Sistema Unico de Informacin de Servicios Pblicos Domiciliarios S.U.I.

Repblica de Colombia
Proyecto. Recoleccin de Informacin

Recoleccin de Informacin
Manual Usuario Aplicacin Diligenciamiento Formularios Fuera de Lnea
Versin 1.0

Sistema Unico de Informacin de Servicios Pblicos Domiciliarios S.U.I.

Repblica de Colombia
Proyecto. Recoleccin de Informacin

Historia de la Revisin
Fecha 01-sep-2004 Versin 1.0 Descripcin Versin inicial Grupo SUI Autor

Documento. Manual Usuario Aplicacin Diligenciamiento de Formularios Fuera de Lnea

Pag 2 de 13

Sistema Unico de Informacin de Servicios Pblicos Domiciliarios S.U.I.

Repblica de Colombia
Proyecto. Recoleccin de Informacin

Tabla de Contenido
1.Introduccin....................................................................................................................................................4 2.Instrucciones Generales..................................................................................................................................5 3.Carctersticas de la Herramienta para el Diligenciamiento de Formularios Fuera de Lnea.........................6 4.Restricciones de la Herramienta para el Diligenciamiento de Formularios Fuera de Lnea...........................6 5.Cmo Obtengo la Herramienta para el Diligenciamiento de los Formularios Fuera de Lnea ?....................6 6.Cmo Diligenciar un Formulario del SUI Fuera de Lnea ?...........................................................................6

Documento. Manual Usuario Aplicacin Diligenciamiento de Formularios Fuera de Lnea

Pag 3 de 13

Sistema Unico de Informacin de Servicios Pblicos Domiciliarios S.U.I.

Repblica de Colombia
Proyecto. Recoleccin de Informacin

1.Introduccin
El diligenciamiento de formularios fuera de lnea constituye una facilidad adicional para el reporte de informacin tradicional por medio de formularios que se vena haciendo hasta la fecha al Sistema Unico de Informacin de Servicios Pblicos SUI a travs del sitio www.sui.gov.co, para detalles de cmo se vena reportando la informacin por formularios, consultar en el sitio web mencionado el Manual de aplicacin de informacin por medio de formularios. El principal valor que se obtiene con la utilizacin de esta nueva herramienta es la disminuir los tiempos de conexin a Internet para diligenciar los formularios que tienen un nmero significativo de variables, con lo cual se disminuye el tiempo que se consume en el envo de la informacin al SUI por parte del prestador del servicio pblico.

Documento. Manual Usuario Aplicacin Diligenciamiento de Formularios Fuera de Lnea

Pag 4 de 13

Sistema Unico de Informacin de Servicios Pblicos Domiciliarios S.U.I.

Repblica de Colombia
Proyecto. Recoleccin de Informacin

2.Instrucciones Generales
Es muy importante para entender bien el presente manual, haber ledo el manual Manual de aplicacin de recoleccin por medio de formularios el cual se obtiene del sitio web www.sui.go.co tal como se ilustra en la siguiente grfica

Clic sobre Manual Tcnico Ilustracin del lugar donde se obtiene el manual re recoleccin de informacin por medio de formularios Con la lectura del manual anteriormente indicado se adquieren los conocimientos suficientes para entender el presente manual, ya que el que se trata con el presente documento es una variante del diligenciamiento de los
Documento. Manual Usuario Aplicacin Diligenciamiento de Formularios Fuera de Lnea Pag 5 de 13

Sistema Unico de Informacin de Servicios Pblicos Domiciliarios S.U.I.

Repblica de Colombia
Proyecto. Recoleccin de Informacin

formularios de recoleccin de informacin del SUI, el diligenciamiento de formularios fuera de lnea.

3.Carctersticas

Fuera de Lnea

de la Herramienta para el Diligenciamiento de Formularios

La herramienta para el diligenciamiento fuera de lnea de los formularios de recoleccin de informacin del SUI es una de las muchas que se pueden desarrollar para diligenciar un archivo plano con formato xml (Extensible Markup Languaje), y se caracteriza por:

Utilizar una hoja de clculo como herramienta bsica para el diligenciamiento de los valores que contendr el formulario a diligenciar. Leer el archivo xml obtenido de la bandeja de formularios del SUI, para detalles ver Manual de aplicacin de recoleccin por medio de formularios que se encuentra en el sitio www.sui.gov.co Disponer a quien est diligenciando el formulario fuera de lnea de los cdigos que requiere el SUI cuando usa lista de valores o listas de seleccin, por ejemplo, los cdigos DANE de las listas de seleccin de Departamentos y Municipios. Permitir diligenciar el formulario descargado del sitio www.sui.gov.co fuera de lnea, guardar el archivo xml diligenciado en el equipo de quien est diligenciando el formulario y posteriormente leer desde el sitio www.sui.gov.co el archivo diligenciado para finalmente ser enviado al servidor del SUI.

4.Restricciones de la Herramienta para el Diligenciamiento de Formularios Fuera de Lnea

La herramienta para el diligenciamiento de formularios de formularios fuera de lnea se ejecuta considerando el siguiente ambiente tcnico mnimo que debe tener la mquina del cliente: Sistema Operativo Windows 98 o superior Excell 2000 o superior

5.Cmo

Obtengo la Herramienta para el Diligenciamiento de los Formularios Fuera de Lnea ?

La herramienta para el diligenciamiento de se obtiene de la pgina principal o primera pgina del sitio www.sui.gov.co. Simplemente se tiene que dar clic en el cono que identifica la herramienta mencionada para que se proceda a guardar una copia en el equipo del cliente.

6.Cmo Diligenciar un Formulario del SUI Fuera de Lnea ?

Para diligenciar un formulario del SUI fuera de lnea se debe seguir los siguientes pasos:
Documento. Manual Usuario Aplicacin Diligenciamiento de Formularios Fuera de Lnea Pag 6 de 13

Sistema Unico de Informacin de Servicios Pblicos Domiciliarios S.U.I.

Repblica de Colombia
Proyecto. Recoleccin de Informacin

1. Bajar el archivo DiligenciadorOffline.xls y guardarlo en el disco duro de la mquina del cliente en la carpeta o directorio que el usuario desee ubicarlo. 2. Una vez guardado el archivo DiligenciadorOffline.xls en la mquina del cliente, se debe abrir, permitiendo que se habiliten las macros que trae este utilitario(dando doble clic en el archivo mencionado), con lo cual se despliega una hoja electrnica con las columnas 1 y 2 en color amarillo y la columna 3 en color azul o verde, en las columnas los valores (cdigo y descripcin) de las listas utilizadas en el formulario y que sirven de base para ingresar los valores de los cdigos cuando el formulario tiene listas de seleccin. 3. Ingresar al sitio www.sui.gov.co desplegar el formulario que desea diligenciar y guardarlo vaco en el disco del cliente (utilizar la opcin Guardar). Se debe tener en cuenta que para los formularios tipo maestro detalle que se caracterizan por preguntar inicialmente cuantas cosas de que quiere repetir, se debe ingresar este argumento, desplegar la parte detalle y estando en ella si guardar el archivo. Por ejemplo, un formulario con las caractersticas mencionadas (maestro-detalle) puede el de Reclamos y recursos por facturacin del tpico comercial del servicio de acueducto en el cual se solicita primero Ingrese el nmero de municipios para los cuales presta el servicio y una vez ingresado este dato, supongamos que digit 17, y dar clic en el botn Generar Detalle se despliegan tantos municipios como haya ingresado en cuando se le pregunt Ingrese el nmero de municipios para los cuales presta el servicio, para nuestro ejemplo 17 filas para ingresar la informacin de 17 municipios. Estando en ese escenario se debe guardar el formulario vaco que equivale a guardar el archivo xml del formulario a ser diligenciado en la mquina del cliente. Una vez hecho esto se puede desconectar del sitio www.sui.gov.co. Es pertinente observar que el paso este paso se puede hacer previamente (antes del paso 1), en cuyo caso ya se dispondra del archivo xml en el disco duro del cliente que finalmente es el objetivo a cumplir. (Ver manual tcnico de Formularios de la pgina SUI) 4. En la hoja electrnica (herramienta DiligenciadorOffline.xls) Ejecutar la opcin Generar Referencias Formulario SUI , la cual se encuentra en el men Cargar XML SUI de la barra de men de la hoja electrnica presentada como se describe en la siguiente grfica

Documento. Manual Usuario Aplicacin Diligenciamiento de Formularios Fuera de Lnea

Pag 7 de 13

Sistema Unico de Informacin de Servicios Pblicos Domiciliarios S.U.I.

Repblica de Colombia
Proyecto. Recoleccin de Informacin

Opcin Generar Referencias Formulario SUI Ilustracin de la opcin de Menu Cargar XML SUI Una vez haya seleccionado la opcin Generar Referencias Formulario SUI la herramienta despliega una pantalla que le permite Examinar y ubicar el sitio donde se encuentra ubicado el archivo xml del formulario guardado en el disco sin diligenciar como se ilustra en la siguiente grfica.

Documento. Manual Usuario Aplicacin Diligenciamiento de Formularios Fuera de Lnea

Pag 8 de 13

Sistema Unico de Informacin de Servicios Pblicos Domiciliarios S.U.I.

Repblica de Colombia
Proyecto. Recoleccin de Informacin

Clic en Examinar para buscar el archivo xml en el disco duro Ilustracin de la opcin Examinar Una vez ubicado el archivo xml del formulario a diligenciar se debe dar clic en el botn guardar tal como aprecia en la siguiente grfica

Documento. Manual Usuario Aplicacin Diligenciamiento de Formularios Fuera de Lnea

Pag 9 de 13

Sistema Unico de Informacin de Servicios Pblicos Domiciliarios S.U.I.

Repblica de Colombia
Proyecto. Recoleccin de Informacin

Seleccionar el archivo xml a diligenciar y dar clic en el botn Guardar Ilustracin de seleccionar el archivo xml del formulario a diligenciar Al dar clic en el botn Guardar de la grfica anterior se habilita el botn OK y al dar clic sobre este ltimo el archivo es ledo por la herramienta que permite diligenciar el formulario fuera de lnea, ante lo cual se presenta en ella la siguiente situacin: En la columna 1 se despliega la informacin referente a los identificadores de celda que poseen los campos diligenciables (que permiten ingresar datos) en el formulario desplegado en el sitio web www.sui.gov.co. En la columna 2 se muestra una descripcin del dato a ingresar o dato solicitado por el formulario en el sitio www.sui.gov.co La tercera columna est destinada para que se ingrese el dato que corresponde al identificador de celda respectivo
Documento. Manual Usuario Aplicacin Diligenciamiento de Formularios Fuera de Lnea Pag 10 de 13

Sistema Unico de Informacin de Servicios Pblicos Domiciliarios S.U.I.

Repblica de Colombia
Proyecto. Recoleccin de Informacin

formulario en el sitio www.sui.gov.co. Las columnas 5 y 6 definen el cdigo y descripcin respectivamente cuando el campo a diligenciar del formulario corresponde en el sitio web www.sui.gov.co a una lista de seleccin. Por ejemplo, si el campo a diligenciar corresponde a la seleccin del departamento del Huila, se debe utilizar el cdigo 41 que aparece en la columna 5 de la siguiente grfica.

En el ejemplo, se ha digitado 41 en la celda 25 correspondiente al departamento, equivale a seleccionar Huila Ilustracin de cmo diligenciar las listas de valores

Documento. Manual Usuario Aplicacin Diligenciamiento de Formularios Fuera de Lnea

Pag 11 de 13

Sistema Unico de Informacin de Servicios Pblicos Domiciliarios S.U.I.

Repblica de Colombia
Proyecto. Recoleccin de Informacin

5. Una vez se hayan ingresado todos los datos en la hoja electrnica (herramienta DiligenciadorOffline.xls) , es decir la columna 3 este totalmente diligenciada, ejecutar la opcin Generar XML Recargado contenida en el men Cargar XML SUI de la barra de men como se ilustra en la siguiente grfica.

Selecciono Opcin Generar XML Recargado despus de diligenciar todos los campos del formulario Ilustracin de cmo recargar el xml ya diligenciado Al dar clic sobre la opcin Generar xml Recargado, la herramienta nuevamente me presenta la opcin de Examinar o buscar el archivo xml que corresponde al formulario que se est diligenciando para cargarlo nuevamente a la herramienta y para que a su vez esta recargue en tal archivo, los valores que diligencie previamente fuera de lnea en la hoja electrnica. Al dar clic en el botn OK se puede demorar unos segundos mientras recarga el archivo.

Documento. Manual Usuario Aplicacin Diligenciamiento de Formularios Fuera de Lnea

Pag 12 de 13

Sistema Unico de Informacin de Servicios Pblicos Domiciliarios S.U.I.

Repblica de Colombia
Proyecto. Recoleccin de Informacin

6.

Subir el archivo xml diligenciado fuera de lnea al sitio web www.sui.gov.co. Para ello se debe ingresar a la bandeja donde se encuentra el formulario y utilizando la opcin Leer Archivo se debe leer el archivo xml diligenciado mediante la herramienta DiligenciadorOffline.xls. (Ver manual tcnico de Formularios de la pgina SUI).

Documento. Manual Usuario Aplicacin Diligenciamiento de Formularios Fuera de Lnea

Pag 13 de 13