Clasificacion de las Cuentas de Orden

Las cuentas de orden, se caracterizan por no afectar directamente el resultado de una organizacion, por lo tanto no podran ser cuentas de balance o de resultados. En virtud de lo anterior es razonable que no puedan clasificarse dentro del grupo de cuentas de activo, pasivo, capital, ingresos o egresos. Las cuentas de orden bien podrian clasificarse de la siguiente farma: Cuentas de orden para valores ajenos: Seran aquellas en las que se controlen los depsitos en garanta y mercancas en comisin. Cuentas de orden para valores contingentes. Estas son con las que se controlaran los documentos descontados y endosados, avales otorgados, juicios pendientes y seguros contratados. Cuentas de orden para valores de registro o control. Aqui se manejaran las cuentas de Activo depreciable. Para el registro en estas cuentas, se cargar a una cuenta de orden y se abonar a otra cuenta de orden, esto seria para conservar el equilibrio de la ecuacin del balance general. Si se registrara cargando a una cuenta de orden y abonando a una de balance o de resultados el balance no nos cuadrara, porque si se registrara cargando a una cuenta de balance o resultados y se abonara a una cuenta de orden, la igualdad A = P + C se perderia totalmente.

NECESIDADES DE LAS CUENTAS DE ORDEN Los estados financieros deben contener toda la informacion adicional, para ello es necesario controlar dicha informacion, lo cual es posible haciendo uso de cuentas conocidas bajo el nombre de cuentas de orden. PRINCIPIOS DE LA CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS La existencia de la cuentas de orden se hace evidente ante la necesidad social de contar con estados financierosricos en informacion, para medir las consecuencias de las decisiones y optar por la mas favorable. Por otra parte, es de tal importancia la informacion de las cuentas de orden que existen pricipios de contabilidad que contemplan su presencia en los estados financieros. De la entidad De realizacion De revelacion suficiente Las cuentas de orden, por el principio de entidad, justifican su existencia. Por lo que respecta al principio de realizacion, las cuentas de orden tambien se justifican en virtud de que tal principio expreesa, que las operaciones realizadas por una entidad, debe reflejares en los estados financieros. Finalmente, las cunetas de orden se justifican tambien con el principio de revelacion suficiente, en tanto que la informacion que brindan estas cuentas, proporcionan al lector elementos mayores para analizar e interpretar el balance general y al tomar decisiones.

CLASIFICACION Las cuentas de orden, al no afectar directamente la situacion financiera y resultados de una entidad, no sern cuentas de balance o de resultados, por tnato no pueden clasificarse dentro del grupo de cuentas de activo, pasivo, capital, ingresos u egresos. Las cuentas de orden se clasifican en:

Cuentas de orden para valores ajenos (depsitos en prenda y mercancias en comisin). Cuentas de orden para valores contingentes (documentos descontados y endosados, avales otorgados, juicios pendientes y seguros contratados). Cuentas de orden para valores de registro o control (Activo deprecialble).

Para registrar la existencia de alguna de las situaciones o eventos para las quer fueron creadas las cuentas de orden, se cargar a una cuenta de orden y se abonar a otra cuenta de orden, por tres observaciones a razonar: Para conservar el equilibrio de la ecuacin del balance general. Porque sui se registrara cargando a una cuenta de orden y abonando a una de balance o de resulatados la igualdad de A = P + C se rompera impidiendo elaborar estados financieros. Porque si se registrara cargando a una cuenta de balance o resultados y se abonara a una cuenta de orden, la igualdad A = P + C tambien se desintegrara, haciendo imposible la elaboracion de estados financieros. CUENTAS DE ORDEN MAS COMUNES Existen en nuestro medio diversidad de entidades de giros divergentes y por ende, con carcteristicas muy especificas, lo cual hace imposible enumerar las situaciones o eventos que requieren para su control e informacion de cuentas de orden. DEPOSITOS EN PRENDA Cuando una entidad efectua ventas a credito, puede darse la situacion de exigir al cliente la entrega de algn bien que garantice, en caso de falta de pago, el credito otorgado. Esta situacin da lugar al uso de cuentas de orden para el control de este tipo de informacion. MERCANCIAS EN COMISION Dentro de nuestro medio son comunes las operaciones consistentes en recibir de otra entidad mercancias para ser vendidas, obteniendom un premio denominado comisin. Em estas operaciones quien remite las mercancias es llamado comitente. Quien recibe las mercancias para venderlas y obtener una comision , es conocido con el nombre de comisionista. En estas circunstancias, al recibir mercancias el comisionista, no puede registrarlas en cuntas de balance en tanto que no constituyen recursos propios, sino del comitente. DOCUMENTOS DESCONTADOS Y ENDOSADOS El otorgar credito es una practica comun en las operaciones comerciales. Este credito en frecuentes ocasiones se hace constar en documentos como letras o pagars, los cuales se contralan a traves de la cuneta, documentos por cobrar.

De la misma manera como se concede credito, las entidades llegan a colocarse en situaciones tales, que tambien requieren de un financiamientos para cumplir su programa de pagos o inversiones, para lo cual recurren a diferentes fuentes de financiamiento, entre ellos, a trnsferir a una institucion bancaria los derecghops sobre el cobro de sus documentos con vencimiento en fechas posteriores, a cambio de recibir el valor de ellos, menos una comisin cobrada por el banco por prestar el servicio de cubroir anticipadamente el importe de los documentos recibidos. AVALES OTORGADOS Al comentar los depositos en prenda, se comentaba que esta situaciuon se presentaba con la finalidad de garantizar en una forma material y mas directa el cumplimiento de algun credito concedido, existe otra manera la cual consiste en una tercera persona que se compromete a pagar la obligacion contraida por el deudor principal, esto se conoce como aval. Este aval no asume una responsabilidad inmediata. JUICIOS PENDIENTES Otro caso de pasivo contingente se presenta cuando se recibe de algun empleado, una demanda laboral. La suma demandada en este caso, normalmente se sujeta a un tramite para estudia si carece de fundamento o procede total o parcialmente. Ante esta situacion, la contabilidad no puede permanecer a la expectativa hasta su resolucion final. SEGUROS CONTRATADOS El asugurar los activos de una entidadante diferentes riesgos, tiene como finalidad eo protegerlos, asi como procurar que su reposicxion por causar de algun siniestro sea para quien solicite el seguro, al menor costo posible. La suma asegurada no representa un valor que modifique la situacion financiera y resultados de la entidad. ACTIVO DEPRECIABLE El calculo de la depreciacion implica un asiento que se refleja por unaa parte en cuentas de resultados, por ser una partida que disminuyte la utilidad o incrementa las perdidas y por otra, una aplicacin en la cuenta complementaria correspondiente. EN DONDE Y COMO SE PRESENTA LAS CUENTAS DE ORDEN? En primer lugar, lo que se informa de las cuentas de orden son ellas y su saldo, el cual no se puede integrar a las cuantas de balance ni a las de resultados en tanto que no afecten de momento, ni la situacion financiera ni los resultados de la entidad. Como segunda consideracion, al expresarse que no afecten de momento la situsacion financiera y resultados de la entidad, denota por consiguiente que a futuro si pueden afectar, por ende deben formar parte de los estados financieros. Finalmente, las cuentas de orden se presentan al pie del balance general, esto es, en su parte inferior, de manera inmediata siguiente a a presentacion de todas las cuentas de activo, pasivo, y capital.

3.8 CLASIFICACIN DE LAS CUENTAS

Las cuentas en la contabilidad financiera se clasifican por su funcin y por su estructura

CLASIFICACIN POR SU FUNCIN:

a) Cuentas reales o de balance b) Cuentas nominales o de resultado c) Cuentas de orden

CLASIFICACIN POR LA ESTRUCTURA DE LAS CUENTAS

CUENTAS PRINCIPALES O DE MAYOR Son las cuentas que se registran en el libro Mayor y Balances

CUENTAS AUXILIARES Son las cuentas que se derivan de las cuentas principales y que sirven para sumarizar o totalizar el saldo de las cuentas de Mayor o Principales

CUENTAS REALES O DE BALANCE

Son aquellas que representan los recursos y las obligaciones que en un momento dado tiene la empresa o negocio (a una fecha dada), entendiendo por recursos todos aquellos bienes que tiene la empresa y que le permiten desarrollar su objeto social, es decir, la produccin de bienes o servicios.

En terminologa contable los recursos se denominan Activos. Las obligaciones que la empresa tiene con terceros se denomina en la misma terminologa Patrimonio es decir, obligaciones internas.

Estas cuentas son las que conforman el estado financiero de propsito general, denominado Balance General o Estado de Posicin Financiera porque muestra lo que la empresa tiene o debe en un momento determinado es semejante a una fotografa instantnea tomada a la empresa cuando pas por un punto del continnum espacio-tiempo en el cual se mueve hacia el futuro. Esta fotografa muestra lo que tiene y debe la empresa en el momento en el cual se confeccion el Estado. Es entonces un Estado Financiero esttico.

CUENTAS NOMINALES O DE RESULTADO

Son aquellas cuentas que representan los ingresos y los egresos producto de las operaciones que la empresa ha tenido entre un periodo determinado comprendido entre dos fechas. Estas cuentas tienen un carcter transitorio o temporal, su duracin es la misma del periodo contable. Las cuentas de resultado nacen o se originan a partir del 1 de enero de cada ao y se deben cancelar obligatoriamente al 31 de diciembre. Este grupo de cuentas conforma el Estado Financiero denominado Estado de Resultados o Estado de Prdidas y Ganancias. Se puede considerar el Estado de Resultados con una vdeograbacin del resultado de la explotacin econmica del objeto social de la empresa durante un perodo contable. Es por tanto un estado dinmico pues muestra el movimiento entre dos fechas. Las cuentas de

resultado representan una utilidad (Ingreso) o una prdida (Egreso) para la empresa originada en el desarrollo del objeto social de la misma.

CUENTAS DE ORDEN
Son aquellas cuentas que representan valores que no pertenecen a la empresa, ni son obligaciones de la misma, pero que pueden en un futuro representar un recurso o una obligacin para el ente econmico y por lo tanto deben ser registradas y reveladas en los Estados Financieros por control. Estas cuentas controlan los hechos econmicos que no afectan los recursos del ente (Activos), sus obligaciones externas o internas (Pasivo y Patrimonio), pero que las operaciones que las generan representan algn tipo de responsabilidad para la empresa o pueden en el futuro convertirse en un recurso o una obligacin para ella. Pueden ser de naturaleza dbito o crdito. Tambin se denominan cuentas de memorando.

Las cuentas de orden se presentan dentro del Estado de Posicin Financiera o Balance General, sin formar parte de l. Su ubicacin es al pie del mismo, despus de las sumas iguales, las de naturaleza dbito debajo del total del activo y las de naturaleza crdito debajo del total de Pasivo y Patrimonio. Estas cuentas tienen como caracterstica de que no requieren de la partida doble, por ser una anotacin de control, pero para ser coherentes con este paradigma, se utiliza la partida doble registrando dos cuentas que llevan las misma denominacin pero se diferencian porque a una de ellas se le adiciona el sufijo "por contra".

NORMAS SOBRE LAS CUENTAS DE ORDEN Registros en las cuentas de orden.

En el registro de las cuentas de orden se deben observar las siguientes normas: 1. Se deben registrar bajo "cuentas de orden por derechos contingentes" los compromisos o contratos de los cuales se pueden derivar derechos. 2. Se deben registrar bajo "cuentas de orden por responsabilidades contingentes" los compromisos o contratos que se relacionen con posibles obligaciones. 3. Los diferentes conceptos deben agruparse en cuentas especificas segn la naturaleza de la transaccin o evento y utilizar como contrapartida la cuenta deudora o acreedora por contra respectiva. 4. Las cuentas de orden no pueden emplearse como un sustituto para omitir el registro de prdidas contingentes que de acuerdo con las normas tcnicas pertinentes exigen la creacin de provisiones. 5. Tratndose de cuentas de orden fiduciarias deben observarse los principios de contabilidad generalmente aceptados y lo dispuesto en normas especiales. 6. Al finalizar cada perodo o cada mes, segn el caso, para reconocer el efecto de la inflacin, se deben ajustar las cuentas de orden no monetarias, afectando la respectiva cuenta de orden por contra. [D2649,1993. Art 110]

NATURALEZA DE LAS CUENTAS

Cada una de las clases de cuentas mencionadas anteriormente tienen sus caractersticas particulares que las diferencia unas de otras, estas diferencias radican en la naturaleza de su saldo, la manera de aumentar o disminuir. Esto puede apreciarse en el cuadro siguiente:

CLASE Real Real Real Real Nominal

CUENTAS Activo Complementaria de activo Pasivo Patrimonio Ingresos Operacionales

NATURALEZA DEL SALDO Deudor Acreedor Acreedor Acreedor Acreedor

AUMENTA CON LOS Dbitos Crditos Crditos Crditos Crditos

DISMINUYE CON LOS Crditos Dbitos Dbitos Dbitos Dbitos

Nominal Nominal Nominal

Costos Gastos Operacionales Ingresos no operacionales

Deudor Deudor Acreedor

Dbitos Dbitos Crditos

Crditos Crditos Dbitos

Nominal De Orden De Orden

Gastos no operacionales Deudoras Acreedoras

Deudor Deudor Acreedor

Dbitos Dbitos Crditos

Crditos Crditos Dbitos

CUENTAS DE ORDEN

1.- Las cuentas de orden registran movimiento de valores cuando este no afecta el balance de la empresa, pero que a pesar de ello y por un principio de orden es necesario consignar en ellas. 2.- Los casos en que pueden abrirse las cuentas de orden son: a) Para registrar valores ajenos b) Para registrar derechos u obligaciones contingentes c) Para registrar recordatorios d) Para duplicar el registro de operaciones con fines de control o con fines de observar un distinto punto de vista 3.- Las cuentas de orden se clasifican: a) Para su presentacin en el balance: Valores ajeno Valores contingentes Cuentas de registro

b) Para regir su movimiento e interpretacin: Orden de activo Orden de pasivo Orden de resultados ( ingresos y egresos ) c) Una clasificacin ms simple puede ser: De orden deudora De orden acreedora 4.- Las cuentas de orden deben abrirse en grupos cuando menos de dos, la una deudora y la otra acreedora, pudiendo ser mas de una por cada lado. 5.- Su movimiento y saldos, en todo tiempo estarn compensados entre cuentas deudoras y acreedoras. 6.- Pueden afectarse: a) Por movimiento cruzado, esto es, que al cargarlas y abonarlas se tengan como contra cuentas las de balance o resultados. b) Por movimiento directo, o sea, cargando una y abonando su correlativa. 7.- Las cuentas de orden se presentan al pie del balance, pero fuera de el. 8.- Requieren en ocasiones de un registro auxiliar, bastando solamente que sea el de la cuenta deudora o el de la acreedora, pues por su movimiento compensado no es necesario el auxiliar para las dos.

MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE ORDEN.

Una vez establecidas las cuentas de orden bajo los principios mencionados, el movimiento de ellas puede realizarse de dos maneras

A).- Movimiento directo.

Se dice que el movimiento de las cuentas de orden es directo, cuando el asiento que se practique en una de ellas tenga su replica en otra cuenta de orden y sin que intervengan cuentas de balance. Es decir, cuando al efectuarse un cargo a una cuenta de orden, el crdito, necesariamente, corresponda a otra cuenta de orden, o viceversa.

B).- Movimiento cruzado.

Se dice que el movimiento de las cuentas de orden es cruzado, cuando se alterna un cargo a una cuenta de orden, con crdito a una cuenta de balance o de resultados y un crdito a una cuenta de orden, con cargo a una cuenta de balance o de resultados. Despus de corridos ambos asientos, las cuentas de orden debern mostrar igual saldo, aunque de naturaleza contraria. Si en algn momento estn descompensadas, desbalanceadas, es evidente que les falta algn movimiento de regularizacin. Los asientos en un grupo de cuentas de orden pueden cruzarse tambin con otro grupo de cuentas de orden. Si bien el movimiento directo es ms fcil, se recomienda que en lo posible se operen por movimiento cruzado, porque con esto se evitan olvidos en su manejo, adems de que sirve como auto prueba, ya que si al verificar la igualdad de saldos se observa una diferencia, saltara mas a la vista, el movimiento faltante o mal aplicado. Podramos resumir, que a consecuencia de su tpico movimiento, las cuentas de orden se caracterizan por arrojar siempre saldos numricamente iguales, aunque de naturaleza contraria. De no subsistir la igualdad en los saldos, quedara demostrado, por este solo hecho, que los asientos en que se hubieran afectado esta clase de cuentas, se han ejecutado en forma incorrecta.

EJEMPLO DE APLICACIN DE LAS CUENTAS DE ORDEN PARA VALORES AJENOS.

Generalmente las cuentas de orden se utilizan mas para este tipo de casos. La idea es ofrecer el desarrollo de un caso para el registro de valores ajenos que con mas frecuencia se presentan en empresas de tipo comercial

MERCANCAS REMITIDAS PARA SU VENTA A UN COMISIONISTA

Las caractersticas generales de este tipo de operacin, por lo que se refiere al comisionista, se pueden sintetizar de la siguiente manera 1.- El comisionista acta a nombre y cuenta de la persona que le remite las mercancas, el cual es referido como consignador, remitente o comitente. 2.- El comisionista deber realizar los artculos que se le remitan, bajo las condiciones previamente acordadas y establecidas. Condiciones relativas tanto al precio de las mercancas como a los plazos o garantas que debe exigir en las ventas a crdito 3.- El comisionista tiene la obligacin de conservar las mercancas en buen estado, implantando para tal efecto, todos los medios que sean necesarios para su debida guarda y conservacin. 4.- Por su intervencin en la venta de las mercancas tendr derecho a cobrar a su comitente una cuota, previamente establecida denominada comisin, la cual, usualmente se calcula a razn de un porcentaje, sobre el monto de las ventas realizadas 5.- Peridicamente, o en fechas preestablecidas, deber remitir a su comitente el producto de las ventas, as como los informes necesarios, respecto de la existencia de mercancas en su poder y los cobros y saldos a cargo de los clientes por concepto de las ventas a crdito Por las condiciones expresadas, es fcil comprender que las mercancas y dems valores que el comisionista maneje en relacin a las mercancas recibidas para su venta a comisin, son valores propiedad del comitente; por lo tanto son valores ajenos al comisionista y este deber utilizar para su registro cuentas de orden que le permitan conocer, vigilar y controlar diversos aspectos.

ALGUNOS ASPECTOS ESPECFICOS A CONTROLAR EN CUENTAS DE ORDEN

1.- El costo total de las mercancas recibidas. 2.- El costo de las mercancas en existencia propiedad del comitente. 3.- El importe recaudado por concepto de ventas al contado. 4.- El importe de cobros obtenidos por concepto de ventas a crdito. 5.- El monto total de ventas a crdito 6.- El importe de saldos a cargo de los clientes A efectos de cubrir estos aspectos, que abarcan la actividad del comisionista en lo que se refiere al movimiento de las mercancas recibidas en comisin para su venta, los grupos de cuentas de orden que debern emplearse, bien podran establecerse de la siguiente manera:

OPERACIONES COMUNES EN REGISTRO DE VALORES AJENOS.

El comitente Muebles Tubulares, S.A. de C.V. remite al comisionista Mueblera del Angel, S.A. mercancas por valor de $ 10000,000.00 (Diez millones de pesos 00/100 m.n.). Las instrucciones son de venderlas, con un sobreprecio del 25% con respecto del precio de costo. El comisionista, informa a su comitente el haber efectuado las siguientes operaciones: 1.- El 40% de las mercancas recibidas las realizo al contado por un precio de $ 5000,000.00 (Cinco millones de pesos 00/100 m.n.). El 40% de los diez millones de pesos recibidos en mercancas, representa cuatro millones de pesos a precio de costo. El 25% de sobreprecio nos indica que debi agregar un milln de pesos para determinar el precio de venta de esas mercancas. As, el precio de venta, efectivamente fue de cinco millones de pesos. 2.- El comisionista indico que vendi a crdito, por la suma de $ 2500,000.00 (Dos millones quinientos mil pesos 00/100 m.n.), el 20% de las mercancas. El 20% de los diez millones de pesos recibidos originalmente en mercancas, representa dos millones de pesos, a precio de costo. El 25% de sobreprecio nos indica que debi agregar quinientos mil pesos para determinar el

precio de venta de esas mercancas. El precio de venta, corresponde exactamente con los dos millones quinientos mil pesos. 3.- Por las ventas a crdito, ha efectuado cobros por la suma de $1500,000.00 (Un milln quinientos mil pe sos 00/100 m.n.). 4.- Reporta haber efectuado diversos gastos de almacenaje, conservacin y publicidad que representaron $ 15,000.00 (Quince mil pesos 00/100 m.n.). 5.- Reporta haber cobrado las comisiones relativas a las ventas realizadas. Las comisiones pactadas fueron como sigue: - Comisin por ventas de contado ser del 4% s/precio de venta - Comisin por ventas a crdito ser del 3% s/precio de venta 6.- Reporta haber reembolsado al comitente, mediante giro bancario, el producto neto de las ventas y de los cobros efectuados, es decir, una vez descontados los gastos y las comisiones.

AFECTACIN DE LAS CUENTAS DE ORDEN.

1) Por el precio de costo de las mercancas recibidas del comitente:

Mercancas en comisin $ 10000,000.00 a Comitente cuenta de mercancas $ 10000,000.00

2) Por las mercancas vendidas de contado, por el comisionista, equivalentes al 40% de las mercancas recibidas:

Caja del comitente $ 5000,000.00 a Comitente cuenta de caja $ 5000,000.00

3) Ajuste a las cuentas de orden por el costo de las mercancas vendidas al contado:

Comitente cuenta de mercancas $ 4000,000.00 a Mercancas del comitente $ 4000,000.00

4) Por las ventas a crdito, equivalentes al 20% de las mercancas recibidas:

Clientes del comitente $ 2500,000.00 a Comitente cuenta de clientes $ 2500,000.00

5) Ajuste a las cuentas de orden por el costo de las mercancas vendidas a crdito:

Comitente cuenta de mercancas $ 2000,000.00 a Mercancas del comitente $ 2000,000.00

6) Por los cobros efectuados sobre las ventas a crdito:

Comitente cuenta de clientes $ 1500,000.00 a Clientes del comitente $ 1500,000.00

6a) Por el producto en efectivo de los cobros efectuados:

Caja del comitente $ 1500,000.00 a Comitente cuenta de caja $ 1500,000.00

7) Por los gastos efectuados por el comisionista, por cuenta del comitente:

Comitente cuenta de caja $ 15,000.00 a Caja del comitente $ 15,000.00

8) Por el importe de las comisiones sobre las ventas de contado:

Comitente cuenta de caja $ 200,000.00 a Caja del comitente $ 200,000.00

8a) Por el importe de las comisiones sobre las ventas a crdito:

Comitente cuenta de caja $ 75,000.00 a Caja del comitente $ 75,000.00

8b) Por el importe de las comisiones ganadas por el comisionista:

Caja $ 275,000.00 a Productos por comisiones $ 275,000.00

9) Por el reembolso en efectivo al comitente:

Comitente cuenta de caja $ 6210,000.00 a Caja del comitente $ 6210,000.00

EJEMPLO DE APLICACIN DE CUENTAS DE ORDEN PARA VALORES CONTINGENTES.

Este caso de valores contingentes, se puede ejemplificar muy claramente en situaciones donde hay necesidad de recurrir a reclamacin de seguros. A continuacin se desarrollara un ejemplo relativo a la reclamacin de seguros ante la eventualidad de un siniestro.

CONTRATO DE SEGUROS DE RIESGOS.

Generalmente las empresas celebran contratos de seguros pretendiendo proteger su inversin en activos, as, pueden celebrar contratos de seguros por diferentes conceptos o para diferentes objetos, un caso comn es por ejemplo el seguro de sus mercancas en existencia.

Mediante el contrato de seguro que se firma, el asegurado tiene la obligacin de cubrir a la compaa aseguradora, generalmente cada ao, una determinada cuota, a la cual se le llama prima. La compaa aseguradora, tiene la obligacin eventualmente de liquidar al asegurado, el importe de las perdidas que hubiere sufrido por el robo o incendio de sus mercancas Se trata, pues, en este caso, de un tipo de operacin en la cual, al celebrarse, para el asegurado, el nico aspecto que afecta sus valores de activo, es el pago de la prima, no as el valor del contrato de seguro, que solamente afectara sus valores reales, siempre y cuando se presente la contingencia del riesgo que dio lugar a dicho contrato. En este caso como en el ejemplificado anteriormente para valores ajenos, es recomendable que se registren las operaciones correspondientes que se deriven del contrato del seguro, a fin de conocer el monto de las mercancas aseguradas, el importe de los daos sufridos por robo o incendio, as como el importe de las reclamaciones que se acostumbra presentar a la compaa aseguradora, como un tramite indispensable para lograr la indemnizacin de las perdidas sufridas.

ASPECTOS ESPECFICOS A CONTROLAR EN CUENTAS DE ORDEN

1.- El importe de las mercancas aseguradas 2.- El importe de las mercancas incendiadas 3.- El importe de las reclamaciones por el siniestro. A efectos de cubrir estos aspectos, que abarcan las operaciones relativas, al funcionamiento del contrato celebrado con la compaa aseguradora, los grupos de cuentas de orden que debern emplearse, bien podran establecerse de la siguiente manera:

OPERACIONES COMUNES EN REGISTRO DE VALORES CONTINGENTES

La empresa denominada Sistemas y Equipos de computo, S.A., ha asegurado contra robo e incendio el valor de sus equipos electrnicos en almacn, los cuales estima en la cantidad de $50000,000.00 ( Cincuenta millones de pesos 00/100 m.n.) Liquida por concepto de prima anual, la suma de $ 50,000.00 (Cincuenta mil pesos 00/100 m. n.) Posteriormente, y dentro de la vigencia del contrato de seguro, ocurre un incendio en el almacn de la empresa asegurada. La empresa vala sus perdidas en $ 20000,000.00 (Veinte millones de pesos 00/100 m.n.), que corresponde n al valor de los equipos daados y destruidos por el siniestro. El asegurado, presenta su reclamacin a la compaa aseguradora, por la cantidad mencionada, como la perdida sufrida por la eventualidad suscitada con el incendio. La compaa de seguros, previas investigaciones correspondientes, acepta la reclamacin solamente por la cantidad de $15000,000.00 (Quince millones de pesos 00/100). Conforme estas circunstancias se hayan presentado, se debern ir reflejando fiel y cronolgicamente en los asientos de diario de la empresa, pretendiendo que en todo momento las cuentas que intervengan, muestren los valores pertinentes en un instante de tiempo dado.

AFECTACION DE LAS CUENTAS DE ORDEN Y DE BALANCE.

1) Por el importe del seguro contratado:

Seguros contra incendio $ 50000,000.00 a Seguros contratados $ 50000,000.00

2) Por el pago de la prima a la compaa de seguros:

Primas pagadas por anticipado $ 50,000.00 a Caja $ 50,000.00

3) Por el valor de las mercancas incendiadas:

Mercancas incendiadas $ 20000,000.00 a Almacn $ 20000,000.00

4) Por el importe de la reclamacin presentada a la compaa de seguros:

Reclamaciones presentadas $ 20000,000.00 a Reclamaciones en tramite $ 20000,000.00

5) Por el importe aceptado como riesgo a cubrir, por la compaa de seguros:

Deudores diversos (Ca. de seguros) $ 15000,000.00 a Mercancas incendiadas $ 15000,000.00

5a) Para ajustar las cuentas de orden por el importe de la reclamacin aceptada:

Reclamaciones en tramite $ 15000,000.00 a Reclamaciones presentadas $ 15000,000.00

6) Por el importe cobrado en efectivo, por la reclamacin aceptada:

Caja $ 15000,000.00 a Deudores diversos ( Cia. de seguros ) $ 15000,000.00

7) Por la perdida sufrida, a causa de la diferencia entre el valor real de las mercancas incendiadas y el correspondiente a la indemnizacin recibida de la compaa de seguros:

Perdidas extraordinarias $ 5000,000.00 a Mercancas incendiadas $ 5000,000.00

8) Para liquidar las cuentas de orden establecidas para las reclamaciones presentadas y en tramite:

Reclamaciones en trmite $ 5000,000.00 a Reclamaciones presentadas $ 5000,000.00

9) Para ajustar el saldo de las cuentas de orden establecidas por el contrato de seguro:

Seguros contratados $ 15000,000.00 a Seguros contra incendios $ 15000,000.00

Autor:
Arturo Cervantes Poot

CUENTAS DE ORDEN
Las cuentas de orden registran valores reales de la empresa, pero no afectan de manera directa ni modifican las cuentas de Balance General y del Estado de Resultados, o sea todo el grupo de cuentas que conforman los Estados Financieros (Activos, Pasivos, Capital, Ingresos, Costos y Gastos), lo que significa que son la representacin de que nos sirven para

valores contingentes (Derechos y obligaciones contingentes)

efectos de controles administrativos o recordatorias, lo que significa que de conformidad con la partida doble debemos abrir dos cuentas de mayor una de naturaleza deudora y otra de naturaleza acreedora que especifiquen claramente el registro que representan. Pero Qu son los valores contingentes? Son derechos y obligaciones probables o que estn sujetos a una contingencia, al suceder esta se convierten en valores reales.

Las cuentas de orden se clasifican en:[1]

a)

Contingentes:
Avales (Firmas que garantizan Obligaciones) Litigios (Juicios pendientes de resolucin) Fianzas Derivados Financieros

b)

Recordatorias y de controles administrativos

Mercancas en consignacin Emisin de Obligaciones burstiles

c)

Fiscales
Depreciacin y amortizacin Gastos no deducibles

Activos totalmente depreciados Prdidas Fiscales

La apertura de las cuentas de orden est determinada por las operaciones siguientes:
1. A efecto de registrar valores ajenos que se reciban:
A. En guarda B. En prenda o garanta C. Para la ejecucin de un mandato (compra venta )

2. Para registrar contingentes.

A. Otorgamiento de fianzas B. Contratos de seguros C. Reclamaciones

derechos

obligaciones

3. Obligaciones contingentes documentos de crdito.

A. Contratos de compra venta

por

descuento

de

4. Registro de operaciones, con fines de control o de recordatorio.

A. Contratos que impliquen un compromiso critico

5. Registro duplicado de operaciones, con distintos fines.

A. Depreciacin, con enfoque contable y con enfoque fiscal <<<Te invito que descargues o que veas estos videos y te convenzas por ti mismo lo sencillo que es aprender la contabilidad >>>. HAZ CLIC AQU Y DESCARGALO AHORA:

Cmo orden?

establecemos

las

cuentas

de

Recordemos que las cuentas de orden se llevan dentro de un sistema de partida doble, se deben abrir siempre en grupos de cuando menos de dos, siendo la una correlativa de

la otra y debiendo tener forzosamente movimientos y saldos compensados en todo momento. En las cuentas de orden, El saldo de una ser siempre deudor y el de la correlativa, acreedor por igual cantidad. De hecho es una caracterstica invariable de las cuentas de orden, el que se establezcan en grupos de dos, por lo que siempre habr una cuenta de orden deudora y otra acreedora, a la cual tambin se le puede llamar contra cuenta.

MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE ORDEN.

Bajo los principios contables el movimiento de las cuentas de orden lo podemos realizar de dos maneras:

1. Registro de Movimiento directo.

Registramos las cuentas de orden mediante Movimiento Directo, cuando el asiento que registremos en una de ellas, tenga el efecto o afecte a otra cuenta de orden y sin que intervengan las cuentas del Balance o de Resultados. Es decir, cuando al efectuarse un debito a una cuenta de orden, el crdito, necesariamente, corresponda a otra cuenta de orden, o viceversa.

2. Registro de Movimiento cruzado.

El movimiento de las cuentas de orden es cruzado, cuando se alterna un debito a una cuenta de orden, con un crdito a una cuenta de balance o de resultados y un crdito a una cuenta de orden, con debito a una cuenta de balance o de resultados. Por tal razn definimos dos tipos de valores para las cuentas contables: 1. VALORES REALEAS: Son los valores que afectan a las cuentas del Balance General y del Estado de Resultados 2. VALORES CONTINGENTES: Son los valores que afectan y representan la cuentas de Orden. Veamos un ejemplo en el que aplicamos los dos tipos de movimientos de las cuentas de orden: Para efectos de este ejemplo vamos a trabajar con la cuenta de Prstamos por cobrar a Corto Plazo, para una institucin Financiera. Al finalizar el ciclo contable tenemos el siguiente Balance General:

PRESTAMOS POR COBRAR A C/P.

Para nuestro caso La Superintendencia de Bancos mandata a provisionar los crditos (Cartera de Microcrditos) de la siguiente manera.

Entonces para nuestro ejemplo vamos a suponer que tenemos un cliente llamado Pedro Moreno con un crdito de U$ 10,000.00 que fue entregado en la fecha 05 de enero del 2012 debiendo pagar cuotas mensuales durante un ao. Supongamos que el cliente a la fecha del 31 de marzo no ha pagado ninguna cuota del Prstamo, a esa fecha el Prstamo se considera un Credito de Categora D Dudosa Recuperacin porque est con una morosidad de 86 das, por lo tanto tendramos que realizar el siguiente ajuste contable previo al registro de las cuentas de orden. PEDRO MORENO MONTO U$ 10,000.00

Morosidad > a 86 das % de Riesgo = 50% Provisin para prstamos incobrables U$ 5,000.00

Entonces nuestro Balance General cortado al 31 de Marzo del 2012, quedara de la siguiente Manera:

Al corte de nuestro siguiente mes 30 de Abril del 2012, nuestro cliente todava no se ha presentado a pagar y presenta una morosidad de 116 das, por lo tanto, estamos obligados a provisionar el 100% del prstamo. PEDRO MORENO MONTO U$ 10,000.00 Morosidad > a 116 das % de Riesgo = 100% Provisin para prstamos incobrables U$ 10,000.00

Valor provisionado al mes anterior U$ 5,000.00 Valor a provisionar mes actual U$ 5,000.00 El asiento de ajuste contable quedara de la siguiente manera:

Una vez realizado nuestro asiento de ajuste contable, manera en el Balance General:

lo contabilizamos de la siguiente

Entonces veamos lo que sucede al tener esta institucin saldos en mora que afectan su cartera de crdito, A la fecha ya han sucedido dos cosas: 1. El valor total del crdito ya se ha provisionado en un 100%, y lo nico que presenta en nuestro balance es un saldo negativo que de alguna manera afecta a la empresa por la disminucin de su patrimonio y a esta fecha se considera dudosa su recuperacin.

2. El valor total del crdito ya lo hemos considerado y registrado como un gasto afectando nuestro patrimonio, por lo tanto para limpiar nuestro balance, registramos dicha operacin en nuestras cuentas de orden, para lo cual realizaramos el siguiente asiento de ajuste contable:

Por lo tanto nuestro Balance General quedara de la siguiente manera:

Como puedes ver al realizar los asientos de ajustes modificamos la cuenta de Prestamos por cobrar a C/P y la de Provisiones para prstamos incobrables, y creamos las cuentas de orden tanto deudoras como acreedoras para la cuenta de Prestamos por cobrar a C/P. Y de esta forma realizamos los asientos de ajustes contables en las cuentas de orden.

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1.2 REGISTRO CONTABLE. Se utilizan Cuentas de Orden, cuando se dan los siguientes supuestos:

1. Para registrar valores y bienes ajenos que se reciban; por ejemplo, los documentos para su custodia o mercancas que nos encomienden para su venta, independientemente de los beneficios que nos pudieran proporcionar.

Suponemos que se recibe mercanca en consignacin por $ 5,000.00 y el asiento a registrar en cuentas de orden podra quedar como sigue:

Mercancas en Consignacin $5,000.00 Consignaciones Recibidas $5,000.00 Costo de mercanca recibida para su venta.

El uso de estas cuentas podr quedar explicado de la siguiente manera:

Mercancas en Consignacin. Se carga: a) Por el valor de mercancas recibidas en consignacin.

Se abona: a) Por el valor de la salida de mercanca en consignacin para su venta. b) Por el valor de devoluciones de mercanca en consignacin.

Su saldo deudor siempre deber representar el valor de las mercancas en existencia.

Consignaciones Recibidas. Se abona: a) Por el valor de mercancas recibidas en consignacin.

Se carga: a) Por el valor de la salida de mercanca en consignacin para su venta. b) Por el valor de devoluciones de mercanca en consignacin.

Su saldo acreedor siempre deber representar el valor de las mercancas en existencia.

2. Tambin se registran en las cuentas de orden los derechos y obligaciones contingentes, tales como la proteccin que nos brinda la cobertura de una pliza de seguro sobre bienes; ya que si se realiza el siniestro se tendr un derecho real de indemnizacin, pero si no hubiera siniestro al transcurrir el tiempo por el que se pago el seguro se terminar ese derecho. En el caso de documentos que se endosan y por los cuales se adquiere una responsabilidad contingente, ya que subsiste la obligacin de pagarlos si el girado no los paga, se convertira en una obligacin real el valor de los documentos endosados.

Un ejemplo de registro de la cobertura que se adquiere en una pliza contra incendio, por $ 100,000.00, podra quedar como sigue:

Cobertura sobre Incendio $100,000.00 Seguros Contratados contra Incendio $100,000.00 Registro del valor de seguro contratado contra incendios.

En cuentas de T de Mayor, quedara como sigue:

Cobertura sobre Incendio Seguros Contratados contra Incendio

$100,000.00 $100,000.00

El uso de estas cuentas podr quedar explicado de la siguiente manera:

Cobertura sobre Incendio. Se carga: a) Por el valor de los seguros contratados.

Se abona: a) Por el valor de seguros al trmino del plazo contratado o cancelados. b) Por el valor de disminuciones en seguros.

Su saldo deudor siempre deber representar el valor de los seguros contratados contra incendio.

Seguros Contratados contra Incendio. Se carga: a) Por el valor de seguros al trmino del plazo contratado o cancelados

b) Por el valor de disminuciones en seguros.

Se abona: a) Por el valor de los seguros contratados.

Su saldo acreedor siempre deber representar el valor de los seguros contratados.

En el caso de documentos endosados, por la responsabilidad al endosar un documento, digamos por $1,000.00, el asiento sera:

Documentos endosados .$1,000.00 Endoso de documentos..$1,000.00 Documento descontado en el banco.

El uso de la cuenta de Documentos endosados ser:

S Carga: a) Por el valor nominal de los documentos de crdito que se endosan a instituciones de crdito por su descuento.

Se abona: a) Por el importe de los documentos pagados por el girado. b) Por el valor nominal de los documentos de crdito que se endosan a instituciones de crdito y que no han sido pagados y que se regresan al endosante.

El saldo.

Debe ser deudor y representa el importe del valor nominal de los documentos de crdito endosados y cuyo vencimiento no ha llegado y representa la obligacin contingente por los documentos pendientes de pago por los girados.

Endoso de documentos

Se Carga: a) Por el importe de los documentos pagados por el girado. b) Por el valor nominal de los documentos de crdito que se endosan a instituciones de crdito y que no han sido pagados y que se regresan al endosante.

Se abona: Por el valor nominal de los documentos de crdito que se endosan a instituciones de crdito.

El saldo. Debe ser acreedor por el importe del valor nominal de los documentos de crdito endosados y cuyo vencimiento no ha llegado y representa la obligacin contingente por los documentos pendientes de pago por los girados.

3. Asimismo las cuentas de orden se utilizan para registrar la emisin de valores, la emisin de billetes de banco, la emisin de billetes de lotera, la emisin de abonos, planillas o boletos en las compaas de transporte.

Para ejemplificar el registro de una emisin de Acciones, suponemos que se hace la emisin de $25,000.00 de Acciones comunes.

Emisin de Acciones $25,000.00 Acciones Emitidas $25,000.00 Emisin de acciones para colocar entre el pblico En cuentas de T de Mayor, quedara como sigue:

hace 7 aos Reportar abusos

EJEMPLOS PARA CUENTAS DE ORDEN Ejemplos para operaciones en las que se utilizan cuentas de orden para su registro 1.-Para registrar valores y bienes ajenos que se reciban; por ejemplo, los documentos para su custodia o mercancas que nos encomienden para su venta, 2. La proteccin que nos brinda la cobertura de una pliza de seguro sobre bienes; ya que si se realiza el siniestro se tendr un derecho real de indemnizacin, pero si no hubiera siniestro al transcurrir el tiempo por el que se pago el seguro se terminar ese derecho. 3.-En el caso de documentos que se endosan y por los cuales se adquiere una responsabilidad contingente, ya que subsiste la obligacin de pagarlos si el girado no los paga, se convertira en una obligacin real el valor de los documentos endosados. 4.- Para registrar la emisin de valores, la emisin de billetes de banco, la emisin de billetes de lotera, la emisin de abonos, planillas o boletos en las compaas de transporte. CASO PRACTICO A continuacin se te presenta una prctica para contemplar en conjunto todo el proceso de las unidades I y II. LAMPEXIM, S.A. .de C.V. inicia sus operaciones con un giro de compra-venta de lmparas. Las siglas que aparecen en su razn social se crearon por este nombre LAMPLAMPARAS, EX exportacin y por ultimo, IM importacin. Del 1ro. al 30 de enero del 2008, realiza las siguientes operaciones: 1.- 2 de enero. Se constituye con un capital de $500,000.00, el cual se tiene en una cuenta bancaria. 2.- 3 de enero. Se compran 6 lmparas con valor de $12,000.00, pagndose 50% al contado y el resto a crdito, a pagar en 60 das. 3.- 4 de enero. Solicitamos a nuestro proveedor extranjero, Williams Stevenson, la cantidad de 4 lmparas por dlares 2,000.00, estando el tipo de cambio a $12.50 y por la cual recibimos, documentos de embarque de su factura No. M-8844. 4.- 5 de enero. Venta al Sr. Nez por $100,000.00, con costo de $50,000.00. Se recibe en garanta del crdito... [continua]