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ACP-LG-053_13.12.11 APPEL PROPOSITIONS DE LA CE COMMENT ECRIRE UN BON PROJET ?

? INTRODUCTION De nombreuses collectivits locales ACP sont intresses rpondre aux appels propositions de la Commission europenne (CE). Toutefois, trs peu russissent avoir leur projet financ. Ce prsent article essaie dexpliquer comment crire un bon projet. Vous devez savoir que la base du formulaire de demande de subvention est le mme pour tout appel propositions (que ce soit pour le programme acteurs non tatiques et autorits locales, ou le programme investir dans les ressources humaines, programme initiative europenne pour la dmocratie et les droits de lhomme, etc.) et tlchargeable sur le site de DEVCO1. Cette base est par aprs adapte par le service responsable de la Commission pour chaque appel propositions. REGLES GENERALES En gnral, les candidats doivent soumettre seulement la note succincte dans un premier temps. Seuls ceux qui ont leur note succincte prslectionne seront invits soumettre un formulaire de demande complet. Concentrons-nous alors sur comment rdiger une bonne note succincte. Premire rgle Suivre strictement les instructions (lignes directrices lintention des demandeurs). La note ne doit pas excder 5 pages (taille A4). Pour augmenter la chance pour votre demande dtre slectionne, prenez en considration les scores dans la grille dvaluation. La taille de chaque section de la note doit reflter limportance relative de chaque partie. La note succincte contient deux sections : pertinence de laction (30 points sur un total de 50) et description de laction (20 points). Donc, priorit doit tre donne la partie pertinence de laction qui doit aussi tre plus longue. Deuxime rgle Rpondre aux questions poses dans les instructions, qui sont : 1. Pertinence de laction : (maximum 3 pages) a. Pertinence par rapport aux priorits spcifiques de lappel propositions Dmontrer la pertinence de laction par rapport aux objectifs et priorits de lappel propositions. Prciser les rsultats particuliers attendus. b. Pertinence par rapport aux besoins et contraintes du/des pays ou rgion(s) et/ou secteurs concerns Identifier et dcrire la situation antrieure au projet dans le(s) pays/rgion(s) cibles et/ou secteur(s) couvert(s) par le projet et fournir, si possible, des donnes quantifies lappui des informations communiques. Fournir une analyse dtaille des problmes et de leur interrelation tous les niveaux. Faisant rfrence au point prcdent, dcrire les initiatives de programmation dj prises au niveau national, rgional et/ou local et prciser comment laction sinscrit dans ce contexte.
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/grants/documents/e3_b_applicform_fr.doc
Secrtariat de Coordination ACPLGP Avenue Eugne Plasky, 8/12 B-1030 Bruxelles Belgique Tel : +32.(0)2. 732.85.62 Fax : +32.(0)2.742.36.73 Mobile +32 (0)479 65 65 44 Email : platfom@acplgp.net Site web : www.acplgp.net TVA : 0885.678.393

Si laction succde une autre action, expliquer de quelle manire elle entend exploiter les activits/rsultats de cette action ; faire rfrence aux conclusions et recommandations de toute valuation qui aurait t effectue. Si laction sinscrit dans le cadre dun programme plus vaste, dcrire comment elle sinsre dans ce programme ou tout autre projet prvu ou comment la coordination est assure. Prciser les synergies potentielles avec dautres initiatives, notamment la CE. c. Dcrire et dfinir les groupes cibles et bnficiaires finaux, ainsi que leurs besoins et contraintes et la faon dont laction rpondra ces besoins

Si le demandeur est une plateforme ou une association dautorits locales, dcrire brivement les membres qui la composent. Dcrire chacun des groupes cibles et bnficiaires finaux (donnes quantifies si possible), y compris les critres de slection. Identifier les besoins et contraintes propres chacun de ces groupes cibles et bnficiaires finaux. Dmontrer la pertinence de laction par rapport aux besoins et contraintes des groupes cibles et bnficiaires finaux. Dcrire les processus participatifs auxquels vous aurez recours afin dimpliquer des groupe(s) cible(s) et des bnficiaires finaux.

2. Description de laction (maximum 2 pages) Rpondez toutes les informations demandes ci-dessous : Informations gnrales sur le contexte de laction. Description des objectifs de laction (fournir des informations plus dtailles sur les objectifs indiqus dans le tableau rsum de laction) Description des parties prenantes principales et leurs positions vis--vis de laction et description des consultations qui ont eu lieu avec elles. Brve description des types dactivits prvues, des ralisations et rsultats spcifiques attendus y compris une description des liens entre les groupements dactivits. Indiquer le calendrier gnral relatif laction et dcrire tout facteur spcifique pris en compte.

Budget La note succincte ne doit pas contenir le budget. Toutefois les candidats doivent indiquer une estimation du total des cots ligibles de laction ainsi que le montant et pourcentage de la contribution demands la Commission europenne. Seuls les candidats invits soumettre un formulaire complet de demande devront prsenter un budget dtaill. Celui-ci ne pourra pas varier de plus de 20% par rapport lestimation initiale. Pour viter de dpasser les 20%, il pourrait tre prudent, dans la premire phase, de dj prparer le budget sans le soumettre mais seulement indiquer le montant total. Comment rdiger le budget ? Vous devez remplir le formulaire tlchargeable sur le site de DEVCO2 et ventiler les cots selon les dpenses suivantes : Ressources humaines : Salaires du personnel local :
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Technique Administratif/personnel de soutien

Salaires du personnel expatri/international Per diems pour missions/voyages

http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/grants/documents/e3_c_budget_fr.xls

A ltranger Sur place Participants aux sminaires/confrences

Voyages : Voyages internationaux Trajets locaux

Equipement, matriel et fournitures : Achat ou location de vhicules Mobilier, matriel dordinateur Machines, outils, etc. Pices dtaches/matriel pour machines, outils Autre (prciser)

Bureau local : Cot du/des vhicules Location de bureaux Consommables Fourniture de bureau Autres services (tel/fax, lectricit/chauffage, maintenance)

Autres cots, services : Publications (nindiquer quen cas de sous-traitance totale) Etudes, recherche (nindiquer quen cas de sous-traitance totale) Cots de vrification Cots dvaluation Traduction, interprtes Services financiers (cots de garantie bancaire, etc.) Cots des confrences/sminaires (nindiquer quen cas de sous-traitance totale) Actions de visibilit (les activits de communication et de visibilit devraient tre planifies et budgtises chaque tape de la mise en uvre du projet)

Autre Sous-total des cots directs ligibles de laction (A) Provision pour imprvus (maximum 5% de A) Total cots directs ligibles de laction (B) Cots administratifs (maximum 7% de B) Total des cots ligibles Taxes Total des cots accepts

Exemple de projet ayant russi obtenir une subvention de la Commission europenne : le projet pilote Eau et Assainissement dans quatre quartiers dhabitat prcaire de la ville de Douala La rapide croissance urbaine qui induit une explosion des besoins en infrastructure et en service urbains est au centre des proccupations de la majorit des villes des pays ACP, qui, avec les politiques de dcentralisation, sont dsormais appeles prendre en charge des dpenses plus importantes dans les domaines des infrastructures, du dveloppement conomique et des services urbains essentiels. Lapprovisionnement en eau potable et en assainissement sont deux problmes cruciaux du dveloppement de la ville de Douala qui compte plus de 2 millions dhabitants. A linstar de nombreuses autres villes en Afrique, lapprovisionnement en eau potable est insuffisant : peine 110.000 m3 par jour pour des besoins estims 250.000 m3. Dans le domaine de lassainissement, cest le dsordre urbain, savoir : la dgradation du paysage urbain par le rejet irresponsable des dchets dans des lieux inappropris ; et lobstruction dlibre des drains par les dchets de toutes sortes, avec les consquences qui en dcoulent. Contexte : Au cours de lanne 2004, la ville de Douala tait devenue une ville endmique du cholra avec une concentration dans quatre principaux quartiers. Cest la consquence de plusieurs facteurs, tels que : une urbanisation acclre et mal matrise, des modes de vie et des pratiques dhygine incompatibles avec le milieu urbain, des pnuries deau et des conditions dassainissement extrmement limites, etc. Les populations taient conscientes de la gravit de la situation et taient prtes consentir des efforts individuels et collectifs, pour amliorer leur environnement immdiat en matires daccs leau potable, daccs leau de mnage scurise et dvacuation de leurs dchets liquide et solide. Une opportunit : La Communaut urbaine de Douala, jointe par GTZ, a saisi lopportunit de la Facilit Eau ACP-UE pour prsenter une demande de subvention. Le processus de qualification sest tal sur six mois et en deux squences. Dans un premier temps, la Communaut de Douala, avec lappui de GTZ, a manifest son intrt prendre part au programme de la Facilit. La manifestation dintrt sarticulait autour des points suivants : i) prsentation de ltat des lieux et des enjeux de la ville en rapport avec le thme du programme ; ii) prsentation de la politique sectorielle nationale en matire deau et dassainissement, permettant dapprcier lancrage effectif du projet dans le cadre macro conomique et institutionnel global du pays. Dans un deuxime temps, suite la notification de la prslection, un dossier plus labor a t soumis. Le dossier est essentiellement articul autour de la rdaction dun cadre logique qui dcline : i) lobjectif gnral et les objectifs spcifiques de lAction ; ii) les activits programmes ; iii) les rsultats attendus ; iv) les indicateurs de suivi ; v) estimation financire dtaille de lAction ; vi) sources de financement ; et vii) plan et dclinaison des procdures de passation des marchs de travaux, des fournitures et des services. Conformment au rglement particulier du 9me FED, lOrdonnateur national du FED a endoss le projet vis-vis de la Commission europenne. Le projet, approuv, a permis la ville de Douala de bnficier dune subvention de 1.049.905 Euros, couvrant 75% du cot total ligible du projet. Les raisons dun succs : pr requis et arguments avancs Linformation : un pr requis. Il fallait dj tre inform que, selon lAccord de Cotonou rvis, les collectivits locales sont ligibles aux ressources du FED et que la Commission a mis en place la Facilit Eau. Un respect scrupuleux des directives des formulaires de demande de subvention : cest capital. Des rponses claires et prcises et des analyses pertinentes doivent guider la rdaction de la demande de subvention. Une attention particulire doit tre apporte la description du cadre logique.

Une Action prsente comme une capitalisation des expriences de mobilisation des communauts. Ceci dmontre le fort potentiel de mobilisation des communauts autour des problmatiques de dveloppement qui les concernent directement. Une association des populations et de la socit civile toutes les phases de lAction. LAction veut dmontrer quil est possible, en associant troitement les efforts des populations concernes la planification des services offerts, la ralisation des ouvrages publics et la conduite des oprations damnagement, darriver une amlioration sensible de leur cadre de vie. Aussi, la russite de ce dfi pourrait tre un dclencheur pour une action de plus grande envergure touchant dautres quartiers de lagglomration. Une justification prcise du rle et du degr de participation de chaque partenaire de lAction, notamment la socit civile. Sur le plan financier, le niveau de participation financire du bnficiaire primaire (Communaut de Douala) et de GTZ a t fix 150.000 Euros et 200.000 Euros, soit 10,7% et 14,3% respectivement du cot total de lAction. Des procdures et des instruments pour le contrle interne et lvaluation de lAction. Un dispositif de suivi interne et dvaluation a t prvu pour garantir les chances datteindre lefficacit et lefficience des interventions et dassurer les contrles techniques et financiers. Ce dispositif implique les acteurs cls et les partenaires, y compris les bnficiaires finaux (socit civile et populations). Les diffrents mcanismes de suivi prvus sont : le Comit de pilotage, qui assure la supervision gnrale de lexcution de lAction ; communication interne, travers les rapports dactivits trimestriels et annuels et les rapports comptables et financiers mensuels ; revues financires et de gestion, ralises par lquipe de projet avec lappui de GTZ et dont les rapports sont transmis au Comit de pilotage ; audits administratifs et financiers annuels, par un cabinet indpendant ; valuation interne aprs six mois, valuation externe mi-parcours et finale. Prsentation des rsultats attendus lis des indicateurs vrifiables et/ou mesurables. Prsentation des effets multiplicateurs et de la prennit court et long terme de lAction. LAction a t prsente comme pilote. Elle a galement t projete, au niveau de la politique sectorielle en matire deau et dassainissement, comme visant tester des stratgies et des modles de renforcement des capacits et de rehaussement de la qualit des services dhygine et dassainissement, en vue de rduire moyen terme limpact des maladies sur les communauts. Au niveau institutionnel enfin, lAction a t prsente comme un lment de prennisation des stratgies sectorielles de dveloppement social, de sant, de leau, issues du Document de la Stratgie de Rduction de la Pauvret (DSRP).

Conclusion : Les facteurs de russite ayant permis lAction dtre subventionne sont multiples : Recherche de solutions durables des problmes cruciaux affectant durement les populations pauvres ; Implication effective de la socit civile et des populations dans les diffrentes phases du cycle de lAction ; Adoption dune approche multiacteurs associant, outre la socit civile, les partenaires de dveloppement intresss ; et Promotion de la transparence et de la culture du rsultat objectivement vrifiable et de lvaluation.

Secrtariat de Coordination ACPLGP Avenue Eugne Plasky, 8/12 B-1030 Bruxelles Belgique Tel : +32.(0)2. 732.85.62 Fax : +32.(0)2.742.36.73 Mobile +32 (0)479 65 65 44 Email : platfom@acplgp.net Site web : www.acplgp.net TVA : 0885.678.393