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Manual de Access 97

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Creando una Tabla


Una vez que se ha planeado la base de datos, el siguiente paso es crear el archivo de base de datos, el cual contendr los objetos tales como tablas, formularios, reportes y consultas que sern usados para introducir y manipular datos. Cuando se crea una base de datos, se le asigna un nombre. Una vez que es creado el archivo, se est listo para crear la o las tablas en la base de datos. Access ofrece algunos mtodos para crear una tabla. Es fcil usar el Asistente de Tablas, el cual gua al usuario a travs del proceso de crear una simple tabla, solicitando escoger los campos y las opciones para dicha tabla. Con el plan completado se est listo para iniciar la creacin de la base de datos de Viajes de Clientes. Se usar el Asistente para crear la tabla de Clientes.

1. Iniciar Access, hacer clic en el botn de opcin Base de Datos en Blanco en la seccin Crear una nueva base de datos usando en la caja de dilogo y presionar Aceptar. Se abre la caja de dilogo Archivo Nueva Base de Datos 2. Teclear VIAJES DE CLIENTES en la caja de texto nombre de archivo, insertar definir el directorio de trabajo, presionar la lista Guardar en: y luego presionar Crear. El archivo de base de datos Viajes de Clientes es guardada sobre el directorio especificado. Se abre la ventana de base de datos, desplegando la nueva base de datos vaca como se muestra en la Figura B-3. 3. En la ventana Viajes de Clientes: Base de Datos verificar que la pestaa Tablas est seleccionada, luego presionar Nueva. Aparecer la caja de dilogo Nueva Tabla. Se usar el asistente de Tablas para crear una tabla nueva. 4. Hacer clic en el Asistente de Tablas y presionar Aceptar. Se abre la caja de dilogo Asistente de Tablas. Este ofrece 25 ejemplos de tablas de negocios y 20 de tablas personales de las cuales se pueden seleccionar campos muestra. Se escogern campos de la tabla muestra de Clientes para incluirse en la tabla Clientes de nuestra base de datos. 5. Asegurarse de que el botn Negocios est seleccionado, hacer clic en la lista de Tablas de Ejemplo, hacer clic en IdCliente en la lista Campos de ejemplo y luego presionar el botn un solo campo El campo IdCliente es agregado en la lista de Campos en la nueva Tabla. Proceder seleccionando todos los campos que sean necesarios para esta tabla. 6. Repetir el paso 5 para introducir los siguientes campos en la nueva tabla: NombreContacto, ApellidosContacto, DireccinFacturacin, Ciudad, EdoOProv y CdPostal. Comparar la caja de dilogo del Asistente con la Figura B-4. Debido a que solamente se han introducido estados (no provincias) se decidir renombrar dicho campo. 7. Hacer clic en el campo EdoOProv en la seccin Campos de la nueva tabla y presionar el botn Cambiar nombre del campo, teclear Estado y presionar Aceptar 8. Presionar Siguiente Aparecer la segunda caja de dilogo del Asistente. Se le dar el nombre a la tabla y Access sugiere Clientes. Adicionalmente se le pedir a Access determine Clave

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Principal, un campo que califica cada registro como nico. Si no se especifica una Clave Principal, Access asignar una en forma automtica. 9. Asegurarse de que la opcin S, asignar una Clave Principal por m, est seleccionada, presionar Siguiente y presionar el botn Modificar el disea de la tabla mostrado en la Figura B-5 Se abre la tabla en Vista Diseo, lo cual permite agregar, eliminar o modificar la estructura de la tabla.
Figura B-5: Tercer caja de dilogo del Asistente de Tablas

Figura B-5: Tercer caja de dilogo del Asistente de Tablas

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Manual de Access 97 Creando una tabla manualmente Se puede crear una tabla manualmente, sin usar el Asistente de Tablas, haciendo clic en el botn Nuevo de la caja dilogo Nueva Tabla y seleccionando Vista Diseo de tal manera que se puedan crear nombres de campos, as como sus propiedades conforme como se necesiten para almacenar la informacin especfica. Los nombres de los campos pueden contener hasta 64 caracteres incluyendo letras, nmeros, espacios y algunos caracteres especiales. Se puede crear una tabla manualmente si la aplicacin es nica o si los campos son inusuales.

Modificando una Tabla


Despus de haber creado una tabla, se puede modificar en la Vista Diseo. La Vista Diseo permite modificar la estructura agregando o eliminando campos, as como agregando descripciones a los campos lo cual clarifica el propsito o funcin del mismo y stos aparecen en la barra de estado cuando se introducen datos. Se puede adems definir un nmero de propiedades de campo tales como el nmero de lugares decimales en un campo numrico. Usando el Asistente de Tablas se pudieron agregar tres de los campos de la Tabla de Viajes de Clientes. Ahora, en la Vista Diseo, se agregarn los campos restantes, se agregarn descripciones y se modificarn ciertas propiedades.

1. Asegurarse de que la tabla Clientes est abierta en la Vista Diseo, como se muestra en la Figura B-6 Notar el selector de renglones en el extremo izquierdo de la tabla. Los selectores pueden contener Indicadores tales como Clave Principal. Comenzar agregando el campo Viaje, en el primer rengln en blanco disponible. Este campo identificar el tipo de viaje hecho por cada cliente de Nmadas. 2. Desplazar la ventana hasta que aparezca el primer rengln disponible, hacer clic en la caja de Nombre del campo y reclear Viaje y presionar [Enter] Se iluminar el tipo de datos y desplegar la palabra Texto. El campo Viaje contendr informacin texto, de tal manera que se aceptar la sugerencia de Access y teclear enter e introducir una descripcin para ese campo. Ver la Tabla B-1 para una descripcin de los campo disponibles. 3. Presionar [Enter], teclear Tipo de Viaje en la columna descripcin y presionar [Enter] El siguiente campo que se introducir es la Fecha, la cual contendr la fecha en que fue hecho el viaje. Un campo fecha tiene el tipo Fecha/Hora. 4. Teclear Fecha, presionar [Enter], teclear el tipo de datos y escoger Fecha/Hora, presionar [Enter], teclear iniciando el viaje en la columna descripcin, presionar [Enter] El ltimo campo que se debe introducir es la edad. Este campo contendr la edad del participante en el viaje. 5. Teclear Edad, presionar [Enter], seleccionar el tipo de datos y escoger Numrico de la lista El valor predeterminado de decimales es de dos para los campos de tipo numrico. Debido a que esto no es apropiado para la edad de una persona, ser necesario

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cambiar el formato del nmero. Usar [F6] para moverse a la seccin de propiedades del campo.
Figura B-6: Vista Diseo de la Tabla Clientes

6. Presionar [F6] para cambiar de paneles a la seccin de propiedades Regularmente la caja de lugares decimales despliega la opcin Automtico la cual especifica dos decimales. Ser necesario cambiar el formato del campo para que aparezca como entero. 7. Hacer clic en la caja lugares decimales, activar la lista y escoger 0 para especificar nmeros enteros Enseguida se necesitar agregar una descripcin al campo Edad que se ha introducido. 8. Presionar [F6] para cambiar de panel, presionar [Enter] y teclear Introducir la edad del cliente al tiempo de tomar el viaje dentro de la columna descripcin Agregar descripciones para los campos restantes. 9. Hacer clic en la descripcin del IdCliente y teclear nmero de identificacin, luego teclear cada descripcin de campo como se muestra en la Figura B-7

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Figura B-7: Descripcin de los campos de la tabla clientes


Agregar descripciones para los campos restantes.
Tabla B-1: Tipos de datos disponibles

Tipo de Datos Descripcin Texto Texto o una combinacin de texto y nmeros que no requieren clculos Memo Texto de gran longitud o una combinacin de texto y nmeros Nmero Datos numricos para ser usados en clculos Fecha/Hora Valores de fecha y tiempo Moneda Valores monetarios y datos numricos usados para clculos S/No Campos que slo contienen uno de dos valores Objetos OLE Un objeto (tal como un documento de Word) que est vinculado o incrustado en una tabla de Access Autonumrico Nmero nico secuencial que Access asigna para cada nuevo registro. No puede ser editado Asistente de Crea un campo que permite escoger un bsqueda valor de otra tabla o desde una lista de valores

Atajo T M N F M S O A

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