2 - Gestion de La Calidad

PEI.
PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL. ANTONIO GARCA PAREDES

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Proceso Gestin de la Calidad
Desarrollo del PEI en las reas de Gestin Procesos Procedimiento y Componentes.
GESTION DE LA CALIDAD.
En Antonio Garca Paredes La calidad debe ser un estilo de vida.
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4.2 rea de la Gestin de la Calidad. La gestin de la Calidad:

La Gestin de Calidad de un proyecto educativo institucional, est formada por tres procesos que se encargan de definir todas las actividades para determinar las polticas, los objetivos y las responsabilidades relativos a la calidad, de modo que el proyecto satisfaga las necesidades por las cuales se realizar. Los 3 procesos que abarca la Gestin de Calidad son:

La planificacin de Calidad. Realizar Aseguramiento de Calidad. Realizar Control de Calidad.
Cada uno de los procesos anteriormente expuestos, estn formados principalmente por entradas, herramientas, tcnicas y salidas. Sin embargo es importante especificar que estos 3 procesos se relacionan entre s. Bsicamente, las salidas del proceso de Planificacin de Calidad, sirven de entrada para los otros dos procesos. De igual modo, las salidas del proceso de Aseguramiento de Calidad sirven como entradas del ltimo proceso. El primer proceso de la gestin de calidad, la planificacin, permite identificar que normas de calidad pueden ser aplicadas en el proyecto y determina como satisfacerlas. El segundo proceso, el aseguramiento de Calidad, es la aplicacin de actividades planificadas y sistemticas relativas a la calidad, para asegurar que el proyecto emplee todos los procesos necesarios para cumplir con los requisitos. En otras palabras, aplica todo lo aprendido en el primer proceso. El tercer y ltimo proceso, el control de Calidad, implica supervisar los resultados
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especficos del proyecto, para determinar si cumplen con las normas de calidad relevantes e identificar los modos de eliminar las causas de resultados insatisfactorios. En otras palabras, es la revisin de todas las tcnicas aplicadas en el segundo proceso, para asegurar de que fueron bien implementadas. Como podemos apreciar, la Gestin de Calidad de un proyecto es un proceso encadenado, el cual empieza por la planeacin o investigacin de cules son las tcnicas que se van a emplear para producir un producto de calidad. Luego, viene la implementacin de estas tcnicas anteriormente definidas. Por ltimo, se deben revisar los resultados del proyecto, para saber si cumplen o no con las normas de calidad planteadas desde el principio. La ausencia u omisin de alguno de estos pasos, podra llevar al fracaso del proyecto. Si se omite la planificacin, no se tendra una base para realizar la segunda. Si se omite la realizacin del aseguramiento de calidad, no se tiene proceso de implementacin del proceso de calidad. Y si se ignora el control, no se pueden evaluar los resultados, no se tendra un punto de comparacin, no se podra realizar una retroalimentacin y lo ms importante, no se sabra con certeza si el producto es de calidad o no. La gestin de la calidad no slo implica gestionar la calidad del producto del proyecto sino tambin administrar la calidad de la gestin del proyecto como tal. Esto quiere decir que dentro de la gestin de calidad debemos ir mejorando continuamente el proceso de gestin de los proyectos en la organizacin reduciendo las actividades intiles y que no agregan valor, permitiendo as un proceso ms eficiente y efectivo.
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4.2.1 Implementacin del sistema de gestin de la calidad SGC.

La Institucin Educativa debe establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestin de la Calidad y mejorar continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad, de acuerdo con los requisitos de esta norma; este Sistema incluye de manera integral todos los procesos de la entidad que le permiten cumplir su funcin (Vase Ley 872 de 2003 artculos 3 y 7). La entidad debe: a) Determinar los procesos que le permiten cumplir la funcin que se le ha asignado,
NOTA 1 Estos incluyen, segn sea aplicable, los procesos estratgicos, de apoyo, misionales y/o de evaluacin (vase el numeral 3.43 Nota 4).
b) Determinar la secuencia e interaccin de estos procesos, c) Determinar los criterios y mtodos necesarios para asegurarse de que tanto la operacin como el control de estos procesos sean eficaces y eficientes, d) Asegurarse de la disponibilidad de recursos e informacin necesarios para apoyar la operacin y el seguimiento de estos procesos, e) Realizar el seguimiento, la medicin cuando sea aplicable y el anlisis de estos procesos, f) Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos, y g) Establecer controles sobre los riesgos identificados y valorados que puedan afectar la satisfaccin del cliente y el logro de los objetivos de la entidad.
NOTA 2 Los controles sobre los riesgos pueden establecerse con base en la identificacin, anlisis, valoracin y tratamiento de los riesgos. La gua de administracin del riesgo disponible en www.dafp.gov.co y la NTC 5254 puede servir como orientacin para este propsito.
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La Institucin debe gestionar estos procesos de acuerdo con los requisitos de la presente Norma. En los casos en que la Institucin opte por entregar a terceros cualquier proceso que afecte la conformidad del producto y/o servicio con los requisitos, la entidad debe asegurarse de controlar tales procesos. El tipo y grado de control por aplicar sobre los procesos entregados a terceros debe estar definido dentro del Sistema de Gestin de la Calidad. Cuando existan disposiciones regulatorias, expedidas por una autoridad competente, relativas al control de procesos entregados a terceros, la entidad deber ceirse a estas disposiciones.
NOTA 3 Un "proceso entregado a terceros" es un proceso que la entidad decide que sea desempeado por una parte externa. NOTA 4 Asegurar el control sobre los procesos entregados a terceros no exime a la entidad de la responsabilidad de cumplir con todos los requisitos del cliente y los legales aplicables.
El tipo y el grado de control por aplicar al proceso entregado a terceros puede estar influenciado por factores tales como: a) El impacto potencial del proceso entregado a terceros sobre la capacidad de la entidad para proporcionar productos y/o servicios conformes con los requisitos, b) El grado en el que se comparte el control sobre el proceso y c) La capacidad para conseguir el control necesario a travs de la aplicacin del numeral 7.4.
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4.2.2 Norma base para la elaboracin de los documentos:

Elabora los documentos del Sistema de Gestin en la Institucin Educativa ANTONIO GARCA PAREDES - Para todos los procesos del Sistema de Gestin implementado en las reas de gestin, procesos y subprocesos. A travs de ella se defini que los documentos, deben ser redactados en lenguaje claro, conciso, usando trminos de fcil comprensin. Los documentos tipo texto, se elaborarn en tipo de letra Arial, nmero 8 a 14, con mrgenes izquierda 4 cm., superior, inferior y derecha 3 cm. Los comunicados se emitirn en papel tamao carta y las resoluciones en papel tamao oficio. Para la elaboracin o modificacin de un documento vigente, el Lder del proceso presenta el borrador para la revisin y aprobacin.
Componentes:
4.2.3.1 LA NORMA BASE PARA ELABORAR DOCUMENTOS DEL SGC. 1. OBJETIVO Elaborar los documentos del Sistema de Gestin en la Institucin Educativa ANTONIO GARCA PAREDES. 2. ALCANCE Para todos los procesos del Sistema de Gestin de la Institucin Educativa ANTONIO GARCA PAREDES. 3. RESPONSABLE
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El Lder de cada Proceso es el responsable de garantizar que todo documento generado, cumpla con lo establecido en este procedimiento 4. CONDICIONES GENERALES PARA LA ELABORACIN DE DOCUMENTOS Los documentos, deben ser redactados en lenguaje claro, conciso, usando trminos de fcil comprensin. Los documentos tipo texto, se elaborarn en tipo de letra Arial, nmero 8 a 14, con mrgenes izquierda 4 cm., superior, inferior y derecha 3 cm. Los comunicados se emitirn en papel tamao carta y las resoluciones en papel tamao oficio. Para la elaboracin o modificacin de un documento vigente, el Lder del proceso presenta el borrador para la revisin y aprobacin. 5. LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD 5.1 TIPOS DE DOCUMENTOS. Para documentar el Sistema de Gestin de la Institucin Educativa ANTONIO GARCA PAREDES, se utilizan los siguientes tipos de documentos: Manual. Caracterizacin de Proceso. Procedimiento. Formato/Registro Instructivo. Documento Documento Externo 5.2 ENCABEZADO Todos los Documentos del Sistema de Gestin, deben llevar el encabezado igual al de este documento.
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5.2.1 CODIFICACIN DEL DOCUMENTO. Los documentos del SGC, definidos en el numeral 6.1 deben estar codificados atendiendo a un criterio de clasificacin entre la Institucin Educativa y el tipo de documento al que pertenece. Para efectos de la clasificacin, el control y la fcil ubicacin; la codificacin de los documentos del sistema se debe asignar de acuerdo a la siguiente tabla: a) Identificacin institucional: AGP Antonio Garca Paredes
b) Tipo de Documento:
CDIGO TIPO DE DOCUMENTO MA CP PR DC DCE FR IN Manual Caracterizacin de Proceso Procedimiento Documento Documento Externo Formato / Registro Instructivo
Tabla 1. Convenciones para cada tipo de documento.

c) Consecutivo:
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Para la configuracin de la codificacin se establece este orden: [Identificacin institucional - tipo de documento - consecutivo]. El consecutivo ser escrito en nmeros arbigos de dos dgitos (ver figura 1).
Tipo de documento Identificacin Institucional

PA-PR-01
Consecutivo
Figura 1. Cdigo del documento.
5.3 VALIDACIN DEL DOCUMENTO. Los documentos del SGC, en la ltima pgina, deben poseer la firma de los responsables de su revisin y aprobacin y nombre de quien elabor. Esto garantiza que se verifique que el documento cumple con los requerimientos establecidos en este procedimiento y que son vlidos en el sistema. Para esto, debe incluirse un espacio que especifique el nombre y el cargo de cada uno de los firmantes: Elabor: Responsable del documento y proceso Revis y Aprob: Rector Lder del Comit de Calidad
5.4 COMPONENTES DE LOS DOCUMENTOS DEL SGC Los documentos del SGC, para efectos de la claridad de la informacin, presentan de cierta forma organizada su contenido. Dentro de las posibles partes de cada documento, se identifican las siguientes. Los componentes varan de acuerdo al tipo de documento. Sin embargo para efectos de organizacin, debe tenerse en cuenta la siguiente tabla de relacin:
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GeneralesCondiciones
Responsable
Definiciones
Encabezado
Objetivo
Alcance
Tipos del Documento
Manual Caracterizacin de Proceso Procedimiento Formato/Registro Documento

Tabla 3. Literales para cada proceso del sistema. 6. LOS REGISTROS DEL SISTEMA. Los registros son considerados un tipo especial de documento y bsicamente tienen como funcin esencial la recopilacin de la evidencia de hechos, eventos o actividades desarrolladas en cada uno de los procesos del SGC. Los registros, por su naturaleza, se presentan de mltiples formas: listados, cartas, circulares, memorandos, actas, informes, fotos, videos Estos no necesariamente deben ir codificados, aunque s, como lo define el procedimiento de control documental, deben estar controlados.
Firmas
Componentes del Documento
DescripcinDesarrollo
Tabla de Contenido
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Existen tambin una serie de registros cuya informacin ha sido organizada y es recopilada a travs de un formato predeterminado. Estos formatos se presentan en dos niveles: los globales, unificados para el sistema, y los locales, de acuerdo a las dinmicas y contextos particulares de cada Institucin 7. PROCESO DE ELABORACIN O ACTUALIZACIN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.
Deteccin de una novedad o posible ajuste
Se mantiene el documento
Socializacin los lderes de procesos
Comunicar a los Lderes de Procesos
Estudio de caso documentado, para evaluar los cambios
NO
Elaboracin de un nuevo borrador
Recoleccin de comentarios y sugerencias
Entregar la propuesta de ajuste
SI
Realizacin Documento Final
Editar, Sensibilizar y Publicar
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8. Desarrollo del Procedimiento.

ACTIVIDADES RESPONSABLE DOCUMENTO REFERENCIA
1. Solicitud de Elaboracin o Modificacin de Documentos: Se entrega Sustentado. el borrador del documento.
Lderes de Procesos
Borrador del documento
2. Revisin y Comunicacin de la Solicitud: El Lder de Calidad revisa el borrador del documento, lo socializa con el Comit de Calidad Lder de Calidad Borrador del documento
3. Anlisis y Aprobacin de la Solicitud: El Rector analiza la solicitud y aprueba o rechaza la propuesta verificando que las justificaciones y beneficios del cambio cumplan con los requerimientos del proceso. Si la rechaza, comunica la decisin al solicitante explicando las razones por las cuales fue negada la solicitud.
Rector
Borrador del documento
Comit Calidad 4. Elaboracin del Documento, Revisin y Responsable del Aprobacin del Documento Final: Documento Rector En caso de ser aprobada la solicitud se procede Lder Proceso de a la elaboracin del borrador del nuevo Calidad documento el cual se socializa con los lderes de
Documento Final
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proceso.
De no ser avalado el documento, el lder de calidad, devuelve el documento con sus sugerencias y comentarios para que se realicen los ajustes necesarios y se reinicie este trmite. Una vez avalado el documento por el Comit de Calidad, se enva al Rector para su aprobacin final. El aval de la revisin y la aprobacin se da con la respectiva firma Una vez aprobado el documento se edita, sensibiliza y publica e inmediatamente se actualiza el Listado Maestro de Documentos.
Firma
Firma
Elabor: DIEGO CORTES.
Revis y Aprob: MANUELA AREVALO.
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4.2.3 Procedimientos y Componentes de la Gestin de la Calidad .

El rea de la gestin de la calidad tiene como objetivo proporcionar confianza a nuestros usuarios en cuanto al buen funcionamiento de la Institucin Educativa, ella se encarga de mantener activo y vigente el SGC Sistema de Gestin de Calidad y hacer que todos los procedimientos se cumplan en beneficio del usuario final que es el estudiante. Con ella nos proponemos comprobar nuestra capacidad para cumplir con los requisitos por ellos establecidos y adems, cualquier requisito asociado con la calidad, este proceso est enfocado en el sostenimiento del SGC implementado en la Institucin y se encarga principalmente de la norma base para la elaboracin de los documentos, el control de documentos y registros, las auditoras internas y el seguimiento al servicio No conforme, aunque bien sabemos que el SGC se encuentra de manera transversal en todos los dems procesos del PEI..
1. PROCEDIMIENTO: ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS. 2. PROCEDIMIENTO: AUDITORIAS INTERNAS. 3. PROCEDIMIENTO: SERVICIO NO CONFORME. 4. PROCEDIMIENTO: ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS DE MEJORA.
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4.2.4 Procedimiento: Elaboracin y Control de documentos y registros.

Asegura el control de los documentos y los registros del Sistema de Gestin de Calidad de la Institucin Educativa ANTONIO GARCA PAREDES - Este procedimiento aplica para todos los documentos del SGC de la Institucin incluidos los documentos externos as: Copia Controlada: Son copias de los documentos del SGC que circulan en la Institucin Educativa Antonio Garca Paredes, cumpliendo con los controles establecidos. Copias No Controladas: Son copias de los formatos del SGC cuya circulacin no es controlada y estn a disposicin de cualquier usuario que los solicite. Documento: Informacin y su medio de soporte. Documento Obsoleto: Es el documento del SGC cuya aplicabilidad no es vigente. Formatos Globales: Son aquellos cuya estructura ha sido unificada y son de uso comn para todas las Sedes de la Institucin Educativa Antonio Garca Paredes. Formatos Locales: Son aquellos cuyo uso y aplicacin es particular y es determinada de acuerdo a las dinmicas propias de cada Sede de la Institucin Educativa Antonio Garca Paredes. Registro: Tipo especial de documento que tiene como funcin esencial la recopilacin de la evidencia de hechos, procesos, eventos o actividades desarrolladas en cada uno de los procesos del SGC.
Componentes: 4.2.4.1 PROCEDIMIENTOS PARA SU ATENCIN.

1. OBJETIVO
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Asegurar el control de los documentos y los registros del Sistema de Gestin de Calidad de la Institucin Educativa ANTONIO GARCA PAREDES. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los documentos del SGC del la Institucin Educativa ANTONIO GARCA PAREDES, incluidos los documentos externos. 3. DEFINICIONES Copia Controlada: Son copias de los documentos del SGC que circulan en la Institucin Educativa Antonio Garca Paredes, cumpliendo con los controles establecidos. Copias No Controladas: Son copias de los formatos del SGC cuya circulacin no es controlada y estn a disposicin de cualquier usuario que los solicite. Documento: Informacin y su medio de soporte. Documento Obsoleto: Es el documento del SGC cuya aplicabilidad no es vigente. Formatos Globales: Son aquellos cuya estructura ha sido unificada y son de uso comn para todas las Sedes de la Institucin Educativa Antonio Garca Paredes. Formatos Locales: Son aquellos cuyo uso y aplicacin es particular y es determinada de acuerdo a las dinmicas propias de cada Sede de la Institucin Educativa Antonio Garca Paredes. Registro: Tipo especial de documento que tiene como funcin esencial la recopilacin de la evidencia de hechos, procesos, eventos o actividades desarrolladas en cada uno de los procesos del SGC. 4. RESPONSABLE El Lder de la Gestin de Calidad, es el responsable de controlar los documentos del SGC. 5. CONDICIONES GENERALES
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Los documentos del SGC son controlados, estn disponibles para su uso en cualquier momento y no pueden ser fotocopiados o reproducidos sin la autorizacin del Rector y del lder de la Gestin de Calidad de la Institucin Educativa Antonio Garca Paredes. Para efectos de la preservacin del conocimiento nicamente se puede conservar el original de los documentos obsoletos, ubicados en la Secretara Educativa Antonio Garca Paredes. Las copias adicionales de los documentos obsoletos deben ser destruidas o recicladas Es responsabilidad del lder de la Gestin de Calidad mantener actualizados los listados Maestros de Documentos y de Registros. de la Institucin
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4.2.4.2 CONTROL DE DOCUMENTOS

Actividades de Control ACTIVIDADES 1. Publicacin de los Documentos Aprobados: Una vez aprobado un documento se edita, Lder de la Calidad sensibiliza y publica e inmediatamente, se actualiza el listado maestro de documentos. RESPONSABLE DOCUMENTO REFERENCIA
Listado Maestro de Documentos AGP-FR-01
2. Comunicacin al SGC: Se le informa al Rector de la Institucin y a los Lderes de procesos sobre los documentos vigentes junto con las opciones de acceso para su consulta. Lder de la Calidad Correo Electrnico y Correspondencia Listado Maestro de Documentos AGP-FR-01 vigentes, registrarse publicados en el y Listado
Lder de la 3. Actualizacin Documentos: Los documentos deben del Listado Maestro de Calidad
socializados
Maestro de Documentos donde se controla, el tipo de documento, el proceso al cual pertenece, la versin vigente, la fecha de aprobacin y de
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vigencia y la ubicacin de las copias emitidas de forma controlada. 4. Recoleccin de la Documentacin Obsoleta: Los originales y las copias de los documentos obsoletos, deben salir de circulacin. Debe garantizase que los documentos de Lder de la Calidad Archivo de Documentos Obsoletos
referencia sean los originales del SGC. Slo se conserva el original de los documentos obsoletos en la Secretara de la I. E. Antonio Garca Paredes.
4.2.4.3 ELIMINACIN DE DOCUMENTOS.

La eliminacin de documentos se presenta cuando un documento ha dejado de ser funcional dentro del SGC y no es actualizado ni reemplazado por ningn otro documento. La eliminacin de documentos slo podr ser solicitada por el Lder de la gestin de Calidad y aprobada por el Rector.
4.2.4.4 CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS.

Los documentos externos relacionados en el Normograma, son todos aquellos emitidos por entidades externas al SGC de la Institucin Educativa Antonio Garca Paredes y contienen informacin tcnica o reglamentaria relacionada con las actividades que se
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desarrollan, como leyes, resoluciones, normas, decretos, notificaciones y los requisitos para la prestacin del servicio educativo. Todo documento externo que afecte los procesos de la Institucin, se debe reportar al Lder de Gestin de Calidad para que sea incluido en el Normograma. Los documentos de origen externo pueden ser conservados en medio fsicos por el Lder de Gestin de Calidad y se pueda acceder a ellos a travs de Internet.
4.2.4.5 CONTROL DE REGISTROS

ACTIVIDADES DE CONTROL ACTIVIDADES RESPONSABLE DOCUMENTO REFERENCIA Listado Maestro de Registros AGP-FR02 Listado Maestro de Registros AGP-FR02
1. Identificacin de los Registros: Los registros deben poseer los elementos de identificacin relacionados en el numeral 7.1.
Lder de Gestin de Calidad Lder de Gestin
2. Determinar las Condiciones para el Manejo de los Registros: Para el control de cada uno de los registros del SGC se debe determinar: El lugar donde estn ubicados los registros del SGC para su revisin o consulta. La indexacin o forma en que se organizan los registros en el archivo. Ejemplo: Por fecha, orden alfabtico, secuencias de proceso, etc.
de Calidad
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Las personas que pueden acceder a los registros. El tiempo que durar el registro en el Archivo Activo y su ubicacin. El tiempo que un registro permanecer en Archivo Inactivo y su disposicin final. 3. Publicacin y Actualizacin del Listado Maestro de Registros AGP-FR-02: Definidos los aspectos anteriores se debe incluir esta informacin en el Listado Maestro de Registros (AGP-FR-02) el cual es publicado y sensibilizado. Los registros locales deben ser reportados a la Rectora para que sean incluidos en el Listado Maestro de Registros. 4. Legibilidad de los Registros: Para mantener la legibilidad de los registros que genera el SGC se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: Sern diligenciados preferiblemente en letra imprenta. Deben llenarse siempre en tinta, nunca en lpiz. Llenar todos los espacios. Evitar tachones y enmendaduras. Lder de Gestin 5. Conservacin de los Registros: de Calidad Listado Maestro de Registros AGP-FRLder de Gestin de Calidad Archivo Rector Lder de Gestin de Calidad Listado Maestro de Registros AGP-FR02
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El lder de cada uno de los procesos debe asegurar la proteccin y conservacin de los registros que le corresponden teniendo en cuenta los criterios establecidos en el Listado Maestro de Registros. 02
Firma Elabor: DIEGO CORTES
Firma Revis y Aprob: MANUELA AREVALO
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4.2.5 Procedimiento: Auditoras internas.

Define la lnea de accin para la realizacin de auditoras internas del SGC en la Institucin Educativa ANTONIO GARCA PAREDES. - Inicia con la planificacin y elaboracin del Plan de auditoras y termina con la elaboracin y entrega del informe de la auditoria Auditoria: Proceso sistemtico, independiente, documentado e implementado para verificar la conformidad del SGC. Auditora Interna: Son auditorias que se realizan por o en nombre de la propia organizacin para fines internos y puede constituir la base para la auto-declaracin de conformidad de una organizacin. Evidencia de la Auditora: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que se constituye en pruebas concretas de un hallazgo. Hallazgos de la Auditora: Resultados de la evaluacin de las evidencias frente a los criterios de auditora. No Conformidad: Incumplimiento a un requisito.
Componentes: 4.2.5.1 Procedimientos para su atencin.

1. OBJETIVO Definir la lnea de accin para la realizacin de auditoras internas del SGC en la Institucin Educativa ANTONIO GARCA PAREDES. 2. ALCANCE Inicia con la planificacin y elaboracin del Plan de auditoras y termina con la elaboracin y entrega del informe de la auditoria.
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3. DEFINICIONES Auditora: Proceso sistemtico, independiente, documentado e implementado para verificar la conformidad del SGC. Auditora Interna: Son auditoras que se realizan por o en nombre de la propia organizacin para fines internos y puede constituir la base para la auto-declaracin de conformidad de una organizacin. Evidencia de la Auditora: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que se constituye en pruebas concretas de un hallazgo. Hallazgos de la Auditora: Resultados de la evaluacin de las evidencias frente a los criterios de auditora. No Conformidad: Incumplimiento a un requisito. 4. RESPONSABLE Lder de la Calidad: Es el directo responsable de hacer cumplir lo establecido en este procedimiento. 5. CONDICIONES GENERALES Se realizar al menos una auditora interna al ao en cada una de las Instituciones Educativas donde se ha implementado el SGC de la IE. El equipo de Auditores Internos en cada Institucin Educativa estar integrado por un nmero mnimo de 3 auditores internos competentes. Este equipo estar liderado por el Auditor Lder quien puede ser el Lder de la Calidad. Un Auditor Interno de la Calidad slo podr auditar aquellos procesos que no estn bajo su responsabilidad o autoridad. La confiabilidad del procedimiento se garantiza por medio de la evaluacin de las competencias y de la gestin de los Auditores Internos de la Calidad.
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La competencia de los Auditores Internos ser declarada por el Proceso de Gestin de Talento Humano.
4.2.5.2. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

1. Programacin Auditoria:
y Elaboracin
del Plan de
El Lder de la Calidad programa la auditora, elabora y presenta el plan de auditora interna para su aprobacin y posterior divulgacin. El Comit de Calidad especifica en este plan: objetivo, alcance, fecha de realizacin, criterios, procesos y requisitos a auditar. Los dems aspectos del plan de auditora son especificados en cada una de las Instituciones Educativas y varan de acuerdo a los ritmos manejados en cada una de ellas.
El Lder de la Calidad El Comit de la Calidad
Plan de Auditoria Interna AGP-FR07
2. Comunicacin del Plan de Auditoria: Una vez aprobado el plan, el Comit de la Calidad lo enva al Rector y al Lder de la Calidad.
El Comit de Calidad
Plan de Auditoria Interna AGP-FR07 Plan de Auditoria Interna AGP-FR07
Rector y Lder 3. Articulacin del Plan y Apertura de Auditoria: El Lder de la Calidad define los elementos concretos para la auditora en la Institucin; especificando:
de la Calidad
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tiempos, auditores y auditados. El plan con los elementos operativos especficos se socializa al Comit de la Calidad donde se determina lo concerniente con la comunicacin al sistema y se establece el Acta de apertura de dicha auditora. 4. Revisin de la Documentacin: El equipo auditor interno realiza la revisin preliminar de los documentos relacionados con el (los) proceso(s) que son objeto de auditora, segn los criterios definidos, incluyendo los registros. Equipo de Auditores
Acta de Apertura y Cierre de Auditoria AGP-FR-30
Listado Maestro de Documentos AGP-FR-01
5. Preparacin de la Actividades de Auditoria in SITU: Con base en la revisin documental el equipo de auditores define las actividades mediante la elaboracin de la lista de chequeo.
Equipo de Auditores
Lista de Chequeo AGP-FR-09
6. Realizacin de las auditorias IN SITU: Acorde con el Plan de Auditoria se revisan los procesos desarrollados en la Institucin, verificando el cumplimiento de los requisitos y la conformidad con el sistema. Para el desarrollo de esta actividad se debe tener en cuenta la verificacin y recopilacin de la informacin mediante muestreo, entrevistas y revisin de registros. En el desarrollo de las actividades institucionales deben comunicarse de forma concreta los hallazgos que se van evidenciando. Equipo de 7. Evaluacin de Gestin de la Auditoria:
Equipo de Auditores
Lista de Chequeo AGP -FR-09
Lista de Gestin de la Auditoria
Auditores
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Al finalizar cada una de las entrevistas, se debe garantizar que cada auditado evale la gestin de la auditora.
8. Elaboracin del Informe de Auditora: El equipo de auditores internos de la Institucin revisa en conjunto los hallazgos y elabora el informe de auditora interna.
Equipo de Auditores
Informe de Auditora Interna AGP-FR-11
9. Entrega del Informe y Cierre de la Auditora: El Lder de la Calidad en reunin con el Comit de la Calidad presenta el informe de la auditoria con los hallazgos y hace su entrega al Rector de la Institucin. El Rector realiza el respectivo cierre con la elaboracin del plan. Lder de la Calidad Rector
Informe de Auditora Interna AGP-FR-11 Acta de Apertura y Cierre de Auditoria AGP-FR-30
10. Seguimiento de Auditora Interna y Envo de Reporte a la Alta Direccin: El Lder de la Calidad enva copia del informe de la Auditora Interna al Rector.
Firma Elabor: DIEGO CORTES. Firma
Lder de la Calidad Rector
Informe de Auditoria Interna AGP-FR-11
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4.2.6 Procedimiento: Servicio No conforme.

Identifica, previene y realiza el control al Servicio No Conforme segn los requisitos establecidos para la Prestacin del Servicio Educativo de la I.E. Antonio Garca Paredes. Este procedimiento aplica para los eventos en los que se afecta la Prestacin del Servicio Educativo. Servicio No Conforme: Se refiere a la prestacin de un servicio que no cumple con las condiciones previas establecidas. Disculpa Explcita: Es la manifestacin al cliente y el reconocimiento de una falla en la Prestacin del Servicio Educativo. Reprogramacin: Desarrollo de una actividad en otro espacio o tiempo determinado. Reemplazo: Es el cambio de una actividad por otra que no necesariamente tenga las mismas caractersticas para solucionar la inconformidad del servicio. Reelaboracin: Volver a hacer o desarrollar de nuevo un servicio que ha sido no conforme. Restitucin: Restablecimiento de la Inversin hecha por los estudiantes, padres de familia o acudientes por el no cumplimiento de un servicio a conformidad.
Componentes: 4.2.6.1 PROCEDIMIENTOS PARA SU ATENCIN.

1. OBJETIVO Identificar, prevenir y realizar el control al Servicio No Conforme segn los requisitos establecidos para la Prestacin del Servicio Educativo de la I.E. Antonio Garca Paredes.
2. ALCANCE
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Este procedimiento aplica para los eventos en los que se afecta la Prestacin del Servicio Educativo de la I.E. Antonio Garca Paredes. 3. DEFINICIONES Servicio No Conforme: Se refiere a la prestacin de un servicio que no cumple con las condiciones previas establecidas. Disculpa Explcita: Es la manifestacin al cliente y el reconocimiento de una falla en la Prestacin del Servicio Educativo. Reprogramacin: Desarrollo de una actividad en otro espacio o tiempo determinado. Reemplazo: Es el cambio de una actividad por otra que no necesariamente tenga las mismas caractersticas para solucionar la inconformidad del servicio. Reelaboracin: Volver a hacer o desarrollar de nuevo un servicio que ha sido no conforme. Restitucin: Restablecimiento de la Inversin hecha por los estudiantes, padres de familia o acudientes por el no cumplimiento de un servicio a conformidad. 4. RESPONSABLE El rector y El Lder de Calidad Son los directos responsables del desarrollo y cumplimiento del procedimiento. 5. CONDICIONES GENERALES El aspecto preventivo de este procedimiento est dado en la medida en que definimos previamente las acciones a realizar cuando se presente un servicio no conforme. La(s) accin(es) tomadas para solucionar la inconformidad en un servicio o producto se registran en el Formato de Control del Servicio No Conforme AGP-FR-06
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4.2.6.2 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

5 Identificacin del Servicio No Conforme:

De acuerdo con las condiciones del servicio que ofrecemos, la inconformidad en el servicio se puede presentar por fallas en los tiempos, las actividades, los recursos o los responsables. Cuando sucede, el Responsable del Proceso debe identificar en cul de estos aspectos se present la falla. Rector y Coordinador de Calidad Formato Control del Servicio No Conforme AGP -FR-06
Implementar Inmediato:
el
Tratamiento
La persona ante quien se present la no conformidad por algn aspecto del servicio presentar la excusa explcita por el hecho y comunica la informacin al responsable del Proceso correspondiente. Si es posible y de acuerdo a las circunstancias se buscar la aceptacin del servicio por parte del usuario a pesar de las novedades presentadas. Responsable del Proceso
Responsable del Proceso Correspondiente
Formato Control del Servicio No Conforme AGP -FR-06
Formato Control del Servicio No
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Solucin de la No conformidad:
En el caso de un producto concreto (boletn, certificado, diploma,) la accin inmediata a realizar ser la reelaboracin. En relacin a un servicio concreto, existen dos alternativas: la reprogramacin o el reemplazo. En ambos casos se procurar concertarlo con la parte interesada. Si no es posible ninguna de las acciones anteriores, se proceder a restituir el servicio no conforme. Correspondiente Conforme AGP -FR-06 Notificacin de Aceptacin
Anlisis del Servicio No Conforme: Informe de Coordinador de Calidad Comit de la Calidad Acta del Comit de Calidad Servicio No Conforme
Semestralmente en reunin del Comit de Calidad se evaluar el control realizado al servicio no conforme para determinar la eficacia de las acciones tomadas. En los casos donde se detecte de forma reiterada un servicio no conforme se proceder a establecer una accin correctiva. Para su trmite y seguimiento se aplicar el Procedimiento de Acciones Correctivas, Preventivas o de Mejora.
Manejo de dificultades acadmicas o disciplinarias: Coordinadores de cada jornada y
Carpeta de seguimiento del estudiante
Para el manejo de los estudiantes que se
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presentan
con se
dificultades remite al
acadmicas Manual
o de sede Acta de las Consejo Acadmico Comisiones de Evaluacin y Promocin
disciplinarias
Convivencia, al mapa de procesos y listado de chequeo del debido proceso, as como los protocolos establecidos para tal fin. Todos los casos son revisados en las comisiones de Evaluacin y Promocin.
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4.2.7 Procedimiento: Acciones correctivas y preventivas de mejora.

Establece el procedimiento para la identificacin, implementacin y seguimiento de acciones correctivas, preventivas y/o de mejora para el SGC de la I. E. ANTONIO GARCA PAREDES - Inicia cuando se detecta una conformidad (real o potencial) o un aspecto por mejorar hasta el cierre de las acciones implementadas.
COMPONENTES: 4.2.7.1 PROCEDIMIENTOS PARA SU ATENCIN.
1. OBJETIVO Establecer el procedimiento para la identificacin, implementacin y seguimiento de acciones correctivas, preventivas y/o de mejora para el SGC de la I. E. ANTONIO GARCA PAREDES. 2. ALCANCE Inicia cuando se detecta una conformidad (real o potencial) o un aspecto por mejorar hasta el cierre de las acciones implementadas. 3. DEFINICIONES No conformidad: Incumplimiento de un requisito. Accin de Mejora: Conjunto de acciones tomadas y orientadas para optimizar el SGC. Accin Correctiva: Conjunto de acciones programadas y orientadas a eliminar la causa de una no conformidad detectada. Accin Preventiva: Conjunto de acciones programadas y orientadas para minimizar los riesgos del SGC. Correccin: Accin tomada para solucionar una situacin coyuntural en el SGC.
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4. RESPONSABLE Los Lderes de Proceso son los responsables de hacer cumplir lo establecido en este procedimiento. 5. CONDICIONES GENERALES Las fuentes para la implementacin de estas acciones pueden ser: Seguimiento y control de quejas, reclamos, sugerencias o manifestaciones de satisfaccin. Informes de Auditorias. Revisin de la Alta Direccin. Anlisis de la evaluacin de la gestin de indicadores. Resultados de encuestas de satisfaccin. Anlisis y seguimiento al Servicio No Conforme.
4.2.7.2 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

1. Determinacin de acciones: El anlisis y seguimiento de los elementos del numeral 5, por parte del Comit de la Calidad determinarn las acciones a seguir y los responsables de las mismas. Comit de la Calidad Acta del Comit de Calidad.
2. Identificacin de las Causas: Este anlisis sistemtico se puede realizar a travs de mtodos como: espina de pescado, tres porqus, lluvia de ideas, entre otros.
Persona asignada por el Comit de la Calidad
Implementacin de Acciones correctivas, preventivas o de mejora AGP-FR22
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3. Establecimiento del Plan de Accin: Establecida la causa original se planean las acciones y los tiempos necesarios para garantizar la eliminacin de la causa raz de las dificultades o el aumento de las fortalezas establecidas. Persona asignada por el Comit de la Calidad
Implementacin de Acciones correctivas, preventivas o de mejora AGP-FR22
4. Autorizacin de la Implementacin de la Accin: El plan de accin se presenta al Comit de la Calidad quien determina su viabilidad y aprueba su ejecucin. La accin aprobada es avalada con la firma del lder de la Calidad. Rector. Comit de la Calidad
Implementacin de Acciones correctivas, preventivas o de mejora AGP-FR-22
5. Seguimiento y Controla las Acciones Implementadas: Una copia de las acciones debe enviarse al rector para monitorear y apoyar el proceso. Teniendo en cuenta las fechas del plan de accin, el lder de la Calidad har seguimiento al desarrollo y cumplimiento de las acciones programadas. Lder de la Calidad
6. Cierre de las Acciones: Desarrollado todo el plan de accin propuesto con su respectivo seguimiento, en reunin del Comit de la Calidad se realiza el cierre de las acciones. Se revisa y se cierra el proceso con el aval de Rectora.
Comit de la Calidad
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7. Verificacin de la Eficacia de la Accin Implementada: La eficacia de las acciones implementadas es un aspecto constitutivo de las auditoras internas.
Lder de la Calidad
Control de Servicio No Conforme AGP-FR-06

2 - Gestion de La Calidad

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PEI.

PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL. ANTONIO GARCA PAREDES

Proceso Gestin de la Calidad

Desarrollo del PEI en las reas de Gestin Procesos Procedimiento y Componentes.

En Antonio Garca Paredes La calidad debe ser un estilo de vida.

4.2 rea de la Gestin de la Calidad. La gestin de la Calidad:

La planificacin de Calidad. Realizar Aseguramiento de Calidad. Realizar Control de Calidad.

En Antonio Garca Paredes La calidad debe ser un estilo de vida.

4.2.1 Implementacin del sistema de gestin de la calidad SGC.

En Antonio Garca Paredes La calidad debe ser un estilo de vida.

4.2.2 Norma base para la elaboracin de los documentos:

En Antonio Garca Paredes La calidad debe ser un estilo de vida.

Tabla 1. Convenciones para cada tipo de documento.

En Antonio Garca Paredes La calidad debe ser un estilo de vida.

Tipo de documento Identificacin Institucional

Figura 1. Cdigo del documento.

Tipos del Documento

Manual Caracterizacin de Proceso Procedimiento Formato/Registro Documento

Componentes del Documento

Deteccin de una novedad o posible ajuste

Socializacin los lderes de procesos

Comunicar a los Lderes de Procesos

Estudio de caso documentado, para evaluar los cambios

Entregar la propuesta de ajuste

Editar, Sensibilizar y Publicar

En Antonio Garca Paredes La calidad debe ser un estilo de vida.

8. Desarrollo del Procedimiento.

1. Solicitud de Elaboracin o Modificacin de Documentos: Se entrega Sustentado. el borrador del documento.

Borrador del documento

Borrador del documento

Elabor: DIEGO CORTES.

Revis y Aprob: MANUELA AREVALO.

En Antonio Garca Paredes La calidad debe ser un estilo de vida.

4.2.3 Procedimientos y Componentes de la Gestin de la Calidad .

En Antonio Garca Paredes La calidad debe ser un estilo de vida.

4.2.4 Procedimiento: Elaboracin y Control de documentos y registros.

Componentes: 4.2.4.1 PROCEDIMIENTOS PARA SU ATENCIN.

En Antonio Garca Paredes La calidad debe ser un estilo de vida.

4.2.4.2 CONTROL DE DOCUMENTOS

Listado Maestro de Documentos AGP-FR-01

4.2.4.3 ELIMINACIN DE DOCUMENTOS.

4.2.4.4 CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS.

En Antonio Garca Paredes La calidad debe ser un estilo de vida.

4.2.4.5 CONTROL DE REGISTROS

Lder de Gestin de Calidad Lder de Gestin

En Antonio Garca Paredes La calidad debe ser un estilo de vida.

En Antonio Garca Paredes La calidad debe ser un estilo de vida.

Firma Elabor: DIEGO CORTES

Firma Revis y Aprob: MANUELA AREVALO

En Antonio Garca Paredes La calidad debe ser un estilo de vida.

4.2.5 Procedimiento: Auditoras internas.

Componentes: 4.2.5.1 Procedimientos para su atencin.

En Antonio Garca Paredes La calidad debe ser un estilo de vida.

4.2.5.2. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

El Lder de la Calidad El Comit de la Calidad

Plan de Auditoria Interna AGP-FR07

Plan de Auditoria Interna AGP-FR07 Plan de Auditoria Interna AGP-FR07

Acta de Apertura y Cierre de Auditoria AGP-FR-30

Listado Maestro de Documentos AGP-FR-01

Lista de Chequeo AGP-FR-09

Lista de Chequeo AGP -FR-09

Lista de Gestin de la Auditoria

Informe de Auditora Interna AGP-FR-11

Informe de Auditora Interna AGP-FR-11 Acta de Apertura y Cierre de Auditoria AGP-FR-30