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S ERVICE DE C OORDINATION

A L I NTELLIGENCE E CONOMIQUE

Juillet 2010

COLLECTE DE LINFORMATION
Enjeu :
Etape prliminaire indispensable, la dfinition des objectifs stratgiques moyen-long terme permet lentreprise de dfinir prcisment ses besoins en information et de sengager dans le processus de collecte. De la qualit et de la fiabilit des informations collectes dpendra la valeur ajoute apporte au processus de dcision de lentreprise en permettant en outre dviter les cueils de la surinformation ou de la dsinformation. La collecte de linformation doit tre apprhende sur le long terme comme un processus structur, systmatique mais galement volutif capable de prendre en compte lmergence de nouveaux besoins. Le recueil dinformations doit impliquer les salaris qui devront tre sensibiliss aux enjeux stratgiques de lentreprise et de ses besoins. Lefficacit de la veille passe par le partage des informations. Nanmoins, en interne comme lextrieur, le chef dentreprise devra veiller conserver le caractre confidentiel de certaines de ses recherches.

Comment ?
1. Formalisation des axes de recherche de linformation
En fonction de lidentification des besoins (cf. fiche Enjeux stratgiques et besoin en information de lentreprise , il est maintenant ncessaire de traduire ces demandes dinformation en thmes et en questions clairs et prcis, si possible tris et classs en fonction des diffrentes sources dinformations sollicites et de dfinir les terminologies et mots cls.

2. Identification des sources dinformation fiables et pertinentes adaptes aux moyens et problmatiques de lentreprise Quelles sont les sources dinformation en interne ?
- Les documents internes : tableaux de bord, documents de gestion, guides de procdure interne, compte rendu de runion, de visites, tudes marketing, rapports du service aprs-vente, rapports dtonnement, les bilans et pices comptables - Les fichiers : clients, fournisseurs, prospects - Le traitement des demandes externes : courriers et courriels reus, Interrogation du site Web de lentreprise, CV transmis - Les personnels : commerciaux, acheteurs, responsable dveloppement, production, responsable SAV, etc.

Les sources internes

Quelles sont les sources dinformation externes ?


- Les clients (leurs attentes, leur rclamation) - Internet : presse gnraliste et spcialise en ligne, sites internet des clients et fournisseurs - forums et blogs (avis dexperts, de consommateurs..), bases de donnes gratuites ou payantes (technologie, conomique et financire), thses, rseaux sociaux sur Internet - Les fournisseurs dinformation : presse, centres de documentation, bases de donnes structures, courtiers en information - Les partenaires : fournisseurs, sous-traitants, financiers - Les institutions : administrations, rseaux consulaires, organisations professionnelles - Les rseaux personnels : clubs, associations - Les manifestations : colloques, salons (www.salons-online.com / www.expobase.com), voyages - Les experts : centres techniques, consultants privs

Les sources externes

! Evaluation et Vrification de

la

fiabilit des sources dinformations notamment sur le net Exactitude des informations Lauteur (Qui est-il ? Est-il indpendant ? Est-il crdible ? ) Ligne ditoriale du site

- Les documents des concurrents : plaquettes publicitaires, rapports dactivit, communiqus de presse - Les sources fortuites : lieux publics Outils gratuits pour lidentification des sources dinformation sur Internet : - Les Moteurs : Google Yahoo ! Exalead - Les Mta-moteurs (recherche simultane sur plusieurs moteurs) : Polymeta Clusty Ixquick - Les bases de donnes gratuites ou payantes : Espacenet (brevets),... - Les annuaires (informations regroupes par thmes) : Yahoo !, Dmoz - Les agrgateurs de sites dactualit (presse, blogs) : Google Actualits, Yahoo ! News, Wikio,

3. Organiser la collecte dinformations


Implication forte du chef dentreprise qui aura la fonction de coordinateur de la collecte Dsigner une personne responsable de la collecte lui allouer du temps pour mener le projet Evaluer le cot de la recherche et ladapter aux capacits de lentreprise Elaboration du plan de veille : il sagit dun document d'organisation du sujet de veille. Il dcrit les thmes qui font l'objet d'une surveillance, identifie les sources d'informations, les moyens d'accs aux sources, les moyens et les conditions de collecte, de traitement et d'organisation des flux d'information et les conditions de scurit informationnelle Faire ou Faire faire ? (arbitrage comptences disponibles, cot, confidentialit des informations recherches)

Expliciter les enjeux court moyen et long terme de lentreprise

Sensibilisation des salaris la collecte dinformation

Expliciter les objectifs et les rsultats attendus de la collecte Fixer des objectifs prcis aux salaris impliqus selon leurs comptences et leur fonction dans lentreprise Dvelopper une culture de la collecte dinformation (capacit sinterroger, valorisation de la participation au recueil et au partage de linformation- favoriser les retours dexprience) et expliquer les rgles dontologiques (cf. fiche Cadre juridique de la collecte dinformations )

Quel type de dispositif mettre en place ? Chaque entreprise doit mettre en place son propre dispositif adapt sa taille, sa structure, au nombre de ses salaris impliqus dans la dmarche, ses circuits dinformation, sa culture. Il ny a pas dorganisation type mais un minimum dorganisation simpose.

Elaboration de questionnaires de collecte selon les fonctions des personnels

Mise en place dun systme de veille via Internet partir des sources pralablement identifies

REPONDRE AUX BESOINS EN INFORMATION STRATEGIQUE (identification des informations qui auront un impact direct sur lvolution de lenvironnement de lentreprise et sur son positionnement stratgique)

Dispositif de veille permanent

Elaboration de fiches standardises pour le tri et le classement des informations collectes partir de sources internes et externes (thmes, source, valuation) Dfinir quelles informations devront tre diffuses : pourquoi, qui, quand et comment?

Rvision priodique des sources dinformation et des objectifs de la veille

REPONDRE A UN BESOIN DINFORMATION PONCTUEL

Dispositif temporaire

Un sujet (questions prcises) un responsable un plan de recherche prcis (points traiter, sources utiliser, destinataire, dlais)

Quels outils pour la mise en place dune surveillance permanente ? Les flux Rss : Sinformer de lactualit sur les sites slectionns sans avoir se connecter en utilisant des lecteurs de flux Rss (Netvibes, iGoogle, AlertInfo) Les agents dalerte : Dtection de changements sur une page web ordinaire (outils gratuits : Newzie, extensions de Mozilla Firefox ; outils payants pour des budgets de quelques dizaines quelques milliers deuros : Copernic Tracker, Website Watcher, KB Crawl, QWAM et bien dautres) Les alertes : Recherche partir de mots cls (Google Alertes) Les newsletters

4. Collecte dinformations et confidentialit


- Pour les sujets particulirement sensibles diffusion restreinte, limiter le nombre de collaborateurs impliqus dans la collecte. - Etre particulirement vigilant dans la collecte dinformation auprs de sources humaines externes (Sensibilisation permanente des salaris sur les informations qui ne doivent en aucun cas tre divulgues mme pour obtenir une information en retour scinder la recherche dinformations en plusieurs sujets et diversifis les contacts prparer son entretien en ayant bien pes lavance les questions poser ) - Concernant la recherche dinformations sur Internet : utiliser une connexion banalise (abonnement un fournisseur daccs internet grand public) supprimer rgulirement les cookies de votre ordinateur dconnecter la messagerie

Sites et documents de rfrence : Pour plus dinformations sur les outils de recherche : http://www.ie.bercy.gouv.fr/directions_services/scie/recherche_veille.htm // http://www.adbs.fr // http://c.asselin.free.fr // http://www.crvs.fr/tikiwiki/tiki-index.php?page=Veille - sur les outils payants : http://guideie.gfii.asso.fr/index.php // http://outils.veille.inist.fr Pour plus dinformations sur la collecte dinformation : http://www.arist.ccip.fr // Guide pratique de la recherche dinformations sur internet, CCI de Lyon, 2010 // Net recherche 2010 : le guide pratique pour mieux trouver l'information utile et surveiller le web, Vronique Mesguich et Armelle Thomas, ADBS, 2010 // Guide pratique dutilisation des outils de veille et dintelligence conomique, Association des auditeurs en intelligence conomique Institut des hautes tudes de dfense nationale, 2009 // Guide pratique de mise en place dune dmarche dintelligence conomique pour les PME, CCI du Cher, 2008 (www.cher.cci.fr) // www.benchmarkie.com Intelligence conomique : guide pratique pour les PME Suisse Normande, HEG Genve, 2008