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Captulo 6 FORMULARIOS: PROYECTO Y DESENVOLVIMIENTO.

. Los formularios pueden ser generados por los asistentes y/o desarrollados por el usuario. Existen algunos recursos para auxiliar esta tarea en la ventana de proyecto: La lista de propiedades del control seleccionado La lista de campos de la tabla o consulta Las barras de herramientas El cuadro de herramientas.

La lista de propiedades permite ajustar caractersticas especficas de cada control. Para exhibirla se debe seleccionar el objeto, el men Ver y opcin Propiedades o accionar el botn de propiedades en la barra de herramientas. El mismo efecto tambin es obtenido picando dos veces el objeto al seleccionarlo. Al digitar el valor de una propiedad puede ser que el rea sea insuficiente, utilice SHIFT + F2 para mostrar el cuadro de zoom de la propiedad. Para exhibir la lista de campos se debe accionar el men Ver y opcin Lista de campos. Tambin se puede accionar el botn de la lista de campos en la barra de herramientas. Existen paletas de colores par el fondo / relleno, para el primer plano / fuente y para lneas / bordes. La utilizacin de esas paletas es realizada a travs de la barra de herramienta formato que, en caso de no estar activa, debe ser accionada va men Ver opcin Barra de herramientas y Formato. El cuadro de herramientas en general ya viene exhibida cuando alternamos para la ventana de estructura. En caso de ser necesario forzar la exhibicin del cuadro de herramientas, se debe usar el men Ver opcin Cuadro de herramientas,

FIGURA 6.1 Recursos del cuadro de herramientas.

En el formulario creamos y manipulamos controles que pueden ser de tres tipos: Control asociado a algn campo de tabla o consulta y que exhibir automticamente el contenido de este campo. Control sin asociacin como es el caso de rectas, rectngulos, encabezados y cuadros de texto para la entrada de datos que no van para la tabla. Control calculado que quedar ligado a una expresin.

6.1. Creacin de controles asociados a campos.


Se generan controles de este tipo a partir de la lista de campos (Ver opcin lista de campos o su botn correspondiente). Basta seleccionar los campos y arrastrarlos para la posicin deseada del formulario. En principio el Access siempre crea una cuadro de texto y su rtulo para cada campo seleccionado. En caso de que se desee crear otro tipo de control, se debe seleccionar su botn en el cuadro de herramientas antes de seleccionar los campos en la lista de campos. Eventualmente si desea asociar un campo a un control que fue creado en el formulario sin asociacin. En este caso es necesario abrir la ventana de propiedades del control y atribuir el nombre del campo a la propiedad Origen del Control.

6.2. Creacin de controles no asociados o calculados.


En este caso la generacin es a partir del cuadro de herramientas. Se selecciona el botn del control deseado y enseguida se debe picar el lugar del formulario donde el control debe quedar. Despus de picar ya es posible digitar la expresin de clculo o texto deseado par el campo. Si el objetivo fuera apenas disear el control entonces se debe, despus de picar en el formulario, arrastrar el Mouse hasta obtener el formato deseado. Controles del tipo rtulo pueden almacenar varias lneas de texto. Se debe observar que el cambio de lnea se efecta insertando un carcter de cambio de lnea en el texto a travs del accionamiento simultneo de las teclas CTRL y ENTER. Para almacenar una expresin en un cuadro de texto calculada se debe iniciar la expresin con el signo igual (=). Por ejemplo, para mostrar la fecha corriente en la pantalla se puede utilizar =Date(). Tambin conviene recordar que nombres de campos de tablas en expresiones deben ir entre corchetes. Estas recomendaciones tambin valen para cuadros de combinaciones y cuadros de lista.

6.3. Definicin de propiedades de controles.


Podemos definir y redefinir propiedades del control seleccionado a travs de la ventana de la lista de propiedades. Basta seleccionar el control, abrir la ventana y efectuar las definiciones deseadas. Las propiedades que usualmente se alteran son: Formato: permite especificar un formato para la presentacin de valores en los cuadros. Lugares decimales: cuantos decimales sern presentados. texto a ser exhibido en la barra de estado en la parte inferior de la pantalla cuando el control sea activado en el formulario.
Texto de la barra de estado:

Valor predeterminado: valor predeterminado que toma inicialmente el control. Regla de validacin: test de la consistencia sobre el dato alimentado, por ejemplo 0 y < 100.
Bloqueado: indica que este control no puede recibir cualquier entrada de datos.

6.4. Cuadros con listas de seleccin.


Cuando alimentamos datos tales como la sigla de un departamento o el cdigo de un cargo estamos, en principio, obligados a recordar de la lista los posibles valores. Una forma de facilitar la tarea del usuario es presentarle a la lista junto con el formulario. Hay dos alternativas para eso: cuadros de combinaciones y cuadros de listas.

Para mostrar su sistemtica de uso, vamos a tomar el formulario PADRN DE EMPLEADOS creado por el asistente y reconfigurarlo con un cuadro de combinacin para el Cdigo de cargo y con un cuadro de lista para el campo Sigla del departamento (figura 6.2.)

FIGURA 6.2 Estructura del formulario con listas de seleccin. a) CUADRO COMBINADO PARA CDIGO DEL CARGO Inicialmente se debe seleccionar y remover el rtulo y el cuadro de texto correspondiente al cdigo del cargo pues vamos a substituirlos por el cuadro de combinacin. Proceder conforme indicado: Elegir cuadro de combinacin en el cuadro de herramientas Disear el rea de Detalle En el rtulo asociado digitar "cdigo" Seleccionar el cuadro combinado y abrir la ventana de propiedades definido:

Tipo de origen de la fila como siendo Tabla/Consulta, pues iremos a obtener los cdigos de los cargos de la tabla PADRN DE CARGOS Y SALARIOS, solamente los cdigos all empadronados podrn ser elegidos por el usuario. Origen de la fila como siendo PADRN DE CARGOS Y SALARIOS, pues es la tabla donde estn los cdigos vlidos. Nmero de columnas como siendo 3, pues queremos presentar los tres primeros campos que constituyen la tabla PADRN DE CARGOS Y SALARIOS. Encabezado de columnas como si, pues deseamos identificar por lo menos dos campos de la tabla origen a las columnas del cuadro de combinacin. Ancho de las columnas como siendo 1cm;2,71cm;2cm, pues deseamos evitar que el cuadro de combinacin venga con barras de desplazamiento horizontal. Columna dependiente como siendo 1 pues es el primer campo de la tabla PADRN DE CARGOS Y SALARIOS que contiene el cdigo del cargo que puede ser elegido por el usuario.

Limitar a la lista como si, pues queremos impedir que el usuario digite un valor para el Cdigo del cargo, l apenas puede elegir entre los datos de la lista. Finalmente, y esto debe ser entendido claramente, es necesario indicar de donde viene el valor presentado en el cuadro de combinacin (o para donde va el valor elegido de la lista que se abre debajo del cuadro de combinacin). Para eso es necesario definir la propiedad Origen del control como siendo: Cdigo del cargo. Ese Cdigo del cargo es el campo de la tabla PADRN DE EMPLEADOS para el cual estamos proyectando este formulario. b)CUADRO DE LISTA PARA LAS SIGLAS DEL DEPARTAMENTO Los cuadros de listas quedan permanentemente abiertos en el formulario contrariamente a los cuadros de combinaciones que el usuario "abre" picando el botn asociado. Por lo tanto los cuadro de lista precisan de un rea libre en el formulario, a pesar de contar con sus barras de desplazamiento. En este ejemplo no iremos a remover el cuadro de texto para la sigla del departamento. El objetivo es mostrar una lista de posibles siglas entre las cuales el usuario elige una. Adems de eso, no iremos a crear esta lista a partir de la tabla PADRN DE DEPARTAMENTOS (lo que sera ms correcto) pues el ejemplo busca mostrar la posibilidad de definir a la lista de valores en la ventana de propiedades. Procedimiento : Elija el cuadro de lista en el cuadro de herramientas Diselo en el rea de detalle Mover el rtulo que vino junto para arriba del cuadro de lista y alterar su texto par: "Relacin de siglas" Seleccionar el cuadro de lista y abrir la ventana de propiedades definiendo:

Tipo de origen de la fila como siendo Lista de valores, pues deseamos listar los valores manualmente a seguir. Origen de la lnea como fin;mkt;pro.(debemos tipear estos valores). Origen del control como siendo Sigla del departamento. Ese es otro campo de la tabla PADRN DE EMPLEADOS que es la base del formulario que est siendo desarrollado.

FIGURA 6.3 Ventana del formulario con el cuadro de combinacin abierto.

6.5 Subformularios.
Es posible crear formularios contenidos dentro de formularios. Por ejemplo, podemos listar para cada departamento los empleados que all trabajan. A nivel de departamento se crea un formulario de columna simple al cual incorporamos un subformulario a nivel de empleado en forma tabular. El procedimiento para la creacin del ejemplo consiste de tres partes:

1. La creacin de una consulta, para el subformulario, 2. La creacin del subformulario, a partir de esta consulta y 3. Finalmente la creacin del formulario principal e incorporacin del subformulario. En todos los procesos
comprendiendo la creacin de formularios se utiliz el asistente realizndose los ajustes necesarios al final. 1) Creacin de la consulta salarios y descuentos por func. Por depto. Esta consulta envuelve dos tablas pues la Sigla del departamento y el Nombre del empleado constan en una tabla (PADRN DE EMPLEADOS), mientras que el Salario de l consta en otra tabla (PADRN DE CARGOS Y SALARIOS). La relacin entre ellas precisa ser establecida a travs del atributo Cdigo del cargo. Se elige una relacin con la propiedad de asociacin indicando que deben ser incluidos todos los registros del PADRN DE EMPLEADOS. Para activar la ventana de propiedad de la relacin se debe seleccionar la relacin y activar el men Ver opcin Propiedades de la combinacin. Este tipo re relacin fuerza la entrada de todos los empleados inclusive aquellos que momentneamente estn sin cargo. La ventana del proyecto correspondiente es presentada en la figura 6.4. El descuento fue computado a travs de la frmula Cmoneda(IIf(Esnulo([salario del cargo]);0;[salario del cargo]*0,08)). A la consulta se le asigna el nombre de: Consulta salarios y descuentos por func por depto .

FIGURA 6.4 Consulta salarios y descuentos por func por depto. 2) Creacin del formulario salarios y descuentos por func Por depto (sub). Se utiliza el asistente generador de formularios a partir de la consulta creada anteriormente: salarios y descuentos por func por depto. Utilizar un asistente para el formato Tabular incluidos todos los campos, estilo Estndar y ttulo "salarios y descuentos por func Por depto (sub).

En el formulario generado son necesarios varios ajustes: Ajustar los ttulos de las columnas en los cuadros del rtulo del encabezado. Ajustar el tamao de los cuadros de texto en lnea detalle Reposicionar las columnas. Incluir en el pi de pgina una lnea de totalizacin de los salarios y descuentos a travs de la formula =Suma([salario del cargo]) y =Suma([Descuento])

FIGURA 6.5. Formulario salarios y descuentos por func. Por depto.(sub)

3) Creacin del formulario salarios y descuentos por func Por depto (prin) Este formulario tambin es creado por el asistente a partir de la tabla PADRN DE DEPARTAMENTOS. Emplear formato de En Columnas y atribuir el ttulo " salarios y descuentos por func Por depto (prin)". Al final son necesarios algunos ajustes en el rea de detalle: Ajustar la posicin de los controles que permanecen. Incluir un control de subformulario a partir del cuadro de herramientas, en la seccin detalles.

Al alinear el rea para el subformulario es accionando el asistente para la creacin del subformulario- Este asistente hace tres preguntas:

1. Si desea usar un formulario, ya creado anteriormente, como subformulario. Elija la opcin formulario y especifique
el nombre a partir de la lista presentada (salarios y descuentos por func Por depto (sub)). Cuidando la eleccin porque el texto es truncado por el Access. A posteriori de la eleccin activar el zoom va SHIFT/F2 para ver si el nombre correcto fue elegido.

2. Si desea definir los campos de vinculacin entre los 2 formularios o se desea elegir de la lista. Elija de la lista la
opcin " exhibir salarios y descuentos por func. Por depto. Para cada registro...".

3. Cual es el nombre que desea dar al subformulario. Especifique el nombre salarios y descuentos por func por depto
(sub) igual al formulario que lo origin. Finalizado el asistente podemos quitar el rtulo que vino acompaado al rea diseada para el subformulario pues el no ser usado. Basta abrir el formulario principal para visualizar el conjunto creado. Finalmente, en caso que se desee impedir la alteracin y entrada de datos en el subformulario, basta ligar la propiedad bloqueado para todos los campos que lo constituyen

FIGURA 6.6 Formulario salarios y descuentos por func. Por depto. (prin).

FIGURA 6.7 Presentacin final del formulario y su subformulario.

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