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Direccin General de Desarrollo Administrativo de la SECOG

Secretara de la Contralora General

MANUAL PARA LA CONSTRUCCIN E IMPLANTACIN DE INDICADORES PARA LA EVALUACIN Y CONTROL DE LA ADMINISTRACIN ESTATAL 2004-2009

Direccin General de Desarrollo Administrativo Hermosillo, Sonora, Septiembre de 2004.


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CONTENIDO I. Introduccin II. El Control como parte del proceso administrativo III. El Sistema de Medicin III.1 Utilidad del Sistema de Medicin

III.2. Problemas en la Medicin III.3. Seleccin de forma y puntos de medicin de los indicadores. III.4. Medicin de resultados y comparacin con objetivos IV Indicadores IV.1. Objetivos de los Indicadores IV.2. Tipos de Indicadores IV.3. Dimensiones a cubrir por los indicadores IV.4. Cualidades de los indicadores V. Efectividad de Indicadores y establecimiento de metas. V.1 Establecimiento de Metas VI. Proceso para definicin de indicadores VII. Sistema Estatal de Indicadores VII. Cdula de Indicador

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Queremos construir un gobierno gil y eficiente, cuya fuerza se determine por su capacidad para atender con calidad las demandas de la gente, no en funcin de la burocracia.
EBC, Plan Estatal de Desarrollo 2004-2009

I. Introduccin Independientemente del grado de complejidad de cualquier organizacin siendo esta pblica privada, para tener mayor probabilidad de xito (ganancias, satisfaccin por parte de los clientes, expansin, elevar la calidad de vida de la comunidad, etc.), es necesario planear. La planeacin se concibe como un proceso cotidiano e inherente al ser humano que se hace complejo en la medida en que la organizacin crece y por lo tanto contiene un nmero mayor de elementos que deben articularse de manera funcional y eficiente para lograr un fin especfico. Mientras mejor definidos estn los elementos de la Planeacin, los encargados de ejecutarla comprenden ms fcilmente como llevar a la prctica lo planeado con anterioridad. La planeacin estratgica es hasta ahora la manera ms efectiva de cumplir con la visin y misin que se han establecido para la organizacin, mediante sta se analiza la situacin actual y lo que se espera para el futuro, se definen metas organizacionales, estrategias y polticas para lograr esas metas, y se desarrollan planes detallados para asegurar la implantacin de las estrategias y as obtener los fines buscados, este es un proceso complejo que requiere de un enfoque sistemtico para identificar y analizar factores externos a la organizacin y confrontarlos con las capacidades de la empresa. Un sistema de planeacin estratgica formal une tres tipos de planes fundamentales, que en el mbito gubernamental se traducen en los siguientes: Plan Estatal de Desarrollo, programas de mediano plazo y programas operativos anuales. A medida que la planeacin se va ejecutando a travs del proceso administrativo, la Organizacin requiere la utilizacin de elementos de control y evaluacin los cuales conforman su Sistema de Medicin, el cual debe establecerse como parte de la misma planeacin y cuya correcta utilizacin

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permite medir el grado de cumplimiento y en caso de existir variaciones, realizar las acciones necesarias para poder cumplir con los objetivos; adems de efectuar un anlisis de las causas de las variaciones y utilizar los resultados como elementos de la planeacin del siguiente periodo. Los indicadores como parte medular del Sistema de Medicin de la Organizacin, han demostrado ser una herramienta efectiva en apoyo a la toma de decisiones de mejora para el cumplimiento de los objetivos estratgicos. La Secretara de la Contralora General en apego a las estrategias establecidas en el Plan Estatal de Desarrollo emite el presente documento el cual tiene como fin proporcionar la base para un Sistema Estatal de Indicadores, que ayude a consolidar un Sistema Estatal de Medicin y Evaluacin, para impulsar un Gobierno Estatal orientado a resultados.

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II. El Control como parte del proceso administrativo Para lograr su misin y visin dependencias y entidades requieren desarrollar el proceso administrativo, el cual consiste en planeacin, organizacin, direccin y control. Para los fines de este documento dirigiremos nuestra atencin al control, el cual permite a la organizacin aumentar la probabilidad de alcanzar sus objetivos a travs de una serie de procesos acciones que inician en la planeacin y que cubren todas las actividades de la misma. CICLO DE CONTROL
PLANEACIN

MISIN VISIN OBJETIVOS ESTRATEGIAS PROGRAMAS, PROYECTOS Y PRESUPUESTOS ORGANIZACIN

1. SISTEMA DE MEDICIN
(Determinacin e implantacin de indicadores))

DIRECCIN

2. MEDICIN DE RESULTADOS
(Uso de Indicadores)
3. COMPARACIN DE RESULTADOS CON OBJETIVOS. 4. ANLISIS DE CAUSAS DE LAS VARIACIONES. 5. IDENTIFICACION Y EVALUACION DE OPCIONES. 6. TOMA DE DECISIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS

CONTROL

7. EVALUACIN DE RETROALIMENTACIN

ACCIONES

IMPLANTADAS

Los indicadores deben definirse como parte de la planeacin de la organizacin, su correcta elaboracin, implementacin y uso brindan la informacin necesaria para realizar las acciones correctivas y establecer planes en base a la mejora continua.

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III. El Sistema de Medicin El Sistema de Medicin se define como: El establecimiento de los criterios de evaluacin que sirven de base para vigilar el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos y su materializacin en indicadores, as como de los mecanismos para registrar, capturar, sumarizar y presentar la informacin sobre los resultados obtenidos, en forma comparativa con dichos indicadores. En el Diseo del Sistema de Medicin deben considerarse: Criterios de Evaluacin (materializados en indicadores) que sirven de base para vigilar el cumplimiento de objetivos y metas. Mecanismos para registrar, capturar, sumarizar y presentar la informacin sobre los resultados obtenidos. Frecuentemente al hablar de Sistemas de Medicin y sobre todo de indicadores es comn utilizar el trmino variable, por lo que resulta conveniente definirlo. Variable es la magnitud que pueden tomar distintos valores dentro de un conjunto. Ejemplo Variables Edad Precio Sexo Escolaridad Valores 1,10,15,27,55,etc. $50, $2,000, $23,000, etc. Femenino, Masculino. Primaria, secundaria, preparatoria, universidad, etc.

Las variables antes descritas reciben el nombre de variables de estado, las cuales representan circunstancias o situaciones externas al individuo y fciles de medir y cuantificar, son las que ms se utilizan en los indicadores. Existen otro tipo de variables que se enfocan a aspectos cualitativos como actitudes, caractersticas de la personalidad, grados de satisfaccin del servicio, intenciones, etc., en este caso la herramienta de medicin debe ser diseada y utilizada con sumo cuidado, a fin de que la informacin obtenida tenga el mayor grado de veracidad posible.

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Plan Estatal de Desarrollo Misin y Visin Programas de Mediano Plazo Programas Operativos Anuales (Procesos, Subprocesos y Proyectos) Indicadores

PLANEACIN

Sistema de Medicin Indicadores

REAL
Insumos Recursos financieros, humanos, materiales, tecnolgicos y de comunicacin, etc.

OPERACIN

Salidas Informacin, productos, servicios pblicos, trmites, etc.

RETROALIMENTACIN

III.1 Utilidad del Sistema de Medicin Disponer de informacin vlida, confiable, oportuna y permanentemente actualizada para la toma de decisiones. Permita la evaluacin del grado de cumplimiento del Gobierno Estatal en la ejecucin de sus planes a los 3 niveles (Plan Estatal de Desarrollo, Programas de Mediano Plazo y Programas Operativos Anuales) y con otras instancias. Permite la mejora continua, mediante el anlisis, toma de acciones correctivas y preventivas y retroalimentacin a la etapa de planeacin.

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III.2. Problemas en la Medicin La medicin es ms exacta cuando se trata de cuestiones fsicas (edades, egresos, saldos de cuentas contables), que en aspectos sociales (satisfaccin, actitudes, calidad). Cuando se utilizan mediciones estadsticas (total de la poblacin) muestreo (parte de la poblacin) pueden presentarse errores que ocasionan falta de veracidad y confiabilidad de las mediciones, mismos que se clasifican en los siguientes tipos: De diseo: Inclusin exclusin de operaciones. Duplicidad de registro

De equipo: Fallas en los equipos de medicin, de captura de proceso de datos que provoquen errores consistentes (sesgos) en el proceso de medicin. De operacin Fallas intencionales (manipulacin de datos) no (falta de capacitacin y supervisin, ambigedades en la interpretacin) que provoquen inconsistencias en el proceso de registro, transmisin, sumarizacin, clasificacin y presentacin de datos. Del entrevistado: Derivado de sus caractersticas estables, tales como personalidad, clase socioeconmica, ocupacin, estatus y grupo tnico y de otras caractersticas como humor, fatiga, prisa, deseo de impresionar, tamao del cuestionario, etc. Del procedimiento de medicin: Comprende tanto del diseo del plan, como de los instrumentos para reunir los datos. Ejemplos: Mtodo de entrevista inadecuado. Ambigedad, dificultad y/o direccionalidad de las preguntas. Falta de habilidad del encuestado. Falta de espacio para las respuestas.

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Edad, sexo, personalidad, aspecto y expresiones del entrevistador Interpretacin ambigua errnea de los datos.

Del medio ambiente de la medicin Se refiere a la ausencia presencia de otras personas, temperatura ambiente, ruido, etc.

III.3. Seleccin de forma y puntos de medicin de los indicadores. En la definicin del sistema de medicin, la seleccin de forma y puntos de medicin es la base de la efectividad y eficiencia del control de operaciones, por lo que se recomienda utilizar los siguientes criterios: En la decisin sobre la forma de medicin Que se incorporen a la operacin, para minimizar su costo y acelerar su obtencin. Que se determinen si es posible directamente de las operaciones sin que se requieran procesos posteriores. Que se evale la relacin costo- beneficio de su obtencin.

De la seleccin de los puntos de medicin: Midan solo aspectos crticos, para evitar la generacin de datos, controles y costos excesivos. Sean congruentes con los objetivos. Evalen su grado de cumplimiento y sus desviaciones crticas. Impacten positivamente en la conducta. Tengan el menor costo posible Sean aceptados por quienes los manejaran. Sean revisados peridicamente. Sean flexibles, entre otros.

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III.4. Medicin de resultados y comparacin con objetivos Comprende la medicin de la ejecucin, su registro y captura y comparacin de resultados con objetivos. Dicho proceso debe incluir controles que aseguren la validez y confiabilidad de los datos, tales como limites superiores e inferiores, que impidan el registro de datos fuera de rango considerado como normal o bien que se reporten para su anlisis. As mismo debe establecerse un calendario fijo para la periodicidad de la recoleccin (diaria, semanal, mensual, etc.), la cual depende de: Dificultad y costo de la informacin. Necesidad de monitoreo de las operaciones resultados.

Es importante que se monitoree el resultado proporcionado por los indicadores contra los objetivos establecidos a fin de determinar la magnitud, ubicacin y responsables de las variaciones, a efecto de proceder de inmediato a su anlisis. Esta informacin debe quedar documentada, para lo cual se propone la utilizacin del formato siguiente: Indicador Meta Real Responsable Acciones a realizar Proporcionar medios de transportacin por parte del responsable de otorgar la capacitacin. Darle el carcter de obligatorio mediante el establecimiento de una sancin. Entre otras Fecha de correccin

Personal capacitado

100%

50%

IV Indicadores Concepto de Indicador Es un instrumento de medicin de variables representadas por cifras que sealan aspectos significativos de un fenmeno. En las entidades tanto pblicas como privadas, el indicador esta relacionado con la estructura, procesos, resultado e impacto de sus acciones y representa el mecanismo idneo para que a travs de su medicin se vigile su adecuada administracin

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El indicador se representa a travs de diversas opciones como: Porcentajes, Promedios razones a una fecha o por un periodo aumentos disminuciones, entre otros.

Adicionalmente a las anteriores opciones y con el propsito de impactar visiblemente, se utilizan medios tales como: Grfica de barras. Grfica de pasteles, entre otras.

IV.1 Objetivo de los Indicadores Evaluar el desempeo del Gobierno Estatal, y en particular de cada dependencia y entidad, unidad administrativa y rea, respecto al cumplimiento de sus objetivos. Mecanismo de auto-control para el Gobierno Estatal y organismos que lo conforman. Herramienta que facilita la rendicin de cuentas ante la comunidad. Promueven una cultura de evaluacin en base a resultados. Mejoran el proceso de planeacin y presupuestacin. Su adecuado diseo, aplicacin y difusin motivan al personal.

IV.2. Tipos de Indicadores 1) Indicadores de impacto: Concepto Nos proporcionan una evaluacin sobre la actuacin del Gobierno Estatal en su conjunto, es decir, nos dicen el avance que se ha logrado en el cumplimiento de los grandes objetivos tales como: educacin, salud, empleo, vivienda, desarrollo econmico, justicia, etc. Caractersticas Dirigidos a niveles de alta responsabilidad. Deben de referirse al logro de objetivos estratgicos. Requieren de un esfuerzo mayor para la recoleccin de la informacin que lo conforma.

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Utilidad Se utilizan para brindar apoyo en la toma de decisiones con alta repercusin en la operacin gubernamental. Brindan una visin general de la actuacin del Gobierno y de su percepcin ante la ciudadana. Son los que principalmente se utilizan para realizar investigacin referencial a nivel regional, nacional e internacional.

Ejemplo Objetivo Indicador Forma de clculo No. de personas mayores de 15 aos que no saben leer ni escribir. Poblacin total del mismo grupo de edad.

Reducir la tasa de analfabetismo en un 2%

Tasa de analfabetismo

2) Indicadores de resultados: Concepto Nos proporcionan informacin sobre el grado en que se da cumplimiento a los objetivos y estrategias planteadas en los Programas de Mediano Plazo por las Dependencias y Entidades del Gobierno Estatal y dems instancias participantes. Caractersticas Dirigidos a titulares de dependencias y entidades, as como a los responsables de coordinar la planeacin al interior de estas. Deben proveer informacin sobre el logro de objetivos y estrategias de los Planes de Mediano Plazo en los que participa la dependencia o entidad.

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Utilidad Proveen la base de referencia para precisar la coordinacin interinstitucional y de los distintos niveles de gobierno Determinan la planeacin a corto plazo, es decir, la programacin anual. Se utilizan para la toma de decisiones dentro de cada dependencia y entidad, cuidando que los objetivos a los que atiendan se conjuguen para dar cumplimiento a los objetivos estratgicos del Gobierno Estatal. Proporcionan informacin sobre el cumplimiento de las principales funciones de la Dependencia o Entidad. Ejemplo Objetivo Establecer los centros que permitan incorporarse a la poblacin analfabeta a los servicios de educacin para adultos en sus comunidades de residencia. 3) Indicadores de producto (procesos y proyectos): Evalan la eficacia, eficiencia y calidad de las acciones reflejadas en el Programa Operativo Anual de cada unidad administrativa de las Dependencias y Entidades del Gobierno Estatal. Con estos indicadores se evalan tambin los servicios pblicos, de acuerdo a los estndares previamente definidos, ya que un servicio es en s un proceso subproceso que realiza la dependencia entidad. Caractersticas Dirigidos a los responsables de la programacin y seguimiento de la operacin de las unidades administrativas Centros de educacin para adultos No. Centros de educacin para adultos establecidos No. Comunidades con poblacin analfabeta Indicador Forma de clculo

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Su definicin parte del propsito u objetivo de cada proceso, subproceso proyecto. La recoleccin de la informacin que lo conforman se obtiene generalmente del personal operativo de la Dependencia Entidad de los usuarios en caso de tratarse de un servicio.

Utilidad Se utilizan para la toma de decisiones dentro de cada dependencia y entidad, cuidando que los objetivos a los que atiendan se conjuguen para dar cumplimiento a objetivos estratgicos y de mediano plazo del Gobierno Estatal. Proporcionan informacin sobre el cumplimiento de la carga de trabajo por cada rea; y grado de satisfaccin del usuario en caso de tratarse de un servicio. A travs de estos y de sus metas se establecen las bases para determinar presupuestos por rea. El anlisis de sus resultados y causas de variaciones contribuyen a mejorar los procedimientos de trabajo. Permiten realizar el comparativo entre la eficacia (grado de cumplimiento de las metas) y los recursos asignados para el mismo. Ejemplo Objetivo Reclutar a los instructores que impartirn 1 las clases en los centros de educacin para adultos. Indicador Reclutamiento de instructores de los centros de educacin para adultos Inscripcin educacin para adultos Forma de clculo No. de instructores requeridos para los Centros de educacin para adultos establecidos No. de instructores reclutados No. de adultos inscritos No. de adultos con necesidades de educacin

Obtener la inscripcin de personas adultas con necesidades de educacin

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IV.3 Dimensiones a evaluar mediante los indicadores Las dimensiones a evaluar en la medida de lo posible y de acuerdo con las caractersticas de los indicadores son: a) Impacto: Se valora el cumplimiento de los objetivos y prioridades estatales, permitiendo cuantificar valores de tipo poltico y econmico. b) Cobertura: Mide el alcance de los beneficios en relacin con el universo potencial de usuarios. c) Eficiencia: Cuantifica los costos unitarios y la productividad, para estar en posibilidades de evaluar la racionalidad en el uso de los recursos financieros, materiales as como el rea de personal. d) Calidad: Expresan en qu medida los servicios o productos, satisfacen las necesidades y expectativas de los usuario. e) Alineacin de recursos: Refleja la congruencia entre recursos aprobados y suministrados (cantidad y oportunidad). Este indicador tiene que ver con las reas que controlan la asignacin de recursos.
INDICADORES Indicadores de impacto DIMENSIONES Impacto Cobertura Eficiencia Calidad Alineacin de recursos Indicadores de resultados Cobertura Eficiencia Calidad Alineacin de recursos Impacto Indicadores de producto (procesos y proyectos)

Eficiencia Calidad

Alineacin de recursos
Impacto Cobertura Pgina 15 de 35

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Nota: Como se puede ver en el esquema anterior cada uno de los tipos de indicadores esta dirigido en mayor grado a una dimensin; sin embargo un indicador no es exclusivo de una dimensin, ya que por ejemplo habr ocasiones en que un indicador de impacto medir la forma en que un proceso impacta a sus usuarios; por ejemplo al evaluar la percepcin de los usuarios sobre la calidad en la prestacin de algn servicio pblico. IV.4 Cualidades de los indicadores Para que sean tiles los indicadores es necesario que, adems de satisfacer las necesidades de la entidad y del usuario, renan diversas cualidades, las cuales se han agrupado en los ttulos siguientes: 1. Coherencia y relevancia 2. Integridad 3. Validez y confiabilidad. 4. Homogeneidad y comparabilidad. 5. Oportunidad y accesibilidad. 6. Economa y sencillez. 1. Coherencia y relevancia Coherencia: Se refiere a la relacin lgica entre la misin, visin, objetivos estratgicos, objetivos de mediano plazo, objetivos operativos, factores crticos de xito, metas e indicadores, de tal manera que estos ltimos representan adecuadamente la razn de ser y objetivos bsicos de la entidad. Relevancia: Se refiere a determinar indicadores con base en objetivos que se relacionen con la funcin principal de cada rea, unidad administrativa, dependencia entidad y Gobierno Estatal, evitando que arrojen informacin innecesaria, por lo anterior conviene limitar su cantidad en cada nivel organizacional a los que sean significativos.

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2. Integridad: Los indicadores adems de ser coherentes, deben formar un conjunto homogneo que permita identificar las relaciones entre unos y otros a distintos niveles de desagregacin. Para lo anterior es necesario utilizar indicadores clave, los cuales a su vez se integren por otros indicadores de segundo orden o desglosados, que facilitan la comprensin del primero a travs de su desglose en sus elementos constitutivos. Un ejemplo e desagregacin de un indicador por conceptos se puede representar mediante la grfica de Ishikawa como sigue:
Acceso a servicios de salud Calidad de vida Acceso a la educacin Disposicin de servicios pblicos

Vivienda

Nivel de ingresos

Estado de derecho

3. Validez y confiabilidad Validez: Cuando mide lo que est destinado a medir, es decir que estn libres de errores desde su diseo sistemticos tambin denominados sesgos, para lo cual se deben atender a lo siguiente: Definir lo mejor posible las variables sujetas a estudio. Incluir los mayores elementos posibles para abarcar las dimensiones identificadas. Evaluar el grado de representatividad de los elementos utilizados en la medicin. Confiabilidad: Cuando sus mediciones estn libres de errores no sistemticos (derivados de la falta o inadecuacin de la capacitacin, fraude conducta maliciosa).

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4. Homogeneidad y comparabilidad Homogeneidad: Sus valores deben ser los mismos y tener el mismo significado para todos los responsables, lo que implica: Definicin nica y aceptada por todos los usuarios Mecnica de captura y acumulacin de datos estandarizada y consistente, entre otros. Comparabilidad En la definicin de la meta y consecuentemente del indicador, es necesario que se consideren todos los antecedentes que pueden influir en la determinacin de los indicadores tales como: Resultados anteriores Resultados de otras unidades y terceros (competencia) Recursos asignados y sus caractersticas Cambio en tecnologa, mercado y en general en el entorno (participacin en el mercado). Planes y objetivos generales. Pronsticos de mercado.

Adems para la determinacin de indicadores se debe considerar, los criterios utilizados por terceros en similares indicadores, con el propsito de que se puedan realizar comparaciones entre estos. 5. Oportunidad y accesibilidad Oportunidad Su periodicidad (diaria, semanal, mensual, trimestral, anual, etc.) as como la fecha de emisin, debe atender a la necesidad de toma de decisiones, as como a la importancia y urgencia de los asuntos que se manejen.

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Accesibilidad Deben estar disponibles, de ser posible en tiempo real por todos los niveles y funciones responsables de la operacin y por quienes se vean afectados por la misma, as como por los clientes del servicio y producto. Los resultados de los indicadores deben de estar disponibles en primer trmino a quienes manejan la operacin, para su control y beneficio. 6. Economa y Sencillez Economa: Debe optimizarse el tiempo y costo de obtencin de datos, clculo, distribucin, anlisis de variacin, etc. En todo caso debe seguirse la regla del costo-beneficio, independientemente de que se optimice su captura y distribucin mediante el uso de tecnologas disponibles y adecuadas. Sencillez Deben ser de formato fijo, entendibles por las personas que los utilicen y por cualquier otra que tenga conocimientos bsicos de administracin y de la operacin. V. Efectividad de Indicadores y establecimiento de metas. Para optimizar la utilizacin de los indicadores, estos deben: Integrarse en un Sistema de Indicadores el cual funcione correctamente mediante el cabal cumplimiento de sus etapas: diagnstico, diseo, implantacin, seguimiento. Estar relacionados directamente con los objetivos que se pretenden lograr, es decir, que midan lo que realmente se quiere medir. Integrarse a la operacin cotidiana de la Dependencia Entidad. Que su obtencin sea sencilla en relacin a la utilidad de la informacin que arrojan. Enmarcarse en el proceso de medicin y control, a saber: Sistema de Medicin. Medicin de resultados y comparacin con objetivos. Anlisis de causas de variaciones. Identificacin y evaluacin de opciones.

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Toma de decisiones y accin correctiva. Seguimiento, evaluacin y retroalimentacin. Estar directamente relacionados con una meta.

V.1 Establecimiento de Metas Las metas se describen como el porcentaje de xitos a alcanzar del estndar, o dicho de otra forma el grado en que se planea el cumplimiento del estndar en un determinado periodo. Las fuentes ms comunes para la determinacin de estndares son: Requerimientos de la dependencia entidad. Investigacin referencial. Resultados histricos. Prcticas de las industrias. Publicaciones internacionales. Directivas de la administracin. Manuales e instructivos de operacin. Especificaciones del producto, entre otros.

Una vez determinado el estndar se establece la meta. Ejemplo Indicador Forma de clculo No. de personas mayores de 15 aos que no saben leer ni escribir. Poblacin total del mismo grupo de edad. No. Centros de educacin para adultos establecidos No. Comunidades con poblacin analfabeta 85% 2% Meta

Tasa de analfabetismo

Centros de educacin para adultos

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Indicador Reclutamiento de instructores de los centros de educacin para adultos Inscripcin educacin para adultos

Forma de clculo No. de instructores reclutados No. de instructores requeridos para los Centros de educacin establecidos para adultos No. de adultos inscritos No. de adultos con necesidades de educacin

Meta

100%

100%

Adems de estar relacionada con el estndar, la cuantificacin de la meta esta determinada por: La capacidad de la Organizacin. La programacin para el cumplimiento de la meta; es decir, en ocasiones la meta se fijar por debajo del estndar para ser cumplida parcialmente, hasta no contar con los elementos necesarios que le permitan llegar a el. Las caractersticas inherentes a la sociedad donde se utilizan los indicadores, entre otros.

VI. Proceso para definicin de indicadores Antes de describir el proceso para la definicin de indicadores, resulta necesario familiarizarnos con el siguiente concepto: Factores crticos de xito: Se refiere a los eventos que sirven para considerar que se ha tenido xito, es decir que se ha logrado el objetivo, en toda la entidad bien en sus programas, funciones proyectos. 1. Identificar los objetivos claramente, en cualquier nivel que estos se ubiquen. Estratgicos: Se determinan a partir de la misin y visin del Gobierno Estatal, son los objetivos plasmados en el Plan Estatal de Desarrollo, y atienden las grandes necesidades de la sociedad, tales como: educacin, salud, empleo, vivienda, desarrollo econmico, justicia, entre otras.

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De Mediano Plazo: Se derivan de la desagregacin de los objetivos planteados en el Plan Estatal de Desarrollo y reflejados en los Programas de Mediano Plazo como objetivos generales. Son los objetivos que cada Dependencia y Entidad del Gobierno Estatal establece con base en su funcin principal. Operativos: Son aquello que se logran al llevar a cabo los procesos y subprocesos, as como los proyectos reflejados en los POAs de cada Unidad Administrativa. La redaccin de los objetivos debe comenzar con un verbo en infinitivo.

Plan Estatal de Desarrollo Objetivos Estratgicos Indicadores de Impacto

Programas de Mediano Plazo Objetivos de Mediano Plazo Indicadores de Resultados Programas Operativos Anuales Objetivos Operativos Indicadores de Producto (procesos y proyectos) Estratgicos de Mediano Objetivos Plazo Operativos Reinventar la funcin Pblica. Promover la implementacin de la gestin de calidad y mejora continua en la Administracin Estatal.* Integrar y coordinar la operacin de crculos de calidad en dependencias y entidades.

Ejemplo

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Direccin General de Desarrollo Administrativo de la SECOG *En la tabla solo se muestra un objetivo de mediano plazo, sin embargo del objetivo estratgico se desprenden varios objetivos de mediano plazo, al igual que del objetivo de mediano plazo se desprenden varios operativos.

2. Definir los factores crticos de xito Los factores crticos de xito definen los resultados que se deben obtener para considerar que se ha tenido xito en el objetivo planteado. Estos resultados se identifican contestando a la pregunta: Qu cosas deben ocurrir como resultado para considerar que se ha tenido xito en el logro del objetivo? Esta pregunta no se refiere a lo que se tiene que hacer para lograr el resultado, sino a los resultados mismos que deben ocurrir para considerar que se ha tenido xito en el logro del objetivo. Una forma de validar los factores crticos de xito es cuestionando: Si pueden alcanzarse los objetivos sin cumplir los factores crticos de xito. Si al cumplir con los factores crticos de xito se pueden alcanzar los objetivos. Con los factores crticos de xito se busca identificar los aspectos vitales y ms importantes, que puedan definir el xito para cada objetivo, de tal forma que se mida lo verdaderamente esencial, de su determinacin acertada o no, depender la utilidad del indicador. Para encontrar los factores crticos de xito se deben considerar lo siguiente: El punto de vista de los involucrados en el desarrollo de las funciones para el logro de objetivo. El punto de vista de los beneficiarios.

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Ejemplo Objetivo de Mediano Plazo Factores crticos de xito Que los procesos de dependencias y entidades estn constituidos en un Sistema Integral de Procesos el cual opere bajo un enfoque de calidad. Que dependencias y entidades apliquen la reingeniera en sus procesos. Promover la implementacin de la gestin de calidad y mejora continua en la Administracin Estatal. Que se implementen en dependencias y entidades programas de formacin en temas de calidad, excelencia, innovacin y mejora continua Que dependencias y entidades elaboren programas de formacin en temas de calidad, excelencia, innovacin y mejora continua Que dependencias y entidades operen bajo el Sistema de Gestin para la Calidad Sonora El factor crtico Que dependencias y entidades elaboren programas de formacin en temas de calidad, excelencia, innovacin y mejora continua ha sido eliminado ya que es una actividad necesaria para cumplir con el objetivo pero no es un resultado del mismo. 3. Definir la relacin de variables que midan de la mejor manera el factor crtico de xito. En este paso se establecen los indicadores, tanto su formula de clculo, como su nombre.

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Continuando con el ejemplo anterior:

Factores crticos de xito Que los procesos de dependencias y entidades estn constituidos en un Sistema Integral de Procesos calidad. Que dependencias y entidades apliquen la reingeniera en sus procesos. Que se implementen en dependencias y entidades programas de formacin en temas de calidad, excelencia, innovacin y mejora continua. el cual opere bajo un enfoque de

Formula de clculo No. de procesos de dependencias y entidades constituidos en el Sistema Integral de Procesos No. total de procesos de dependencias y entidades. No. de procesos de dependencias y entidades resultado de reingeniera No. total de procesos de dependencias y entidades. No. de servidores pblicos capacitados No. total servidores pblicos.

Nombre del indicador Procesos constituidos en el SIP

Procesos de reingeniera

Formacin para la Calidad Formacin para

No. de tpicos cubiertos No. de tpicos programados

la Calidad (tpicos)

No. de dependencias y entidades que Que Dependencias y Entidades operan bajo el Sistema de Gestin para la Calidad Sonora No. total de de dependencias y entidades de la APE.

Cobertura del Sistema de Gestin Calidad Sonora en la Administracin Pblica Estatal.

operen bajo el Sistema de Gestin para la Calidad Sonora.

Nota: La medicin de un factor crtico de xito puede requerir establecer ms de un indicador segn sea el caso.

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4. Establecer metas para los indicadores Las metas describen el valor numrico para cada indicador y se establecen en funcin de los objetivos a lograr. Como se mencion anteriormente, al establecer las metas de los indicadores es muy til identificar el estndar, es decir lo que es normalmente aceptado y considerado como correcto para otros estados, pases desarrollados por instituciones lderes en la materia; la organizacin podr fijar la meta del indicador abajo arriba del estndar segn sus necesidades, capacidad, expectativas de los usuarios, entre otros. Sin embargo es recomendable que la organizacin desarrolle un programa el cual le permita llegar al estndar. En ocasiones el indicador es exclusivo de la organizacin por lo que no se puede obtener informacin sobre el estndar normalmente aceptado para el mismo, por lo que la meta se basar en un anlisis sobre el nivel de logro requerido por la organizacin. Ejemplo Indicador Procesos constituidos en el SIP Procesos sujetos a reingeniera Formacin para la Calidad Nivel actual 0% 20% 20% Meta 50% 70% 70%

Formacin para la Calidad (tpicos)

20%

100%

Cobertura del Sistema de Gestin Calidad Sonora en la Administracin Pblica Estatal. 0% 80%

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5. Implantacin de Indicadores La implantacin de cada indicador requiere un proceso que comprende las siguientes etapas:
VALIDACIN Utilidad del Indicador Grado en que refleja la visin, objetivos estratgicos y metas de la entidad Informacin requerida Fuentes de informacin: disponible no disponible Forma de generacin Validacin Asignacin de responsables

REQUERIMIENTO DE INFORMACIN

OBTENCIN DE INFORMACIN NO DISPONIBLE

PRUEBA PILOTO

Validacin de: Proceso de determinacin Factibilidad de anlisis de desviaciones Utilidad general del Indicador Restriccin a una o dos unidades por cada variable importante para facilitar el monitoreo y correccin del sistema

IMPLANTACIN

Elaboracin de instructivos Capacitacin Pruebas de aceptacin Liberacin para su uso

DIFUSIN

6. Medicin y monitoreo sistemtico La informacin que arrojan los indicadores es til cuando se puede ir comparando a lo largo del tiempo. Por esto, es necesario tener un sistema de medicin y monitoreo sistemtico en donde peridicamente se revisan los resultados obtenidos por medio de los indicadores.

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Este sistema debe incluir el establecimiento de una fuente oficial de informacin, formatos de registro de datos, el periodo adecuado de medicin para la toma de decisiones, las personas responsables de calcular los indicadores y el responsable de recabar esta informacin a fin de turnarla para su validacin y reporte. VII. Sistema Estatal de Indicadores A partir de esta definicin, un sistema de indicadores puede ser definido como el conjunto coherente de indicadores combinados o no, de acuerdo a un sistema de variables y categoras que representan la gestin o funcionamiento de una unidad de anlisis, respecto de una funcin determinada, por ejemplo, docencia, investigacin, extensin o servicio institucional. En el caso de la Administracin Estatal se propone crear el Sistema Estatal de Indicadores S.E.I. constituido por indicadores que correspondan a las 3 categoras antes mencionadas, las cuales se encuentran estrechamente ligadas con el nivel de planeacin al que pertenecen, tal como se indica en la siguiente grafica: Los indicadores como parte fundamental del Sistema Estatal de Planeacin

Sistema Estatal de Planeacin

Sistema Estatal de Indicadores


Del PED se desprenden los objetivos estratgicos, para los cuales deben establecerse criterios de evaluacin y con base en ellos se construyen Indicadores. Estos indicadores permitirn evaluar la ejecucin del PED Indicadores de Impacto. (Aprox. 250) En los PMP se desagregan los objetivos en estrategias, para las cuales se construyen Indicadores que se refieren preferentemente al cumplimiento de los objetivos y obtencin de resultados. Indicadores de Resultados (Aprox. 1,000)

PLAN ESTATAL DE DESARROLLO 2004-2009

PROGRAMAS DE MEDIANO PLAZO

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En los POA se desagregan los objetivos en procesos y proyectos, para los cuales se construyen Indicadores que se refieren cumplimiento de tareas Indicadores de Producto (procesos y proyectos) (Aprox. 2,500)

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PROGRAMAS OPERATIVOS ANUALES

El Sistema Estatal de Indicadores (S.E.I.) esta conformado por indicadores que nos muestran el impacto de la ejecucin del Plan Estatal de Desarrollo (P.E.D) y otros destinados al control de las operaciones de cada unidad administrativa, como a continuacin se indica: El nmero total de indicadores del S.E.I. pareciera muy grande, sin embargo su uso tiene fines especficos, esto es para conocer el impacto de la ejecucin del PED se contar con un mximo de 250 indicadores y para dirigir la definicin de los Programas Operativos Anuales se contara aprox. con 25 indicadores por Programa de Mediano Plazo (PMP), a la vez en el ltimo nivel para efectos de control operativo se estiman 5 para cada Unidad Administrativa de un aproximado de 500 unidades. GOBIERNO ESTATAL DEPENDENCIAS Y ENTIDADES UNIDADES ADMINISTRATIVAS

6 indicadores de Impacto por 37 PMP`s

25 indicadores Estratgicos por 37 PMP`s


APROX. 1,000

5 indicadores de Procesos y Proyectos por 500 Unidades Administrativas


APROX. 2,500

APROX. 250

El SEI antecedido por una Planeacin Estratgica permite ejercer dos funciones: 1) Seguimiento y Control: Elemento clave para que la accin del Gobierno se monitoree, evale y se corrija cuando los indicadores muestren desvos rezagos en el cumplimiento del PED. 2) Mejoramiento Organizacional: Las mediciones del SEI debern proporcionar los elementos para analizar la estructura y los procesos de cada una de las dependencias y entidades e implantar un proceso de mejoramiento continuo en el que la justificacin de cada puesto, cada proceso y proyecto tenga correspondencia directa con el logro de los objetivos de las mismas.

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VII. Cdula de Indicador El contenido de cada indicador debe definirse en forma estandarizada, a efecto de que la informacin que genere sea entendible por todos los usuarios. Para ello se propone el siguiente formato:
Ente Pblico (Siglas) (1) SCOG P.M.P. (4) 32 Unidad Administrativa (Siglas)(Clave)(8) DGLC-0606 Eje Rector (2) 05 OPMP(5) 02 Subproceso (7) 01 O.E.R. (3) 01 Proceso (6) 01 Proyecto (9) 01 Hoja No.1 de 2. Fecha de elaboracin: 01/09/04 Indicador(10) 01 Revisin (11) 00

CDULA DE INDICADOR
I. OBJETIVO A MEDIR II. TIPO DE INDICADOR a)De Impacto III. NOMBRE DEL INDICADOR IV. FRMULA DE CLCULO V. ATRIBUTO VI. BASE PARA EL CLCULO DEL INDICADOR Y CRITERIOS NUMERADOR DENOMINADOR VII. UNIDAD DE MEDIDA a)Importe b)Porcentaje C)Personas d)Promedio VIII. FUENTE DE LA INFORMACIN a) Organizacin: b)Nombre: C)Puesto: e)Semanas d)Otros: f)Otros* INDICADOR SIMPLE b)De Resultados c) De producto (Proceso y Proyecto)

IX. RESPONSABLE DE CONFORMAR LA INFORMACIN PARA EL INDICADOR a)Dependencia/Entidad: b)Nombre: C)Puesto: d)Uso: X. RESPONSABLE DEL INDICADOR a)Dependencia/Entidad: b)Nombre: XI. USUARIOS XII. PERIODICIDAD EN LA EMISIN DEL INDICADOR a)Trimestral b)Mensual XIII. MEDIO DE RESGUARDO DEL INDICADOR a)Archivo de disco magntico b)Documento XIV. MEDIOS DE INFORMACIN DEL INDICADOR a)Publicaciones b)Internet c)Anual Otro* c)Otros Especifique: d)Otra

C)Puesto:

d)Uso:

*Para agregar en esta celda la unidad de medida de su indicador, en caso de no ser de ninguna de las opciones que ah aparecen.

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Nota: Estos son slo los elementos mnimos que debe contener el formato, cada Ente Pblico estar en libertad de incluir otros ms que juzgue convenientes; anexando al mismo, la justificacin correspondiente.

Consideraciones para la cdula de indicador

1) Indicador: Instrumento de medicin de variables representadas por cifras que seala aspectos significativos de un fenmeno. En las entidades tanto pblicas como privadas, indicador est relacionado con la estructura, proceso, resultado e impacto de sus acciones y representa el mecanismo idneo para que a travs de su medicin se vigile su adecuada administracin. El indicador se representa a travs de diversas opciones tales como: porcentajes, promedios, razones a una fecha o por un perodo, tendencias, aumentos o disminuciones y, combinacin de las anteriores. 2) Objetivos: Los objetivos describen especficamente lo que se quiere lograr. Identificar los objetivos claramente, en cualquier nivel que estos se ubiquen. Estratgicos: Se determinan a partir de la misin y visin del Gobierno Estatal, son los objetivos plasmados en el Plan Estatal de Desarrollo, y atienden las grandes necesidades de la sociedad, tales como: educacin, salud, empleo, vivienda, desarrollo econmico, justicia, entre otras. De Mediano Plazo: Se derivan de la desagregacin de los objetivos planteados en el Plan Estatal de Desarrollo y reflejados en los Programas de Mediano Plazo como objetivos generales. Son los objetivos que cada Dependencia y Entidad del Gobierno Estatal establece con base en su funcin principal. Operativos: Son aquello que se logran al llevar a cabo los procesos y subprocesos, as como los proyectos reflejados en los POAs de cada Unidad Administrativa. La redaccin de los objetivos debe comenzar con un verbo en infinitivo.

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3) Tipo de Indicadores: a) Indicadores de impacto: Nos proporcionan una evaluacin sobre la actuacin del Gobierno Estatal en su conjunto, es decir, nos dicen el avance que se ha logrado en el cumplimiento de los grandes objetivos tales como: educacin, salud, empleo, vivienda, desarrollo econmico, justicia, etc. b) Indicadores de Resultados: Nos proporcionan informacin sobre el grado en que se da cumplimiento a los objetivos y estrategias planteadas en los Programas de Mediano Plazo por las Dependencias y Entidades del Gobierno Estatal y dems instancias participantes. c) Indicadores de Producto (procesos y proyectos). Evalan la eficacia, eficiencia y calidad de las acciones reflejadas en el Programa Operativo Anual de cada unidad administrativa de las Dependencias y Entidades del Gobierno Estatal. Con estos indicadores se evalan tambin los servicios pblicos, de acuerdo a los estndares previamente definidos, ya que un servicio es en s un proceso subproceso que realiza la dependencia entidad. 4). Nombre del indicador: Nombre con el que se conoce al indicador, el cual adems de ser nico debe: Ser breve Aclarar por si solo su contenido Relacionarse con la formula de obtencin del dato, de tal forma que sea uniforme en distintos departamentos o periodos. Evitar el uso de siglas o ttulos faltos de calridad. 5) Frmula de clculo: Describe la forma de determinacin del indicador (componentes). Ejemplo: Indicador = Cantidad de eventos de inters que se espera cumplirn con el estndar Poblacin en la cual se presenta el evento de inters

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Lo anterior previo anlisis de los factores de xito, es decir, aquellos resultados concretos que deban obtenerse para estar ciertos de que se ha tenido xito en el logro del objetivo planteado, ya que los componentes del indicador expresan la medicin de los componentes crticos de xito. 6) Clase de indicadores: Los indicadores pueden ser simples complejos. a) Indicador Simple: Contiene una variable, por ejemplo: Apoyo para el pago de la luz = No. de personas que se apoya para el pago de la luz

Para estos indicadores, no interesa saber el universo* simplemente no existe, en este caso el universo sera el total de las personas que requieren el apoyo, sin embargo ya se tiene establecido el numero de apoyos que se planean otorgar; y solo se desea saber cuantos apoyos se han otorgado. b) Indicador Complejo: Contiene dos o ms variable, por ejemplo: Cobertura del servicio de agua potable: No. de habitantes con el servicio de agua potable/No. total de habitantes en Sonora. En este caso resulta necesario saber el universo (la poblacin total del Estado de Sonora), ya que es un servicio bsico, con el cual debe contar toda la poblacin. 7) Atributo: Caracterstica que nos interesa medir. Deben evitarse conceptos genricos como calidad o excelencia; es preferible especficos como oportunidad, cortesa, sencillez, puntualidad, etc. 8) Base para el clculo del indicador y criterios: Cuando los conceptos utilizados en la formula del indicador pueden tener distintas interpretaciones no entenderse, conviene especificar el significado y/o sentido con que se utilizan dicho concepto. Deben especificarse: Que o quienes incluyen o excluyen.

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Perodo y/o fecha de corte de las operaciones de la fuente de informacin presentada. Equipo utilizado para medir. Cuando se utilizan mediciones estadsticas con base a muestreo, es conveniente plasmar la formula utilizada para el clculo de la muestra. 9) Unidad de medida: Puede ser: Importe (moneda nacional, dlares, miles, millones, etc.) Porcentaje (proporcin) Kilmetros, millas, hectreas, etc. Kilogramos, libras Das, semanas Veces en que se da una relacin, entre otras. 10) Fuente de la informacin: Nombre de la institucin u organizacin en general de donde se obtiene la informacin, nombre y puesto de la persona que otorgo la informacin, descripcin de cualquier otra fuente posible. Si es se considera necesario debe incluirse el modo de captura, es decir, la forma de determinar el indicador, debe ser nica y no cambiar por ningn motivo. Fuente Primaria: Cuando se obtiene la informacin de primera mano, es decir, directamente con la fuente. (Por ejemplo: las encuestas de opinin). Fuente Secundaria: Cuando existe un intermediario entre el que recaba la informacin y la fuente. (Por ejemplo: la informacin generada por el INEGI).

11) Periodicidad de la emisin: Puede ser diario, semanal, quincenal, mensual, bimestral, trimestral y anual.

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12) Medio de resguardo: Es el medio que guarda la informacin relativa al indicador (Discos magnticos, impresiones, etc.). 13) Medios de informacin del indicador: Medios utilizados para dar a conocer el Indicador (Internet, Publicaciones, etc.).

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