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A.Gosselin (webmaster@toulouse.iufm.

fr)

Janvier 1998

Le courrier lectronique
Ce document est un support de cours ddi lapprentissage des principales fonctions du courrier lectronique : vous apprendrez paramtrer votre logiciel de messagerie, envoyer et recevoir des messages, joindre des fichiers. O Les actions effectuer sont prcdes dune flche ().

1. Principes des base


1.1. Glossaire
Lisez ces quelques dfinitions. Mme si ces notions vous paraissent peu claires au premier abord, vous pourrez y revenir au fur et mesure de votre progression. Internet : Contrairement aux ides reues, le mot Internet ne dsigne quun ensemble de Tuyaux reliant entre eux des millions dordinateurs dans le monde entier. A travers ces tuyaux, de nombreuses informations circulent telles le courrier lectronique, le transfert FTP et le Web. e-mail : Contraction de electronic mail, le courrier lectronique existe depuis 1972. C'est la ressource la plus ancienne et la plus utilise sur l'Internet. Fichier attach : Le courrier lectronique ne peut contenir que des informations sous forme de texte. On peut nanmoins transmettre dautres documents sous forme de fichiers, ces document sont appels fichiers attachs . Historiquement le courrier lectronique ne prvoyait que le format texte, des individus clairvoyants ont alors dvelopp des programmes permettant dencoder des fichiers quelconques et de les inclure dans le texte : le programme UUENCODE simposa rapidement comme un standard. De nos jours, UUENCODE a fait place deux autre protocoles plus puissants : MIME (le plus courant) et BinHex. POP3/IMAP4 : (Post Office Protocol version 3 et Internet Mail Advanced Protocol version 4) Ce sont les protocoles de communication que votre ordinateur utilise pour se connecter votre serveur de messagerie. POP3 est le plus utilis, il est vou tre remplac par IMAP4, plus performant. En effet, le protocole POP3 permet essentiellement de lister, charger et effacer les courriers sur le serveur tandis que le protocole IMAP4 permet de grer distance le rpertoire de courrier sur le serveur. SMTP : (Simple Mail Transfer Protocol) Cest le protocole utilis pour le transfert de messages de serveur serveur. Quand vous envoyez un message, votre ordinateur le transfre sur votre serveur SMTP . Ce dernier se charge ensuite de contacter le serveur du destinataire et de lui transmettre votre message.

1.2. Principes de fonctionnement


L'invention du courrier lectronique remonte 1972, c'est la ressource la plus ancienne et la plus utilise sur l'Internet. Le principe de fonctionnement est extrmement simple et se confond presque exactement avec le courrier classique. Disposer d'un e-mail, c'est possder une bote lettre : elle permet de recevoir du courrier comme dans une bote lettre classique la diffrence que les messages sont des textes informatiques et que l'envoi est gratuit, mondial et quasi-instantann.

Votre machine (elle na pas besoin dtre connecte en permanence)

Le rseau Internet (Le transporteur)

Votre serveur (Votre bote lettres)

Pour accder au courrier lectronique vous navez pas besoin dtre connect en permanence. En effet, votre serveur joue le rle de bureau de poste : il stocke les messages qui vous sont destins sur son disque dur, vous les transfrerez sur votre machine locale lors de votre prochaine connexion. De mme lorsque vous envoyez un message : vous le transfrez sur le serveur, celui-ci se chargeant de lacheminer automatiquement jusquau serveur du destinataire. (le message vous est retourn si le destinataire ne peut tre joint). 1/4

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1.3. Structure des adresses


Tout comme le courrier classique , le courrier lectronique rpond certaines normes dans le libell des adresses. Lorsquun administrateur vous cre une bote au lettres lectronique, il vous attribue un mot de passe (l'quivalent de votre cl) et un login, c'est dire un nom. Vous disposerez ds lors d'une adresse lectronique qui sera du type :

dupont@toulouse.iufm.fr
Votre Login Arobace, prononcer At Le nom de votre serveur

Dans cet exemple dupont correspond au login, c'est dire le nom qui vous identifie sur votre serveur, en gnral il correspond votre nom, votre prnom ou un mlange des deux. Il vous est attribu par l'administrateur du serveur Le caractre @ est amricain, il s'appelle Arobace et se prononce "At", il spare le login de ladresse du serveur. toulouse.iufm.fr correspond au nom d'une machine connecte en permanence l'Internet et sur laquelle vous tes

identifi. Cette machine est votre serveur de mail, il est enregistr mondialement de telle sorte que n'importe qui peut vous envoyer du courrier depuis n'importe quelle autre machine connecte au rseau mondial.

1.4. Conditions matrielles


Pour envoyez et recevoir des messages trois conditions sont ncessaires : 1) Vous devez disposer d'un ordinateur susceptible dtre connect l'Internet, soit directement soit par modem, 2) Vous devez avoir un compte sur un serveur, votre administrateur vous aura communiqu votre login et votre mot de passe, 3) Vous devez possder un logiciel de messagerie correctement paramtr (Le logiciel Eudora est le plus utilis, vous pouvez nanmoins opter pour Netscape Mail et Microsoft Outlook express qui sont disponibles gratuitement)
Ces conditions tant runie, lancez ds lors votre logiciel de messagerie.

2. Envoyer et recevoir des message


2.1. Paramtrer son logiciel de messagerie
Mme si vous avez fait installer votre logiciel par quelquun dautre, il peut tre utile de comprendre le paramtrage, dautant que les notions connatre sont peu nombreuses. Prenons lexemple du logiciel Eudora (le paramtrage des autres logiciels est pratiquement aussi simple). Dans le menu Options de votre logiciel, vous accdez aux diffrents paramtres.

Pour recevoir et envoyer le courrier seuls trois paramtres sont essentiels : 1) Votre compte POP qui correspond votre adresse lectronique complte ; ce paramtre vous est communiqu par votre administrateur (par exemple si vous avez un compte IUFM, votre adresse standard : dupont@toulouse.iufm.fr , correspond ladresse complte : dupont@mail.toulouse.iufm.fr ) 2) Votre serveur SMPT (ex : mail.toulouse.iufm.fr pour lIUFM) cest ladresse du serveur qui se charge denvoyer votre courrier. Si vous omettez ce paramtre vous pourrez recevoir des messages mais pas en envoyer. 3) Ladresse de rexpdition (Return Adress), si vous omettez ce paramtres, vous pourrez envoyer et recevoir des messages mais vos correspondants ne sauront pas qui rpondre 2/4

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O Conseil Important : vrifiez que vous navez pas valid loption Laisser le courrier sur le serveur . Sinon votre courrier reste enregistr sur le disque dur du serveur, mme aprs transfert et consultation sur votre machine locale. Il va sentasser et occuper de lespace inutilement : dans le meilleur des cas votre administrateur vous enverra un avertissement, sil ne supprime pas purement et simplement votre compte !

Configurez votre logiciel laide des paramtres qui vous seront indiqus

2.2. Envoyer et recevoir un message simple


Pour envoyer un message partir du logiciel Eudora, fates Message Nouveau Message ou cliquez sur licne correspondant. Une fentre message saffiche ds lors et il ne vous reste gnralement qu complter les zone To (destinataire), Subject (Sujet) et la zone de texte.
Testez lenvoi de messages simple un de vos collgues,

Pour voir si vous avez reu des messages, faites Fichier Vrifier le Courrier ou cliquez sur licne correspondant. Le logiciel vous demande alors votre mot de passe et contacte votre serveur afin de relever votre courrier. Si vous avez reu des messages une fentre Rception est affiche, avec les sujets des messages reus . Il suffit ds lors de double-cliquez sur un des messages pour en observer le contenu.
Rcuprez les messages reus et testez ventuellement dautre envois.

2.3. Envoyer plusieurs destinataire


Si vous voulez envoyer le mme message plusieurs personnes, cest trs simple : Soit vous tapez plusieurs adresses dans la zone destinataire (spares par des virgules), Soit vous utilisez la zone CC (Carbon Copy) qui est lquivalent du courrier envoy pour Information , Soit vous utilisez la zone BCC (Blind Carbon Copy) qui signifie Copie aveugle , cest dire que la liste des autres destinataires napparat pas sur chacun de vos courriers (si vous ne voulez pas quun des destinataire sache qui dautre le courrier a t envoy)

Testez les diffrents types denvoi de messages avec plusieurs destinataires

Si vous envoyez souvent des messages une personne ou un groupe, vous voudrez srement viter de remplir manuellement chaque fois la zone destinataires . A cet effet, tous les logiciels de messagerie permettent de crer des listes dadresses. Si par exemple vous crez une liste appele amis contenant 50 adresses e-mail, vous naurez plus ensuite qu envoyer votre message amis : vos 50 amis recevront le message.
Trouvez cette rubrique et testez-l

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2.4. Joindre un fichier


Vous savez maintenant envoyer des messages. Vous voudrez maintenant srement pouvoir joindre des images ou tout autre type de document vos courriers : cest ce que nous allons voir maintenant. Sur Eudora comme sur la plupart des autres logiciels de messagerie il suffit de demander lattachement dun fichier laide du menu (Message/Joindre un fichier) ou de licne correspondant. Il suffit ds lors de slectionner le fichier envoyer. Une fois joint, le ou les fichiers et leurs rpertoires apparaissent dans la zone Attachments .
Placez-vous dans le rpertoire temporaire (C:\Temp), le cas chant crez-le, Copiez ou crez un fichier texte ou une image de petite taille ( 10Ko) dans votre rpertoire temporaire, Testez lenvoi de messages avec fichier attach. O Si votre logiciel propose plusieurs formats dencodage de documents attachs, choisissez de prfrence le type MIME qui est le plus couramment employ.

M Attention la taille des fichiers joints ! Pour limiter le temps de chargement, vitez denvoyer des documents volumineux (Rcuprer ou envoyer un document de seulement 100Ko avec une connexion Modem prend gnralement de lordre d1mn !.). En transmettant des fichiers trop volumineux vous allez lencontre de lthique du rseau (la fameuse Netiquette ) qui veut que lon occupe pas inutilement la bande passante ; vous risquez en outre dencombrer le disque de votre serveur et de vous attirer les foudres de votre administrateur.

2.5. Compresser les documents attachs


Etant donn la relative lenteur d'Internet, il peut donc tre bnfique de rduire la taille des fichiers attachs. Pour cela, on utilise des logiciels de compression dont le standard actuel sur Internet est le format ZIP.

Les logiciels de compression


Principe de fonctionnement Le principe de la compression est relativement simple : il consiste compiler un ou plusieurs documents sur un seul fichier en "liminant" les informations inutiles. Sur un fichier Word, la ligne : XXXXXXX XXXXXXXXXXXX (20 lettre X) occupe 20 Octets. Si nous passons le fichier travers une moulinette qui remplace la ligne par 30*X , nous noccupons plus sur le disque que 4 Octets. Les algorithmes de compression sont plus complexes dans la ralit mais le principe est le mme. Ainsi, on peut facilement obtenir des taux de compression de 25% (la taille est divise par 4 !) sur un fichier texte. Le temps de chargement d'un fichier compress est beaucoup plus court que celui du mme fichier non compress, de plus on peut compresser tout un ensemble de fichiers avec leur arborescence dans un seul fichier ZIP. Il faut disposer du logiciel de dcompression adapt et savoir l'utiliser.

Avantages Inconvnients

Il existe de nombreux logiciels de compression. Heureusement le format ZIP et le logiciel WinZip se sont imposs comme des standards. L'utilisation de WinZip est simple et intuitive, s'il est install sur votre machine vous pouvez simplement dcompresser les fichiers Zip tlchargs : il suffit de double-cliquer sur le fichier concern et d'extraire les fichiers dans un rpertoire quelconque. Inversement, si vous voulez transfrer des fichiers en occupant un minimum d'espace (par mail ou sur disquette), dmarrer le logiciel Winzip et crez une nouvelle archive en ajoutant tous les fichiers que vous voulez inclure.
Compressez votre fichier texte prcdent, notez les tailles avant et aprs compression, Echangez-vous des fichiers compresss et exercez-vous les compresser et dcompresser.

2.6. Trucs et astuces


Pour faire un lien dans votre courrier, mettez ladresse entre < et > (ex : <http://www.toulouse.iufm.fr>)
Testez cette option si le temps vous le permet.

Vous avez maintenant compris les principes du courrier lectronique : cest extrmement simple et aucune connaissance informatique nest vraiment requise ! 4/4