2013

Vctor Guadalupe Gonzalez Sevilla

22/05/2013

NDICE
FASE I 1.1 ESTABLECIMIENTO DE LOS OBJETIVOS ................................................................................................................................ 4 1.2 ALCANCE DEL TRABAJO DEL PROYECTO .......................................................................................................................... 4 1.3 OBTENCION DE INFORMACION DE APOYO SOBRE LAS ACTIVIDADES QUE SE AUDITARAN ....................................... 6 1.4 DETERMINACION DE LOS RECURSOS NECESARIOS PARA REALIZAR LA AUDITORIA ..................................................... 9 1.5 ESTABLECIMIENTO DE COMUNICACIN NECESARIA CON LOS INVOLUCRADOS EN LA AUDITORIA ...................... 13 1.6 REALIZACION DE UNA INSPECCION FISICA PARA FAMILIRIZARSE CON LAS ACTIVIDADES Y CONTROLES A AUDITAR ..................................................................................................................................................................................... 14 1.7 PREPARACION POR ESCRITO DEL PROGRAMA DE AUDITORIA..................................................................................... 16 1.8 DETERMINACION DE COMO, CUANDO Y A QUIEN SE LE COMUNICARAN LOS RESULTADOS DE LA AUITORIA...... 16 1.9 APROBACION DEL PLAN DE TRABAJO DE AUDITORIA ................................................................................................... 16 FASE II 2.1 REVISIN DE LA ESTRUCTURA ORGNICA ....................................................................................................................... 17 2.1 RECURSOS HUMANOS ........................................................................................................................................................ 18 2.3 ENTREVISTAS ........................................................................................................................................................................ 18 2.4 PRESUPUESTOS, RECURSOS FINANCIEROS, RECURSOS MATERIALES, MOBILIARIO Y EQUIPO, COSTOS .................... 20 2.5 LEVANTAMIENTO DEL CENSO DE RECURSOS HUMANOS ............................................................................................... 20 2.6 CUMPLIEMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS ......................................................................................... 22 FASE III 3.1 DISPOSICIONES JURDICAS VIGENTES............................................................................................................................... 23 3.2 BASES JURDICAS. ............................................................................................................................................................... 24 3.3 FUNCIONES.......................................................................................................................................................................... 29 3.4 OBJETIVOS Y POLTICAS. .................................................................................................................................................... 37 FASE IV 4.1 DESEMPEO Y CUMPLIMIENTO ......................................................................................................................................... 44 4.2 CAPACITACIN .................................................................................................................................................................. 47 4.3 SUPERVISIN........................................................................................................................................................................ 48 4.4 LIMITANTES ........................................................................................................................................................................... 49 4.5 CONDICIONES DE TRABAJO ............................................................................................................................................. 51 4.6 REMUNERACIONES ............................................................................................................................................................. 52 4.7 AMBIENTE ............................................................................................................................................................................. 52 4.8 ORGANIZACIN DEL TRABAJO......................................................................................................................................... 53 4.7 DESARROLLO Y MOTIVACIN ........................................................................................................................................... 54 FASE V 5.1 PRESUPUESTO ...................................................................................................................................................................... 56

5.2 RECURSOS FINANCIEROS ................................................................................................................................................... 59 5.3 RECURSOS MATERIALES ...................................................................................................................................................... 60 FASE VI 6.1 CARACTERISTICAS .............................................................................................................................................................. 63 6.2 EVALUACION DEL DISEO Y PRUEBA DE LOS SISTEMAS ................................................................................................. 64 6.3 ARTICULOS DE LOS DERECHOS DE AUTOR (11,13,83,84) ................................................................................................ 66 FASE VII 7.1 CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA ................................................................................................................................... 69

ANEXOS ..................................................................................................................................................................................... 72

1.1 ESTABLECIMIENTO DE LOS OBJETIVOS

Proteccin de los activos de la Empresa de SUMINISTROS Y SERVICIO SEVILLA Obtencin de Informacin Financiera, veraz, oportuna y confiable. Promocin en la eficiencia en la operacin del negocio Lograr que en la ejecucin de las operaciones se cumplan las polticas establecidas por los administradores de la empresa.

1.2 ALCANCE DEL TRABAJO DEL PROYECTO

El alcance del estudio realizado al departamento de ventas y sus equipos de cmputo correspondientes, contendr la siguiente informacin: a) Evaluaciones de la direccin de informtica correspondiente a: Organizacin general Funciones Estructura Cumplimiento de los objetivos Recursos humanos Normas y polticas Capacitacin Planes de trabajo Controles Estndares Condiciones de Trabajo Situacin presupuestal y financiera.

b) Evaluacin de los Sistemas. Evaluacin de los diferentes sistemas en operacin (flujo, procedimientos, documentacin, organizacin de archivos, estndares de programacin controles, utilizacin de los sistemas). Opiniones de los usuarios. Evaluacin de avances de los sistemas en desarrollo y congruencia con el diseo general, control de proyectos, modularidad de los sistemas. Evaluacin de prioridades y recursos asignados (humanos y equipos de cmputo). Seguridad lgica de los sistemas, confidencialidad y respaldos. Derechos de autor y secretos industriales, de los sistemas propios y los utilizados por la organizacin. Evaluacin de las bases de datos. c) Evaluacin de los equipos: Adquisicin, estudios de viabilidad y costo-beneficio. Capacidades. Utilizacin. Estandarizacin. Controles. Nuevos proyectos de adquisicin. Almacenamiento. Comunicacin. Redes. Equipos adicionales.

 Respaldos de equipos. Contratos de compra, renta o renta con opcin a compra. Planes y proyecciones de adquisicin de nuevos equipos. Mantenimientos. d) Evaluacin de Seguridad: Seguridad lgica y confidencialidad. Seguridad en el personal. Seguridad fsica. Seguridad contra virus. Seguros. Seguridad en la utilizacin de los equipos. Seguridad en la restauracin de los equipos y de los sistemas. Plan de contingencia y procedimientos en caso de desastre. e) Elaboracin de informes que contengan las conclusiones y

recomendaciones correspondientes por cada uno de los trabajos sealados en los incisos a, b, c, d de esta clusula.

1.3 OBTENCION DE INFORMACION DE APOYO SOBRE LAS ACTIVIDADES QUE SE AUDITARAN

Objetivos a corto y largo plazo de la organizacin:

Brindar un mejor servicio a los clientes Incrementar las ganancias obtenidas

 Contar con los recursos necesarios para satisfacer la demanda de las empresas cliente Ofrecer siempre el material de mayor calidad. Ser una empresa competitiva y reconocida para el suministro de materiales y equipo a la industria Petrolera Mexicana e internacional, destacndose por la calidad y el servicio brindado ante la competencia

Manual de organizacin: NO cuenta con ningn Manual.

Antecedentes o historia del organismo:

Desde el ao 1974 el ing. Octavio Gonzlez Padilla ha trabajado de manera independiente en Pemex petroqumica, ofreciendo servicios de traduccin de contratos, los cuales eran requeridos por PEMEX para la solicitud de servicios en los cuales se requeran materiales para la labores de la empresa. Al observar la situacin del mercado en aquel tiempo, Octavio se dio cuenta de que debido a la falta de oferta por parte de personal que realizara las mismas labores que l, decide entonces a partir del 2006 crear una empresa, capaz de brindar los mismos y muchos ms servicios no solo a empresas del sector pblico si no tambin aquellas empresas del sector privado, elevando su alcance para ofrecer sus servicios, no solo en Mxico sino tambin en el extranjero.

Por lo tanto Con el objetivo de proporcionar nuevos servicios a la industria petrolera, la empresa SUMINISTROS Y SERVICIO SEVILLAS S.A DE C.V es fundada por el Ing. Octavio Gonzalez Padilla, con el fin de suministrar materiales y equipo fundamentales para la industria petrolera y de transformacin a nivel nacional e internacional Polticas generales:

Ser puntuales en el trabajo Portar correctamente el uniforme Realizar las cotizaciones de materiales en tiempo y forma Laborar con un lenguaje apropiado No salirse de la oficina en horas de trabajo Dar buen servicio al cliente

Reglamento interno de la empresa: Los trabajadores debern de ser puntuales con el horario

establecido de 8:00 am a 1:30 pm. Las horas de almuerzo sern de 1:30 pm a 3:30 pm para todos los trabajadores del departamento de ventas. El personal deber portar siempre el uniforme de la empresa Esta estrictamente prohibido introducir alimentos o bebidas al rea de trabajo. El uso de las computadoras deber ser solo de carcter laboral. Los das de descanso sern los lunes y los martes (solo un da por trabajador).

Nmero de personas y puestos en el rea:

NOMBRE DEL TRABAJADOR ING.OCTAVIO GONZALEZ PADILLA WENCESLAO GONZALEZ RODRIGUEZ SILVIA COLORADO MENDOZA ALBERTO PEREZ ALVARADO

PUESTO GERENTE GENERAL ADMINISTRADOR DE VENTAS COORDINACION DE VENTAS CONTROL DE VENTAS

1.4 DETERMINACION DE LOS RECURSOS NECESARIOS PARA REALIZAR LA AUDITORIA

La auditora a realizar dentro de la empresa es de suma importancia, ya que a travs de ella es posible demostrar si los objetivos propuestos lograran alcanzarse por parte del auditor. Al realizar la auditoria se pretende analizar con tipo de software con el que los equipos cuentan, adems de verificar que el hardware se encuentre en buenas condiciones, se deber observar el espacio distribuido en el que los equipos se encuentran instalados (mobiliario) y el sistema elctrico con el que se alimentan los equipos. Ventajas de la empresa: La empresa ofrece mltiples servicios a la industria petroleras, caracterizndose por contratos de alto valor benfico. Las labores abarcan los 365 das del ao Es una empresa de alcance nacional e internacional No requiere de mucho personal Es una empresa de servicios dirigida al sector pblico y privado.

Estudio de viabilidad: La empresa cuenta con los documentos legales necesarios, tanto administrativos (estados de cuenta, balances, documentos legales, etc.) como informticos (licencias de software, Manuales, etc.) Los equipos de cmputo cuentan con todo lo necesario para realizar las tareas (Monitor, Mouse, teclado, Gabinete), adems poseen la paquetera bsica de office, con un sistema operativo compatible con el software instalado.

TIPO ESCRITORIO DE COMPUTADORA ESCRITORIO DE VIDRIO PARA COMPUTADORA

DESCRIPCION Escritorio para computadora e impresora Escritorio utilizado para las computadoras porttiles 2 aires acondicionados mini split marca: york Impresoras marca : Epson

CANTIDAD 1

COSTO UNITARIO 2,500

3,500

AIRE ACONDICIONADO EXTINGUIDOR DETECTORES DE HUMO IMPRESORA MULTIFUNCIONAL COSTO TOTAL

2 1 3 3

6,900 2,500 900 1,900 18,200

CAPITAL INVERTIDO: 18,200 M.N La empresa cuenta con los equipos suficientes, como para realizar la auditoria, adems se requieren los servicios para detectar fallas que pudiesen existir en los equipos y la manera en la que estos son operados

por el personal, permitiendo al auditor brindar un servicio que mejore la calidad de los servicios de la empresa a auditar. Contratos vigentes en la empresa: Nivel organizacional. convenios con empresas pblicas y privadas convenios con SHCP convenios del ayuntamiento de Coatzacoalcos documentos legales clasificados por la empresa contratos bancarios Nivel informtica. Los equipos de cmputo del departamento de ventas de la empresa suministros y servicio Sevilla, no se encuentran sujetos a ningn contrato o indicacin que determine cada cuanto tiempo debern de renovarse. El jefe del departamento determina aleatoriamente de acuerdo a sus observaciones, si los equipos o sistemas de informacin establecidos requieren de cambios o modificaciones.

Contrato del seguro de la empresa Fianzas y Garantas: Fianzas ATLAS. Convenios que se tienen con otras instalaciones Pemex Petroqumica.

Caractersticas de los equipos de cmputo utilizados por el departamento de ventas de la empresa:

MARCA/ MODELO DELL

CAPACIDAD DISCO DURO 320 GB

MEMORIA RAM 3 GB

PROCESADOR INTEL CORE DUO INTEL CORE i3 INTEL CORE DUO

ESTILO

SISTEMA WINDOWS 7 ULTIMATE WINDOWS 7 ULTIMATE WINDOWS 7 ULTIMATE

PORTATIL

DELL

500 GB

6 GB 6 GB

PORTATIL

HP

500 GB

ESCRITORIO

Configuracin de equipo de comunicacin: Red utilizada: LAN (red de rea local).

Planes de expansin de la red: No aplica para la empresa

Polticas de operacin: NO Introducir y/o consumir alimentos de cualquier tipo. NO Fumar dentro del rea. NO Tirar basura dentro del area. Mantener un ambiente de respeto entre los trabajadores NO Proporcionar informacin confidencial

Polticas de uso de los equipos: NO usar el equipo para fines personales (juegos, redes sociales etc.). NO Golpear o maltratar el equipo o sus componentes. NO Pornografa NO instalar programas NO autorizados por el jefe de personal NO descargar Msica, pelculas o algn archivo ajeno a las labores del personal Polticas de seguridad fsica y de prevencin contra contingencias internas y externas: La empresa cuenta con al menos 3 extinguidores para incendios, que son revisados y recargados cada 2 meses de acuerdo a las normas de seguridad de la empresa responsable, las polticas de seguridad se aplican nicamente para controlar el acceso del personal autorizado, adems la empresa cuenta con detectores de humo en caso de incendios, salidas de emergencia en caso de sismo, y un punto de encuentro para el personal a la hora de evacuar en emergencias.

1.5 ESTABLECIMIENTO DE COMUNICACIN NECESARIA CON LOS INVOLUCRADOS EN LA AUDITORIA

Caractersticas del personal que participa en la auditoria: A) Administrador nico : Conocimientos en las labores generales de la empresa

B) Personal general: proporcionar la informacin autorizada por el administrador nico. C) Personal auditor

1.6 REALIZACION DE UNA INSPECCION FISICA PARA FAMILIRIZARSE CON LAS ACTIVIDADES Y CONTROLES A AUDITAR

Escritorio del gerente del departamento de ventas, cuenta con una computadora de escritorio, telfono, fax, impresora multifuncional, y documentos de la empresa

Escritorio del cotizador del departamento de ventas

Escritorio del presidente de la empresa SUMINISTROS Y SERVICIO SEVILLA

1.7 PREPARACION POR ESCRITO DEL PROGRAMA DE AUDITORIA

Se anexa.

1.8 DETERMINACION DE COMO, CUANDO Y A QUIEN SE LE COMUNICARAN LOS RESULTADOS DE LA AUITORIA

Los resultados de la presente auditoria aplicada a la empresa SUMINISTROS Y SERVICIO SEVILLA S.A DE C.V se realizarn en forma escrita mediante un dictamen de auditoria que se entregara al jefe del departamento de ventas: ING. OCTAVIO GONZALEZ PADILLA.

1.9 APROBACION DEL PLAN DE TRABAJO DE AUDITORIA

Presente: Ing. Octavio Gonzlez Padilla

Integradas las partes del contenido y alcance legal de este plan de trabajo los rubrican y firman de conformidad y aprobacin

Nombre y firma del Auditor

_________________________________

2.1 REVISIN DE LA ESTRUCTURA ORGNICA

Organigrama de la empresa.

GERENCIA

GERENTE GENERAL

VENTAS

VENTAS 1

VENTAS 2

VENTAS 3

2.1 RECURSOS HUMANOS

NOMBRE DEL TRABAJADOR ING.OCTAVIO GONZALEZ PADILLA WENCESLAO GONZALEZ RODRIGUEZ SILVIA COLORADO MENDOZA ALBERTO PEREZ ALVARADO PUESTO GERENTE GENERAL ADMINISTRADOR DE VENTAS COORDINACION DE VENTAS CONTROL DE VENTAS

2.3 ENTREVISTAS
Persona Encuestada: Ing. Octavio Gonzlez Padilla 1. Por qu usted cree necesaria esta auditoria? Debido a los cambios que hemos tenido en la empresa, sobre nuevas actividades, nuevas formas de laborar, nos gustara conocer la situacin

actual de la empresa, para detectar errores en nuestros sistemas que puedan ser corregidos para nuestro beneficio. 2. Qu rea debera de ser mejorada? El rea de ventas 3. Para el rea de ventas se utiliza algn tipo de sistema informtico, describa usted como se realizan las labores? El personal cotiza precios con distribuidores para vender el material a otras empresas, se utilizan muchos formatos que las empresas requieren para llevar acabo la compra/venta de nuevos productos. 4. Todo el personal tiene una computadora para poder trabajar o comparte? Cada uno tiene su propia pc para poder trabajar ya que realizan diferentes funciones. 5. Cada cunto tiempo reciben los equipos de cmputo mantenimiento? Cada 2 meses un tcnico de confianza les da mantenimiento a las computadoras 6. Se han realizado respaldos de la informacin manejada? Actualmente no 7. Los equipos de cmputo cuentan con las licencias requeridas por el software? Todas poseen software original, de hecho se han guardado las cajas de los sistemas operativos y la paquetera office utilizada.

2.4 PRESUPUESTOS, RECURSOS FINANCIEROS, RECURSOS MATERIALES, MOBILIARIO Y EQUIPO, COSTOS

La tabla siguiente muestra las generalidades del mobiliario y equipo que integra el departamento de ventas de la empresa.

TIPO ESCRITORIO DE COMPUTADORA ESCRITORIO DE VIDRIO PARA COMPUTADORA

DESCRIPCION Escritorio para computadora e impresora Escritorio utilizado para las computadoras porttiles 2 aires acondicionados mini split marca: york

CANTIDAD 1

COSTO UNITARIO 2,500

3,500

AIRE ACONDICIONADO

6,900

EXTINGUIDOR DETECTORES DE HUMO IMPRESORA MULTIFUNCIONAL

impresoras marca Epson COSTO TOTAL

1 3 3

2,500 900 1,900 18,200

2.5 LEVANTAMIENTO DEL CENSO DE RECURSOS HUMANOS

Descripcin de Puestos de trabajo.

NOMBRE DEL TRABAJADOR ING.OCTAVIO

PUESTO GERENTE

SALARIO 15,000

PROFESION INGENIERO EN

EXPERIENCIA 20 AOS

GONZALEZ PADILLA LIC.WENCESLAO GONZALEZ RODRIGUEZ LIC.SILVIA COLORADO MENDOZA LIC.ALBERTO PEREZ ALVARADO

GENERAL ADMINISTRADOR DE VENTAS

MECANICA LICENCIADO EN ADMINISTRACION

10,000

20 AOS

COORDINACION DE VENTAS CONTROL DE VENTAS

10,000

LICENCIADO EN CONTADURIA LICENCIADO EN MERCADOTECNIA

10 AOS

10,000

15 OS

Descripcin de las actividades de los puestos de trabajo

PUESTO

DESCRIPCION DE FUNCIONES Es el encargado de verificar que el departamento cumpla con los objetivos planteados por el presidente de la organizacin El administrador de ventas deber realizar llamadas, bsquedas en internet y encontrar los mejores contratos de ventas para realizar las cotizaciones Dentro de sus funciones se encuentran realizar las cotizaciones y encontrar los proveedores que surtan el material solicitado por los contratos En el control de ventas se realiza la entrega total del producto a las empresas clientes, esto incluye el control del transporte y la calidad en el servicio otorgado

Gerente general

Administrador de ventas

Coordinacin de Ventas

Control de ventas

2.6 CUMPLIEMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Toda la documentacin con la que cuenta la empresa, se encuentra en orden, desde documentos de cuando fue fundada la empresa y fue dada de alta, hasta documentos que certifican las actividades que la misma desempea.

3.1 DISPOSICIONES JURDICAS VIGENTES.

Las disposiciones jurdicas Vigentes son. Ley De Comercio y Negocios Nacionales (Personas Morales y Fsicas) (Necesaria para las actividades comerciales dentro del territorio mexicano). Que rigen las polticas que una empresa (persona Moral) deber cumplir, cuando sus actividades comerciales sean realizadas en territorio nacional.

3.2 BASES JURDICAS.

Persona Encuestada: Ing. Octavio Gonzlez Padilla

1.- Se ajusta la estructura orgnica actual a las disposiciones jurdicas vigentes? S No, Por qu no? 2.- Cules son los ordenamientos legales en que se sustenta la direccin? No aplica No

Objetivo de la estructura. 1.- La estructura actual est encaminada a la consecucin de los objetivos del rea? Claro que s, nuestra estructura sigue los objetivos del departamento para lograr alcanzar las metas de la empresa.

2.- Permite la estructura actual que se lleven a cabo con eficiencia: Las atribuciones encomendadas Las funciones establecidas La distribucin del trabajo El control interno Si Si Si Si No No No No

Si alguna de las respuestas es negativa, explique cul es la razn Niveles jerrquicos

1.- Los niveles jerrquicos establecidos actualmente son necesarios y suficientes para el desarrollo de las actividades del rea? S No

2.- Cules y porque son sus recomendaciones? No aplica

3.-Permiten

los

niveles

jerrquicos

actuales

que

se

desarrolle

adecuadamente la: Operacin Supervisin Control Si Si Si No No No

4.- Permiten los niveles actuales que se tenga una gil: Comunicacin ascendente Comunicacin descendente Toma de decisiones Si No

Si Si

No No

Si alguna de las respuestas es negativa, explique cul es la razn.

5.-Considera que algunas reas deberan tener: Mayor jerarqua Menor jerarqua Si Si No No

6.- Por qu razn? Porque no es Necesario

Departamentalizacin 1.- Se consideran adecuados los departamentos, reas y oficinas en que est dividida actualmente la estructura de la direccin? S No, Por qu razn? No

2.- El rea y sus subreas tienen delimitadas con claridad sus responsabilidades? S No

No, Qu efectos provoca esta situacin? Puestos 1.- Los puestos actuales son adecuados para las necesidades que tiene el rea para llevar a cabo sus funciones? S No, Por qu razn? 2.- El nmero de empleados que trabaja actualmente es adecuado para cumplir con las funciones encomendadas? S No No

Solicite el manual de descripcin de puesto de: Anlisis Programacin Tcnicos Operacin Captura Administrador de base de datos. Comunicacin y redes. Direccin Administrativos Otros

Pida la plantilla del personal. Se debe especificar el nmero de personas que reportan a las personas que a su vez reportan a cada puesto, ya sea: Director Subdirector Jefes de departamento Jefes de seccin Jefes de rea

3.- El nmero de personas es el adecuado para cada uno de los puestos? S S?, Por qu? No es necesario ms personal No, Cul es el nmero de personal que se considerara adecuado? Seale el puesto o los puestos Expectativas 1.- Considera que debe revisarse la estructura actual, a fin de hacerla ms eficiente? S S?, Por qu razn? 2.- Cul es la estructura que propondra? La estructura actual es ptima 3.- De realizar una modificacin a la estructura, Cundo considera que debera hacerse? No se consideran realizar algunos cambios en la estructura organiza No No

Autoridad

1.- Se encuentra definida adecuadamente la lnea de autoridad? S No, Por qu razn? 2.- Su autoridad va de acuerdo con su responsabilidad? S No, Por qu razn? 3.- En su rea se han presentado conflictos por el ejercicio de la autoridad? S Si, explique en qu casos 4.- Existe en el rea algn sistema de sugerencias y quejas por parte del personal? S No No No No

3.3 FUNCIONES.

Existencia 1.- Se han establecido funciones del rea? S Por qu no? No

2.- Las funciones estn de acuerdo con las atribuciones legales? S Por qu no estn de acuerdo? 3.- Estn por escrito en algn documento las funciones del rea? S No No

4.- Cul es la causa de que no estn por escrito? 5.- Cul es la forma de darlas a conocer? Mediante las instrucciones que el jefe del departamento proporciona 6.- Quin elabor las funciones? El jefe del departamento 7.- Particip el rea en su formulacin? Si Por qu causas no particip? Quin las autorizo o aprob? El presidente de la empresa Coincidencias Las funciones estn encaminadas a la consecucin de los objetivos institucionales e internos? S No Por qu? No

Las funciones del rea estn acordes al reglamento interior? S No en qu considera que difieren? A qu nivel se conocen las funciones del rea? Cada empleado conoce las funciones generales del departamento Conocen otras reas las funciones del rea? S No, Por qu? Considera que se deben dar a conocer? S No, Por qu Adecuadas Son adecuadas a la realidad las funciones? S No No No No

En caso negativo Por qu no son adecuadas? Son adecuadas a las necesidades actuales? S En caso negativo Por qu no? Cules son las principales limitaciones? Las funciones del rea No

Son adecuadas a las cargas de trabajo? S No

Existen conflictos por las cargas de trabajo desequilibradas? S De qu tipo? Muchas veces existen conflictos de tiempo, cuando los materiales deben de ser entregados los empleados debern de suspender sus actividades. Se tiene contemplada la desconcentracin? S No Por qu? Cmo afecta la desconcentracin a las funciones? Se generan atrasos en las cotizaciones de los materiales, ya que cuando se entrega el material el enfoque de los empleados est situado en eso, y nada ms. Qu funciones se van a desconcentrar? Las de ventas No No

Particip la direccin de informtica en su elaboracin? No por qu? Cumplimiento Estn delimitadas las funciones?

No

No

A nivel de departamento? A nivel de puesto? No por qu?

S S

No No

Las actividades que realiza el personal son acordes a las funciones que tiene asignadas? S No

No qu tipo de actividades realiza que no estn acordes a las funciones asignadas? Cul es la causa? Quin las ordena?

Las actividades que realiza actualmente cumplen en su totalidad con las funciones conferidas? S No

No cul es su grado de cumplimiento? La falta de cumplimiento de sus funciones son por: Falta de personal. Personal no capacitado. Cargas de trabajo excesivas. Porque realiza otras actividades. La forma en que las ordena. S S S S S No No No No No

Cules funciones realiza en forma:

Peridica La entrega de materiales Eventual Cotizaciones de productos Sistemtica La revisin de la informacin bimestral de la empresa Otras:

Tienen programas y tareas encomendadas? S No por qu? Permiten cumplir con los programas y tareas encomendadas No

(necesidades de operacin)? S No por qu causas? Quin es el responsable de ordenar que se ejecuten las actividades? El jefe del departamento En caso de realizar otras actividades, quin las ordena y autoriza? El presidente de la organizacin No

En caso de no encontrarse el jefe inmediato, quin lo puede realizar? Los mismos empleados Apoyos Para cumplir con sus funciones requiere de apoyos de otras reas? S No De qu tipo? De la informacin financiera de la empresa, para la realizacin de cotizaciones y compra de productos

Cul es el rea que proporciona el apoyo? El rea de contabilidad Se lo proporcionan con oportunidad? S No No, qu lo ocasiona? No, cmo resuelve esa falta de apoyo? Con qu frecuencia lo solicita? Mensualmente

Para cumplir con sus funciones, proporciona apoyos a otras reas? S No

S, qu tipo de apoyo proporciona? Se registran los gastos que la empresa realiza, esto es muy importante para las reas financieras, ya que ellas supervisan el estado financiero de la organizacin A cuntas reas? 2 Cules son? Al rea financiera y de contabilidad. Duplicidad Existe duplicidad de funciones en la misma rea? S No S, qu conflictos ocasiona y cules funciones? Existe duplicidad de funciones en otras reas? S No S, Cules y dnde? S, Qu conflictos ocasiona?

La duplicidad de funciones se debe a que el rea no puede realizarlas? S No S, Cul es la razn? No, Cul es su opinin al respecto?

Los empleados saben todas las actividades del departamento, por el ndice de rotacin de la organizacin

Se pueden eliminar funciones? Si cules? Se pueden transferir funciones? Si, Cules y dnde? Permite la duplicidad que se d el control interno? No por qu?

S No

S No

S No

3.4 OBJETIVOS Y POLTICAS.

Existencia

Se han establecido objetivos para el rea? Quin los estableci? El presidente de la organizacin Cul fue el mtodo para el establecimiento de los objetivos? Se fijan los objetivos con base a las metas de la empresa Particip el rea en su establecimiento?

S No

S No

Cules fueron las principales razones de la seleccin de los objetivos? El aumento de las ganancias y la calidad de los servicios ofrecidos

Los objetivos establecidos son congruentes con: Los de la direccin S No Los de la subdireccin S No Los del departamento / oficina S No Los de otros departamentos/oficinas S No

Por qu no se han establecido objetivos para el rea?

Nadie le exige establecerlos. Considera importante que se establezcan. Es responsabilidad de otra rea establecer los objetivos. Cul? De qu manera planea el trabajo del rea? Con base a los objetivos de la empresa

S No S No S No

Cmo afecta la operacin del rea el no tener establecidos los objetivos?

Repercute en las actividades realizadas y la incertidumbre de las operaciones Formales

Se han definido por escrito los objetivos del rea? En qu documento? En los manuales generales de cada departamento No, Por qu no estn definidos por escrito? No, Qu problemas se han derivado de esta situacin?

S No

Conocimiento

Se han dado a conocer los objetivos? A quin se han dado a conocer? Al jefe de departamento y a los empleados Quin ms debera conocerlos? Todo el personal que integra el departamento de ventas

S No

Qu mtodo se ha utilizado para dar a conocer los objetivos? Juntas generales No, Por qu no se han dado a conocer los objetivos?

Considera importante que los conozca el personal?

S No

Cmo afecta a la operacin del rea el hecho de que los objetivos no se hayan dado a conocer o que su conocimiento sea parcial? Crear un nivel de incertidumbre en los empleados, ya que se desconoce a lo que quiere llegar la empresa, las metas propuestas

Adecuados Abarcan los objetivos toda la operacin del rea? No, Qu aspectos no se cubren? Los objetivos son claros y precisos? Son realistas? Se pueden alcanzar? No, Por qu? Estn de acuerdo con las funciones del rea? Sealan cules son las realizaciones esperadas? Son congruentes con los objetivos institucionales? Sirven de gua al personal? Sirven para motivar al personal? Se han establecido para el corto, mediano y largo plazo? S No S No S No S No S No S No S No S No S No S No

Qu adecuaciones puede sugerir para los objetivos actuales? S No

Cumplimiento Con que grado se cumplen los objetivos? Al 100 % Existen mecanismos para conocer el grado de cumplimiento de los objetivos? S No Si, Cules? Lograr las metas alcanzadas por el departamento No, De qu manera se establece el grado de cumplimiento?

Se elabora algn reporte sobre el grado de avance en el cumplimiento de los objetivos? S No Para quin y con qu frecuencia? Para el jefe del departamento, mensualmente Quin elabora el reporte? El personal del departamento (rea de ventas) Qu se hace en caso de desviacin en el cumplimiento de los objetivos? Se analizan los desviamientos y se plantean soluciones para corregir los errores

Qu sugerencia puede hacer para lograr el cumplimiento total de los objetivos? Que todo el personal del rea realice sus funciones adecuadamente, sin desviarse de la ruta que los lleve a lograr los objetivos planteados por la empresa. Actualizacin

Se revisan los objetivos? Por sistema? No Quin revisa los objetivos? El jefe del departamento De qu manera se lleva a cabo la revisin?

S No

De manera peridica en juntas de trabajo, para que todo el personal conozca las metas de la empresa Participa el rea en la actualizacin de los objetivos? Cundo se hizo la ltima revisin de los objetivos? Cada mes se realizan las revisiones, a principios de marzo fue la ltima revisin De qu manera se incorpora las modificaciones derivadas de las revisiones? S No

Se analizan las mejoras en las funciones del departamento que permitan a todo el personal trabajar de manera grupal para el logro de los objetivos No, Por qu no se revisan los objetivos? Qu sugerencias tiene para que la actualizacin de los objetivos sea ms eficaz? Ninguna, los objetivos son analizados mensualmente, por lo cual las funciones del personal pudieran verse modificadas de cierta forma, para que se logren los objetivos del departamento en el tiempo establecido con base a las necesidades de la empresa

4.1 DESEMPEO Y CUMPLIMIENTO

Es suficiente el nmero de personal para el desarrollo de las funciones del rea? S No

Se deja de realizar alguna actividad por falta de persona? S No

Est capacitado el personal para realizar con eficacia sus funciones? S No Por qu?

Es eficaz en el cumplimiento de sus funciones? S No Por qu?

Es adecuada la calidad del trabajo del personal? S No Por qu?

Es frecuente la repeticin del trabajo encomendado? S No

El personal es discreto en el manejo de la informacin confidencial? Si No, anote repercusiones

En general, acata el personal las polticas, sistemas y procedimientos establecidos? S No Por qu?

Alguna de las situaciones anteriores provoca un desequilibrio de las cargas de trabajo?

Si, Qu hace al respecto?

No

Respeta el personal la autoridad establecida? S No Por qu?

Existe cooperacin por parte del personal para la realizacin del trabajo? S No Por qu?

El personal tiene afn de superacin? S No

Presenta el personal sugerencias para mejorar el desempeo actual? S No

Cmo considera las sugerencias? Como consejos para mejorar las operaciones del departamento. Qu tratamiento les da? De acuerdo al tipo de actividad que se desea mejorar, se implementan nuevos mtodos que han sido sugeridos para la mejora de las diferentes actividades realizadas. Se toman en cuenta las sugerencias de los empleados? S No

En qu forma? Bueno, cada empleado realiza ciertas actividades, si el considera que las operaciones pueden ser empleadas de mejor manera, se les brinda la oportunidad de aplicar sus cambios, con el objetivo de proporcionarle mayor comodidad en sus labores.

Cmo se les da respuesta a las sugerencias? Se consideran inmediatamente.

4.2 CAPACITACIN
Los programas de capacitacin incluyen al personal de: Direccin Anlisis Programacin Operacin Administracin Administrador de bases de datos Comunicaciones redes Captura Otros (especifique) ( ) ( ) ( ) (x) (x) ( ) ( ) (x) ( )

Se han identificado las necesidades actuales y futuras de capacitacin del personal del rea? Si No, Por qu?

Se desarrollan programas de capacitacin para el personal del rea? Si No, Por qu?

Apoya la superioridad la realizacin de estos programas? S No

Se evalan los resultados de los programas de capacitacin? Si No, Por qu?

Solicite el plan de capacitacin para el presente ao.

4.3 SUPERVISIN
Cmo se lleva a cabo la supervisin del personal? Todos los empleados trabajamos juntos, la supervisin queda implcita en las labores diarias. En caso de no realizarse, Por qu no se realiza? Cmo se controlan el ausentismo y los retardos del personal? Todos los trabajadores entramos a las 8:00 am, si despus de las 8:15 los empleados an no han llegado, se les descuenta la primera hora, y as sucesivamente. Por qu no se llevan controles? Si existen controles en la compra de los materiales, y en la coordinacin de nuestras actividades. Cmo se evala el desempeo del personal? Cada mes se debe alcanzar un ndice de compra y venta, si al terminar el mes, el monto no se ha alcanzado, se evalan los tipos de contratos y se determinan nuevas tcnicas para alcanzar la meta Por qu no se evala? Se evala mensualmente.

Cul es la finalidad de la evaluacin del personal? Verificar que cumplan correctamente con sus actividades.

4.4 LIMITANTES
Cules son los principales factores internos que limitan el desempeo del personal? Probablemente el espacio establecido del departamento Cules son los principales factores externos que limitan el desempeo del personal del rea? Muchas de las compras y ventas son realizadas fuera del municipio, esa es una de las razones por la cual los empleados debemos de estar en movimiento continuo, y muchas veces limita realizar todas las actividades planeadas. Cul es el ndice de rotacin de personal en: Anlisis Operacin Administracin Captura Programacin Direccin Administracin de bases de datos (X) (X) (X) (X) ( ) ( ) ( )

Comunicaciones redes Tcnicos Otros (especifique).

( ) ( ) ( )

En

trminos

generales,

se

adapta

el

personal

al

mejoramiento

administrativo (resistencia al cambio)? S No

Cul es el grado de disciplina del personal? Todos los empleados son responsables. Cul es el grado de asistencia y puntualidad del personal? El ausentismo no es comn en nuestros empleados, son siempre puntuales Existe una poltica uniforme y consistente para sancionar la indisciplina del personal? S No

Se lleva a efecto esta poltica? S No

Puede el personal presentar quejas y/o problemas? Si, Cmo se solucionan? Se verifican con el jefe del departamento, y se analizan las posibles soluciones No

Otras reas externas presentan quejas sobre la capacidad y/o atencin del personal del rea? Si, Qu tratamiento se les da? No Cmo se otorgan los ascensos, promociones y aumentos salariales? No aplica Cmo se controlan las faltas y ausentismo? Los empleados firman su hora de llegada y de salida

4.5 CONDICIONES DE TRABAJO

Conoce el reglamento interior de trabajo el personal del rea? S No

Se apoyan en el para solucionar los conflictos laborales? S No Por qu?

Cmo son las relaciones laborales del rea con el sindicato? No aplica Se presentan problemas con frecuencia? Si, en qu aspectos? No

Cmo se resuelven? Cualquier problema presentado se resuelve mediante las juntas semanales que se realizan en el departamento

4.6 REMUNERACIONES
Esta el personal adecuadamente remunerado con respecto a: Trabajo desempeado S No

Puestos similares en otras organizaciones S No

Puestos similares en otras reas S No

Si, Cmo repercute? Aumenta el desempeo de los trabajadores, ya que saben que es un trabajo bien remunerado y que dependiendo del esfuerzo pueden ganar mucho ms de lo establecido. No, Cmo repercute?

4.7 AMBIENTE
El personal est integrado como un grupo de trabajo? S No por qu?

Cul es el grado de convivencia del personal?

Todos los empleados tienen buena actitud, existe un ambiente sano y de respeto Cmo se aprovecha esto har mejorar el ambiente de trabajo? Se aprovecha en la realizacin de las labores correctamente Son adecuadas las condiciones ambientales con respecto a: Espacio del rea Iluminacin Ventilacin Equipo de oficina Mobiliario Ruido Limpieza y/o aseo Instalaciones sanitarias Instalaciones de comunicacin SI SI SI SI SI SI SI SI SI NO NO NO NO NO NO NO NO NO

4.8 ORGANIZACIN DEL TRABAJO

Participa en la seleccin del personal? S No Por qu?

Qu repercusiones tiene? El personal se recluta con base a las necesidades de la organizacin y la experiencia del candidato Se prevn las necesidades de personal con anterioridad: En cantidad?

No Por qu?

En calidad? S No Por qu?

Est prevista la sustitucin del personal clave? S No Por qu?

4.7 DESARROLLO Y MOTIVACIN

Cmo se lleva a cabo la introduccin y el desarrollo del personal del rea? Se explican de manera detallada lo que el departamento desempea, y se especifican las labores que deben de realizarse. En caso de no realizarse, Por qu no se realiza? Cmo se realiza la motivacin del personal del rea? Cuando se consigue un contrato muy grande, las ganancias son el doble de su salario, eso siempre es motivacin Cmo se estimula y se recompensa al personal del rea? Con los contratos conseguidos Existe oportunidad de ascensos y promociones? S No

Qu poltica hay al respecto? El empleado deber haber trabajado como mnimo de 3-4 aos, si desea ser promovido deber presentar un examen general de las funciones del

departamento, si obtiene el puntaje requerido puede ser promovido siempre y cuando exista una vacante disponible en caso contrario no podrn existir los ascensos,

5.1 PRESUPUESTO
Persona Encuestada; ING. OCTAVIO GONZALEZ PADILLA

1.- Cul es el gasto total anual aproximado del rea de informtica incluyendo venta del equipo y administracin del centro de cmputo? Se estiman gastos de aproximadamente 10,000 pesos anuales en solo papelera y de hasta 15,000 pesos para renovacin de equipos, mantenimiento, etc. 2.- Existe un sistema de contabilidad de costos por:

Usuario? Por aplicacin?

No No

3.- Conocen los usuarios los costos de sus aplicaciones? S No

4.- Los reportes de costos permiten la comparacin de lo gastado en la direccin informtica contra lo presupuestado? S No

5.- Cite a los principales proveedores de su direccin en materia de:

DESCRIPCION Mobiliario y Equipo Papelera

PROVEDOR o COMPAIA Office Depot, Office Max Office Depot

VOLUMEN ANUAL 25% 20%

Software Mantenimiento de los equipos de computo Repuestos electrnicos

Hp CompFacil

15% 25%

CompFacil

15%

6.- Cules cargos adicionales se manejan por separado fuera del contrato?

() (x) (x) (x) (x) (x) () ()

Utilizacin del equipo. Servicio de mantenimiento. Capacitacin del personal. Asesora en sistemas de cmputo. Gastos de instalacin del equipo. Impuestos federales, estatales, municipales y especiales. Seguros de transporte y compra de equipo. Otros especficos.

7.- Cul es la situacin jurdica del equipo? Compra del equipo (GARANTIA DIRECTAMENTE CON EL PROVEEDOR). Renta del equipo (NO APLICA). Renta con opcin a compra (FACTURACION). Renta de tiempo mquina (NO APLICA). Maquina (NO APLICA). Otro, Cul?

5.2 RECURSOS FINANCIEROS

Persona Encuestada; ING. OCTAVIO GONZALEZ PADILLA Formulacin.

1. Quin interviene en la formulacin del presupuesto del rea? El ingeniero Octavio Gonzlez Padilla, es quien autoriza el presupuesto utilizado para todas las actividades de la empresa. 2.- Se respetan los planteamientos presupuestados del rea? SI NO

No, En qu perdidas no sea ha necesitado y en que monto?

Adecuacin. 1.- Los recursos financieros con que cuenta el rea son suficientes para alcanzar los objetivos y Metas establecidas? SI NO

No qu efectos se han tenido en el rea al no contar con suficientes recursos financieros?

5.3 RECURSOS MATERIALES

Persona Encuestada; ING. OCTAVIO GONZALEZ PADILLA Programacin

1.- Existe un programa sobre los requerimientos del rea? SI NO

2.- Qu personas del rea intervienen en su elaboracin? El jefe del departamento de ventas Octavio Padilla Gonzlez

3.- Se respetan los planteamientos del rea? SI NO

No, en qu aspectos no se respetan? Adecuacin. 1.- Los recursos materiales que se le proporcionan al rea, son suficientes para cumplir con las funciones encomendadas? SI No, en qu no son suficientes? 2.- Los recursos materiales se proporcionan oportunamente? SI NO NO

3.- Cules son las principales limitaciones que tiene el rea en cuanto a los recursos materiales? Los recursos son utilizados nicamente cuando el jefe del departamento autoriza su uso, mientras el no autorice los empleados no podrn hacer uso de los recursos.

4.- Qu sugerencia hara para superar las limitaciones actuales? Ninguna Servicios generales 1.- Existe un programa sobre los servicios generales que requiere el rea? SI NO

2.- Los servicios generales que se proporcionan al rea, los considera: Adecuados? SI Suficientes? SI Oportunos? SI NO NO NO

En caso de que alguna de las respuestas sea negativa especifique cul es la diferencia. Qu sugerencia hara para superar estas limitaciones actuales? Mobiliario y equipo.

1.- Se cuenta con el equipo y mobiliario adecuados y en cantidad suficiente para desarrollar su trabajo? SI Por qu? El departamento cuenta con todo lo necesario para realizar todas sus funciones. 2.- Estn adecuadamente distribuidos en el rea de trabajo? SI NO NO

3.- Actualmente se estn dejando de realizar actividades por falta de material y equipo? SI NO

4.- Qu se hace para solucionar este problema? No existen problemas 5.- Conoce esta situacin el jefe de la unidad? No existen problemas. 6.- Qu medidas se han tomado? No existen problemas. 7.- Existe el servicio de mantenimiento del equipo? SI Cules? Por qu? A las instalaciones cuando es requerido el servicio, y a los equipos de cmputo cuando necesitan mantenimiento preventivo o correctivo segn sea el caso. 8.- Qu se hace con el equipo en desuso? Cuando los equipos de cmputo funcionan, solo se actualizan sus componentes, en caso de que los equipos ya no funcionen, se mandan a centros especializados en reciclaje de basura electrnica. 9.- Sobre quin recae la responsabilidad del equipo? Ing. Octavio Gonzlez padilla NO

10.- Con que frecuencia se renueva el equipo y mobiliario? Cada 2 aos. 11.- Se recogen opiniones y sugerencias que nos permitan establecer las medidas correctivas con las cuales lograr un mejor funcionamiento de estos recursos? Si, para que mejorar todas las actividades

6.1 CARACTERISTICAS

Son dinmicos? Transportables Estructurados Integrados (un solo objetivo) Accesibles (que estn disponibles) Necesarios Comprensibles Oportunos Funcionales Estndar Modulares Jerrquicos Seguros nicos

SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI

NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO

6.2 EVALUACION DEL DISEO Y PRUEBA DE LOS SISTEMAS

1. Quines intervienen al disear el sistema? Usuario Analista Administrador de Base de Datos Gerente de departamento Personal de comunicaciones y redes Auditores externos -x x x x x

Asesores Otros

x --

2. Qu lenguaje o lenguajes conocen los analistas? C++, Java y Visual Basic

3. Cuntos analistas hay y que experiencia tienen? Un analista. Experiencia 6 aos

4. Cmo se controla el trabajo del analista? El trabajo del analista es externo a la empresa, ya que las labores del departamento de ventas son diferentes Indique que pasos se siguen en el desarrollo de sistemas. Definicin del problema Desarrollo de objetivos del sistema Estudio de factibilidad Estudio de costos/beneficios Estudio de factibilidad tcnico Definicin de tiempo y costos del proyecto Desarrollo del modelo lgico Propuestas de diferentes alternativas Especificaciones para el sistema fsico Especificaciones de programas Diseo de implementacin Diseo de carga de datos x -x -x -x x x x -x

Codificacin Programa de entrenamiento Estudio de la definicin Discusin con el usuario Elaborar datos de prueba Documentacin Someter resultados a prueba

x x x x x x x

5.- Qu documentacin acompaa al programa cuando se entrega? o o o o Manual del usuario Certificaciones Documentacin general acerca del sistema Contacto con la empresa que desarrollo el sistema

6.3 ARTICULOS DE LOS DERECHOS DE AUTOR (11, 13, 83,84)

Artculo 11.- El derecho de autor es el reconocimiento que hace el Estado a favor de todo creador de obras literarias y artsticas previstas en el artculo 13 de esta Ley, en virtud del cual otorga su proteccin para que el autor goce de prerrogativas y privilegios exclusivos de carcter personal y patrimonial. Los primeros integran el llamado derecho moral y los segundos, el patrimonial.

Artculo 13.- Los derechos de autor a que se refiere esta Ley se reconocen respecto de las obras de las siguientes ramas:

XI. Programas de cmputo; Las dems obras que por analoga puedan considerarse obras literarias o artsticas se incluirn en la rama que les sea ms afn a su naturaleza.

Artculo 83.- Salvo pacto en contrario, la persona fsica o moral que comisione la produccin de una obra o que la produzca con la colaboracin remunerada de otras, gozar de la titularidad de los derechos patrimoniales sobre la misma y le correspondern las facultades relativas a la divulgacin, integridad de la obra y de coleccin sobre este tipo de creaciones.

La persona que participe en la realizacin de la obra, en forma remunerada, tendr el derecho a que se le mencione expresamente su calidad de autor, artista, intrprete o ejecutante sobre la parte o partes en cuya creacin haya participado.

Artculo 84.- Cuando se trate de una obra realizada como consecuencia de una relacin laboral a travs de un contrato individual de trabajo que conste por escrito, a falta de pacto en contrario, se presumir que los derechos patrimoniales se dividen por partes iguales entre empleador y empleado. El empleador podr divulgar a la obra sin autorizacin del empleado, pero no al contrario. A falta de contrato individual de trabajo por escrito, los derechos patrimoniales correspondern al empleado.

7.1 CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA

CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA DIRECCIN: VELERO N 112 FRACC.PUERTO ESMERALDA AUDITORIA A: SUMINISTROS Y SERVICIO SEVILLA S.A DE C.V
NUM PROBLEMATICA CAUSAS REPERCUSIONES

HOJA NUM:

DE:

FECHA DE TERMINO DE LA AUDITORIA : 22 DE MAYO 2013

ALTERNATIVAS DE SOLUCION
Elaborar detalladamente un manual de organizacin

OBSERVACIONES

FECHA PROBAB IMPLAN

RESP. DE LA RECOMEND.

No se cuenta con manual de organizacin 1

No ha sido elaborado

Los empleados de nuevo ingreso necesitan ser capacitados por el personal del departamento, es por ello que las actividades son suspendidas mientras se capacita al personal de nuevo ingreso.

Fase I

1/ 06 / 2013

Victor Sevilla

No se cuenta con un sistema para la elaboracin de cotizaciones (ventas)

No ha sido implementado

Los empleados utilizan cantidades grandes de formatos para elaborar las cotizaciones a sus compradores, sin un sistema que facilite esas actividades, es demasiado el tiempo que les toma elaborar dichos formatos con otro tipo de software.

Disear un sistema integral que permita realizar diversas actividades de compra y venta.

Fase II

1/07/2013

Victor Sevilla

CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA DIRECCIN: VELERO N 112 FRACC.PUERTO ESMERALDA AUDITORIA A: SUMINISTROS Y SERVICIO SEVILLA S.A DE C.V
NUM PROBLEMATICA CAUSAS
No ha sido implementado el control de entrada y salida

HOJA NUM:

DE:

FECHA DE TERMINO DE LA AUDITORIA : 22 DE MAYO 2013

ALTERNATIVAS DE SOLUCION
Implementar el registro de llegadas y salidas

REPERCUSIONES

OBSERVACIONES

FECHA PROBAB IMPLAN

RESP. DE LA RECOMEND.

La empresa no cuenta con los suficientes controles para supervisar la entrada y salida de los empleados

No existe un registro de llegadas y de salidas de los empleados, el jefe del departamento verifica individualmente la llegada de los empleados

Fase IV.

1/ 06 / 2013

Victor Sevilla

El recurso financiero otorgado al rea de ventas no es suficiente para la adquisicin de software integral que facilite las actividades llevadas a cabo por el personal del rea

El recurso financiero es utilizado mayormente para la compra de materiales de construccin que posteriormente es vendido a las empresas compradoras

El software utilizado es algo obsoleto para realizar dichas actividades ( prdida de tiempo)

Aumentar el recurso financiero destinado al rea de ventas o actualizar todos los equipos.

Fase V

1/07/2013

Victor Sevilla

CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA DIRECCIN: VELERO N 112 FRACC.PUERTO ESMERALDA AUDITORIA A: SUMINISTROS Y SERVICIO SEVILLA S.A DE C.V
NUM PROBLEMATICA CAUSAS REPERCUSIONES
Debido a la falta de recursos los sistemas actuales utilizados en el rea de ventas son obsoletos y dificultan la ejecucin de las actividades llevadas a cabo por el personal del departamento

HOJA NUM:

DE:

FECHA DE TERMINO DE LA AUDITORIA : 22 DE MAYO 2013

ALTERNATIVAS DE SOLUCION OBSERVACIONES FECHA PROBAB IMPLAN RESP. DE LA RECOMEND.

Sistemas obsoletos

Recursos no suficientes

Actualizar los sistemas actuales (software) e implementar los sistemas necesarios para la ejecucin de las actividades

Fase VI

1/07/2013

Victor Sevilla

ANEXOS
Planeacin.

ORGANISMO: SUMINISTROS Y SERVICIO SEVILLA S.A DE C.V. FECHA DE FORMULACIN: 22/02/2013.

HOJA NM: 1 DE 6.

FASE

DESCRIPCION

ACTIVIDAD

NM. DEL PERSONAL PARTICIPANTE

PERIODO ESTIMADO

DIAS HABI. EST.

DAS HOM. EST.

INICIO

TERMINO

Planeacin.

Establecimientos de objetivos de la auditoria. Alcance del trabajo. Obtencin de informacin de apoyo sobre las actividades que se auditaran. Recursos necesarios para auditoria. Establecimiento de la comunicacin necesaria con los involucrados en la auditoria. Realizacin de una inspeccin fsica.

22/01/13

23/01/13

29/01/13

29/01/13

30/01/13

5/02/13

06/02/13

12/02/13

13/02/13 2

19/02/13

20/02/13 1

20/02/13

Recopilacin de la informacin.

ORGANISMO: SUMINISTROS Y SERVICIO SEVILLA S.A DE C.V. FECHA DE FORMULACIN: 13/03/2013.

HOJA NM: 2 DE 6.

FASE

DESCRIPCION

ACTIVIDAD

NM. DEL PERSONAL PARTICIPANTE

PERIODO ESTIMADO

DIAS HABI. EST.

DAS HOM. EST.

INICIO

TERMINO

Recopilacin de la informacin

Revisin de la estructura orgnica Recursos Humanos Entrevistas Presupuestos, recursos financieros, recursos materiales, mobiliario y equipo, costos Levantamiento del censo de recursos humanos Cumplimiento de los documentos administrativos

13/03/13

13/03/13

1 3 19/03/13 19/03/13

20/03/13

20/03/13 2 1

26/03/13

26/03/13 2 1

2 1 27/03/13 27/03/13

2 1 27/03/13 27/03/13

Evaluacin de la estructura orgnica

ORGANISMO: SUMINISTROS Y SERVICIO SEVILLA S.A DE C.V. FECHA DE FORMULACIN: 02/04/2013.

HOJA NM: 3 DE 6.

FASE

DESCRIPCION

ACTIVIDAD

NM. DEL PERSONAL PARTICIPANTE

PERIODO ESTIMADO INICIO TERMINO

DIAS HABI. EST.

DAS HOM. EST.

Recopilacin de Informacin.

Disposiciones jurdicas vigentes. Bases Jurdicas.

02/04/13

02/04/13

1 Funciones. 1 Objetivos y polticas. 2

02/04/13

02/04/13

03/04/13

03/04/13

03/04/13

03/04/13

Evaluacin de los recursos humanos.

ORGANISMO: SUMINISTROS Y SERVICIO SEVILLA S.A DE C.V. FECHA DE FORMULACIN: 09/04/2013.

HOJA NM: 4 DE 6.

FASE

DESCRIPCION

ACTIVIDAD

NM. DEL PERSONAL PARTICIPANTE

PERIODO ESTIMADO

INICIO

TERMINO

DIAS HABI. EST.

DAS HOM. EST.

Evaluacin de los recursos humanos.

Desempeo y cumplimiento.

09/04/13

09/04/13

Capacitacin.

09/04/13

09/04/13

Supervisin.

10/04/13

10/04/13

Limitantes.

10/04/13

10/04/13

Condiciones de trabajo.

16/04/13

16/04/13

Remuneraciones.

17/04/13

17/04/13

Desarrollo y motivacin.

17/04/13

17/04/13

Situacin presupuestal y financiera.

ORGANISMO: SUMINISTROS Y SERVICIO SEVILLA S.A DE C.V. FECHA DE FORMULACIN: 09/04/2013.

HOJA NM: 5 DE 6.

FASE

DESCRIPCION

ACTIVIDAD

NM. DEL PERSONAL PARTICIPANTE

PERIODO ESTIMADO

INICIO

TERMINO

DIAS HABI. EST.

DAS HOM. EST.

Situacin presupuestal financiera

. Presupuestos

24/04/13

24/04/13

Recursos financieros

24/04/13

24/04/13

Recursos materiales

30/04/13

30/04/13

Evaluacin e los sistemas.

ORGANISMO: SUMINISTROS Y SERVICIO SEVILLA S.A DE C.V. FECHA DE FORMULACIN: 09/04/2013.

HOJA NM: 6 DE 6.

FASE

DESCRIPCION

ACTIVIDAD

NM. DEL PERSONAL PARTICIPANTE

PERIODO ESTIMADO

INICIO

TERMINO

DIAS HABI. EST.

DAS HOM. EST.

Evaluacin de los sistemas

. Caractersticas

07/05/13

07/05/13

Evaluacin del diseo y prueba de los sistemas Artculos de los derechos de autor

07/05/13

07/05/13

08/05/13

08/05/13

Cronograma de actividades.

Contrato

Contrato de Auditoria Contrato de presentacin de servicios profesionales de auditora en informtica que celebran por una parte la empresa SUMINISTROS Y SERVICIO SEVILLA, representado por Ing. Octavio Gonzlez Padilla en su carcter de Gerente General y que en lo sucesivo se denominar el cliente, por otra parte la empresa Auditores S.A De C.V, representada por Vctor Gonzlez Sevilla a quien se denominar El auditor, de Declaraciones I. El cliente declara: a) Que es una Empresa Privada b) Que est representado para este acto por El Ing. Octavio Gonzlez Padilla y que tiene como su domicilio En Daz mirn N Col centro c) Que requiere obtener servicios de auditora en informtica, por lo que ha decidido contratar los servicios del auditor. II. Declara el auditor: conformidad con las declaraciones y clusulas siguientes:

a) Que es una sociedad annima, constituida y existente de acuerdo con las leyes y que dentro de sus objetivos primordiales est el de prestar auditora en informtica a Empresas Pblicas y Privadas. b) Que est constituida legalmente segn escritura nmero 0000700 de fecha 24/01/13 ante el notario pblico nmero 1 del Estado de Mxico Lic. Alejandro Gmez Maldonado c) Que seala como su domicilio Colonia del Valle Mxico.

III. IV.

Declaran ambas partes: a) Que habiendo llegado a un acuerdo sobre lo antes mencionado lo formalizan otorgando el presente contrato que se contiene en las siguientes: Clusulas

Primera. Objeto El auditor se obliga a prestar al cliente los servicios en auditora en informtica para llevar a cabo la evaluacin de la direccin de informtica del cliente, que se detallan en la propuesta de servicios anexa que, firmada por las partes, forma parte integrante del contrato. Segunda. Alcance del Trabajo El alcance de los trabajos que llevar a cabo el auditor interno dentro de este contrato son: f) Evaluaciones de la direccin de informtica en lo que corresponde a: Su organizacin Funciones Estructura Cumplimiento de los objetivos Recursos humanos Normas y polticas Capacitacin Planes de trabajo Controles Estndares Condiciones de Trabajo

 Situacin presupuestal y financiera. g) Evaluacin de los Sistemas Evaluacin de los diferentes sistemas en operacin (flujo, procedimientos, documentacin, organizacin de archivos, estndares de programacin controles, utilizacin de los sistemas). Opiniones de los usuarios. Evaluacin de avances de los sistemas en desarrollo y congruencia con el diseo general, control de proyectos, modularidad de los sistemas. Evaluacin de prioridades y recursos asignados (humanos y equipos de cmputo). Seguridad lgica de los sistemas, confidencialidad y respaldos. Derechos de autor y secretos industriales, de los sistemas propios y los utilizados por la organizacin. Evaluacin de las bases de datos. h) Evaluacin de los equipos: Adquisicin, estudios de viabilidad y costo-beneficio. Capacidades. Utilizacin. Estandarizacin. Controles. Nuevos proyectos de adquisicin. Almacenamiento. Comunicacin.

 Redes. Equipos adicionales. Respaldos de equipos. Contratos de compra, renta o renta con opcin a compra. Planes y proyecciones de adquisicin de nuevos equipos. Mantenimientos. i) Evaluacin de la Seguridad: Seguridad lgica y confidencialidad. Seguridad en el personal. Seguridad fsica. Seguridad contra virus. Seguros. Seguridad en la utilizacin de los equipos. Seguridad en la restauracin de los equipos y de los sistemas. Plan de contingencia y procedimientos en caso de desastre. j) Elaboracin de informes que contengas conclusiones y

recomendaciones por cada uno de los trabajos sealados en los incisos a, b, c, d de esta clusula. Tercera. Programa de trabajo El cliente y el auditor convienen en desarrollar en forma conjunta un programa de trabajo en el que se determinen con precisin las actividades a realizar por cada una de las partes, los responsables de llevarlas a cabo y las fechas de realizacin.

Cuarta. Supervisin El cliente o quien designe tendr derecho a supervisar los trabajos que se le han encomendado al auditor dentro de este contrato y a dar por escrito las instrucciones que estime convenientes. Quinta. Coordinacin de los trabajos El cliente designar por parte de la organizacin a un coordinador del proyecto, quien ser el responsable de coordinar la recopilacin de la informacin que solicite el auditor, y de que las reuniones y entrevistas establecidas en el programa de trabajo se lleven a cabo en las fechas establecidas. Sexta. Horario de trabajo El personal del auditor dedicar el tiempo necesario para cumplir satisfactoriamente con los trabajos materia de la celebracin de este contrato, de acuerdo al programa de trabajo convenido por ambas partes, y gozar de libertad fuera del tiempo destinado al cumplimiento de las actividades, por lo que no estar sujeto a horarios y jornadas determinadas. Sptima. Personal asignado El auditor designara para el desarrollo de los trabajos objetos de este contrato a socios del despacho, quienes, cuando consideren necesario, incorporarn personal tcnico capacitado de que dispone la firma, en el nmero que se requieran y de acuerdo a los trabajos a realizar. Octava. Relacin laboral El personal del auditor no tendr ninguna relacin laboral con el cliente u que expresamente estipulado que este contrato se suscribe en atencin a

que el auditor en ningn momento se considera intermediario del cliente respecto al personal que ocupe para dar cumplimiento de las obligaciones que se deriven de las relaciones entre l y su personal, y que exime al cliente de cualquier responsabilidad que a este respecto existiere. Novena. Plazo de trabajo El auditor se obliga a terminar los trabajos sealados en la clusula segunda de este contrato en 120 das hbiles despus de la fecha en que se firme el contrato y sea cobrado el anticipo correspondiente. El tiempo estimado para la terminacin de los trabajos est con relacin a la oportunidad con que el cliente entregue los documentos requeridos por el auditor y al cumplimiento de las fechas estipuladas en el programa de trabajo aprobado por las partes, por lo que cualquier retraso ocasionado por parte del personal del cliente o de usuarios de los sistemas repercutir en el plazo estipulado, el cual deber incrementarse de acuerdo a las nuevas fechas establecidas en el programa de trabajo, sin perjuicio alguno para el auditor. Dcima. Honorarios El cliente pagar al auditor por los trabajos objeto del presente contrato, honorarios por la cantidad de $25000.00 ms el impuesto al valor agregado correspondiente. La forma de pago ser la siguiente: a) 20% a la firma del contrato. b) 20% a los 3 das hbiles despus de iniciados los trabajos. c) 60% a la terminacin de los trabajos y presentacin del informe final.

Undcima. Alcance de los honorarios El importe sealado en la clusula dcima compensar al auditor por sueldos, honorarios, organizacin y direccin tcnica propia de los servicios de auditora, prestaciones sociales, laborales de su personal. Duodcima. Incremento de honorarios En caso de que se tenga un retraso debido a la falta de entrega de informacin, demora o cancelacin de las reuniones, o cualquier otra causa imputable al cliente, este contrato incrementar en forma proporcional al retraso y se sealar el incremento en comn acuerdo. Decimotercera. Trabajos adicionales De ser necesaria alguna adicin a los alcances o productor del presente contrato, las partes celebrarn por separado un convenio que formar parte integrante de este instrumento y en forma conjunta se acordar el nuevo costo. Decimocuarta. Viticos y pasajes El importe de los viticos y pasajes en que incurra el auditor en el traslado, hospedaje y alimentacin que quieran durante su permanencia en la ciudad de Coatzacoalcos Veracruz, como consecuencia de los trabajos objeto de este contrato, ser por cuenta del cliente. Decimoquinta. Gastos generales Los gastos de fotocopiado y dibujo que se produzcan con motivo de este contrato corrern por cuenta del cliente.

Decimosexta. Causas de recisin Sern causa de recisin del presente contrato la violacin o incumplimiento de cualquiera de las clusulas de este contrato. Decimosptima. Jurisdiccin Todo o no previsto en este contrato se regir por las disposiciones relativas, contenidas en el Cdigo Civil del Estado de Veracruz y, en caso de controversia para su interpretacin para su interpretacin y cumplimiento, las partes se someten a la jurisdiccin de los tribunales federales, renunciando al fuero que les pueda corresponder en razn de su domicilio presente o futuro. Enteradas las partes del contenido y alcance legal de este contrato, lo rubrican y firman de conformidad, en original y tres copian, en la ciudad de Coatzacoalcos Veracruz el da 22 de MAYO del 2013.

El cliente Ing. Octavio Gonzlez padilla

Auditor Victor Gonzlez Sevilla