27/05/2013

Curso Access 2010

Contedos Programticos

CURSO ACCESS 2010

Formadora : Ana Colao

1. Noes bsicas de Access - O que o MS Access 2010 - A aplicao Access 2010 Fundamental: Enunciar conceitos utilizados em base de dados; Criar um projeto de base de dados executando as diversas fases; Utilizar o novo ambiente do Access 2010; Utilizar o objeto tabela; Criar relaes entre tabelas; Criar e executar consultas; Criar formulrios; Criar relatrios. 2. Noes Bsicas de bases de dados relacionais 2.1 Conceo de uma base de dados

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Contedos Programticos
3. Criao de uma aplicao sobre uma bases de dados relacionais 3.1 O ambiente geral de trabalho 3.2 Os objetos do ACCESS 3.3 Abrir e fechar uma aplicao sobre uma base de dados 4. Construo de tabelas 4.1 Vista de estrutura 4.2 Definir campos e tipos de dados 4.3 Propriedades dos campos 4.4 ndices e chaves 5. Definir as relaes entre as tabelas 5.1 Relaes de 1 para 1 5.2 Relaes de 1 para muitos

Cont. Contedos Programticos

6. Criao de consultas de seleo 6.1 Escolha das tabelas e os campos 6.2 Definio de critrios 6.3 Funes e expresses de clculo 7. Construo de Formulrios 7.1 Criao de formulrios 7.2 Otimizao dos formulrios 8. Criao de Relatrios 8.1 Criao de relatrios 8.2 Formatao dos relatrios 8.3 Impresso dos relatrios

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1. Noes bsicas de Access

O que o MS Access 2010?
O Microsoft Access 2010 a verso do programa de base de dados do MS Office 2010. Novidades: Nova interface e novas funes.

1. Noes bsicas de Access

Tambm possvel aplicar temas aos bancos de dados para uma apresentao mais atraente. O novo Microsoft Access 2010 tambm tem vrias ferramentas que facilitam o uso. O Microsoft Access 2010 mantm os melhores recursos do Access, mas com o visual mais bonito do Office 2010. mais prtico e flexvel que nas verses anteriores.

Com Microsoft Access 2010 podemos criar vrios tipos de banco de dados para manter organizadas grandes quantidades de informaes. O programa contm vrios modelos de base de dados mais comuns, o que facilita o processo de criao. Assim como as outras ferramentas do Office 2010, no Microsoft Access 2010 tambm possvel criar arquivos compartilhados que podem ser usados simultaneamente por vrias pessoas. O programa est melhor integrado com outras ferramentas. Importar ou exportar facilmente dados de arquivos do Excel um bom exemplo.

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1. Noes bsicas de Access - Os menus do MS Access 2010

Os vrios menus disponveis: 1 - Menu Ficheiro 2 - Menu Base 3 - Menu Criar 4 - Menu Dados Externos 5 - Menu Ferramentas de Base de Dados 6 - Menu Campos 7 - Menu Tabela

1. Noes bsicas de Access - Os menus do MS Access 2010

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6 7

1 - Menu Ficheiro 2 - Menu Base 3 - Menu Criar 4 - Menu Dados Externos 5 - Menu Ferramentas de Base de Dados 6 - Menu Campos 7 - Menu Tabela

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2. Noes Bsicas de bases de dados relacionais

2.1 - Conceo de uma base de dados

2. Noes Bsicas de bases de dados relacionais

Introduo aos Sistemas de Gesto de Bases de Dados (SGBD)
Desde sempre o homem guardou de forma ordenada em armrios, gavetas, pastas, papel, etc., os dados importantes relativos s suas diversas atividades com um qualquer tipo de organizao. Tambm no nossos quotidiano, recorremos frequentemente a bases de dados no informticas, no entanto de uma forma consciente. Uma simples agenda telefnica, uma coleo de cromos ou uma lista de livros, filmes ou CDs sendo colees de dados organizados, constituem-se como bases de dados.

A Conceo de uma base de dados implica uma planificao antecipada. Deveremos ter em ateno: - Para quem? - Para qu? - Com que finalidade?

- Quais os Campos da(s) tabela(s); quais os IDs, quais os Registos da Base de dados, a construo dos formulrios, etc.

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2. Noes Bsicas de bases de dados relacionais

Introduo aos Sistemas de Gesto de Bases de Dados (SGBD)

2. Noes Bsicas de bases de dados relacionais

Introduo aos Sistemas de Gesto de Bases de Dados (SGBD)
Por exemplo, um CD ou DVD substitui vrios armrios de informao em papel. OS SGBD dividem-se em 2 grandes grupos: - SGBD de grande porte (ex: Oracle, Informix, Microsoft SQL Server) - SGBD de uso pessoal (ex: FoxPro, MYSQL, Dbase, Microsoft Access) De uma forma genrica pode dizer-se que uma base de dados uma coleo organizada de dados relacionados entre si e relativos ao mesmo assunto. Essa organizao permite que o contedo possa facilmente ser consultado, organizado e atualizado.

O conceito de Base de Dados em suporte informtico consolidouse no incio da dcada de 60. Numa primeira fase surgiram os Sistemas de Ficheiros e s posteriormente foram desenvolvidos os Sistemas de Base de Dados. Com ambos, a informao armazenada em ficheiros o que proporciona maior rapidez de acesso mesma, maior segurana, introduo de dados muito mais verstil e economia no espao de armazenamento.

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2. Noes Bsicas de bases de dados relacionais

Introduo aos Sistemas de Gesto de Bases de Dados (SGBD)

2. Noes Bsicas de bases de dados relacionais

2.1 - Conceo de uma base de dados
Caratersticas especficas do Microsoft Access: A aplicao permite manipular bases de dados de diversos tipos; Permite a interatividade com outros produtos do Microsoft Office; Pode trabalhar em rede (ambiente multi-utilizador); Os ficheiros criados pelo Access possuem a extenso MDB ou ACCDB (Microsoft DataBase ex.: BDLivros.mdb).

Exemplos de utilizao de SGBD: - Numa farmcia, o funcionrio digita o cdigo do medicamento para verificar a quantidade existente em Stock na Base de Dados de Medicamentos. - Numa escola, o funcionrio, ao digitar o nmero do processo de um aluno, pode visualizar todo o histrico de notas do mesmo.

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2. Noes Bsicas de bases de dados relacionais

2.1 - Conceo de uma base de dados
Outros pontos a considerar:

Noo de Base de Dados

Qualquer conjunto de registos pode ser visto como uma base de dados; Um conjunto de registos com a mesma estrutura denominado por tabela. Exemplo de uma Tabela Campos Turma Nmero A A B C 1 2 1 2 Nome Rua Localidade Barcelos Barcelos Pousa Barcelos

Qualquer coleo de dados deve estar catalogada; Qualquer catlogo deve permitir pesquisas; Um catlogo no mais que uma coleo de registos; Podemos ver uma base de dados como sendo um catlogo informatizado e com mtodos otimizados de pesquisa e armazenamento.

Antnio Martins Sousa Pires Maria Irene Joo Francisco Manuel Saraiva Joana d'Arc Pires Viegas Almirante Coutinho

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Noo de Base de Dados

No Microsoft Access podemos criar essencialmente Tabelas, Consultas, Formulrios, Relatrios, Pginas: Tabelas so os armazns dos dados. Trata-se de listas de registos. O desenho de tabelas consiste na definio dos campos necessrios para armazenar corretamente a informao da base de dados. Consultas so utilizadas para filtrar a informao existente nas tabelas. Nas consultas tambm possvel realizar clculos e utilizar funes (soma, media, etc.). Formulrios so janelas que se apresentam aos utilizadores de uma base de dados para que tenham um acesso amigvel aos dados e operaes. Permitem visualizar a informao de outra forma e, tambm, adicionar, remover ou alterar informaes da Base de Dados.
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Noo de Base de Dados

Relatrios so formatos de apresentao dos dados para gerar cpias impressas da informao registrada na base de dados. Mas tambm podem ser utilizados para construir por exemplo grficos, etiquetas ou envelopes em srie. Pginas utiliza-se para aceder a pginas Web que, a partir de um browser, permitem a visualizao, edio e manipulao dos dados armazenados numa base de dados. Macros ferramentas para automatizar a realizao das tarefas que pretendemos a realizar. Mdulos conjunto de declaraes, instrues e procedimentos do Visual Basic guardados em conjunto e que nos permitem efetuar alguns procedimentos especficos (validaes, clculos, etc.).

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Noo de Base de Dados Noes Gerais

Noo de dado
o resultado da recolha de informaes, um acontecimento ou fato sobre um determinado assunto, sem nenhum tratamento adicional. Um dado, quando isolado, no tem significado. Num SGBD podemos utilizar vrios tipos de dados, nomeadamente: Numricos, Data/Hora, Alfanumricos e Lgicos. Ex. 16, Miguel Jernimo, 5, F, 10

Noo de Base de Dados Noes Gerais

Noo de campo
Os dados inserem-se nos campos. Elemento constituinte de uma tabela. utilizado para especificar os diversos tipos de dados, ou categorias, em que dividimos a informao que pretendemos utilizar. Ex.: Nmero, Nome, Ano, Turma, Idade

Noo de registo
Conjunto de campos relacionados. Cada linha de uma tabela corresponde a um registo.

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Noo de Base de Dados Noes Gerais

Noo de Base de Dados Noes Gerais

Noo de tabela
Parte integrante de uma base de dados, utilizada para guardar informao relativa a um assunto especfico, como, por exemplo, alunos, livros, autores, pases, cdigos postais, etc. A informao guardada numa tabela deve ser coerente com os critrios utilizados para a sua criao conter apenas os dados que digam respeito ao assunto, a que se d o nome de entidade. Ex.: A Tabela Alunos deve conter unicamente dados relativos aos alunos. A entidade Alunos.

Noo de tabela

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Noo de Base de Dados (2)

A uma linha da tabela chama-se registo; A cada elemento do registo chama-se campo ou atributo; Chama-se chave a um campo (ou conjunto de campos) que nunca se repete em toda a tabela;

Diviso de Tabelas
Vamos ento a um caso prtico: Construir uma base de dados referente aos dados de Formao com 2 tabelas:

TB_CURSOS
Nome do Curso campo CURSO - Texto N de funcionrio campo N_FUNCIONARIO - Nmero Nome prprio campo NOME - Texto Data de incio do curso campo DATA_INICIO - Data Data de fim do curso campo DATA_FIM - Data Durao do curso/Horas campo DURAAO - Data Entidade formadora campo ENTIDADE - Texto Morada da entidade formadora MORADA - Texto Cdigo postal COD_POSTAL - Nmero Localidade LOCALIDADE - Texto

Da tabela seguinte, que chave poderamos escolher? Turma A A B C Nmero 1 2 1 2 Nome Antnio Martins Maria Irene Joo Francisco Manuel Saraiva Rua Sousa Pires Joana d'Arc Pires Viegas Almirante Coutinho Localidade Barcelos Barcelos Pousa Barcelos

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Diviso de Tabelas
Solues:

Diviso de Tabelas (2)

TB_FORMANDOS
Nome prprio campo NOME Texto Nome do Curso campo CURSO Texto Idade do Formando campo IDADE - Nmero Habilitaes Literrias HABILITAOES - Texto N Telefone/telemvel TEL/TM - Nmero

Criar vrios campos de texto, onde se introduzir todos os nomes (tipo de dados Texto) CURSO, NOME, ENTIDADE, MORADA, LOCALIDADE, HABILITAOES Criar um campo com o N de funcionrio (N_FUNCIONARIO), um campo com a Durao/Horas do curso (DURAAO), um campo com o cdigo postal (COD_POSTAL), um campo com a Idade do Formando (IDADE), um campo com o n de telefone/telemvel (TEL/TM) Criar um campo com a data de incio do curso(DATA_INICIO), um campo com a data de fim do curso (DATA_FIM). O campo chave (PRIMARY KEY) ser o campo NOME.

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Relacionamentos Noo de relao

Relacionamentos Noo de chave

Associao estabelecida entre campos comuns (colunas) de duas tabelas, permitindo que a consistncia da informao seja garantida. O relacionamento entre os campos comuns das tabelas permite garantir que a consistncia da informao no seja colocada em causa e tambm associar os dados de duas ou mais tabelas para a visualizao, edio ou impresso da informao.

A chave de uma tabela constituda por um ou mais campos que possam ser utilizados como identificadores de cada registo. Os campos-chave devem permitir identificar um registo de forma unvoca. O campo ou o conjunto de campos selecionados para chave de uma tabela no pode conter informao repetida.

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Relacionamentos

Relacionamentos (1-n)

Os relacionamentos entre tabelas podem ser de tipos diferentes: 1n 11 mn Estes valores correspondem ao nmero de elementos de uma tabela a que podem corresponder a elementos de outra tabela;

Uma turma tem n formandos Neste caso, a tabela de relacionamento associa a cada formando apenas um curso; Ou seja, um formando no pode pertencer a dois cursos;

Neste caso, o relacionamento feito na tabela formandos em que se adiciona uma chave estrangeira relativa ao curso (chave da tabela de cursos).

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3. Criao de uma aplicao sobre uma bases de dados relacionais

3.1 - O ambiente geral de trabalho Nova base de dados Modelos disponveis

3. Criao de uma aplicao sobre uma bases de dados relacionais

3.1 - O ambiente geral de trabalho Nova base de dados Modelos disponveis
Ao abrir o MS Access 2010, poderemos criar ou abrir uma nova base de dados e optar por um determinado modelo disponvel: Base de dados em branco Base de dados Web em branco Modelos recentes Modelos de exemplo Os meus modelos

Se a base de dados ainda no tenha sido criada, teremos que clicar no boto Criar. Se a base de dados j existir, teremos que a selecionar na opo "Modelos recentes ou Os meus modelos. Poderemos tambm selecionar a opo de Abrir e escolher a base de dados que pretendemos abrir.
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3. Criao de uma aplicao sobre uma bases de dados relacionais

3.2 - Os objetos do ACCESS

3. Criao de uma aplicao sobre uma bases de dados relacionais

3.2 - Os objetos do ACCESS 1 2 3

Depois de aberta a base de dados, verificamos que nela existem vrios Tipos de objetos do Access: - Navegar por categoria - Personalizado - Tabelas e Vistas Relacionadas - Data de Criao - Filtrar Por Grupo - Tabelas - Consultas - Formulrios - Relatrios Numa nova base de dados aberta uma janela da Tabela1 onde poderemos inserir os registos. 33
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3. Criao de uma aplicao sobre uma bases de dados relacionais

3.3 - Abrir e fechar uma aplicao sobre uma base de dados

4. Construo de tabelas
4.1 - Vista de estrutura

Selecionando o menu Criar, poderemos aceder Estrutura da Tabela, Estrutura da Consulta, Estrutura do Relatrio ou Estrutura de Para fechar uma aplicao sobre a base de dados teremos que selecionar o menu Ficheiro e escolher a opo Fechar Base de Dados e depois opo Sair. Se tiver efetuado alteraes importantes que pretenda guardar, no deve esquecer de Guardar Objeto Como ou Guardar Base de Dados Como. Poder tambm escolher a opo Guardar e Publicar.
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Formulrio.

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4. Construo de tabelas
Cont. Vista de estrutura

4. Construo de tabelas
Cont. Vista de estrutura

Tipos de vista: - Vista de Folha de Dados - Vista de Tabela Dinmica - Vista de Grfico Dinmico - Vista de Estrutura

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4. Construo de tabelas
Cont. Vista de estrutura
Vista de Folha de dados

4. Construo de tabelas
Cont. Vista de estrutura
Vista de Tabela dinmica

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4. Construo de tabelas
Cont. Vista de estrutura
Vista de Grfico Dinmico

4. Construo de tabelas
Cont. Vista de estrutura

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4. Construo de tabelas 4. Construo de tabelas

4.2 - Definir campos e tipos de dados
Na vista de folha de dados so criados os campos e tipos de dados.

4.2 - Definir campos e tipos de dados

Na vista de folha de dados so criados os campos e tipos de dados. - TIPOS DE DADOS DO MS ACCESS TEXTO Este tipo de campo permite uma sequncia de caracteres de tamanho limitado. O limite mximo de 255 carateres e define-se nas propriedades do campo. Por predefinio o tamanho de um campo de texto de 50 caracteres. MEMO Este campo permite uma sequncia de caracteres de tamanho 65 535. Uma das vantagens a de se poder utilizar este tipo campo de dados para ir armazenando informaes pertinentes ou importantes. Tem como desvantagem no que diz respeito aos dados do tipo Texto no permitir Algumas operaes, como por exemplo (ordenao, agrupamento).
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Tipos de dados que podem ser criados: - Texto - Memo - Nmero - Data/hora - Moeda - Sim/No - Objeto OLE - Numerao Automtica - Hiperligao - Anexo Calculado - Assistente de Pesquisa Propriedades do campo
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4. Construo de tabelas
4.2 - Definir campos e tipos de dados
- TIPOS DE DADOS DO MS ACCESS NMERO Este campo permite um nmero inteiro ou real. Usado normalmente para clculos matemticos. Por predefinio este campo do tipo Nmero inteiro longo. Existem diversos tamanhos e precises: Byte, Inteiro, Inteiro longo, Simples, Duplo, ID de replicao e Decimal. So definidos nas Propriedades do campo, opo Formatar.

4. Construo de tabelas
4.2 - Definir campos e tipos de dados

- TIPOS DE DADOS DO MS ACCESS DATA/HORA Este campo permite introduzir uma Data, Hora ou ambos. Existem diversos formatos de data e hora que podem ser definidos como Atributo. So definidos nas Propriedades do campo, opo Formatar.

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4. Construo de tabelas
4.2 - Definir campos e tipos de dados

4. Construo de tabelas
4.2 - Definir campos e tipos de dados

- TIPOS DE DADOS DO MS ACCESS - TIPOS DE DADOS DO MS ACCESS MOEDA NUMERAO AUTOMTICA Este campo permite um nmero com formato monetrio. Trata-se de um valor numrico real com formato especializado para a manipulao de valores monetrios. Utiliza o separador de milhares; mostra os nmeros negativos entre parnteses; O valor predefinido da propriedade de 2 casas decimais e (). O formato desejado definido nas Propriedades do campo, opo Formatar. Este tipo de campo um contador automtico sequencial (com incremento de uma unidade). Trata-se de um valor numrico que o sistema gera automaticamente para cada registo de maneira que nunca existiro dois registos na mesma tabela com o mesmo valor num campo deste tipo.

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4. Construo de tabelas
4.2 - Definir campos e tipos de dados

4. Construo de tabelas
4.2 - Definir campos e tipos de dados

- TIPOS DE DADOS DO MS ACCESS SIM/NO Neste tipo de campo valida-se um valor lgico. O campo pode ter um de dois valores: Sim/No; Verdadeiro/Falso; Ligado/Desligado. A expresso de validao definida nas Propriedades do campo, opo Formatar.

- TIPOS DE DADOS DO MS ACCESS OBJETO OLE (Object Linked Embebed) Este campo permite um objeto de outra aplicao. Esta relao pode existir atravs de uma ligao a: Um ficheiro ou pode mesmo ser inserida na tabela. Um ficheiro de udio, uma imagem, um vdeo, um grfico, um documento de texto, uma folha de Excel, etc

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4. Construo de tabelas
4.2 - Definir campos e tipos de dados

4. Construo de tabelas
4.2 - Definir campos e tipos de dados

- TIPOS DE DADOS DO MS ACCESS HIPERLIGAO Este tipo de campo permite por exemplo, uma ligao a um documento da Internet. Isto , um caminho para um destino, tal como um objeto, um documento, ou pgina Web. Um endereo para este tipo de campo, Hiperligao, pode ser um caminho de Rede, um endereo para um ficheiro localizado numa rede local, ou um URL (endereo para um site da Internet ou da Intranet). - TIPOS DE DADOS DO MS ACCESS ASSISTENTE DE PESQUISA - Este tipo de campo permite ir buscar dados a outro campo de outra tabela ou construir uma listagem.

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4. Construo de tabelas
4.2 - Definir campos e tipos de dados
- PROPRIEDADES DOS CAMPOS NO ACCESS Exibe-se em seguida o aspeto do separador e respetivos itens das propriedades de cada campo. O aspeto deste separador modifica-se em funo do tipo de campo escolhido (texto, nmero, memo, etc.)

4. Construo de tabelas
4.2 - Definir campos e tipos de dados
- FORMATAR formato numrico

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4. Construo de tabelas
4.2 - Definir campos e tipos de dados

4. Construo de tabelas
4.2 - Definir campos e tipos de dados

- FORMATAR formato de campos Texto e Memo

- FORMATAR formato de Data/Hora

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4. Construo de tabelas
4.2 - Definir campos e tipos de dados

4. Construo de tabelas
4.2 - Definir campos e tipos de dados

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4. Construo de tabelas
4.2 - Definir campos e tipos de dados

4. Construo de tabelas
4.2 - Definir campos e tipos de dados

Legenda
A legenda corresponde ao ttulo que o campo assume.

Valor predefinido
Valor introduzido automaticamente ao inserir-se um novo registo.

Por predefinio assume como legenda o nome definido para o campo. Exemplo: O campo Num_Aluno pode ter como legenda N de Aluno.

Exemplo: O campo Ano_corrente pode ter como valor predefinido 2006.

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4. Construo de tabelas
4.2 - Definir campos e tipos de dados

4. Construo de tabelas
4.2 - Definir campos e tipos de dados

Texto de validao

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4. Construo de tabelas
4.2 - Definir campos e tipos de dados

4. Construo de tabelas
4.2 - Definir campos e tipos de dados

Necessrio
Este Campo se estiver com a expresso No um campo de introduo facultativa. Caso contrrio um campo de introduo obrigatria.

Modo IME
Um IME (Input Method Editor) um editor que permite introduzir texto asitico em programas, atravs da converso dos batimentos de teclas em carateres asiticos. O IME interpreta os batimentos de teclas como carateres e, a seguir, d-lhe a oportunidade de inserir a interpretao correta no programa no qual est a trabalhar.

Permitir Comprimento Zero

Se este campo estiver com a indicao de Sim pode ficar vazio.

Indexado
A indexao permite a pesquisa mais rpida dos registos dentro da base de dados.

Etiquetas inteligentes
A Microsoft fornece um conjunto de etiquetas inteligentes prontas a utilizar com o Microsoft Office Access 2003. Nesta aplicao esto disponveis aes relacionadas com Datas e Nomes e Respetiva associao ao Microsoft Outlook.

Compresso Unicode
A compresso Unicode corresponde a um padro internacional de codificao adotado no Microsoft Office. No caso da compresso estar ativa o contedo dos campos de tipo Memo e Texto podem ser comprimidos ocupando menos espao mas garantindo a correta apresentao do respetivo contedo.

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4. Construo de tabelas
4.3 - Propriedades dos campos

4. Construo de tabelas
4.4 ndices e chaves
Criar e utilizar um ndice para melhorar o desempenho Se pesquisamos frequentemente uma tabela ou ordenarmos os respetivos registos por um determinado campo, podemos acelerar estas operaes criando um ndice para o campo. O Microsoft Office Access utiliza ndices numa tabela tal como utilizado um ndice num livro: para localizar dados, o Access procura a localizao dos dados no ndice. Em certos casos, por exemplo, para uma chave primria, o Access cria automaticamente um ndice. Noutros casos, o utilizador poder querer cri-lo manualmente. Podemos utilizar um ndice para ajudar o Access a localizar e ordenar mais rapidamente os registos. Um ndice armazena a localizao dos registos com base no campo ou campos que fazem parte do ndice. Consoante o nmero de valores exclusivos dos campos indexados, um ndice pode ser mais pequeno do que a tabela que descreve, o que permite ao Access uma leitura mais eficiente.
65 66

Propriedades dos campos: - Tamanho do campo - Formatar - Casas decimais - Mscara de introduo - Legenda - Valor predefinido - Regra de validao - Texto de validao - Necessrio - Indexado - Etiquetas inteligentes - Alinhamento do texto Co-financiado pelo Fundo Social Europeu e pelo Estado Portugus

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4. Construo de tabelas
4.4 ndices e chaves
Cont. Criar e utilizar um ndice para melhorar o desempenho Os ndices so como os ndices de livros Considere o ndice de um livro: uma lista de palavras que aparecem no livro. Cada entrada da lista tambm mostra os nmeros das pginas que contm a palavra. Se quiser localizar uma determinada palavra num livro, um ndice torna muito mais fcil a pesquisa do que se tivesse de folhear o livro todo. No Access, um ndice como uma lista de valores que aparecem numa tabela. Cada entrada da lista tambm mostra as localizaes dos registos que contm os valores dos campos. Se pretender localizar um determinado valor de um campo, um ndice torna muito mais fcil a pesquisa do que se tivesse de ler toda a tabela.

4. Construo de tabelas
4.4 ndices e chaves
Cont. Criar e utilizar um ndice para melhorar o desempenho
Os ndices tornam mais rpida a localizao de valores de campos raros.

Quanto maior for o nmero de valores de campo diferentes numa tabela, melhor ser o desempenho da consulta selecionar e de pesquisa. Quanto mais frequentemente um valor de campo aparecer numa tabela, menos utilidade ter um ndice. Pense nas palavras de um livro: a palavra "o" aparece, provavelmente, com tanta frequncia que ler o respetivo item de lista levaria quase tanto tempo como ler todo o livro! Da mesma forma, um campo apenas com alguns valores no beneficia tanto da indexao, uma vez que cada valor aparece demasiadas vezes.

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4. Construo de tabelas
4.4 ndices e chaves
Cont. Criar e utilizar um ndice para melhorar o desempenho

4. Construo de tabelas
4.4 ndices e chaves
Cont. Criar e utilizar um ndice para melhorar o desempenho Os ndices tornam a alterao dos dados mais demorada

Depois do Access obter a localizao dos registos a partir do ndice, pode obter os dados desses registos passando diretamente para a localizao correta. Desta forma, a utilizao de um ndice poder ser muito mais rpida do que pesquisar todos os registos da tabela para encontrar os dados.

Quando anexa, elimina ou atualiza dados, todos os ndices nas tabelas afetadas tm de ser atualizados para refletir as alteraes. Isto pode dificultar o desempenho. Mais uma vez, pense num livro: se fizer alteraes, o ndice tambm ter de ser alterado ou ficar incorreto. A alterao do ndice demora alguma tempo e tempo que no perderia se no existisse o ndice. O Access funciona da mesma maneira: os ndices fazem com que a alterao dos dados demore mais tempo.

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5. Definir as relaes entre as tabelas

5.1 - Relaes de 1 para 1
Criar, editar ou eliminar uma relao

FIM Vamos aos exerccios

Uma relao uma forma de reunir dados de duas tabelas diferentes. Uma relao composta por dois campos, um de cada tabela.

Quando utiliza as tabelas numa consulta, a relao permite que o Access determine os registos de cada tabela que esto associados.

Por exemplo, pode ter um campo ID do Produto numa tabela Produtos e numa tabela Detalhes da Encomenda.

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5. Definir as relaes entre as tabelas 5. Definir as relaes entre as tabelas

5.1 - Relaes de 1 para 1 cont. 5.1 - Relaes de 1 para 1 5.2 - Relaes de 1 para muitos
Guia para relaes de tabela

Um dos objetivos de uma boa estrutura de base de dados consiste em Cada registo na tabela Detalhes da Encomenda tem um ID de Produto correspondente a um registo na tabela Produtos com o mesmo ID de Produto. remover redundncia de dados (dados duplicados). Para alcanar esse objetivo, dever dividir os dados em muitas tabelas baseadas em
Curso Access 2010 - Relacionamentos.pptx assunto, para que cada facto seja representado apenas uma vez.

Uma relao tambm pode ajudar a evitar a perda de dados, impedindo a dessincronizao dos dados eliminados.

Dever depois fornecer ao Access os meios para reunir novamente as informaes divididas: para tal, dever colocar campos comuns em tabelas relacionadas. Contudo, para efetuar corretamente este passo, ter primeiro de compreender as relaes entre as tabelas e especificar depois essas relaes na base de dados.

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Relaes

RESUMO : Relaes Consultas Formulrios Relatrios

Relacionamento entre tabelas numa base de dados

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Relaes
STAND DE VENDAS FORD
FACTURA
num_factura data nome_cliente morada_cliente nif_cliente nome_modelo cilindrada potncia total_factura

Aulas anteriores
STAND DE VENDAS FORD
FACTURA
num_factura data total_factura

MODELO CLIENTE
nome_cliente morada_cliente nif_cliente

MODELO CLIENTE
nome_cliente morada_cliente nif_cliente

nome_modelo cilindrada potncia

nome_modelo cilindrada potncia

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Objectivos da aula
Conhecer os diferentes tipos de relacionamento Identificar a(s) chave(s) estrangeira(s) numa tabela Criar e eliminar relacionamentos entre tabelas

Tipos de relacionamentos
De 1 para 1 De 1 para N (ou 1 para muitos) (ou 1 para ) (ou muitos para muitos)

De N para N

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Tipos de relacionamentos
De 1 para 1

Tipos de relacionamentos
De 1 para N EQUIPA JOGADOR REQUISICAO

MARIDO

ESPOSA LIVRO

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Tipos de relacionamentos
De N para N ALUNO LIVRO DISCIPLINA

Tipos de relacionamentos
De N para N Dois relacionamentos De 1 para N
N 1

ALUNO

ALUNO_DISCIPLINA

DISCIPLINA

AUTOR

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Tipos de relacionamentos
STAND DE VENDAS FORD

Chave estrangeira
um campo de uma tabela que uma chave primria de outra tabela
MODELO 1 N

CLIENTE

FACTURA

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Criao de relacionamentos
Fazer clique sobre o boto (relaes) que se encontra na Barra de Ferramenta s da base de dados

Criao de relacionamentos
Impor integridade referencial Impede que sejam criados registos na tabela FACTURA com referncia a clientes que no existam.

Ou No menu Ferramentas seleccionar Relaes

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Criao de relacionamentos
Propagar actualizao dos campos relacionados Qualquer alterao no nmero de um cliente, da tabela CLIENTE, provoca alteraes em todas as ocorrncias desse nmero de cliente na tabela FACTURA.

Criao de relacionamentos
Propagar eliminao dos registos relacionados Qualquer eliminao de um registo de um cliente, na tabela CLIENTE, provoca a eliminao de todos os registos desse cliente na tabela FACTURA.

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Sntese dos Slides

6. Criao de consultas de seleo

6.1 - Escolha das tabelas e os campos

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6. Criao de consultas de seleo

6.1 - Escolha das tabelas e os campos Selecionar campos a consultar e Executar consulta Sem a utilizao do Assistente de Consulta

6. Criao de consultas de seleo

6.1 - Escolha das tabelas e os campos Selecionar campos a consultar e Executar consulta

Dar duplo clique no campo selecionado para que conste. Depois clicar no boto Executar para efetuar a consulta

Aps executar consulta, aparecer uma janela com o resultado da consulta efetuada.

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6. Criao de consultas de seleo

- Selecionar campos a consultar e executar consulta com a utilizao do Assistente de Consulta

6. Criao de consultas de seleo

- Selecionar campos a consultar e executar consulta com a utilizao do Assistente de Consulta

Poderemos chamar o Assistente de Consultas para efetuar vrios Consultas, com os vrios Assistentes de Consultas: - Assistente de Consultas Simples - Assistente de Consultas Cruzadas - Assistente de Consultas Localizar Duplicados - Assistente de Consultas Localizar No Correspondentes. S teremos que selecionar o que queremos utilizar. Co-financiado pelo Fundo Social Europeu e pelo Estado Portugus
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Exemplo de consulta com assistente de consultas simples

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6. Criao de consultas de seleo

- Selecionar campos a consultar e executar consulta com a utilizao do Assistente de Consulta

6. Criao de consultas de seleo

6.2 - Definio de critrios
Adicionar registos a uma tabela utilizando uma consulta de acrscimo Uma consulta de acrscimo utilizada quando necessrios adicionar novos registos a uma tabela existente utilizando dados de outras origens.

Se necessitarmos de alterar dados num conjunto existente de registos, tal como atualizar o valor de um campo, podemos utilizar uma consulta Foi feita com o assistente uma consulta somente com dois campos: - Nome - Morada Poderemos gravar as consultas efetuadas, guardando-as. atualizao. Se necessitarmos de criar uma nova tabela a partir de uma seleo de dados, ou de intercalar duas tabelas numa nova tabela, podemos utilizar uma consulta criar tabela. Nota: No podemos executar uma consulta de acrscimo num browser. Se pretendermos executar uma consulta de acrscimo numa base de dados Web, primeiro temos de abrir a base de dados Web utilizando o Access.
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6. Criao de consultas de seleo

6.3 - Funes e expresses de clculo
Uma expresso uma combinao de alguns ou de todos os seguintes elementos: funes, identificadores, operadores e constantes incorporados ou definidos pelo utilizador. Cada expresso devolve um nico valor.

6. Criao de consultas de seleo

6.3 - Funes e expresses de clculo
No Access, as expresses so utilizadas em muitos locais para efetuar clculos, manipular caracteres ou testar dados. As tabelas, consultas, formulrios, relatrios e macros tm todos propriedades que aceitam uma expresso. Por exemplo, possvel utilizar expresses nas propriedades Origem do Controlo e Valor Predefinido de um controlo.

Por exemplo, a seguinte expresso contm estes quatro elementos:

Tambm possvel utilizar expresses na propriedade Regra de Validao num campo de tabela. Alm disso, ao escrever cdigo VBA (Microsoft Visual Basic for Applications) para um procedimento de evento ou para um mdulo, utilizam-se

=Soma([Preo de Compra])*0,08

frequentemente expresses semelhantes s expresses que so utilizadas num objeto do Access, como, por exemplo, uma tabela ou consulta.

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7. Construo de Formulrios
7.1 - Criao de formulrios atravs do assistente

7. Construo de Formulrios
7.1 - Criao de formulrios atravs do assistente

Atravs do Assistente de formulrios poderemos escolher os campos que desejamos Incluir no formulrio (campos de uma ou mais do que uma tabela ou consulta.
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7. Construo de Formulrios
7.1 - Criao de formulrios atravs do assistente

7. Construo de Formulrios
7.1 - Criao de formulrios atravs do assistente

Esquema de formulrio em colunas. Atravs do assistente de formulrios, podemos escolher um determinado tipo de esquema: - Colunas - Tabela - Folha de dados - Justificado 103
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Poderemos visualizar o formulrio que foi criado e guard-lo com um determinado nome. Os registos do formulrio poder ser alterado sempre que fr necessrio.
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7. Construo de Formulrios
- Criao de formulrios sem o assistente

7. Construo de Formulrios
7.2 - Optimizao dos formulrios

Um formulrio um objeto de base de dados que pode ser utilizado para criar uma interface de utilizador uma aplicao de base de dados.

Um formulrio "vinculado" o que est diretamente ligado a uma origem Registo: ID 1 de dados, tal como uma tabela ou consulta, e pode ser utilizado para introduzir, editar ou apresentar dados dessa origem. Em alternativa, pode criar um formulrio "desvinculado" sem qualquer ligao direta a uma origem de dados, mas que no deixa de ter botes de comando, rtulos ou outros controlos que so necessrios para trabalhar com a aplicao.

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7. Construo de Formulrios
7.2 - Otimizao dos formulrios cont.
Disponibilizar a esses utilizadores um formulrio que contm apenas esses campos, torna a utilizao da base de dados muito mais fcil para eles. Tambm pode adicionar botes de comando e outras

7. Construo de Formulrios
7.2 - Otimizao dos formulrios
Otimizar o formulrio na vista de estrutura Em bases de dados do ambiente de trabalho pode otimizar a estrutura do formulrio trabalhando na vista de Estrutura. Poderemos adicionar novos controlos e campos ao formulrio, adicionando-os grelha de estrutura. A folha de propriedades fornece-lhe acesso a muitas propriedades que poder

funcionalidades a um formulrio para automatizar as aes mais utilizadas. Encare os formulrios vinculados como janelas, atravs das quais os utilizadores visualizam e acedem base de dados. Um formulrio eficaz torna a utilizao da base de dados mais rpida, porque os utilizadores no tm de procurar o que precisam. Um formulrio visualmente atrativo torna a utilizao da base de dados mais agradvel e mais eficaz, alm de poder evitar a introduo de dados incorretos.
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definir para personalizar o seu formulrio.

Para mudar para a vista de estrutura, clique com o boto direito do rato no nome do formulrio no Painel de Navegao e clique em Vista de Estrutura.

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7. Construo de Formulrios
7.2 - Otimizao dos formulrios
Otimizar o formulrio na vista de estrutura

7. Construo de Formulrios
7.2 - Otimizao dos formulrios
Cont. Otimizar o formulrio na vista de estrutura

Poder depois arrastar campos diretamente do painel Lista de Campos para o Nota: A vista de Estrutura no est disponvel quando est a trabalhar numa formulrio. base de dados Web. O Access mostra o formulrio na vista de Estrutura. Para adicionar um nico campo, faa duplo clique sobre ele ou arraste-o a possvel utilizar a folha de propriedades para alterar as propriedades do formulrio e respetivos controlos e seces. partir do painel Lista de Campos para a seco no formulrio onde pretende que seja apresentado.

Para apresentar a folha de propriedades, prima a tecla F4.

Para adicionar vrios campos de uma s vez, mantenha a tecla CTRL premida e clique nos campos que pretende adicionar. Em seguida, arraste os campos selecionados para o formulrio.

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8. Criao de Relatrios
8.1 - Criao de relatrios atravs do assistente

8. Criao de Relatrios
8.1 - Criao de relatrios atravs do assistente

Campos disponveis inseridos e campos selecionados

Relatrio efetuado com assistente vista de colunas

Este relatrio apresenta Os campos: Nome e Morada e respetivos Registos inseridos

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8. Criao de Relatrios
8.2 - Formatao dos relatrios

8. Criao de Relatrios
8.3 - Impresso dos relatrios

Poderemos criar relatrios com diversos esquemas: - Em Colunas (na vertical ou na horizontal) - Em Tabela (na vertical ou na horizontal) - Justificado (na vertical ou na horizontal)

A Impresso dos relatrios efetuada clicando no boto Imprimir. Se s pretendermos apenas imprimir os dados, termos que selecionar o visto em Apenas Imprimir Dados. Poderemos igualmente configurar a pgina e definir as configuraes para posteriormente imprimir o relatrio.

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FIM

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