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Introduction

Le cahier des charges runit les points de vue, exigences, besoins techniques et fonctionnels des diffrents acteurs impliqus dans lorganisation qui mne le chantier, pilot par un chef de projet ou une quipe de chef de projets. Le cahier des charges peut contenir une partie technique sur des projets complexes ou valeur technologique. Etude de lexistant, analyse des besoins, spcifications des caractristiques fonctionnelles, cadre juridique : autant daspects quil faut matriser pour un projet russi.

Partie1 :gnralits sur le cahier des charges I. Dfinition : Le cahier des charges est un document essentiel la ralisation d'un projet. Il dcrit prcisment les besoins auxquels les intervenants doivent rpondre : objectifs, cibles, concurrence, spcifications techniques, dlais...
Le cahier des charges fonctionnel (CdCF) est un document formulant le besoin du client, au moyen de fonctions dtaillant les services rendus par le produit et les contraintes auxquelles il est soumis. On voit donc que le CDCF a pour rle de dfinir le besoin du client. Plus simplement, il explique quoi va servir le produit final. Nous verrons plus tard qu'il existe des outils la disposition du concepteur pour l'aider dfinir tout a. Pour formuler le besoin du client, on utilise des fonctions dtaillant les services rendus par le produit et les contraintes auxquelles il est soumis. a fait trs dictionnaire comme dfinition, mais c'est assez simple au fond. Pour rpondre au besoin du consommateur, le produit effectuera diffrentes actions : c'est le nom qu'on donne aux fonctions. Cependant, ces actions ne peuvent pas tre effectues n'importe quand et n'importe comment. J'ai un exemple simple : un portail ouverture automatique. La commande d'ouverture a t active. A priori, le portail s'ouvre. Imaginez qu'un enfant se trouve dans le champ d'ouverture du portail ! Cette situation peut se rvler dangereuse. Il faut donc contraindre le portail ne pas s'ouvrir, pour viter d'borgner ce pauvre enfant. On comprend ainsi nettement mieux ce que sont les contraintes : elles fixent un cadre auquel doit se conformer le produit avant d'exercer sa fonction (souvenez vous, la fonction indique quoi le produit sert). On les appelle des contraintes, car justement elles sont contraignantes pour le concepteur : il est oblig de les prendre en compte, mme si elles ne servent pas directement la ralisation de la fonction

du produit. En gnral, une des contraintes est le respect des normes de fabrication. Nous y reviendrons plus tard.

II.

Pourquoi un cahier des charges :

Le projet informatique fait partie de la vie dun service de documentation. Quil sagisse de la mise en place de son systme de gestion documentaire ou de son remplacement, de la cration dun site Web ou dun portail, de lintgration des ressources numriques, dun projet ddition ou de numrisation, le professionnel de linformation doit savoir prparer une telle dmarche, choisir le prestataire, vrifier le rsultat.

Pour russir, tout projet doit suivre une logique dans laquelle le cahier des charges tient un rle particulier. Mais comment sy prendre sans rinventer la roue ou perdre du temps ? Comment viter les cueils ? O trouver des renseignements, rfrences et aides utiles ? Voici quelques conseils pratiques.

III.

Lenvironnement projet :

Sans cahier des charges, pas de projet. Mais sans lenvironnement particulier dun projet, le cahier des charges na pas de sens. Or, le projet informatique suit sa propre logique.
Les phases cls dun projet
Etudes pralables Etudes de lopportunit dun dveloppement spcifique ou achat dun progiciel Dfinition des besoins et de lobjectif du projet Dtermination du budget et de la procdure Cahier des charges Prsentation de lexistant Description des besoins Spcifications des caractristiques fonctionnelles Type de logiciel ou de prestation Choix Choix de la procdure (appel doffres) Eventuellement ngociations (rarement) Choix du prestataire ou de la solution

Commande ou contrat avec planning Ralisation Prparation, prototype Tests, formations Ralisation complte Recette, mise en service et poursuite des formations

Dans cet environnement, le cahier des charges remplit trois rles diffrents. Dabord il dcrit un fournisseur potentiel ce quon attend de lui : Synthse de toute la rflexion () mthodologique, (il) est le bilan de la dfinition des besoins spcifiques et des contraintes propres () (Duchemin 2000, p313).

Accessoirement, il contribue galement la dfinition des critres de slection du prestataire. Par la suite, surtout sil sagit dun sous-traitant ou fournisseur externe, le contenu du cahier des charges est intgr dans le contrat ou march. Lengagement sur la ralisation des spcifications techniques et le planning devient ainsi contraignant. Finalement, le cahier des charges permettra, sous forme de cahier de recette, dvaluer ladquation entre la rponse du titulaire et les besoins exprims.

IV.

Les enjeux du cahier des charges :

Le cahier des charges est loutil du chef de projet qui doit permettre de dfinir et dencadrer toute prestation de service ou toute acquisition de matriel prvue dans le cadre de loptimisation du fonctionnement de lorganisation cible, quil sagisse dune entreprise, dune collectivit locale, dune association, dun organisme semi public, dun ministre, ou autre. Toute organisation humaine volue au travers de projets ou chantiers mener, lesquels ncessitent parfois lintervention dune aide extrieure et spcialise. Un des enjeux de la conduite de projet va consister cerner avec prcision le champ du besoin couvrir, en relation avec la criticit de ce besoin. Cest en effet ce degr de criticit qui va dterminer le lancement ou non dun projet.

V.

Le cahier des charges : un outil contractuel :

Le cahier des charges est ensuite un outil contractuel sur la base duquel tout prestataire consult devra formuler sa rponse au besoin, selon le niveau de dtail

des rponses exig dans la forme du cahier des charges. Ce retour vise non seulement estimer ladquation entre le besoin mis et la rponse formule, mais il servira en outre de base de comparaison primtre gal ou quivalent entre les diffrentes rponses des soumissionnaires.

VI.

Le cahier des charges : un support pour dfinir les besoins :

Selon limportance et la taille des projets mener, une organisation peut faire appel un chef de projet nomm en interne, mais galement une quipe de chefs de projets supervise par un Directeur de projet. Le cahier des charges jouera le rle de support pour tablir un rfrentiel des besoins et des contraintes ainsi que les services attendus en rponse ces besoins. Le cahier des charges peut donc tre peru dans un premier temps comme un document formalisant les points de vue techniques et fonctionnels au sein de lorganisation cible. Il sagit de rconcilier besoins utilisateurs, outils et mthodes techniques en place, outils et mthodes techniques et fonctionnelles implmenter, pour atteindre loptimisation souhaite. Ce support sera donc un moyen de communication entre la partie qui met un besoin, souvent nomme population des utilisateurs et la partie charge de mettre en uvre les moyens pour y rpondre, nomme matrise duvre , les deux parties tant mises en relation par un intermdiaire, la matrise douvrage , parfois accompagne dune assistance matrise douvrage , qui a un rle de coordination. VII.

VIII.

Quatre objectifs dun cahier des charges :


Dfinir les objectifs que doit atteindre la solution. Indiquer les contraintes respecter imprativement. Etre un outil de dialogue entre les diffrents acteurs. Diminuer les risques derreur lors de la ralisation ou linstallation.

Dans un projet, le professionnel de linformation nagit pas seu l. Il est entour dutilisateurs internes et externes, des services administratifs et informatiques, et de sa hirarchie. Un cahier des charges ne se construit pas sans la contribution de tous ces acteurs. En tant que chef de projet utilisateur (CPU), le professionnel a tout intrt de sentourer ds le dbut dune quipe projet qui sera charge du projet. Le comit de pilotage compos par le CPU, des diffrents responsables informatiques et des utilisateurs suivra lavancement des travaux. Il prendra les dcisions

IX.

Structuration :

Pas dillusion : il ny a pas de plan type pour rdiger un cahier des charges. Structure, prcision et longueur dpendent de limportance, de lobjet et du contexte du projet. Pas besoin de monter une usine gaz, dtaler par e xemple sur plus de 20 pages les besoins et spcifications quand il ne sagit que de numriser quelques documents cela peut se faire en quelques paragraphes. A l'inverse, nous avons dj vu malheureusement - des courriels, schmas ou tableaux faisant office de cahier des charges. Nanmoins, mme si la prsentation et lordre peuvent varier, plusieurs lments doivent ncessairement y figurer.
Les quatre lments cls dun cahier des charges
Etude de lexistant Prsentation gnrale de ltablissement Etude de lenvironnement (pas seulement informatique) (tat des lieux) Analyse des besoins Description des besoins de ltablissement Dfinition de lobjectif du projet Description de la solution Caractristiques fonctionnelles Rponse oprationnelle souhaite (le prestataire peut avoir la libert de proposer toute solution technique partir du moment o les contraintes informatiques de l'tablissement sont respectes, si il y en a) Dfinition de la procdure Dcoupage en lots ou phases Description des conditions commerciales

Lide directive est dobtenir une structure de base qui aide le prestataire potentiel comprendre ce quon attend de lui . Tout ce qui, dans un texte, facilite la comprhension est bon prendre : une structure claire et simple, des paragraphes courts, des schmas et illustrations etc. Lors de la rdaction, on peut sinspirer dun modle ou exemple. Mais attention, sinspirer ne veut pas dire copier, et il faut surtout viter de flouer la spcificit du projet en question.

Duchemin (2000) propose une mthodologie dtaille pour linformatisation dune bibliothque. Pour un projet de numrisation on trouvera des recommandations utiles dans le guide de Buresi et Cdelle-Joubert (2002). Le Ministre de la Culture a mis en ligne un cahier des charges type pour tout projet informatique dune bibliothque publique qui peut galement servir de modle. On trouvera dautres exemples sur le Web.

a. Ltude de lexistant : Ltude de lexistant consiste mettre plat, de faon aussi claire que possible, lanalyse qualitative et quantitative du fonctionnement actuel de la bibliothque ou du centre de documentation. Une analyse de lexistant comprend trois parties distinctes : 1. La premire consiste recueillir les informations ; elle est ralise partir dentretiens ou de questionnaires, tableaux de bords, catalogues, tudes, donnes statistiques etc. 2. La seconde consiste analyser, classer et donner une vue synthtique de lensemble des informations collectes par domaine fonctionnel, en tenant compte des ressources humaines (nombre et profil des personnes assignes aux diverses tches). 3. La troisime consiste esquisser une modlisation grosses mailles des donnes et des traitements. Ltat des lieux peut aboutir une critique de lexistant qui analyse les points positifs et ngatifs de lorganisation du travail dj mise en place et dgage les amliorations apporter : les taches effectues et les taches non effectues, les services rendus et les services non rendus, etc. Cette critique sera ainsi une transition vers la 2e partie, lanalyse des besoins. b. Lanalyse des besoins : Selon Bnard (1990), le besoin cest la ncessit ou le dsir prouv par un utilisateur. Ce besoin peut tre explicite ou implicite, potentiel, avou ou inavou. Par consquent, ltude des besoins consiste dgager les critres dinformatisation des diverses tches, choisir celles qui sont informatiser et valuer les gains de temps, dnergie et defficacit attendus (retour sur investissement). Elle est

raliser sous forme de questionnaire. Cette tude donne une vue globale des besoins des professionnels de linformation mais aussi des utilisateurs. Trois facteurs sont prendre en compte dans lanalyse : 1. Facteurs lis lapplication informatique elle-mme comme la dure de vie de lapplication, le champ de lapplication. 2. Facteurs lis la solution, comme la mise en place dun portail dinformation, la gestion de ressources lectroniques. 3. Facteurs lis au projet comme les enjeux, le cot, les crdits. Ces facteurs sont prendre en compte avec lintgration de contraintes : Les contraintes organisationnelles, par exemple la gestion dun fonds gr sur plusieurs sites. Les contraintes techniques comme lusage dun systme dexploitation particulier ou un systme de gestion de bases de donnes (SGBD). Les contraintes humaines et administratives (comptences, organigramme, planning). Les contraintes financires (budget). Comme pour ltude de lexistant, le rle du professionnel de linformation se situe ici en particulier au niveau du filtre, de la synthse et de la communication : lui de pondrer, prioriser et prsenter les besoins et objectifs dune manire raliste, cohrente et comprhensible.

c. Les caractristiques fonctionnelles : Dans le cahier des charges le service de documentation a exprim ses besoins et ses attentes. Il attend en retour une rponse du prestataire. Le cadre de rponse est lappellation globale des tableaux que le prestataire doit remplir : tableaux cadre des caractristiques fonctionnelles et techniques. Ces tableaux seront des instruments trs utiles trois niveaux :

1. Pour comparer et slectionner le prestataire ou la solution. 2. Pour obliger le prestataire sengager sur toutes les questions. 3. Pour permettre de raliser la vrification daptitude (recette).

Le cadre de rponse est souvent mis en annexe au cahier des charges, mais dans le cadre dun appel doffre il est prfrable de l'annexer lacte dengagement, premier document constituant le march.

Voici lexemple dun tableau cadre des caractristiques fonctionnelles :

Besoins, fonctions

Pondration STD PAR SPE NON Nbre Commentaires de jours

1 2 3 4 5

Le prestataire potentiel indiquera pour chaque fonctionnalit si elle est : Gre en standard dans le systme (STD). Grable moyennant un paramtrage quil estimera en nombre de jours (PAR). Grable par un dveloppement spcifique quil chiffrera en nombre de jours (SPE). Non gre (NON). La colonne intitule pondration est garde la discrtion de ltablissement qui priorisera ses besoins. d. Le cadre juridique :

Tout projet, une fois lanc, possde un caractre contractuel. Ce contrat engage client et prestataire sur la base du cahier des charges. Si la prestation est externalise, le cahier des charges intgrera un cadre juridique contraignant et spcifique : un contrat de droit priv si le projet est lanc par une entreprise, un march dans le cadre du Code des Marchs Publics sil sagit dun tablissement public. Le professionnel de linformation na pas formaliser le contrat, ceci sera affaire du service administratif ou juridique. Nanmoins, quelques notions lui seront utiles pour bien prparer le cahier des charges et pour choisir la procdure la plus adquate : Lobjet du contrat : Choisir un intitul succinct pour caractriser la prestation attendue. Les lieux dexcution et de livraison : Dans les locaux du titulaire ? Sur le site de production du prestataire ? A proximit gographique du service ? En France ? La dure du contrat/march : Dbut, fin et dure globale du contrat ? Dlai dexcution ? Pnalits en cas de dpassement/retard ? Ces trois lments rentreront dans la rdaction du Cahier des Clauses Administratives particulires (CCAP) rdigs conjointement par le professionnel de linformation et le service juridique. Les caractristiques principales : Prvoir une brve description de la prestation objet du contrat ou march ; tablir une estimation du budget (montant global du contrat TTC), ventuellement avec un maximum et un minimum (fourchette) ; le cas chant informer sur lallotissement (dcoupage de la prestation en plusieurs lots, attribution ventuelle plusieurs prestataires) ; donner des indications sur la volumtrie ; prvoir une information aussi sur la passation du contrat/march (commande globale ou par bons de commandes). Toutes ces informations seront consignes dans le Cahier des Clauses Techniques Particulires (CCTP), qui sera rdig par le professionnel de linformation et sera relu par le service juridique pour en vrifier le formalisme administratif.

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Les critres dattribution du march : En cas de mise en concurrence (appel doffres), il faut informer sur les critres de slection, notamment : la valeur technique de loffre (expriences et rfrences du prestataire, moyens et ressources mis en uvre, plan qualit etc.) ; le prix (prix global, tarifs des prestations, structure de la tarification). Comme le Code des Marchs Publics exige le choix de loffre conomiquement la plus avantageuse apprcie en fonction de critres clairement noncs avec une pondration, ces critres dattribution doivent tre pondrs (par exemple, 60% valeur technique, 40% prix). Ces critres quant eux viendront complter le Rglement Particulier de la Consultation (RPC) dfinissant le droulement de lappel offre. Pour un tablissement public, lestimation du montant du march (conomie) a un impact direct sur le choix de la procdure, en particulier pour deux aspects : la publicit pour la mise en concurrence (bulletin officiel, presse spcialise etc.), et le dlai entre publicit et remise des candidatures. Actuellement, le seuil pour une procdure simplifie est de 90000 HT (cf. le portail des marchs publics). En fonction de la connaissance de loffre des prestataires potentiels, les procdures dun appel doffres (ouvert ou restreint) ou dun dialogue comptitif peuvent tre des options intressantes : Appel doffres ouvert : Option de choix la plus couramment utilise. Elle prsente lavantage dtre rapide (dure de 52 jours) mais possde linconvnient dobtenir beaucoup doffres (ce qui a une incidence sur la dure de slection du titulaire). Appel doffres restreint : Option de choix sil nexiste quun nombre restreint de prestataires potentiels. Procdure en deux temps - les entreprises doivent faire acte de candidature, elles sont retenues selon les critres indiqus dans l'avis. Seules les entreprises retenues peuvent faire une offre. Un cas particulier est le march ngoci, sans publicit pralable quand pour une prestation spcifique il nexiste quun seul prestataire potentiel. Dialogue comptitif : Option de choix si ltablissement nest pas en mesure de dfinir les moyens techniques qui rpondent ses besoins ou sil nest pas en mesure dtablir le montage juridique ou financier de son projet.

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Procdure en trois temps - les entreprises doivent faire acte de candidature, elles sont retenues selon les critres indiqus dans l'avis. Seules les entreprises retenues sont invites participer au dialogue comptitif avec ltablissement qui aboutira un cahier des charges prcis. Ensuite, ces entreprises soumettront une nouvelle proposition. Attention : La rglementation des marchs publics change rgulirement, et le professionnel de linformation a tout intrt de se tenir au courant du cadre juridique en cours (cf. portail des marchs publics) et de travailler troitement avec
les services administratifs et juridiques de son tablissement lors de la prparation de son cahier des charges. Une dernire remarque : En principe, ces conseils sont valables uniquement si la prestation est externalise. Ceci tant, certains tablissements (surtout dans le secteur priv) prvoient une contractualisation aussi en cas dune prestation in house , assure par un autre service du mme tablissement (par exemple, la DSI). Nanmoins, mme l o cette contractualisation interne nest pas la rgle, on peut se demander si un tel accord entre plusieurs services, mme caractre symbolique et sans valeur juridique stricto senso, ne permettrait pas dans certains cas de clarifier les engagements mutuels des uns et des autres. -

La recette :

Aprs avoir choisi le prestataire ou la solution, paramtr le systme et assur la formation des utilisateurs, il reste vrifier que les engagements du prestataire sont en adquation avec les besoins spcifis dans le cahier des charges. Cette tape de vrification sappelle recette. Elle est divise en deux tapes : La vrification daptitude (VA). La vrification de service rgulier (VSR). Ces tapes sont importantes car elles conduisent lacceptation ou au rejet de la solution. La vrification daptitude est ralise partir du tableau cadre des caractristiques fonctionnelles. Des tests unitaires sont raliss sur les fonctionnalits auxquelles le titulaire a rpondu par laffirmative. La vrification de service rgulier consiste s'assurer du bon fonctionnement du systme en exploitation normale. Il s'agit donc d'une utilisation relle et pas d'un test en vraie grandeur. Les dures de la VA et de la VSR sont fixes dans le contrat. Normalement, la VA dure moins longtemps que la VSR qui peut prendre jusqu deux ou trois mois.

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Attention : cette double vrification est typiquement franaise ; des prestataires et fournisseurs anglo-saxons connaissent uniquement la VA et poussent sortir la VSR du projet au sens strict afin de rgler dventuels problmes dutilisation dans le cadre de la maintenance ou de lassistance technique (helpdesk). Dans un autre contexte quand il sagit dune prestation sous-traite, par exemple pour la numrisation de documents ou la rtroconversion dun catalogue le cahier des charges jouera ce rle de cahier de recette dj tout au dbut du projet, quand le prestataire aura mis en place sa chane de production. Avant de passer en production, il faut prvoir une phase test sur un chantillon reprsentatif dont le rsultat sera valider ou rejeter partir des spcifications du cahier des charges.

X.

Les critres pour sassurer de la qualit et de lefficacit dun cahier des charges :

Le cahier des charges nest pas une garantie de succs mais sans cahier de charges, la russite devient alatoire. La rdaction dun cahier des charges repose sur la rgle du PPCR .

1.
2.

Prcis :

Notamment pour les fonctionnalits mergeantes, le flou peut conduire des dconvenues. Il ne sagit pas de saligner sur les systmes obsoltes mais de prendre en compte les volutions en cours.
Prospectif : Concis :

3.

Car un document dmesurment pais et dtaill, source dinvestissement en temps pour le fournisseur, rduira le nombre de propositions donc le choix de la bibliothque. Il ne sagit pas dimaginer un systme idal qui fait tout ( killer application en anglais) mais de rester raliste par rapport aux besoins rels et la faisabilit technique et financire.
Raliste :

4.

Rdaction collective, relecture, comparaison avec dautres cahiers des charges sont quelques conseils pour sassurer dune bonne qualit. De mme, lajout dun glossaire qui dfinit les termes et concepts cls peut faciliter la comprhension entre professionnels de linformation et informaticiens, notamment quand il sagit dune prestation externalise et/ou dun prestataire non francophone. Plus en amont, le professionnel a tout intrt de se tenir au courant de lvolution technologique dans le domaine concern. Une bonne connaissance du march et

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des prestataires sont des cls pour laborer un cahier des charges pertinent et prvenir des surcots. Cette veille peut se faire de plusieurs faons : rencontres professionnelles (ADBS, CNRS etc.), salons (ADBU, I-Expo), listes (adbs info, Biblio.fr), publications (BBF, Archimag, cf. par exemple Ochanine 2006) sont quelques vecteurs. Lors de la prparation dun projet denvergure, il ne faut pas hsiter prendre contact avec des fournisseurs et prestataires potentiels ou d'autres utilisateurs des logiciels existants, pour discuter des besoins et objectifs et organiser des dmonstrations des solutions du march. Le temps investi dans cette phase pralable sera profitable pour la suite.

Partie Technique dun cahier des charges :

I.

La dmarche de rdaction dun cahier des charges :

La dmarche de rdaction du Cahier des Charges Fonctionnel compte grosso modo 3 tapes principales : 1. L'introduction au problme pos 2. L'expression fonctionnelle du besoin 3. Les solutions proposes pour rpondre ce besoin

Chacune de ses parties est accompagne d'outils qui aident le concepteur structurer sa dmarche et son raisonnement. Ils permettent en plus d'viter d'avoir crire des pages et des pages de textes, car tout est schmatis, comme nous allons le voir. Introduction au problme pos : Ici, l'ide est simple : il faut donner une description succincte du projet. Expliquer en quoi il consiste, son objectif, une ventuelle prvision des dpenses et bnfices s'il y a lieu, etc. Il faut aussi lui donner un contexte : sa situation par rapport d'autres au sein de
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l'entreprise, les tudes effectues et celles effectuer, ainsi qu'une liste exhaustive des personnes concernes par le projet si elles sont connues l'avance. Expression fonctionnelle du besoin : C'est la partie cl du Cahier des Charges, il ne faut absolument pas la rater. En effet, c'est l qu'on dfinit les fonctions et les contraintes. Chaque fonction et chaque contrainte est dfinie par un certain nombre d'informations la concernant :

Son nom : il est trs important celui-l

Ses critres : ils indiquent dans quelles conditions la fonction en question est considre comme ralise. Par exemple, avec notre tondeuse gazon, une contrainte pourrait tre "Ne pas mettre l'utilisateur en danger". Cette fonction est importante, mais il faut la prciser : dans quels cas peut-on considrer que l'utilisateur est en scurit ? Un des critres pourrait tre "La lame de la tondeuse doit tre inaccessible". Ainsi, si l'utilisateur ne peut pas toucher la lame, il est clair qu'il ne risque pas de se blesser avec. En gnral, une fonction est accompagne de plusieurs critres. Son niveau : si le critre de la fonction est dfini d'une faon numrique, le niveau est la valeur qui est associe ce critre. Toujours avec notre tondeuse, une contrainte pourrait tre "Correspondre l'nergie disponible". Le critre est la nature de l'nergie (en gnral, nergie lectrique). Par consquent, le niveau est la quantit d'lectricit avec laquelle fonctionnera la tondeuse (on parle de tension) : 230V si la tondeuse est commercialise en France Sa flexibilit : il est possible, dans certains cas, d'accorder une tolrance au niveau de ralisation d'une fonction. Si la tension d'alimentation de la tondeuse est de 224V (Volts) au lieu de 230V, a n'a rien de dramatique : on donne une flexibilit au niveau, qui prcise jusqu' quelles limites la fonction est considre comme ralise mme si son niveau n'est pas strictement gal celui dfini pralablement. On peut par exemple accorder une flexibilit de +/12% la tension d'alimentation. Comme a, si on a une tension de 224V, a marche quand mme. Le tout est de trouver une flexibilit cohrente en fonction du rsultat souhait. Bien entendu, la flexibilit

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n'est pas indispensable : pour le respect des normes, elle n'a pas lieu d'tre (les normes doivent tre respectes dans tous les cas) Solution propose pour rpondre au besoin Cette partie est un peu la transition entre la rdaction du Cahier des Charges et la conception. En effet, on commence ici proposer des pistes de recherche pour la ralisation de chacune des fonctions. L'objectif est d'organiser au mieux la suite du projet, en le dcoupant en "sous projets". Pour cela, une connaissance parfaite des fonctions du produit en question est indispensable, pour connaitre la teneur en travail qu'elles ncessiteront. Il y a peu dire. C'est un peu la zone du gros brainstorming ou tous les gnies trlent joyeusement pour faire aboutir leurs ides

II.

Les outils au service du concepteur :

La rdaction d'un Cahier des Charges qui tient la route se rvlant particulirement difficile et la probabilit de plantage assez importante, de nombreux outils ont t mis au point pour aider les concepteurs dans leurs recherches.

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a. La bte cornes : Son objectif est simple : Elle indique quoi sert le produit. Elle se prsente sous cette forme

La matire d'uvre est ce sur quoi le produit doit agir (pour une tondeuse, il s'agit de... l'herbe).

b. Le diagramme pieuvre : Je sais, il y a beaucoup d'animaux dans les bureaux d'tudes. Il permet de relier simplement le produit son environnement extrieur (c'est--dire tout ce qui est susceptible d'influer sur son fonctionnement). Voici un exemple de diagramme pieuvre pour une voiture.

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Voici la liste des fonctions et des contraintes : FP1 : Permettre aux utilisateurs de se dplacer sur le sol, rapidement et sans se fatiguer C1 : Ne pas influer ni tre par le revtement au sol C2 : Respecter l'environnement, rsister la corrosion C3 : tre esthtique C4 : Rsister au milieu extrieur C5 : S'adapter aux nergies disponibles, limiter la consommation C6 : Respecter toutes les lois et rglementations C7 : tre confortable, s'adapter toutes les corpulences Comme vous le voyez, chaque contrainte est relie un lment du milieu extrieur, alors que chaque fonction relie le produit deux lments extrieurs. Il n'existe pas, ma connaissance, d'outil normalis visant lier les fonctions leurs critres et niveaux. Cependant, si vous en connaissez un, n'hsitez pas

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me le signaler. En gnral, on se contente de crer un tableau avec une ligne par fonction et/ou par contrainte.

Cependant, vous verrez que faire tout a pour un petit projet amateur est gnralement inutile. Je vous ai expliqu globalement comment a fonctionne en entreprise pour votre culture et pour vous aider rflchir sur votre projet, mais cela ne vous sera sans doute pas utile 100% dans le cadre de vos projets, surtout s'il n'a pas de vise commerciale. En gnral, votre CDC est assez court : environ 3/4 pages devraient tre amplement suffisantes. Bien sr, si vous en utilisez davantage, a n'est pas un problme, mais si vous avez crit un document de 100 pages, vous devriez essayer de le retravailler

III.

Elments principaux dun cahier des charges :


a. Contexte :

Un cahier des charges commence gnralement par une section dcrivant le contexte, c'est--dire notamment le positionnement politique et stratgique du projet.
b. Objectifs :

Trs rapidement, le cahier des charges doit permettre de comprendre le but recherch, afin de permettre au matre d'uvre d'en saisir le sens.
c. Vocabulaire :

Nombre de projets chouent cause d'une mauvaise communication et en particulier cause d'un manque de culture et de vocabulaires communs entre matrise d'uvre et matrise d'ouvrage. En effet, l o le matre d'ouvrage crot employer un vocabulaire gnrique, le matre d'uvre entend parfois un terme technique avec une signification particulire.
d. Primtre

Le primtre du projet permet de dfinir le nombre de personnes ou les ressources qui seront impactes par sa mise en place.

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e. Calendrier

Le calendrier souhait par le matre d'ouvrage doit tre trs clairement explicit et faire apparatre la date laquelle le projet devra imprativement tre termin. Idalement des jalons seront prciss afin d'viter un effet tunnel .

IV.

Elaboration dun cahier des charges :

Llaboration dun cahier des charges vous permettra dune part, de prciser vos intentions et dautre part, de prsenter clairement vos objectifs et souhaits aux professionnels qui prendront le relais au moment de la production de loutil. Ce cahier comportera tous les lments dont les professionnels pourraient avoir besoin pour bien comprendre le support crer. Cela leur permettra de proposer un devis le plus complet possible. Description de vos objectifs Description du public final (ge, niveau socio-conomique, habitudes de vie, de loisirs, de culture etc.) ainsi que du public relais, utilisateur de loutil. Description des caractristiques de loutil et du but que vous voulez atteindre. Soyez le plus prcis possible. Nhsitez pas donner des indications de style, montrer un autre outil en exemple ou en contre exemple, montrer la maquette si celle-ci existe etc. Description des conditions dutilisation prvues :

nombre dexemplaires souhaits, dimensions, couleurs chancier budget disponible coordonnes des personnes de contact, dessinateur, charg de projet etc. ou toute personne ressource pour lune ou lautre information.

V.

A qui sadresser ?
Le type de support choisi dterminera le type de professionnels avec lesquels vous allez travailler. Deux possibilits soffrent vous pour la prise en charge de cette tape : faire appel une agence de communication ou jouer vousmme le rle de responsable de production. Une agence de communication runit les diffrents intervenants dans les phases de production de loutil (graphiste, infographiste, spcialiste marketing etc.) ou fait appel des soustraitants (monteur vido, photograveur, imprimeur etc.). Cette possibilit nest certainement pas la plus avantageuse financirement parlant (la commission de lagence peut aller jusqu 20 voire 50 %) mais elle vous fera gagner du temps et vous dchargera de toute responsabilit au cas o une erreur surviendrait dans lune des phases de production.

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Si vous assumez le rle de responsable de production, vous serez amen engager les diffrents professionnels et tablir avec chacun deux un planning prcis afin de coordonner lensemble : du graphisme jusqu limpression. La slection des agences de communication se fera avec vos partenaires de projet. Le choix dune agence ou de toute personne intervenant dans la phase de production de votre outil se fera selon plusieurs critres : la notorit laccessibilit des services le professionnalisme lhabitude de travailler ensemble lexprience de communication avec votre public la facult dcoute de vos remarques la crativit les tarifs avantageux etc. La majorit des supports demanderont cependant lintervention dun graphiste. Mme une pice de thtre ncessite une prsentation visuelle, un CD rom a besoin dun livret, une exposition dun programme etc.. Les tapes suivantes concernent donc plus particulirement sur le support crit et visuel de loutil. En fonction de ltat davancement de votre projet, lagence (et dans ce cas le graphiste) peut vous proposer un travail de mise en page, des conseils pour le papier et les couleurs voire mme la cration dillustrations, de schmas etc. En fonction de ltat davancement de votre projet, lagence (et dans ce cas le graphiste) peut vous proposer un travail de mise en page, des conseils pour le papier et les couleurs voire mme la cration dillustrations, de schmas etc. Les programmes informatiques accessibles au grand public permettent aujourdhui de raliser des mises en page de qualit moindre cot. Cette solution peut convenir pour un dpliant de prsentation, un livret etc. Mais un jeu dune finition impeccable accompagn dun livret mal bricol risquerait de nuire limage de marque de votre outil.
Comment faciliter vos relations avec le graphiste ?

Noubliez pas que tout changement a un cot. Evitez les modifications de dernire minute et tchez de respecter les chances. Si vous pensez que larticulation fond/forme est inadquate, si vous nadhrez pas lide propose, bref, si vous ntes pas 100 % satisfait, dites-le ! Nhsitez pas demander la traduction du jargon graphiste . Posez vos exigences et ayez des objectifs clairs concernant le travail de lagence ou du graphiste.

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Exemple de cahier des charges pour la cration d'un site Internet Chapitre 1 Prsentation du projet

Contexte o Historique Objet du projet Organisation du projet o Comit de pilotage o Groupe de projet o Matrise douvrage o Matrise duvre o Prestataire Environnement du projet o Existant fonctionnel o Existant technique

Chapitre 2 - Description du futur site

Primtre du projet o Positionnement du futur site o Description gnrale du projet Description des besoins fonctionnels o Besoins fonctionnels en front office o Besoins fonctionnels en back office o Points cls fonctionnels Description des besoins techniques o Architecture technique o Configuration logicielle o Configuration matrielle o Scurit Reprise de lexistant

Chapitre 3 - Prestations attendues


Prsentation des prestations attendues Cadre de la rponse o Informations gnrales o Documents remettre lors de lappel doffre o Bordereau de prix o Critres de choix Exigences o Exigences techniques o Exigences ergonomiques et graphiques

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conclusion

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Un bon cahier des charges sera toujours le reflet dune comprhension et respect mutuel des mtiers. Le professionnel de linformation na pas substituer linformaticien. Le cahier des charges nest pas destin imposer prestataire comment il doit raliser le projet mais lui expliquer les besoins ltablissement et dcrire les fonctionnalits cibles.

du se au de

Un bon document ne fera que cela : servir doutil de communication au dialogue entre professionnel de linformation et informaticien, et dterminer les engagements mutuels. Sa qualit rside dans la clart, la pertinence et la lisibilit du contenu.

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