MONOGRAFA:

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO-FINANCIERO Y BUSINESS INTELLIGENCE

WHITEPAPER: BI PARA ADMINISTRACIN Y FINANZAS

Contenido
1.- Antecedentes......................................................................................................................... 3 2.- Tendencias en la funcin financiera .................................................................................. 4 3.- Informacin corporativa: cantidad y calidad ..................................................................... 6 4.- La alianza Finanzas-IT......................................................................................................... 7 5.- Finanzas y las herramientas de Inteligencia de Negocio ............................................... 8 6.- Conclusiones ....................................................................................................................... 10

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1.- Antecedentes
Tradicionalmente, los no iniciados relacionaban finanzas casi exclusivamente con nmeros: balances, control, cierres y proyecciones. Pero la Funcin Financiera de las compaas va ms all, y se beneficia mucho ms de la tecnologa y en concreto de las herramientas de inteligencia de negocio, de lo que parece a simple vista. Alineamiento estratgico, control operativo, medicin de indicadores de negocio, calidad de la informacin sobre la que se toman las decisiones, todas son preocupaciones y prioridades que han aparecido en las reflexiones compartidas con varios Directores Financieros. La importancia de su papel en esta poca de cambio, as como su funcin de difusin y alineamiento en un futuro, son objeto de este estudio, donde se analizarn tendencias en el mercado espaol y latinoamericano.

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2.- Tendencias en la funcin financiera

Los Directores Financieros siempre hablan de la rapidez en la transformacin de sus funciones y responsabilidades dentro de las organizaciones, y los retos continuos a los que se tienen que enfrentar. En este sentido, en los ltimos aos, adems de las tradicionales funciones de administracin, cobran relevancia las funciones estratgicas, el mayor control sobre la gestin y la mejora del servicio, adems de actuar como catalizador y facilitador de los objetivos empresariales.

En el grfico se observa la evolucin de esta tendencia en los ltimos aos: asumir funciones como la de catalizador y facilitador de los objetivos de negocio, participar en los procesos de mejora de gestin y orientacin al servicio, van cobrando ms protagonismo. Contribuir ms en las decisiones estratgicas es indudable.

An as, los profesionales consultados consideran en su mayora que an hay mucho que hacer, que las organizaciones deben trabajar ms por lograr una madurez plena en la funcin financiera. Y que ello debe estar acompaado de tecnologa. En palabras de Francesc Alcaraz, Socio Director de FeedBackGround, Economista y Blogger, al ser preguntado por el papel de la funcin financiera en los prximos aos: "Por un lado, apuesto por las funciones de Business Partnership, ms planificacin estratgica y de negocio, gestin de rendimientos, etc. Por otro, ayudar y proporcionar soporte e informacin para la toma de decisiones con una buena gestin presupuestaria, gestin de tesorera, reporting analtico y alineado con la estrategia. Y por ltimo, dedicar mucho menos tiempo a tareas ms operativas y en el fondo ms mecanizables"
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El cambio del perfil profesional se est produciendo ya en la funcin financiera: roles cercanos al negocio, mayor responsabilidad y visin, aportacin de valor a otras reas de la compaa, comprensin de indicadores financieros y no financieros -que permitan generar una visin unificada de objetivos y estrategias-, ofrecer e interpretar informacin de manera sencilla al resto de la organizacin. Todas estas caractersticas del perfil tendrn mayor relevancia durante los prximos aos.

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3.- Informacin corporativa: cantidad y calidad

Segn un reciente informe de Deloitte sobre la funcin financiera, existen tres tipos principales de informacin empresarial: Ejecutiva: aquella vinculada a la toma de decisiones Analtica: la que analizar y explicar desviaciones usamos para resultados y

Operativa: la asociada a seguimiento y control peridico. Preguntados por la importancia que en una compaa tiene cada uno de estos tipos de informacin, para los financieros todas son importantes, y nicamente apuntan que la informacin ejecutiva es la ms crtica, siempre que sea ofrecida de manera sencilla y no sea enturbiada por otra informacin de detalle que desve la atencin. Una gran mayora de ellos creen que hay que prestar especial atencin a la calidad de la informacin. El punto clave est entonces en el equilibrio, no tanto en la cantidad de informacin en s, como en la calidad de la misma. La falta de calidad puede terminar distorsionando la toma de decisiones. Hay que tomar en cuenta que, al fin y al cabo, la informacin no solamente es utilizada en toda la organizacin, sino que adems en muchas ocasiones es enviada al mercado. Por tanto, una de las barreras de mejora en las compaas, segn los financieros, es la informacin dispersa y desintegrada. Esto, junto con el crecimiento exponencial de la informacin de gestin empresarial, obliga a una asociacin fructfera y duradera entre las reas de IT y Finanzas en las organizaciones. Para ello se necesita visin de negocio en ambas reas.

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4.- La alianza Finanzas-IT

Con una presin creciente en trminos de negocio, el cambio de los modelos organizativos, la flexibilidad de los mercados, el entorno regulatorio y econmico cambiando a velocidad de vrtigo, las direcciones financieras deben disponer de mayor capacidad de reaccin, y a la vez, de mejor informacin e indicadores de negocio asequibles y medibles para adaptarse a las necesidades de cada momento. Francesc Alcaraz nos dice "Puedo apreciar mucho ms una buena herramienta de BI que proporcione los indicadores clave (KPIs) operativos y estratgicos, as como el seguimiento hasta el mximo detalle (...) y puedo apreciar como un plus adicional aquellas herramientas que permiten hacer previsiones, forecasts, etc para poder anticipar informacin para la correcta toma de decisiones por parte de la empresa. " En este panorama, para los tiempos que vienen se hace impensable que las organizaciones se planteen una estrategia sin considerar como elemento clave la creacin de valor, y la rentabilidad econmica, apoyada en herramientas que hagan medibles y asumibles las cada vez ms numerosas y exigentes mtricas de negocio.

La importancia que se otorga a las herramientas tecnolgicas en las empresas depende de varios factores y vara en el tiempo pero, como observamos en el grfico, hay un posicionamiento de todas aquellas herramientas que permiten analizar y medir de forma sencilla, as como fiable, todas las mtricas de negocio.

Para muchos de los Directivos Financieros consultados, la informacin corporativa es difcil de obtener, analizar, simplificar y compartir con otras reas. Es responsabilidad en particular de la direccin financiera ofrecer informacin a la alta direccin y los Consejos Ejecutivos para la toma de decisiones, con calidad, fiabilidad y eficacia. Cuando no existe esta informacin

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unificada, se debe invertir un esfuerzo y tiempo importante en la confeccin de estos datos, lo que supone mucho dinero. Es por ello que las direcciones financieras consideran los sistemas que mejoran el anlisis de informacin, Business Intelligence, como muy rentables, con un impacto importante en la mejora de procesos de toma de decisiones, as como en el seguimiento y control de los indicadores de negocio. Y por tanto en la mejora de resultados.

5.- Finanzas y las herramientas de Inteligencia de Negocio

Uno de los cuellos de botella en toda empresa, habitualmente estacional, es el sistema de reporting. La gran cantidad de recursos dedicada a confeccionar, distribuir y filtrar los informes, es mucho ms til y eficiente cuando dispone de un sistema nico y de autoabastecimiento, en el que sea mucho ms sencillo acceder a la informacin requerida. Esta problemtica es fuente de ineficiencias, con una acumulacin de recursos en tareas de poco valor, que al final redunda en los costes. Como los recursos son finitos, esto implica que no se estn dedicando a otras tareas de ms valor. De todas las conversaciones mantenidas con financieros, queda claro que el elevado nmero y complejidad de hojas de clculo que circulan por las organizaciones, tericamente compartidas pero que en la prctica estn replicadas (y parece que se reproducen por si mismas, creando una nueva especie que, como un virus, se extiende sin control), generan indecisiones, dudas, ineficiencias; prdidas de tiempo y dinero comprobando informacin redundante. Algunos hablan de "monstruo". Otros las sufren en silencio, creyendo que acceder a un sistema de Business Intelligence es algo inalcanzable. Sin embargo, la realidad es que s se puede acceder a sistemas de inteligencia de negocio de manera asequible, y la mayor parte de las direcciones financieras tiene claro qu necesitan medir, para mantener la fortaleza en sus empresas y, cada vez en ms estrecha colaboracin con las Direcciones Generales, cumplir los objetivos de negocio que ellos mismos ayudan a marcar. Tienen claro adems, qu deben exigir a la tecnologa para alinear todos estos objetivos. En este sentido, una gran mayora de los entrevistados coincide en que aumentar la calidad de la informacin y la eficacia en la gestin de la misma
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redunda en grandes ahorros. Y esto es ms o menos independiente del tamao de la compaa. Ahora hasta pueden subirse a la nube, ahorrando al incorporar Cloud Computing como un canal ms de acceso a soluciones interesantes. Segn Teresa Prez Campos, CFO de ASPA Consultores, "las herramientas de Business Intelligence en una PYME son fundamentales; en importancia relativa incluso mucho ms que en grandes empresas". Del mismo modo, nos dice que "un cuadro de mando integral es una herramienta de control necesaria a nivel estratgico, siempre y cuando est respaldada y fomentada por la alta direccin, adems de realizar un riguroso seguimiento". Cada vez ms, la direccin financiera y la alta direccin exigen disponer de un mejor registro y anlisis de informacin financiera y no financiera para tomar sus decisiones. La combinacin de estos elementos les permite, desde una perspectiva nica e integrada, optimizar su rendimiento al disponer de un modelo comn e integrado de toda la organizacin. En particular, este modelo impacta en las herramientas de reporting, dando relevancia al cuadro de mando integral como punta de lanza de informacin ejecutiva al servicio del negocio. El Cuadro de Mando integral (CMI) constituye el paraguas bajo el que convive la direccin hacia la que quiere ir una compaa, con los criterios de seguimiento y control que le permiten andar ese camino.

Para los financieros consultados, es una herramienta fundamental, que debe estar acompaada del correspondiente seguimiento y apoyo de la alta direccin. Como vemos en el grfico, la inmensa mayora indica la importancia de esta herramienta en el sentido mencionado.

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En la alineacin de la funcin financiera con los objetivos organizativos, el esfuerzo se dirige hacia metas asumibles, que sean realmente medibles, y que repercutan en mejoras tangibles del negocio. Es la Direccin financiera la que, fijados los objetivos, inculca al resto de la organizacin una perspectiva analtica y de medicin, apoyada en las herramientas de business intelligence, que ayuda a toda la empresa a cumplir mejor los objetivos estratgicos y la creacin de valor.

6.- Conclusiones
La tecnologa es, ha sido siempre, y seguir siendo en los prximos aos, uno de los mayores aliados de las reas financieras. La inversin necesaria en tecnologa es cada vez menor, y permite al rea financiera obtener mejores resultados: aumenta eficacia y disminuye costes. La combinacin perfecta, mejorando adems la cuenta de resultados. Siguiendo esta lnea, las direcciones financieras cada vez se centran ms en racionalizar la inversin, en la definicin de requerimientos de negocio claros, objetivos y medibles. Y cada vez ms, confan en soluciones que tengan mayor componente funcional, usabilidad y rentabilidad, que sean optimizadoras de recursos, centrndose menos en tecnologas ms tradicionales.

Copyrigth LITEBI Sobre LITEBI: LITEBI est liderando la nueva generacin de Business Intelligence con su plataforma de Cloud Computing. Ofrece analticas avanzadas, cuadros de mando, integracin de datos, alarmas, y cuadros de mando integrales para empresas de cualquier tamao o industria, a travs del modelo de Pago por uso. LITEBI es una solucin de Business Intelligence fcil, gil y potente.

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