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pchs capitaux
du PV de CE

Introduction
Sommaire Introduction

1. Un PV trop succinct 2. Un PV trop long 3. Un PV trop peu formel 4. Un PV trop consensuel 5. Un PV trop agressif 6. Un PV trop partisan 7. Un PV trop tardif
Postface

C
n Etc.

hez Mot-Tech, nous rdigeons beaucoup de PV de CE. Depuis 2003, date de la cration de la socit, nous en avons mme rdig plus de 3 000 Nous rdigeons aussi des comptes rendus de colloques, de sminaires, de tables rondes, dateliers et de CHSCT. Mais, la fois par got naturel et par opportunisme conomique, la grande majorit de nos clients sont des comits dentreprise. Nous apprcions notamment dtre les tmoins privilgis du thtre social qui sy joue ny voyez pas l une connotation pjorative : cest un thtre le plus souvent trs srieux, et dont la trame peut tre lourde de consquence pour lensemble des salaris concerns. Nous avons rcemment rdig un ouvrage ( Le PV du CE ) compilant lensemble des questions juridiques que les lus de CE peuvent se poser sur le procs-verbal des runions de linstance :

n Peut-on se contenter dune prise de notes ou est-il plus sr denregistrer les dbats ? n Lemployeur peut-il sopposer lenregistrement des dbats ? n Lemployeur a-t-il un droit de regard sur le contenu des PV ? n Par quel biais peut-on diffuser le PV aux salaris ? n Le Secrtaire a-t-il droit des moyens supplmentaires pour rdiger le PV ? n Quest-ce que doit et ne doit pas mentionner le PV ?

Vous trouverez ce livre en libre consultation sur notre site Internet : www.lepvduce.fr

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Postface

Le prsent guide, pour sa part, est un expos de quelques rgles de base et de bon sens que notre exprience nous a enseignes auprs des milliers dlus et des centaines de membres de Direction que nous avons vus sexprimer et agir en runion de comit dentreprise. Il sadresse aux personnes nouvellement lues ou aux lus sinterrogeant sur lopportunit damliorer la qualit des procsverbaux de leur instance. Nous allons ainsi numrer brivement les sept erreurs qui, notre sens, doivent tre vites lorsquon a la charge de rdiger ou de valider (cest donc le cas de tous les lus titulaires et parfois des supplants) un procs-verbal de CE. Nous renvoyons enfin les personnes qui seraient intresses par nos propres services de rdaction de PV de CE, se reporter la postface de ce guide, o nous prsentons notre mode de fonctionnement, nos atouts et nos garanties de qualit et de confidentialit. Bonne lecture !

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Un PV trop succinct
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Pour des raisons de temps et dconomie, beaucoup de Secrtaires de CE optent pour un compte rendu extrmement succinct des runions de linstance. Le procs-verbal tient alors en une page (deux maximum), et sapparente un simple relev de dcisions qui ne mentionne en rien les changes, les interrogations des lus et les rponses de la Direction. Bien quun texte court en favorise la lecture par les salaris une fois affich, ces derniers nont alors pas notion de la dialectique luvre dans toute instance reprsentative du personnel fonctionnant correctement ; ils ne peuvent pas davantage constater de possibles lignes de clivage entre les diffrents syndicats (ce qui certes peut prsenter lavantage de donner limage dun CE parfaitement soud face la Direction, mais peut aussi poser problme au moment des lections). Aussi nest-il pas interdit de faire ressortir en substance les propos tenus par M. ou Mme X afin que les salaris sachent que cet lu intervenant au nom de tel syndicat a bien dfendu leurs intrts. Par ailleurs, aucun des points de dtail abords en sance ne sera mentionn dans le PV. Or, par exemple pour un projet de rorganisation, on sait bien que ce sont justement de tels lments quil faudra suivre de prs lors de sa mise en uvre. Si vous navez pas de trace des engagements pris par la Direction en CE, vous naurez ensuite aucun moyen de la mettre face ses responsabilits lorsquelle se ddira de sa parole. Un PV nest pas quun simple relev de mesures annonces par la Direction ; il est intressant de mentionner les interrogations mises par les lus lannonce de telle ou telle information donne par celle-ci. Les lus doivent toujours se demander en quoi linformation transmise va, une fois mise en uvre, modifier les conditions de vie et de travail des salaris ; ils doivent alerter la Direction sur les effets de la mesure projete, et formuler le cas chant des contre-propositions.

W Noubliez pas que :

n vous tes les porte-parole des salaris qui vous ont lus. Ils attendent de vous

que vous dfendiez leurs intrts ; n si vous vous reprsentez pour un nouveau mandat, les salaris sauront se rappeler si vous avez bien dfendu leurs intrts ; n le PV est loutil de communication du CE par excellence.

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W Exemple de PV trop succinct :

1. Approbation du PV de la runion prcdente Le PV est approuv.

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W Notre avis : Il peut tre intressant de prciser quelle majorit le PV a t

adopt, afin que les salaris sachent si le texte tel quil est rdig est pass une large ou courte majorit. 2. Activit conomique La Direction prsente les tableaux de bord de marche de lEntreprise. Un effort devra tre fait pour atteindre les objectifs inscrits au budget.

W Notre avis : Ce nest pas cette information brute qui intresse les salaris. Ce qui
leur importe, cest de savoir quels efforts leur seront demands pour atteindre les objectifs fixs par la Direction et comment ces mesures se traduiront au quotidien pour eux. Il faut aussi que vous resituiez les objectifs inscrits au budget avec ceux inscrits au budget de lan pass et au budget prvisionnel. 3. Plan de formation La Direction prsente le bilan du plan de formation 2010. Le nombre dheures de formation est globalement stable par rapport lanne prcdente.

W Notre avis : Cette information est intressante, mais insuffisante. Il vous

faut savoir quels services vont profiter dactions de formation, et, au sein de ces services, quels seront les effectifs concerns par catgorie de personnel. Il vous appartient galement de demander quels types daction sont engags : des actions dadaptation ou des actions permettant aux salaris dvoluer au sein de lEntreprise ? Il vous revient ensuite de vous faire lcho de ce que ressentent les salaris : est-ce que ceux qui ont demand suivre une formation lont bien suivie ? Y a-t-il vraiment moyen dvoluer dans lEntreprise grce aux actions de formation suivies ? Etc.

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4. Suppression du service courrier La Direction annonce que le service courrier sera supprim compter du 1er aot. Cette fonction sera confie un prestataire extrieur. Notre avis : L encore, cest une information transmise ltat brut. Ce qui intresse les salaris cest de savoir ce que deviendront les salaris qui travaillaient jusqu prsent au service courrier. Un autre poste va-t-il leur tre propos dans lentreprise ? Si oui, quelles conditions ou vont-ils passer au service du prestataire et dans quelles conditions ? 5. Questions diverses Rien signaler.

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W Notre avis : La rubrique questions diverses nest pas obligatoire. Elle peut tre
ouverte (les questions ne sont pas mentionnes) ou ferme (seules les questions mentionnes pourront tre dbattues). Quoi quil en soit, cette rubrique ne doit pas concerner des sujets importants, car les participants la runion (Direction et reprsentants du personnel) nont pas pu se prparer une rponse approprie. Il est notamment impossible lemployeur de recueillir lavis du CE suite une question figurant dans la rubrique questions diverses. Ce sont des petites questions sans grande importance.

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Un PV trop long
Pour des raisons dusage le plus souvent, certains Secrtaire de CE rdigent, ou font rdiger, un procs-verbal mot mot de la runion. Les propos de chacun y sont repris intgralement, et si votre runion dure par exemple en moyenne trois heures, ce seront chaque fois jusqu 60 pages quil faudra relire du dbut la fin Soyons honnte, dans ce genre de configuration, presque aucun des participants ne relit le document intgralement, chacun se contentant de survoler ses propres propos pour ventuellement les amender ; vous imaginez donc bien que les salaris nauront pas davantage de courage lorsquils trouveront le lourd pav sur le panneau daffichage ou un PDF interminable dans leur bote mail Ce nest pas parce que vos prdcesseurs avaient lhabitude de prsenter le PV sous forme de mot mot que vous tes oblig de le prsenter de la mme faon. Mieux vaut peut-tre opter pour un PV sous forme rsume. Ce qui intresse les salaris, cest de connatre en substance les points abords au cours de la runion et les ractions gnres ces annonces, plutt que de savoir prcisment qui a dit quoi et comment il la dit. Allez lessentiel, les salaris ont besoin dtre guids. A trop vouloir fournir dinformation, on noie celle-ci. Par ailleurs, dans le cas dun mot mot, lessentiel ntant pas distingu du dtail, ds que le Secrtaire, ou toute autre personne, voudra retrouver un point particulier dans le texte plusieurs mois aprs que la runion a eu lieu, il devra y consacrer un temps considrable ; que dire si la recherche doit tre effectue sur lensemble des PV dune anne ? Autant chercher une aiguille dans une botte de foin Si vous voulez garder une trace de lintgralit des dbats, pourquoi ne pas faire deux PV : lun sous forme intgrale qui sera conserv dans les archives du CE, lautre sous forme rsume qui sera transmis aux salaris ? Si ces deux PV sont approuvs, rien ninterdit un salari de demander prendre connaissance de la version plus exhaustive et de lutiliser le cas chant pour faire valoir un droit. Vous pouvez galement faire un panachage de ces deux formules: selon limportance des sujets traiter, certains points dans le PV seront abords sous une forme rsume, dautres retranscriront in extenso les dbats.

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Un PV trop peu formel

Il est important de rdiger un procs-verbal relativement formel. Des fautes dorthographe et de syntaxe trop nombreuses, non seulement dcourageront les salaris de le lire, mais enlveront du poids au fond des propos, voire transformeront radicalement ceux-ci (un futur nest pas un conditionnel, par exemple : un je ferais ne vaut pas un je ferai), ce qui sera bien gnant le jour o vous devrez produire un procs-verbal devant lInspection du travail ou un juge. Le formalisme ne doit cependant pas ncessairement tre extrme. Il est important quil ny ait pas un foss entre le rdacteur et le lecteur. Sachez qui vous vous adressez. Les salaris doivent se sentir proches des lus qui les reprsentent. Ils vous ont confi le mandat de les reprsenter ; rappelez-vous en au moment de rdiger le PV ; ils en sont les premiers destinataires et lecteurs. Vous pouvez garder la coloration des dbats (surtout sils sont vifs et quil est ncessaire de le faire savoir aux salaris), ou encore marquer des hsitations dans les propos (par des points de suspension, par exemple). Lhumour, en revanche, est trs difficile rendre lcrit ; vitez donc de retranscrire toute ironie qui pourrait tre mal interprte a posteriori. Si le Secrtaire de linstance connat quelques difficults dans le maniement de lcrit (fort difficile pour la langue franaise, admettons-le), il doit pouvoir confier la rdaction du PV un autre membre lu, la Direction (avec le risque mentionn au point suivant) ou un prestataire de service spcialis. Si linstance dispose dun budget de fonctionnement confortable, cette dernire solution est de loin la plus indique ; la rdaction de PV est en effet un vritable mtier. Un rdacteur professionnel sait utiliser les termes justes, refltant parfaitement la ralit des dbats.

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Un PV trop consensuel
Gnralement, le temps de parole de la Direction est largement majoritaire, puisque celle-ci prsente un certain nombre dlments factuels que les lus sont amens commenter (tableaux comptables ou deffectifs, projets de rorganisation ou douverture dun nouveau service, bilan social, etc.). Ne laissez toutefois pas la Direction monopoliser la parole. Pensez-y ds la rdaction de lordre du jour, en alternant subtilement les questions poses par les lus et celles poses par la Direction. Prenez galement garde ce que les questions soient examines en sance dans lordre dans lequel elles sont prsentes. Toujours est-il que plus votre procs-verbal sera succinct, moins il pourra rendre compte des remarques et interrogations des lus ; il est cependant ncessaire den tmoigner un minimum. En effet, le PV ne doit pas donner limpression que le CE nest que la chambre denregistrement des dcisions de la Direction ; les salaris doivent constater sa lecture quils sont bien dfendus, que les lus ont une bonne connaissance des sujets inscrits lordre du jour et quils savent mettre la Direction face ses responsabilits. Il est donc important de tmoigner des inquitudes, de lindignation ou au contraire de la satisfaction des lus sur tel ou tel point, ne serait-ce que par quelques phrases ici et l. Les PV trop consensuels sont souvent des PV trop brefs ou rdigs par la Direction. Rappelez-vous quun PV na pas tre neutre. Il nest ni un accord, ni un compromis. Tant pis si le PV tel que la rdig le Secrtaire du CE ne plat pas la Direction. Les salaris doivent se retrouver dans les questions que vous avez poses ; ils ne sintressent pas en soi aux rsultats bons ou mauvais de tel ou tel service ; il leur importe de savoir comment la Direction compte ragir devant ces rsultats : va-t-elle augmenter les crdits, les diminuer, va-t-elle licencier, muter ou recruter du personnel ? Cest cette information complte quun PV doit donner. Si vous ne pouvez assurer vous-mme la rdaction de PV plus complets, confiez celle-ci un prestataire de service spcialis.

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Un PV trop agressif
A linverse, il est inutile de faire du PV de CE un exutoire de toutes les tensions entre la Direction et les lus et entre lus de diffrentes appartenances syndicales; cest pourquoi il nest pas toujours conseill de retranscrire dans le PV les carts de langage des uns et des autres, ou encore les suspensions de sance demandes pour apaiser les tensions. Sil est parfois ncessaire dexprimer la colre, le dsarroi ou lindignation des lus, il faut savoir mesure garder : le PV de CE est un outil dinformation des salaris ; il doit avant tout rapporter des faits prcis et tmoigner dune distance raisonnable des uns et des autres face ces faits, et ce mme si les passions ont pu se dchaner durant la runion. Retranscrire ou non les carts de langage relve quoi quil en soit de la seule dcision du Secrtaire. Certes, la notion de respect rciproque est le ciment ncessaire toute instance de dialogue social, et lorsquelle nest pas prsente cela doit tre rapport dune faon ou dune autre au procs-verbal. Mais sil est donc parfois ncessaire de retranscrire une certaine violence verbale, sachez que selon la jurisprudence actuellement en vigueur, les propos injurieux et diffamatoires, mme sils ont t effectivement tenus en sance, ne doivent pas tre inscrits au PV.

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Un PV trop partisan
Il est galement totalement dplac de faire du PV de CE un simple outil de guerre syndicale, qui laisserait au second plan les vritables intrts de lEntreprise et des salaris. Un PV nest pas un tract syndical. Les dlgus syndicaux sont une institution, le CE en est une autre, avec dautres moyens et une autre finalit. Le CE est un organe ayant notamment pour objet dassurer une expression collective des salaris, permettant la prise en compte de leurs intrts dans les dcisions relatives la gestion, lvolution conomique et financire de lEntreprise, lorganisation du travail, la formation professionnelle et aux techniques de production. Rappelez-vous en au moment de rdiger le PV. Dans la plupart des entreprises, il est important que, au moins sur un certain nombre de sujets, notamment dans le cadre de projets ou vnements mettant profondment en cause les conditions de travail des salaris (voire leur emploi lui-mme), les lus fassent bloc face la Direction. Il est cependant normal que les lus ne soient pas toujours daccord les uns avec les autres. Un CE doit fonctionner comme une dmocratie. Rien nest jamais tout blanc ou tout noir. Sil y a des divisions au sein du CE, mieux vaut les rgler en runion prparatoire. Il faut apprendre faire des concessions quand il en va de lintrt gnral ; les lus y gagnent tous en crdibilit et en efficacit. On rencontre parfois des lus surtout appliqus en runion dclamer de grands principes universels. Et quel lu ne prtendra pas vouloir donner au moins un semblant dlan lyrique ses dclarations syndicales ? Il est dailleurs parfois louable de vouloir inscrire son engagement dans un cadre social largi ; le rdacteur dun procs-verbal efficace prendra cependant garde de concentrer lessentiel de son attention sur des faits concrets et des exemples pragmatiques. Les lus ont en effet souvent tendance oublier que les problmatiques qui sont les leurs dans le cadre de leur fonction reprsentative chappent gnralement beaucoup de salaris ; un style direct, sans sous-entendu, alignant une succession de questions, de rponses et de remarques succinctes, mettant en avant la logique du discours aura toutes les chances de toucher un plus large public. Nhsitez donc pas user des adverbes et des conjonctions : en effet, cependant, mais, or, en revanche, par ailleurs, en outre, dune part/dautre part, en premier lieu/en deuxime lieu/en troisime lieu, etc.

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Un PV trop tardif
Un bon PV est un PV produit rapidement, de sorte que les participants la runion aient encore un minimum en tte les dbats, et puissent amender ou prciser leurs propos, et ventuellement en ajouter certains qui auraient t omis. Dans lidal, un procs-verbal doit tre rdig dans les deux semaines suivant la runion, afin que les participants aient le temps de lamender avant la sance suivante, lors de laquelle le texte pourra tre approuv ; le PV pourra ainsi tre affich environ un mois aprs la runion. Il faut toutefois rappeler quaucune rgle lgale nimpose au Secrtaire de CE de rdiger le PV de runion dans un dlai imparti. Il est cependant possible que le rglement intrieur du CE lui assigne un tel dlai. Toujours est-il que lemployeur ne peut ni exiger du Secrtaire quil rdige le PV dans un certain dlai, ni se substituer lui en cas de dfaillance de celui-ci en la matire. Le pire est de cumuler les retards et de faire quelques fois par an une approbation simultane de plusieurs PV. Non seulement il sera difficile de vrifier les dires des uns et des autres (la mmoire fait alors dfaut, et rcouter des heures et des heures denregistrement audio est extrmement fastidieux), mais en outre les salaris nauront jamais le courage de lire une pile de procs-verbaux dont nombre de points ne sont plus dactualit. Sil ne faut pas trop tarder rdiger le PV, il ne faut pas non plus se prcipiter. Ce nest pas une bonne chose que de rdiger le PV directement en cours de runion et de lapprouver dans la foule. Le Secrtaire doit se laisser le temps de choisir ce quil va retranscrire et dans quels termes, de vrifier ses notes, ventuellement de les confronter avec celles prises par dautres lus, de discuter avec ceux-ci de telle ou telle formulation. Il lui faut un minimum de recul. Cela dit, rien ne vous interdit de diffuser rapidement certaines informations aux salaris, sans attendre lapprobation du PV lors de la runion suivante.

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W Pourquoi ne pas envisager de confier la rdaction de vos PV de CE Mot-Tech ?

Si, notamment aprs avoir lu les conseils prcdents, vous estimez que vous navez pas soit le temps, soit la comptence, soit mme le got vritable de rdiger les procs-verbaux de votre CE, et que votre budget de fonctionnement vous permet de faire appel un prestataire dont cest le mtier, peut-tre porterezvous votre choix sur Mot-Tech. Nous vous exposons dans ce qui suit notre mode de fonctionnement, nos atouts et nos garanties de qualit et de confidentialit. Par bien des aspects, les procs-verbaux des runions de votre CE constituent la colonne vertbrale (larchive principale) de lhistoire sociale de votre entreprise. Y transparaissent non seulement un vocabulaire spcifique, des mthodes de travail et dorganisation propres, mais aussi ce qui en fonde la raison dtre : un vritable esprit dentreprise, savoir les motivations dun groupe dindividus tendant vers le mme objectif final (vendre un bien ou un service, rendre un service public), et amens pour cela cooprer, mais aussi saffronter. Le procs-verbal est aussi crucial, bien sr, en cela quil constitue une preuve de droit, dont on peut se prvaloir auprs de lInspection du travail ou dun tribunal.

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W Le cur du mtier de rdacteur de runions : savoir traduire le langage oral en langage crit
Quiconque a eu loccasion de retranscrire lenregistrement dune discussion, dune table ronde ou dun colloque sait quel point le langage oral, de trs rares exceptions prs, est un objet extrmement flou, dont lauditeur peroit le sens bien davantage dans lintention globale qui y est exprime que dans la logique exacte de lenchanement des mots, des phrases et des paragraphes. Quasiment toute parole doit tre remodele pour tre tout fait comprhensible une fois mise par crit. Pour faire simple, lapostrophe suivante, relevant dune retranscription mot mot : Ah mais mon cher monsieur cest pas comme a que a va se passer, nous la direction on a toujours t clairs l-dessus, hein !. On avait dit jamais dheures sup majores, ben on fait ce quon dit, voil, cest tout: pas dheures sup majores et cest comme a, dsol ! sera par exemple retranscrite de la sorte dans un procs-verbal rdig par un professionnel de lcriture : Cher Monsieur, la Direction a toujours t claire sur le fait que les heures supplmentaires ne seraient pas majores ; elle sest simplement tenue cette rgle, et continuera sy tenir.

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Cette rcriture de fond, vritable travail de traduction du langage oral en langage crit, est le cur de notre mtier. Nos rdacteurs sont pour ainsi dire des routards de lcriture, quils viennent de lEcole Normale Suprieure, de Sciences Po., de Troisimes Cycles Universitaires (littrature, philosophie), ou dautres cursus tout aussi formateurs en la matire et leur permettant de saisir extrmement rapidement tout contexte et tout enjeu dune discussion, quel quen soit le champ. Lcrit nest pas seulement pour eux un mtier, mais aussi, ncessairement, un plaisir celui de comprendre, de transmettre, de clarifier, de simplifier, dordonner et de synthtiser. Nos rdacteurs sont trs expriments dans le domaine social, et les prsentations de comptes et de plans de rorganisation, les tapes du bilan social et le plan de formation, les procdures dlection et le formalisme parfois lyrique des dclarations syndicales, parmi bien dautres sujets qui vous sont familiers, nont plus de secrets pour eux.

W Lart de la synthse : un document au format sur mesure

La capacit synthtiser un discours est de fait la deuxime principale qualit de nos rdacteurs. Selon le souhait de chaque client, ils sont capables de rendre compte dexposs et de discussions dans un document compris entre 1 et 20 pages par heure de runion (nos pages font par convention 400 mots, soit une page Word standard bien remplie). Certains de nos clients ont en effet besoin de disposer de comptes rendus refltant lintgralit des propos tenus par les intervenants (les grandes entreprises sont logiquement beaucoup plus procdurires que les petites); dautres ont besoin dun document sans aucune fioriture, dont la lecture brve et aise permettra dinformer rapidement et directement un maximum de salaris ; dautres encore souhaitent une synthse plus dtaille. Nous proposons de la rdaction sur mesure, et sommes capables de vrifier avec nos clients que les formats quils ont respectivement adopts sont optimums dans le cadre de lusage quils en font ou souhaitent en faire.

W La rdaction par une tierce partie : un gage de neutralit et de clart du PV

La rdaction du procs-verbal par une tierce partie, neutre, autorise en outre une mise en perspective des dbats : le rdacteur retranscrit ce qui est vraiment exprim, et non divers sous-entendus que ne peuvent manquer davoir en tte les orateurs en fonction de leur place dans le dbat. Il ne peut non plus alors tre

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reproch au Secrtaire de linstance, responsable lgal de la rdaction du compte rendu, ou une secrtaire administrative laquelle cette tche aurait t confie, davoir mal interprt ou davoir dlibrment orient certains propos.

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W Nous confier la rdaction de vos PV : un gain de temps considrable

Nous confier la rdaction de vos procs-verbaux dinstance est enfin, et ce nest pas le moindre argument, un gain de temps considrable pour la personne habituellement en charge de ce travail. Rdiger un compte rendu prend de fait de nombreuses heures, et souvent jusqu plusieurs jours.

W Fluidifier les relations sociales dans votre entreprise

Pour toutes ces raisons, notre service de rdaction des procs-verbaux dIRP constitue un facteur de fluidification des relations entre la Direction, les lus et les salaris de votre entreprise.

W Nous assistons vos runions ou rdigeons vos comptes rendus partir de simples enregistrements audio
Nos rdacteurs peuvent assister vos runions. Ils prendront alors les dbats en notes, tout en procdant un enregistrement si cette pratique est autorise. Vous recevrez votre procs-verbal finalis dans un dlai compris entre 5 et 10 jours ouvrs aprs la runion, en fonction de vos besoins. Nos rdacteurs peuvent galement rdiger vos procs-verbaux sur la base des enregistrements que vous aurez vous-mme effectus et que vous nous aurez transmis par voie postale ou par une page internet mise votre disposition (via un code scuris). Votre compte client vous permettra galement daccder aux enregistrements que, le cas chant, nous aurons faits de vos runions.

W Demande dinformation
Pour toute information ou tablissement de devis, merci de bien vouloir contacter notre service commercial au : 01 45 74 45 85 nous envoyer un message : 7pc@mot-tech.com ou encore vous rendre sur notre site internet : www.mot-tech.com

Vous pouvez galement tlcharger notre livre Le PV du CE sur www.lepvduce.fr