ESTRATEGIAS DE COMUNICACIN ORGANIZACIONAL

Introduccin La comunicacin es la actividad caracterstica del ser humano, es algo que siempre est presente y mediante la cual la gente se relaciona entre si y se organiza para combinar sus esfuerzos. Este proceso no solo existe entre individuos como miembros del grupo social, sino tambin presente en el devenir econmico de las empresas u organizaciones. Es precisamente por eso que las organizaciones no podra existir si no hubiera comunicacin ya que los empleados no podran saber lo que sus compaeros estn asiendo, y tampoco la administracin no podra recibir informes y los supervisores y los lideres de equipo no podran dar instrucciones. Podemos afirmar que la comunicacin es muy necesaria para mantener la salud de las organizaciones y que influye de cierta forma en la organizacin.1 Este proceso tambin es imprescindible en las organizaciones. Acadmicos definen organizaciones como sistemas sociales diseados para lograr metas y objetivos por medio de los recursos humanos o de la gestin del talento humano y de otro tipo. Los tipos de comunicacin ms importantes son la ascendente y la descendente y lateral. y as como en cualquier empresas siempre surgen barreras que impiden que se trasmita la informacin de manera clara, por eso es muy significativo que se examinen los factores que permiten tener una buena comunicacin eficaz y que los empleados como los patrones desarrollen la funcin de escucha y pregunta para resolver cualquier duda o problema que surgan y eviten malentendidos que puedan generar un ambiente hostil en la organizacin otro de los problemas que las empresas tienen es con la comunicacin extraoficial ya que esta suele ser correcta rpida e influyente cuando se utiliza la comunicacin electrnica es decir los medios electrnicos para transmitirlos pero algunas veces se omiten los detalles o se cuenta toda la historia y los rumores tambin suelen ser otro problema debido a que se pasa informacin que muchas veces no se comprueba su veracidad. 2 Esta investigacin tiene por objeto analizar el proceso de comunicacin en las organizaciones para realizar propuestas para mejorar este proceso. Se organiza de la siguiente manera, la parte 2 examinaremos el proceso de comunicacin bidireccional. La parte 3 trata las barreras de la comunicacin y el impacto que tienen en el proceso de la comunicacin. La seccin 4 analiza la comunicacin ascendente, descendente y algunas dificultades que surgen, la parte 5 se ocupa de otras formas de comunicacin, como la comunicacin lateral y la electrnica y la parte 6 analizara la comunicacin informal que se maneja en las organizaciones como la extraoficial y los rumores que son otro tipo de comunicacin que suele causar problemas y malentendidos en las organizaciones. 2. La Comunicacin bidireccional. La comunicacin es la va esencial por la cual circulan todos los mensajes que se emiten cada da en el mundo es por eso que su importancia es decisiva y su utilizacin es imprescindible. En una empresa nos encontraremos ante una organizacin formada por personas ya sean los administrativos, los oficinistas los obreros y estas tienen que responder a personas como los directivos o gerentes y todas estas interactan unas con otras para lograr relaciones productivas dentro de la organizacin. El objetivo de la comunicacin es aumentar la comprensin, transmitir pensamientos e ideas y promover entendimiento entre las personas pero no solo intervienen nuestra intencin de transmitir algo o relacionarnos sino que tambin el propsito es de entendernos con quien o quienes se dirigen a nosotros debido a que en una organizacin pueden surgir problemas por como se transmite la informacin ya que se pueden comunicar datos inadecuados o pobres que pueden afectar el desempeo de la organizacin. 3 De ah que se le de importancia a la comunicacin eficaz ya que esta suele alentar un mejor desempeo y satisfaccin en el trabajo entiende mejor sus puestos y se siente mas comprometidas con ellos si se mantiene una buena comunicacin. Tambin la comunicacin ayuda alcanzar todas las funciones bsicas de la administracin que son planeacin, organizacin, Direccin y control, de modo que las organizaciones pueden lograr sus metas y lograr sus retos. La comunicacin requiere por lo menos de dos personas: un emisor y un receptor una sola persona no se puede comunicar pues solo uno o mas receptores pueden completar el acto de

comunicacin, en el caso de las empresas los administradores suelen enviar memorndums a su personal, pero aun que enven cien memorndums no habr comunicacin sino hasta que uno de ellos lo reciba, lo lee y lo entiende. Veamos como ayuda el proceso de comunicacin bidireccional en este mbito y analicemos cada uno de los elementos que conforman este proceso bidireccional para mantener la comunicacin y los problemas de la comunicacin bidireccional como el razonamiento defensivo y la disonancia cognitiva. El proceso de comunicacin bidireccional es un mtodo por el cual un emisor llega hasta un receptor con un mensaje. Este proceso se lleva acabo mediante 8 pasos. La figura 1 muestra los pasos de este proceso.4 El paso 1 es desarrollar una idea, no se puede trasmitir algo si no esta claro el mensaje, o si no hay una idea. Es el paso mas importante pues sin el los dems pasos no sirven de nada. El paso 2 es codificar, que quiere decir convertir la idea en palabras, graficas u otros smbolos para su comunicacin de tal manera que este organizada de forma adecuada para manejar el mensaje en la forma que se pretende transmitir. El paso 3 es transmitirlo, una vez que el mensaje se desarrolle se transmite. En una empresa la informacin se puede trasmitir por un memorndum, una llamada telefnica, una visita personal, o un correo electrnico. Este paso transmite ese mensaje por medio de un canal que es el medio por el cual viaje el mensaje y este tiene que estar libre de obstculos o interferencias. Por ejemplo en las entrevistas de empleo se necesita que ese canal este libre de distracciones para que el gerente pueda recibir de manera clara lo que dice el solicitante del trabajo. Cuando la persona recibe el mensaje se est llevando a cabo el paso 4 que es recibir y mucho depender del receptor comprender el mensaje o perderlo. El paso 5 es decodificar el mensaje, de modo que pueda ser entendido. Muchos patrones pasan por alto este hecho cuando dan instrucciones o explicaciones creen que decirle algo a alguien es suficiente, pero no se cercioran si el receptor ha comprendido tal instruccin. Si no se ha comprendido no se puede seguir adelante. Pero una vez que el lector ha recibido y codificado el mensaje esta persona tiene la oportunidad de aceptarlo o rechazarlo que es el paso 6 acepte. Y solo el receptor tiene la eleccin de aceptar una parte del mensaje, todo o nada. Por eso el emisor debe usar sus habilidades de persuasin. El psiclogo Robert cialdini menciona en su obra science and practice que hay que usar carisma, elocuencia y habilidades verbales para convencer a otros por arriba y por debajo para que acepten y sus ideas y modifiquen su conducta. 5 El paso 7 es usar la informacin en este paso se pone en accin el mensaje trasmitido y se toma control de lo que se va hacer. Y por ltimo el paso 8 que es la retroalimentacin y esto ocurre cuando el receptor reconoce el mensaje y responde al emisor. Una vez que se llevo a cabo la comunicacin bidireccional (8 pasos), ambas partes experimentan mayor satisfaccin, pues se evita frustracin y se mejora la correccin del trabajo. La comunicacin bidireccional no es exclusivamente beneficiosa, tambin puede causar dificultades como desacuerdos y nos es hasta cuando se comunican cuando se resuelven los conflictos. Un problema es el razonamiento defensivo que es una forma de justificacin encubierta por un razonamiento errneo que lleva a un fracaso actual o errneo. Esto puede ser causado las faltas de virtudes personales (honestidad, coraje, humildad), incompetencia en el trato de maduro de situaciones embarazosas, y malestar emergente de la organizacin entre otras mas estos objetos pueden hacer fallar la eficiencia en la comunicacin. En mi opinin se podra capacitar a los empleados para responder a situaciones a las que se pudieran enfrentar y al analizar la forma en que acten corregirla.6 Tambin otro problema que puede surgir es la disonancia cognitiva esto sucede cuando tratan de justificar las acciones y tratan de persuadirlas, removerla o reducirla. Del anlisis de esta seccin se desprende que cada uno de los elementos de la comunicacin direccional los cuales son, desarrollar ideas, codificar, trasmitir, recibir, decodificar, aceptar, y usar. Y algunos problemas que surgen como el razonamiento defensivo y disonancia cognitiva. Con esto podemos llegar a la conclusin de que la comunicacin no puede existir sino hay una idea que la desarrolle. Y para que la comunicacin sea eficaz se debe dar el proceso bidireccional. Cuando ocurre esta comunicacin bidireccional ambas partes experimentan mayor satisfaccin se evita la frustracin y se mejora mucho la correccin del trabajo. 3. Barreras de la comunicacin. En el proceso de la comunicacin estuvimos viendo en la seccin 2 que se da cuando el receptor recibe el mensaje, pero a veces se da un esfuerzo genuino para decodificarlo (comprenderlo)

debido a que existen numerosas interferencias que pueden limitar su compresin. Esas interferencias se le conocen como barreras de la comunicacin que es todo lo que impide o reduce la posibilidad, la precisin o la fidelidad de la comunicacin. Estos actan como ruidos y pueden surgir en el entorno fsico como por ejemplo los ruidos de una radio que estorba una conversacin telefnica7 . El ruido puede evitar totalmente una comunicacin, filtrar y eliminar parte de ella y darle un significado incorrecto. La figura 2 muestra las barreras de comunicacin que se interponen cuando el receptor trata de decodificar el mensaje por eso en esta seccin analizaremos 3 tipos de barreras que pueden impedir una comunicacin eficaz estas son las personales propias de nuestra persona, las fsicas que estn en nuestro entorno y las semnticas correspondientes a los smbolos por los cuales nos comunicamos. Las barreras personales son interferencias originadas en emociones, valores y limitaciones. Surgen de y los malos hbitos de escucha y son el tipo mas comn de obstculos en el trabajo.8 Tambin pueden ser causados por diferencias de educacin raza, sexo o estatus socioeconmico y otros factores. Las barreras personales son un hecho comn en las situaciones de trabajo por ejemplo: la repeticin innecesaria de palabras como este o t sabes este tipo de palabras no suelen decir mucho al receptor y suelen ser reflejo de un vocabulario pobre. Las barreras personales tambin suelen estar sintonizadas con las distancia psicolgica es decir el sentimiento de estar emocionalmente separado de la gente que es similar a la distancia fsica real por ejemplo se pudiera dar el caso que en una empresa un supervisor le hable con desprecio a un trabajador el cual resiente el trato, y el resentimiento del trabajador los separa. Y se suele actuar as por que nuestras emociones actan como filtros sensibles en todas nuestras comunicaciones ven y escuchan lo que estamos emocionalmente sintonizados para ver y escuchar. As la comunicacin esta guiada por nuestras expectativas. Y cuando si el emisor o receptor no mezclan sus sentimientos su comunicacin puede ser ms eficaz. En otro tipo de barreras son las fsicas, que son las interferencias de la comunicacin que se originan en el entorno es decir en el ambiente como por ejemplo un ruido intenso o distractor. Otras barreras fsicas incluyen las distancias entre la gente, paredes alrededor del cubculo de un empleado, la esttica que interfiere con los radios o el ruido de un tren que este cerca de una empresa. Por eso en mi opinin todas las empresas deben buscar un lugar de establecimiento que no tenga un entorno ruidoso que pueda distraer a los empleados, una vez dentro de la empresa hacer accesible a los supervisores no tenindolos en lugares donde puedan distraerse los empleados y puedan acceder a ellos para resolver sus problemas, el uso de cubculos puede ser favorable pero si estos necesitan interactuar constantemente pues no hacerlos tan enormes que no puedan entenderse u orse. Otro tipo de barreras son las semnticas y surgen de interpretaciones errneas de los smbolos. La expresin oral es la forma ms comn e importante de la comunicacin humana, sin embargo las palabras con frecuencia poseen varios significados diferentes que conducen a varias interpretaciones. Por eso es otra barrera ya que en ocasiones se opta por un significado errneo y es ah donde surgen los malentendidos. 9 La semntica presenta un desafo cuando una gente de otra cultura trata de comunicarse entre s, cuando esto se da dentro de una organizacin ambas partes deben aprender el significado literal del las palabras del otro lenguaje y la forma en que se usan ya la manera como se pronuncian, volumen y gestos o simplemente la persona que emitir el mensaje cerciorarse que lo que su recetor recibi fue un mensaje claro y correcto al mensaje que este le envi as no podrn surgir malentendidos. Nosotros como humanos solemos interpretar un smbolo en base a nuestros supuestos y aqu es donde utilizamos nuestra inferencia sin embargo nuestras inferencias pueden indicar una seal errnea por lo tanto debemos estar consientes de ellas y evaluarlas con cuidado siempre y cuando surjan dudas buscar ms informacin de esta manera no existir la posibilidad de esta barrera. Hasta ahora hemos observado como las barreras daan el intercambio de comunicacin, pero a continuacin analicemos cuales de estas barreras ejercen un impacto mayor en el proceso bidireccional.las barreras suelen ser un obstculo para el desarrollo, la transmisin del mensaje as como su decodificacin y aceptacin mientras que las barreras fsicas como el ruido afectan la transmisin, y recepcin de mensajes, mientras que las barreras semnticas y diversos smbolos de comunicacin crean problemas con las etapas de codificacin, decodificacin y aceptacin ya que si no se tiene una buena comprensin del mensaje este no puede ser entendido y mucho menos aceptarse. 4. Comunicacin descendente y ascendente:

La comunicacin descendente en una organizacin es el flujo de informacin de niveles superiores, a niveles inferiores de autoridad. La finalidad es que el empleado o trabajador este informado en todo momento de lo que sucede en su empresa y participar en la misma.10 Esta comunicacin tiene origen con los gerentes y los supervisores y se transmite en forma descendente a los empleados es decir es una comunicacin que procede de la direccin hacia abajo en cascada. Para realizar este tipo de comunicacin algunos ejecutivos se apoyan en coloridos folletos, en presentaciones en Power Point, y reuniones con empleados. Estos enfoques aunque llamen la atencin a menudo fracasan porque no son entendidos por los empleados. Por eso la clave para una mejor presentacin no est solo en el uso del color o accin, sino que se preparen cuidadosamente y se comunique su mensaje con honestidad, energa y calidez. En esta seccin analizaremos los prerrequisitos y problemas que tienen la comunicacin descendente y las necesidades de produce la comunicacin, as como la comunicacin ascendente que va desde el subordinado al superior y los problemas que presenta. Parte del fracaso de los administradores es que no se preparan para una comunicacin eficaz. Para tener una base solida estos deben llevar a cabo cuatro pilares fundamentales que actan como prerrequisitos. El primero de ellos es desarrollar una actitud positiva hacia la comunicacin es decir deben convrsense que la comunicacin es parte esencial para efectuar sus tareas. Segundo los administradores deben mantenerse informados, buscar informacin de inters para sus empleados y mantenerlos comunicados. Tercero los administradores necesitan planear conscientemente la comunicacin es decir que estos tengan informacin que les pueda ser de utilidad en un futuro y por ltimo los administradores deben desarrollar la confianza porque si los subordinados no confan en sus superiores es muy probable que no crean en su mensaje. 11 Ahora analizaremos 3 problemas que surgen cuando no se da correctamente esta comunicacin descendente. El nmero uno es la sobrecarga informativa estos surgen cuando los empleados son bombardeados por una gran cantidad de rdenes, comunicados, boletines, cartas que quedan abrumados por tanta informacin y en consecuencia no la comprenden, o algunos mensajes importantes se olvidan y no se llegan a tomar en consideracin hasta se pueden llegar a archivar, se borren del correo electrnico y esto sucede porque muchas ocasiones se emite informacin que no es relevante, incluso no comunicar suficiente informacin tambin puede afectar el funcionamiento de la comunicacin por lo cual se debe mantener un equilibrio ni tanta informacin ni poca informacin. El problema 2 es la falta de confianza personal, cuando esto sucede la informacin se obstaculiza o se bloquea y se llevan a cabo acciones para sabotear la circulacin de los mensajes o retener su contenido por eso es esencial que los superiores se ganen la cordialidad de sus subordinados de tal manera que mantengan una buena comunicacin con los trabajadores as les tendrn confianza y no surgirn problemas como los ya mencionados. El numero 3 es inconveniencia de la informacin esto ocurre cuando la informacin no se difunde en el momento que representa un beneficio por lo cual no la toman como primordial y la eliminan por eso es trascendental que la informacin que se le comunique a los trabajadores sea en el momento apropiado y cuando la necesiten. Por mencionar de manera resumida los problemas ms comunes que afectan a la comunicacin descendente son confianza excesiva en la comunicacin escrita o por un medio electrnico, se le tiene una gran confianza que no se cercioran si realmente es verdica. Otro es el dficit de interaccin de cara a cara, es decir se enva la informacin a travs de alguien o algo lo que no permite que se resuelvan dudas y se lleve de manera eficaz la tarea. Otro de ellos es la cantidad suficiente de mensajes pero con una baja calidad en sus contenidos, y aun que contenga mucha informacin, lo que se transmite es escaso que no se alcanza a comprender. As como tambin surgen problemas tambin surgen necesidades que se crean en cualquiera de los niveles de la empresa y que se tienen que atender. Por ejemplo una de esas necesidades es la instruccin sobre el puesto de trabajo, la instruccin previa sobre los objetivos de puesto o los posibles problemas que pueden surgir puede ahorrar muchos desastres al trabajador que ha sido contratado. Incluso muchas empresas utilizan presentaciones previas del puesto para darles a conocer de manera amplia e ambiente del trabajo y lo que van a realizar y esto es muy provechoso porque reduce la rotacin del nuevo personal. Los empleados tambin necesitan retroalimentacin sobre su desempeo. Esto ayudara a saber qu hacer y que tan bien estn alcanzando sus propias metas. Otra necesidad que tienen los trabajadores es el apoyo social y percibir de que son atendidos, considerados y apreciados y

cuando los administradores muestran calidez y confianza interpersonales puede haber impactos positivos en la salud psicolgica y fsica as como satisfaccin y buen desempeo en el trabajo Hemos visto la comunicacin que surge de los superiores a los subordinados, pero ahora examinemos la comunicacin que va de los subordinados a los superiores y los problemas a los que se enfrentan. .12 La comunicacin ascendente tiene lugar cuando se emiten mensajes desde un nivel inferior a otro superior. La comunicacin ascendente es de utilidad pues sirve para medir el xito que se est teniendo en la comunicacin descendente, tambin es una fuente de informacin para la toma de decisiones operativas y es un detector de problemas potenciales.13 Pero lamentablemente la comunicacin ascendente suele ser poco valorada por la jerarqua, pero no debemos olvidar que para lo trabajadores de la organizacin es necesaria y positiva aparte que puede llegar hacer muy til para que los trabajadores sepan que es lo que est ocurriendo en niveles inferiores. Diversos problemas plagan a la comunicacin en particular a las empresas de mayor tamao uno de los problemas que le afectan es el retraso que es la tardanza innecesaria del movimiento de informacin hasta los niveles mas altos. Esto sucede porque los administradores dudan en transmitir un problema a sus superiores porque hacerlo significa admitir un fracaso y optan por tratar de decidir como resolverlo. El segundo problema esta relacionado con el anterior y se llama filtracin es una seleccin parcial de informacin que es producto de la tendencia natural de los empleados hacer del conocimiento de sus superiores nicamente lo que creen que estos desean or. En si la filtracin no es necesariamente un problema pero lo es cuando se produce el silencio organizacional pues en este caso se retiene consiente o inconscientemente de informacin sobre posibles problemas o asuntos de parte de los empleados y esto produce una deplorable informacin incompleta para la administracin superior y uno de los factores que ocasionan este silencio es el temor a las repercusiones negativas por hablar o la idea de que de todas formas no se har caso. 14 Otro problema gira alrededor de la necesidad de respuesta de un empleado esto ocurre cuando los empleados necesitan una retroalimentacin rpida de lo que han de hacer pero si la administracin no ofrece una respuesta rpida esto suprimir las comunicaciones futuras hacia arriba. La ltima problemtica en la comunicacin se refiere a las distorsiones que es la alteracin deliberada de un mensaje para alcanzar los objetivos personales de alguien. Esto pudiera suceder cuando se exagera los logros de algn empleado para que este obtenga un mayor reconocimiento o incrementos de sueldo pero esta distorsin en el mensaje roba al administrador una informacin correcta y la capacidad de tomar decisiones adecuadas y lo que es peor representa una conducta de falta de tica que puede destruir la confianza entre ambas partes. Una de las formas para mejorar esta comunicacin ascendente es mediante preguntas pues se demuestra que hay inters en las opiniones, tambin escuchar al emisor pues esto contribuye a los receptores a entender tanto la idea como el mensaje que el emisor pretende transmitir. Otro mtodo til para construir las comunicaciones hacia arriba es reunirse con pequeos grupos de empleados y permitir que los empleados hablen de los problemas, necesidades que interfieren con el desempeo lo cual mejora la actitud de los empleados y la rotacin de personal se reduce porque se resuelven las dudas. Tambin una poltica de puertas abiertas permiten que los empleados se acerquen a su jefe y planteen cualquier asunto que les preocupe por eso no hay que tener temor a acercarse y pedir mas informacin o plantear un problema porque este va a contribuir a la mejora de la organizacin. Todos estos aspectos pueden lograr que la comunicacin que va desde el subordinado al superior sea eficaz de ah que se tengan que llevar a cabo. En toda empresa se lleva a cabo una comunicacin que va desde el superior al subordinado que como vimos es la comunicacin descendente y es tan importante como la ascendente que va del subordinado al superior es una interaccin entre estas dos partes por lo cual podemos concluir que estos dos elementos deben estar dispuestas a expresar sus dudas y problemas que se les presenten tambin no deben abrumarse con tanta informacin ms bien ser concretos y muy especficos en lo que se tenga que decir adems un elemento muy importante es tener una escucha selectiva esto mejorara la comunicacin entre superiores y subordinados y tendr resultados favorables a la organizacin. 5. Otras formas de comunicacin. Las comunicaciones no siempre se pueden efectuar de la misma manera en todas las organizaciones ya sea por su estructura organizacional o porque no hay interaccin de persona a

persona, lo cual no permite que haya una comunicacin ascendente o descendente por eso en esta seccin hablaremos de la comunicacin lateral un tipo de comunicacin que atraviesa las lneas de mando jerrquico el ombudsman y el impacto de algunas formas de comunicacin electrnica. Hoy en da es muy necesario ahorrar tiempo y facilitar la coordinacin de ah que exista la comunicacin lateral que es la comunicacin que se lleva a cabo entre los empleados que estn en el mismo nivel organizacional.15 Y esta suele usarse tambin por que la gente prefiere la informalidad de la comunicacin lateral en vez de subir o bajar por las lneas de mando, y suele ser una de las ms dominantes y preferida en las organizaciones. Pero para que haya una comunicacin lateral debe haber empleados que contengan vnculos de comunicacin con los de su departamento o con comunidades externas, estos harn posible una comunicacin lateral, y este tipo de personas se les utiliza como puentes fronterizos ya que tienen la capacidad de reunir grandes cantidades de informacin que puedan filtrar o transferir a los dems sin tener que subir o bajar jerrquicamente. Pero no solo se puede dar esta comunicacin a travs de puentes fronterizos tambin puede ser a travs de redes de trabajo, que es un grupo de gente que desarrolla y mantiene contacto para intercambiar informacin de manera informal. Por medio de estas redes los empleados pueden conocer cosas que tal vez no sepan sobre la organizacin, algn inters en particular o ampliar los intereses del empleado pero queda claro que los que tienen una red deben ser personas influyentes que conozcan la organizacin, o que tengan vnculos con las comunidades. Porque esta interferencia de informacin logra que los empleados ganen destreza y puedan desempear mejor su puesto. 16 El siguiente medio agregado a la comunicacin es el ombudsman, este se crea con el fin de recibir y responder indagatorias, quejas, aclaraciones de policas, o alegatos por empleados que no se sienten cmodos de recurrir a canales ms formales. Y toda esta informacin se maneja de manera confidencial. el propsito de este medio es investigar el asunto e intervenir cuando sea necesario para corregir y lograr que el sistema no incurra en errores futuros. De esta forma se crea una alternativa de lnea de mando y los empleados sentirn que sus problemas recibirn atencin justa e imparcial. Otro medio muy importante que ha permitido que las personas se comuniquen incluso no estando presente las dos partes es la comunicacin electrnica. Esta prctica ha impactado cada vez ms, que se ha vuelto un requerimiento esencial en muchos trabajo, incluso para ocupar un puesto de trabajo. Existen varios tipos de comunicacin electrnica como por ejemplo el correo electrnico, blogs, el teletrabajo y las oficinas virtuales. Empecemos hablando del correo electrnico. El e-mail esun servicio que permite el intercambio de mensajes a travs de sistemas de comunicacin electrnicos El funcionamiento de este es similar al del correo postal. Ambos permiten enviar y recibir mensajes, que llegan a destino gracias a la existencia de una direccin.17 Una de las ventajas de utilizarlo en las empresas es que hay una facilidad y rapidez de envi, pero sus desventajas estn en que no se tiene un contacto personal, o se pueden enviar mensajes violentos o usar iconos que puedan ser malentendidos. Es por eso que muchas organizaciones formulan polticas de comunicacin respecto a que asuntos son adecuados para los correos electrnicos y cules no esto para mantener bajo control las situaciones. Otro medio muy usado son los blogs que son diarios en lnea, este diario suele ser personal aunque hay blog que son para una comunidad entera hechos con el fin de compartir intereses y expresar sentimientos que les son de inters a las personas.18 Este medio tambin suele traer problemas cuando los empleados no lo usan correctamente se pueden pasar leyendo informacin que no vale la pena, incluso los trabajadores tengan un blog donde distribuyan informacin confidencial de la empresa y esto pudiera manchas la reputacin de la compaa. Por eso se debe limitar el acceso que puedan tener los empleados a estos medios de comunicacin. Pero tambin hay compaas que han encontrado muy beneficioso el uso de este medio para saber lo que conocen los clientes de ella. Los avances tecnolgicos cada vez son mayores que incluso ya se ha sustituido espacio fsico de oficinas y escritorio por unas oficinas virtuales permitiendo que muchas empresas trabajen desde sus casas, autos o en cualquier lugar que se encuentren sin embargo puede ser un riesgo porque los empleados necesitan de interaccin social, de intercambiar ideas experiencia y no mantenerse todo el tiempo detrs de una computadora. Del anlisis de esta seccin se desprende que la comunicacin electrnica tiene sus beneficios pero tambin tiene sus desventajas mucho depender de la empresa fomentar estrategias para

que estas se manejen dentro de su organizacin para que puedan tener xito, queda claro que los medios electrnicos no podran sustituir la interaccin cara a cara como lo vimos con las oficinas electrnicas ms bien debe ser un medio que facilite nuestra acciones en la organizacin.de esta manera la empresa podr tener xito en sus comunicaciones. 6. Comunicacin informal y los rumores En algunas ocasiones nos comunicamos y no siempre es dentro de una empresa. De esta manera surge la comunicacin informal que es originaria de los comportamientos espontneos informales de los miembros de una organizacin generados por la interaccin de los miembros de una empresa. Este tipo de comunicacin es usualmente conocida como chisme o informacin de pasillos ya que tiene la facilidad de moverse en cualquier direccin y saltar niveles de autoridad porque no est sujeto a reglas o canales definidos previamente. Este tipo de comunicacin tiene el propsito de satisfacer las necesidades personales y sociales de los miembros de un grupo de trabajo adems puede lograr que no se de la monotona, el aburrimiento y una de las ms importantes es que sirve para comunicar informacin que no haya sido proporcionada por canales formales de comunicacin.19 En esta seccin aprenderemos acerca de la comunicacin extraoficial y sus caractersticas, tambin hablaremos de los rumores, los tipos de rumores y como pueden ser controlados. La comunicacin informal tambin conocida como grapevine, es un sistema de comunicacin informal. Y este trmino surgi en la guerra civil en estados unidos, cuando en las lneas telefnicas se colgaban flojas de rbol amanera de parra y como los mensajes que en ocasiones reciban eran confusos o errneos se deca que procedan de la parra. Y hoy da este termino grapevine se aplica a las organizaciones pues se da de manera informal entre los empleados. La informacin extraoficial normalmente tiende a ser oral, pero tambin puede ser escrita y puede extenderse a travs de la red electrnica, estos tipo de mensajes suelen distribuirse muy rpido de computadora en computadora lo que pudiera acelerar la informacin en un periodo muy corto. No obstante este tipo de comunicacin no puede remplazar a la personal, porque no todos tienen computadora y porque muchos disfrutan de la interaccin social que de la que se obtiene por la extraoficial.20 Para que la comunicacin extraoficial se d debe haber personas activas que informen a un grupo. Regularmente la tres cuartas partes de la informacin suele ser correcta sin embargo tambin puede ser incompleta, en general es verdad pero no es toda la verdad. Adems la comunicacin extraoficial es rpida, flexible y personal. De ah que uno de los problemas de la comunicacin extraoficial sean los rumores. El rumor tambin conocido como comunicacin extraoficial es un tipo de informacin que se trasmite sin que se presente seguridad en los hechos, podra ser correcta pero en general es incorrecta y por ello se juzga indeseable. Los rumores suelen surgir en situaciones que son ambiguas o cuando representan una amenaza real o potencial. Por lo que existe una tendencia de que cambie conforme pasa de persona en persona, suele estar sujeta de filtraciones pues lo ms comn es que la gente elija del rumor los detalles que ms le convenga. Tambin es una comunicacin muy rpida por lo que los administradores no pueden impedir la propagacin de los rumores indeseables o noticias importantes que no deben de darse a conocer. Y estos suelen ser una amenaza cuando perjudican la actividad organizativa, cuando destruyen la confianza entre el personal de la empresa y los empleados y cuando afectan el nimo y la productividad. Existen diversos tipos de rumores. Algunos son histricos y explicativos, que intentan asignar significados a acontecimientos incompletos. Otros son ms espontneos y orientados a la accin, es decir, surgen sin mucho pensar y representan intentos para cambiar una situacin. Los rumores tienen su lado negativo como los ya mencionados anteriormente, pero tambin tienen su lado positivo cuando los empleados especulan sobre los provechosos efectos de un nuevo producto. La existencia de una variedad de tipos de rumores recuerda a los miembros de una organizacin que los rumores no deben condenarse en forma universal ni siquiera por que algunas veces creen problemas.21 Ms bien deben atenderse con firmeza y constancia, pero se debe saber qu y cundo atacar. lo mejor es evitarlo eliminando sus causas. Ya que si se desea eliminar los rumores se tendr que eliminar toda la comunicacin extraoficial. Y es como querer tratar de tirar un teclado solo por una palabra mal escrita lo mejor es combatirlo y no exterminarlo. En conclusin la comunicacin influye favorablemente como desfavorablemente por los que es difcil determinar sus consecuencias. Pero sin duda sus efectos varan entre grupos de trabajo y organizaciones. algo que determinara si existan rumores o no va a ser comunicacin que mantenga la empresa con los

empleado eso influir a que los trabajadores estn en un ambiente libre de rumores. 7. Conclusiones y Propuestas A lo largo de esta investigacin estuvimos analizando los diferentes tipos de comunicacin que se dan en las organizaciones. Vimos que la comunicacin bidireccional es una de las ms importantes es la que transmite al receptor. Y que se necesita comprender bien el mensaje para que se trasmita correctamente Tambin pudimos analizar que para que los empleados tengan gran confianza en los gerentes se debe prestar mas atencin a la comunicacin descendente, cultivando confianza, mantenindolos informados de los que pasa dentro de la empresa. Pero no abrumarlos con tanta informacin si no apoyndolos con una retroalimentacin de lo que deben hacer. Y viceversa con la comunicacin ascendente los empleados deben estar sintonizados con sus superiores e informndoles cada uno de los problemas que se presenten en los niveles subordinados. Claro para que haya xito en las organizaciones estos han de estar dispuestos a escuchar esa es la clave. Y hoy da la tecnologa permite que no solo haya una comunicacin cara a cara si no que lo puedan desempear su trabajo incluso fuera del lugar de trabajo como lo estuvimos viendo con la comunicacin electrnica. Pero cabe destacar que el uso que le den los empleados influir en que esta herramientas le sean de provecho por eso la necesitad de poner restricciones al usar estos medios. Y finalmente la comunicacin extraoficial un tipo de comunicacin que se da dentro de los empleados y que debe ser controlada para que esta no traiga consecuencias. Y una manera de combatirlos es juntando la comunicacin formal e informal para que estas funcione mejor. La comunicacin es tan importante que si se le da la atencin necesaria y se desarrolla de manera plena las organizaciones tendrn xito seguro en sus empresas

Recomendaciones para una buena estrategia de comunicacin:

Una buena estrategia de comunicacin ha de ser coherente y funcional con los ejes conceptuales de la empresa, as como con su metodologa y poltica. Se necesita conocer el perfil del consumidor para poder crear una comunicacin eficaz y eficiente. Una correcta estrategia de comunicacin debe contener los siguientes puntos: 1. Fortalecer la parte interna de la empresa: es decir, para poder proyectar al exterior una buena comunicacin, primero hay que generarla dentro de la empresa con empleados y proveedores. stos forman parte de ella y son un valor muy importante para la misma. Una buena gestin interna desarrollar una buena comunicacin externa. 2. Desarrollar una buena imagen de marca cuyo objetivo sea sensibilizar tanto a proveedores, como a la sociedad en general. Sensibilizar con el medio ambiente, con los momentos de crisis, la tolerancia, esto proyectar en el pblico una buena imagen de marca de la empresa. Se puede tomar como ejemplo los diferentes spots de Coca-Cola sensibilizando a la gente con la crisis econmica, por ejemplo, o la igualdad entre personas. 3. Definir qu se quiere conseguir, Cul es el objetivo final? de la comunicacin: mejorar la imagen de marca, promocionar un nuevo producto, lanzar al mercado un servicio nuevo, concienciar a las personas sobre algn fin, etc. 4. Determinar a quin vamos a dirigirnos, Quin es nuestro pblico objetivo, dnde reside, qu edad tiene, cmo vamos a llegar a l?. Esto es muy importante para crear el mensaje que se va a transmitir y utilizar los medios oportunos. 5. Seleccionar Qu medios se van a utilizar para la comunicacin de la empresa. Los medios puede ser medios de comunicacin de masas (diarios, revistas, radio, televisin), redes sociales, el boca a boca, crear una revista interna para la empresa, generar noticias para poder promover ruedas de prensa, utilizar el patrocinio o mecenazgo, etc.

Tambin hay que determinar la frecuencia de esos impactos, si sern en momentos puntuales, a lo largo de todo el ao, slo en dos perodos, etc. En este ltimo punto tambin hay que tener en cuenta el presupuesto que se va a destinar a la campaa.

LA COMUNICACIN EN EL TRABAJO

A las puertas del siglo XXI la inmensa mayora de profesiones y ocupaciones precisan de una continua y particular tarea: la comunicacin con los dems. Comunicacin con clientes, proveedores, usuarios; o comunicacin con personas que trabajan en la misma empresa: el equipo del departamento, el jefe, los colaboradores.

O con personal de otros departamentos, que nos piden o nos dan informaciones para poder realizar su labor y para que hagamos correctamente la nuestra. Podra pensarse que la comunicacin slo forma parte del trabajo de quienes desempean tareas comerciales y que estn en contacto con el cliente. Pero el operario de una mquina, que debe informar de la productividad de la misma a su supervisor, de los problemas de funcionamiento a mantenimiento y de los resultados de calidad a control de calidad emplea la comunicacin en su trabajo. Y el mdico con sus pacientes? Y el guardia con los ciudadanos? Y qu decir de la telefonista y el personal de recepcin? Y de todo jefe con sus colaboradores? Y los tcnicos que van a la empresa o al domicilio de sus clientes a prestar asistencia tcnica o a efectuar reparaciones? Alguien no emplea hoy la comunicacin en su trabajo? Sin duda, casi nadie puede decir que la comunicacin no forma parte de su trabajo. Decir comunicacin equivale a decir influencia mutua entre las personas que se comunican. En el proceso de comunicacin una persona pregunta, la otra responde, una ofrece una informacin y solicita de la otra su punto de vista, una pide una aclaracin y la otra resuelve las dudas. Pues, para que haya comunicacin, las dos personas deben estar en disposicin activa de ofrecer sus puntos de vista respecto al tema objeto de la comunicacin.

Comunicar no es llegar y decir simplemente haz esto y volverse por donde se ha venido. Eso es mandar. Comunicar es llegar, decir debes hacer esta tarea antes de..., aadir podrs hacerlo?, y esperar la respuesta.

Estudios sobre problemas en el trabajo demuestran que cuatro de cada cinco problemas son causados por una mala o deficiente comunicacin.

La experiencia nos demuestra que muchas personas, incluso excelentes profesionales tcnicos, personal con una enorme vala en su oficio son psimos comunicadores. En muchos casos no son conscientes de la importancia de la comunicacin en su trabajo. Les interesa el tornillo, el proyecto, el producto, el dato, pero no demasiado las personas que deben apretar el tornillo, realizar el proyecto, acabar el producto, anotar el dato.

Si esas personas, que pueden ser jefes, o trabajar en un mbito donde se maneja mucha informacin necesaria para otras personas, no tienen conciencia de que la comunicacin forma parte de su trabajo, estarn en una posicin privilegiada para generar mltiples problemas.

Por qu razn

en bastantes casos esa falta de conciencia del papel de la

comunicacin genera conflictos y problemas? Sucede que hay personas que informan pero que no escuchan, personas que mandan pero no dirigen, personas que creen que lo importante es lo suyo y lo de los dems es secundario y puede esperar.

Ignorar el papel de la comunicacin produce errores, fallos, retrasos, esperas, disculpas, pretextos, mala o nula atencin al cliente, problemas o conflictos con

compaeros del grupo de trabajo, con jefes o subordinados, con personal de otros departamentos.

Si somos conscientes del papel de la comunicacin, es decir, que trabajamos hablando, pidiendo informacin, preguntando, respondiendo, pidiendo opiniones y valoraciones, recibiendo y analizando demandas y necesidades para otras personas, ser posible neutralizar una parte importante de dificultades y mejorando la comunicacin, mejorar el ambiente y los resultados del trabajo. Cmo mejorar nuestra comunicacin?

PARA DESARROLLARLA Escuche para comprender, no para responder. No interrumpa salvo en un caso lmite (le toman por otra persona, por ejemplo).

Identifique las sensaciones y emociones de la persona con la que se comunica. Algo bsico: confirme que le dice todo aquello que le quiere decir. Para ello debe dar confianza. Sonra. Sea afable.

TRATE DE EVITAR Confundir comunicacin con ser buen orador. La oratoria es hablar bien. Comunicar es, tambin, escuchar mejor: dejar hablar y saber callar.