Instalacin GEMA 2.

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Si Ud. tiene instalado una versin del programa GEMA 1.0, slo ejecute el actualizador GEMA20_update.exe. En caso contrario, ejecute el programa InstalarGEMA20.exe y siga las instrucciones.

Este asistente esta configurado para crear y usar las carpetas automticamente, solo siga los pasos por defecto haciendo clic en el botn siguiente hasta completar la instalacin. (en la ventana del contrato de licencia, debe hacer check en la casilla acepto los trminos de la licencia)

Al finalizar se habrn creado dos iconos en su escritorio

que inicia el proceso de captura de datos y proceso y anlisis de datos, estos iconos tambin Inicio=>Programas=>GEMA

que inicia el programa de estn disponibles desde

Archivos instalados
Por defecto el directorio de instalacin ser C:\Archivos de Programa\GEMA\, en este directorio se crearn los siguientes archivos GEMACaptura.exe.- programa de ingreso de datos GEMAVisor.exe.- Programa de proceso y anlisis de datos ProConf.ini.- Archivo de configuracin de los programas rar.exe.- Programa de compresin de datos Comprime.bat.- Archivo de procesos DOS que ejecuta el compresor (vase comprimir y enviar datos).

Adems se crean dos directorios con algunos archivos de que se usan en el proceso y anlisis de datos. Estos archivos no deben ser removidos, eliminados o renombrados por ningn motivo. C:\Archivos de Programa\GEMA\Data - DataProc.mdb - QstAdm.arq - QstAlu.arq - QstDoc.arq C:\Archivos de Programa\GEMA\QstFiles - QstAdm.arq - QstAlu.arq - QstDoc.arq

Importante
Configuracin regional
El equipo debe usar el punto (.) como separador decimal, coma (,) como separador de miles, y el (;) punto y coma como separador de listas, verifique esta configuracin desde Panel de control: Configuracin regional del Windows.

Ingreso de datos - GEMACaptura

Use el acceso directo para iniciar el programa, puede encontrarlo en el escritorio o en Inicio=>programas=>GEMA=>GEMACaptura. Al iniciar el programa la primera vez el programa pedir algunos datos de control y ubicacin en la ventana:

De no completar los datos el programa no iniciar y la prxima vez que intente abrirlo mostrar la misma ventana hasta que los datos estn completos. Pulse aceptar para grabar los datos y pasar al escritorio del programa de ingreso.

Escritorio principal

El escritorio principal es el contenedor de las ventanas de captura, desde el cual se manejan las barras de botones y accesos a los cuestionarios. Barra de botones

Muestra la ventana de datos de control que se ingreso al principio del programa, el usuario puede modificar los datos y grabarlos, pero si borra los datos al iniciar el programa la prxima vez se mostrar la ventana de datos para que el usuario complete los datos.

Termina la aplicacin.

Panel de accesos al cuestionario.- es el panel que se encuentra a lado izquierdo del escritorio, contiene tres botones de acceso a cada uno de los cuestionarios. El usuario puede abrir los tres cuestionarios al mismo tiempo pero no es recomendable puesto que solo puede ingresar datos en uno a la vez y los otros dos estarn cargando innecesariamente la memoria. Bsica mente los tres cuestionaros tienen los mismos principios, el nico cambio es el numero de preguntas, pues cada ventana corresponde a un cuestionario distinto; por lo que solo se explicar el manejo de uno de ellos.

Ventana de ingreso de datos

Seccin de ttulos y presentacin.- muestra el ttulo del cuestionario. Datos de control.- son los mismos datos que se ingresaron en la ventana de inicio, no se puede modificar estos datos. Botn de inicio de ingreso de datos.- este botn esta habilitado mientras no se este ingresando datos (la vista ha sido tomada mientras no se esta ingresando datos), mientras se este ingresando datos no es posible su uso. Lista de encuestas ingresadas.- desde que se carga la ventana se puede ver en el nmero o nmeros de encuestas ingresadas y a medida que se ingresan los datos, se agregan nuevos nmeros a esta lista. Nmero de la encuesta que se esta ingresando.- a medida que se creen nuevas encuestas, este numero se incrementa para mostrar al usuario cual es el nmero de la encuesta que esta ingresando. Nmero de la pregunta que se esta ingresando.- Igual que el numero de la encuesta, este numero indica el numero de pregunta que se esta ingresando. Texto de la pregunta.- Corresponde al texto de la pregunta que se esta ingresando.

Cuadro para el ingreso de los datos.- En este cuadro el usuario deber digitar el cdigo de respuesta que se ha marcado en la encuesta o cartilla de respuestas. Si el tipo de dato es numrico, no podr ingresar caracteres. Este campo tambin valida el ingreso. El usuario no puede ingresar un cdigo que no corresponda a la tabla de cdigos asignada a la pregunta (9). En el caso de que no haya respuesta en la pregunta debe ingresar 99 (No precisa). En algunos casos hay preguntas que aceptan mltiples respuestas, (cuestionario Alumnos Preg. 85 y 93; cuestionario Docentes Preg. 103), en estos casos la pregunta acepta hasta 10 respuestas, pero si el encuestado solo marc 2 o 3 respuestas por ejemplo, entonces use la tecla PageDown o AvPg (avanzar pgina) para pasar a la siguiente pregunta. Lista de respuestas validas para la pregunta que se esta ingresando.- Muestra la lista de respuestas que el usuario puede ingresar en el campo de respuestas, esta lista se actualiza a medida que se desplaza por las preguntas del cuestionario. Barra de avance de la encuesta actual.- nuestra el avance de ingreso de la encuesta, para dar al usuario una vista mas grfica del progreso de ingreso de los datos.

Creando una encuesta nueva.- para agregar una encuesta, despus abrir la ventana de ingreso, haga clic en el botn Agregar encuesta, el programa mostrar una ventana para ingresar el nmero de encuesta:

En esta ventana pide al usuario ingresar el numero de encuesta inicial, (se recomienda haber numerado las encuestas y tenerlas ordenadas correlativamente antes de iniciar el ingreso de los datos), al finalizar una encuesta, nuevamente aparecer esta ventana para pedir el siguiente numero de encuesta con el correlativo superior siguiente.

Terminando una encuesta.- Como vimos para terminar una encuesta, al finalizar cuando aparezca la ventana que pide el siguiente numero de encuesta, debemos pulsar el botn No

Cancelando el ingreso de una encuesta.- durante el ingreso de una encuesta se puede cancelar dicho ingreso pulsando la tecla [ESC], el programa preguntar si esta de acuerdo con la cancelacin:

Debe conformar la cancelacin para que sea efectiva; aunque no se graben los datos el registro o numero queda grabado, es decir se crea una encuesta en blanco (sin datos), pero no se considerar para los procesos. Modificando los datos de una encuesta.- Despus de haber ingresado una encuesta, esta puede ser modificada, para esto al momento que el programa solicite un numero nuevo de encuesta, ingrese el numero de encuesta que desea modificar; a medida que se desplace por las preguntas se mostrar el valor ingresado en al cuadro de ingreso, el usuario puede modificar este valor. Para grabar los datos solo tiene que ir hasta el final y terminar cono si se tratara de una encuesta normal.

Desplazndose entre las preguntas.-Tambin se puede avanzar o retroceder entre las preguntas

Esto ser til para retroceder si se sospecha que se han ingresado datos errneos, de igual manera cuando se haga un cambio y debe desplazarse hasta el final para guardar los cambios

El proceso de ingreso de datos es igual para los tres cuestionarios, de manera que siguen las mismas directivas.

Procesamiento de datos GEMAVisor

El proceso de los datos se llevar a cabo desde el programa GEMAVisor, para abrir este

programa use el icono que se encuentra en su escritorio o Inicio=>programas=>MEDGTZ=>GEMAVisor.

Barra de botones.- contiene los botones para acceder a las diversas ventanas del programa.

Muestra el panel de botones.- se usa en el caso de que el usuario cierre el panel de botones.

Abre la ventana de importacin y proceso de datos.

Muestra la ventana de comprimir y exportar datos, (vase comprimir y exportar datos)

Abre la ventana de exportacin de datos.

Abre una ventana de Word con el una explicacin de cmo desarrollar el informe.

Abre una ventana de Word con el archivo de ayuda.

Cierra la aplicacin.

Panel de botones.- parecido a la barra de botones, reas de gestin educativa accesa a cada ventana de procesamiento de grficos segn el texto de cada botn. De igual forma las ventanas de datos de control, una por cada cuestionario. rea contenedora de ventanas.

Importacin y procesamiento de datos.- Este es uno de los pasos ms importantes antes de iniciar la vista de grficos u otro proceso con el visor, de lo contrario el visor no mostrar ningn dato. El ingreso de los datos se hace desde el programa GEMAcaptura, este programa almacena los datos en un archivo, el programa GEMAvisor necesita importar dichos datos, esta importacin tambin filtra solo las encuestas que tienen menos del 10% de respuestas vlidas, es decir, si existen encuestas con ms del 10% de respuestas con cdigo 99 o nulo, el programa GEMAvisor, no los considerar en el proceso de resultados. En la barra de botones use para abrir la ventana de proceso de datos

Por defecto el cuadro de texto esta diseccionado a la ruta de los archivos de ingreso del programa GEMACaptura, as que si solo se han ingresado las encuestas en esta computadora, solo presione el botn Procesar

IMPORTANTE! Importando datos de otras computadoras.- es posible que el programa haya sido instalado en varias computadoras y que tambin se haya digitado cuestionarios en ellas. En estos casos todos los datos deben ser centralizados en usa sola para poder hacer las frecuencias y grfico. GEMAcaptura usa tres archivos para contener los datos de cada uno de los cuestionarios

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QstAdm.arq, QstAlu.arq, QstDoc.arq, que se encuentra en el directorio QstFiles de cada ruta de instalacin del programa (vase archivos instalados) Lo que hay que hacer es traer estos tres archivos o si estn en red solo abrir la ruta el en casillero de la ruta de importacin.

Use el botn gris para abrir una ventana de seleccin de directorios de la maquina local o remota si esta en red, despus el casillero estar direccionado al nuevo directorio

Ntese que en este caso hemos seleccionado el check Conservar los datos existentes, esta seleccin hace que el programa no elimine los datos que se capturaron anteriormente, este check debe estar seleccionado cada vez que importe datos de otras computadoras, con la intencin de agregar datos. En el caso de que por error se hayan importado dos veces una misma base de datos, se tiene que comenzar el proceso nuevamente, la primera vez si en check Conservar los datos existentes para que el programa elimine todo y se comience nuevamente. El programa hace una revisin de consistencia de datos, en el caso que se muestre una ventana de error, debe corregir la encuesta mencionada.

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Detectando errores en el proceso Existe una remota posibilidad de que los datos ingresados no se hayan grabado adecuadamente, por eso al momento de procesar el programa hace una revisin de las respuestas, si encuentra alguna respuesta no vlida, entonces se mostrara la advertencia:

Despus de Aceptar, se abrir la ventana de revisin de datos: Gema Revisa Gema Revisa es una herramienta de la familia GEMA que permite identificar y corregir errores de respuestas no vlidas.

En el primer recuadro ingrese la ruta donde los archivos se estn procesando. Hay una ruta por defecto, pero si esta procesando datos de varias maquinas, deber colocar manualmente la ruta o usar el botn () para seleccionar el directorio donde estn los archivos que esta procesando. A continuacin use los botones Alumnos, Docentes, Administrativos para la revisin de los cuestionarios respectivos. Definicin de las columnas Encuestas: Pregunta: Valor Error: Corregir: Numero de la encuesta que presenta el problema Numero de la pregunta que presenta el problema Respuesta no vlida En este campo, el usuario debe ingresar el nuevo valor. Este valor se actualizar de inmediato en la base de datos del cuestionario

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Corrigiendo datos Despus de cargar la lista de errores de un cuestionario:

La columna Valor Error mostrar las respuestas erradas, deber buscar la encuesta que se indica en la columna Encuesta, y la pregunta de la columna Pregunta. Luego en la columna Corregir ingrese la respuesta correcta y presione [ENTER] para grabar los datos en la base de datos. Cuando termine todas las correcciones cierre la ventana e inicie nuevamente el proceso de carga en GEMA Visor. Advertencia Cuando se hace una bsqueda de error y correccin se usa las columnas Encuesta y Valor Error para identificar la encuesta sobre la que se har la correccin, de manera que si Ud. tiene nmeros de encuestas duplicados NO USE ESTE PROGRAMA, ya que el reemplazo podra afectar a ms de una encuesta, alterando los resultados de una encuesta que no tiene errores. Por eso es importante que antes de digitar los datos en GEMACapture, numere los cuestionarios con un nmero nico Ordenar por columnas El usuario puede ordenar las columnas haciendo clic en la cabecera de cada columna

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Exportacin y envo de los datos ingresados La exportacin y envo de datos consiste en crear un grupo de archivos con los datos ingresados mas los datos de la institucin, este proceso debe llevarse a cabo al finalizar todo el proceso de captura de datos, ya que los datos se exportan y comprimen juntos, el envo por correo electrnico es manual a la direccin de correo electrnico designada en la ventana de exportacin de datos. Para iniciar la ventana de exportacin use el botn en la barra de botones. El proceso de crear los archivos y comprimirlos, es automtico,

El directorio de exportacin es la carpeta de destino donde se colocara el archivo resultante, (seleccione el directorio pulsando el botn celeste al lado izquierdo del cuadro de texto) la exportacin tomar los archivos de extensin .ARQ del directorio ..\ DtaTot\; el nombre del archivo comprimido ser DataC.rar (la extensin hace referencia al formato winrar). Para crear el archivo pulse el botn exportar. Hay algunas ocasiones en el que no se lleva a cabo correctamente la compresin (se dar cuenta si es que en el directorio destino no aparece el archivo DataC.rar), en este caso el se deber hacer manualmente: Vaya al directorio de instalacin C:\Archivos de Programa\FhilaSoft\GEMA\Data\DtaTot, luego podr ver los archivos QstAdm.arq, QstAlu.arq, QstDoc.arq, despus haga doble clic en el programa Comprime.bat que esta en el mismo directorio; tras un par de segundos este proceso crear en archivo DataC.rar el cual deber ser enviado por correo electrnico. Este archivo (DataC.rar) deber ser enviado a las siguientes direcciones de correo electrnico ciberdocencia@minedu.gob.pe postmaster@proeduca-gtz.org.pe

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Frecuencia de datos de control.- Esta ventana muestra las frecuencias en absolutos y porcentajes para cada uno de los datos de control del cuestionario seleccionado, recuerde que al momento del procesamiento se filtrarn automticamente las encuestas que cumplan con mas del 10% de las respuestas vlidas, por lo que es posible que la base de las tablas sea distinto al nmero de encuestas ingresadas.

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Informes grficos
Esta ventana presenta los resultados en nmeros y de forma grfica, en general cada ventana tiene una pequea explicacin y respecto a la interpretacin de los grficos, use el manual de diseo de informe que se puede abrir desde el botn en la barra de botones.

Texto explicativo de la ventana Cuadro de nivel de desarrollo (promedios de opinin) Cuadro desagregado de nivel de desarrollo y distribucin de opinin por actor (frecuencias y porcentajes) Vista grafica del cuadro disgregado del nivel de desarrollo (grfico de los porcentajes) Botones de control.- se puede imprimir un informe directamente en la impresora, el botn Copiar Grfico coloca en la memoria del Windows una imagen del grafico de barras y puede ser pegado en cualquier aplicacin que soporte OLE (Word, Power Point, etc.).

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Exportacin de datos para procesos externos Desde sta ventana el usuario puede llevar los datos del panel seleccionado a un archivo Excel

Selector de paneles, cada panel corresponde a un tipo de cuestionario. Vista de datos ingresados, no se pueden modificar dichos datos. Vista de tabla de cdigos que corresponde al cuestionario seleccionado. Botn de exportacin.

La exportacin de datos genera tres archivos Excel correspondientes la data ingresada de alumnos, docentes y administrativos, y tres archivos correspondientes a las tablas de cdigos de cada cuestionario.

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