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CURSO: ABASTECIMIENTOS
INDICE
1. Definicin de Logstica..3 1.1. Objetivos primarios de la Logstica..3 1.2. Objetivos secundarios de la Logstica...3 2. Fundamentos de Apoyo Logstico.4 3. Principales funciones de la Administracin Logstica..6 3.1. Funcin de abastecimiento y de compras.....6 3.2. Funcin de mantenimiento7 3.3. Funcin de transporte7 4. Estructura del Sistema Logstico7 4.1. Adquisiciones y su control . 7 4.2. Almacenes.. 8 4.3. Inventarios y su control.. 8 4.4. Medio de transporte y su manipulacin .8 4.5. Comunicaciones 9 4.6. Planeamiento y control de Produccin . 9 4.7. Personal 9 5. Concepto de Compras 9 5.1. Finalidad y objetivos 9 5.2. Clasificacin de las compras.10 5.3. Mtodos para compras...12 5.4. El ciclo de las compras..15 5.5. Fuentes de abastecimiento.16
5.6. Estudio del mercado de Proveedores 17 5.7. Evaluacin de Proveedores . 18 5.8. Normas para realizar compras 19 5.9. Documentacin utilizada en el proceso de Abastecimiento. . 21 5.14. Negociacin de las compras23 5.16. Seguimiento de la compra...23
1.
DEFINICIN DE LOGSTICA
La Logstica es un conjunto de tcnicas de gestin, orientadas a la satisfaccin de las necesidades fsicas o materiales que se requieren para asegurar el normal funcionamiento de una empresa o institucin.
1.1
Segn el Ingeniero Pablo Azalgara podemos citar como objetivos de la logstica los siguientes: Contribuir a alcanzar las metas de la empresa. Costos de operacin bajos. Costos de adquisicin bajos (no precios). Alta rotacin de los inventarios. Continuidad en el abastecimiento. Consistencia en la calidad. Buenas relaciones con los proveedores. Desarrollo del personal. Buenos registros (estadsticas, descripciones, etc.)
Contribucin a la operatividad de otras dependencias de la empresa. Relaciones reciprocas favorables a nivel de empresas. Diseo de nuevos productos o adquisicin de nuevos materiales. Evaluar decisiones del tipo: Hacer o Comprar. Normalizacin de los materiales. Mejoramiento de los productos que se ofrecen al mercado. Armona entre dependencias intra-empresariales. Previsiones (eliminar los urgentes)
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2.
El autor Pablo Azalgara Neira considera que cualquiera que sea el sistema de apoyo logstico que se conciba, para que sea eficaz, debe ser organizado respetando los siguientes fundamentos:
a)
Objetivo logstico
Cualquiera que sea su estructura, est organizado alrededor de las necesidades de la empresa. Debe responder a la realidad de cada empresa y a sus aspectos operativos. No existe una formula nica o un procedimiento estndar a aplicar.
b)
Estandarizacin de procesos
Los procesos deben ser similares durante todo el tiempo de funcionamiento de la empresa. Deben de ser flexibles para absorber cualquier cambio, variante o eventualidad. No deben de obstaculizar los procesos de la empresa.
c)
Simplicidad
Deben de ser procesos muy simples, no complicados. Limitarse a mantener la capacidad operativa de la empresa.
d)
Economa
Deben demandar el menor esfuerzo econmico. Buscar el menor costo. Como ejemplos podemos citar:
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Buscar el empleo de recursos locales. Utilizacin de materiales recuperados. Control de los materiales crticos. Mxima utilizacin de los equipos.
e)
Seguridad
La seguridad debe de verse desde dos puntos de vista: Seguridad de operacin o seguridad tcnica. Tomar medidas para proteger maquinas o instalaciones para prever
accidentes o fallas por el manejo ineficiente o inapropiado de materiales y equipos. Seguridad material. Se refiere a la proteccin y conservacin de los materiales y equipos. Bsicamente la proteccin contra los efectos del medio ambiente.
f)
Oportunidad
en el lugar adecuado, la
cantidad requerida, el momento oportuno y la calidad deseada. La operacin logstica requiere de plazos mnimos para su ejecucin. Exige flexibilidad, continuidad y movilidad en la organizacin y funcionamiento del sistema logstico.
g)
Debe estar en condicin de aceptar cambios. La reaccin del sistema debe ser rpida as como su conversin.
3.
El autor Pablo Azalgara Neira considera como principales funciones de la administracin logstica las siguientes:
Es una funcin logstica mediante la cual se realiza el proceso de proveer a la empresa de todos los materiales necesarios para su funcionamiento. Se le conoce tambin como provisin o suministro. Dentro de sus actividades se tienen: - Calculo de las necesidades - Compra o adquisicin - Obtencin o recepcin - Almacenamiento - Distribucin o entrega - Control de stock - Disposicin final
Su decisin debe de comprender: Un eficiente sistema de pedidos, un rgano ejecutivo de compras, un eficiente sistema de control de stock con informacin actualizada y personal adecuado y suficiente as como facilidades para realizar su tarea.
La organizacin y el jefe de rea son responsables de recomendar los niveles de abastecimiento de cada artculo. Su responsabilidad principal es la economa del abastecimiento y facilidades para su empleo. Debe de buscar la mxima utilizacin y conservacin de los abastecimientos. Se requiere de un entrenamiento continuo y la prctica de normas. Incluye la conservacin de los materiales (almacenamiento) y su distribucin.
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Es la funcin logstica mediante la cual se realizan una serie de acciones destinadas a conservar el material, equipos, construcciones, etc. En condiciones de prestar el servicio en todo momento.
3.3.
Funcin de transporte
Es la funcin logstica que se encarga de llevar los materiales a su destino. Incluye las actividades de transportar los materiales desde los almacenes de los proveedores a los nuestros, entre nuestros almacenes los movimientos dentro de nuestra planta y la distribucin fsica hacia nuestros clientes.
4.
Este es el elemento prioritario. Se ejecuta cuando aparece una necesidad en la empresa. Se alimenta de los planes de produccin, control de inventarios, etc. Para el caso de materiales de consumo constante; y de los mismos usuarios en aquellos de consumo espordico.
4.2. Almacenes
Son
responsables
de
guardar
ordenadamente
los
materiales,
conservndolos en condiciones ptimas para su uso y actan como reguladores en el control del flujo de los materiales.
Los inventarios son la razn de ser la actividad logstica de la empresa ya que actan como amortiguadores de las operaciones. No deben de permanecer sin movimiento. Se debe buscar mejorar los ndices de rotacin. Ejercer sobre los materiales el control adecuado a las necesidades, eliminando las actividades o tareas extras que atenten contra la economa de las empresas.
Los costos de transporte y manipulacin influyen en los precios de los materiales. Incluyen los movimientos hacia la planta, entre los almacenes y hacia los clientes.
El transporte es una de los factores que permite negociar el precio con los proveedores. Hay que decidir quien corre con los gastos de transporte. Hay que reducir los costos de manipulacin, disminuir los costos de movimiento por unidad y reducir los tiempos necesarios para el traslado. Sus caractersticas claves son: Costo, rapidez de entrega y calidad en el servicio.
4.5. Comunicaciones
Al disear el sistema de apoyo logstico hay que considerar las necesidades de comunicacin y los medios que se requieren. La calidad debe de ser fluida y suficiente dentro del sistema.
Permite detectar y determinar la cantidad y variedad de materiales que se requieren para cubrir con el plan de produccin. El planeamiento provee las bases para efectuar el control. Asegura que los recursos asignados se empleen para alcanzar los objetivos del plan. En relacin a la logstica podemos considerar que la planta es la parte ms importante de la empresa. Se debe de tomar en cuenta la capacidad de planta y las fluctuaciones de la demanda.
4.7. Personal
Constituye el elemento bsico de la estructura del sistema logstico. Hay que buscar personal adecuado y asignarle funciones de acuerdo a sus capacidades. Es primordial un servicio ms rpido y eficiente.
5.
CONCEPTO DE COMPRAS
5.1. Finalidad y objetivos La finalidad del rea de compras es: Adquirir materiales, suministros, repuestos, herramientas, maquinarias, equipos, etc. Con la calidad
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adecuada, en la cantidad necesaria, en el momento oportuno, en el lugar preciso y al precio ms conveniente. Tiene como objetivos fundamentales: Mantener la continuidad en el abastecimiento. Realizar una mnima inversin. Evitar duplicaciones, desperdicios e inutilizaciones de los materiales. Mantener niveles de calidad acordes con el uso al que se destinan los materiales. Obtener costos bajos, compatibles con la calidad y el servicio que se requieren. Mantener la posicin competitiva de la empresa.
Esto obliga a compras conocer las caractersticas de los materiales y el uso al cual se destinan. Debe de solicitar a los usuarios la informacin que se requiera y no dejarse llevar por los vendedores. En lneas generales, al efectuar una compra debe analizar si se est satisfaciendo al usuario y cumpliendo los objetivos que se le han asignado.
a)
Por la forma de efectuar la compra 1) Compras centralizadas.Cuando las compras las hace una
dependencia, compras, la cual dispone de la autoridad necesaria. 2) Compras descentralizadas.- Cuando existe compras como elemento de control de las adquisiciones, pero las compras las efectan las reas en forma autnoma.
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b)
Por el tipo de mercanca que se compra 1) Materias primas.- Son materiales que se emplean en producciones y que sufren una transformacin. Forman parte del producto. Sus caractersticas son: Consumo constante Grandes cantidades Informacin fcil de obtener Precios segn acuerdo Ocupan mucho espacio de almacenes Su transporte y manipulacin son muy costosos
2)
Suministros.-
Son
aquellos
materiales
necesarios
para
el
funcionamiento y conservacin de la empresa. No forman parte del producto pero son necesarios en produccin. Sus caractersticas son: Consumo en partidas pequeas Precios y descuentos conforme a tarifas establecidas Ocupan poco espacio en el almacn Mucho trabajo de oficina por la variedad Tiene especificaciones normalizadas
3)
Piezas fabricadas.- Son pequeas piezas o herramientas que se compran para revender. Sus caractersticas son: Margen de ganancia en reventa decisivo. Adquisicin por cotizaciones para adquirir un mejor precio. En productos entandares pueden obtenerse precios de mayoristas. Su adquisicin debe limitarse a programas establecidos.
4)
Debe ser aprobada por los directivos. Priman las condiciones o caractersticas tcnicas. Las especificaciones deben ser minuciosas. Deben de indicar la finalidad y los resultados que se esperan obtener. La decisin se toma en conjunto entre el interesado y compras.
a)
Ajustadas a las necesidades.- Se efectan cuando el artculo es necesario. Se compra solo lo necesario. Artculos de poca frecuencia de consumo o necesidades urgentes. La idea es contar con los artculos en el momento preciso. No se mantienen stock Se requiere de proveedores de confianza y cumplidos.
Periodos futuros especficos.Para artculos de consumo regular. Variaciones de precios insignificantes. El periodo para el cual se compra debe basarse en el control de existencias y en las variaciones de la fabricacin. La economa que pueda obtenerse afecta al periodo de compra y al costo de almacenamiento.
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Hay que tener en cuenta el plan de produccin. Estudiar constantemente el mercado para analizar las tendencias. De acuerdo a la tendencia establecer la cantidad a comprar. Estudiar la posibilidad de abastecerse durante un largo tiempo con entregas parciales. Utilizar el mtodo para artculos cuyo consumo es estable. Permite obtener grande economas y fuertes utilidades, pero requiere de mayor espacio el almacn, existiendo el peligro de la obsolescencia.
Especulativas.- Se adquiere cuando los precios son bajos y la tendencia es a subir. Implica un riesgo mayor que el normal. El factor principal de decisin es la tendencia del precio en el mercado. El programa de produccin es de poca importancia. No est basado en la demanda si no en las utilidades que pueden obtenerse. No es funcin normal de compras por lo que debe de ser autorizada. Se debe de informar sobre los riesgos y ventajas que presenta su aplicacin. Inmoviliza grandes cantidades de dinero. Requieren mucho espacio en el almacn. Pueden quedar artculos fuera de uso.
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b)
Compras sobre contrato.- Se fija mediante un contrato el precio y la fecha de entrega. Se aprovechan precios bajos escalonando las entregas. No se aumentan las existencias y se asegura el abastecimiento continuo. Deben tenerse muy en cuenta los puntos a considerar en el contrato. Debe actuar asesora legal. El contrato debe ser siempre por escrito, exponiendo claramente condiciones las de cantidades, pago, plazos especificaciones, de entrega, precios, garantas,
penalizaciones, etc. Hay que determinar cmo se realizaran las inspecciones y por cuenta de quien corren los gastos.
Compras en partidas agrupadas.- Se agrupan las compras de aquellos artculos que durante el ao deben de ser adquiridas de forma reducida. Los artculos deben de ser relacionados para hacer la compra a un solo proveedor. Este mtodo hace ms atractivo el pedido al proveedor.
Compras con arreglo a un programa.- Se confecciona un programa de compras, as el proveedor ganador puede tomar sus previsiones de produccin. Pueden efectuarse en un solo pedido o en varios. Utilizado para los artculos de gran consumo. Reduce las existencias en el almacn (el proveedor pasa a ser el almacenero)
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Obtener artculos de buena calidad al darle tiempo al proveedor para preparar el pedido. Asegurar la llegada de los artculos con oportunidad. Obtener costos bajos en la adquisicin. Reduce las inversiones en inventarios. Asegura el proveedor la venta de sus artculos. Las variaciones en las necesidades o especificaciones pueden ocasionar problemas con el proveedor. Se le debe de advertir de los riesgos que corre.
La administracin del proceso de adquisicin se encarga de distribuir la rutina de las operaciones o actividades, tomando en cuenta la reduccin de costos y la optimizacin del control y su amplitud en cada paso del proceso.
Se consideran una serie de actividades: a) Reconocimiento de la necesidad.- Culmina con la emisin de la requisicin o pedido por el usuario. b) Examen y anlisis del inventario.- Para verificar si se cuentan con existencia en el almacn la atencin del pedido. c) Envi de la requisicin o pedido a compras quien ejecuta las siguientes acciones: d) e) Bsqueda de proveedores potenciales. Determinacin de precio. Seleccin del proveedor.
Remisin de la orden de compra al proveedor seleccionado. Seguimiento sobre el estado de la orden de compra, mientras se procesa el pedido.
f)
g) h) i) j)
Recepcin y verificacin del embarque contra la orden de compra. Confirmacin de la recepcin del pedido por parte de compras. Emisin y envi de la factura por parte del proveedor. Pago de la adquisicin por la empresa u organizacin.
5.5.
Fuentes de abastecimiento
Compras tiene que elegir sus fuentes de abastecimiento, el que puede ser: a) Mercado local. b) c) Proveedores y canales en el mbito de la empresa.
Para su seleccin y evaluacin hay que considerar los siguientes parmetros: Distribucin de tamao y ubicacin geogrfica de los grupos de clientes principales. Movimientos del producto. Estimado de las necesidades de servicio de entrega e inters en la disponibilidad o contabilidad.
Se puede hacer un estudio de mercado para definir a los proveedores con los que se trabajara. Permite determinar quines son los proveedores y en que volmenes nos pueden atender. Primero se conoce los productos y sus especificaciones. Determinar la calidad requerida. Se deben recopilar datos sobre: a) Las caractersticas del material.
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b) c)
Proveedores habituales de la empresa y aquellos que podran serlo. Los precios.- su evolucin a travs del tiempo.
Se desarrollan nuevos proveedores cuando estn involucradas las siguientes consideraciones: a) b) Generacin de nuevos productos (servicios). Carencia de competencia entre los proveedores. Si fuese un proveedor nico precios altos, escasez, servicio deficiente, calidad deficiente. c) Proceso de desarrollo de nuevas fuentes.
5.6
Consiste en localizar los proveedores potenciales y seleccionar, entre ellos, a los que renan mejores condiciones para la empresa, basndose, en principio, en criterios de poltica de compras, tales como la distancia, canal de distribucin, etc.
La calificacin de los proveedores ser normalmente progresiva, por pasos sucesivos, de tal modo que en cada paso se profundice cada vez ms, pero con menos proveedores, utilizando criterios de conveniencia comercial y poltica de empresa, de tal forma que al final se tenga una seleccin reducida de posibles proveedores sobre los cuales se har un estudio de valoracin y calificacin para establecer la seleccin definitiva. Los factores clave del suministro pueden ser los siguientes: Calidad del producto. Fiabilidad de las entregas Plazos de entrega Continuidad Flexibilidad Nivel tecnolgico
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Para conseguirlos es recomendable efectuar visitas y evaluar la capacidad tecnolgica, econmica y comercial de los proveedores.
Los sistemas de evaluacin que habitualmente se emplean se limitan a hacer intervenir bsicamente tres factores: ndice de precios: (precio ms bajo ofrecido/precio medio del mercado) * 100 ndice de calidad: (lotes aceptados/lotes servidos) * 100 ndice de servicio: (piezas entregadas en plazo / total piezas solicitadas * 100
Aunque tambin cabe destacar otros factores menos cuantificables, como son asistencia tcnica, servicio post venta, etc., que tienen un valor importantsimo para la empresa.
En realidad, cada uno de estos ndices engloba conceptos diferentes; as el ndice de precios puede ser el resultante del nivel, condiciones de pago, descuentos, etc.
El servicio puede incluir plazo de entrega, disponibilidad, fiabilidad, etc., lo cual puede dar lugar a un clculo de ndices un poco ms elaborado, en funcin de determinados criterios que aplique la empresa.
Es habitual que se pondere cada uno de estos ndices para alcanzar un ndice nico de evaluacin. Los factores de ponderacin deprenden del criterio de la empresa, siendo la frmula final la siguiente:
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Por ltimo, conviene recordar que la evaluacin no es un ejercicio esttico, sino que hay que estar peridicamente actualizando, sobre todo para analizar las tendencias de los proveedores.
Hay cuatro aspectos bsicos que rigen a todas las compras, son:
a)
Calidad.- Definida por la utilizacin que se va a dar al artculo. La calidad debe definirse.- El comprador debe establecer las especificaciones de los materiales de una manera en que estas puedan ser medibles. La calidad no se mide por el precio.- No relacionar calidad con precio, es comn pensar que la mayor calidad se obtiene con el mejor precio, y eso no siempre es cierto. La calidad debe ser la conveniente.- No siempre hay que comprar la mejor calidad. Deben verse las especificaciones del producto. La calidad debe estar siempre disponible.- Significa que la calidad buscada pueda ser adquirida con facilidad a un precio econmico, dentro de un plazo razonable y en varias fuentes de suministro.
b)
Cantidad.- Se debe estar seguros de que la cantidad pedida sea la correcta. El comprador debe estar capacitado para determinar si ese es el caso.
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Se debe equilibrar tres aspectos importantes: Las necesidades de consumo, las ventajas econmicas y la seguridad de almacenamiento. La cantidad debe basarse en el control de existencias. La cantidad debe estar respaldada. De acuerdo al uso que se le va a dar, para apreciar si la cantidad pedida es la correcta. La cantidad no debe ser influenciada por el precio. En caso de descuento, debemos analizar la conveniencia o no de comprar una cantidad mayor. En caso de artculos cuyo precio no vara mucho, hay que comprar de acuerdo a las necesidades; y si sufren constantes variaciones, hay que aprovechar cuando el precio este bajo. La cantidad que se determine debe de tener en cuenta el tiempo de demora. El transporte a elegir est en funcin de la cantidad que se adquiere. La cantidad debe tener en cuenta el espacio disponible.
c)
Oportunidad en que hay que comprar.- Determinar el momento correcto evita gastos intiles y compras de ltimo minuto. Para determinar bien este valor hay que contar con un buen sistema de control de existencias.
d)
Precio ms conveniente.- Hay que considerar lo siguiente: El precio de adquisicin es un elemento bsico del precio de venta. Tambin va a influir en los costos de produccin. El precio debe buscarse en razn de la calidad y la cantidad.No hay que buscar lo ms barato sino el precio ms bajo considerando una calidad mnima y la cantidad necesaria.
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El precio no es solamente el valor de compra.- Hay que tener presente tambin los costos de transporte, embalajes, recepcin, almacenamiento, etc.
1)
Documento por el cual el usuario hace conocer sus necesidades. Puede organizarse en un almacn (materiales de stock) o cualquier dependencia (en casos especiales). Deben explicar detalladamente los datos de los artculos a comprar. Deben figurar los datos siguientes: Descripcin completa de los artculos. Cantidad necesaria y unidad de medida. Fecha en que se requiere. Cuenta contable de cargo. Uso que se dar al artculo. Punto de entrega. Fecha y firma que autorizan.
Puede contener datos referentes al proveedor para ser llamados por compras. Nombre y direccin. Precio y condiciones de pago. Del embarque y embalajes. Peso aproximado. Nmero y fecha del pedido. Fecha de entrega comprometida.
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2) Solicitud de cotizacin.
Luego de definida la necesidad y fijada la cantidad se confecciona la solicitud de cotizacin que ser enviada a los proveedores. Para definir que proveedor es ms conveniente. Debe contener los datos siguientes: Los datos de la solicitud de compra. Punto de entrega. Plazo de entrega. Fecha de vencimiento de presentacin. Inspecciones a que sern sometido los artculos.
Se piden: Precios. Condiciones de pago. Plazo de entrega al que se compromete. Condiciones especiales que regirn las adquisiciones. Peso bruto aproximado.
3)
Responsabilidad exclusiva de compras. Confeccionar registro de proveedores bsicas. Al menos se pide tres cotizaciones. Se hace un cuadro de anlisis. Se puede emplear un mtodo de ponderacin de factores, para lo cual hay que: Determinar factores de evaluacin. Los factores que se suelen emplear segn sea el caso son: Precio unitario Fletes
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Condiciones de pago Plazo de entrega Garantas Servicio tcnico Respaldo y soporte tcnico Servicios adicionales Cumplimiento del proveedor Seriedad del proveedor Estado financiero del proveedor Otros que se consideren de acuerdo al caso
Se tranza con el o los proveedores mejores condiciones que las presentadas. Hay que negociar sobre todo aquellos factores crticos. Nos quedamos con el proveedor que haya aceptado las mejores condiciones globales. Se debe hacer con tino, evitando enfrentamientos entre los proveedores seriedad en la negociacin. Permite mejorar la propuesta.
La responsabilidad no termina con el pedido. Hay que hacer un seguimiento para garantizar la entrega y mantenerla contina del abastecimiento.
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Tambin, hacer que se respete la fecha de entrega. Si hay atrasos se pueden tomar decisiones para evitar la paralizacin de la planta. El seguimiento consiste en: Comprobar que al proveedor se haya llegado la orden de compra. Comprometer al proveedor a una entrega compatible con las necesidades de la empresa y su capacidad. Ver los avances del pedido. Procurar que se cumpla la promesa del proveedor.
Los medios para hacer el seguimiento dependen el ingenio y el conocimiento de la persona encargada.
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BIBLIOGRAFIA
Anaya Tejero, Julio Juan. Logstica Integral La Gestin Operativa de la Empresa. Espaa. Esic Editorial. 2000. Anaya Tejero, Julio Juan. Almacenes: Anlisis Diseo y Organizacin. Espaa. Esic Editorial. 2008. Azlgara Neira Pablo. Logstica Empresarial .Per. Universidad Nacional de San Agustn de Arequipa
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