O processo de impresso em srie pressupe os seguintes passos globais: 1. Configurar o documento principal.

O documento principal contm o texto e grficos que so iguais para cada verso do documento intercalado. Por exemplo, a saudao ou o endereo do remetente numa carta de formulrio. 2. Ligar o documento a uma origem de dados. Uma origem de dados um ficheiro que contm as informaes a serem intercaladas num documento. Por exemplo, os nomes e os endereos dos destinatrios de uma carta. 3. Limitar a lista de destinatrios ou itens. O Microsoft Office Word gera uma cpia do documento principal para cada item ou registo, no ficheiro de dados. Se o ficheiro de dados estiver numa lista de correio, estes itens so provavelmente destinatrios do correio. Se pretender gerar cpias para apenas determinados itens no ficheiro de dados, pode escolher os itens (registos) a incluir. 4. Adicionar marcadores de posio, os denominados campos de impresso em srie, ao documento. Ao efectuar a impresso em srie, os campos de impresso em srie so preenchidos com informaes do ficheiro de dados. 5. Pr-visualizar e concluir a intercalao. Pode pr-visualizar cada cpia do documento antes de imprimir todo o conjunto. Para executar uma impresso em srie, so utilizados os comandos no separador Mailings. SUGESTO Tambm pode efectuar uma impresso em srie utilizando o painel de tarefas Impresso em Srie, que o orienta passo a passo atravs do processo. Para utilizar o painel de tarefas, no grupo Iniciar a Impresso em Srie do separador Mailings, clique em Iniciar a Impresso em Srie e, em seguida, clique em Assistente de Impresso em Srie Passo a Passo.

Configurar o documento principal 1. Inicie o Word. Abre, por predefinio, um documento em branco. Deixe-o aberto. Se o fechar, os comandos do passo seguinte no estaro disponveis. 2. No separador Endereamento, no grupo Iniciar Impresso em Srie, clique em Iniciar Impresso em Srie.

3. Clique no tipo de documento que pretende criar. Por exemplo, pode criar:

Um conjunto de envelopes O endereo do remetente igual em todos os envelopes, mas o endereo de destino exclusivo em cada um deles. Clique em Envelopes e, em seguida, especifique as preferncias para o tamanho do envelope e a formatao do texto no separador Opes de Envelope da caixa de dilogo Opes de Envelope. Um conjunto de etiquetas de endereo Cada etiqueta mostra o nome e o endereo de uma pessoa, mas o nome e endereo de cada etiqueta exclusivo. Clique em Etiquetas e, em seguida, especifique as preferncias para o tipo de etiqueta na caixa de dilogo Opes de Etiqueta.

Um conjunto de cartas de formulrio ou mensagens de correio electrnico O contedo bsico o mesmo em todas em cartas ou mensagens, mas cada uma contm informaes que so especficas do destinatrio individual, como, por exemplo, o nome, o endereo ou outro elemento informativo. Clique em Cartas ou Mensagens de correio electrnico para criar estes tipos de documento. Um catlogo ou directrio O mesmo gnero de informaes, tais como nome e descrio, mostrado para cada item, mas o nome e a descrio de cada item so exclusivos. Clique em Directrio para criar este tipo de documento. Retomar uma impresso em srie Se necessitar de parar de trabalhar numa impresso em srie, pode guardar o documento principal e retomar a impresso em srie mais tarde. O Microsoft Office Word retm as informaes de origem de dados e de campo. Se estiver a utilizar o painel de tarefas Impresso em Srie, quando retomar a impresso em srie o Word regressa ao local em que tinha ficado no painel de tarefas.

1. Quando estiver pronto para continuar a impresso em srie, abra o documento. O Word apresenta uma mensagem que pede a confirmao caso pretenda abrir o documento, o que ir executar um comando SQL. 2. Como este documento est ligado a uma origem de dados e pretende obter os dados, clique em Sim. Se estiver a abrir um documento que no se tenha apercebido que estava ligado a uma origem de dados, pode clicar em No para impedir o acesso potencialmente malicioso a dados. apresentado o texto do documento, juntamente com todos os campos inseridos. 3. Clique no separador Mailings e retome o trabalho. Incio da Pgina Ligar o documento a uma origem de dados

Para intercalar informaes no documento principal, tem de ligar o documento a uma origem ou ficheiro de dados. Se ainda no tiver um ficheiro de dados, pode cri-lo durante o processo de impresso em srie. Escolher um ficheiro de dados 1. No separador Endereamento, no grupo Iniciar Impresso em Srie, clique em Seleccionar Destinatrios.

2. Efectue um dos seguintes procedimentos: Se pretender utilizar a lista Contactos no Outlook, clique em Seleccionar Contactos do Outlook. Sugestes para trabalhar com a lista Contactos do Microsoft Outlook

Se tiver uma folha de clculo do Microsoft Office Excel, uma base de dados do Microsoft Office Access ou outro tipo de ficheiro de dados, clique em Utilizar a Lista Existente e, em seguida, localize o ficheiro na caixa de dilogo Seleccionar Origem de Dados. Para o Excel, pode seleccionar dados a partir de qualquer folha de clculo ou intervalo com nome dentro de um livro. Para o Access, pode seleccionar dados de qualquer tabela ou consulta que esteja definida na base de dados. Para outro tipo de ficheiro de dados, seleccione o ficheiro na caixa de dilogo Seleccionar Origem de Dados. Se o ficheiro no estiver listado, seleccione o tipo de ficheiro apropriado ou seleccione Todos os Ficheiros na caixa Ficheiros do tipo. Numa impresso em srie, pode utilizar os seguintes tipos de ficheiros de dados:

Ficheiros de programas de base de dados baseados em ficheiros, de camada nica, para os quais foi instalado um fornecedor OLE DB ou um controlador ODBC (alguns destes controladores esto includos no Microsoft Office).

Um ficheiro HTML com uma nica tabela. A primeira linha da tabela deve conter os nomes das colunas e as restantes linhas devem incluir os dados. Livros de endereos electrnicos: Livro de Endereos do Microsoft Outlook Lista de Contactos do Microsoft Schedule+ 7.0 Quaisquer listas de endereos semelhantes criadas com um sistema de mensagens compatvel com a MAPI, tal como o Microsoft Outlook. Um documento do Microsoft Word. O documento deve conter uma nica tabela. A primeira linha da tabela tem de conter os cabealhos e as outras linhas tm de conter os registos que pretende intercalar. Tambm pode utilizar uma origem de cabealhos como uma origem de dados. Qualquer ficheiro de texto que tenha campos de dados separados (ou delimitados) por caracteres de tabulao ou vrgulas e registos de dados separados por marcas de pargrafo. Sugestes para formatao de dados em Excel

Se ainda no tiver um ficheiro de dados, clique em Escrever uma nova lista e, em seguida, pode utilizar o formulrio que se abre para criar a lista. A lista guardada como um ficheiro de base de dados (.mdb) que pode reutilizar.

NOTA Se tiver instalado o Microsoft Office system de 2007 (em vez de instalar o Microsoft Word isoladamente), tambm pode utilizar o Microsoft Query para construir uma consulta e obter os dados pretendidos a partir de uma origem de dados externa. Incio da Pgina Limitar a lista de destinatrios ou itens Quando se liga a um determinado ficheiro de dados, pode pretender no intercalar informaes de todos os registos desse ficheiro de dados no documento principal.

Para diminuir a lista de destinatrios ou utilizar um subconjunto dos itens includos no ficheiro de dados, efectue o seguinte procedimento: 1. No separador Endereamento, no grupo Iniciar Impresso em Srie, clique em Editar Lista de Destinatrios.

2. Na caixa de dilogo Destinatrios da Impresso em Srie, efectue um dos seguintes procedimentos: Seleccionar registos individuais Este mtodo bastante til se a lista for curta. Seleccione as caixas de verificao junto aos destinatrios que pretende incluir e desmarque as caixas de verificao junto aos destinatrios que pretende excluir. Se souber que pretende incluir apenas alguns registos na impresso em srie, pode desmarcar a caixa de verificao na linha de cabealho e, em seguida, seleccionar os registos pretendidos. De forma anloga, se pretender incluir a maioria da lista, seleccione a caixa de verificao na linha de cabealho e, em seguida, desmarque as caixas de verificao que no pretende incluir.

Ordenar registos Clique no cabealho da coluna do item pelo qual pretende ordenar. A lista ordenada por ordem alfabtica ascendente (de A a Z). Clique novamente no cabealho da coluna para ordenar a lista por ordem alfabtica descendente (Z a A). Se pretender uma ordenao mais complexa, clique em Ordenar em Limitar lista de destinatrios e escolha as preferncias de ordenao no separador Ordenar Registos da caixa de dilogo Filtrar e Ordenar. Por exemplo, pode utilizar este tipo de ordenao se pretender que os endereos dos destinatrios sejam ordenados alfabeticamente pelo ltimo nome em cada cdigo postal e os cdigos postais listados por ordem numrica.

Filtrar registos Este mtodo til se a lista contiver registos que no pretende ver ou incluir na impresso em srie. Depois de filtrar a lista, pode utilizar as caixas de verificao para incluir e excluir registos. Para filtrar os registos, efectue o seguinte procedimento: 1. Em Limitar lista de destinatrios, clique em Filtrar. 2. No separador Filtrar Registos da caixa de dilogo Filtrar e Ordenar, escolha os critrios que pretende utilizar para o filtro. Por exemplo, para gerar cpias do documento principal apenas para os endereos que listam a Austrlia como o pas/regio, pode clicar em Pas na lista Campo, Igual a na lista Comparao e Austrlia na lista Comparar. 3. Para limitar o filtro ainda mais, clique em E ou Ou e, em seguida, especifique mais critrios. Por exemplo, para gerar cpias do documento principal para empresas em Munique, deve filtrar os registos cujo campo Localidade contm Munique e cujo campo Nome da Empresa no esteja em branco. Se utilizar um filtro Ou em vez de um filtro E, a impresso em srie inclui todos os endereos de Munique, bem como todos os endereos que incluem um nome de empresa, independentemente da localidade.

NOTA Se tiver instalado um programa de validao de endereos, pode clicar em Validar endereos na caixa de dilogo Destinatrios da Impresso em Srie para validar os endereos dos destinatrios. Incio da Pgina Adicionar marcadores de posio, os denominados campos de impresso em srie, ao documento Depois de ligar o documento principal a um ficheiro de dados, est pronto para escrever o texto do documento e adicionar os marcadores de posio que indicam o local onde sero apresentadas as informaes exclusivas em cada cpia do documento.

Os marcadores de posio, tais como o endereo e a saudao, so denominados campos de impresso em srie. No Word, os campos correspondem aos cabealhos de coluna no ficheiro de dados seleccionado.

As colunas de um ficheiro de dados representam categorias de informaes. Os campos que adicionar ao documento principal sero os marcadores de posio para estas categorias. As linhas de um ficheiro de dados representam registos de informaes. O Word gera uma cpia do documento principal para cada registo quando efectua uma impresso em srie.

Ao colocar um campo no documento principal, indica que pretende que seja apresentada nessa localizao uma determinada categoria de informaes, tal como o nome ou endereo.

NOTA Quando insere um campo de impresso em srie no documento principal, o nome do documento sempre includo entre divisas ( ). As divisas no so mostradas nos documentos intercalados. Apenas o ajudam a distinguir os campos no documento principal do texto normal. O que acontece ao intercalar Ao intercalar, as informaes da primeira linha do ficheiro de dados substituem os campos no documento principal para criar o primeiro documento intercalado. As informaes da segunda linha substituem os campos para criar o segundo documento intercalado e assim sucessivamente.

Trabalhar com campos: Exemplos

Pode adicionar qualquer cabealho de coluna do ficheiro de dados ao documento principal como um campo. Esta funcionalidade proporciona-lhe flexibilidade na estruturao de cartas de formulrio, etiquetas, mensagens de correio electrnico e outros documentos intercalados. Por exemplo:

Suponha que est a criar uma carta para notificar empresas locais de que foram seleccionadas para serem includas no guia anual da cidade. Se o ficheiro de dados contiver uma coluna Empresa com o nome de cada empresa que pretende contactar, pode inserir o campo Empresa em vez de escrever o nome de cada empresa individual. Imagine que envia trimestralmente mensagens electrnicas aos clientes alertando-os para novos produtos e negcios especiais. Para personalizar essas mensagens para os melhores clientes, pode adicionar uma coluna Nota Pessoal, onde pode escrever notas, tal como "Dona Manuela, este novo instrumento exactamente o que anda procura". Ao colocar um campo Nota Pessoal no campo principal, pode incluir estas notas na parte inferior de determinadas mensagens. Suponha que a lista de correio se destina a subscritores do boletim electrnico e o ficheiro de dados inclui uma coluna, denominada DataExpirao, para armazenar a data de expirao de cada subscrio. Se colocar um campo DataExpirao no documento principal de etiquetas antes de executar a impresso em srie, os subscritores vero a data de expirao na respectiva etiqueta de endereo. Pode combinar os campos e separ-los com marcas de pontuao. Por exemplo, para criar um endereo, pode configurar campos no documento principal como estes: Nome Prprio Apelido Rua do Endereo Localidade, Distrito Cdigo Postal Para elementos utilizados com frequncia, tais como blocos de endereos e linhas de saudao, o Word fornece campos compostos que agrupam um nmero de campos. Por exemplo:

O campo Bloco de Endereos uma combinao de vrios campos, incluindo o nome prprio, o apelido, a rua do endereo e o cdigo postal.

O campo Linha de Saudao pode incluir um ou mais campos de nome, consoante a saudao escolhida. Pode personalizar o contedo em cada um desses campos compostos. Por exemplo, pode seleccionar no endereo um formato de nome formal (Sr. Justino Ribeiro); na saudao, pode pretender utilizar "Para" em vez de "Caro". Mapear campos de impresso em srie para o ficheiro de dados Para se certificar de que o Word pode localizar a coluna no ficheiro de dados que corresponde a cada elemento de endereo ou saudao, pode mapear os ficheiros de impresso em srie no Word para as colunas no ficheiro de dados. Para mapear os campos, clique em Atribuir Campos no grupo Escrever e Inserir Campos do separador Mailings.

Abre-se a caixa de dilogo Atribuir Campos.

Os elementos de um endereo e saudao so listados esquerda. Os cabealhos de coluna do ficheiro de dados so listados direita. O Word procura a coluna que corresponde a cada elemento. Na ilustrao, o Word faz corresponder a coluna Apelido coluna ltimo Nome. Mas no conseguiu a correspondncia com outros elementos. Por exemplo, neste ficheiro de dados, o Word no conseguiu correspondncia para Nome Prprio. Na lista direita, pode seleccionar a coluna do ficheiro de dados que corresponde ao elemento esquerda. Na ilustrao, a coluna Nome corresponde agora coluna Nome Prprio. O facto de Ttulo, Identificador Exclusivo e Outros Nomes/Apelidos no apresentarem correspondncias normal. O documento da impresso em srie no necessita de utilizar todos os campos. Se adicionar um campo que no contm dados ao ficheiro de dados, ser apresentado no documento intercalado como um marcador de posio vazio normalmente uma linha em branco ou um campo oculto.

Escrever contedo e adicionar campos 1. No documento principal, clique no local em que pretende inserir o campo. 2. Utilize o grupo Escrever e Inserir Campos no separador Mailings.

3. Adicione uma das seguintes opes: Bloco de endereos com nome, endereo e outras informaes Linha de saudao Campos individuais Campos personalizados de contactos do Outlook NOTAS

No pode escrever caracteres de campo de impresso em srie ( ) manualmente ou utilizar o comando Smbolo no menu Inserir. Tem de utilizar a impresso em srie. Se os campos de impresso em srie aparecerem entre chavetas, como, por exemplo, { MERGEFIELD Localidade}, significa que o Microsoft Word est a apresentar cdigos de campo em vez de resultados do campo. Este facto no afecta a impresso em srie, mas, se pretender apresentar os resultados, clique com o boto direito do rato no cdigo de campo e, em seguida, clique em Alternar Cdigos de Campo no menu de atalho. Formatar dados intercalados Os programas de bases de dados e folha de clculo, tais como o Microsoft Office Access e o Microsoft Office Excel, armazenam as informaes escritas nas clulas como dados no processados. A formatao que aplicar no Access ou Excel, tal como tipos de letra e cores, no armazenada com os dados no processados. Quando intercala informaes de um ficheiro de

dados num documento do Word, est a intercalar dados no processados sem a formatao aplicada. Para formatar os dados no documento, seleccione o campo de impresso em srie e formate-o, tal como formataria qualquer texto. Certifique-se de que a seleco inclui as divisas ( ) que circundam o campo. Incio da Pgina Pr-visualizar e concluir a intercalao Depois de adicionar campos ao documento principal, est pronto a prvisualizar os resultados da impresso em srie. Quando estiver satisfeito com a pr-visualizao, pode concluir a intercalao. Pr-visualizar a impresso em srie Pode pr-visualizar os documentos intercalados e efectuar alteraes antes de concluir a intercalao. Para pr-visualizar, execute uma das seguintes opes no grupo Prvisualizar Resultados do separador Mailings:

Clique em Pr-visualizar Resultados. Percorra cada documento intercalado utilizando os botes Registo Seguinte e Registo Anterior no grupo Pr-visualizar Resultados. Pr-visualize um documento especfico clicando em Localizar Destinatrio. NOTA Clique em Editar a Lista de Destinatrios no grupo Iniciar a Impresso em Srie no separador Mailings para abrir a caixa de dilogo Destinatrios da Impresso em Srie, onde pode filtrar a lista ou limpar os destinatrios se vir registos que no pretenda incluir.

Concluir a intercalao Pode imprimir os documentos intercalados ou modific-los individualmente. Pode imprimir ou alterar tudo ou apenas um subconjunto dos documentos. Imprimir os documentos intercalados 1. No separador Endereamento, no grupo Concluir, clique em Concluir e Intercalar e, em seguida, clique em Imprimir Documentos.

2. Escolha se pretende imprimir o conjunto inteiro de documentos, apenas a cpia que est actualmente visvel ou um subconjunto do conjunto, que pode especificar pelo nmero do registo. Alterar cpias individuais do documento 1. No separador Endereamento, no grupo Concluir, clique em Concluir e Intercalar e, em seguida, clique em Editar Documentos Individuais.

2. Escolha se pretenda editar o conjunto inteiro de documentos, apenas a cpia actualmente visvel ou um subconjunto do conjunto, que pode especificar pelo nmero de registo. O Word guarda as cpias que pretende editar num nico ficheiro, com uma quebra de pgina entre cada cpia do documento.

Guardar o documento principal No se esquea de que os documentos intercalados que guarda so autnomos em relao ao documento principal. uma boa ideia guardar o documento principal se planear utiliz-lo noutra impresso em srie. Quando guarda o documento principal, tambm guarda a respectiva ligao ao ficheiro de dados. A prxima vez que abrir o documento principal, -lhe pedido que escolha se pretende que as informaes do ficheiro de dados sejam novamente intercaladas no documento principal.

Se clicar em Sim, o documento abre-se com as informaes do primeiro registo intercaladas. Se clicar em No, a ligao entre o documento principal e o ficheiro de dados interrompida. O documento principal torna-se num documento padro do Word. Os campos so substitudos pelas informaes exclusivas do primeiro registo.

IMPRESSO EM SRIE MAILINGS Atravs da funcionalidade mailings, poder proceder impresso de uma srie de cartas, envelopes, e-mails e etiquetas para diversos clientes de uma s vez. Para utilizar esta funcionalidade, efectue os passos seguintes: A criao de cada carta, mensagem de correio electrnico ou envelope individualmente iria demorar horas. neste ponto que a impresso em srie intervm. Utilizando a impresso em srie, tudo o que se tem que fazer criar um documento que contm as informaes iguais em cada cpia e adicionar alguns marcadores de posio para as informaes que so exclusivas de cada cpia. O Word trata do resto. Para criar qualquer documento atravs da impresso em srie, pode optar pelo Assistente de Impresso em srie passo a passo Desta forma o Word ajuda a criar a impresso em srie passo a passo. Para criar um documento de impresso em srie sejam cartas, envelopes, ou outros o procedimento semelhante. Assim deve seguir os seguintes passos: Cartas e mensagens de correio electrnico 1. Aceder ao separador Mailings:

2. Clicar em Iniciar Impresso em Srie e escolher o tipo de documento que se pretende criar (cartas e mensagens de correio electrnico);

3. Criar o documento, ou seja, criar a carta ou a mensagem de correio electrnico. 4. Seleccionar destinatrios (usar uma lista j existente ou criar uma lista nova(exemplo)):

Para que a lista tenha uns determinados campos, por exemplo Nome e Morada, devemos pressionar a opo personalizar colunas:

E nesta caixa deve-se adiconar, eliminar ou mudar o nome consoante a informao pretendida na lista de endereos, no exemplo Nome e Morada apenas.

5 Inserir campos de impresso em srie;

6. Pr-visualizar o documento; 7. Concluir a impresso em srie (imprimir, ou criar os vrios documentos para posterior impresso). Etiquetas e Envelopes 1. Clicar em Iniciar Impresso em Srie e escolher etiquetas ou envelope. 2. Definir as medidas da etiqueta ou do envelope; 3. Definir a lista de destinatrios; 4. Definir os campos de impresso em srie; 5. Criar o documento (cartas, mensagens de correio electrnico, ) 4. Actualizar as etiquetas (para copiar o esquema da 1 para as restantes, esta opo s utilizada nas eqtiquetas); 5. Pr-visualizar as etiquetas (facultativo) e finalizar a impresso em srie.

Impresso em srie no Microsoft Word 2007 Utilizar a Barra Mailings

Na impresso em srie o texto base idntico, mas h informaes especficas para cada destinatrio. Por exemplo: Se pretendermos preencher envelopes o remetente o mesmo mas os dados do destinatrio mudam. A criao individual de cada carta, mensagem, fax, etiqueta, envelope ou cupo demoraria horas. aqui que a impresso em srie se torna til. Um dos processos de criar a impresso em srie de forma organizada:

Escrever nova lista Se pretendermos criar uma lista Utilizar lista existente Se j tivermos um documento com uma lista de dados/contactos Seleccionar contactos do Outlook Se pretendermos utilizar a Base de dados do Outlook

Escrever nova lista

Nova Entrada - Podemos adicionar mais entradas/registos. Se pretendermos adicionar/modificar os nossos contactos, seleccionamos a origem de Dados -> Editar Podemos Alterar as colunas ou adicionar mais registos (Nova Entrada).

Para iniciar a nossa impresso podemos utilizar de forma directa os botes: Envelopes; Etiquetas Ou ir ao menu: Iniciar Impresso em srie

Por exemplo se pretendermos imprimir envelopes (depois de termos a nossa lista de entradas no documento):

Abrimos o boto envelopes, preenchemos o remetente ( igual para todos)

Adicionar ao Documento

Permite-nos inserir os campos no documento

Permite-nos visualizar o nome do campo ou a entrada respectiva

Permite-nos ir visualizando as entradas uma a uma

Podemos enviar a nossa impresso em srie para a impressora ou por email.

Impresso em srie Imagine que queria mandar uma carta informativa a todos os mil clientes da sua empresa. J possui os nomes e moradas dos seus clientes numa tabela num documento Word. Tambm j possui a carta escrita, mas gostava de alterar o nome e morada em cada uma das cartas a enviar. Utilizando a impresso em srie, ter apenas que ligar os dois documentos, indicando na carta o local, onde quer escrever o nome, morada, e cdigo postal do cliente. A impresso em srie permite a fuso da informao contida em dois documentos. Ao documento que contm informao que comum a todos os documentos chamamos documento principal e ao outro documento de dados. O documento de dados pode ser um documento do Word, mas pode tambm ser importado de outra aplicao, como o Excel, Access ou Outlook. A forma mais fcil de fazer Impresso em Srie utilizando o Assistente. Antes de iniciar o Assistente deve abrir o documento principal, isto , aquele que contm a informao que comum a todos os documentos. -lhe apresentado o painel que mostramos a seguir.

Painel de Impresso em srie Utilizar o Assistente de impresso em srie 1. Abra o documento principal 2. Do menu Ferramentas escolha Cartas e Mailings e depois Assistente de Impresso em Srie. 3. Passo 1 - Escolha o tipo de documento a criar. (por exemplo: cartas ou envelopes). 4. Passo 2 - Seleccione o documento a usar como base, para todos os outros (escolha documento actual se iniciou o assistente a partir do documento principal). 5. Passo 3 - Escolha a origem dos dados dos destinatrios (por exemplo: uma lista j existente, a lista de endereos do Microsoft Outlook, ou a criao de uma lista no momento). 6. Passo 4 - Insira campos no documento (por exemplo: nome do destinatrio ou morada do destinatrio). 7. Passo 5 - Pode visualizar os diversos documentos criados e fazer alteraes individuais a cada um. 8. Passo 6 - Pode imprimir o documento criado.

Maillings (impresso em srie) H uns dias atrs, falava sobre as vantagens que o recurso de Maillings no Microsoft Office Word, ao que me responderam mas isso no interessa s para as secretrias e outras pessoas que tenham que fazer maillings (impresso em srie)?. Compreendo que o nome mailling direccione e formate logo o nosso pensamento para esse caminho, por isso fiz mais duas questes: Costumas reutilizar cartas, fax, propostas, oramentos, que enviaste para uma entidade, alterando s algumas coisas, por exemplo o nome o contacto, os valores?. Sim. Ento continuei, e j te aconteceu por teres recebido um telefonema, terem-te interrompido, no teres alterado algo que deverias ter alterado, tipo a morada, ou o nome de contacto, ou mais grave ainda um valor, e que em vez de teres actualizado ficou com os dados do documento antigo O chamado problema do copy-paste? Sim. Ento se calhar o recurso do mailing interessa-te mais do que julgas Sempre que for possvel ter um documento base, que tenha o mesmo texto, e apenas algumas partes sero alteradas, desde que se tenha uma base de dados parte, poder-se- usar este recurso, evitando erros, reaproveitando trabalho, e assim, poupando tempo. Vou dar um exemplo pouco usual, que usar o mailing para fazer uma Acta que um documento com uma estrutura fixa assim, comeando por uma acta, mais fcil imaginar logo utilidade para as coisas mais comuns, como cartas, faxes e propostas. 1. PASSO: Ter um documento base, com uma estrutura de texto fixa, Por exemplo:

2. PASSO: Criar uma base de dados para as actas Devemos analisar os campos que podero ser alterados futuramente, para construirmos a nossa base de dados, com os campos que necessitamos. Para facilitar a visibilidade, foram colocados a vermelho:

N. Acta Dia Ms Ano Hora N. pontos Descrio dos Pontos da ordem de trabalhos Deliberao

Vamos construir a nossa base de dados e inserir os dados que iramos alterar caso estivssemos a preencher a acta. Agora h que decidir que aplicao usar para fazer a nossa base de dados. Poder usar o Word, o Excel, o Access e at a sua lista de contactos do Outlook. A minha sugesto que seja em Access, que o programa da Microsoft Office ideal para bases de Dados, mas como h mais pessoas a usar Excel do que o Access, neste exemplo, vou usar o Excel. Escolhi o Excel e no o Word, porque j que vou criar uma base de dados, quero poder trabalh-la, e o Excel com os seus filtros permite uma melhor utilizao.

Sugesto administrativa: J que vai criar uma base de dados de actas, aproveite para fazer um controlo interno das actas, e acrescente um campo para saber qual a sua situao, por exemplo: Aguardar assinatura dos Scios, ou Falta a assinatura do Scio X, Assinada e arquivada no livro de actas, Entregue ao advogado para tratar do processo XPTO, etc.. 3. PASSO: Fazer o Mail Merge (Impresso em Srie) Como que o Mail Merge funciona? Faz uma juno entre o documento base e a nossa base de dados, e por cada registo na base de dados (cada linha), ir imprimir um documento personalizado, com as informaes que constam no registo. A essa juno entre o documento base e a nossa base de dados chama-se intercalao.

Agora na prtica: Na aplicao Microsoft Office Word 2007, com o documento base, que elaboramos no passo 1, aberto, vamos Ribbon Bar, ao separador Mallings, seleccionar o boto Start Mail Merge (iniciar impresso em Srie) e optar pelo Step by Step Mail Merge Wizard (Assistente de impresso em Srie Passo a Passo). Uma vez que estamos a usar pela primeira vez este recurso esta a opo, no me ver mais fcil.

Este Step by Step Mail Merge Wizard composto por 6 passos, e assim que seleccionamos esta opo, do lado direito do ecr, aparece uma nova janela do Wizard:

a) O primeiro passo a seleco do tipo do documento Como se pode ver, na figura direita) existem vrias opes para alm do documento Letter (carta), mas neste caso, este o mais indicado, porque o objectivo a impresso personalizada do documento base por cada registo da nossa base de dados. b) O segundo passo escolher com que documento iremos usar para o Mail Merge. Neste caso, como j temos o nosso documento aberto, a opo a escolher Use the current document (utilize o documento actual), como est na figura esquerda.

c) O terceiro passo escolher a base de dados que iremos usar para o Mail Merge. Como j crimos uma base de dados, a opo seleccionada Use an existing list (usar uma lista existente). Para iremos buscar a base de dados que queremos usar teremos que usar o browse (procurar), e fazer alguns passos intermedirios: Assim que damos um clique no browser aparecer a seguinte janela:

Onde na janela alterior estava All Data Souces, ter que alterar para All Filles (1), de forma a que possa ver todos os ficheiros. Depois procura e selecciona o seu ficheiro para a Base de Dados (2), e d um clique no Open (Abrir) (3).

Por a base de dados ser em Excel, aparecer ento uma nova janela. Nessa janela aparecem o nome das folhas, e a seleco da rea de impresso que anteriormente fiz, da tabela com os dados, quando a criei. Como a rea da impresso representa o conjunto dos dados que irei usar, escolho essa opo. Uma nova janela aparece, com uma listas dos registos que constam na minha tabela com os dados. Como s um registo (uma linha) est preenchido, somente selecciono esse registo. Se o exemplo fosse, em vez de uma acta, uma srie de cartas, poderia enviar para todos da lista, ou seleccionar manualmente que quero que receba ou no receba a carta. Para ajudar nessa seleco posso fazer Sort (Organizar), usar um Filter (filtro), Find duplicates (achar duplicados), Find Recipient (achar

registo) ou addresses moradas). d) O quarto passo escolher os campos que vamos usar na acta. Como usamos uma base de dados efectuada por ns, iremos escolher More items (mais itens) para podermos ter acesso aos campos da tabela de dados. Devemos sublinhar um campo no documento que queremos que v ler tabela de dados (1), como por exemplo o n. da acta e ento selecionar More items. Ao dar um clique nessa opo abre uma nova janela: Insert Merge Field (inserir campos de impresso em srie) e ao seleccionarmos a campo que queremos que aparea na nossa acta (2), bastar fazer insert (inserir) para naquele local aparecer o campo seleccionado.

Validate (validar

O quarto passo ter que ser repetido para cada campo da tabela de dados que queremos colocar no nosso documento base, e ficar com um aspecto semelhante ao da figura abaixo:

e) O quinto passo pr-visualizar como ficar o nosso documento. Neste passo aparece apenas o primeiro registo como exemplo, e se quisermos incluir ou excluir registos, ainda poderemos alterar a seleco que fizemos no 3. passo.

f) O sexto, e ltimo passo, complete Mail Merge (concluir a intercalao), editar um outro documento com o resultado da intercalao ou imprimir. O meu conselho no imprimir logo, editar sempre primeiro, gerando assim a criao de outro documento, e possibilitando fazer uma ltima validao de todas as cartas individuais a imprimir, e s depois, se tudo estiver conforme, imprimir (no nosso caso prtico, s um registo, logo

uma s carta uma acta mas se fossem vrios registos apareceriam vrias actas nesse mesmo documento). Para editar individualmente num novo documento deve seleccionar a opo Edit individual letters (editar cartas individuais).

Aps seleccionar Edit individual letters , aparece uma nova janela, onde poderemos escolher se queremos todos os registos que seleccionamos na tabela de dados, se queremos s o registo corrente, ou se queremos seleccionar algum intervalo. Assim que escolhermos bastar dar OK. O nosso novo documento aparecer com o nome Letters1 (ou Cartas1 se a sua verso for em Portugus), e no final de cada registo aparece uma Seccion Break (Quebra de seco) para individualizar cada registo numa carta (no nosso caso, uma acta). Recordo que, como s temos um registo, s haver uma acta.

Nota: mantive a cor vermelha nas intercalaes entre os registos da base de dados e o documento base, para melhor visualizao, mas se fosse para imprimir teria que colocar no documento base tudo na cor preta (ou noutra cor que quisesse imprimir as formataes que se fizerem no documento base sero aplicadas, aps a intercalao, em todas as cartas individuais). No final ficar com 3 ficheiros:

O documento base Onde est a estrutura do documento; A base de dados Onde ficaram os dados a intercalar com o documento base; O documento de intercalao Onde teremos num documento, vrias cartas individualizadas.

Na primeira vez que fizer este Mail Merge, ter que fazer um investimento do seu tempo, mas criar um automatismo, e nas vezes seguintes, ir poupar tempo, pois bastar preencher a base de dados e seleccionar no documento base qual o registo a imprimir. Ainda mais importante do que poupar tempo, ajuda a evitar erros. Se tiver vrios registos, como o caso quando vai enviar uma carta para todos clientes, ou funcionrios, ou fornecedores, ou alunos, etc., a convidar para um evento, ou a anunciar algo, nesse caso, a rapidez e eficincia deste recurso notria. E se j tiver a sua base de dados actualizada e sem registos duplicados, s precisar de fazer o documento base e o de intercalao! Uma base de dados de clientes que tenha os campos que ir necessitar, por exemplo, com um campo especfico para o segmento de mercado, possibilita enviar um mailling para os seus clientes da indstria XPTO, apenas com um simples filtro (como vimos ser possvel na alnea C 3. passo). Se ainda no usa este recurso, experimente e ver que rapidamente passar a us-lo no seu dia-a-dia.