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MODE OPERATOIRE ACCESS Le scribe MODE OPERATOIRE : ACCESS ET LE SCRIBE I. Le concept de bases de donnes relationnelles A.

Quest ce quune base de donnes relationnelles

Le 02/05/04 Introduction au SGBDR

Une base de donnes est un ensemble de donnes organises sous forme de tables. Une base de donnes couvre un domaine de gestion prcis (ex : domaine Gestion des clients, gestion des ventes, gestion des achats, gestion de rendez- vous...). Dans une base de donnes relationnelles, il existe des relations entre les tables. B. Quels sont les principes lmentaires respecter pour cr er une base de donnes relationnelle ? 1. Chaque table doit comprendre un champ dfini comme cl primaire, celle-ci permet d'identifier de manire unique chaque enregistrement. 2. Les donnes doivent tre lmentaires : Exemple Le champ IDENTITE contenant le no m et le prnom dun individu n'est pas lmentaire, il faut crer un champ NOM et un champ PRENOM. 3. Les donnes calcules (par exemple, CA HT) sont limines (car elles peuvent tre recalcules de manire dynamique et n'ont donc pas besoin d'occuper de l'espace disque). 4. Il faut liminer les informations redondantes. 5. Les relations entre les tables doivent tre du type UN UN ou UN PLUSIEURS. C. Qu'est ce qu'un systme de gestion de base de donnes relationnelles (SGBDR) ?
Ces diffrents boutons permettent : Douvrir lobjet slectionn (en mode feuille de donnes) De modifier lobjet slectionn (en mode cration) De crer un nouvel lment (par exemple, ici de crer une nouvelle table) Pour afficher les relations

Les diffrents objets dans une base de donnes Access (choix par clic gauche) : Les tables contiennent les donnes ; Les requtes permettent dinterroger la base de donnes ; Les formulaires permettent une saisie conviviale Les tats permettent des ditions ; Les pages permettent de crer des documents html pour une mise en ligne ; Les macros permettent dautomatiser certains traitements ; Les modules permettent de programmer en Visual Basic Application pour automatiser des traitements ou crer des fonctions. Permet la cration de table : En mode cration En mode Assistant (ie guid) En saisissant directement des donnes (ou en copiant des donnes
provenant dun fichier Excel par exemple)

Les tables existantes dans la base de donnes Scribe

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L. Allemand

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C'est un logiciel outil, comme Access, qui permet de manipuler des donnes en offrant l'utilisateur la possibilit de : crer des tables et saisir des donnes dans les tables ; crer et d'utiliser des formulaires de saisie consulter, supprimer, mettre jour des enregistrements de la base de donnes, faire des calculs grce la formulation de requtes imprimer des tats ; raliser des applications de gestion automatise grce aux macro-commandes et la programmation en langage Visual Basic Application II. La base de donnes Scribe sur Access A. Schma des relations
Tables : Elles comportent des champs et une cl primaire (champ en gras) qui permet didentifier de faon certaine un enregistrement de la table.

Relations : Une relation relie 2 tables grce un champ commun. Un livre appartient une catgorie. On relie les 2 tables sur le champ commun : Codecateg. Codecateg tant la cl primaire de la table Catgorie, 1 Codecateg ne peut figurer quune seule fois dans la table catgorie (ex AGRI ne figure quune seule fois et renvoie la catgorie agriculture Dans la table Livres, le Codecateg (8 ) peut figurer une infinit de fois car n livres peuvent appartenir la mme catgorie (par exemple, 10 livres (enregistrements de la table livre ) sont des livres dagriculture.

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MODE OPERATOIRE ACCESS Le scribe B. Les tables Une table est un tableau dans lequel : les lignes constituent des enregistrements les colonnes reprsentent des champs

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1. La table Livres en mode feuille de donnes


Nom de la table : ici la table livres Colonnes = Champs Cl primaire = numro Permet de slectionner toute la ligne, en cliquant Noms des champs

Lignes = enregistrements

Permet datteindre le premier enregistrement Lenregistrement prcdent Nous avons slectionn le premier enregistrement.

Il y a 164 livres enregistrs dans la table livres

Permet datteindre : Lenregistrement suivant Le dernier enregistrement Permet de crer un nouvel enregistrement

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MODE OPERATOIRE ACCESS Le scribe 2. La structure de la table "livres" en mode cration :


Cl primaire : Pour indiquer le champ qui est la cl primaire, i l faut cliquer sur Pour enregistrer la table Pour passer en mode affichage des donnes

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Permet dinsrer un champ Permet de supprimer un champ

La cl primaire est symbolise par

Dtail des caractristiques du champ Numerolivre Une cl primaire est indexe et sans doublons (ie une valeur ne peut y figurer quune et une seule fois)

3. Saisie directe dans une table Saisir les 2 enregistrements suivants dans la table Livres
Titre du livre Auteur du livre Code catgorie Descriptif du livre Prix Date de catalogue publication Editeur

Windows Server 2003 M. Minasi, C. Anderson

INFO

Femme digitale

M. Burns

INFO

Des instructions et des conseils qui font de ce livre l'outil idal pour passer Windows Server 2003. Dcouvrez ainsi travers cet ouvrage une version amliore de Windows Server 2000, savoir Windows Server 2003. Le corps fminin est un vritable dfi pour les artistes et particulirement pour les artistes numriques. Cet ouvrage brosse un tableau des diffrents outils et techniques utiliss par des experts pour concevoir des personnages fminins au ralisme tonnant.

59.00

2003 Eyrolles

30.00

2003 Eyrolles

Pour cela, ouvrir la table Livres, crer un nouvel enregistrement (Cf. 1) et saisir les donnes dans les champs. Procder de mme pour ajouter les nouvelles catgories la table Catgorie
Catgorie Psychologie Education Logistique Economie Publique Code catgorie PSYC EDUC LOGIS ECPU

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MODE OPERATOIRE ACCESS Le scribe III. Les formulaires

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La saisie de donnes peut se faire soit via un formulaire, soit directement dans la table (Cf. II.B.3), soit grce une requte. Les formulaires permettent une saisie plus conviviale pour l'utilisateur.
Cliquez ici pour accder aux formulaires Les formulaires existants : Nouveaux livres : pour saisir de nouveaux livres Clients : pour saisir les nouvelles commandes des clients ; ce formulaire appelle 2 sous-formulaires : Commande Dtail Commande

A. Un exemple de formulaire simple : Nouveaux Livres Vous souhaitez saisir les nouveaux livres suivants :
Titre du livre Auteur du livre Code catgorie Descriptif du livre Prix catalogue Date de publication Editeur

Communiquer, motiver, manager en personne

Taibi Kahler

DEVE

Sous la forme d'une enqute laquelle le lecteur est invit participer, louvrage de base dinitiation la Process Communication Management qui se base sur 6 types de personnalit : le Rveur ; le Persvrant ; le Travaillomane ; le Promoteur ; le Rebelle ; lEmpathique et tudie leur interactions. Cet ouvrage montre comment intgrer les deux techniques dans une mme dmarche thrapeutique. Les outils de la PNL sont utiliss dans une vision plus large du fonctionnement humain et de lvolution dune personnalit apporte par lennagramme. crit par une figure phare du domaine, cet ouvrage intressera tous les professionnels de la relation d'aide et le grand public averti. Cet ouvrage met laccent sur lavantage de connatre les types de personnalits de lennagramme dans laction. Il dcrit comment les diffrents types sorganisent et interagissent dans leurs activits en termes de gestion du temps, motivation, sens de lquipe, etc.

18.00

2003 Dunod

Ennagramme et PNL

Ann Linden, Murray Spalding

DEVE

26.00

2003 Dunod

La Force de l'Ennagramme

Hlne Palmer, Paul Brown

DEVE

26.00

2003 Dunod

Slectionnez les objets Formulaires puis le formulaire Nouveaux Livres. Pour ouvrir le Formulaire, cliquez sur Ouvrir ou double-cliquez. Le formulaire est ouvert sur le premier enregistrement :
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Le formulaire est ouvert sur le premier enregistrement. Vous pouvez vous dplacez dans les enregistrements en cliquant sur les diffrents boutons de dplacements (cf. prcdemment).

Cliquez sur ce bouton pour crer un nouvel enregistrement.

Vous obtenez la fentre suivante :


Le numro de livre sera directement cr par Access grce un numro automatique.

Lenregistrement 165 est cr. Toutes les zones de saisies sont vides.

Vous pouvez alors saisir les donnes, le numro se cre automatiquement. Tapez sur la touche Tabulation pour passer d'un champ l'autre. B. Un exemple de formulaire labor : Clients Vous souhaitez saisir les nouvelles commandes figurant dans le fichier Excel "Scribe.xls", feuille de calcul "Achats du 151203". Ouvrir le formulaire Clients.

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Permet dactiver le filtre par formulaire pour accder la fiche dun client en particulier.

Rfrences du client

Les commandes de ce client (ici le


premier client de la base na pass aucune

apparaissent grce au sous-formulaire Commandes


commande)

Les lignes de la commande slectionn ci-dessus (ici vide)

On a 200 enregistrements Permet de se dplacer dans les enregistrements et datteindre les fiches des diffrents clients

Cliquer sur le bouton enregistrement suivant pour faire apparatre la fiche du client ACA001, puis saisir sa commande ci-dessous :
Code client ACA001

Mode de paiement CAB Date de la commande 15/12/2003 N du livre achet 57 67 77 33 125 Identifiant vendeur Prix du livre Quantit commande 12.9 1 11.12 1 12.9 1 32.6 1 7.5 1 ISA

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2

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Saisir la date de commande la place de la date du jour. Le numro de commande apparat automatiquement (Numro automatique)

Slectionner dans les listes de choix

Saisir les lignes de commandes

Aprs avoir cliqu sur le bouton enregistrement suivant , lenregistrement N2 apparat et correspond au client dont le code est ACA001. Tous les renseignements concernant ce client apparaissent. Ce dernier na pas encore pass de commande.

Procder de mme pour l'enregistrement des autres commandes. Pour faciliter la recherche d'une fiche client, vous pouvez utiliser la fonction "filtre". Exemple avec la saisie de la fiche suivante :
Code client LEB001

Mode de paiement ESP Date de la commande 15/12/2003 N du livre achet 120 124 52 Prix du livre Quantit commande 16.5 1 7.5 1 47.41 1

Identifiant vendeur

MAR

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Permet de rinitialiser la grille du filtre Permet de fermer le formulaire

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Cliquer sur Appliquer le filtre

1 Saisir le code client LEB001

Vous obtenez la fentre suivante :


Cliquer ici pour supprimer le filtre quand vous avez fini.

Saisir la nouvelle commande.

Procder l'enregistrement de la commande comme prcdemment. Lorsque vous changez de critre de filtre, n'oubliez pas de rinitialiser votre grille. Et lorsque vous avez fini d'utiliser le filtre, supprimez le filtre.
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MODE OPERATOIRE ACCESS Le scribe IV. Les requtes

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Une requte est une interrogation de la base de donnes. Par exemple : quels sont les clients n'ayant pas de carte de fidlit ? La manipulation des requtes se fait en deux temps : formulation de la requte (en mode assistant ou cration) visualisation de la requte : ACCESS affiche le rsultat de la requte dans une feuille de rponse dynamique , cest dire que la requte est excute en mmoire sans aucune cration de table.

On peut conserver le rsultat d'une requte en l'enregistrant. V. Conclusion Avant de travailler sur Access, pensez toujours l'utilit finale de votre base de donnes et des rsultats que vous souhaitez obtenir. Retrouvez ce mode opratoire et les fichiers corrigs du cas Rikiloulou l'adresse suivante : http://pagesperso.scola.ac-paris.fr/lalleman/

Bon courage !

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