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Manual de Access 97

Creando y Administrando Datos


Objetivos

Planear una Base de Datos Crear una Tabla Modificar una Tabla Localizar registros Ordenar una tabla Filtrar una tabla Crear una consulta sencilla Crear una consulta compleja

Ahora que se es familiar con algunas de las caractersticas bsicas de Access, se puede planear y construir una base de datos propia. Cuando se construye una base de datos, se crea una o ms tablas conteniendo campos que alojan los datos. Una vez que la base de datos ha sido creada, se pueden guardar y administrar los datos contenidos en ella. En esta unidad se conocer cmo localizar y organizar datos para desplegar resultados que se deseen. Adems se conocer la tcnica para recuperar informacin de una tabla basada sobre criterios especficos. A continuacin se crear una base de datos conteniendo informacin til para el control de presupuestos y reportes anuales.

Planeando una Base de Datos


Antes de iniciar la introduccin de registros en la base de datos, es necesario identificar el objetivo de la base de datos y planear cmo se debern almacenar los datos en ella. La etapa de planeacin es el punto en que se decide cuntas tablas deber incluir la base de datos y qu datos sern almacenados en ella. Aunque se puede modificar una tabla a la vez, agregar un nuevo campo despus de que han sido introducidos algunos datos, significar trabajo adicional. Es imposible planear para todos los usos potenciales de una base de datos, pero cualquier planeacin hacia delante har el proceso ms confortable. Se ha hecho una planeacin preliminar sobre cmo deber ser usada la siguiente base de datos, pero se sabe por experiencia que otros empleados por ejemplo, pueden tener usos adicionales para la misma informacin de clientes. Se pueden usar las siguientes lneas gua para planear una base de datos. 1. Determinar el propsito de la base de datos y darle un nombre significativo Se necesita almacenar en la base de datos Nmada, qu clientes han hecho viajes. Se puede nombrar a la base de datos Viajes de clientes y nombrar la tabla que contiene los datos de los clientes Clientes. Se puede decidir, por ahora, que la base de datos slo contendr una tabla debido a que toda la informacin concerniente a los clientes se almacenar aqu. 2. Determinar los resultados, llamados SALIDA, que se deseen ver, usando la informacin almacenada en la base de datos. Se necesitar ordenar la informacin en una variedad de formas: alfabticamente por nombre de viaje,

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por fecha de viaje para programar de manera precisa las siguientes fechas y por cdigo postal para correos promocional. Tambin se necesitar crear listas especializadas de clientes, tales como clientes quienes tomaron un Tour en Bicicleta desde 1991. 3. Recopilar toda la informacin, llamada ENTRADA, que producir los resultados que se quieran ver, tomando todas las ideas de los posibles usuarios de la base de datos para mejorar el diseo Se puede pensar que la forma de la Figura 1-B es una buena base para la tabla de la base de datos. La forma proporciona la mayora de la informacin que Nmada Necesita para almacenar por cada uno de los clientes, haciendo con ello un buen punto de inicio. Una vez que se ha hablado con el director de mercado acerca de los posibles tours objetivos para un rango especfico de edades, se decidi aadir un campo de edad a la tabla. 4. Dibujar la estructura de la tabla, incluyendo cada TIPO DE DATOS de cada campo. Usando toda la informacin sobre la forma original de clientes, se planea cada campo, el tipo de datos que cada uno de ellos contendr (ya sea que contenga textos o valores para ser usados en clculos), una breve descripcin del propsito de cada campo. La Figura B-2 es un esquema de la Tabla Clientes, la cual tiene varios campos nuevos no incluidos en la informacin original del formato de clientes. Figura B-1: Forma original con informacin de los clientes

Nmada Ltd Forma de Informacin de Clientes Nombre: Francisco Ruelas Madero 124 Quertaro, CP 76500 Tour: Bicicleta Fecha: Junio 15, 1998
Figura B-2: Plan para una Tabla de Clientes

Campos IdCliente Apellido_Pat Apellido_Mat Nombre Domicilio Ciudad Estado CP Viaje Fecha Edad

Tipo Dato Descripcin Un nmero nico para Identifica cada registro cada registro Texto Apellido paterno del cliente Texto Apellido materno del cliente Texto Nombre del cliente Texto Domicilio del cliente Texto Ciudad del cliente Texto Estado Texto Cdigo postal Texto Tipo de viaje Fecha/Hora Fecha de inicio del viaje Nmero Edad del cliente

Creando un Respaldo

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Manual de Access 97 La informacin en la base de datos es muy importante. Se debe proteger la inversin de tiempo dedicado a la planeacin de la base de datos y a la introduccin de datos, creando una copia de respaldo del archivo de base de datos. El archivo de la base de datos tiene la extensin . MDB y deber se copiada a discos flexibles o cintas de forma semanal o diaria.

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Creando una Tabla


Una vez que se ha planeado la base de datos, el siguiente paso es crear el archivo de base de datos, el cual contendr los objetos tales como tablas, formularios, reportes y consultas que sern usados para introducir y manipular datos. Cuando se crea una base de datos, se le asigna un nombre. Una vez que es creado el archivo, se est listo para crear la o las tablas en la base de datos. Access ofrece algunos mtodos para crear una tabla. Es fcil usar el Asistente de Tablas, el cual gua al usuario a travs del proceso de crear una simple tabla, solicitando escoger los campos y las opciones para dicha tabla. Con el plan completado se est listo para iniciar la creacin de la base de datos de Viajes de Clientes. Se usar el Asistente para crear la tabla de Clientes.

1. Iniciar Access, hacer clic en el botn de opcin Base de Datos en Blanco en la seccin Crear una nueva base de datos usando en la caja de dilogo y presionar Aceptar. Se abre la caja de dilogo Archivo Nueva Base de Datos 2. Teclear VIAJES DE CLIENTES en la caja de texto nombre de archivo, insertar definir el directorio de trabajo, presionar la lista Guardar en: y luego presionar Crear. El archivo de base de datos Viajes de Clientes es guardada sobre el directorio especificado. Se abre la ventana de base de datos, desplegando la nueva base de datos vaca como se muestra en la Figura B-3. 3. En la ventana Viajes de Clientes: Base de Datos verificar que la pestaa Tablas est seleccionada, luego presionar Nueva. Aparecer la caja de dilogo Nueva Tabla. Se usar el asistente de Tablas para crear una tabla nueva. 4. Hacer clic en el Asistente de Tablas y presionar Aceptar. Se abre la caja de dilogo Asistente de Tablas. Este ofrece 25 ejemplos de tablas de negocios y 20 de tablas personales de las cuales se pueden seleccionar campos muestra. Se escogern campos de la tabla muestra de Clientes para incluirse en la tabla Clientes de nuestra base de datos. 5. Asegurarse de que el botn Negocios est seleccionado, hacer clic en la lista de Tablas de Ejemplo, hacer clic en IdCliente en la lista Campos de ejemplo y luego presionar el botn un solo campo El campo IdCliente es agregado en la lista de Campos en la nueva Tabla. Proceder seleccionando todos los campos que sean necesarios para esta tabla. 6. Repetir el paso 5 para introducir los siguientes campos en la nueva tabla: NombreContacto, ApellidosContacto, DireccinFacturacin, Ciudad, EdoOProv y CdPostal. Comparar la caja de dilogo del Asistente con la Figura B-4. Debido a que solamente se han introducido estados (no provincias) se decidir renombrar dicho campo. 7. Hacer clic en el campo EdoOProv en la seccin Campos de la nueva tabla y presionar el botn Cambiar nombre del campo, teclear Estado y presionar Aceptar 8. Presionar Siguiente Aparecer la segunda caja de dilogo del Asistente. Se le dar el nombre a la tabla y Access sugiere Clientes. Adicionalmente se le pedir a Access determine Clave

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Principal, un campo que califica cada registro como nico. Si no se especifica una Clave Principal, Access asignar una en forma automtica. 9. Asegurarse de que la opcin S, asignar una Clave Principal por m, est seleccionada, presionar Siguiente y presionar el botn Modificar el disea de la tabla mostrado en la Figura B-5 Se abre la tabla en Vista Diseo, lo cual permite agregar, eliminar o modificar la estructura de la tabla.
Figura B-5: Tercer caja de dilogo del Asistente de Tablas

Figura B-5: Tercer caja de dilogo del Asistente de Tablas

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