CONTENIDO

INTRODUCCCION
I. II. III. GLOSARIO DE TERMINOS LEGALES LINEAMIENTOS LEGALES GESTION DE PROYECTOS 1. EJECUCIN DE OBRA 1.1. RECIBO E INICIACIN DEL CONTRATO DE OBRA Elaborar el Acta de Iniciacin de Interventora Asistir y organizar reunin preliminar Revisar y estudiar la documentacin del proyecto Verificar la Informacin Tcnica contenida en los documentos Preparar Reunin con el Contratista Elaborar el Acta de Iniciacin del Contrato de Obra Presentar las Modificaciones del Proyecto Asistir a la Reunin definitiva de Induccin Disponer, administrar y mantener las instalaciones cerca de la obra Controlar la Inversin del Anticipo

1.1.1. 1.1.2. 1.1.3. 1.1.4. 1.1.5. 1.1.6. 1.1.7. 1.1.8. 1.1.9. 1.1.10. 1.2.

DESARROLLO ADMINISTRATIVO Y TCNICO DE LA EJECUCIN DEL CONTRATO Gestin Tcnica Gestin Administrativa Informes de Interventora Casos Eventuales

1.2.1. 1.2.2. 1.2.3. 1.2.4. 1.3.

ENTREGA, LIQUIDACIN Y SEGUIMIENTO DEL CONTRATO DE OBRA Acta de Terminacin de la Obra Programar y Participar en la Visita Final de Inspeccin de la Obra Acta de Recibo Final de la Obra Elaborar el Informe y Planos Rcord de la Obra Acta de Liquidacin del Contrato de Obra Elaborar Acta de devolucin del Garantas del Contratista Entrega de documentos a FONADE

1.3.1. 1.3.2. 1.3.3. 1.3.4. 1.3.5. 1.3.6. 1.3.7.

1.3.8. IV. F. 01 F. 02 F. 03 F. 04 F. 05 F. 06 F. 07 F. 08 F. 09 F. 010 F. 011 F. 012 F. 013 F. 014 F. 015 F. 016 F. 017 F. 019 F. 020 F. 021 F. 022 F. 023 F. 024 F. 025 F. 026 F. 027 F. 028 F. 029 F. 030 F. 031 F. 032 F. 033 F. 034 FORMATOS

Acta de Recibo Final y de Liquidacin del Contrato de Interventora

Acta de Iniciacin de Interventora Acta de Iniciacin de Trabajos y Verificacin de Personal para la Interventora Acta de Iniciacin de Contrato de Obra Acta de Verificacin de Personal y Maquinaria Acta el Anticipo del Constructor Plan de Inversin del Anticipo Informe de Inversin y Buen Manejo del Anticipo Acta de Liquidacin el Anticipo Acta de Cambio de Especificaciones Cuadro de Control Financiero de la Obra Cuadro de Control Legal de la Obra Acta de Recibo Parcial de la Obra Informe Mensual Acta de Seguimiento al Contrato de Obra Evaluacin de Cumplimiento de las Obligaciones Contractuales Cuadro Resumen de Pruebas de Laboratorio Acta de Modificacin Cuadro Control de Ajustes Cuadro Comparacin de Precios Unitarios no Previstos Anlisis de Precios Unitarios Acta de Fijacin de Precios no Previstos Solicitud de Adicin y/o Prorroga Acta de Aprobacin de Adicin y/o Prorroga Acta de Suspensin Acta de Reiniciacin Acta de Cambio de Interventora Acta de Terminacin de contrato de Interventora Acta de terminacin del Contrato de Obra Acta de Recibo Final de la Obra Acta de Liquidacin del Contrato de Obra Acta de Recibo de Obra por parte de las Empresas de Servicios Acta de Devolucin de Garantas Acta de recibo Final y Liquidacin de Contrato de Interventora

INTRODUCCION
Se ha diseado un Manual de Interventora, con el fin de definir y especificar cada uno de los procesos, procedimientos, responsabilidades y normatividad que deber cumplir la Interventora durante la vigencia de los contratos suscritos y del amparo de la calidad del servicio, de tal suerte que se comprometa con el cumplimiento de las exigencias institucionales y las haga exigibles a los contratistas. El manual consta de cuatro (4) Captulos. El primer captulo define los trminos o conceptos bsicos necesarios para la comprensin del manual; en el segundo captulo se resean leyes, decretos, resoluciones y normatividad en general, bajo la cual se deben regir los contratos suscritos; el tercer captulo describe las diversas responsabilidades que tiene la interventora frente a la ejecucin del proyecto; y por ltimo, el captulo cuarto presenta los diferentes formatos que deben ser utilizados en cada etapa del proyecto. Se espera que este manual contribuya al buen manejo y por ende, al desarrollo exitoso de todos los proyectos que gerencia FONADE.

I. GLOSARIO DE TRMINOS BSICOS

Acta: Es un documento donde se describe lo tratado en una reunin, dejando constancia de los compromisos y tareas pactadas e indicando el responsable de cada uno de ellos. Acta de entrega y recibo final: Es el documento mediante el cual el contratista hace entrega y el Instituto recibe a satisfaccin los bienes, los proyectos, o los servicios objeto del contrato dentro del plazo contractual. Acta de Iniciacin: Es el documento que firma el interventor y el Contratista en el cual se define la fecha de iniciacin del contrato. A partir de la fecha se comienza a contabilizar el plazo y se establece la fecha ltima para la entrega de lo pactado en el objeto del contrato. Acta de liquidacin: Es el documento donde constan los acuerdos, conciliaciones, y transacciones a que llegaron las partes, para poner fin al contrato y poder declararlo a paz y salvo. Acta de Reiniciacin: Es el documento mediante el cual se levanta la suspensin y se ordena la Reiniciacin de las actividades que hacen parte del objeto del contrato, debidamente firmada por las partes. El contratista est obligado a actualizar las plizas a esta fecha. Acta de suspensin: Es el documento mediante el cual el cual el contratante y el contratista definen la suspensin del contrato cuando se presente una circunstancia especial que amerite el cese del desarrollo del mismo. Anticipo: Son recursos pblicos entregados por el contratante al contratista, quin se obliga a destinarlos en forma exclusiva a la ejecucin del contrato, de acuerdo con el programa de inversin aprobado por el contratante, bajo su supervisin y vigilancia. El anticipo corresponde a un porcentaje pactado del valor total del contrato, el cual ser amortizado descontando el mismo porcentaje de cada acta de recibo que se presente. Como es un pago no causado ingreso alguno, este constituye para el contratista un pasivo (cuenta por pagar). Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Es el documento expedido por el responsable de presupuesto, mediante el cual se garantiza la existencia de apropiacin presupuestal disponible, libre de toda afectacin presupuestal y suficiente para respaldar los actos administrativos con los cuales se ejecuta el presupuesto o se hace la apropiacin presupuestal.

Consorcio: Asociacin de dos o ms personas, las cuales presentan en forma conjunta una misma propuesta para la adjudicacin, celebracin, y ejecucin de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y el contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarn a todos los miembros que la conforman. Contratista: Persona natural o jurdica a quien se le ha adjudicado un contrato mediante convocatoria, concurso o contratacin directa Contrato: Acuerdo celebrado entre el Departamento y el oferente favorecido con la adjudicacin de una convocatoria, concurso, o contratacin directa, en el cual se fijan los valores, cantidades y pautas que rigen la naturaleza de los trabajos, derechos y obligaciones de las partes y los plazos para su liquidacin. Contrato adicional: Es el que celebra el Departamento y el contratista para ampliar el plazo y/o valor de un contrato. Contrato de concesin: Son los que celebre el Departamento con el objeto de otorgar a una persona llamada concesionario la prestacin, operacin, explotacin, organizacin o gestin, total o parcial, de una obra bien, destinados al servicio de uso pblico, as como todas aquellas actividades necesarias para la adecuada prestacin o funcionamiento de la obra o servicio por cuenta y riesgo del concesionario y bajo la vigilancia y control de remuneracin que puede consistir en derechos, tarifas, tasas, valorizacin, o en la participacin que se le otorgue en la explotacin del bien, o en una suma peridica, nica o porcentual y, en general, en cualquier otra modalidad de contraprestacin que las partes acuerden. Contrato de Consultora: Son los que celebre el Departamento referidos a los estudios necesarios para la ejecucin de proyectos de inversin, estudios de diagnstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos especficos, as como a las asesoras tcnicas de coordinacin, control y supervisin. Son tambin contratos de consultora los que tienen por objeto la interventora, asesora, gerencia de obra o de proyectos, direccin, programacin y la ejecucin de los diseos, planos anteproyectos y proyectos.

Contrato de Obra: Son los que celebre el Departamento para la construccin, mantenimiento, instalacin y en general para la realizacin de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de pago. Control de Calidad: es el proceso mediante el cual se verifican el conjunto de los componentes de los proyectos en la Consultora y las condiciones de los materiales que se utilizan, de acuerdo con las especificaciones

requeridas y se vela por la idoneidad de las actividades de la ejecucin de la obra. Cuenta de anticipo: Es la cuenta bancaria especial que se abre con el valor total del anticipo que entrega el contratante, para ser manejada por el contratista con la supervisin del interventor. Fiducia: Los encargos fiduciarios que celebre el Departamento con las sociedades fiduciarias autorizadas por la Superintendencia Bancaria, tendrn por objeto la administracin o el manejo de los recursos vinculados a los contratos que tales entidades celebren. ICA: Impuesto de Industria y Comercio y avisos. IVA: Impuesto al valor agregado. Interventor: Es la persona natural o jurdica que representa al Instituto ante el contratista y que est encargada del control tcnico , administrativo y contable y de vigilar y hacer cumplir el contrato en la ejecucin de un proyecto.

II. LINEAMIENTOS LEGALES

El interventor es en primera instancia un colaborador de FONADE, en los proyectos que le corresponde adelantar. Su papel es vital, ya que de su buena gestin depende la calidad de los productos ofrecidos por FONADE y de esa manera satisface las necesidades puntuales de nuestros clientes. El interventor es el garante, de que los constructores, mediante la ejecucin de los proyectos, coadyuven al mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes de Santa Fe de Bogot. Por esta razn, el interventor debe ser consciente de sus derechos y obligaciones y responder civil, penal y administrativamente por el incumplimiento de sus obligaciones. Dentro del desempeo de sus funciones, el interventor deber tener en cuenta las clusulas consagradas en el contrato y las normas que se describen a continuacin, entre otras, cuando ellas sean aplicables: El Decreto 883 del 31 de Marzo de 1997 , por el cual se regulan de manera general algunas actividades y se define los instrumentos administrativos para la prevencin o el control de los factores de deterioro ambiental. El artculo 49 de la Ley 99 de 1993, que establece que se requerir Licencia Ambiental en la ejecucin de obras, el establecimiento de industrias o el desarrollo de cualquier actividad que de acuerdo con la ley o los reglamentos, pueda producir deterioro grave a los recursos naturales o al medio ambiente, o introducir modificaciones considerables o notorias al paisaje. El artculo 4 numeral 4 de la Ley 80 de 1993 , segn el cual se deben tener en cuenta "Los derechos y deberes de las Entidades Estatales", al interventor le corresponde "Adelantarn revisiones peridicas de las obras ejecutadas, servicios prestados o bienes suministrados, para verificar que ellos cumplan con las condiciones de calidad ofrecidas por los contratistas y promovern las acciones de responsabilidad contra stos y sus garantes cuando dichas condiciones no se cumplan. Las revisiones peridicas a que se refiere el presente numeral, debern llevarse a cabo por lo menos una vez cada seis (6) meses durante el trmino de vigencia de las garantas". El artculo 5 de la Ley 80 de 1993 . "Los derechos y deberes de los contratistas". El artculo 32 numeral 1 de la Ley 80 de 1993, el cual establece que "En los contratos de obra que hayan sido celebrados como resultado de un proceso de licitacin o concurso pblico, la interventora deber ser
7

contratada con una persona independiente de la entidad contratante y del contratista, quien responder por los hechos y omisiones que le fueren imputables en los trminos previstos segn el artculo 53 de la misma ley. El Capitulo V de la Ley 80 de 1993. "De la Responsabilidad Contractual". El artculo 53 de la Ley 80 de 1993 . "Los consultores, interventores y asesores externos respondern civil y penalmente tanto por el incumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultora, interventora o asesora, como por los hechos u omisiones que le fueren imputables y que causen daos o perjuicio a las entidades, derivadas de la celebracin y ejecucin de los contratos respecto de los cuales ejerzan las funciones de consultora, interventora o asesora". Artculo 56 de la Ley 80 de 1993 . "Para efectos penales, el contratista, el interventor, el consultor y el asesor se consideran particulares que cumplen funciones pblicas en todo lo concerniente a la celebracin, ejecucin y liquidacin de los contratos que celebren con las entidades estatales y, por lo tanto, estarn sujetos a la responsabilidad que en esa materia seala la ley para los servidores pblicos. Capitulo VI de la Ley 80 de 1993. "De la liquidacin de los contratos". El Decreto 679 del 28 de marzo de 1994 , reglamentario de la Ley 80 de 1993, sobre intereses moratorios, garanta nica, requisitos de ejecucin, de los consorcios y uniones temporales, entre otros. La Ley 190 de 1995. "Estatuto Anticorrupcin". El Decreto 1933 del 5 de agosto de 1994 , por el cual se reglamenta el artculo 45 de la Ley 99 de 1993, expedida por el Ministerio de Medio Ambiente. La Resolucin 2413 de 1979 del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, por la cual se reglamenta la higiene y seguridad para la Industria de la Construccin. Todas las dems normas legales que sean aplicables.

I.

GESTION DE PROYECTOS

1. EJECUCIN DE OBRA 1.1. RECIBO E INICIACIN DEL CONTRATO DE OBRA. Este proceso se refiere al estudio del proyecto, la preparacin y el establecimiento de directrices para la ejecucin y la elaboracin de las actas de iniciacin del contrato de obra; con el fin de establecer y organizar los aspectos a nivel tcnico, financiero y legal relacionados con el proyecto, de tal forma que se logre la efectiva ejecucin de ste conforme a lo programado. Durante esta etapa la Interventora deber: 1.1.1. Elaborar el Acta de Iniciacin de Interventora. Con el fin de formalizar el inicio de la labor de interventora, indicando las fechas de iniciacin y terminacin, valor del contrato, revisin del personal y el equipo con el que contar la interventora para el ejercicio de sus funciones, el gerente de peoyecto de FONADE y el interventor debern suscribir el Acta de Iniciacin del contrato de Interventora. (F. 01) La interventora debe comenzar labores con antelacin al inicio del contrato de construccin (aproximadamente 10 das hbiles), con el fin de estudiar el proyecto antes de la iniciacin de su ejecucin. Cuando por razones ajenas a la interventora, sta no pueda empezar las labores antes de la iniciacin de la ejecucin de la construccin, deber tomar las medidas necesarias para que de forma rpida estudie y analice el proyecto en un trmino de diez das aproximadamente. 1.1.2. Asistir y organizar reunin preliminar El interventor del proyecto deber organizar y llevar a cabo una reunin con el contratista, FONADE y dems funcionarios que considere convenientes, en la cual entregar al contratista los siguientes documentos: Pliegos de condiciones o Trminos de Referencia. Propuesta ganadora y cuadro de evaluaciones (maquinaria y personal), adendos, aclaraciones, estudios, diseos y planos correspondientes al proyecto. Resolucin de Adjudicacin.

Contrato. Manual de Interventora y dems documentos que le permitan al interventor conocer los requerimientos que le son exigidos por FONADE y la normatividad en general.

A su vez, le dar informacin del domicilio del contratista, para que logre contactarse con ste. 1.1.3. Revisar y estudiar la documentacin del proyecto Es responsabilidad del interventor revisar y estudiar los documentos e informacin general, suministrados por el FONADE, con el propsito de establecer criterios claros y precisos sobre el proyecto, que le permitan adelantar con efectividad las labores encomendadas. 1.1.4 Verificar la Informacin Tcnica contenida en los documentos Es indispensable que el interventor efecte una visita al terreno donde se ejecutar el proyecto, para verificar sus condiciones, detectando posibles modificaciones en el contrato de obra. 1.1.5. Preparar Reunin con el Contratista La interventora deber organizar una reunin con el constructor y dems personas que considere conveniente, en la que se analice la programacin de la ejecucin del contrato, las posibles modificaciones que requiera el proyecto, y en donde se establezcan los lineamientos, metodologa, etc., que se seguirn a lo largo de toda la ejecucin de la obra. 1.1.6. Elaborar el Acta de Iniciacin del Contrato de Obra De igual forma que en el inicio de la interventora, el interventor, el contratista y FONADE debern suscribir el Acta de Iniciacin del contrato de obra (F. 03). Lo anterior con el fin de formalizar el inicio de la labor del contratista, dejando constancia de las fechas de iniciacin y terminacin, valor del contrato y la revisin del personal y del equipo con que contar el contratista para el ejercicio de sus funciones. Estas actas debern ser revisadas por el coordinador del proyecto. 1.1.7. Presentar las Modificaciones del Proyecto Si conforme a los estudios y diseos y a los acuerdos establecidos en la reunin entre el interventor y contratista, se determina la necesidad de implementar ciertas modificaciones en el diseo, programacin u otro factor del proyecto, el interventor en conjunto con el contratista, deber elaborar la propuesta que justifique las modificaciones planteadas. Esta propuesta deber presentarse en una reunin en donde participarn el interventor, contratista y FONADE.

10

El interventor y el FONADE sern los responsables de preparar la reunin. 1.1.8. Asistir a la Reunin definitiva de Induccin El interventor y el contratista debern asistir a la reunin de induccin orientada por el FONADE, para aclarar parmetros y conceptos definitivos sobre el ejercicio de sus funciones y el proyecto en general. 1.1.9. Disponer, administrar y mantener instalaciones cerca de la obra El contratista deber organizar y disponer los recursos de personal y equipo acordes con las necesidades reales de la obra. El constructor deber instalar un campamento en un sitio cercano a la obra, con las condiciones, equipo y personal adecuado para la optima vigilancia, control y ejecucin del proyecto. Este campamento deber permanecer durante el tiempo de duracin del contrato. La interventora debe verificar y exigir lo propuesto y recomendar cambios o incrementos. 1.1.10 Controlar la Inversin del Anticipo FONADE pagar al contratista el valor pactado como anticipo, una vez se hayan cumplido los requisitos para iniciar su ejecucin y se encuentren aprobados los programas de trabajo e inversin del anticipo por el interventor. En el manejo del anticipo debern desarrollarse las siguientes actividades: Solicitud de Anticipo

Para el cobro del anticipo, el contratista deber presentar la orden de iniciacin impartida por el FONADE, previo el cumplimiento de los requisitos de ejecucin del contrato, y presentar adems el plan de inversin del anticipo, para revisin y aprobacin de la interventora. Para el efecto, el interventor y contratista debern elaborar el Acta del Anticipo del Constructor y el Plan de Inversin del Anticipo (F. 05 y F. 06). El interventor ser responsable de entregarlo al FONADE, quien lo revisar, elaborar el recibo de pago, para que se efecte el pago respectivo. Apertura de la cuenta de manejo del anticipo

Una vez recibido el anticipo, el contratista y la interventora, debern abrir una cuenta bancaria, que deber ser de carcter especial, se manejar en conjunto (contratista interventor) y ser independiente de su cuenta corriente. Esta cuenta deber estar a nombre del proyecto y el contratista y el nmero del l contrato. A su vez, se llevar un registro que demuestre inequvocamente el saldo y las bases que lo conforman. Manejo del Anticipo

Para el manejo del anticipo deben tenerse en cuenta los siguientes requerimientos:

11

Los dineros provenientes del anticipo slo sern invertidos de acuerdo al programa de inversiones ajustado y debidamente aprobado por la interventora. La iniciacin de labores o el cumplimiento de cualquiera de las obligaciones contractuales, no est supeditada en ningn caso al giro del anticipo por parte de FONADE. El anticipo se debe utilizar exclusivamente en la compra de equipo nuevo, de materiales, transporte de equipos, retirada de escombros, alquiler de equipos y herramientas, pago de especialistas y dems trabajadores vinculados de manera exclusiva al proyecto. Los equipos y herramientas, cuya adquisicin se financia total o parcialmente con fondos del anticipo, debern dedicarse exclusivamente a la construccin de las obras del contrato y permanecer en el sitio de stas, hasta cuando se hayan terminado los trabajos a que estn destinados. Estos equipos no podrn retirarse de las obras sin la autorizacin expresa del interventor. La compra de equipos no contempla la compra de vehculos automotores. Los cheques deben ir firmados por el contratista y el interventor. Todos los cheques sern cruzados, en la cuenta del primer beneficiario, excepto para el pago de salarios y jornales, a personal diferente del directivo. Los pagos al personal directivo podrn girarse con pago al primer beneficiario sin cruce del mismo. Con cargo a esta cuenta no se autorizan traslados de suma alguna a otra cuenta, persona o entidad (notas dbito), ni ingresos por ningn concepto (notas crdito) ya que todo movimiento se har por medio de cheques. FONADE podrn solicitar informes sobre el movimiento de la de la cuenta. El manejo y custodia de la chequera estar a cargo del constructor y su control y verificacin a cargo de la interventora. Los extractos bancarios sern remitidos directamente al interventor, quien al da siguiente deber entregarlos al contratista. El contratista debe presentar la relacin de gastos previamente revisados y aprobados por el interventor. Los dineros del anticipo no podrn destinarse a fines distintos a los relacionados con la ejecucin y cumplimiento del contrato y tienen la condicin de fondos pblicos hasta el momento que sean amortizados mediante la ejecucin de las obras contratadas, momento hasta el cual su mal manejo, el cambio de destinacin o su apropiacin, darn lugar a las responsabilidades penales correspondientes.

12

El contratista deber entregar un informe mensual de manejo de anticipo, dentro de los primeros diez (10) das siguientes al perodo objeto del informe, en original y dos (2) copias, foliado y debidamente legajado con el siguiente contenido: Extracto bancario. Conciliacin bancaria. Plan de inversin vigente. Cuadro del informe de Inversin y buen manejo del anticipo (F. 016) Comprobante de egresos: se pueden utilizar formas Minerva 20-07 o similares; se debe; se debe presentar con fotocopia del cheque girado, debidamente diligenciado; debe contener el nmero de la cdula de ciudadana o NIT del beneficiario, adems se debe discriminar el concepto de pago y dejar constancia de los descuentos tributarios. Estos comprobantes deben estar debidamente soportados con facturas. Su valor no debe ser inferior a un salario mnimo mensual vigente; las facturas deben estar tipografiadas e indicar la direccin, el nmero de telfono, el nmero de cdula de ciudadana o NIT del beneficiario y la constancia de cancelacin con el nmero del cheque y nombre del Banco. En cada factura debe consignarse claramente la descripcin de los bienes y servicios prestados, indicando la cantidad, unidad, valor unitario y valor total. Adems se debe indicar el nmero del contrato. Los recibos de pago deben tener los mismos requisitos que la factura. Cuando son de nmina y/o planillas de jornales, se deben firmar por los beneficiarios, consignando el nmero de identificacin, el nombre y el cargo. El comprobante de pago a la administracin de hacienda, donde conste el pago de la retencin en la fuente. No se deben crear cajas menores con el fondo del anticipo.

Cabe aclarar que cualquier diferencia entre los dos saldos bancarios que se registren en el extracto que el contratista debe presentar, con el registro de gastos o el programa de inversiones, o cuando se compruebe que a los dineros provenientes del anticipo se les dio una destinacin diferente a la autorizada, ser causal para hacer efectiva la garanta de buen manejo y correcta inversin del mismo. Los documentos del informe mensual debern tener la aprobacin del interventor.

13

Liquidacin del Anticipo

Agotado el valor consignado, el contratista y el interventor cancelarn la cuenta bancaria y suscribirn el Acta de Liquidacin del Anticipo (F. 08). Adems del acta deber presentarse: Certificacin por parte de la entidad financiera donde conste la cancelacin de la cuenta. Constancia de anulacin de cheques sobrantes. Constancia de cheques anulados por el contratista.

Procedimientos para reintegro de saldos del anticipo en bancos a favor de FONADE

En muchas ocasiones, los contratos se liquidan sin haber finalizado la ejecucin de la obra, ya sea debido a la terminacin por mutuo acuerdo, liquidacin unilateral o incumplimiento en la ejecucin. En caso de que queden saldos en la cuenta corriente correspondiente al anticipo, estos debern ser reintegrados al FONADE a travs del siguiente procedimiento: El interventor solicita el saldo de la cuenta corriente al banco y hace la respectiva conciliacin. Elabora el proyecto de acta de liquidacin del contrato incluyendo el valor del saldo a favor de FONADE. En caso de que el contratista no firme el acta, la enviar directamente a FONADE para que ste lo liquide acorde a sus procedimientos. En los casos que el contratista firme el acta de liquidacin, el interventor deber dirigirse al Banco para tramitar el reintegro.

1.2. DESARROLLO ADMINISTRATIVO Y TCNICO DE LA EJECUCIN DEL CONTRATO Para facilitar la comprensin de las responsabilidades del interventor durante la ejecucin del proyecto, se definieron los siguientes grupos de actividades: 1.2.1. Gestin Tcnica En el mbito tcnico, el interventor deber: Revisar la permanencia de referencias topogrficas

La interventora deber revisar antes o durante la ejecucin del contrato, las referencias topogrficas (puntos topogrficos, coordenadas y cotas), de tal

14

forma que le permitan al constructor localizar adecuadamente el proyecto sobre el terreno. De igual forma, deber exigirle al ejecutor del contrato la permanencia de las referencias topogrficas establecidas, su proteccin, traslado o reposicin cuando sea necesario. Llevar el control de calidad de las obras ejecutadas

La interventora deber verificar el cumplimiento de las normas y especificaciones tcnicas de la obra. Para ello, deber efectuar ensayos de laboratorio, control de calidad de materiales, control en la ejecucin del proyecto, control de los mtodos constructivos, controles topogrficos en las secciones, localizacin y nivelacin de los elementos estructurales. En caso de incumplimiento se abstendr de recibir la obra e informar a FONADE. En caso de identificacin de cambios en las especificaciones, deber informarse a FONADE para su evaluacin y aprobacin, en los casos en que se afecte considerablemente el proyecto. Controlar el impacto ambiental y la seguridad del proyecto

Con el fin de llevar oportunamente el control del impacto ambiental y seguridad industrial, la interventora deber ejecutar las siguientes actividades: Controlar con las entidades encargadas del manejo y control de recursos naturales, ecolgicos y del medio ambiente, en la prevencin o atenuacin de los posibles impactos que se causen por la ejecucin de las obras. Exigir y vigilar el cumplimiento del plan de manejo ambiental y de las normas de manejo establecidas por parte del constructor. Este plan ser aprobado por la autoridad ambiental competente. Velar porque las fuentes de materiales a utilizar estn debidamente legalizadas ante la autoridad competente. Exigir y verificar el cumplimiento por parte del constructor de las normas de seguridad industrial necesarias en la ejecucin de la obra.

Todo esto deber desarrollarlo la interventora, bajo la asesora y coordinacin de FONADE. Controlar la sealizacin en el proyecto

El interventor podr exigir la aplicacin de la reglamentacin referente a la sealizacin temporal de trfico peatonal y vehicular.

15

Controlar la utilizacin de los materiales de riesgo

En caso que las obras requieran la utilizacin de materiales explosivos o de alto riesgo, la interventora debe llevar el registro de la provisin, consumo y existencia de tales materiales. Si el contratista es el ejecutor de las obras que emplean tales materiales, la interventora deber exigir y verificar el cumplimiento de las normas establecidas por el Ministerio de Defensa para el manejo y control de explosivos. Tambin verificar el equipo y personal utilizado, de tal forma que sea el ms adecuado para los trabajos a ejecutar. I.2.2. Gestin Administrativa Exigir la iniciacin de los trabajos

Para lograr la ejecucin oportuna de los trabajos, el interventor deber exigirle al constructor el inicio de los trabajos en las fechas previamente programadas. El interventor ser el responsable ante FONADE de cualquier retraso en la obra, a no ser que la causa le sea imputable al contratista por incumplimiento o desacato de rdenes, entre otros aspectos. - Llevar el diario de la obra El interventor deber crear y mantener un libro de registro, que permita un control de las actividades desarrolladas, instrucciones, observaciones, convenios, quejas, solicitudes diarias, compromisos, tareas pactadas, decisiones tomadas en las reuniones del comit de obra, el estado fsico semanal de la obra y dems determinaciones relacionadas con el desarrollo de la ejecucin de la obra. Mantener actualizado el archivo de interventora

El archivo tiene por objeto llevar un registro de toda la correspondencia, actas, planos, documentos referentes a los equipos, ensayos realizados, registros fotogrficos, mtodos aplicados para la gestin del proyecto, y en general todo aquello que describa las caractersticas propias de la ejecucin de la obra. Llevar el control de recursos fsicos y humanos

El archivo que tiene el interventor deber mantener una relacin diaria del personal y equipos del constructor, especificando el estado, las horas de servicio, ubicacin y clase de trabajo ejecutado, verificando que la cantidad y calidad del personal y equipo utilizado sea acorde con el programa de inversiones y el programa detallado de la obra. En caso que se presenten anomalas, el interventor exigir el cambio o adicin del personal o equipo necesario, y lo reportar al FONADE. Si tales cambios afectan considerablemente la ejecucin del proyecto, debern ser aprobados por FONADE.

16

De no darse cumplimiento a las adiciones o cambios solicitados, se deber solicitar a la FONADE a travs del coordinador del proyecto, la aplicacin de las sanciones previstas en el contrato. De estar autorizado el contratista para celebrar subcontratos, el interventor deber revisar y autorizar las condiciones del mismo, as como del personal y equipo a emplear. Lo remitir a la coordinacin para su revisin y aprobacin definitiva de FONADE. En lo referente al rea administrativa, la interventora deber efectuar las siguientes actividades: Controlar el avance del contrato

El interventor debe controlar diariamente el avance de los proyectos, supervisando las cantidades de obra ejecutadas por el contratista de acuerdo con los planos, diseos y especificaciones, a travs de mediciones y cubicaciones realizadas por la comisin de topografa e inspectores, supervisadas por el residente de interventora, e informar oportunamente a FONADE si se presentan mayores o menores cantidades de imprevistos. Para el cumplimiento de la programacin (en cuanto a cantidad y tiempo), impartir instrucciones con respecto al orden de prioridad en que se deban efectuar los trabajos y solicitar las sanciones a que hubiere lugar. Efectuar reuniones peridicas

Adems del residente de obra que estar presente diariamente dentro de las instalaciones de la obra, los directores del proyecto debern asistir como mnimo dos veces a la semana a la obra, para la revisin, control y coordinacin necesarias. Control financiero del contrato de obra

La interventora deber conocer las reservas presupuestales existentes las necesidades de adiciones si es el caso, y el estado financiero de la obra, registrando las operaciones que se efecten con los fondos del mismo (vgr. El trmite de contratos adicionales, actas de modificacin de cantidades de obra, aprobacin de precios para obras no previstasetc.) Asimismo, deber informar peridicamente al FONADE, de dicho estado, mediante un informe que especifique el monto de dinero gastado, el monto del presupuesto que se asign al proyecto, la cantidad de presupuesto sobrante y la cantidad de obra (en trminos de dinero) que falta ejecutar. Adems, deber entregar mensualmente al FONADE, junto con el informe mensual correspondiente, el Cuadro de Control Financiero (F. 010), a travs del cual, a manera de registro, se describen las Actas Financieras que se han tramitado durante la ejecucin del proyecto.

17

- Control legal del contrato de obra La interventora es responsable del manejo legal del contrato de obra. Para lograr un control detallado de cada uno de los documentos y trmites efectuados durante la ejecucin del proyecto, deber presentar mensualmente al FONADE, junto con el informe mensual correspondiente, el Cuadro de Control Legal (F. 011), en el cual se describirn los documentos como plizas, contratos adicionales al plazo, contratos adicionales al valor, sanciones y actas legales tramitadas durante la ejecucin del proyecto. - Estudiar sugerencias, reclamaciones y consultas del constructor Es obligacin del interventor estudiar las sugerencias, consultas y reclamaciones presentadas por el constructor, resolverlas por escrito oportunamente si son de su competencia y emitir un concepto sobre las que no lo sean, remitindolas a FONADE. Ninguna orden del interventor podr darse verbalmente. Es obligatorio para el interventor entregar por escrito sus rdenes o sugerencias y ellas deben enmarcarse dentro de los trminos del respectivo contrato. (Art. 32, numeral 2, Ley 80 de 1993) - Elaborar las actas de recibo parcial de obra e interventora (F. 012) El interventor cuantificar las labores realizadas durante el perodo ejecutado y elaborar el acta de recibo parcial de obra correspondiente. Igualmente elaborar el acta mensual de interventora. La cuantificacin de las labores realizadas por el contratista, las debe consolidar el interventor durante los tres ltimos das hbiles del periodo de ejecucin. Las Actas de Recibo Parcial de interventora debern ser diligenciadas en los diez primeros das hbiles del periodo siguiente al ejecutado y presentarlas a FONADE junto con el informe mensual de interventora para que ste tramite el pago. Programar y organizar reuniones del comit de obra.

Con el fin de tratar y analizar temas y problemas relacionados con el desarrollo del contrato, y acordar soluciones prcticas y oportunas la interventora deber programar y organizar reuniones semanales de obra. En estas reuniones ser obligatoria la asistencia y participacin del director de obra, residente, director de interventora, interventor residente y FONADE. Como invitados ocasionales participarn todas aquellas personas que se consideren necesarias para el anlisis de los temas tratados en las mismas y que influyan en el desarrollo de la obra.

18

El interventor deber consignar en un acta los participantes en la reunin y los aspectos acordados, especificando las tareas establecidas y los responsables del cumplimiento de las mismas. Estas actas sern firmadas nicamente por los asistentes a la reunin. Cuando las necesidades de la obra lo requieran, la interventora convocar reuniones extraordinarias. 1.2.3 Informes de Interventora La interventora en el transcurso de la ejecucin de la obra, deber presentar a FONADE, los informes necesarios que le permitan a este ltimo estar enterado del avance y dems aspectos relevantes del proyecto. Entre estos informes, se destacan: Informe Semanal

Este documento servir de control para los objetivos trazados en el corto y largo plazo. Deber contener una descripcin de las obras ejecutadas fsicamente, los atrasos presentados, los problemas, compromisos o soluciones planteados y los asuntos pendientes por resolver. Se anexarn como soporte las Actas de Seguimiento del Contrato (F. 014). El informe semanal se diligenciar a partir de la primera semana de iniciacin de las obras y debe ser elaborado por la interventora y entregado a FONADE, el primer da hbil siguiente a la semana a que se hace referencia en el informe. Informe Mensual

Este informe describir el estado actual del proyecto y presentar recomendaciones para la efectiva ejecucin del contrato. El interventor deber elaborarlo y enviarlo a FONADE durante los cinco (5) primeros das de cada mes. Constar de dos partes: un resumen ejecutivo y un informe bsico. En estos informes se deber consignar el control estadstico de la asistencia a las reuniones semanales. Los informes mensuales debern ser presentados por el interventor junto con el Acta de Recibo Parcial de la Obra (F. 012), la cual, deber especificar las actividades establecidas en el contrato, las modificaciones implementadas y las obras ejecutadas, incluyendo la descripcin de las actividades, cantidad y precios unitarios; esto para evaluar el cumplimiento del contratista en lo referente a las diferentes actividades y acuerdos establecidos en el contrato de obra. Igualmente se presentar la evaluacin del cumplimiento de las obligaciones contractuales (F. 015), el cual estudiar FONADE durante la en cinco (5) das hbiles siguientes a la presentacin del informe y si de ste se concluye que

19

existen mritos para aplicar multas, proceder de acuerdo al procedimiento que tenga establecido, las clusulas del contrato y la ley 80 de 1993. Resumen Ejecutivo Debe contener de manera concisa y precisa la informacin que permita conocer suficientemente el estado y avance del proyecto. Deber incluir: Estado y avance fsico del proyecto: en ste debern especificarse la cantidad de obra presupuestada, ejecutada y modificada; y los atrasos con respecto a la programacin establecida. Estado y avance presupuestal de las obras. Reporte consolidado del nivel de calidad de las obras. Anlisis de los aspectos anteriores: debern especificarse y estudiarse los puntos crticos o relevantes para el desarrollo adecuado del proyecto. Recomendaciones y conclusiones.

Informe Bsico Deber contener: El estado del contrato en el mbito financiero y presupuestal: anticipo, facturacin mensual, estado de avance financiero. Trabajos ejecutados: descripcin general de las tareas ejecutadas, estado de avance de la obra (en trminos monetarios y de unidades fsicas), modificaciones del proyecto en cantidades, precios unitarios. Recursos: deber detallarse el personal y equipo de la interventora y del contratista empleado. Aspectos Tcnicos: modificaciones, problemas y soluciones adoptadas. Control de Calidad: Cuadro Resumen de Pruebas de Laboratorio (F. 016), en el cual se describirn las fechas en las que se efectuaron los ensayos, y/o localizacin y los resultados obtenidos; as mismo, se incluirn los resultados de los ensayos de laboratorio, los anlisis correspondientes y dems informacin relacionada con la calidad de la obra. Desarrollo del contrato de obra segn la programacin. Aspectos administrativos.

20

Aspectos varios: registros fotogrficos, informe meteorolgico o control diario del estado del tiempo, actas, anexos e informacin adicional relacionada con el proyecto. Comentarios y conclusiones. Informe Final

Una vez terminado el proyecto, la interventora deber elaborar un informe que haga memoria descriptiva del proyecto. ste deber contener: - Antecedentes y descripcin general de la obra, ubicacin (localidad, barrio) caractersticas geolgicas, geogrficas, topogrficas, estructurales, entre otras. - Proceso de construccin: rendimiento del personal, equipos y materiales utilizados, cantidades de obra ejecutados, relacin de metas fsicas ejecutadas y no ejecutadas discriminadas por etapas y detallando cantidades y porcentajes de obra ejecutada y por ejecutar y desarrollo de los trabajos en el tiempo y avance mensual de las actividades de nivel constructivo. - Costos de construccin globales por tem y porcentajes de cada tem en relacin con el costo total. - Planos a escala indicadas de las obras ejecutadas. - Planos en planta de las obras donde se visualice tanto lo ejecutado como lo no ejecutado. - Aclaraciones tcnicas, cambios de diseo, ampliaciones del objeto e informe del control de calidad de la obra. - Actas suscritas. - Registros fotogrficos y/o flmicos en ejecucin y finales tanto de lo ejecutado como de lo no ejecutado (con fechador). - Planos de localizacin de redes. - Manual de mantenimiento y conservacin o recomendaciones especiales que sean necesarias para la conservacin de las obras. - Todos los dems documentos que se consideren pertinentes por parte de FONADE. - Libro de obra. - Pliza de estabilidad donde se distingan claramente las fechas de inicio y vencimiento de su vigencia.

21

1.2.4 Casos Eventuales Modificaciones del proyecto

Cuando se presenten mayores o menores cantidades de obra y/o no previstas, la interventora deber consignarlas en el Acta de Modificacin (F. 017), en la cual se especificar el cdigo del tem a ajustar, y se aplicar la ecuacin de equilibrio contractual para obtener el valor ajustado. De igual forma, los ajustes en forma acumulada y parcial debern consignarse en el Cuadro de Control de Ajustes (F. 019), donde se compararn estos valores segn lo programado y lo ejecutado. Estos informes debern ser remitidos a FONADE para su revisin y aprobacin. Estas actas se deben tramitar simultneamente con las de recibo parcial. Si se consideran necesarios cambios en los mtodos constructivos o especificaciones tcnicas, la interventora deber enviar una Acta de Cambio de Especificaciones (F. 09), en el cual se mencionarn los cambios propuestos y las razones o causales que sustenten las modificaciones propuestas. Precios no Previstos

Generalmente, por causa de las modificaciones implementadas en la obra, la interventora deber estudiar, pactar y aprobar los precios de obras no previstos presentados por el contratista y deber elaborar y presentar a FONADE un Cuadro Comparativo de Precios Unitarios No Previstos (F. 020), un Anlisis de Precios Unitarios (F. 021) y el Acta de Fijacin de Precios No Previstos (F. 022). FONADE verificar estos precios y en caso de encontrar diferencias considerables con respecto a los precios del mercado, har responsable a la interventora. En el caso de que ya se hayan aprobado tales precios, la interventora deber asumir los sobrecostos en que se incurra. Adiciones y/o Prorrogas (Solo cuando se requiera)

Si durante el desarrollo del proyecto, se hace necesario un mayor plazo y/o mayor presupuesto para el contrato de obra o de interventora, resultante de mayores o menores cantidades no previstas en el acta respectiva, el Interventor deber elaborar una solicitud de adicin y/o prorroga (F. 023). Debe ser enviada a FONADE para su aprobacin. La solicitudes podrn presentarse en el momento en que el contrato las requiera, pero a ms tardar diez (10) das calendario antes de vencer el plazo Inicial del contrato.

22

La interventora ejercer control permanente, para evitar que las obras ejecutadas sobrepasen el valor contractual, advirtiendo de esto, por escrito, al contratista. Reprogramacin de Obra

Toda vez que se presenten modificaciones en cantidades, plazo, valor del contrato, o suspensin del mismo, que alteren la normal ejecucin de las obras, la interventora deber exigir por escrito al contratista la presentacin de una nueva programacin para la ejecucin o la nueva inversin actualizada. Suspensin, Ampliacin y Reinicio de Labores

Si por causas de fuerza mayor, no imputables ni a la interventora, ni al contratista o a FONADE, debe suspenderse temporalmente el contrato de ejecucin, o si se establece posteriormente ampliar el plazo pactado para la suspensin temporal, la Interventora deber emitir un concepto tcnico previo sobre la suspensin y a su vez, deber elaborar el acta de Suspensin (F. 025) que formaliza tales decisiones. De la misma forma, una vez finalizado el plazo de la suspensin, la Interventora elaborar el acta de Reiniciacin (F. 026), a efectos de dejar documentado el reinicio de las labores. En los casos en que no se contine con la ejecucin del proyecto, FONADE realizar la liquidacin del contrato y en esta se efectuar el cruce de cuentas corrientes, tomando la parte sobrante del anticipo consignada en la cuenta correspondiente. Si esto no es suficiente (teniendo en cuenta los trabajos hasta el momento efectuados), tomar el porcentaje de la retencin de la garanta (en el caso que el contrato la contemple) descontando de las cuentas mensuales, y si an no es suficiente, har uso de la pliza de buen manejo del anticipo. Cambio del Interventor

Si se hace necesario un cambio de la interventora, por razones imputables o no a sta, FONADE deber elaborar el Acta de Terminacin del Contrato de Interventora y simultneamente el Acta de Cambio de Interventora (F. 028) Control de cumplimiento y sanciones

En los casos en que el contratista incumpla con sus obligaciones contractuales, el interventor deber exigirle con plazos perentorios el cumplimiento de tales obligaciones, y una vez cumplidos estos plazos, de ser necesario, solicitar a FONADE la aplicacin de las sanciones previstas en el contrato. En caso de que sea necesario aplicar multas, declarar la caducidad o hacer efectiva cualquiera de las garantas contractuales, la interventora deber elaborar un informe para FONADE, estableciendo y justificando su concepto al respecto. Adicionalmente deber presentar una evaluacin mensual sobre el cumplimiento del constructor con respecto a las obligaciones contractuales.

23

Para tal efecto FONADE adelantar las acciones tendientes a obtener el reconocimiento y pago de las sanciones a que hubiere lugar, estipuladas en el contrato. 1.3. ENTREGA, LIQUIDACIN Y SEGUIMIENTO DEL CONTRATO DE OBRA Este proceso comprende todas las actividades que debern desarrollarse una vez haya finalizado la ejecucin del proyecto. Estas actividades son descritas a continuacin: 1.3.1. Acta de Terminacin de la Obra Una vez finalizado el plazo para la ejecucin de la obra, el interventor proceder a elaborar el Acta de Terminacin del Contrato de Obra (F. 029), la cual debe dejar constancia de la terminacin total de las obras. Esta acta deber ser firmada por el Interventor, el contratista y FONADE. 1.3.2 Programar y participar en la visita final de inspeccin de la obra. Una vez finalizada la ejecucin del proyecto, la interventora deber programar mximo tres (3) das despus de cumplido el plazo del contrato de la obra, una visita con el fin de determinar el estado final de la obra a recibir. Esta visita la har el representante de la Interventora, el representante del contratista y FONADE. En caso de que la obra no cumpla con los requisitos exigidos, por causas imputables al contratista, se proceder con el proceso de fijacin de sanciones, acorde con las condiciones fijadas en el contrato. Si en cambio, solo son necesarios arreglos de menor magnitud, el interventor deber hacer las solicitudes e indicaciones necesarias al contratista, para que proceda a realizar los arreglos necesarios. Estos arreglos deben terminarse en un plazo de cinco (5) das hbiles. 1.3.3. Acta de recibo final de la obra. El interventor deber elaborar el Acta de Recibo Final de la Obra, a ms tardar un (1) mes despus de la fecha de terminacin de la misma. (F. 030) de tal forma, que se logre dejar constancia del estado definitivo en que estas actividades se recibieron. Para ello el Acta de Recibo Final de obra deber contener una descripcin detallada de todos los trabajos realizados durante la ejecucin del contrato, y a su vez se especificarn la cantidad de unidades construidas, el valor unitario y el valor total de cada obra, para as poder lograr definir el valor total definitivo de la obra ejecutada. Anexo al acta de recibo final de la obra, deber presentarse el certificado de amparo de estabilidad de las obras ejecutadas.

24

1.3.4. Elaborar el informe final y planos rcord de la obra. La descripcin del procedimiento para la elaboracin del informe final est consignada en el numeral 1.2.3. debern anexarse al informe final los planos definitivos de la obra, los cuales debern reflejar todas las modificaciones realizadas durante la ejecucin del proyecto. Si se considera pertinente, se incluir informacin adicional. 1.3.5. Acta de liquidacin del contrato de obra. El interventor deber elaborar y suscribir junto con el contratista y FONADE, el acta de liquidacin del contrato de obra segn lo establecido en el pliego o contrato mximo dentro de los dos (2) meses siguientes a la finalizacin del contrato, dejando constancia del estado financiero, de los valores de la obra ejecutada y ajustes pagados, la amortizacin de anticipo, de los valores retenidos, de disponibilidades y reservas presupuestales, de las actas legales tramitadas de los contratos adicionales de modificaciones contractuales, de acciones legales en proceso (si es del caso), de garantas, de recibo de las empresas distritales, la cartilla de conservacin y dems informacin requeridas. 1.3.6. Elaborar el Acta de devolucin de Garantas al contratista. (en caso que el contrato lo contemple) Es responsabilidad de la interventora elaborar la orden de pago que especifica la cantidad de dinero que FONADE debe entregar al contratista, por concepto de devolucin de garantas retenidas (F. 033) 1.3.7. Entrega de documentos a FONADE El interventor debe entregar entre otros los siguientes documentos: Informe final de interventora Registro fotogrfico original Registro flmico Planos rcord aprobados en original y 2 copias Constancia de aprobacin de los planos rcords por parte de las empresas de servicio pblico. Actas de recibo de obra por parte de las empresas de servicio pblico debidamente suscritas. Acta de liquidacin del contrato de obra, suscrita por el contratista y el interventor.

25

1.3.8. Acta de recibo final y de liquidacin del contrato de interventora. El interventor deber elaborar y suscribir el acta de recibo final del contrato de interventora (F. 034), segn el plazo establecido en el pliego en el contrato, mximo dentro de los cuatro mese siguientes a la finalizacin del contrato. Dejando constancia del estado financiero, de la amortizacin del anticipo, de las disponibilidades y reservas presupuestales, de las actas de pago de interventora, de las actas legales, contratos adicionales, de las modificaciones contractuales, acciones legales en proceso y sanciones (si es el caso), garantas y relacin de documentos entregados a FONADE. Si en el contrato de interventora se pact retencin de garanta adicional se debe elaborar el acta respectiva de devolucin y tramitarla juntamente con el acta de liquidacin.

26