Manual Normas Procedimientos

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIN, ACTUALIZACIN Y APROBACIN DE LOS MANUALES DEL INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA DE CUMAN
Cuman, junio de 2011

Divisin de Planificacin y Desarrollo/ Departamento de Organizacin y Sistemas. Actualizacin: Fecha: Junio 2011.
REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA DE CUMAN DEPENDENCIA: Departamento de Organizacin y Sistemas. PROCESO: Elaboracin, actualizacin y aprobacin de los Manuales de Normas y Procedimientos ASUNTO: Portada. Rev.: 1 Pg.
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Cdigo:
MNP-DPYD-001
Fecha de Elaboracin: Junio 2011
PROPSITO: Estandarizar los criterios a seguir para la elaboracin, actualizacin y aprobacin de los Manuales y Procedimientos. ALCANCE: Procedimiento aplicable para la elaboracin, actualizacin y aprobacin de los Manuales de Normas y Procedimientos del Instituto Universitario de Tecnologa de Cuman RESPONSABLE: Divisin de Planificacin y Desarrollo/ Departamento Organizacin y Sistemas
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIN, ACTUALIZACIN Y APROBACIN DE LOS MANUALES DEL INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA DE CUMAN
ELABORADO POR: Licdo. Jos G. Adinolfi
ACTUALIZADO POR: Licda. Nelly Salazar de Ortiz Licda. Clida Tineo de Acosta
Dpto. Organizacin y Sistemas Licda. Clida Tineo de Acosta Fecha: Junio 2011.
REVISADO: Divisin de Planificacin y Desarrollo Prof. Luis M. Rodrguez Fecha: Junio 2011.
Fecha: Junio 2010.
Fecha: Mayo 2011.
Divisin de Planificacin y Desarrollo/ Departamento de Organizacin y Sistemas.
Actualizacin: Fecha: Junio 2011.
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PROPSITO: Estandarizar los criterios a seguir para la elaboracin, actualizacin y aprobacin de los Manuales y Procedimientos. ALCANCE: Procedimiento aplicable para la elaboracin, actualizacin y aprobacin de los Manuales de Normas y Procedimientos del Instituto Universitario de Tecnologa de Cuman RESPONSABLE: Divisin de Planificacin y Desarrollo / Departamento Organizacin y Sistemas
Los miembros del Consejo Directivo del Instituto Universitario de Tecnologa de Cuman, en reunin ordinaria Nro. 14-ORD-2011 de fecha 11 /07/2011, aprueban la actualizacin de la informacin contenida en el presente manual, cuyo original fue aprobado por la Comisin de Modernizacin y Transformacin, en reunin Ordinaria Nro. 09-ORD-2010 de fecha
22/06/2010, de conformidad con los lineamientos emitidos por la Coordinacin de Organizacin y Sistemas del Ministerio del Poder Popular para la Educacin Universitaria; as como, las normativas de control interno, establecidas por la Contralora General de la Repblica.
En este manual se establece el procedimiento a seguir a los fines de elaborar, actualizar y aprobar los manuales de Normas y Procedimientos que a bien deban desarrollarse en la Institucin; por ende, las normativas y directrices que en l se especifican, promueven una cultura de orden y normalizacin, facilitan el proceso de trabajo, al mismo tiempo, contribuyen con la seguridad de la calidad de los procedimientos que se pretendan documentar en esta casa de estudios.
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En consecuencia, a partir de la presente fecha, entra en vigencia la actualizacin de este manual, quedando bajo la responsabilidad del Departamento de Organizacin y Sistemas, su ejecucin, control y cualquier modificacin y/o actualizacin del presente manual, de conformidad con las atribuciones que confiri la Comisin de Modernizacin y Transformacin del IUT-Cuman.
Aprobado por la Comisin de Modernizacin y Transformacin del IUT Cuman:
Prof. Arturo Hurtado
Coordinador C.M.T.I.U.T -C
Prof. Jos Jimnez Subdirector Administrativo
Prof. Jos Miguel Garca Subdirector Acadmica
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NDICE Pgina Introduccin..... Base Legal Normas Generales.. Procedimiento..... Formularios Formato FDOYS-01. Instructivo de llenado Formato FDOYS-01. Glosario de Trminos. Diagrama de Flujos. Anexos.. Gua G DOyS-01 Para Generar los Cdigos de Identificacin de los Manuales de Normas y Procedimientos. Gua G DOyS-02 Para Generar y Controlar el campo Revisin de los Manuales de Normas y Procedimientos. Gua G DOyS-03 Para la Redaccin, Forma y Presentacin de los Manuales de Normas y Procedimientos..... 5 6 8 13 16 17 18 21 24 25
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INTRODUCCIN As como la calidad constituye una exigencia natural en los procesos de trabajo, la experiencia es una cualidad de los trabajadores que debe apreciarse y valorarse en las organizaciones, inclusive, en las del sector pblico. Por tanto, el marco legal que rige para este tipo de organizaciones, promueve que en estos espacios, la calidad y la experiencia deben asegurarse y reconocerse, a los fines de que los problemas y/o deficiencias internas puedan resolverse sin mayores complicaciones. En tal sentido, si las experiencias se documentan a travs de polticas, procedimientos y manuales, muy pronto las organizaciones tendran un cmulo enorme de conocimientos a travs de los cuales, adems de solventar sus dificultades, podran generar tecnologas invaluables que le daran una posicin ventajosa frente a otras del mismo tipo.
En este contexto, y a los fines de no permitir que los conocimientos se evaporen, se ha preparado este manual, a travs del cual, los responsables de las unidades acadmicas, administrativas; as como el Departamento de Organizacin y Sistemas conjuntamente con la Divisin de Planificacin y Desarrollo del Instituto Universitario de Tecnologa de Cuman, siguiendo una serie de normativas, directrices y parmetros de marco legal, procedimental, de forma y de fondo, elaboren, actualicen y sometan ante el Consejo Directivo de la Institucin, para su revisin y aprobacin los Manuales de Normas y Procedimientos que a bien deben desarrollarse, en funcin a que cada unidad logre los objetivos de forma ms simples, segura, racional y sistemtica.
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BASE LEGAL
Leyes: Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela. Ley Orgnica de la Administracin Pblica.

Decreto N 6.217, de fecha 15 de julio de 2008.
Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico.

G.O. N 39556 del 19/11/2010
Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional del Control Fiscal.
G.O.Ext. N 6.013 del 20/01/2011
Ley Orgnica de Planificacin Pblica Popular.

G.O. Extr. 6.011 del 21/12/10.
Ley Orgnica de Simplificacin de Trmites Administrativos.

G.O. Extr. 5.891 del 31/07/2008.
Reglamentos: Reglamento Sobre la Organizacin del Control Interno en la Administracin Publica Nacional. (Gaceta Oficial N 37.783, de fecha 25/09/2003). Reglamento N 1 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, sobre el Sistema Presupuestario. (Gaceta Oficial Extraordinario N 5.781, de fecha 12/08/2005). Reglamento N 2 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, sobre el Sistema de Crdito Pblico. (Gaceta Oficial N 38.117, de fecha 28/01/2005). Reglamento N 3 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, sobre el Sistema de Tesorera. (Gaceta Oficial N 38.433, de fecha 10/05/2006). Reglamento N 4 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, sobre el Sistema de Contabilidad Pblica. (Gaceta Oficial N 38.333, de fecha 12/12/2005). Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional del Control Fiscal. (Gaceta Oficial N 39.240, de fecha 12/18/2009).
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Documentos:
Manual de Normas de Control Interno Sobre un Modelo Genrico de la Administracin Central y Descentralizada Funcionalmente. (Superintendencia Nacional de Auditoria Interna de
Fecha 09/2005)
Normas Generales de Control Interno. (Gaceta Oficial N 26.229, de fecha 17/06/1997). Manual de Normas y Procedimientos para la Revisin Validacin de Manuales Administrativos. (Ministerio de Educacin Universitario, Oficina de Administracin y Servicio. Fecha
02/09/2005).
Lineamientos para la Elaboracin de los Manuales de Normas y Procedimientos de los Colegios e Institutos Universitarios adscritos al Ministerio del Poder Popular para la Educacin Universitaria.
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NORMAS GENERALES 1. Los Manuales de Normas y Procedimientos, constituyen herramientas que presentan, describen y orientan al personal del Instituto Universitario de Tecnologa de Cuman, sobre los procedimientos que se llevan a cabo, en cada una de las unidades que lo conforman; en tal sentido, deben ser utilizados como instrumentos para asegurar la calidad en los procesos de trabajo. 2. Los Manuales de Normas y Procedimientos, que se elaboren en el Instituto Universitario de Tecnologa de Cuman, se regirn por las directrices que acord la Institucin a travs de este manual, el cual est en correspondencia con los lineamientos que el Ministerio del Poder Popular para la Educacin Universitaria, eman a travs de la Coordinacin de Organizacin y Sistemas. 3. Los Manuales de Normas y Procedimientos, que se elaboren en el Instituto Universitario de Tecnologa de Cuman, debern someterse a la aprobacin del Consejo Directivo de la Institucin. 4. Los Manuales de Normas y Procedimientos que estn aprobados por el Consejo Directivo del Instituto Universitario de Tecnologa de Cuman; debern reconocerse como instrumentos idneos para transmitir al personal, completa y efectivamente la cultura organizacional de la Institucin. 5. Las Unidades Acadmicas y Administrativas del Instituto Universitario de Tecnologa de Cuman debern solicitar a la Divisin de Planificacin y Desarrollo, a travs del Departamento de Organizacin y Sistemas, la elaboracin de los Manuales de Normas y Procedimientos, que ha bien se requieran, de conformidad con lo especificado en el FORMATO F DOyS-01 SOLICITUD DE ELABORACIN O ACTUALIZACIN DE LOS MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS. 6. Todas las Unidades Acadmicas y Administrativas del Instituto Universitario de Tecnologa de Cuman, deben elaborar en conjunto con el Departamento de Organizacin y Sistemas de la Institucin, los Manuales de Normas y Procedimientos que se requieran a los fines de normalizar las operaciones, durante la ejecucin de los procesos del trabajo.
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7. Los Manuales de Normas y Procedimientos, que se elaboren en el Instituto Universitario de Tecnologa de Cuman, deben estar soportados por la normativa legal vigente que sustenta el procedimiento que se documenta. 8. La implantacin y observancia de los Manuales de Normas y Procedimientos, ser responsabilidad de los encargados de las unidades acadmico-administrativas y de la Divisin de Planificacin y Desarrollo, a travs del Departamento de Organizacin y Sistemas del Instituto Universitario de Tecnologa de Cuman. 9. Debido a que cada unidad acadmica y administrativa que conforman el Instituto Universitario de Tecnologa de Cuman, presentan diferencias en cuanto a tamao, estructura, posicin, recursos, procedimientos y funciones; es viable el nmero de manuales que se pueden asociar a cada unidad. 10. Las actividades que las unidades acadmicas y administrativas, deben documentar en un procedimiento, principalmente sern aquellas que conforman la razn de ser de cada unidad laboral. 11. Al describirse un procedimiento, es necesario cuestionar constantemente si cada paso que se incluye, genera o no valor a la unidad laboral y, por ende, al Instituto Universitario de Tecnologa de Cuman. Igualmente es necesario precisar, si cada actividad realmente es indispensable, o si se puede modificar o eliminar sin alterar el propsito original del procedimiento. 12. Los procedimientos que se documenten como Manuales de Normas y Procedimientos deben contar con las siguientes caractersticas bsicas: a. Sencillez y comprensibilidad. b. Funcionalidad. c. Objetividad. d. Agrupamiento de actividades que generen valor. e. Facilidad para la creacin de indicadores asociados a los procesos y/o actividades. f. Pertinencia y vinculacin con la realidad cotidiana de la organizacin.
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13. Todos los Manuales de Normas y Procedimientos que se elaboren en el Instituto Universitario de Tecnologa de Cuman, estarn claramente identificados con un cdigo que facilitara su tipificacin y control; a tal efecto; deber considerarse la GUIA G DOyS01 PARA GENERAR LOS CODIGOS DE IDENTIFICACION DE LOS MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMEINTOS. 14. Los Manuales de Normas y Procedimientos, que se creen en el Instituto Universitario de Tecnologa de Cuman, sern considerados documentos pblicos sin que los mismos, pierdan su carcter confidencial, su destino y uso. 15. Los Manuales de Normas y Procedimientos del Instituto Universitario de Tecnologa de Cuman, debern revisarse por lo menos una vez al ao y/o actualizarse las veces que se produzcan cambios en la organizacin, en las bases legales y/o en los procedimientos; en tal sentido, deber usarse la GUIA G DOyS-02 PARA GENERAR Y CONTROLAR EL CAMPO DE REVISIN DE LOS MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS. 16. Una vez aprobados por el Consejo Directivo del Instituto Universitario de Tecnologa de Cuman, los Manuales de Normas y Procedimientos; estos se imprimirn y se dispondrn al pblico segn el siguiente orden: Dos originales impresos a color, el cual se podr identificar fcilmente de los blanco y negro y/o copias fotostticas, distribuidos de la siguiente forma: el primero para la Direccin del Instituto Universitario de Tecnologa de Cuman y el segundo estar ubicado en la Departamento de Organizacin y Sistemas, unidad que llevara el control y resguardo de los manuales. Un original, impreso en blanco y negro que se dispondr a los usuarios en general; el cual estar ubicado en la Biblioteca Central del Instituto Universitario de Tecnologa de Cuman. Dos copias, distribuidos de la siguiente forma: la primera para el uso exclusivo de las unidades responsables de los procedimientos y la segunda copia para la Subdireccin Administrativa y/o Acadmica del Instituto Universitario de Tecnologa de Cuman, segn sea el caso.
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Igualmente estar disponible de manera digital en la red interna del Instituto Universitario de Tecnologa de Cuman, en formato PDF.
17. Los Manuales de Normas y Procedimientos, que se elaboren en el Instituto Universitario de Tecnologa de Cuman, se ajustarn de acuerdo a las normas establecidas en la GUIA G DOyS-03 PARA LA REDACCIN, FORMA Y PRESENTACIN DE LOS MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS; as mismo, la encuadernacin que se use, debe estar de conformidad con las caractersticas particulares de forma, previamente establecidas por el Departamento de Organizacin y Sistema de la Institucin y consideradas en esta misma gua. 18. Los Manuales de Normas y Procedimientos, deben estar debidamente firmado por el responsable de la unidad que lleva a cabo los procesos, descritos en el manual; as como tambin, el jefe del Departamento de Organizacin y Sistemas, el Jefe de la Divisin de Planificacin y Desarrollo y por las mximas autoridades del Instituto Universitario de Tecnologa de Cuman. 19. Dependiendo de la complejidad de los procedimientos, los Manuales de Normas y Procedimientos se desarrollaran por cada uno de ellos. 20. Los Manuales de Normas y Procedimientos, que se desarrollen en el Instituto Universitario de Tecnologa de Cuman, se conformarn segn las partes que se mencionan en los lineamientos, para la elaboracin de Manuales de Normas y Procedimientos emitidos por el actual Ministerio del Poder Popular para la Educacin Universitaria, a travs de la Coordinacin de Organizacin y Sistemas; que se mencionan a continuacin: Portada de Identificacin (Titulo). Firmas de aprobacin. Fecha de aprobacin y modificaciones. ndice del Manual. Introduccin. Base Legal. Disposiciones Generales.
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Normas Generales. Procedimiento. Formularios e Instructivos. Glosario de Trminos. Diagrama de Flujo. Anexos.
21. Los pasos bsicos que componen y describen los procedimientos que se documentan en el Instituto Universitario de Tecnologa de Cuman, se representaran grafica y secuencialmente a travs de Diagramas de Flujo. 22. Los Manuales de Normas y Procedimientos del Instituto Universitario de Tecnologa de Cuman, debern estar debidamente sellados; a tal efecto se colocar el sello de la Institucin y el sello del Departamento de Organizacin y Sistemas. 23. Las copias fotostticas que se requieran de los Manuales de Normas y Procedimientos del Instituto Universitario de Tecnologa de Cuman, debern ser autorizadas y gestionadas por la Departamento de Organizacin y Sistemas de la Institucin; quien a su vez, deber colocar el sello respectivo.
REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA DE CUMAN DEPENDENCIA: Departamento de Organizacin y Sistemas PROCESO: Elaboracin, actualizacin y aprobacin de los Manuales de Normas y Procedimientos ASUNTO: Procedimiento. Rev.: 1 Pg.
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PROCEDIMIENTO 1. El Departamento de Organizacin y Sistemas, recibe de las Unidades Acadmicas y Administrativas de la Institucin, la solicitud de elaboracin o actualizacin de Manuales de Normas y Procedimientos. 2. El Departamento de Organizacin y Sistemas, revisa la solicitud y, en caso de no cumplir con la normativa establecida para el llenado del formulario de solicitud, es devuelto con las observaciones respectivas a la unidad solicitante. 3. En caso de cumplir con la normativa, el Departamento de Organizacin y Sistemas, analiza y evala la solicitud de elaboracin o actualizacin de Manuales de Normas y Procedimientos. 3.1. Si la solicitud, hace referencia a la elaboracin de un Manual de Normas y Procedimientos, el Departamento de Organizacin y Sistemas: 3.1.1. Disea el Plan de Accin a seguir. 3.1.2. Presenta a las unidades involucradas el Plan de Accin. 3.1.3. Aplica el o los instrumentos de recoleccin de datos que se consideren necesarios y estn contemplados en el Plan de Accin. 3.1.4. Organiza, analiza, transcribe la informacin recolectada, a los fines de obtener el primer borrador del procedimiento que se documenta. 3.1.5. Crea el o los Diagramas de flujos que describen los pasos del procedimiento que se documenta. 3.1.6. Imprime el documento y el diagrama de flujo de las actividades que componen el procedimiento. 3.1.7. Discute con el o los responsables del procedimiento que se documenta, la informacin recolectada y debidamente procesada. 3.1.8. Actualiza con base a los resultados de la discusin, si fuere el caso, la informacin recolectada.
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3.1.9. Precisa con base a la normativa legal vigente, el marco que soporta el procedimiento que se est documentando. 3.1.10. Precisa, redacta y transcribe el contenido de los dems elementos que componen el Manual de Normas y Procedimientos y que se especifican en las Normas Generales de este manual. 3.2. Si la solicitud, hace referencia a la actualizacin de un Manual de Normas y Procedimientos ya existente, el Departamento de Organizacin y Sistemas: 3.2.1. Prepara el Plan de Accin a seguir. 3.2.2. Presenta a las unidades involucradas el Plan de Accin. 3.2.3. Discute con el o los responsables del procedimiento, las actualizaciones y/o modificaciones a que haya lugar. 3.2.4. Actualiza con base a los resultados de discusin, de ser el caso, el marco que soporta el procedimiento que se est documentando; as como tambin, los dems elementos que componen el Manual de Normas y Procedimientos y que se especifican en las Normas Generales de este manual. 3.3. Imprime la primera versin Manual de Normas y Procedimientos. 3.4. Evala conjuntamente con la Coordinacin de Organizacin y Sistemas del Ministerio del Popular para la Educacin Universitaria, la primera versin del Manual de Normas y Procedimientos y considera las observaciones a que haya lugar. 3.5. Imprime, conforma y encuaderna la versin original del Manual de Normas y Procedimientos. 3.6. Hace firmar el documento, por parte de los responsables de la elaboracin y revisin del Manual de Normas y Procedimientos. 3.7. Consigna ante la Divisin de Planificacin y Desarrollo, la versin original del Manual de Normas y Procedimientos.
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3.8. La Divisin de Planificacin y Desarrollo, elabora, firma y sella el documento, con el cual se someter ante el Consejo Directivo, la aprobacin del Manual de Normas y Procedimientos. 3.9 La Divisin de Planificacin y Desarrollo, enva al Consejo Directivo, el Manual de Normas y Procedimientos para su aprobacin. 3.9.1. Si es aprobado el Manual de Normas y Procedimientos, el Departamento de Organizacin y Sistemas: 3.9.1.1. Sella el Manual de Normas y Procedimientos, a los fines de dar validez al original; para lo cual, es necesario, el sello oficial del Instituto Universitario de Tecnologa de Cuman y el sello de aprobado por la Divisin de Planificacin y Desarrollo. 3.9.1.2. Elabora, firma y sella el documento con el cual se consignar ante cada unidad involucrada, el ejemplar del Manual de Normas y Procedimientos. 3.9.1.3. Fotocopia, conforma y encuaderna los ejemplares del Manual de Normas y Procedimientos, y procede a su distribucin de conformidad con la normativa (tem 16 de las Normas Generales). 3.9.1.4. Clasifica, archiva y controla el Manual de Normas y Procedimientos. 3.9.2. Si la decisin es negativa; es decir, el Consejo Directivo no aprueba el Manual de Normas y Procedimientos. 3.9.2.1. Es devuelto conjuntamente con las observaciones o consideraciones a la Divisin de Planificacin y Desarrollo. 3.9.2.2. La Divisin de Planificacin y Desarrollo lo remite al Departamento de Organizacin y Sistemas. 3.9.2.3. El Departamento de Organizacin y Sistemas considera las observaciones a que haya lugar y, da continuidad al Procedimiento anteriormente descrito.
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FORMULARIO FORMATO F DOyS-01 SOLICITUD DE ELABORACIN O ACTUALIZACIN DE MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Fecha de Solicitud: Unidad Solicitante Identificacin del procedimiento Tipo de Solicitud Elaboracin de Manual Actualizacin de Manual Propsito de la Solicitud
Responsable (s) del Procedimiento Apellidos y Nombres
Cargo
Unidades Acadmicos y/o Administrativas con las que se relaciona el procedimiento
Nombre del solicitante
Cargo
Firma y Sello
Departamento de Organizacin y Sistemas Fecha de Elaboracin: Junio de 2011
F DOyS-01
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INSTRUCTIVO INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO F DOyS-01 Caractersticas Generales Nombre del Formulario Cdigo Objetivo Impresin Tamao de papel Forma de llenado Fecha de Solicitud Unidad solicitante Identificacin del Procedimiento Tipo de solicitud Propsito de la solicitud Responsable (s) del Procedimiento Unidades Acadmicos y/o Administrativas con las que se relaciona el procedimiento Nombre del solicitante Cargo Firma y Sello
Solicitud de Elaboracin O Actualizacin de Manuales de Normas y Procedimientos FDPyD-01 Registrar los datos para formular ante la divisin de Planificacin y Desarrollo del Instituto Universitario de Tecnologa de Cuman, las solicitudes de elaboracin o actualizacin de Manuales de Normas y Procedimientos. Original Carta Manuscrito o Digital
Descripcin de los campos del formulario

Coloque el da, mes y ao para el momento de formular la solicitud. Coloque el nombre de la unidad laboral que hace la solicitud. Mencione el nombre del procedimiento que se pretende documentar o del manual de normas y procedimientos que se requiere actualizar. Indique si la solicitud se formula para documentar un procedimiento o para actualizar un manual ya existente. Describa de manera general y breve, los puntos ms resaltantes del procedimiento que se requiere documentar o las razones que originan la actualizacin del manual del cual se hace referencia. Indique el nombre y cargo del o los responsables del procedimiento. Seale la unidad o unidades de la institucin, con las cuales se relaciona el procedimiento que se pretende documentar o, en su defecto, el Manual de Normas y Procedimientos que requiere la actualizacin Coloque el nombre del solicitante. Coloque el nombre del cargo que desempea el solicitante en la institucin. Coloque la firma del solicitante y el sello de la unidad que formula la solicitud
Instructivo F DOyS-01
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GLOSARIO DE TRMINOS Actividad: Conjunto de operaciones o tareas propias y relacionadas a un procedimiento. Borrador: Escrito provisional donde pueden hacerse modificaciones. Normalmente usado para someter a discusin, anlisis y revisin los datos recolectados y debidamente procesados. Calidad: Conjunto de propiedades inherentes a un procedimiento, que le confieren capacidad para satisfacer necesidades implcitas o explicitas de quienes se relacionan con l. Conocimiento: Conjunto organizado de datos e informacin que permiten resolver un determinado problema o tomar una decisin. Consejo Directivo: Es el rgano colegiado estratgico decisorio de mayor jerarqua del Instituto Universitario de Tecnologa de Cuman y, por ende, su mxima autoridad, encargado de cumplir y adaptar las polticas de desarrollo fijadas por el Ministerio del Poder Popular para la Educacin Universitaria y de establecer aquellas de su mbito de competencia. Cultura de Orden y Normalizacin: Es el conjunto de formas, modelos o patrones, explcitos o implcitos, a travs de los cuales una organizacin regula el comportamiento de los trabajadores que la conforman. Como tal incluye costumbres, practicas, cdigos, normas, reglas y procedimientos para hacer el trabajo. Diagrama de Flujo: Representacin grafica de un algoritmo. Estos diagramas utilizan smbolos con significados bien definidos que representan los pasos del algoritmo y representan el flujo de ejecucin mediante flechas que conectan los puntos de inicio y trmino. Un diagrama de flujo siempre tiene un nico punto de inicio y un nico punto de trmino. Adems, todo camino de ejecucin debe permitir llegar desde el inicio hasta el trmino. Los diagramas de flujo sirven para representar, analizar, mejorar y/o explicar un procedimiento. Documento Pblico: Caractersticas de la que gozan los manuales de normas y procedimientos del Instituto Universitario de Tecnologa de Cuman. Pueden fcilmente ser consultados por personas internas y externas a la organizacin.
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Cdigo:
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Formulario: Se llama formulario o una plantilla o pgina con espacios vacos que han de ser rellenados con alguna finalidad, por ejemplo: la solicitud para elaborar o actualizar los manuales de normas y procedimientos. Indicador: es una relacin entre variables que permiten observar aspectos de una situacin y compararlos con las metas y procedimientos. Lineamiento: Conjunto de medidas, normas y objetivos que deben respetarse dentro de una organizacin. Si alguien no respeta estos lineamientos, estar en falta e incluso pude ser sancionado, dependiendo de la gravedad de su accin. Manual: Instrumento en los que de una manera fcil, se concentran en forma sistemtica una serie de elementos administrativos para un fin concreto; orientar y uniformar la conducta entre cada grupo de la organizacin. Manual de Normas y Procedimientos: Tambin llamados manuales de operacin, de practicas, estndar, de instruccin sobre el trabajo, de rutinas de trabajos, de tramites y mtodos de trabajo. El manual de normas y procedimientos presenta sistemas y tcnicas especificas, que sealan el procedimiento preciso a seguir para logar el trabajo que desempea responsabilidades especificas; a travs de ilustraciones basadas en diagramas, cuadros o dibujos que aclaran las actividades a seguir. Mtodo: Gua detallada que muestra secuencial y ordenadamente como una persona realiza un trabajo. Normativa: Regla que se debe seguir o al que se deben ajustar las conductas, tareas y actividades que se llevan a cabo dentro de cualquier grupo o organizacin. Normativa o Marco legal: Conjunto de reglas, leyes o polticas que sustentan los procedimientos que se llevan a cabo en la institucin. Objetivo: La palabra objetivo implica la idea de lago hacia lo cual se lanzan o dirigen nuestras acciones. Suele tambin conocerse con el nombre de meta. No es ms que lo que se espera alcanzar en el futuro o como resultado de proceso administrativo.
REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA DE CUMAN DEPENDENCIA: Departamento de Organizacin y Sistemas PROCESO: : Elaboracin, actualizacin y aprobacin de los Manuales de Normas y Procedimientos ASUNTO: Glosario De Trminos Rev.: 1 Pg.
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Cdigo:
MNP-DPYD-001
Plan de Accin: es el conjunto de actividades derivadas de los objetivos y las correspondientes estrategias a seguir para alcanzar una meta o conjunto de ellas. Poltica: es una orientacin clara que indica hacia donde deben dirigirse todas las actividades de un mismo tipo. Procedimiento: es una serie de labores concatenadas, que constituyen una sucesin cronolgica y el modo de ejecutar un trabajo, encaminados a l logro de un fin determinado, de manera detallada y documentada. Proceso: Un proceso no es ms que la sucesin de pasos y decisiones que se siguen para realizar una determinada actividad o tarea. Suele definirse a un proceso como el conjunto de actividades secuenciales que realizan una transformacin de una serie de insumos o inputs (material, mano de obra, capital, informacin, entre otros) en los resultados o outputs deseados (bienes y/o servicios) aadiendo valor. Tecnologa: Es el conjunto de conocimientos acerca del desarrollo de ciertas tareas o actividades. Valor: Son agregados a las actividades que se ejecutan de un procedimiento determinado.
REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA DE CUMAN DEPENDENCIA: Departamento de Organizacin y Sistemas PROCESO: Elaboracin, actualizacin y aprobacin de los Manuales de Normas y Procedimientos ASUNTO: Diagrama de Flujo. Rev.: 1 Pg.
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Cdigo:
MNP-DPYD-001
DIAGRAMA DE FLUJO Elaboracin, Actualizacin y Aprobacin de Manuales de Normas y Procedimientos

Unidad Acadmico Administrativa
Inicio Pg. 1/3
Prepara la solicitud de elaboracin o actualizacin del Manual de Normas y Procedimientos Recibe la solicitud
Departamento de Organizacin y Sistemas
Consejo Directivo
Revisa la Solicitud
No
La solicitud est bien formulada?
Si
Analiza y evala la solicitud
Elaboracin
La solicitud es:
Actualizacin
Disea el Plan de Accin a seguir
Disea el Plan de Accin a seguir
Presenta a las unidades involucradas el Plan de Accin
Presenta a las unidades involucradas el Plan de Accin
Aplica los instrumentos de recoleccin de datos
Discute con los responsables del procedimiento, las modificaciones o actualizaciones
Organiza, analiza y transcribe la informacin recolectada
Actualiza o modifica de conformidad con los cambios, el manual de Normas y Procedimientos.
Crea el o los diagramas de flujos que describen los procedimientos
B A
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Cdigo:
MNP-DPYD-001
Elaboracin, Actualizacin y Aprobacin de Manuales de Normas y Procedimientos

Unidad Acadmico Administrativa Departamento de Organizacin y Sistemas
A Pg. 2/3
Imprime el documento y el Diagrama de Flujo
Consejo Directivo
Discute con los responsables el procedimiento que se documenta
Actualiza el documento con base a los resultados de la discusin
Precisa la normativa legal vigente que soporta el manual de Normas y procedimientos
Redacta y procesa los dems elementos que componen el manual.
Imprime el Manual de normas y Procedimientos
Evala con las unidades involucradas y el MPPEU, el Manual de Normas y Procedimientos
Considera las observaciones a que haya lugar.
Imprime, conforma y encuaderna la versin original del Manual de Normas y Procedimientos.
Hace firmar el documento por los responsables de la aprobacin, revisin y elaboracin del Manual de Normas y Procedimientos.
Elabora, firma y sella el documento con el cual se someter ante el Consejo Directivo, la aprobacin del Manual de Normas y
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Cdigo:
MNP-DPYD-001
Elaboracin, Actualizacin y Aprobacin de Manuales de Normas y Procedimientos

Unidad Acadmico Administrativa Departamento de Organizacin y Sistemas Consejo Directivo
Pg. 3/3
Enva al Consejo Directivo el Manual de Normas y Procedimientos para su aprobacin
El Consejo Directivo recibe el Manual de Normas y Procedimientos
La Divisin de Planificacin y Desarrollo recibe respuesta del Consejo Directivo
Acuerda reunin y somete a su aprobacin, el Manual de Normas y Procedimientos
No D
El Manual es aprobado?
Emite respuestas a la Divisin de Planificacin y Desarrollo
Si
Sella el Manual con sello oficial del IUTC y de la DPYD
Fotocopia, conforma y encuaderna los ejemplares del Manual de Normas y Procedimientos
Elabora, firma y sella el documento para consignar ante cada unidad involucrada, el Manual de Normas y Procedimientos.
La unidad involucrada recibe el o los ejemplares del Manual de Normas y Procedimientos
Consigna a cada unidad involucrada los ejemplares del Manual de Normas y Procedimientos
Clasifica, archiva y controla el Manual de Normas y Procedimientos.
FIN Divisin de Planificacin y Desarrollo/ Departamento de Organizacin y Sistemas. Actualizacin: Fecha: Junio 2011.
REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA DE CUMAN DEPENDENCIA: Departamento de Organizacin y Sistemas PROCESO: Elaboracin, actualizacin y aprobacin de los Manuales de Normas y Procedimientos ASUNTO: Anexos Rev.: 1 Pg.
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Cdigo:
MNP-DPYD-001
ANEXOS
REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA DE CUMAN DEPENDENCIA: Departamento de Organizacin y Sistemas PROCESO: Elaboracin, actualizacin y aprobacin de los Manuales de Normas y Procedimientos ASUNTO: Anexos Rev: 1 Pg.
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Cdigo:
MNP-DPYD-001
GUA GDOyS-01
PARA GENERAR LOS CDIGOS DE IDENTIFICACIN DE LOS MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Todos los cdigos para identificar los Manuales de Normas y Procedimientos del Instituto Universitario de Tecnologa de Cuman, estarn formado por tres secciones, a saber: Corresponde a las siglas : MNP, donde: M: Manual N: Normas P: Procedimientos Corresponde a las siglas que identifican la unidad responsable y ejecutora del Segunda Seccin: procedimiento, mximo cuatro caracteres. Estos caracteres son asignados por la Departamento de Organizacin y Sistemas Correspondiente a tres dgitos que se dispondrn en orden consecutivo del 001 al 999. Estos Nmeros son asignados por la Departamento de Organizacin y Tercera seccin: Sistemas de conformidad con el orden en el que se vayan presentando las solicitudes de elaboracin de los Manuales de Normas y Procedimientos.
Primera Seccin:
Ejemplo MNP 1ra Seccin DOyS 2da Seccin 001 3ra Seccin
G DOyS-01
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Cdigo:
MNP-DPYD-001
GUA GDOyS-02 PARA GENERAR Y CONTROLAR EL CAMPO REVISIN DE LOS MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
En todos los Manuales de Normas y Procedimientos del Instituto Universitario de Tecnologa de Cuman, a los fines de facilitar el control histrico de las revisiones efectuadas, se seguir el siguiente orden:
Revisin 0 Revisin 1 Revisin 2 Revisin N
Siendo 0, la versin inicial Siendo 1, la primera revisin Siendo 2, la segunda revisin Siendo N, la ensima revisin
De igual manera, el Departamento de Organizacin y Sistemas del Instituto Universitario de Tecnologa de Cuman a los fines de mantener el histrico de las revisiones que se les hayan hecho a los manuales de Normas y Procedimientos, mantendr actualizada la siguiente tabla:
Tabla de Control de Modificacin de Manuales

Cdigo Manual Fecha de modificacin Punto de Cuenta o Documento Paginas que fueron modificadas Breve descripcin de la informacin modificada, eliminada o incluida
G DPyD-02
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Cdigo:
MNP-DPYD-001
GUA G DOyS-03 PARA LA REDACCIN, FORMA Y PRESENTACIN DE LOS MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Los Manuales de Normas y Procedimientos que se elaboren en el Instituto Universitario de Tecnologa de Cuman, debern considerar las siguientes normas para la redaccin, forma y presentacin; a saber: El tipo de letra que se utilizar en los ttulos, subttulos y texto ser arial (12). Los ttulos y subttulos debern resaltarse en negrita. El interlineado ser de (1,5) Los mrgenes estarn definidos previamente en el formato que se dispone para tal fin; a saber: Superior Lado Izquierdo Lado derecho Inferior 2cm 2 cm 1.5 cm 1.5 cm
Los datos que se coloquen en los apartados Revisin, Pgina, Cdigo, Fecha, Dependencia, Proceso, Asunto, Propsito, Avance, y Responsable, de ser el caso, se especificarn con la letra arial tamao (8). A partir de las disposiciones Generales, se dejar de mencionar en los formatos, el Propsito, Avance y Responsable, as como tambin, en las hojas que se dispondrn para separar cada punto del manual. En ambos casos no podr ser superior a los (5) centmetros.
En las hojas en las que el encabezado debe colocarse completamente, no debe ser superior a los (7) centmetros de alto. El encabezado se centrar en la parte dispuesta en el formato; con la salvedad de que la letra que se utilizar es arial, solo que el tamao varia a (10).
G DOyS-03 Pg. 1/3
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Cdigo:
MNP-DPYD-001
En el lado izquierdo del encabezado se colocar el logo del Ministerio para el Poder Popular para la Educacin Universitaria y, del lado derecho el logo del Instituto Universitario de Tecnologa de Cuman. El campo (Rev.) del formato, se llenar de conformidad con la Gua DOyS-02 Para Generar y Controlar el Campo Revisin de los Manuales de Normas y Procedimientos El campo (Pg.) del formato, se colocar el nmero de la pgina actual y el total de las pginas que componen el manual. El campo (Cdigo) del formato, se llenar de conformidad con la Gua DOyS-01 Para Generar los Cdigos de los Manuales de Normas y Procedimientos. El campo (Fecha de Elaboracin) del formato se colocar la fecha definitiva del manual. El campo (DEPENDENCIA) se sealar el nombre completo de la unidad responsable de la ejecucin del procedimiento. En el campo (PROCESO) se sealar el nombre completo del procedimiento que est siendo documentado. En el campo (ASUNTO) se sealar segn sea el caso, la parte del manual que se muestra. En el campo (PROPSITO) se seala el para que del manual. En el campo (ALCANCE) se sealar brevemente los aspectos cubiertos por el manual, indicndose donde comienza y donde termina cada procedimiento. En el campo (RESPONSABLE) se colocar el nombre completo de la unidad ejecutora del procedimiento. El original del manual de normas y Procedimientos se encuadernar con tapa dura de color negro y letras y logo de color dorado.
G DOyS-03 Pg. 2/3
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Cdigo:
MNP-DPYD-001
La cubierta del Manual de Normas y Procedimientos mostrar los siguientes datos : Logotipo Oficial de la Institucin. Membrete Institucional. Nombre del Manual de Normas y Procedimientos. Unidad responsable del procedimiento. Fecha de elaboracin.
El lomo de la cubierta del Manual de Normas y Procedimientos mostrar los siguientes datos: Logotipo Oficial de la Institucin. Nombre del Manual de Normas y Procedimientos. Cdigo del Manual. Fecha de elaboracin.
Los ejemplares que se requieran del Manual de Normas y Procedimientos se encuadernarn siguiendo las mismas especificaciones de la cubierta; solo que el encuadernado ser de tapa sencilla (cartulina) y asegurado con espiral de plstico.
G DOyS-03 Pg. 3/3

Manual Normas Procedimientos

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIN, ACTUALIZACIN Y APROBACIN DE LOS MANUALES DEL INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA DE CUMAN

Cuman, junio de 2011

Fecha de Elaboracin: Junio 2011

ELABORADO POR: Licdo. Jos G. Adinolfi

Fecha: Junio 2010.

Fecha: Mayo 2011.

Divisin de Planificacin y Desarrollo/ Departamento de Organizacin y Sistemas.

Actualizacin: Fecha: Junio 2011.

Fecha de Elaboracin: Junio 2011

Divisin de Planificacin y Desarrollo/ Departamento de Organizacin y Sistemas.

Actualizacin: Fecha: Junio 2011.

Fecha de Elaboracin: Junio 2011

Aprobado por la Comisin de Modernizacin y Transformacin del IUT Cuman:

Prof. Arturo Hurtado

Prof. Jos Jimnez Subdirector Administrativo

Prof. Jos Miguel Garca Subdirector Acadmica

Divisin de Planificacin y Desarrollo/ Departamento de Organizacin y Sistemas.

Actualizacin: Fecha: Junio 2011.

Fecha de Elaboracin: Junio 2011

Divisin de Planificacin y Desarrollo/ Departamento de Organizacin y Sistemas.

Actualizacin: Fecha: Junio 2011.

Fecha de Elaboracin: Junio 2011

Divisin de Planificacin y Desarrollo/ Departamento de Organizacin y Sistemas.

Actualizacin: Fecha: Junio 2011.

Fecha de Elaboracin: Junio 2011

Leyes: Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela. Ley Orgnica de la Administracin Pblica.

Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico.

Ley Orgnica de Planificacin Pblica Popular.

Ley Orgnica de Simplificacin de Trmites Administrativos.

Divisin de Planificacin y Desarrollo/ Departamento de Organizacin y Sistemas.

Actualizacin: Fecha: Junio 2011.

Fecha de Elaboracin: Junio 2011

Divisin de Planificacin y Desarrollo/ Departamento de Organizacin y Sistemas.

Actualizacin: Fecha: Junio 2011.

Fecha de Elaboracin: Junio 2011

Fecha de Elaboracin: Junio 2011

Divisin de Planificacin y Desarrollo/ Departamento de Organizacin y Sistemas.

Actualizacin: Fecha: Junio 2011.

Fecha de Elaboracin: Junio 2011

Divisin de Planificacin y Desarrollo/ Departamento de Organizacin y Sistemas.

Fecha de Elaboracin: Junio 2011

Fecha de Elaboracin: Junio 2011

Divisin de Planificacin y Desarrollo/ Departamento de Organizacin y Sistemas.

Actualizacin: Fecha: Junio 2011.

Fecha de Elaboracin: Junio 2011

Fecha de Elaboracin: Junio 2011

Divisin de Planificacin y Desarrollo/ Departamento de Organizacin y Sistemas.

Actualizacin: Fecha: Junio 2011.

Fecha de Elaboracin: Junio 2011

Fecha de Elaboracin: Junio 2011

Responsable (s) del Procedimiento Apellidos y Nombres

Unidades Acadmicos y/o Administrativas con las que se relaciona el procedimiento

Nombre del solicitante

Departamento de Organizacin y Sistemas Fecha de Elaboracin: Junio de 2011

Divisin de Planificacin y Desarrollo/ Departamento de Organizacin y Sistemas.

Actualizacin: Fecha: Junio 2011.

Fecha de Elaboracin: Junio 2011

Descripcin de los campos del formulario

Departamento de Organizacin y Sistemas Fecha de Elaboracin: Junio de 2011

Divisin de Planificacin y Desarrollo/ Departamento de Organizacin y Sistemas.

Actualizacin: Fecha: Junio 2011.

Fecha de Elaboracin: Junio 2011

Fecha de Elaboracin: Junio 2011

Divisin de Planificacin y Desarrollo/ Departamento de Organizacin y Sistemas.