Sombrero de Mago o Maletn de Herramientas: Qu es lo que hay dentro de una PMO?

Arturo Villanueva Li Dharma Consulting

Acerca del Autor

Fundador de la empresa Dharma Consulting, especializada en capacitacin y consultora en gestin de proyectos. Actualmente dirige las operaciones de Dharma, investigando y desarrollando productos educativos, as como prestando servicios de consultora, y dictando cursos de capacitacin

Ing. Arturo Villanueva Li, MBA, MSC, PMP, Esp. SCM, Esp. Educ. Virtual, Esp. Mkt. Digital

Congreso Internacional de Gerencia de Proyectos PMI 2011, Tour Cono Sur 2011

Agenda
Objetivos de la presentacin Marco Referencial de Funciones Gestin de la Prctica
Metodologa de Gestin de Proyectos Herramientas de Gestin de Proyectos Estndares y Mtricas Gestin del Conocimiento

Gestin de la Infraestructura
Gobernabilidad sobre proyectos Evaluaciones
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Agenda
Organizacin y Estructura Facilidades y Equipamiento

Integracin de RRHH
Gestin de Recursos Educacin y Entrenamiento Desarrollo de Carrera Desarrollo de Equipo

Soporte Tcnico
Mentoring Soporte en Planeamiento
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Agenda
Auditora de Proyectos Recuperacin de Proyectos

Alineamiento del Negocio

Gestin de Portafolios Relaciones con Clientes Relaciones con Proveedores Perfomance del Negocio

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Objetivos de la Presentacin
Contestar la pregunta: Qu es lo que hace una PMO? Exponer un marco general de funciones que podra desempear una PMO. Comentar brevemente cada funcin.

Marco Referencial de Funciones

Gestin de la Infraestructura

Gestin de la Prctica

PMO

Integracin de Recursos

Alineamiento del Negocio

Soporte Tcnico

Categora: Gestin de la Prctica

Metodologa de Gestin de Proyectos

La metodologa de gestin de proyectos provee procesos, procedimientos, y formatos estndares para gestionar los proyectos de la organizacin.

Herramientas de Gestin de Proyectos

Las herramientas permiten realizar la gestin de proyectos con mas efectividad, eficiencia y consistencia.

Estndares y Mtricas
Los estndares proveen una base para mejorar el rendimiento de la gestin de proyectos. La mtricas facilitan la medicin del rendimiento contra los estndares.

Gestin del Conocimiento

Coordinacin de la informacin y el conocimiento organizacional para incrementar las capacidades de gestin de proyectos y generar valor para el negocio a partir de esas capacidades.

Categora: Gestin de la Infraestructura

Gobernabilidad sobre Proyectos

Situacin en la que concurren un conjunto de condiciones favorables para la accin de gobierno. Estabilidad, efectividad en la toma de decisiones y la administracin, continuidad de las reglas, consistencia e intensidad de las decisiones.

Evaluaciones Se evalan tres factores: personas, procesos y prcticas. Se evalan tres facetas: competencias, capacidades, y madurez. Las evaluaciones miden condiciones y las auditoras miden perfomance resultante de dichas condiciones.

Organizacin y Estructura
El alineamiento organizacional se refiere al nivel de autoridad y responsabilidad de los gestores de proyecto para lograr los objetivos. La estructura del proyecto alinea a los miembros del equipo de proyecto y otros interesados, con el gestor del proyecto y con la PMO.

Facilidades y Equipamiento
Los Project Managers son responsables de obtener los equipos e instalaciones que necesitan. Cuando son muchos proyectos o si estn dispersos geogrficamente la PMO podra mejorar la adquisicin, asignacin, y disposicin de equipos e instalaciones.

Categora: Integracin de Recursos

Gestin de Recursos
La PMO debe ser capaz de influenciar la calidad y disponibilidad de los recursos utilizados en los proyectos, y debe ser capaz de vigilar o monitorear las asignaciones y perfomance de los recursos en los proyectos.

Educacin y Entrenamiento La PMO con su objetivo fundamental de mejorar la prctica profesional de la gestin de proyectos, juega un rol clave en aconsejar y proveer a la organizacin, entrenamiento y educacin en gestin de proyectos.

Desarrollo de Carrera
Representa las actividades asociadas con el logro de avances profesionales, alineado con la progresiva expansin y aplicacin de habilidades, conocimientos, y experiencias de gestin de proyectos.

Desarrollo de Equipo
La PMO ayuda a los gestores de proyectos a desarrollar y aplicar conceptos y prcticas de desarrollo, gestin y liderazgo de equipos de proyecto.

Categora: Soporte Tcnico

Mentoring
Es un medio para impartir el arte y ciencia de la gestin de proyectos mediante la transferencia de conocimientos, habilidades y experiencias de un mentor a un grupo de project managers y/o miembros de equipo. No solo se transfiere habilidades y conocimientos sino tambin tcnicas de liderazgo, valores del negocio y tica profesional.

Soporte en Planeamiento
El xito de un proyecto depende de un efectivo planeamiento del proyecto. Esta funcin proporciona gua y asistencia a los equipos de proyecto en el desarrollo de los elementos esenciales de planificacin de cada proyecto.

Auditora de Proyectos
Una auditora examina eficiencia, calidad, y valor resultante de utilizar o no utilizar procesos, prcticas, polticas, o capacidades. Una evaluacin mide y especifica competencias, capacidades, y madurez, una auditora mide resultados e identifica las causas races.

Recuperacin de Proyectos
Cuando el xito de un proyecto se ve comprometido y se necesitan acciones correctivas fuera de lo comn, la PMO aplica un proceso riguroso y formal para la recuperacin de proyectos.

Categora: Alineamiento del Negocio

Gestin de Portafolio de Proyectos El portafolio de proyectos identifica todos los proyectos actuales y pendientes de la organizacin, permitiendo que cada proyecto sea visto y examinado individualmente, y en relacin a todos los otros proyectos.

Relaciones con Clientes

Clientes externos buscan retornos sobre su inversin en el proyecto. Clientes internos buscan eficiencia y efectividad operacional. Ambos tipos buscan satisfaccin de sus necesidades y requerimientos.

Relaciones con Proveedores

La gestin de los recursos externos que trabajan en el proyecto o que pueden influenciar la perfomance del proyecto, es el foco de esta funcin. El inters de la PMO en estas relaciones se orienta a maximizar su valor para los proyectos y optimizar su disponibilidad y uso.

Perfomance del Negocio

La PMO integra las prcticas de gestin de proyectos con los objetivos de perfomance del negocio. Los esfuerzos de la PMO para establecer capacidades de gestin de proyectos dentro de la organizacin en realidad representan una gestin de perfomance del negocio.

Conclusiones
El marco referencial de funciones presentado es muy til para disear una PMO, pues nos proporciona una lista de verificacin de todas las posibles funciones que podramos incluir en el diseo. El marco referencial de funciones por s solo no es muy til si no disponemos de definiciones claras sobre la misin y objetivos de la PMO.
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Conclusiones
No todas las funciones deben ser desempeadas por todas las PMO. No todas las funciones deben ser desempeadas al mismo nivel de detalle.

Conclusiones
La definicin de que funciones y con qu nivel de detalle se deben desempear en una PMO particular dependen de la misin y objetivos de esta, de la organizacin y estructura del negocio, del nivel de madurez de gestin de proyectos, e incluso los recursos con que cuente la PMO a lo largo del tiempo.

Informacin de contacto
Nombre: Arturo Villanueva Li Compaa/Organizacin: Dharma Consulting Telfono: (51-1) 422-0572 Email: avillanueva@dharma-consulting.com

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Preguntas y respuestas

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