme consquence lexistence de difficults dans lutilisation du logiciel GESIS rvis. Sans tre exhaustif on peut relever diffrents types de difficults - Des difficults de paramtrage (impossibilit de crer lanne 2011, difficults lors de la cration de nouvelles entits (CS districts...), difficults de rinstallation de lapplication) - Difficults dchanges dinformation entre les machines (module dexportation) - Des difficults dans la production de rapports ou tableaux de bord (erreurs dans le calcul de certains indicateurs, difficults pour prsenter des cartes ) Dans les DSR et les districts, presque partout la version rvise du logiciel GESIS sest arrt de fonctionner en raison sans doute de linachvement de linstallation, labsence de protection (sauvegarde rgulire, maintenance prventive antivirus etc.. ), du manque de formation systmatique des personnels nouvellement affects etc La saisie des RMA a t re-centralise la DSIS. Elle se fait par rgion et les rgions sont rparties sur diffrentes machines. La procdure prvue pour intgrer une nouvelle structure de sant et assurer la mise jour de toutes les bases de donnes sur toutes les machines nest plus applique. La cration de nouvelles structures de sant se fait indiffremment sur lune ou lautre machine selon la rgion concerne. Il en rsulte que les bases de donnes ont des structures diffrentes et ne peuvent plus tre consolides en une base nationale avec les modules dexportation/importation du logiciel. Pour palier ce problme, la consolidation des bases de donnes des diffrentes machines base se fait aprs exportation dans Excel. Les analyses

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pour lannuaire sont aussi faites en Excel au lieu dexploiter les potentialits du logiciel. Dans les rgions et les districts comme dj indiqu la version rvise du logiciel GESIS sest presque partout arrt de fonctionner. Il semble que certaines rgions continuent dutiliser GESIS mais parfois dans une version antrieure ne correspondant plus parfaitement aux outils papier . La DSR du Lac a t signale comme utilisant encore GESIS mais cela na pas t vrifi au cours de la mission. Il faut noter que dans les DSR et les districts, linformatique est quand mme utilise pour analyser les informations contenues dans les RMA. Le plus souvent les donnes sont saisies et analyss en utilisant Excel.

Financement La direction de planification dispose dun budget quelle doit rpartir entre ses 6 divisions Pour la DSIS, le plus gros poste est la reproduction de documents (support de collecte/ publication de lannuaire etc) Ce budget a rgulirement progress ces dernires annes. En 2011 la ligne budgtaire pour la reproduction est de +/- 100 000 000 de FCFA ce qui correspond assez bien avec lestimation du budget ncessaire pour couvrir les besoins en supports de collecte et documents dune anne Le SIS dispose aussi de lappui financier de partenaires du MSP Le SIS ne dispose plus comme cela a t le cas dans le pass dun partenaire attitr couvrant, en dehors des salaires, la plupart des besoins (successivement dans le temps USAID, PPLS, FED) Diffrents partenaires financent quand mme des activits lies au SIS dont le Fonds Mondial travers le FOSAP (formation), le FNUAP (reproduction de document)..FED (appui en expertise technique), PPLS2 .. Par ailleurs la plupart des partenaires supportant les programmes nationaux finance des activits pour recueillir linformation dont ils ont besoins travers des systmes parallles (incitatifs aux points focaux dans les districts, reproduction de supports spcifiques de collecte dinformation )

Commentaires les Ressources humaines constituent une faiblesse du systme laffectation du personnel est un signal positif du MSP mais la prise de fonction du personnel rcemment affect doit tre acclre et le personnel doit tre maintenu la formation des responsables en SIS est indispensable Il serait aussi utile que la DSIS dispose de lappui dun cadre form en sant publique ventuellement appartenant un autre service mais qui priodiquement aiderait linterprtation des informations. dans tous le pays la formation au remplissage des outils nest pas suffisante, la formation lutilisation de linformation est une priorit ; pour ne pas compltement mobiliser lquipe de la DSIS il faut organiser les formations en cascade Lapprovisionnement en outils de gestion est un point crucial et ici compltement dfaillant
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il est remarquable qu lintrieur du pays pas mal dentits aux diffrents niveaux se sont organises pour reproduire eux mme les documents; cela montre quil reste un vritable intrt et une utilit pour le SIS et quil a donc une certaine robustesse ; mais suite ces solution Systme D , plusieurs versions (avant et aprs 2006) des outils sont en circulation ce qui fragilise la qualit des informations Il faut un systme dans lequel le processus de commande et notamment la relation direct avec les imprimeurs soient mieux matriss par les acteurs directs du systme : - On pourrait envisager un approvisionnement dcentralis mais le risque est que les problmes du niveau central se reproduisent dans les rgions - Pour permettre une meilleure matrise au niveau de la DSIS une solution propose est de transformer lallocation budgtaire en une subvention - Il faut bien entendu maintenir laugmentation progressive constate ces dernire annes car le montant actuel reste la limite de la couverture des Dans tous les cas pour relancer la machine il faudrait assurer un approvisionnement avec un gros stock de scurit : - Le reprsentant de lOMS prconise mme un approvisionnement pour trois ans pour relancer le SIS sur base de lexprience du Gabon; - Actuellement bien sur le budget ne le permet pas mais cela peut tre prvu dans un prochain budget. Aprs les adaptations ngocies avec les Programmes il sera plus justifi de faire un approvisionnement massif pour liminer toutes les anciennes versions.

Le logiciel GESIS semble tre bien appropri pour le SIS mais son utilisation a rencontr des difficults Parmi les difficults, certaines sont effectivement dues au logiciel lui-mme mais beaucoup proviennent de linstallation inacheve et de labsence de respect de procdures rigoureuses dans son utilisation dans tous les cas, il faut lui apporter les corrections ncessaires pour palier les problmes rencontrs, comme dj indiqu, une solution base sur des ordinateurs portables entirement ddis au SIS et lhbergement de base de donnes sur le web pour assurer leur continuit est dveloppe plus loin dans ce rapport (schma directeur)
SYNTHESE DU DIGANOSTIC (ANALYSE

3.5.

SWOT)

Points forts Conception : SIS rform entre 2003 et 2006 rpond encore bien aux besoins de suivi du PMA, du PCA et du PNDS simple issu dun consensus entre tous les utilisateurs dispose de tous les composants (registres, RMA RTA,) et instructions Logiciel GESIS Bien adapt: dvelopp dans le cadre de la rforme

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Module de saisie fonctionnant bien avec masques de saisie correspondant parfaitement avec les formulaires faciles remplir Ressources Augmentation constante du budget de la Direction de la Planification (DP) : en 2011 ligne de > 100 Millions de F CFA pour reproduction documents Affectation de personnel au niveau DSIS Performance Bonne volont de certains agents dans les structures de sant, DS et DSR qui se dbrouillent pour maintenir le SIS fonctionnel leur niveau Sortie dun annuaire (mme si en retard)

Points faibles Conception Ne couvre pas certains nouveaux besoins des programmes Performance Retards et insuffisances dans la mise en uvre du SIS rform de 2006 Variabilit dans la tenue des outils (par manque de support et de formation) Faible exploitation des donnes Publication des annuaires avec un retard dun an (dernier publi 2009 en Nov. 2010) Organisation Non application de procdures rigoureuses pour la gestion du SIS (cration de ZR, de CS, dhop, de DS . gestion hirarchise des bases de donnes dcentralise, etc.) ; pas de manuel recentralisation de la saisie des RMA (Saisie 2010 en cours au niveau central ; Saisie 2011 pas commence : volume de travail estim = 4 5 H/ans) Surcharge des IRCS: demandes dinformations complmentaires des programmes Le Logiciel a rencontr des problmes dans les rgions : insuffisance dans linstallation du logiciel et de sa maintenance (1 seule rgion semble encore fonctionnelle) Au niveau central : - difficults difficult pour fusionner les diffrentes bases saisies sur plusieurs ordinateurs (la raison est labsence dapplication une procdure rigoureuse lors de la cration de CS dont la consquence est lapparition de diffrences de structure entre les bases de donnes sur les machines diffrentes); - difficult pour produire les rapports danalyse - aucune procdure de protection ou de sauvegarde Ressources RH : Turnover rapide / instabilit du personnel ; - quipe DSIS actuelle pas du tout forme - DPS MCD RCS : beaucoup nont pas t forms Equipement insuffisant tous les niveaux (pas assez dordinateurs et beaucoup de pannes ; pas de moyens de supervision ; pas de rseau de communication (tlphone, internet) ; problmes dlectricit ; Grosses difficults au niveau de lapprovisionnement en outils de collecte
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Financement : Mauvaise excution du budget

3.6. CONCLUSION
Le systme dinformation aprs sa rvision de 2006 reste relativement bien adapt. Le MSP veut capitaliser sur le travail considrable de conception et de ngociation qui a t ralis et sur le consensus obtenu. Ce travail a t peu valoris. Il serait contre productif de remettre tout en question et de recommencer tout le processus de slection des indicateurs et dlaboration des supports, outils, manuels etc avec le risque de senliser dans un processus long et dalourdir le systme avec de nombreux nouveaux indicateurs. Le systme rvis na que partiellement t mis en uvre. Le MSP entend rendre ce systme oprationnel. Les problmes constats qui sont lorigine du manque de mise en uvre de la rforme du SIS de 2006 sont surtout des problmes de gouvernance tels que des problmes lis une mauvaise organisation, un trop grand turn over du personnel, labsence de formation et une mauvaise excution financire. Cependant le MSP souhaite galement, tenir compte de besoins nouveaux apparus suite lintroduction de certaines rformes dans les programmes de lutte contre les maladies et dans le financement des services de sant. Par exemple le financement bas sur le rsultat qui rend encore plus aigu le besoin dun SIS oprationnel et efficace. Le MSP veut viter que cette approche soit un prtexte pour la mise en place de SIS ad hoc rpondant une pression pour disposer dindicateurs pour le paiement des CS. Il sagit au contraire dune opportunit saisir pour redynamiser le SIS grce la motivation que peut induire le FBR.

4.

SCHMA DIRECTEUR DTAILL

4.1. OBJECTIF
Lobjectif du SIS a dj t dfini dans le chapitre sur la vision terme que le MSP a du SIS. Il sagit de produire linformation ncessaire pour le Suivi du PMA et du PCA dans les structures de sant les Districts pour la gestion des services dans les structures de sant (CS et Hpitaux) Suivi du PNDS et de la Feuille de route au niveau national pour la gestion du dpartement de la sant du MSP

4.2. COMPOSANTES DU SIS ET ORGANISATION


Les composantes du SIS Le schma directeur du SIS repose sur la rforme faite entre 2003 et 2006 et les supports et outils du SIS dfinis lors de cette rforme : Les supports de gestion Les informations sont collectes au moyen de rapports standardiss mensuels ou trimestriels qui sont les principaux supports de gestion du systme

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Rapport Mensuel Dactivits du Centre de Sant (RMA CS) Rapport Mensuel Dactivits Hpital (RMA Hop) Rapport Trimestriel Dactivits District Sanitaire (RTA DS) Rapport Trimestriel Dactivits Rgion sanitaire (RTA DRS)

Les RTA du district et de la rgion constituent les outils de base pour lorganisation des comits directeurs dans les districts et les DSR et pour la prparation des supervisions. Cette utilisation des RTA participe la retro information. Lannuaire statistique est produit par la DSIS dans le premier trimestre de lanne qui suit lanne concerne. Comme indiqu dans la prsentation de la vision , Tous ces supports sont mis jour priodiquement (priode dfinir : 3 ou 4 ans) en concertation avec tous les acteurs du secteur Et les recueils additionnels dinformation par les programmes nationaux ou les partenaires sont limits autant que possible et sous le contrle du MSP. Linformatique Loutil informatique de base sera une volution du GESIS actuel. Il devra respecter les prescriptions suivantes : Prescriptions de base Linformation est saisie au niveau du district et ne doit tre saisie quune seule fois verrouillage de la saisie aprs enregistrement A partir du district linformation ne circule plus que de faon lectronique Linformation est disponible pour lutilisateur sous forme de tableaux de bord standardiss et automatiss : - Les RTA du district et de la rgion sanitaire sont produits automatiquement - La prsentation de base des informations de lannuaire statistique est aussi standardise et automatise La consultation manuelle est galement possible (choix dindicateurs, de priodes, dentits gographiques) Protection de lapplication et de la base de donnes Des ordinateurs portables (type Netbook, bon marchs) avec une bonne autonomie lectrique (batterie assurant autonomie vis--vis des sources dlectricit) Des ordinateurs ddis au SIS : ils ne servent quau SIS et ne disposent daucune autre application (ils sont verrouills sur lapplication SIS) - Cela limite les changes avec des clefs USB souvent infectes par des virus : protection vis--vis des virus - pas de conflit avec autres applications - rsistance aux manipulations intempestives - Cela garantit aussi la disponibilit de loutil qui ne sera ni utilis pour dautres fonctions ni nattisera de convoitises La base de donnes pourra la fois tre enregistre sur le disque dur de lordinateur et sauvegarde (backup) automatiquement sur une carte amovible : si la machine est dfaillante la carte avec la base de donnes peut tre transfre sur une autre machine

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Lorsquune machine est dfaillante, elle est change avec une machine en ordre de marche et ensuite reconditionne pour tre de nouveau disponible pour un change avec une ventuelle autre machine dfaillante Base de donnes centrale hberge sur le Web (protection/ continuit) : voir aussi point suivant utilisation dinternet pour la transmission des donnes lutilisation dinternet doit tenir compte des limitations technologiques dans le pays : il nest pas raliste denvisager une application entirement en ligne (avec saisie en ligne et pas de base de donnes sur lordinateur). Les connexions internet au Tchad actuellement lintrieur du pays ne le permettent pas. Dans le district, loutil informatique doit pouvoir fonctionner hors connexion (la base de donnes doit exister sur lordinateur (disque dur et support amovible) La transmission entre les niveaux de la pyramide sanitaire doit se faire dans les deux sens : - non seulement les informations du mois dans un district doivent tre intgres dans la base de donnes des niveaux suprieurs de la pyramide pour leur mise jour - mais il est aussi utile au district de se situer par rapport aux autres districts et de recevoir de la rgion la mise jour des informations sur les autres districts la transmission entre les niveaux doit pouvoir se faire soit - par synchronisation avec une connexion momentane internet (possible avec des clefs /modem 3G utilisant le rseau de tlphonie mobile GSM) - avec un module dexportation vers un support mmoire amovible (clefs mmoire USB) pour permettre une synchronisation via internet il faudra utiliser la technologie Cloud dans laquelle la base de donnes enregistre sur chaque ordinateur devra pouvoir se synchroniser avec une base d e donne hberge sur web Diffusion des informations Dans lannuaire statistique la partie qui se prsente de la mme faon chaque anne (certains tableaux, graphiques et cartes) pourra tre automatise Lannuaire pourra tre accessible en version papier et sur le site web du MSP Les utilisateurs (programmes du MSP et ses partenaires) sont aussi intresss davoir en complment un accs certaines informations particulires et de raliser leur propres analyses ; on peut prvoir deux mode daccs - un module dexportation - la possibilit de consulter la base de donnes via le site web du MSP pour permettre la consultation via un site web, il faut prvoir que la base de donnes soit dabord valide par le MSP et ensuite puisse tre mise disposition sur un site web il y aurait donc 2 bases de donnes sur le web - une base de donnes de travail pour permettre la synchronisation entre les niveaux par la technologie Cloud - une base de donnes valide la disposition des utilisateurs via un site web

Organisation CS et Hpitaux : remplissage Registres remplissage RMA


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analyse et interprtation lors du remplissage du RMA transmission RMA (papier) au district

District : Rception RMA Saisie RMA (Ordinateur ddi SIS) en cas dincohrence : possibilit de correction en concertation avec le responsable de la structure de sant ayant transmis le RMA (qualit) Base de donnes sur le disque dur de lordinateur avec un back up automatique sur carte SD Supervision de la bonne mise en uvre du SIS dans les structures sanitaires combiner avec supervision plus gnrale comprenant lanalyse et linterprtation des rsultats de toutes les activits du PMA et PCA : supervision intgre Contrle / formation au niveau du remplissage/ transmission des RMA Analyse interprtation et utilisation + retro information vers les structures de sant Production automatise du RTA du District + synthse annuelle sur le mme modle Module de consultation manuelle (choix indicateurs, structures sanitaires, priode) Utilisation du RTA comme base danalyse des rsultats dactivits et des problmes rencontrs lors des runions du comit directeur du district Utilisation du RTA comme base danalyse des rsultats dactivits et des problmes rencontrs lors des supervisions Transmission des informations Module dexportation : pour autres utilisateurs Synchronisation mensuelle pour transmission aux niveaux suprieurs : - lorsque tous les RMAs dun mois donn ont t saisis (et ventuellement corrigs avec CS ou hpitaux) : excuter une synchronisation avec une base de donnes hberge sur le Web (technologie Cloud ) : - synchronisation bidirectionnelle : corrections faites par niveau central et nouvelles donnes saisie dans district - rappel de synchronisation lors de passage au mois suivant pour les informations relatives aux soins donnant lieux un paiement dans le cadre du FBR : module dexportation (les donnes sont exportes dans un format que lAgence dachat peut utiliser de faon ce que lAgence puisse tablir les factures aprs vrification) DSR Rception des informations par synchronisation mensuelle (pas de saisie ce niveau) Ordinateur ddi SIS Analyse interprtation et utilisation et retro information Production automatise du RTA du DSR + synthse annuelle sur le mme modle (quivalent de lancien TOME B de lannuaire) Module de consultation manuelle (choix indicateurs, districts (ventuellement structures sanitaires), priode) Utilisation du RTA comme base danalyse des rsultats dactivits et des problmes rencontrs lors des runions du comit directeur de la DSR Utilisation du RTA comme base danalyse des rsultats dactivits et des problmes rencontrs lors des supervisions Transmission des informations : Synchronisation rgulire avec les autres niveaux (suprieurs et infrieurs)
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Module dexportation : pour autres utilisateurs DSIS Rception des informations par synchronisation mensuelle (pas de saisie ce niveau) Ordinateur ddi SIS avec version modernise de GESIS vrification, correction et validation Analyse interprtation et utilisation Production automatise dune synthse trimestrielle ou semestrielle + synthse annuelle sur le mme modle (lment de base de lannuaire) Module de consultation manuelle (choix indicateurs, DSR et/ou districts, priode) Utilisation des synthses comme base danalyse des rsultats dactivits et des problmes rencontrs lors des runions du comit directeur de la Ministre de la sant Utilisation des synthses comme base danalyse des rsultats dactivits et des problmes rencontrs lors des supervisions Transmission des informations : Synchronisation rgulire avec les autres niveaux processus de validation de la base de donnes Exportation de la base donnes complte et valide sur un site web accessible aux utilisateurs (autres dpartement du Ministre de la sant, programme partenaires Prsentation standard automatise des indicateurs essentiels (suivi PNDS et feuille de route) : synthse trimestrielle, semestrielle, annuelle (qui constitue la base de lannuaire) Module de consultation manuelle (choix indicateurs, DSR et/ou districts, priode) Accessibilits diffrentes selon autorisation (directions, dpartements et programmes du ministre de la sant, autres ministres, partenaires et grand public) Annuaire statistique pour prsenter les indicateurs essentiels sur papier et tlchargeable sur le site web du MSP

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29

5.

STRATGIE DE MISE EN UVRE /PLAN DACTION

5.1. OBJECTIFS 2012


La volont du Ministre est de rendre oprationnel le plus vite possible le SIS pour Priorit N 1 Disposer le plus rapidement possible dinformations utilisables et fiables sur base du systme existant en vue damliorer la gestion des services dans les structures de sant (CS et Hpitaux) de suivre le PNDS et la Feuille de route au niveau national de rtablir la confiance des programmes et des partenaires dans les informations produites par le SIS pour quils les utilisent Priorit N 2 Faire les adaptations ncessaires pour intgrer certaines nouvelles demandes des programmes qui ne sont aujourdhui pas rencontres par le SIS tout en limitant la charge de travail pour les RCS (lexistence de plusieurs circuits parallles de collecte de donnes va lencontre de la qualit des donnes et surcharge les IRCS)

5.2. APPROCHE / ACTIVITS


1. Terminer au plus vite lannuaire 2010 (dbut 2012) La saisie doit tre termine pour la fin de lanne Demande dinformations complmentaires aux programmes et partenaires Faire les analyse et laborer les tableaux, graphiques et cartes : 1 semaine lors dune retraite en dehors de Ndjamena de toute lquipe SIS Mise en forme dun draft de lannuaire Atelier concertation pour rviser le draft de lannuaire et valider la version rvise 2. Publier lannuaire 2011 avant la fin du 1er semestre 2012 : Dgager lquipe de la DSIS de la saisie des RMAs 2011 et raliser cette saisie le plus rapidement possible : il faudrait une vingtaine de postes de saisie fonctionnant simultanment pendant environ 4 mis pour saisir tous les RMAs de lanne 2011

Les DSR sont peu disposs transmettre les RMAs la DSIS car ils en ont besoin et souvent ont ralis les copies eux-mmes. Par contre ils sont disposs permettre leur consultation sur place. le mieux est de faire la saisie dans les DSR La stratgie propose consiste recruter temporairement des agents de saisie lintrieur du MSP, les former et les affecter dans les DSR pour faire la saisie et former le personnel concern dans les DSR

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Le pralable cette activit est ladaptation de GESIS et lachat des machines - Besoin en appui CT : dveloppement informatique (travail distance) : 20 h/jours Besoin de 22 postes de saisie en mme temps pendant 3 4 mois - 22 agents de saisie former (1 semaine) et rmunrer la performance - 22 ordinateurs avec logiciel fonctionnel install et protg (des portables ou netbooks) qui permettent de continuer la saisie lors des coupures dapprovisionnement en lectricit) - Supervision par un agent de la DSIS - Besoin en appui CT : installation des 22 postes de travail (formation) : 5 h/jours 3. Rendre oprationnel le SIS (tel que rform en 2006) en 2012 Poursuivre le renforcement en personnel Mettre en place un encadrement institutionnel efficace - Une quipe dexperts (4 5 personnes): proposition : Chef de division DSIS Rfrent recherche oprationnel DSIS un cadre de lINSEED le point focal OMS pour les partenaires - Revitaliser la Commission du SIS Redfinir toutes les procdures de fonctionnement du SIS et rdiger un manuel de procdures - il ne sagit pas des instructions pour le remplissage des RMA et RTA qui existent dj mais de redfinir qui fait quoi et comment. par exemple la procdure dintgration dune nouvelle structure de sant dans la base de donnes - Besoin en appui CT (travail distance + atelier) :10 h/jours Assurer lapprovisionnement en outils pour 1 an partir de janvier 2012 Concevoir le model dordinateur ddi au SIS et verrouill sur lapplication SIS - rvision de lapplication GESIS pour permettre - Installation verrouille sur net book - Possibilit dadaptations faciles mais protges : fonction administrateur protge par mot de passe pour du personnel DSIS dsign et form pour la cration dune structure de soins dans la base centrale (qui doit tre automatiquement intgre dans les bases des postes priphriques) cration dune nouvelle anne ou de nouveaux indicateurs rinstallation sur machine si crash informatique - Besoin en appui CT : suite du dveloppement informatique (travail distance) 20 h/jours Former le personnel de la DSIS - Formation de 3 cadres DSIS : Cours SIS de lULB (mai 2012) - formation de 2 cadres DSIS sur lapplication informatique

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Complter la formation du personnel au remplissage des outils et lutilisation des RMA (analyse et interprtation des donnes) : Formation en cascade : - le niveau central doit former des formateurs dans les DSR et les Districts - Les districts doivent former les Responsable de CS et dhpitaux avec ventuellement avec lappui des DSR. Introduire lutilisation des RTA dans les districts et les DSR (Formation des DSR et MCD linterprtation des donnes SIS) Dcentraliser la saisie des RMA dans les districts avant la fin de lanne 2012 - Fournir des ordinateurs verrouills sur lapplication GESIS - Besoin +/- 100 ordinateurs (prvoir une rserve de 10 20 ordinateurs pour changes lors de crashs informatiques) - Extension le plus rapidement possible tous les districts - Formation des agents DSR qui formeront les agents DS Revoir la prsentation de lannuaire - Besoin en appui CT (travail distance + atelier) 10 h/jours Supervision rgulire et formation lanalyse et lutilisation de linformation - DS supervise CS et Hpitaux - DSR supervise DS - DSIS supervise DSR 4. Introduire les adaptations ncessaires pour mieux rpondre aux nouveaux besoins des utilisateurs correction des contradictions avec les instructions des programmes et protocoles de soins ; minimiser ajouts de nouveaux indicateurs Consulter les programmes et partenaires en vue de rviser les indicateurs et les outils - Groupes de travail thmatiques - Btir partir du consensus de 2006 - Limiter sollicitations des responsables des structures de sant - Diminuer les recueils parallles exhaustifs de routine auprs des responsables de structures de sant et privilgier des enqutes limites pour recueillir dtails - Compromis et consensus - Besoin en appui CT : lancement animation groupe de travail 5 h/jours Mutualisation des ressources consacres au recueil dinformations sanitaires - Ngociation avec les programmes et les partenaires pour que les ressources consacres au recueil dinformation soient mutualises et diriges vers le SIS Adapter tous les documents - Besoin en appui CT : (travail distance + atelier) 10 h/jours Adapter logiciel et installation : ladaptation devrait tre faite par le personnel DSIS form sous la supervision des informaticiens qui ont adapt le GESIS sur le prototype de PC portable pour les districts - Besoin en appui CT : accompagnement / supervision 5 h/jours

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Recyclage du personnel en cascade Approvisionnement en outils - Fournir les outils avec un stock de scurit (quantit estime totale devant pouvoir couvrir 3 ans); le but est de bien installer le systme modifi et de sassurer de la disparition complte des anciens outils - Redmarrer approvisionnement au bout de la deuxime anne (reste toujours un stock de scurit dun an)

5.3. BESOIN DAPPUI EN EXPERTISE COURT TERME (CT)


Rsultats attendus / livrables Publier annuaire 2010 Publier annuaire 2011 Adapter GESIS installation des 22 postes de travail Rendre oprationnel le SIS Manuel de procdures Concevoir un model de Netbooks ddi au SIS et verrouill sur lapplication SIS Revoir la prsentation de lannuaire Consulter les programmes et partenaires en vue de rviser les indicateurs et les outils Adapter tous les documents Adapter logiciel et installation CT Homes/ jours

dveloppement informatique (travail distance) formation (travail distance + atelier) suite du dveloppement informatique (travail distance) (travail distance + atelier) lancement animation groupe de travail (travail distance + atelier) accompagnement / supervision

20 5 10 20

10 5

10 5

5.4. CALENDRIER
Rsultats attendus / livrables Publier annuaire 2010 terminer la saisie rassembler informations complmentaires aux programmes et partenaires Faire les analyse et laborer les tableaux, graphiques et cartes (1 semaine de retraite en dehors de Ndjamena de toute lquipe SIS) Echances Fvrier 2012

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Rsultats attendus / livrables Mettre en forme un draft de lannuaire Rviser et valider lannuaire lors dun Atelier de concertation Publier annuaire 2011 Acheter 22 ordinateurs Adapter GESIS recruter temporairement des agents de saisie lintrieur du MSP, les former et les affecter dans les DSR pour faire la saisie et former le personnel concern dans les DSR Revoir la prsentation de lannuaire rassembler informations complmentaires aux programmes et partenaires Faire les analyse et laborer les tableaux, graphiques et cartes (1 semaine de retraite en dehors de Ndjamena de toute lquipe SIS) Mettre en forme un draft de lannuaire Rviser et valider lannuaire lors dun Atelier de concertation Rendre oprationnel le SIS Mettre en place un encadrement institutionnel efficace (quipe dexperts et commission nationale SIS) Redfinir toutes les procdures de fonctionnement du SIS et rdiger un manuel de procdures Assurer lapprovisionnement en outils pour 1 an Concevoir un model de Netbooks ddi au SIS et verrouill sur lapplication SIS Former le personnel de la DSIS Complter la formation du personnel au remplissage des outils et lutilisation des RMA : Introduire lutilisation des RTA dans les districts et les DSR Dcentraliser la saisie des RMA dans les districts Supervision rgulire et formation lanalyse et lutilisation de linfo Introduire les adaptations ncessaires pour mieux rpondre aux nouveaux besoins des utilisateurs Consulter les programmes et partenaires en vue de rviser les indicateurs et outil Adapter tous les documents Adapter logiciel et installation

Echances

Juin 2012 Mars 2012 Mars 2012- Juin 2012

Mai 2012 Juin 2012

2012 Janvier 2012 Mars 2012 Dcembre 2011/ janvier 2012 Mars 2012 2012 Juin 2012 Mars 2012 2012 2012 Fin 2012 / dbut 2013 1er semestre 2012 3me trimestre 2012 3me trimestre 2012

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Rsultats attendus / livrables Recyclage du personnel en cascade Approvisionnement en outils pour 3 ans

Echances Fin 2012 Fin 2012

5.5.

ENGAGEMENTS DU

MSP

Complter et maintenir personnel DSIS Assurer la publication annuaires 2010 2011(contractualisation de la saisie + achat de 22 ordinateurs) Assurer lapprovisionnement en outils de collecte pour 2012 Garantir le financement du SIS dont lapprovisionnement outils au minimum au niveau actuel Maintenir (voir augmenter) lallocation budgtaire pour le SIS Transformer lallocation en subvention avec ouverture dun compte - cela permettra une plus grande autonomie et facilitera le processus de dapprovisionnement en supprimant les dintermdiaires entre la DSIS et les imprimeurs (limitation des erreurs) Financer la formation de 3 cadres du SIS au cours SIS de lULB (Bruxelles) Complter la fourniture des ordinateurs pour les DSR et DS

6.

DEMANDE DAPPUIS AUX PARTENAIRES


Appui / encadrement revitalisation et adaptation SIS : Missions expert CT Appui pour la conception du prototype dordinateur portable ddi au SIS et sa mise en uvre : Dveloppement informatique Formation en informatique Mettre ensemble les financements consacrs au recueil dinformation dans les diffrents programmes pour le refinancement du SIS Appui pour la formation du personnel aux diffrents niveaux Appui pour la supervision du niveau central

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ANNEXE 1 PRSENTATION POWERPOINT : RESTITUTION ANNEXE 2 : EVALUATION DU SYSTME DINFORMATION SANITAIRE : RAPPORT DE LA 1RE TAPE : ANALYSE DOCUMENTAIRE

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