Reportes de Informacin Exgena 2009

(Resolucin 7935, artculo 631 del E.T.)

Preparado por:

Diego Hernn Guevara Madrid

Lder de Investigacin Contable y Tributaria Febrero 2010

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Reportes de Informacin Exgena 2009 (Resolucin 7935, artculo 631 del E.T.)
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Generalidades aplicables a cualquiera de los reportes exigidos con la Resolucin 7935

Para la preparacin de cualquiera de los 9 tipos de reportes exigidos esta vez con la Resolucin 7935 (literales a, b, c, d, e, f, h, i y k del Art. 631 del E.T.), es importante tomar en cuenta las siguientes generalidades: 1) Ningn reporte requiere ser avalado por Contador o Revisor Fiscal. Los reportes solo los firma el Representante Legal o la persona obligada a informar. actualicese.com

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2) Para quienes tengan que llegar a utilizar los seudo-NITs que se mencionan en el texto de la Resolucin 7935 y con los cuales se identificara a los terceros ubicados en el exterior (seudo-NITs que empezaran con el nmero 444444000 y que pueden avanzar de uno en uno hasta el 444445000), lo correcto es que cuando se asigne un seudo NIT de esos a algn beneficiario, entonces ese mismo beneficiario del exterior se deber identificar con se mismo seudo-Nit en todos los distintos reportes (Socio, Costo o Gasto, CXC, CXP, etc.) actualicese.com

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3)Para todos los efectos, las cifras monetarias que se incluyan en cualquiera de los reportes exigidos con la Resolucin 7935 se reportan EN PESOS, sin decimales, ni comas, ni frmulas.

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4) Quienes deben presentar ms de uno de los formatos de esta resolucin 7935, deben entregarlos de forma virtual. Para dicha transmisin virtual no se aceptan excusas de daos en los equipos, o de prdida de la firma digital (si se pierde dicha firma digital, deben pedir un cambio como mnimo con tres das hbiles de anticipacin a la fecha del vencimiento..
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Adems, esta vez la resolucin 7935 indica que si se presenta la Contingencia de producirse problemas tcnicos con el portal de la DIAN, entonces la DIAN dar aviso de ello y el reportante de la informacin tendr 8 das hbiles ms para hacer la entrega de los reportes sin que se configure extemporaneidad.
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5) En cuanto a las direcciones con las que se reportan a los terceros, lo que debe hacer cada reportante es usar la direccin que tena tal tercero a la fecha en que se hicieron las operaciones con el mismo. No es obligacin por tanto estar averiguando si para la fecha en que se entregara el reporte ese tercero haya cambiado de direccin (Nota: en estos casos es donde se podra volver intil para la DIAN el contar con direcciones que ya no serviran).
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6) En relacin con el monto de los ingresos brutos por $1.100.000.000 a Dic.31 de 2008 y que sirven de referencia para saber si la Persona Natural o Persona Jurdica queda obligada a efectuar algunos de los reportes mencionados en la resolucin, es importante precisar lo siguiente:
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a) Los ingresos brutos que se han de examinar son los ingresos brutos fiscales denunciados en la declaracin del 2008 tanto en la seccin de rentas ordinarias como los denunciados en la seccin de ganancias ocasionales. (Ver el Pargrafo del Art.1 de la Resolucin 7935 y el concepto DIAN 016455 de Feb. De 2009).
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b) Del punto anterior se excepta a los distribuidores

minoristas de combustibles lquidos y derivados del petrleo, pues para ellos aplica lo dispuesto en el
Artculo 10 de la Ley 26 de 1989 que establece que el nivel de sus ingresos brutos se determina de multiplicar el respectivo margen de comercializacin sealado por el gobierno por el nmero de galones vendidos, restndole luego el margen de prdida por evaporacin.

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c) En el caso de las Cooperativas de Trabajado Asociado, esos $1.100.000.000 a Dic. de 2008 se examinaran involucrando todo el valor que en ese ao facturaron dichas CTAs, es decir, incluyendo los dineros que eran para el asociado y los que eran para la CTA. (Ver Concepto DIAN 55690 de Agosto 16 de 2005).
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7) Si los reportes que exige la DIAN en la prctica
deben estar coincidiendo con los mismos valores que se llevaron a las Declaraciones Tributarias del 2009 (Retefuente, IVA, Renta, Ingresos y Patrimonio; ojo con las D.R. de P.N. que se presentaran en agosto de 2010),

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lo que va a suceder es que si esas declaraciones se llegan a corregir despus de que se hayan entregado los reportes, entonces en ese caso se har necesario entrar tambin a corregir el reporte y la DIAN podra imponer las sanciones por haber entregado inicialmente informacin que era errnea.(ver Art.651 del ET; y Concepto 80262 Nov. /2005)
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Reporte literal a, socios, cooperados o comuneros a Dic.31 de 2009 (art.3 Res.793)

Este reporte corre por cuenta solamente de las Personas Jurdicas con nimo de lucro, las Cooperativas de todo tipo y a las Empresas Comunitarias, pero siempre y cuando cumplan alguna de las siguientes dos condiciones:

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Reporte literal a, socios, cooperados o comuneros a Dic.31 de 2009 (art.3 Res.793)

Ser declarantes de renta que a Dic. 31 de 2008 hubiesen tenido Ingresos Brutos Fiscales superiores a $1.100.000.000. Ser Persona Jurdica con nimo de lucro, o Cooperativa o Empresa Comunitaria que sin importar sus ingresos brutos a Dic. de 2008 en todo caso era un Gran Contribuyente para la fecha en que se public la Resolucin 7935 en el Diario Oficial (agosto 3 de 2009).
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Reporte literal a, socios, cooperados o comuneros a Dic.31 de 2009 (art.3 Res.793)

Si el reportante es una Persona Jurdica Sociedad Comercial, o es una Empresa Comunitaria, reportar el valor del aporte del socio o accionista a Dic.31 (calculado sobre el Patrimonio Lquido de la entidad a Dic.31 de 2009), pero slo si ese socio (domiciliado en Colombia o en el exterior) tena un aporte social a Dic.31 superior a los $5.000.000. Las sociedades comerciales adems reportarn las participaciones o dividendos distribuidos en el ao sin importar el monto. Los socios que no cumplan el criterio para ser reportados no se reportan (ni siquiera como cuantas menores). actualicese.com

Reporte literal a, socios, cooperados o comuneros a Dic.31 de 2009 (art.3 Res.793)

Si el reportante es una Cooperativa, reportar como valor patrimonial del aporte del asociado el valor contable que le figura en las cuentas del PUC de Cooperativas Cdigo 3105 (aporte social) y 3110 (fondo de revalorizacin de aportes). En cuanto al valor de los remanentes que se le hayan distribuido al asociado durante el ao 2009, el valor lo tomar de lo que durante el ao 2009 fue debitado en el fondo (reserva) de proteccin de aportes (cuenta 3205 en el PUC de cooperativas). actualicese.com

Reporte literal a, socios, cooperados o comuneros a Dic.31 de 2009 (Art. 3 Res. 793)
Para este reporte usarn el Formato 1010, versin 7 (anexo 01 de la Resolucin 7935), que se entregar virtualmente, y donde se informarn tambin las direcciones pero solo si el tercero es ubicado en Colombia (a los del exterior solo se les reportar el cdigo de pas). Veamos un ejemplo prctico.
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Reporte literal b, retenciones a terceros durante 2009 (Art. 5 Res.7935)

Este reporte corre por cuenta de todo tipo de Personas Naturales, Sucesiones Ilquidas y Personas Jurdicas (con o sin nimo de lucro, pblicas o privadas, incluidas hasta las originadas en las copropiedades de conjuntos residenciales o comerciales) que hayan sido agentes de retencin durante 2009, y sin importar sus patrimonios o sus ingresos a Dic. de 2008.
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Reporte literal b, retenciones a terceros durante 2009 (Art. 5 Res.7935)

En todo caso, debe tenerse presente que si se da el caso que una Persona Jurdica o Natural present en ceros TODAS sus Declaraciones de Retencin en la Fuente del 2009, entonces en ese caso, porque no hubo retenciones practicadas ni asumidas, y siempre y cuando esas declaraciones presentadas en ceros no se hayan formado por culpa de que eran las devoluciones de retenciones las que ocasionaron que la declaracin se presentara en ceros, entonces no estn obligadas a entregar este reporte.
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Reporte literal b, retenciones a terceros durante 2009 (Art. 5 Res.7935)

Lo que se pide reportar son los datos de la totalidad de las Retenciones en la Fuente a ttulo de Renta (distinguiendo si fue asumida o practicada), a ttulo de IVA (tanto al Rgimen Comn como al simplificado) y a ttulo de Impuesto de Timbre que se practicaron a otros durante el 2009, incluidas las autorretenciones (estas ltimas se reportan con el NIT de la propia entidad o persona informante). A los terceros se les reportar indicando el concepto al cual corresponde la retencin, su direccin, su valor base y la retencin practicada (en la prctica este reporte tiene que cruzar con que digan los certificados respectivos que emite el agente de retencin)

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Reporte literal b, retenciones a terceros durante 2009 (Art. 5 Res.7935)

En cuanto a los valores base que se piden reportar, es importante comentar: a) Debern corresponder con los pagos o causaciones que en el ao daban base para estarles practicando Retencin en la Fuente. b) Si fueron por salarios, lo correcto ser reportar el valor bruto del salario antes de depuraciones y no el valor del salario despus de depuraciones.
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Reporte literal b, retenciones a terceros durante 2009 (Art. 5 Res.7935)

c) En la Retencin de IVA ira como valor base el mismo valor base de la Retencin de Renta. d) En las retenciones a ttulo de timbre, y originadas en documentos sin cuanta, toca colocar una base igual al valor de la retencin pues sino el prevalidador no permite hacer el registro
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Reporte literal b, retenciones a terceros durante 2009 (Art. 5 Res.7935)

Adicionalmente, si durante el ao 2009 se llegaron a producir devoluciones de Retenciones en la Fuente a Ttulo de Renta que eran de aos anteriores (ver inciso tercero del Art.5 del Decreto 1189 de 1988), o si llegaron a producir devoluciones de Retenciones a ttulo de IVA que eran de aos o bimestres anteriores (ver Pargrafo 1 del Art.11 del Dec.380 de 1996), o si se produjeron devoluciones de retenciones de timbre de aos anteriores, en ese caso se debe discriminar con un cdigo especial las bases de esas devoluciones y el valor de la retencin devuelta. actualicese.com

Reporte literal b, retenciones a terceros durante 2009 (Art. 5 Res.7935)

Para este reporte se usa el Formato 1002 (y en l los Notarios no reportan las Retenciones que por aparte reportan en el 1032; ver resolucin 7933). Sin embargo, esa misma salvedad que se hace con las Retenciones de los Notarios no se hace con los reportes por retenciones que haran
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Reporte literal b, retenciones a terceros durante 2009 (Art. 5 Res.7935)

los mandatarios en contratos de mandato, y los operadores de los contratos de exploracin de hidrocarburos, pues ellos s volveran a reportar en este Formato 1002 todas las mismas retenciones que practicaron y declararon por cuenta de sus representados y que se reportan en los Formatos 1053 y 1047...(ver Art.14 y 15 Resolucin 7935).
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Reporte literal b, retenciones a terceros durante 2009 (Art. 5 Res.7935)

Adems, para los rganos que financian gastos con recursos del tesoro nacional, y para los Consorcios y uniones temporales que facturaban directamente, esos reportantes no usaran el Formato 1002 sino los Formatos 1057 y 1044 (respectivamente) los cuales en todo caso se diligencian con los mismos criterios con que se diligencia el Formato 1002 (ver Art.13, 16 y 17 de la Resolucin 7935). Veamos un ejemplo de cmo se debe proceder para elaborar el reporte del Formato 1002 actualicese.com

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Reporte Literal e pagos a terceros (Art.4 Res. 7935)

-Este reporte corre por cuenta de 5 tipos de reportantes as: 1) Las Personas Naturales (obligadas o no a llevar contabilidad), que sean Declarantes de Renta, pero solo si a Dic. de 2008 tenan I.B.>a $1.100.000.000. 2) Las Personas Jurdicas que al 3 de Agosto de 2009 no eran Grandes Contribuyentes, con o sin nimo de Lucro, Declarantes de Renta o de Ingresos y Patrimonio, pero solo si a Dic. de 2008 tenan I.B.>a los $1.100.000.000. actualicese.com

Reporte Literal e pagos a terceros (Art.4 Res. 7935)

3) Personas Jurdicas o Naturales que al 3 de Agosto de 2009 tenan la condicin de Grandes Contribuyentes, Declarantes de Renta o de Ingresos y Patrimonio, y sin importar que posteriormente perdieran esa condicin (ver la Resolucin 014047 de Dic. de 2009).
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Reporte Literal e pagos a terceros (Art.4 Res. 7935)

Este reporte corre por cuenta de:
4) TODAS las entidades de derecho pblico (niveles central y descentralizado), pero mencionadas en el Art.22 del E.T., las cuales no presentan ni Declaracin de Renta ni de Ingresos y Patrimonio (ver art.1 literal h y art.2 literal h, en la resol.7935). 5) Todos los Secretarios generales de los rganos que financien gastos con recursos del Tesoro Nacional (Dec.1738 de 1998). actualicese.com

Reporte Literal e pagos a terceros (Art.4 Res. 7935)

Se les pide reportar los datos de los beneficiarios (tanto los domiciliados en Colombia como los domiciliados en el exterior) por costos y deducciones en que se incurri durante 2009 (incluido compra de activos fijos, compras netas de inventarios y los valores tratados como activos diferidos), sin importar si son o no deducibles fiscalmente por el ao 2009, cuando el valor acumulado en cabeza de un mismo beneficiario, reuniendo todos los posibles conceptos diferentes por los cuales se les haya hecho pagos o causaciones, sea igual o superior a $500.000. actualicese.com

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Reporte Literal e pagos a terceros (Art.4 Res. 7935)

Ese tope de los $500.000 se eleva a los $10.000.000 para los casos en que el tercero haya percibido rentas de trabajo, pero con la siguiente particularidad: -Si fueron trabajadores independientes que perciban honorarios, comisiones, etc., se toma en cuenta lo pagado y lo simplemente causado (ver el inciso primero del Pargrafo 2 del Art.4 de la Resolucin) -Si fueron asalariados o pensionados que perciban pagos laborales, entonces se toma en cuenta solo lo pagado (ver el segundo inciso del Pargrafo 2 del Art.4; y ese mismo criterio se aplicara a los asociados de las CTA) actualicese.com

Reporte Literal e pagos a terceros (Art.4 Res. 7935)

En caso de que el tercero s supere el tope, entonces cada concepto por el cual acumul pagos se reportar con alguno de los 25 conceptos diseados por la DIAN (ver el inciso tercero del artculo 4 de la resolucin), de forma tal que la suma de los valores reportados en todos esos conceptos arroje el total del costo o gasto en que se incurri por el 2009 con dicho tercero. Al respecto, explica la resolucin que el costo o gasto se reportar de acuerdo con la forma en como fue contabilizado.
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Reporte Literal e pagos a terceros (Art.4 Res. 7935)

Cuando se haya hecho el barrido con todos los terceros y se vea que algunos no alcanzaron el tope para ser reportados en forma individualizada, entonces esos terceros se agruparan, dentro de cada uno de los 25 conceptos diseados por la DIAN, reportndolos con nico registro que lleva como NIT el nmero 222222222, razn social cuantas menores y la direccin de la entidad o persona informante (como quien dice, los registros con el NIT 222222222 solo pueden llegar a ser como mximo 25 registros). actualicese.com

Reporte Literal e pagos a terceros (Art.4 Res. 7935)

En vista de que esta vez la DIAN volvi a pedir que se incluyan hasta los gastos y costos que seran no deducibles fiscalmente, se debe aclarar que los mismos en todo caso tienen que ser gastos reales y no simplemente estimados (como por ejemplo estimar una indemnizacin de un proceso que est ante los jueces).
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Reporte Literal e pagos a terceros (Art.4 Res. 7935)

Si el obligado a hacer el reporte de sus costos y gastos del 2009 lleg a participar durante el ao 2009 como miembro de un consorcio o unin temporal en el cual era el consorcio el que facturaba directamente, o si durante el 2009 actu como mandante en contratos de mandato,
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Reporte Literal e pagos a terceros (Art.4 Res. 7935)

en ese caso no deben reportar los costos y gastos que figuran en sus contabilidades y hasta en sus Declaraciones de Renta pero que fueron originados en esos consorcios o Uniones Temporales, o en los contratos de mandato, pues tales costos y gastos sern reportados nicamente por el consorcio, o por el mandatario que los represent (ver Pargrafo 1 del Art.13 y el Pargrafo 1 del Art.15, en la Resolucin 7935). actualicese.com

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Reporte Literal e pagos a terceros (Art.4 Res. 7935)

En el desarrollo de este literal e (para el cual se usa el Formato 1001) solo se manejarn los costos y gastos que s tengan un beneficiario externo real. Por consiguiente, los dems costos y gastos que no tienen beneficiario (tales como el gasto depreciacin, o la deduccin por activos fijos productivos, etc.),
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Reporte Literal e pagos a terceros (Art.4 Res. 7935)

todos esos costos y gastos, por no tener un beneficiario externo real, se reportaran solo por quienes deban desarrollar la informacin del literal k y lo haran usando el Formato 1011 (ver numeral 5 del Art.12 de la Resolucin 7935).
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Reporte Literal e pagos a terceros (Art.4 Res. 7935)

As mismo, todo el que est obligado a desarrollar la informacin del literal e (por costos y gastos con terceros), queda obligado a elaborar el reporte que se pide en el artculo 9 literal a de la Resolucin 7935, es decir, deber reportar la totalidad de los terceros con quienes se originaron los IVAs descontables que haya llevado a las 6 declaraciones de IVA presentadas durante el 2009 (solo se piden nombres y NIT del tercero, y la cifra del IVA descontable; no se piden direcciones). Si no estuvo obligado a presentar declaraciones de IVA, entonces se ahorra este trabajo. actualicese.com

Reporte Literal e pagos a terceros (Art.4 Res. 7935)

Adems, si el costo se contabilizaba junto con su IVA (caso de las compras de activos fijos, o caso de las empresas que no declaran IVA porque sus ventas son excluidas de IVA), en ese caso el costo se reporta con todo y el IVA (as se forme una falta de cruce con el tercero)
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Reporte Literal e pagos a terceros (Art.4 Res. 7935)

Para los pagos a EPS y Fondos de Pensiones, se pide reportar los mismos, cuando superen los $500.000, pero solo si estn efectivamente pagados, y se hace incluyendo el aporte obligatorio del trabajador. El dato se tomar de las Planillas Integradas de Liquidacin de Aportes-PILA presentadas durante el 2009 (incluyendo entonces valores como copagos al sector salud).
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Reporte Literal e pagos a terceros (Art.4 Res. 7935)

Para los pagos a SENA, ICBF, Cajas de Compensacin y ARP, se pide reportar los mismos solo si superan los $500.000 y si estn efectivamente pagados. Por tanto, este reporte se hara igualmente utilizando las Planillas Integradas de Liquidacin de Aportes-PILAS presentadas durante el 2009.
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Reporte Literal e pagos a terceros (Art.4 Res. 7935)

Para hacer el reporte se usar el Formato 1001, versin 7, y solo se reporta direcciones a los terceros ubicados en Colombia (a los del exterior solo se les reporta cdigo de pas). El pago que sea deducible va en la columna pago o abono en cuenta y el pago que sea no deducible fiscalmente va entonces en la columna pago no deducible.
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Reporte Literal e pagos a terceros (Art.4 Res. 7935)

Adems, los rganos que financian gastos con recursos del tesoro nacional, no usarn el formato 1001 sino el 1056 (ver Art.17) el cual se diligenciara con los mismos criterios con que se diligencia el 1001, excepto por el hecho de que la columna de pagos no deducibles la deben dejar siempre en ceros (todo el pago lo reportan en la columna de pagos)
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Reporte Literal e pagos a terceros (Art.4 Res. 7935)

Y en el caso de los mandatarios en contratos de mandato, y el operador en contratos de exploracin de hidrocarburos, ellos usarn el Formato 1001 por si les corresponde reportar sus propios costos y gastos. Pero los costos y gastos que cubrieron para sus representados los reportarn en el Formato 1016 y 1046 (ver Art.14 y 15) los cuales se diligenciara con los mismos criterios con que se diligencia el 1001, excepto por el

hecho de que dejarn en ceros la columna de pagos no deducibles.

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Reporte Literal e pagos a terceros (Art.4 Res. 7935)

El Consorcio o Unin Temporal que factur directamente, no usar el 1001 sino el 1043 (ver Art.13). Y las Sociedades Fiduciarias, para reportar los pagos hechos en los patrimonios autnomos que administraron, no usar tampoco el 1001 sino el 1014 (ver Art.13 y 16). En ambos formatos la columna de pagos no deducibles se dejan en ceros. Veamos un ejemplo de cmo se debera proceder para elaborar el reporte del Formato 1001
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Reporte Literal h pasivos fiscales a Dic. 31 2009 (Art.10 Res. 7935)

Este reporte corre por cuenta de 1) Las Personas Naturales (obligadas o no a llevar contabilidad), que sean Declarantes de Renta, pero solo si a Dic. de 2008 tenan I.B.>a $1.100.000.000. 2) Las Personas Jurdicas que al 3 de Agosto de 2009 no eran Grandes Contribuyentes, con o sin nimo de Lucro, Declarantes de Renta o de Ingresos y Patrimonio, pero solo si a Dic. de 2008 tenan I.B.>a los $1.100.000.000. actualicese.com

Reporte Literal h pasivos fiscales a dic.31 2009 (Art.10 Res. 7935)

3) Personas Jurdicas o Naturales que al 3 de Agosto de 2009 tenan la condicin de Grandes Contribuyentes, Declarantes de Renta o de Ingresos y Patrimonio, y sin importar que posteriormente perdieran esa condicin (ver la Resolucin 014047 de Dic. de 2009).
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Reporte Literal h pasivos fiscales a dic.31 2009 (Art.10 Res. 7935)

Se les piden los datos de aquellos terceros (tanto los domiciliados en Colombia como domiciliados en el exterior) con quienes se tengan cuentas por pagar a Dic. 31 de 2009 siempre y cuando el valor acumulado que le figure al tercero en todas las cuentas por pagar sea igual o superior a $5.000.000.
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Reporte Literal h pasivos fiscales a dic.31 2009 (Art.10 Res. 7935)

Aquellos terceros con los que se tengan saldos inferiores a los $5.000.000, se agruparn en un nico registro (uniendo tanto los domiciliados en Colombia como los domiciliados en el exterior), dentro de cada uno de los 6 conceptos diseados por la DIAN, con el NIT 222.222.222 Cuantas Menores y Tipo de Documento 43.
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Reporte Literal h pasivos fiscales a dic.31 2009 (Art.10 Res. 7935)

En cuanto al concepto diseado por la DIAN como 2207-Saldo Pasivo por Clculo Actuarial de Provisin para Pensiones de Jubilacin (y que en el PUC de comerciantes sera el que figure en la cuenta 2620), el saldo de ese pasivo se reportar exclusivamente con el NIT de la entidad informante,
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Reporte Literal h pasivos fiscales a dic.31 2009 (Art.10 Res. 7935)

pero el saldo por pasivos laborales de otro tipo de nuevo se pide que sea discriminado por cada trabajador para poder saber si se le acumulan saldos individuales, junto con otros posibles pasivos de diversa ndole, superiores a los $5.000.000.
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Reporte Literal h pasivos fiscales a dic.31 2009 (Art.10 Res. 7935)

Si el informante particip durante el 2009 como asociado de un Contrato para Exploracin y Explotacin, o si durante el 2009 actuaron como mandantes en Contratos de Mandato, en ese caso no deben reportar los Pasivos que figuraran en sus Declaraciones de Renta o de Ingresos y Patrimonio del 2009, pero que fueron originados en las operaciones hechas en esos contratos de exploracin, o a travs de los contratos de mandato, actualicese.com

Reporte Literal h pasivos fiscales a dic.31 2009 (Art.10 Res. 7935)

pues tales pasivos sern reportados nicamente por el operador del Contrato de Exploracin, o por el mandatario que los represent (ver el ltimo inciso del Art.14 y el Pargrafo 1 del Art.15, en la Resolucin 7935).
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Reporte Literal h pasivos fiscales a dic.31 2009 (Art.10 Res. 7935)

Adems, si el beneficiario de algn pasivo decidi hacer una Operacin de Factoring con lo que para l era su cartera o cuenta por cobrar (ver Ley 1231 de 2008), pero la entidad que tena el pasivo no se da cuenta de esa operacin, entonces la cuenta por pagar a Diciembre 31 de 2009 la reportara con el NIT original del beneficiario a quien se adquirieron los bienes y servicios y no con el NIT de la empresa especializada en Factoring que adquiri la Cartera (ver Pargrafo Art. 773 del Cdigo de Comercio, modificado con el Art.2 de la Ley 1231 de 2008 y decreto 3327 de Sep. De 2009). actualicese.com

Reporte Literal h pasivos fiscales a dic.31 2009 (Art.10 Res. 7935)

Sobre los Pasivos por Sobregiros Bancarios es importante que ese pasivo que se declarar fiscalmente y que tambin se llevar al Formato 1009 sea en realidad un sobregiro que s figure en el extracto bancario y no solo en la contabilidad (que es lo que sucede por ejemplo por causa de los famosos cheques girados y pendientes de cobro a Dic.31) pues solo as habr cruce de informacin cuando el banco reporte como su deudor a la empresa que hace este reporte de pasivos.
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Reporte Literal h pasivos fiscales a dic.31 2009 (Art.10 Res. 7935)

De otra parte, se debe aclarar que existen tres pasivos especiales a Dic.31 de 2009 que no necesitan ser depurados para definir quin es su beneficiario: El pasivo de las Retenciones en la Fuente a ttulo de Renta, IVA o Timbre, y el pasivo del IVA por pagar. Se entiende que el titular de los mismos es solamente la DIAN (NIT 800.197.268-4 y direccin Cra. 8 #6- 64 de Bogot).
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Reporte Literal h pasivos fiscales a dic.31 2009 (Art.10 Res. 7935)

El pasivo de las Retenciones en la Fuente a ttulo de Industria y Comercio. Ese pasivo se entiende que le corresponde a la secretara de hacienda municipal a la que se cancelan tales retenciones.
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Reporte Literal h pasivos fiscales a dic.31 2009 (Art.10 Res. 7935)

El total de los pasivos llevados al Formato 1009 deber cruzar con el dato llevado a la Declaracin de Renta 2009 o de Ingresos y Patrimonio 2009 (rengln 40 del Formulario 110, o rengln 33 en el Formulario 210), salvo si se da lo de haber participado en Contratos de Mandato o en Contratos de Exploracin. Es decir que, a diferencia de los reportes de pagos a terceros, ac no se pedirn pasivos que sean solo contables (como los pasivos estimados o los pasivos con la casa matriz que est en el exterior, etc.) pero que no pasan a la Declaracin de Renta.

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Reporte Literal h pasivos fiscales a dic.31 2009 (Art.10 Res. 7935)

Para hacer este reporte se usar el Formato 1009, versin 7. Se exige reportar direcciones pero slo si el tercero es un tercero domiciliado en Colombia (a los del exterior solo se les reporta el cdigo de pas). Veamos un ejemplo
Nota: Los mandatarios en Contratos de Mandato, y los operadores de Contratos de Exploracin, usaran el Formato 1009 por si les corresponde reportar sus propios pasivos, pero los pasivos que les figuren por administrar operaciones de sus representados los informarn en los Formatos 1027 y 1052 los cuales en todo caso se diligenciara con los mismos criterios con que se diligencia el 1009 . Ver Art.14 y 15 de la Resolucin)

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Reporte Literal i Cuentas por cobrar a dic.31 2009 (Art.11 Res. 7935)
Este reporte corre por cuenta de 1) Las Personas Naturales (obligadas o no a llevar contabilidad), que sean Declarantes de Renta, pero solo si a Dic. de 2008 tenan I.B.>a $1.100.000.000. 2) Las Personas Jurdicas que al 3 de Agosto de 2009 no eran Grandes Contribuyentes, con o sin nimo de Lucro, Declarantes de Renta o de Ingresos y Patrimonio, pero solo si a Dic. de 2008 tenan I.B.>a los $1.100.000.000.
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Reporte Literal i Cuentas por cobrar a dic.31 2009 (Art.11 Res. 7935)
3) Personas Jurdicas o Naturales que al 3 de Agosto de 2009 tenan la condicin de Grandes Contribuyentes, Declarantes de Renta o de Ingresos y Patrimonio, y sin importar que posteriormente perdieran esa condicin (ver la Resolucin 014047 de Dic. de 2009).
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Reporte Literal i Cuentas por cobrar a dic.31 2009 (Art.11 Res. 7935)
Se les piden los datos de los terceros (tanto domiciliados en Colombia como domiciliados en el exterior) cuando sus cuentas por cobrar a Dic. 31 de 2009 (antes de provisiones), y reuniendo todos las cuentas en que figure con saldos, sea igual o superior a $5.000.000. Aquellos con los que se tengan saldos inferiores a los $5.000.000, se agruparn en un nico registro, dentro de cada uno de los 3 conceptos diseados por la DIAN, con el NIT 222.222.222 Cuantas Menores. actualicese.com

Reporte Literal i Cuentas por cobrar a dic.31 2009 (Art.11 Res. 7935)
En cuanto al saldo de la cuenta de Provisin Fiscal de Deudores a Dic.31, sucede que en los aos 2007 y anteriores la DIAN peda que todo el saldo de dicha cuenta se reportara con un nico beneficiario, a saber, el NIT del propio reportante de la informacin exgena. Pero por el 2008 y otra vez por el 2009 se ha dicho que ese saldo total (sin importar si la provisin fue estimada con el mtodo de "provisin general" o de "provisin individual") se debe discriminar por tercero.

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Reporte Literal i Cuentas por cobrar a dic.31 2009 (Art.11 Res. 7935)
En consecuencia, ese saldo que se tenga por cada tercero en la cuenta de provisiones no se mezclara con los dems saldos que ese mismo tercero tenga en las cuentas por cobrar a Dic.31 (pues si se mezclara y reportramos un "saldo neto de la cuenta por cobrar", eso no tendra cruce de informacin con el reporte que a su vez har ese mismo tercero de lo que para l viene siendo un "pasivo"; ese tercero no le hace "provisiones" a sus pasivos). Esta cuenta de provisiones se reportar entonces en forma total, discriminando a los que tengan saldos iguales o superiores a los $5.000.000 y quedando los dems reportados con el NIT 222222222.

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Reporte Literal i Cuentas por cobrar a dic.31 2009 (Art.11 Res. 7935)
Si el reportante particip durante el ao 2009 como asociado de un contrato para exploracin de hidrocarburos, o si durante el 2009 actuaron como mandantes en contratos de mandato, en ese caso no deben reportar las cuentas por cobrar que figuraran en sus declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio del 2009 pero que fueron originados en las operaciones hechas en esos contratos de exploracin, o a travs de los contratos de mandato, actualicese.com

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Reporte Literal i Cuentas por cobrar a dic.31 2009 (Art.11 Res. 7935)
pues tales cuentas por cobrar sern reportados nicamente por el operador del contrato de exploracin, o por el mandatario que los represent (ver el ultimo inciso del Art.14, y el pargrafo 1 del Art.15, en la Resolucin 7935).
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Reporte Literal i Cuentas por cobrar a dic.31 2009 (Art.11 Res. 7935)
El total de las Cuentas por Cobrar reportadas, si no se da lo mencionado en la lmina anterior, deber cruzar con el dato llevado a la Declaracin de Renta 2009 (ver rengln 34 del Formulario 110, o el dato interno de los anexos del Formulario 210 con el que se explique lo llevado al rengln 32, Patrimonio Bruto, de quienes usan ese Formulario 210).
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Reporte Literal i Cuentas por cobrar a dic.31 2009 (Art.11 Res. 7935)
Para hacer este reporte se usar el Formato 1008, versin 7. Se exige reportar direcciones de los terceros solo si estn domiciliados en Colombia (a los domiciliados en el exterior solo se les reporta el cdigo de pas). Cuando se reporten valores correspondientes a la Provisin Fiscal de Deudores el valor se reportar como si fuese un valor positivo (a pesar de que en la Declaracin de Renta o de Ingresos y Patrimonio s se incluira como un valor negativo).

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Reporte Literal i Cuentas por cobrar a dic.31 2009 (Art.11 Res. 7935)
Los mandatarios en Contratos de Mandato y los Operadores de Contratos de Exploracin, usaran el Formato 1008 por si les corresponde reportar sus propias cuentas por cobrar a Dic.31, pero las Cuentas por Cobrar que les figuren por administrar operaciones de sus representados los informarn en los Formatos 1018 y 1051 los cuales en todo caso se diligenciara con los mismos criterios con que se diligencia el 1008. Ver Art.14 y 15 de la Resolucin). Veamos un ejemplo de cmo se efectuara entonces el Reporte del Formato 1008

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Formalidades para presentar los Archivos

En el caso de quienes estn obligados a presentar los archivos a travs del portal de Internet de la DIAN (virtualmente), lo nico que se debe hacer es asegurarse que el RUT de la empresa (organizacin) est reflejando la responsabilidad 14-Informante de Exgena, y que su representante legal tenga vigente y activada su firma digital.
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Formalidades para presentar los Archivos

Para los que van a presentar los archivos de manera presencial en cualquiera de las dependencias de la DIAN, en ese caso el RUT de la empresa debe tener la responsabilidad 14-Informante de Exgena, y el RUT de su representante legal tener la responsabilidad 22Suscribir Declaraciones de Terceros (vase por ejemplo el pargrafo 5 del Art.20 de la Resolucin 7935). No tiene que tramitar previamente ninguna firma digital.
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Formalidades para presentar los Archivos

Si no puede ir hasta la DIAN el Representante Legal (o la Persona Natural obligada a reportar), entonces le tienen que dar un poder a una persona cualquiera para que ella haga el trmite en las oficinas de la DIAN
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Formalidades para presentar los Archivos

En el instante de la entrega de los archivos, ya sea en forma virtual o presencial, la DIAN emite el Formulario 10006Presentacin de informacin por envo de archivos (emite uno por cada Solicitud de envo de archivos tramitada) Para el que hace la entrega en forma virtual, ese Formulario 10006 le queda con la leyenda atravesada PRESENTADA o RECIBIDA. Y para el que hace la entrega en forma presencial, ese Formulario 10006 le queda con la leyenda FORMALIZADO actualicese.com

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Rgimen Sancionatorio

En relacin con el suministro de la Informacin Exgena Tributaria exigida por la DIAN, a la fecha en que se hace esta presentacin se encuentran vigentes varias normas que configuran el Rgimen Sancionatorio aplicable a dicho suministro. En primer lugar, el artculo 658-2 por Evasin Pasiva castigara al reportante que no informe un pago a un tercero el cual le constituira ingreso gravable, pero siempre y cuando ese tercero en efecto no haya declarado tal ingreso.
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Rgimen Sancionatorio

- En segundo lugar, existe la norma del Art.651 del ET que dispone que por la no entrega, o la entrega extempornea, o la entrega con errores de los reportes exigidos por la DIAN, tal entidad puede aplicar las siguientes sanciones:

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Rgimen Sancionatorio

a) Sanciones en Dinero (literal a del Art.651 del ET; las cuales pueden ser de hasta 15.000 UVT; seran $368.325.000 en el 2010) b) Desconocimiento de los Pasivos, Rentas Exentas y Costos y Gastos de la Declaracin de Renta. Tambin de los IVAs descontables en las Declaraciones de IVA (literal b del Art.651 del ET).
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Sanciones en Dinero

Para graduar las Sanciones en Dinero de ese literal a) del Art.651, existe entonces la Resolucin 11774 de Dic. de 2005 y all se dispuso lo siguiente: Por informacin exigida sobre cifras la cual no es suministrada o es suministrada en forma extempornea: se aplicar hasta el cinco por ciento (5%) de la sumatoria de dicha informacin, sin que en valores absolutos se exceda de los 15.000 UVT. actualicese.com

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Sanciones en Dinero

Por informacin exigida sobre cifras que s es suministrada en forma oportuna y exacta, pero se suministra usando medios tcnicos distintos a los sealados por la DIAN (no usan archivos en XML): en ese caso se impone una sancin del 4%, sin que en valores absolutos se exceda de los 15.000 UVT.
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Sanciones en Dinero

Por informacin exigida sobre cifras, la cual s es presentada en forma oportuna, y en el medio tecnolgico diseado por la DIAN, pero sucede que despus de los procesos de cruce informacin con terceros se le detectan errores: en ese caso, se aplica una sancin del 3% de la sumatoria de los datos errneos, sin que en valores absolutos se exceda de los 15.000 UVT.
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Sanciones en Dinero

Por informacin exigida sobre otros datos distintos a cifras (NITs, direcciones, conceptos, etc.) la cual no es suministrada, o es suministrada en forma extempornea: se aplicar el 0,5% de los Ingresos Netos del periodo objeto de la informacin; y en caso de no existir Ingresos Netos en el periodo, se aplica el 0,5% del Patrimonio Bruto del ao inmediatamente anterior a aquel por el que se solicita la informacin, o el que figure en la ms reciente Declaracin de Renta o de Ingresos y Patrimonio presentada. En todo caso, en valores absolutos, la sancin no puede exceder de los 15.000 UVT.

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Sanciones en Dinero

Por informacin exigida sobre otros datos distintos a cifras (NITs, direcciones, conceptos, etc.) que s es suministrada en forma oportuna y exacta, pero se suministra usando medios tcnicos distintos a los sealados por la DIAN (archivos en XML): se aplicar el 0,4% de los Ingresos Netos del periodo objeto de la informacin; y en caso de no existir Ingresos Netos en el periodo, se aplica el 0,4% del Patrimonio Bruto del ao inmediatamente anterior a aquel por el que se solicita la informacin, o el que figure en la ms reciente Declaracin de Renta o de Ingresos y Patrimonio presentada. En todo caso, en valores absolutos, la sancin no puede exceder de los 15.000 UVT.

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Sanciones en Dinero

Por informacin exigida sobre otros datos distintos a cifras (NITs, direcciones, conceptos, etc.), la cual s es presentada en forma oportuna, y en el medio tecnolgico diseado por la DIAN, pero sucede que despus de los procesos de cruce informacin con terceros se le detectan errores:

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Sanciones en Dinero

se aplicar el 0,3% de los Ingresos Netos del periodo objeto de la informacin; y en caso de no existir Ingresos Netos en el periodo, se aplica el 0,3% del Patrimonio Bruto del ao inmediatamente anterior a aquel por el que se solicita la informacin, o que figure en la ms reciente Declaracin de Renta o de Ingresos y Patrimonio presentada. En todo caso, en valores absolutos, la sancin no puede exceder de los 15.000 UVT.
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Sanciones en Dinero

Adems, si el propio reportante, antes de que la DIAN detecte errores en los archivos que entreg, decide hacerle correcciones voluntarias, en ese caso esas correcciones voluntarias s son sancionables (ver Concepto 80262 de Nov. de 2005). Por ello es que se puede decir que hoy da, si los Reportes de Informacin Exgena Tributaria son como los anexos de la Declaracin Tributaria (Renta, IVA, Retencin en la Fuente), en ese caso queda prohibido equivocarse con la Declaracin Tributaria pues si se tiene que corregir la Declaracin se tiene entonces que corregir el reporte

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Plazos para que la DIAN exija los reportes no presentados, o solicite correcciones a los reportes presentados
Por ltimo, podemos responder a las preguntas Cunto tiempo tiene la DIAN para exigir un reporte al que no lo ha entregado? y Cunto tiempo tiene la DIAN para revisarle el reporte al que s lo entreg (firmeza del reporte)? Al respecto, hay que aclarar que el Beneficio de Auditora otorgado en el Art.689-1 a las Declaraciones de Renta (y de paso a las de Retencin y de IVA; ver Art.705-1 del ET), ese beneficio no cobija a los reportes de Informacin Exgena.

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Plazos para que la DIAN exija los reportes no presentados, o solicite correcciones a los reportes presentados
Por tanto, las respuestas a las preguntas anteriores se obtienen de lo indicado en el Art.638 del ET, el cual indica que si alguien no ha presentado la informacin de un determinado ao, o la present con errores, la DIAN tiene plazo para imponerle la sancin por no enviarla (o para imponerle sancin por los errores que le detecten), hasta dos aos posteriores a la fecha en que se deba presentar la Declaracin de Renta del periodo en el que se deba haber presentado el reporte de Informacin Exgena (o se present con errores). actualicese.com

Plazos para que la DIAN exija los reportes no presentados, o solicite correcciones a los reportes presentados
Ej: Si los reportes de Informacin Exgena Tributaria del Ao Gravable 2009 se presentarn en Abril de 2010, entonces cuando se presente la Declaracin de Renta Ao Gravable 2010 (que se presentara en Abril de 2011) se contarn dos aos (lo que nos llevara hasta Abril de 2013). Por tanto, si esa Informacin Exgena del ao 2009 no se presenta o se presenta con errores, la DIAN tiene hasta Abril de 2013 para detectar el hecho y producir la resolucin sancin respectiva (por no presentacin oportuna o por presentacin con errores). La DIAN tiene entonces en total 3 aos contados desde el plazo en que se venca la entrega de los reportes (ver el concepto 96801 de Noviembre de 2009).

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Reportes de Informacin Exgena 2009

(Resolucin 7935, artculo 631 del E.T.)

Preparado por:

Diego Hernn Guevara Madrid

Lder de Investigacin Contable y Tributaria Febrero 2010

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