GESTIN DE ABASTECIMIENTO

Formacin contnua

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NDICE

I.

OBJETIVO DE LA CAPACITACIN

II. QU ES GESTIN DE ABASTECIMIENTO? III. PROCESO DE ABASTECIMIENTO IV. CMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS DE GESTIN DE ABASTECIMIENTO? ETAPA 1: DEFINICIN DE REQUERIMIENTO ETAPA 2: SELECCIN DEL MECANISMO DE COMPRA ETAPA 3: LLAMADO Y RECEPCIN DE OFERTAS ETAPA 4: EVALUACIN DE OFERTAS

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ETAPA 5: ADJUDICACIN OFERTA 1. EJEMPLO ACTA DE ADJUDICACIN ETAPA 6: RECIBO DE PRODUCTO O SERVICIO ETAPA 7: SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LA COMPRA

ACTIVIDAD GRUPAL

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I. OBJETIVO DE LA CAPACITACIN

Entregar una visin amplia y general del proceso de Gestin de Abastecimiento presentando algunos aspectos claves que permitirn mejorar la gestin y transparencia en su accionar.

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II. QU ES GESTIN DE ABASTECIMIENTO?

Es la accin de buscar mejoras permanentes al realizar compras pblicas utilizando los recursos de que disponemos en forma eficaz y efectiva, con el propsito de conseguir aquellos bienes y servicios que necesita la institucin para su funcionamiento.

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INICIO
Depender del mecanismo decompra Definicin de requerimiento

III PROCESO DE III. ABASTECIMIENTO

Publicacinde Actayavisoa proveedor adjudicado Formalizacindela compra

Seleccin del mecanismo de compra Llamado y recepcin de ofertas

2
Elaboracin Basesde Licitacin

3
1. 2. 3. 4. Convenio Marco Licitacin Pblica Licitacin Privada Compra Directa Evaluacin de ofertas

4
Criteriosde evaluacin Adjudicacin oferta

5
Recibo R ib de d producto o servicio

FIN

Garanta ,servicio i i tcnicoy satisfaccincliente interno w w w. c h i l e c o m p r a . c l

Seguimiento y monitoreo de la compra

IV CMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS IV. DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO?

ETAPA 1

1. Hacer partcipe a quienes necesitan bienes o servicios claves en la organizacin.

Definicin de requerimiento

2. Apoyarse en expertos en la materia cuando sea necesario. 3. Especificar lo mejor posible lo que deseo comprar y para qu lo deseo. deseo 4. Realizar bases de Licitacin precisas y claras.

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IV. CMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO?
1. Definir qu mecanismo utilizaremos ETAPA 2

Seleccin del mecanismo de compra

1. Sistema pensado especialmente en compras habituales. habituales 2. La mayora de las adquisiciones debe realizarse por esta va. 3. El procedimiento entrega amplias garantas de eficacia, eficiencia y transparencia transparencia. 4. Segn la Ley es la primera opcin de compra.

1. Se utiliza cuando el bien o servicio no se encuentra en el catlogo electrnico 2. Es un llamado abierto. 3. Es la regla general segn la Ley cuando el bien no est en Convenio Marco.

1. Es un mecanismo excepcional contemplado en la ley. Art. 8 Ley de Compras Pblicas y art. 10 del reglamento. 2. En esta Li it i Licitacin concursan slo los proveedores invitados por la institucin.

1. Tambin es un 1 mecanismo excepcional contemplado en la ley. Art. 8 Ley de Compras Pblicas y art. 10 del reglamento. 2. Puede ser abierto cerrado o abierto, comprar directamente a un proveedor. 3. Importante f d muy bien fundar bi la resolucin de esta compra.

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IV. CMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO?
1. Los tiempos dependern del mecanismo de compra elegido. 2. Revisar q que las bases se ajusten j a lo solicitado. Llamado y recepcin de ofertas 3. Gestin con proveedores anterior al cierre de la compra (Ej. (Ej Contacto con proveedores. De esta forma llegarn ms ofertas). 4. V 4 Verificar ifi el l cumplimiento li i t de d todos t d los l hitos del proceso. 5. Extender el plazo de las bases en caso 5 de modificarlas.
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ETAPA 3

IV. CMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO?
ETAPA 4

1. Analizar si las ofertas se ajustan a lo solicitado, tanto en la forma como en el fondo.

Evaluacin de ofertas

2. Evaluar las ofertas slo segn los Criterios de Evaluacin establecidos en las Bases de Licitacin, creando un cuadro comparativo de las ofertas. 3. Hacer participar al usuario interno de la decisin de compra .

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IV. CMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO?
ETAPA 5 1. En esta etapa se cierra y decide a quien se comprar. 2. En esta etapa deben formalizarse los acuerdos de facturacin, garantas, pago, servicio tcnico, etc. 3. L 3 La adjudicacin dj di i debe d b ser documentada d t d y publicada oportunamente (Ver ejemplo letra A: Acta de Adjudicacin).

Adjudicacin oferta

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1. EJEMPLO ACTA DE ADJUDICACIN

PARTE I DATOS ASISTENTES Y NOMBRE DE LICITACIN
ACTA DE ADJUDICACIN ID N 1386-11079-LE08 Tipo de Reunin: Adjudicacin a Proveedores. Adquisicin N 138611079 LE08 ESTUDIO 11079-LE08 ESTUDIO DE MERCADO EN COMPRAS PBLICAS 03.04.2009

Fecha: H Hora: Lugar: Evaluadores

12 00 h 12:00 hrs Oficina 7 piso Jefe ChileCompra EducacinDCCP Viviana Vi iana Barrios Patricio Martnez Adolfo Muoz

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PARTE II CUADRO OFERTAS PRESENTADAS

Nombre Empresa RUT Producto Solicitado Descripcin del Producto Presenta Oferta (s o no) . Valor oferta (pesos chilenos) Aos Experiencia empresa en el rubro Porcentaje de Profesionales con Diplomado en Gestin de Abastecimiento EMPRESA A
79.989.8xx - 0

Estudiode Mercado

Estudio de mercado sobre la situacin de la empresas Santiago. pequeas en

SI

10.000.000.

10

60 %

EMPRESA B

45.44444.cc-k

Estudiode Mercado

Estudio de mercado sobre la situacin de la empresas Santiago. pequeas en

SI

8.000.000.-

15

30 %

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PARTE III CRITERIOS DE EVALUACIN

CRITERIOS 1. Precio

PONDERACION 40%

2. Experiencia en el rubro 3. Porcentaje de profesionales con Diplomado en Gestin de Abastecimiento

30% 30%

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CRITERIO 1: Precio 40 %
Precio Precio mnimo ofertado Segundo S d precio mnimo ofertado Restode precios mnimos ofertados Puntos 100 puntos

CRITERIO 2: Experiencia en el rubro 30 %

Tramos Entre 01 y hasta 05 aos Entre 06 y hasta 10 50 puntos Tramos 70 puntos Entre80y100% Entre50y79% Entre20y49% Entre0y19% Puntos 100 80 40 10 Puntos 35 puntos

CRITERIO 3: Porcentaje de profesionales con Diplomado en Gestin de Abastecimiento 30 %

80 puntos

aos Entre 11 y hasta 15 aos

20 puntos

Ms de 15 aos No informa

100 puntos 0 puntos

PARTE IV: PROCESO DE EVALUACIN. CUADRO PONDERACIN OFERTAS PRESENTADAS

Nombre Empresa Valor Oferta (pesos chilenos) Aos experiencia en el rubro % de profesionales con Diplomado en Gestin de Abastecimiento Puntos asignados: Valor oferta (pesos chilenos) Puntos asignados: Aos experiencia en el rubro Puntos asignados: % de profesionales con Diplomado en Gestin de Abastecimiento 80 x 30% 40 x 30% Total puntaje:

EMPRESA A EMPRESA B

10.000.000.8.000.000.-

10 15

60 % 30 %

80 x 40% 100 x 40%

50 x 30% 70 x30%

79 pts. 65 pts.

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PARTE V: CONCLUSIN Y ADJUDICACIN Conforme a lo anterior, se concluye que de las ofertas evaluadas la oferta presenta por EMPRESA A obtiene el mayor puntaje ponderado, ponderado cumpliendo por tanto con los requisitos para su adjudicacin.

Firmas de responsables del proceso

VivianaBarrios

PatricioMartnez

AdolfoMuoz

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IV. CMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO?
ETAPA 6 1. Recibo del bien o servicio segn lo acordado en las Bases de Licitacin. 2. Recordar colocar en las bases no slo la 2 necesidad de compra, sino instalacin, soporte y servicio post venta, segn el producto adquirido. 3. Pago a 30 das seguidos desde la recepcin conforme del producto. Recordar que existe un tiempo antes de aceptar la factura y la compra, en el cual se debe revisar muy bien que el producto que p q se solicit sea el que q se requiri q en las Bases de Licitacin.
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Recibo de producto o servicio

IV. CMO GESTIONO DE MEJOR MANERA LAS 7 ETAPAS DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO?
ETAPA 7 1. Evaluacin de los proveedores ( (Ej: j cumplimiento en la entrega, calidad del producto, servicio post venta, etc). 2. Revisar peridicamente las fechas de trmino 2 y renovacin de contratos. Seguimiento y monitoreo de la compra 3. 3 Tener claro los mecanismos de garantas establecidos en las Bases de Licitacin durante el tiempo que dure el contrato y hacerlos efectivos. 4. Ordenar y tabular la informacin relevante para futuras compras.

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ACTIVIDAD GRUPAL
EN UNA HOJA ESCRIBIENDO EL NOMBRE DE LOS INTEGRANTES Y LA INSTITUCIN EN LA CUAL TRABAJA, INDIQUE LA ETAPA DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRA EN LA CUAL USTED TIENE MAYORES PROBLEMAS, Y EXPLIQUE QU PROBLEMA. CONVERSE CON SU GRUPO DE TRABAJO Y ESCRIBA LA MEJOR EXPERIENCIA.

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