UNIVERSIDAD TECNOLGICA EQUINOCCIAL

ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA MODALIDAD A DISTANCIA

TESIS DE GRADO
PREVIA A LA OBTENCIN DEL TITULO DE LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA CPA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LOS INVENTARIOS DE LOS ALMACENES FAE VERONICA PATRICIA LOMA HERNANDEZ

Director: CPA. Dr. Jorge Guerrero

2005-2006

DEDICATORIA

Dedico este trabajo a mi Madre, Esposo y mis hijos a quienes quiero mucho por su apoyo incondicional en los momentos ms difciles para que concluya con xito mi carrera universitaria; y a mis amigos que me brindaron su amistad y estmulo.

AGRADECIMIENTOS
Sobre todo a DIOS, por su gran amor y generosidad al concederme sabidura para cumplir con xito, una de las metas de mi vida. A mi madre y mi esposo por su preocupacin y motivacin para culminar con xito mi carrera. A la Universidad Tecnolgica Equinoccial y a todos mis profesores, por la formacin tanto profesional como personal, que me han brindado durante los aos de carrera. A mi director de tesis, Sr. Dr. Jorge Guerrero por su paciencia y apoyo para la culminacin de este trabajo. A mis compaeros y personar queridas, que de una u otra manera me han incentivado para culminar con xito mi carrera.

RESPONSABILIDAD
Yo, Vernica Patricia Loma Hernndez, con cdula de identidad nmero 1714413372, declaro libre y voluntariamente, que el presente es resultado de mi investigacin, original, autntica y personal. Para su desarrollo, solamente como base de orientacin, recurr a varias fuentes que estim necesarias, como: libros, artculos, consejos de expertos, informacin de la Entidad Almacenes FAE, etc. Reconociendo en el texto la fuente que corresponde en el caso de referirme concretamente a frases o ideas ajenas; adems recurr al marco terico adquirido de mis estudios acadmicos y de mi experiencia laboral. Realizado el anlisis de la informacin, datos y resultado de la investigacin, teoric la conclusin ms acorde, la misma que significa la tesis que presento y que la demuestro en su validez, mediante argumentos propios. Debo aclarar que el Director de esta tesis se ha limitado nicamente a sus funciones de consejero y orientador acadmico, por lo tanto, en el caso de que esta tesis presente plagio, copia u otra accin que se aparte de la tica y respecto a las ideas y autora ajena, me declar la nica responsable ante las regulaciones y sanciones que correspondan y que constan en los reglamentos de la Universidad Tecnolgica Equinoccial y leyes de la Repblica del Ecuador.

Vernica Patricia Loma Hernndez

Quito, D.M. Febrero del 2006

INDICE

CAPITULO I
1.1. Antecedentes 1.2. Planteamiento del problema.. 1.3. Alcance del estudio. 1.4. Objetivo general. 1.5. Objetivos especficos.......... 1.6. Idea a defender 1.7. Justificacin del estudio. 1.8. Variable independiente. 1.9. Variables independientes..

Pg.
1 2 3 4 4 4 5 5 6

CAPITULO II
2.1. Base legal.. 2.1.1. Normas ecuatorianas de contabilidad (NEC 11) 2.1.2 Ley de Rgimen Tributario Interno y su Reglamento 2.1.2.1. Impuesto a la Renta.. 2.1.2.2. Impuesto al Valor Agregado .. 2.1.2.3. Impuesto a los Consumos Especiales 2.2. Base Conceptual 2.2.1 Control Interno. 2.2.1.1. Naturaleza. 7 7 11 11 14 15 15 15 15

2.2.1.2. Responsabilidad 16

2.2.1.3. Alcance.. 16 2.2.1.4. Definicin del Control Interno 2.2.1.6. Elementos del Control Interno 2.2.1.8. Objetivos del Control Interno. 2.2.1.9. Componentes del Control Interno.. 2.2.2. Normas Generales relativas a los Componentes del Control Interno . 2.2.2.1. Normas Generales relativas al Ambiente del Control 2.2.2.2. Normas Generales relativas a la Evaluacin de Riesgo 2.2.2.3. Normas Generales relativas a las Actividades de Control.. 2.2.3 Evaluacin del Sistema de Control Interno 24 25 23 22 22 17 19 20 21

2.2.1.5. Clasificacin del Control Interno 18 2.2.1.7. Limitaciones del Control Interno 19

2.2.3.1. Medios utilizados en la Evaluacin.. 25

CAPITULO III
3.1. Diagnostico de los Almacenes FAE.. 3.1.1 Antecedentes. 3.1.2. Anlisis de los Almacenes FAE 3.1.3 Estructura Organizacional.. 3.1.4. Tamao y Ubicacin 3.1.5. Actividades que realiza 3.1.6. Productos que comercializa. 3.1.7. Mercado que dispone... 3.2. Marco Conceptual de los Almacenes FAE 3.2.1. La contabilidad de los Inventarios. 27 27 29 32 35 35 36 37 38 38

3.2.2. El Control Interno para Inventarios.. 3.2.3. Procedimientos para la contabilizacin ...

39 40

3.3.

Anlisis de la situacin actual de los inventarios 3.3.1. Control de inventarios y bodegas 3.3.2. Procedimientos utilizados y responsables (reas).

46 46 47 49 49 50 52 53 61 65 69

3.4.

Anlisis de la situacin actual respecto a su funcionamiento 3.4.1. Funcionamiento. 3.4.2. Funciones 3.4.3. Procedimientos vigentes para controlar los Inventarios.. 3.4.4. Anlisis FODA.. 3.4.5. Anlisis financiero 3.4.5.1. Principales ndices financieros. 3.4.6. Anlisis de riesgo tributario

CAPITULO IV
DISEO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LOS INVENTARIOS DE LOS ALMACENES FAE 4.1. Introduccin 4.2. Objetivos 4.3. mbito de aplicacin 4.4. Polticas.. 4.4.1. Polticas de comercializacin 4.4.2 Polticas de custodia y almacenamiento. 4.4.3 Polticas de ventas de mercadera . 4.4.4. Polticas para la verificacin fsica de los inventarios 4.4.5. Rebaja, remate y devolucin de la mercadera.. 4.5. 4.6. Referencias Legales. Estructura Orgnica Funcional 70 71 71 71 71 73 74 76 78 81 82

4.7.

Procedimientos Compras. 4.7.1. Adquisicin de mercadera por compra local. 4.7.1.1. Procedimiento y Flujograma.. 4.7.1.2. Documentos a utilizarse. 4.7.1.3. Instructivo de llenado de documentos. 4.7.1.4. Distribucin de la documentacin .. 4.7.1.5 Registro contable 4.7.2. Adquisiciones de mercaderas en consignacin 4.7.2.1. Procedimiento y flujograma.. 47.2.2. Documentos a utilizarse. 4.7.2.3. Instructivo de llenado de documentos.. 4.7.2.4. Distribucin de la documentacin .. 4.7.2.5. Registro contable

88 88 88 92 97 101 103 105 105 108 111 113 114 115 115 115 118 121 125 126 128 128

4.8.

Devolucin en compras 4.8.1 Devolucin de mercaderas por compra local 4.8.1.1 Procedimiento y flujograma. 4.8.1.2. Documento a utilizarse .... 4.8.1.3 Instructivo de llenado de documentos. 4.8.1.4. Distribucin de la documentacin 4.8.1.5 Registro contable.. 4.8.2. Devolucin de mercadera en consignacin... 4.8.2.1. Procedimiento y flujograma.

4.8.2.2. Documentos a utilizarse 130 4.8.2.3. Instructivo de llenado de documentos.. 131 4.8.2.4. Distribucin de la documentacin 132 4.8.2.5. Registro contable.. 132 4.9. Egreso de mercaderas de bodega al Almacn 134 4.9.1. Egreso de bodega de mercaderas de compra local al Almacn. 134

4.9.1.1. Procedimiento y flujograma 134 4.9.1.2 Documentos a utilizarse . 4.9.1.3 Instructivo de llenado . 4.9.1.4. Distribucin de la documentacin.. 4.9.1.5. Registro contable. 4.9.2. Egreso de bodega de mercadera en consignacin al Almacn . 141 4.9.2.1. Procedimiento y flujograma. 141 4.9.2.2 Documentos a utilizarse . 144 4.9.2.3. Instructivo de llenado . 146 4.9.2.4. Distribucin de la documentacin.. 149 4.9.2.5. Registro contable.. 150 4.10. Ventas. 4.10.1. Ventas de la mercadera de compra local .. 4.10.1.1. Procedimiento y flujograma.. 4.10.1.2. Documentos a utilizarse. 4.10.1.3. Instructivo de llenado de documentos 4.10.1.4. Distribucin de la documentacin. 4.10.1.5. Registro contable 4.10.2. Ventas de la mercadera en consignacin. 4.10.2.1. Procedimiento y flujograma 4.10.2.2. Documentos a utilizarse 4.10.2.3. Instructivo de llenado de documentos 4.10.2.4. Distribucin de la documentacin.. 4.10.2.5. Registro contable 4.11. Devoluciones en ventas 4.11.1. Procedimiento y flujograma. 4.11.2. Documentos a utilizarse .. 4.11.3. Instructivo de llenado.. 151 151 151 154 158 161 163 164 164 169 170 171 172 174 174 176 177 137 138 139 140

4.11.4. Distribucin 4.11.5. Registro contable 4.12. Toma Fsica .. 4.12.1 Procedimientos de verificacin fsica del inventario. 4.12.2 Resultados de la toma fsica de inventarios 4.12.3. Registro contable.

178 179 181 181 183 185

CAPITULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1. 5.2. Conclusiones Recomendaciones. 188 190

LISTA DE ESQUEMAS
Pgs. ESQUEMA No. 1 Flujograma de Adquisicin de Mercadera por Compra Local. Flujograma de Adquisicin de Mercadera en Consignacin Flujograma de Devolucin en Compra de Mercadera por Compra Local... Flujograma de Devolucin de Mercadera en Consignacin Flujograma de Egreso a Bodega de Mercadera por Compra Local Flujograma de Egreso a Bodega de Mercadera en Consignacin Flujograma de Ventas de Mercadera por Compra Local. Flujograma de Ventas de Mercadera en Consignacin 91

ESQUEMA No. 2 ESQUEMA No. 3 ESQUEMA No. 4 ESQUEMA No. 5 ESQUEMA No. 6 ESQUEMA No. 7 ESQUEMA No. 8 ESQUEMA No. 9

107 117 129 136 143 153 167

Flujograma de Devoluciones de Clientes ... 175

INTRODUCCIN

En la actualidad la base de toda empresa comercial es la compra venta de bienes o servicios, de ah la importancia de contar con un Manual de Procedimientos de Control Interno para los Inventarios como pieza fundamental en todos los procesos, considerando que los inventarios se constituyen en el giro del negocio. El presente Manual est desarrollado en cinco captulos, en los cuales se abarca de manera global los procedimientos para el manejo y custodia de los inventarios en los Almacenes FAE, los mismos que se convertirn en una gua ya que en este se detallan los pasos a seguir referente a las compras, ventas, devoluciones y toma fsica de los inventarios, lo cual permitir contar con inventarios reales y confiables que coadyuve a la gerencia para la oportuna toma de decisiones, adems que se ha definido las funciones y responsabilidades de cada uno de los funcionarios que intervienen en el proceso, con la finalidad de determinar oportunamente desfases o el mal aprovechamiento de los recursos financieros y humanos. La aplicacin de este Manual coadyuvar a que las actividades se desarrollen con eficacia, efectividad y economa.

CAPITULO I

1.1

ANTECEDENTES

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de ah la importancia del manejo de los inventarios por parte de la misma. Este manejo contable permitir a la empresa mantener el control oportuno, as como tambin conocer al final del perodo contable un estado confiable de la situacin econmica de la empresa.

Los inventarios son bienes tangibles que se tiene para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden adems de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta.

El inventario tiene como propsito fundamental proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa para que pueda atender satisfactoriamente la

demanda de los clientes, as como para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel vital para el funcionamiento acorde y coherente dentro de la empresa.

Desde el punto de vista financiero, el inventario es un activo o efectivo en forma de material. Los inventarios tienen un valor, particularmente en compaas dedicadas a las compras o a las ventas y su valor siempre se muestra por el lado de los activos en el Balance General.

1.2

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Las mercaderas en los Almacenes, es uno de los activos ms importantes de la empresa, razn por la cual, la responsabilidad de realizar controles ms efectivos, por el valor que representan, unido a la necesidad de obtener informacin rpida y precisa, de compras y ventas, de existencias, de precios, etc.; motiv a que se busque nuevas alternativas para el mejor manejo de los Inventarios.

Actualmente los Almacenes de la FAE

no cuentan con un Manual de

Procedimientos de Control Interno de sus Inventarios, que permita dar lineamientos a cada una de las actividades inmersas en el control de los inventarios, lo que ha ocasionado duplicidad de los procesos, as como desorganizacin en la toma fsica de sus existencias, el almacenamiento, el control y custodia de sus mercaderas y ha conllevado a la determinacin de faltantes y sobrantes significativos de mercaderas,

as como tambin mercadera daada, de baja rotacin y obsoleta, ocasionando prdidas al Almacn.

De continuar sin un eficiente control en el rea de inventarios, estos se mantendran stokeados ya que no se realiza un adecuado estudio para las adquisiciones y ventas, y sobrestimados al no poder determinar existencias reales y las condiciones ptimas para su comercializacin y provocarn prdidas significativas.

Elaborar un Manual de Procedimientos de Control Interno para los Inventarios permitir tener una gua en el cual la gerencia y los responsables directos de la custodia puedan aplicar y obtener inventarios reales y confiables, a la vez este eficaz control evitar que los Almacenes asuman prdidas significativas.

1.3.

ALCANCE DEL ESTUDIO

El estudio a realizar estar dirigido exclusivamente a determinar procedimientos de Control Interno de las mercaderas, responsabilidades de los empleados y procedimientos de flujo de la informacin y documentacin contable; con el objeto de proteger los bienes de la empresa, prevenir fraudes, robos malversaciones; promover la eficiencia del personal; obtener informacin administrativa, contable y financiera oportuna, que oriente de forma adecuada a los Directores y Jefes de los Almacenes de la FAE, en la toma de decisiones.

1.4.

OBJETIVO GENERAL

Disear un Manual de Procedimientos de Control Interno para los Inventarios de los Almacenes FAE, que sirva de herramienta de control para el manejo de los inventarios, as como de normativas y procedimientos de control interno y de instrumento de informacin.

1.5.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Conocer la estructura actual del negocio Establecer los alcances del Control Interno Determinar controles a realizar Definir procedimientos para el manejo de los inventarios Definir procedimientos para las tomas fsicas de los inventarios Normar la responsabilidad en las diferentes fases, establecer control en el proceso de los inventarios: compras, recepcin, verificacin, custodia y ventas.

Disear un Manual de Procedimientos de Control Interno para los Inventarios de los Almacenes FAE

1.6.

IDEA A DEFENDER

Si se disea y se implanta el Manual de Procedimientos de Control Interno para los Inventarios de los Almacenes FAE, se contar con una herramienta, a travs de la

cual se podr comunicar adecuadamente, las nuevas polticas y procedimientos que guiarn las actividades para un eficiente, efectivo y econmico manejo de los inventarios y por consiguiente optimizar los recursos econmicos y humanos.

1.7.

JUSTIFICACION DEL ESTUDIO

El presente tema de investigacin, ha sido seleccionado considerndolo como un proyecto de mejoramiento continuo, ya que actualmente no existen procedimientos de Control Interno que permitan un efectivo manejo de los inventarios y prevenir las posibles falencias o errores que se estn cometiendo, a la vez que ser de gran utilidad en la toma de decisiones gerenciales, porque se podr contar con inventarios, reales y confiables, adems permitir aplicar polticas de comercializacin y procedimientos para el manejo de los inventarios de la mercadera con la finalidad de mantener un control adecuado de los mismos. Adems que contribuir en una atencin rpida, eficiente, oportuna con artculos de calidad.

1.8.

VARIABLE INDEPENDIENTE

Diseo de un Manual de Procedimientos de Control Interno para los Inventarios de los Almacenes FAE

1.9.

VARIABLES DEPENDIENTES

VD 1 Control de los ingresos y egresos de las mercaderas VD 2 Toma fsica de las existencias

VD 3 Custodia VD 4 Correcto Almacenamiento de las mercaderas

CAPITULO II

2.1.

BASE LEGAL

2.1.1. NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD NEC 11- INVENTARIOS

DEFINICIN

Se considera inventario a la suma de aquellas partidas de propiedades personales tangibles que se tienen para la venta dentro del curso normal del negocio, el proceso de produccin respecto de las ventas o que se habr de consumir dentro de la produccin para la venta1

Los productos que se destinan para la venta, normalmente se convierten en dinero en un tiempo menor a un ao, por lo tanto, se considera como un activo corriente dentro

VAZCONEZ, A.Jos: Contabilidad Intermedia, Quito, Ecuador, Dimaxi, segunda edicin, Cap.4, Pg.95, Ao 2000.

de la hoja de balance, y se presenta inmediatamente despus de las cuentas por cobrar, por su conversin inmediata.

Por su importancia, es necesario realizar controles, que aseguren la integridad del rubro, a travs de tomas fsicas parciales o totales; ya que parte de las funciones de control es salvaguardar los activos de la empresa, asegurar el adecuado registro de las transacciones comerciales, verificar que los controles funcionales, y que se cumplan los objetivos establecidos.

CUANTIFICACIN DE INVENTARIOS

Los inventarios deben ser cuantificados al ms bajo de su costo y su valor neto de realizacin.2

EL COSTO: RECONOCIMIENTO COMO COSTO Y GASTO

Cuando los inventarios son vendidos la cantidad en libros de esos inventarios debe ser reconocida como un costo en el perodo en que el ingreso relacionado es reconocido. La cantidad de cualquier rebaja de inventarios al valor neto realizable y otras prdidas de inventarios debe ser reconocida como un gasto en el perodo en que ocurre la rebaja o prdida.

NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD, NEC 11 INVENTARIOS, Corporacin de estudios y publicaciones, Pg. 192, actualizada a febrero del 2005.

COSTO DE INVENTARIOS

El costo de inventarios debe comprender todos los costos de compra, costos de conversin y otros costos incurridos para traer los inventarios a su presente ubicacin y condicin.

El costo de los inventarios debe ser asignado,

utilizado diferentes sistemas de

valoracin como son: costo promedio, costo PEPS (Primeras Entradas, Primeras Salidas) FIFO, costo UEPS (Ultimas Entradas, Primeras Salidas) LIFO y costo del valor de la ltima compra o actual.

COSTO DE COMPRA

Los costos de compra de inventarios comprenden el precio de compra, derechos de importacin y otros impuestos (distintos de los que son recuperables por la empresa de parte de las autoridades fiscales) y transporte, manejo y otros costos directamente atribuibles a la adquisicin de productos terminados, materiales y servicios. Los descuentos por pronto pago, bonificaciones y otras partidas similares se deducen en la determinacin de los costos de compra.

COSTO DE CONVERSION

Los costos de conversin de inventarios incluyen costos directamente relacionados a las unidades de produccin tales como la mano de obra directa. Tambin incluye una

asignacin sistemtica de gastos indirectos de produccin fijos y variables que se incurren al convertir los materiales en productos terminados. Los gastos indirectos de produccin fijos son aquellos costos indirectos de produccin que permanecen relativamente constantes, independientemente del volumen de produccin tales como la depreciacin y el mantenimiento de edificios de la fbrica y de equipo y el costo de administracin y direccin de la fbrica. Los gastos indirectos de produccin variables son aquellos costos indirectos de produccin que varan directamente, o casi directamente con el volumen de produccin, tales como materiales indirectos y mano de obra indirecta.

OTROS COSTOS

Otros costos se incluyen en el costo de inventarios solo en la medida en que son incurridos para traer los inventarios a su presente ubicacin y condicin. Por

ejemplo puede ser apropiado incluir en el costo de inventarios los gastos indirectos que no sean de produccin o los costos de disear productos a clientes especficos.

COSTO DE INVENTARIOS DE UN PROVEEDOR DE SERVICIOS

El costo de inventarios de un proveedor de servicios consiste primordialmente en la mano de obra y otros costos del personal directamente encargado de propiciar el servicio, incluyendo al personal de supervisin y los gastos indirectos atribuibles. La mano de obra y otros costos relacionados con ventas y personal administrativo en

10

general no se incluye, pero son reconocidos como gastos en el perodo en que se incurre.

2.1.2. LEY DE RGIMEN TRIBUTARIO INTERNO Y SU REGLAMENTO

2.1.2.1 IMPUESTO A LA RENTA

PERDIDAS O BAJAS DE INVENTARIOS (ART. 10) LRTI

En general, para determinar la base imponible sujeta a este impuesto se deducirn los gastos que se efecten para obtener, mantener y mejorar los ingresos de fuente ecuatoriana que no estn exentos.

5.-

Las prdidas comprobadas por caso fortuito, fuerza mayor o por delitos que

afecten econmicamente a los bienes de la respectiva actividad generadora del ingreso, en la parte que no fuere cubierta por indemnizacin o seguro y que no se haya registrado en los inventarios.3

ART. 23 Determinacin por la administracin.- La determinacin directa se har en base a la contabilidad del sujeto pasivo, as como sobre la base de los documentos, datos, informes que se obtengan de los responsables o de terceros, siempre que tales

LEY DE RGIMEN TRIBUTARIO INTERNO, Corporacin de Estudios y Publicaciones, actualizada abril del 2005, Pg..5,6

11

fuentes de informacin sea posible llegar a conclusiones ms o menos exactas de la renta percibida por el sujeto pasivo.

La administracin realizar la determinacin presuntiva cuando el sujeto pasivo no hubiese presentado la declaracin y no mantenga contabilidad o cuando habiendo presentado la misma no estuviese respaldada en la contabilidad o cuando por causas debidamente demostradas que afecten sustancialmente los resultados, especialmente los que se detallan a continuacin, no sea posible efectuar la determinacin directa:

1. Mercaderas en existencia sin el respaldo de documentos de adquisicin; 2. No haberse registrados en la contabilidad facturas de compras o de ventas; 3. Diferencias fsicas en los inventarios de mercaderas que no sean satisfactoriamente justificadas4.

Reglamento Art. 21, numeral 8, PERDIDAS

a) Son deducibles las prdidas causadas en caso de destruccin, daos, desaparicin y otros eventos que afecten econmicamente a los bienes del contribuyente usados en actividad generadora de la respectiva renta y que se deban a caso fortuito, fuerza mayor o delitos, en la que parte en que no se hubiere cubierto por indemnizacin o seguros. El contribuyente conservar los respectivos documentos probatorios por un perodo no inferior a seis aos.

LEY DE RGIMEN TRIBUTARIO INTERNO, Corporacin de Estudios y Publicaciones, actualizada abril del 2005, pg. 12

12

b) Las prdidas por las bajas en inventarios se justificarn mediante declaracin juramentada realiza ante un notario o juez, por el representante legal, bodeguero y contador, en la que se establecer la destruccin o donacin de los bienes a una entidad pblica u organismo no gubernamental sin fines de lucro con estatutos aprobados por la autoridad competente. En el acto de donacin comparecern,

conjuntamente, el representante legal de la institucin beneficiaria de la donacin y el representante legal del donante o su delegado. Los notarios debern conservar la informacin de esos actos en archivos magnticos los cuales sern entregados trimestralmente al Servicio de Rentas Internas

El acta y la documentacin contable que sustentan estos procesos, se conservar en los archivos del contribuyente por un perodo de seis aos.

En caso de desaparicin de los bienes por delito infringido por terceros, el contribuyente deber adjuntar al acta, la respectiva denuncia a la autoridad policial competente y a la compaa aseguradora cuando fuese aplicable.

La falsedad o adulteracin de la documentacin antes indicada constituir delito de defraudacin fiscal en trminos de los artculos 379 y 381 de Cdigo Tributario. El Servicio de Rentas Internas podr solicita, en cualquier momento, la presentacin de las actas, documentacin y registros contables que respalden la baja de los bienes.5

REG.PARA LA APLICACIN DE LA LRTI Y SUS REFORMAS , Corporacin de Estudios y Publicaciones, actualizada abril 2005, pg. 12, 13

13

2.1.2.2 IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (ART.114) RLRTI

Alcance del Impuesto.- Sin perjuicio del alcance general establecido en la Ley, en cuanto al hecho generador del impuesto al valor agregado se deber considerar

3. Se considera tambin como transferencia los retiros de bienes corporales muebles efectuados por un vendedor o por el dueo, socios, accionistas, directores, funcionarios o empleados de la sociedad, para uso o consumo personal, ya sean de su propia produccin o comprados para la reventa o para la prestacin de servicios, cualquiera que sea la naturaleza jurdica de la sociedad. Para estos efectos, se

considerarn retirados para su uso o consumo propio todos los bienes que faltaren en los inventarios del vendedor o prestador del servicio y cuya salida de la sociedad no pudiere justificarse con la documentacin fehaciente, salvo en los casos de prdidas o destruccin debidamente comprobados.

Igualmente sern considerados como transferencias los retiros de bienes corporales muebles destinados a rifas y sorteos; an a ttulo gratuito, sean o no de su giro, efectuados con fines promocionales o de propaganda por los contribuyentes de este impuesto. Lo establecido en el inciso anterior ser aplicable, del mismo modo a toda entrega o distribucin gratuita de bienes corporales muebles que los vendedores efecten con iguales fines.6

LEY DE RGIMEN TRIBUTARIO INTERNO, Corporacin de Estudios y Publicaciones, actualizada abril 2005, pg. 43, 44

14

2.1.2.3 IMPUESTO A LOS CONSUMOS ESPECIALES (ART.167) RLRTI

Los fabricantes de bienes gravados con el IECE remitirn en forma trimestral al Servicio de Rentas Internas, un informe acerca del movimiento de inventarios de las materias primas, as como de los productos terminados para cada una de las marcas y presentaciones con sus respectivos precios de venta al pblico, cortado a fin de cada mes; los informes se presentarn conjuntamente con la declaracin del impuesto en el mes siguiente a cada trimestre. En tales informes se harn constar los datos bsicos de las declaraciones mensuales del Impuesto a los Consumos Especiales. Estos informes sern presentados tambin por quienes dentro del respectivo trimestre no hayan realizado ventas gravadas con el ICE.7

2.2.

BASE CONCEPTUAL

2.2.1. CONTROL INTERNO

2.2.1.1 NATURALEZA

Se entiende por Control

el conjunto de medidas tendientes a determinar

la

veracidad de las afirmaciones o la normalidad o regularidad de los actos que realizan otros individuos o sistemas de procesamientos de informacin.

LEY DE RGIMEN TRIBUTARIO INTERNO, Corporacin de Estudios y Publicaciones, Pg.62 actualizada abril 2005.

15

Y, Control Interno es, generalmente interpretada o utilizada para enunciar las directrices emanadas de los dueos, propietarios o ejecutivos para dirigir, coordinar y controlar a sus subordinados dentro de la pirmide de la organizacin, ya sea sta de tipo lineal, mixta o funcional.

Entonces, la naturaleza del Sistema de Control Interno, es que es indivisible, porque integra toda organizacin, y por lo tanto, es funcin y responsabilidad de la Direccin de la empresa: la instalacin o implementacin, la vigilancia de su

funcionamiento en forma correcta o eficiente, el detectar los desfases respecto de lo que fue predeterminado y, por ltimo, el adaptar al tiempo y circunstancias las polticas, normas y procedimientos que componen el sistema de control interno8

2.2.1.2

RESPONSABILIDAD

El Control Interno ser responsabilidad de cada entidad y tendr como finalidad primordial crear las condiciones para el ejercicio del control externo, a cargo de la Contralora General del Estado en caso de las instituciones pblicas y de las Auditoria Externas para las empresas privadas.

2.2.1.3

ALCANCE

El alcance del Control Interno abarca a todas las actividades administrativas, financieras y operativas que realiza una empresa.

16

2.2.1.4

DEFINICION DE CONTROL INTERNO

El Plan de organizacin entre la contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados que adopta una empresa pblica, privada o mixta, para obtener informacin confiable, salvaguardar sus bienes, promover la eficiencia de sus operaciones y adhesin a su poltica administrativa.9

El Control Interno constituye un proceso aplicado por la mxima autoridad, los niveles de direccin y el personal de cada institucin, que proporciona seguridad razonable de que se protegen los recursos y se alcanzan los objetivos institucionales.

El control interno, es un factor de operacin para la direccin de cualquier organizacin empresa o negocio que comienza con la adopcin y cumplimiento de polticas aprobadas por la direccin, y continan hacia abajo en la escala de la estructura administrativa, tomando forma en la elaboracin y operacin de normas de direccin y regulaciones administrativas; manuales, instrucciones y decisiones, comprobacin interna, informes, entrenamiento y distribucin del personal.

Las polticas administrativas en las empresas, originada y mantenidas por los controles internos estn representadas formalmente por reglamentos escritos en manuales de oficina, de contabilidad o de procedimientos escritos sobre determinadas actividades, lo que permite que no se tomen decisiones o acciones que intencionalmente o no, se hallen a discrecin de individuos o de grupos.

RUSENAS, Rubn Oscar, AUDITORIA INTERNA Y OPERTATIVA, Fraude y Corrupcin, Argentina, Cap X, Pg. 130, 2001. MORENO, Perdomo: Fundamentos de Control Interno, Mxico, tercera reimpresin, Cap.1, Pg.3, 1992

17

2.2.1.5

CLASIFICACION DEL CONTROL INTERNO

El Control Interno se clasifica:

a) Por la Funcin

Control Administrativo.- Es el que se aplica a todas las actividades de la entidad, por ejemplo: control de personal, control financiero, control de produccin.

Control Financiero.- De la mayora de actividades administrativas se derivan una serie de operaciones que se miden en trminos monetarios. Estas operaciones son de carcter financiero y en consecuencia deben ser controlados, razn por la cual existe el control financiero.

b) Por el tiempo de su aplicacin

Control Interno Previo.- Es el conjunto de medidas y procedimientos orientados a la verificacin, revisin y vigilancia del cumplimiento legal y normativo sobre las operaciones financieras y administrativas, antes de su autorizacin o ejecucin, con el propsito de determinar su exactitud, propiedad, legalidad y validez, de conformidad con la naturaleza de las operaciones y los objetivos de la entidad.

Control Interno Continuo.- Comprende el conjunto de procedimientos y normas que permiten que los miembros de la institucin, en forma continua inspeccionen y constaten, la oportunidad, calidad y cantidad de obras, bienes y servicios que

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recibieren o prestaren, de conformidad con la Ley, los trminos contractuales y las autorizaciones respectivas.

Control Interno Posterior.-

Comprende el examen de las operaciones

administrativas, financieras y operativas, luego que stas se han producido, con el objeto de analizarlas, verificar su legalidad, propiedad y conformidad con las disposiciones legales vigentes y presentar el informe correspondiente.

2.2.1.6

ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO

Constituyen elementos del Control Interno: el entorno del control, la organizacin, la idoneidad del personal, el cumplimiento de los objetivos institucionales, los riesgos institucionales en el logro de tales objetivos y las medidas adoptadas para afrontarlos, el sistema de informacin, el cumplimiento de las normas jurdicas y tcnicas; y la correccin oportuna de las deficiencias de control.

2.2.1.7

LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO

El Control Interno puede ser efectivo para protegerse contra errores y fraudes, y asegurar de esta manera la confiabilidad de la informacin contable. Sin embargo es importante reconocer la existencia de limitaciones inherentes del control interno que no puede dar a la administracin evidencia conclusiva de que se ha alcanza los objetivos.

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En el desempeo de los controles puede cometerse errores como resultado de equvocos en instrucciones, errores de juicio, descuido, distraccin o fatiga. Adicionalmente, sin la participacin activa de la gerencia y un departamento de auditora interna efectivo, se puede invalidar fcilmente el Control Interno. Las actividades de control dependientes de la separacin de funciones pueden ser burladas por colusin entre los empleados, y an ms si los procedimientos puedan volverse inadecuados debido a los cambios en condiciones y en el cumplimiento. La extensin de los controles adoptados por un negocio tambin esta limitada por consideraciones el costo. No es factible, desde el punto de vista de los costos, establecer controles que proporcionan proteccin absoluta del fraude y del

desperdicio; una seguridad razonable generalmente es lo mejor que se puede lograrse.

2.2.1.8

OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

Un Control Interno efectuado por la junta directiva de la entidad, la gerencia y dems personal, diseado para proporcionar seguridad razonable, se desprende los principales objetivos bsicos del control interno que son:

Confiabilidad en la presentacin de informes financieros. Efectividad y eficiencia de las operaciones. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

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2.2.1.9

COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

El Control Interno est compuesto por cinco componentes interrelacionados. Se derivan de la manera como la administracin dirige un negocio, y estn integrados en el proceso administrativo. Tales componentes son:

Ambiente de Control.- La esencia de negocio es su gente sus atributos individuales, incluyendo la integridad, los valores ticos y la competencia, y el ambiente en que ella opera. La gente es el motor que dirige la entidad y el fundamento sobre el cual todas las cosas descansan.

Valoracin de Riesgos.-

La entidad debe ser consciente de los riesgos y

enfrentarlos. Debe disear objetivos, integrados con ventas, produccin, mercadeo, finanzas y otras actividades de manera que opere concertadamente. Tambin debe establecer mecanismos para identificar, analizar y administrar los riesgos relacionados.

Actividades de Control.- Deben establecer y ejecutar polticas y procedimientos para ayudar a asegurar que se estn aplicando efectivamente las acciones identificadas por la administracin como necesarias para manejar los riesgos en la consecucin de los objetivos de la entidad.

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Informacin y Comunicacin.- Los sistemas de informacin y comunicacin se interrelacionan. Ayudan al personal de la entidad a capturar e intercambiar la

informacin necesaria para conducir, administrar y controlara sus operaciones.

Monitoreo.- Debe monitorearse el proceso total, y considerarse como necesario hacer modificaciones. De esta manera el sistema puede reaccionar dinmicamente, cambiando a medida que las condiciones lo justifiquen.

2.2.2. NORMAS GENERALES RELATIVAS A LOS COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO.

2.2.2.1. NORMAS CONTROL.

GENERALES

RELATIVAS

AL

AMBIENTE

DE

Se refieren al establecimiento de un entorno que estimule e influencie las tareas del personal con respecto al control de sus actividades. El personal es la esencia de cualquier entidad, al igual que sus atribuciones individuales como la integridad y valores ticos y el ambiente donde operan, constituyen en el motor que la conduce y la base que soporta el sistema.

El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que se desarrollan las operaciones y actividades, se establecen los objetivos y estiman los riesgos. Adems

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de tener relacin con el comportamiento de los sistemas de informacin y con las actividades de monitoreo.

Los factores que conforman el ambiente de control son los siguientes:

Integridad y valores ticos. Compromiso de competencia profesional. Comit de Auditora Filosofa de direccin y estilo de gestin. Estructura organizativa. Asignacin de autoridad y responsabilidad Polticas y prcticas de recursos humanos

2.2.2.2. NORMAS GENERALES RELATIVAS A LA EVALUACION DE RIESGOS

El riesgo se considera como la posibilidad de que un evento o accin afecta adversamente a la entidad a la entidad. Su evaluacin implica la identificacin, anlisis y manejo de los riesgos relacionados con los procesos gerenciales y la existencia de la entidad, as como la elaboracin de los estados financieros y que pueden incidir en el logro de los objetivos de control de la entidad.

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Estos riesgos incluyen eventos o circunstancias que pueden afectar el registro, procesamiento y reporte de la informacin financiera, as como las representaciones de la gerencia en los estados financieros.

Los elementos que forman parte de la evaluacin son:

Los objetivos que deben ser establecidos y comunicados; Identificacin de los riesgos internos y externos. Gestin del cambio Evaluacin de los objetivos, de los riesgos y gestin del cambio.

2.2.2.3. NORMAS GENERALES RELATIVAS A LAS ACTIVIDADES DE CONTROL

Las actividades de control se implantan para manejar los riesgos, son importantes porque implican la forma correcta de hacer las cosas, para lo cual se basan en polticas y procedimientos, que permiten la proteccin y conservacin de los activos, as como los controles de acceso a los programas informticos y archivo de datos.

Los elementos que conforman las actividades de control son: Tipos de actividades de control Integracin de las actividades de control con la evaluacin de riesgos. Controles sobre los sistemas de informacin Evaluacin.

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2.2.3. EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

2.2.3.1. MEDIOS UTILIZADOS EN LA EVALUACIN.

La evaluacin del Sistema de Control Interno, consiste en un anlisis peridico del sistema de control interno. Los medios a utilizarse en una evaluacin de Control Interno son:

Explicacin narrativa Cuestionarios Flujo gramas

EXPLICACION NARRATIVA

Mediante la confeccin de memorndums se detalla las descripciones y los diferentes procedimientos encargados en cada rea o ciclo. Para lo cual se toma como base la informacin obtenida del personal del rea analizada, realizando un recorrido por cada una de las etapas del ciclo hasta su finalizacin.

En la narrativa se pondr nfasis en los distintos documentos que se generan, autorizan y supervisan, ayudando a detectar los controles existentes y establecidos por la entidad.

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CUESTIONARIOS

Este mtodo se basa en un conjunto de preguntas estndares presentadas por escrito en un formulario preimpreso, sobre los aspectos fundamentales del Control Interno, que son comunes a la mayora de Empresas ya que interrogan sobre los sistemas y operaciones que se realizan en la entidad.

La interrogacin esta diagramada una de tres posibilidades admitidas.

SI NO

Si es afirmativa, indica que es un punto fuerte o eficiente de control Si es negativa, denota la falla, debilidad o defecto de control Indica que la pregunta no tiene sentido o existencia

NO APLICABLE

dentro del relevamiento que se realiza.

FLUJOGRAMAS

Los diagramas de flujo son la representacin grfica de la secuencia de las operaciones de un determinado sistema. cronolgico que se produce en cada operacin. Esa secuencia grfica en el orden

En la elaboracin de diagramas de flujo, es importante establecer los cdigos de las distintas figuras que formarn parte de la narracin grfica de las operaciones.

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CAPITULO III

3.1.

DIAGNOSTICO DE LOS ALMACENES FAE

3.1.1 ANTECEDENTES

La Direccin de Bienestar Social, es una Directoria del Comando General de la Fuerza Area Ecuatoriana, la misma que tiene bajo su administracin de los Almacenes de la FAE, que fueron creados mediante Decreto Ministerial No. 06 del 12 de enero de 1960 y publicado en el Registro Oficial No. 1025 del 23 de Enero del mismo ao.

La creacin de Bienestar Social y de los Almacenes y Comisariatos de la FAE, tuvieron como objetivo principal el brindar bienestar y contribuir con el mejoramiento y desarrollo social, cultural, de salud, vivienda, alimentacin, etc. de los miembros de la Fuerza Area Ecuatoriana.

Los mecanismos para conseguir su objetivo se basan en la obtencin de utilidades mediante la venta de productos a bajos precios a travs de sus Almacenes,

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Comisariatos y Farmacias; adems su accin social se extiende hasta la entrega de prstamos emergentes y de vivienda, segn las necesidades del personal, todas estas como actividades principales.

La comercializacin de productos le permite obtener una rentabilidad que es destinada para obras de bienestar social en todas las Bases Areas, mediante la entrega de contribuciones para adecuaciones e implementaciones de reas sociales, creacin de guarderas y parques infantiles, agasajos por el da de la madre, cursos vacacionales, ayuda para lentes, entre otras cosas.

Los Almacenes de la FAE, constituyen una empresa de la Fuerza Area, que realiza sus actividades comerciales de compra-venta de electrodomsticos, lnea blanca, ropa, zapatos, prendas militares, perfumera y licores, bajo polticas de comercializacin de compra directa y con la modalidad a consignacin. Estas actividades tienen un alto ndice de procedimientos administrativos, financieros y contables que exigen, de igual forma, la aplicacin de tcnicas, principios y normas contables y de control interno que permitan medir, en cualquier momento, la razonabilidad del movimiento econmico y la calificacin de la gestin.

Es por eso que, considerando que la base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aqu la importancia de un adecuado control en el manejo de los inventarios por parte de la misma ya que mediante la comercializacin de los mismos, se logra utilidades que permiten proveer de recursos econmicos a

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la Direccin de Bienestar Social, a fin de que pueda cumplir con los diferentes programas institucionales de bienestar social a los miembros de la Fuerza Area y sus familiares, as de proveer a la empresa de materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel vital para el funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de comercializacin de una empresa.

Los Almacenes de la FAE trabajan con fondos propios, recursos generados por autogestin y se han constituido en una fuente de ingresos para la Fuerza Area, es importante recalcar que en vista que el presupuesto que asigna el Estado, a las Fuerzas Armadas es muy reducido para cumplir con todos los objetivos institucionales, esto ha motivado a crear y mantener sus empresas, con la finalidad brindar bienestar social a sus miembros.

3.1.2. ANALISIS DE LOS ALMACENES FAE

Los Almacenes de la FAE, es una empresa pblica que actualmente se encuentra legalmente constituida, la misma que cumple con las obligaciones legales tributarias para con el Servicio de Rentas Internas.

La comercializacin de productos le permite obtener una rentabilidad y provee de recursos econmicos a la Direccin de Bienestar Social, los mismos que son utilizados para obras de bienestar social en todas los Repartos de la Fuerza Area Ecuatoriana.

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MISION

Proporcionar Bienestar Social a travs de la comercializacin de productos de primera necesidad, secundarios y suntuarios, de excelente calidad a precios bajos, destinados a cubrir los requerimientos de todos los miembros sean estos activos o pasivos, de las Fuerzas Armadas y sus dependientes, como tambin de aquellas instituciones con las que se mantiene relaciones comerciales de diferente ndole.

VISIN

Ser una empresa lder y competitiva ofreciendo servicios y productos de alta calidad y al mejor precio del mercado, a fin de satisfacer las necesidades de nuestros clientes. Ser eficaz y eficiente en produccin, productividad y atencin al cliente, contar con recurso humano altamente calificado, tico, creativo, transparente y competitivo, que proyecte a la comunidad una imagen de excelencia, con una estructura moderna y flexible que le permita adaptarse a las exigencias de los usuarios.

OBJETIVOS

El objetivo primordial de los Almacenes de la FAE es proveer el servicio a sus usuarios ofrecindoles los mejores productos a los ms bajos precios y a travs de su comercializacin lo que permitir financiar los proyectos de bienestar social y cumplir las polticas que el mando de la Fuerza Area tiene previstas para coadyuvar en la difcil situacin econmica que atraviesan en la actualidad los miembros de la

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institucin area, para lo que se hace indispensable la seleccin de proveedores ms adecuados y un control diario de la mercadera en existencia dentro sus Almacenes..

OBJETIVOS ESPECFICOS:

Mantener un excelente nivel de comercializacin y estandarizar la calidad de los productos que se comercializan en los Almacenes, Comisariatos y Farmacias, en relacin con la competencia.

Cumplir con las regulaciones establecidas por la Comandancia General de la Fuerza Area Ecuatoriana

Obtener utilidades para financiar obras de servicio social Mantener y fomentar las buenas relaciones comerciales con los Proveedores del exterior y nacionales.

Obtener productos directamente del productor y eliminar toda clase de intermediacin

Respetar y cumplir con las normas ticas y morales Contribuir al bienestar social de los miembros de la institucin Atender en forma directa necesidades de infraestructura de los Repartos

CAPITAL DE TRABAJO

Los Almacenes trabajan con fondos propios, recursos generados por autogestin, no reciben ningn tipo de aporte del Estado, los fondos obtenidos por la

comercializacin se utilizan para cubrir las necesidades propias de la actividad y

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posteriormente las utilidades son puestas a entera disposicin de la Direccin, quien destina los fondos para obras de accin social.

Los recursos econmicos acumulados son el resultado de la autogestin, debido al sistema de compras en consignacin le ha permitido a la Direccin trabajar con capitales ajenos y fijar un adecuado margen de utilidad; estos se consideran productos suntuarios que no forman parte de la canasta bsica y tampoco son indispensables en la dieta normal de los usuarios.

3.1.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La Direccin al momento, debido a las necesidades del servicio y causas de carcter institucional, se ha visto en la necesidad de crear dos Subdirecciones para el manejo de sus reas bsicas. Con el propsito de conocer y entender la labor de la entidad, a continuacin visualizaremos su organizacin estructural, el nmero de personal civil y militar que en ella laboran, la infraestructura con la que cuenta, las fortalezas, oportunidades, las debilidades y por ltimo las amenazas.

La organizacin cuenta con el apoyo directo de aproximadamente 15 oficiales y 36 aerotcnicos; dependiendo de la situacin interna de la institucin o la situacin externa del pas el personal militar asignado a la Direccin puede variar reduciendo su nmero o participando a medio tiempo su jornada de trabajo.

El personal civil que actualmente labora en la Direccin, en todas las empresas, vara nicamente por renuncias voluntarias, por cumplimiento del tiempo de servicio y en

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menor nmero por separacin de la organizacin por mala conducta comprobada, en igual forma el reclutamiento de personal de ser necesario no presenta ninguna dificultad.

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA DIRECCIN DE BIENESTAR SOCIAL F.A.E.

COMANDO GENERAL AUDITORIA INTERNA DIRECCIN DE DBS ASESORIA JURIDICA

DPTO.DE PERSONAL

DPTO. FINANCIERO

SECRETARIA

INFORMATICA

SUBDIRECCIN COMERCIALIZACIO

SUBDIRECCIN SERVICIO SOCIAL

ALMACENES

LICORES

COMISARIATOS

FARMACIAS

PRESTACIONES

Las empresas que conforman la Direccin de Bienestar Social se relacionan por el nivel de mando principalmente y por su actividad se dividen en dos grupos:

GRUPO COMERCIAL Esta gestin genera utilidades Almacenes Comisariato Quito

GRUPO SERVICIO SOCIAL Esta gestin no genera utilidades Prestaciones Sociales Farmacias

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La parte comercial integrada por los Almacenes, dependen orgnica, disciplinaria y administrativamente de la Direccin de Bienestar Social, por medio de la Subdireccin de Comercializacin, en cuanto a polticas de comercializacin,

crditos, ventas, etc., son las empresas del grupo, que generan utilidades para la entrega de obras de bienestar social a los miembros de la institucin.

El Comisariato Quito y las Farmacias Familiares nicamente fija un margen mnimo a sus productos, siempre cumpliendo con el objetivo de entregar precios ms bajos que los de la competencia, con la finalidad de cubrir los gastos propios de su operacin y en cumplimiento con la labor social destinada a la entrega de productos de buena calidad al personal de la institucin.

La Caja de Prestaciones Sociales cobra valores bajos por intereses, en relacin a los del mercado financiero, por la entrega de prstamos, igualmente con la finalidad de cubrir los gastos de su ejercicio.

La estructura organizacional presentada anteriormente, demuestra que las actividades que realizan las empresas que conforman el ente econmico del cual nos referimos, se centralizan, tanto en la toma de decisiones como en los lineamientos, polticas, normas y reglamentos que el nivel mximo de autoridad, el seor Director entrega a cada una de ellas, para conformar la Direccin de Bienestar Social y que a su vez cumple con los requerimientos, disposiciones y objetivos de la Comandancia General de la Fuerza Area Ecuatoriana, en relacin con el bienestar de la familia area.

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3.1.4. TAMAO Y UBICACIN

Para el normal desarrollo de sus actividades los Almacenes F.A.E. tienen su matriz en Quito, contando con una Bodega Central ubicada en la Primera Zona Area, son administrados por Oficiales nombrados por el Sr. Comandante General de la Fuerza Area llevando la una contabilidad independiente como una empresa pblica de autogestin, depende administrativamente de la Direccin de Bienestar Social FAE, quien es el representante legal de los Almacenes, para efectos de tributacin y emisin de cheques.

3.1.5. ACTIVIDADES QUE REALIZA

Los Almacenes de la FAE se dedican a la comercializacin de varios artculos que contribuyan de mejor manera para el bienestar de los hogares, en diferentes secciones de ventas como: Electrnica, Lnea blanca, Deportivos, Ropa y zapatos, Licores, Mueblera, Lencera de hogar, Perfumera, Relojera y gafas, Nios y juguetes y Prendas Militares y de esta manera atender las necesidades de las familias de la Fuerza Area Ecuatoriana.

Las secciones de ventas estn organizadas en base a la disponibilidad de mercadera y dependiendo tambin de la temporada como da de la madre, da del padre, vacaciones, Navidad, fin de ao, etc.

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3.1.6. PRODUCTOS QUE COMERCIALIZA

Los Almacenes de la FAE comercializa principalmente artculos de: Electrnica: Televisores, equipos de sonido, DVD, grabadoras, Lnea blanca: Refrigeradoras, Cocinas, Lavadoras, microhondas, Zapatos: Casual y Deportivos Ropa para hombre, mujer y nios Licores, Mueblera, Lencera de hogar, Perfumera, Relojera y gafas, juguetes y Prendas Militares.

La provisin de los productos se la hace a nivel nacional. Se ha puesto especial cuidado en la seleccin de stos, con el fin de asegurar la calidad de los productos y aprovechar los descuentos que ofrecen. Adems, los Almacenes de la F.A.E. ponen especial cuidado en sus relaciones comerciales, por lo que el cumplimiento de sus pagos es oportuno. Esta forma de negociacin ha merecido especial reconocimiento y se ha obtenido algunos beneficios como son productos en consignacin o descuentos especiales.

La adquisicin de los productos requiere de gran variedad y un stock permanente, est a cargo de la Subdireccin de Comercializacin, pero no realizan mediante la elaboracin del plan de compras anual, razn por la cual se mantiene inventarios de baja rotacin y en algunos casos desabastecido por lo que se rompe del ciclo compra - venta, lo cual no le permitir cumplir con los objetivos propuestos.

36

Varios artculos se reciben en consignacin, con la finalidad de realizar las gestiones necesarias para posibles devoluciones y conseguir descuentos, en el caso de existir artculos de poca rotacin.

Los pagos se realizan en los diez das posteriores al mes en que se liquidan las ventas; pero se carece de procedimientos para la devolucin al proveedor lo que ha ocasionada que se devuelva mercadera que ya ha sido pagada dando como resultado que contablemente se reflejen saldos pagados en ms a los proveedores.

3.1.7. MERCADO QUE DISPONE

CLIENTES.- Los Almacenes de la F.A.E. despliegan sus esfuerzos para mantener su participacin activa no slo en el sector, sino que de alguna manera, trabaja en la proyeccin, de conformidad con las leyes vigentes, de ampliar la cobertura a clientes en general, en razn de las circunstancias en que vive el pas, por lo que el estado se obliga a ser eficiente y productivo en su accionar.

VENTAS.-

Cumpliendo con el propsito de la creacin de los Almacenes de la

FAE las ventas estn orientadas al personal de las tres ramas de las Fuerzas Armadas, Polica Nacional, entidades adscritas, organismos vinculados con la actividad aeronutica del pas y del exterior.

Por las ventas que se realizan, se reciben pagos en efectivo y tambin los Almacenes otorgan crditos a miembros activos de la institucin nicamente, luego de cumplir estos requisitos: Identificacin militar, no tener otros crditos, presentar ltimo rol de

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pagos para determinar la capacidad de pago y Garante militar del mismo grado o superior en servicio activo.

3.2.

MARCO CONCEPTUAL DE LOS ALMACENES FAE

3.2.1. LA CONTABILIDAD DE LOS INVENTARIOS

La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante en el sistema de contabilidad de las mercancas, ya que la venta del inventario es el corazn del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancas vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.

Los Almacenes FAE para el control de sus inventarios se utiliza el Sistema de Cuenta Mltiple o Inventario Peridico y aplica el Mtodo de Valoracin de Costo Actual o ltima Compra, el cual consiste en valuar las mercancas al costo del mercado, pero este mtodo al mismo tiempo ha sobrevalorado a las existencias compradas anteriormente, las mismas que al no tener un costo real, no son adquiridas por nuestros clientes, convirtindose en una mercadera de baja rotacin, razn por la cual es recomendable cambiar este sistema de valoracin y aplicar el Mtodo de Valoracin Promedio Ponderado, ya que a travs de este permitir mantener una valoracin adecuada y razonable del inventario.

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Los registros contable de cada una de las transacciones comerciales se llevan a travs de dos sofware informtico, el uno es netamente contable denominada LISA y el otro utilizado nicamente para el control de los inventarios llamado SIBS, el mismo que constituye en un kardex computarizados en el cual se registra las entradas, salidas de mercaderas y las variaciones de precios de los artculos. Los sistemas informticos no se encuentran integrados, lo que ha ocasionado retraso en la consolidacin de la informacin para la elaboracin de Estados Financieros.

3.2.2. EL CONTROL INTERNO PARA INVENTARIOS

El CONTROL interno para Inventarios, es un plan de organizacin entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados, que tienen por objeto obtener informacin segura, salvaguardar las mercancas, materia prima, productos en proceso y productos terminados propios, en existencia y de disponibilidad inmediata, que en el curso normal de operaciones estn destinados a la venta ya sea en su estado original de compras o despus de transformados.10

El control interno aplicado a los inventarios del Almacn FAE actualmente, consiste nicamente en la realizacin de tomas fsicas semestrales y la conciliacin con el inventario del sistema a fin de determinar faltantes o sobrantes.

10

PERDOMO,Moreno Abraham, Fundamentos del Control Intenro, Mxico, Tercera Reimpresin, Cap.9, Pg.75, 1992.

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3.2.3. PROCEDIMIENTOS PARA LA CONTABILIZACION El sistema de control del inventario que se aplica es el Inventario Peridico o Sistema de Cuenta Mltiple. INVENTARIO PERIDICO O SISTEMA DE CUENTA MLTIPLE. Consisten en controlar el movimiento de la Cuenta Mercaderas en varias o mltiples cuentas que por su nombre nos indican a que refiere cada una ellas, adems se requiere la elaboracin de inventarios peridicos o extracontables que se obtiene mediante la toma o constatacin fsica de la mercadera que existe en la empresa en un momento determinado Este sistema controla los movimientos a travs de las siguientes cuentas: MERCADERAS.- En esta cuenta se registran los valores del inventario inicial de mercadera el que permanece invariable durante todo el perodo; al finalizar el mismo se registra el valor del Inventario final (extracontable)

Debe.- Se debita por el inventario inicial y por el valor del inventario final. Haber.- Se acredita por el valor de inventario inicial (regulacin) MERCADERAS Inventario Inicial Inventario Final Regulacin

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COMPRAS.- En esta cuenta se registran los valores de todas las adquisiciones de mercadera que realiza la empresa (costo).

Debe.- Se debita por todas las adquisiciones o compras de mercaderas sean estas al contado o a crdito. Haber.- Se acredita por el valor de las devoluciones y descuentos y por el valor de las compras netas (regulacin) COMPRAS Adquisiciones Regulacin Devoluciones en Compras Descuentos en Compras Compras Netas

DEVOLUCIN EN COMPRAS .- En Esta cuenta se registran los valores que por devoluciones de las mercaderas comprada se presentan en la empresa.

Debe.- Se debita por el asiento de regulacin para trasladar el valor total de las devoluciones a la Cuenta Compras Haber.- Se acredita por cada devolucin en la compra de mercaderas

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DEVOLUCIN EN COMPRAS Regulacin Devoluciones en Compras

DESCUENTO EN COMPRAS .-

En Esta cuenta se registran los valores por

descuentos o rebaja que terceras personas conceden a la empresa sobre la mercadera adquirida. Generalmente los descuentos se presentan en las compras de contado

Debe.- Se debita por el asiento de regulacin para trasladar el valor total de las descuentos a la Cuenta Compras Haber.- Se acredita por cada descuento la compra de mercaderas

DEVOLUCIN EN COMPRAS Regulacin Descuentos en Compras

VENTAS.- En esta cuenta se registran los expendios o ventas de la mercadera que realiza la empresa (precio de venta)

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Debe.- Se debita por el valor de las devoluciones y descuentos en ventas y por el valor de las ventas netas (regulacin) Haber.Se acredita por todos los expendios o ventas de mercadera sean estos al

contado o a crdito. VENTAS Regulacin Devolucin en ventas Descuento en ventas Ventas Netas Expendios o venta de la mercadera

DEVOLUCIN EN VENTAS.-

En esta cuenta se registran los valores que por

devoluciones de las mercaderas vendidas, a terceras personas hace la empresa

Debe.- Se debita por cada devoluciones de la mercadera vendida Haber.Se acredita por el asiento de regulacin para trasladas el valor de las

devoluciones a la cuenta Ventas. DEVOLUCIN EN VENTAS Devolucin sobre las mercaderas vendidas Regulacin

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DESCUENTO EN VENTAS.-

En esta cuenta se registran los valores que por

descuentos o rebajas en ventas que la empresa concede a terceras personas sobre la mercadera vendida , generalmente cuando las ventas son de contado.

Debe.- Se debita por cada descuento que la empresa otorga en la mercadera vendida Haber.Se acredita por el asiento de regulacin para trasladas el valor de los

descuentos a la cuenta Ventas.

DESCUENTOS EN VENTAS Descuento sobre las mercaderas vendidas Regulacin

COSTO DE VENTAS.- En esta cuenta se registran los valores que se determinan mediante la regulacin al trmino de un perodo contable. Esta regulacin permite establecer por diferencia el costo y el precio de venta.

Debe.- Se debita por el valor del inventario inicial de mercaderas y el valor de las compras netas.

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Haber.- Se acredita por el inventario final de mercaderas (extracontable) y por la regulacin COSTO DE VENTAS Inventario Inicial Compras Netas Inventario Final Regulacin

UTILIDAD BRUTA EN VENTAS.-

En esta cuenta se registran el valor

establecido mediante diferencia entre las ventas netas y el costo de ventas. Cuando las ventas son mayores que el costo de ventas la empresa obtiene utilidad.

Debe.- Se debita por el asiento de cierre de libros con crdito a la Cuenta Prdidas y Ganancias Haber.perodo. UTILIDAD BRUTA EN VENTAS Cierre de libros Diferencia entre las Ventas Netas y Costo de Ventas. Se acredita por el valor de la utilidad bruta en ventas obtenidas en un

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PRDIDA EN VENTAS.- En esta cuenta se registran el valor establecido cuando el costo de ventas es mayor que las ventas, en este caso el resultado es un prdida en ventas.

Debe.- Se debita por el valor de la prdida en ventas del perodo Haber.Se acredita por el asiento de cierre de libros con dbito a la Cuenta

Prdidas y Ganancias

PRDIDA EN VENTAS Diferencia entre las Ventas Netas y Costo de Ventas Cierre de libros

3.3. ANALISIS DE LA SITUACION ACTUAL DE LOS INVENTARIOS

3.3.1. CONTROL DE INVENTARIOS Y BODEGAS

El concepto de control interno tal y como se aplica, que existe en los Almacenes de la FAE, es deficiente y requiere de una implementacin urgente de procedimientos de control interno, as como de normas y principios, determinacin de responsabilidades, para impedir el desorden existente en el Almacn y definir reas especficas para las bodegas de inventarios.

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La Direccin de Bienestar Social FAE, cuenta con una Bodega Central que es administrada directamente por la Subdireccin de Comercializacin, la misma que provisiona de mercadera al Almacn (secciones de venta).

3.3.2. PROCEDIMIENTOS UTILIZADOS Y RESPONSABLES (AREAS)

Los procedimientos de adquisicin, entrega-recepcin, almacenamiento y custodia de la mercadera, no se encuentra definidos en procedimientos claros y concretos.

La Subdireccin de Comercializacin se encarga de realizar las adquisiciones de las mercaderas, pero generalmente los proveedores entrega la mercadera conforme el dato de ventas que le informa su impulsadora.

Algunos proveedores entregan la mercadera en la Bodega Central, al bodeguero o auxiliar de bodega y en otros casos la mercadera es entregada directamente a las vendedoras o impulsadoras en las secciones de ventas.

El proveedor despacha con una Nota de Entrega hecha en computadora sin una secuencia numricas, la misma que es legalizada por el encargado de recibir la mercadera, posteriormente es entregada a la persona que se encarga de realizar los ingresos de la mercadera al sistema informtico de control de inventarios, quien ingresa los artculos item por item, con sus respectivos cdigos, cantidades y margen de utilidad para la venta, el ingreso realizado en la bodega conjuntamente con la

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nota de entrega debidamente legalizadas, son enviadas al Departamento FinancieroContable para su registro.

No existen procedimientos para transferir la mercadera de la Bodega Central a las secciones de ventas del Almacn, por lo que en ocasiones el rea de ventas se encuentra desabastecida, los egresos de bodega al Almacn se realiza a travs de documentos de transferencia elaboradas en el sistema informtico de control de inventarios, estas mercaderas son recibidas por el personal de vendedoras o impulsadoras.

La mercadera se encuentra bajo la custodia de bodegueros y auxiliares de bodegas, los mismos que estn compuestos por personal contratado por la FAE y otros por los Proveedores, quienes son responsables de los artculos recibidos y del buen estado de los mismos, adems se cuenta con personal militar, quienes se desempean como Supervisores de bodegas, pero no son responsables de la mercadera, sino del control administrativo y disciplinario.

Por las diferentes personas que estn a cargo de la mercadera, en caso de un faltante no se puede determinar con exactitud ya que muchas personas manejan la mercadera y los auxiliares de contratados por los proveedores son rotativos.

La mercadera que se encuentra en las secciones de ventas del Almacn

son

responsables las vendedoras o impulsadoras, quienes se encargan de la custodia y venta de la misma, pero de igual forma hay personal contratado por proveedores que son rotativos y la entrega de mercadera de la una a la otro no se realiza con una acta

48

mediante la cual se pueda determinar oportunamente un faltante y/o sobrante de mercadera.

3.4.

ANALISIS DE LA SITUACIN ACTUAL RESPECTO A SU

FUNCIONAMIENTO.

3.4.1. FUNCIONAMIENTO

Los Almacenes de la FAE, por se parte de un entidad pblica, esta sujeta a leyes, reglamentos, normas y procedimientos vigentes dentro de la administracin pblica, sus fondos de autogestin se manejan bajo parmetros legales limitantes que no le permiten desarrollarse eficazmente.

Los Almacenes FAE, se encuentra dividida en dos reas: administrativa y ventas. El rea administrativa mantiene un horario de trabajo de lunes a viernes de 08h00 a 16h300. El rea de bodega y ventas, brindan atencin al cliente de martes a mircoles en un horario de 12h00 a 19h00 y de jueves a sbado de 10h00 a 19h30.

Se ha delegado funciones al personal administrativo, financiero y de ventas, conforme a las necesidades de la operacin comercial, pero las mismas no se encuentran definidas especficamente, lo que ha ocasionado el incumplimiento y la inobservancia de las mismas.

49

3.4.2. FUNCIONES

Director de Bienestar Social FAE

Planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de la Direccin, en forma permanente.

El Director de Bienestar Social es el representante legal de los Almacenes FAE, esta autorizados a legalizar contratos bajo los procedimientos precontractuales de a contratacin en la Fuerza Area, as como realiza convenios de compra y venta de mercaderas

Promover y apoyar los programas de vivienda, salud, subsidios y dems beneficios que contribuyan al bienestar social del personal

Subdirector de Comercializacin BB.SS.

Realizar coordinaciones con los proveedores para obtener productos de buena calidad al ms bajo precio.

Elaborar el plan de compras y ventas Determinar el mercado de ventas Calificar los proveedores Elaborar e implantar polticas de comercializacin Disponer ejecucin de plan de compras y ventas

50

Verificar la rotacin de

Jefe Financiero de Bienestar Social

Supervisar y coordinar las actividades econmico-financieras como Presupuesto, Contabilidad, Pagadura e Inventarios del Almacn como de Bienestar Social.

Determinar la situacin financiera de los Almacenes, de acuerdo a los trminos legales existentes.

Jefe Almacn y Comisariato FAE

Planificar, organizar, coordinar, dirigir actividades del Almacn y Comisariato.

y controlar las diferentes

Supervisor de Bodega y Secciones de Venta

Organizar y controlar los turnos de trabajo y buena presentacin del personal a su cargo.

Controlar y dar seguridad al inventario fsico de las mercaderas.

Auxiliar de Bodega

Recibir la mercadera que ha sido autorizada por el encargado de comercializacin.

51

Distribuir inmediatamente al rea de ventas la mercadera

Encargado de los Ingresos a Bodega

Ingresar

al

sistema

automatizado,

la

mercadera

autorizada

por

comercializacin y recibida sin novedad. Registrar las transferencias de la mercadera a las secciones de ventas, as como las devoluciones al proveedor.

Vendedoras e Impulsadoras

Atencin a los clientes Exhibicin y venta de la mercadera

3.4.3.

PROCEDIMIENTOS

VIGENTES PARA CONTROLAR LOS

INVENTARIOS

El procedimiento que se ha utilizado para controlar los inventarios en los Almacenes de la FAE, nicamente se ha centralizado en la realizacin de tomas fsicas de los inventarios cada semestre (Enero y Junio), aproximadamente esta actividad dura de tres a cinco das, posteriormente la informacin es comparada con los datos del

52

sistema informtico, mediante lo cual se puede determinar faltantes y/o sobrantes de mercadera.

Con respecto a los sobrantes y faltante de mercadera, se procede a realizar la revisin del movimiento de la mismas, con el fin de detectar cruces, es decir se factur mercadera de similares caractersticas y precios, con diferentes cdigos, lo que ocasiona en un cdigo sobren artculos y en el otro cdigo falten, en tal razn se procede hacer ajustes o compensaciones.

En caso de que los faltantes no hayan sido posible solucionar mediante compensacin, son cargados a los responsables de la custodia de la mercadera, pero en algunos casos no se ha podido determinar los responsables de los faltantes y se han acumulado hasta el punto de volverse una cuenta incobrable.

3.4.4. ANLISIS FODA

Dentro del esquema de anlisis de la Direccin de Bienestar Social y los Almacenes de la FAE debemos considerar el parmetro denominado FODA para determinar la situacin actual, a corto, mediano y largo plazo.

FORTALEZAS:

Sea en las Fuerzas Armadas, en organismos gubernamentales o no gubernamentales, con fines o no de lucro; el mbito empresarial basa sus operaciones en la

53

disponibilidad de sus recursos: humanos, econmicos y materiales, de su calidad depende como en un momento dado sea calificada la empresa y, en el caso particular de la Direccin de Bienestar Social se consideran sus fortalezas las siguientes:

1.-

Por la propia gestin y del fruto de su actividad econmica, la Direccin de Bienestar Social a travs de sus Almacenes ha logrado acumular un patrimonio de aproximadamente USD 5,116,047.39 (ltimo corte al 31 de diciembre del 2004), que le permite sustentar sus operaciones.

2.-

El contingente humano representado por el personal militar que labora en la organizacin y del cual la Direccin no efecta ningn egreso de fondos, contribuye para mantener una solvencia econmica y cumplir adecuadamente con sus obligaciones a terceros.

3.-

La recuperacin de sus crditos est garantizada en un 99% ya que tiene acceso directo al sistema de remuneraciones de la Fuerza Area y fcilmente recauda los valores que por diferentes conceptos extiende a todo el personal de la institucin.

En el caso del personal civil o militar que sale de la institucin, es factible la recaudacin de crditos tramitando la informacin a la CAPREMCI o ISSFA respectivamente, para ser descontadas las deudas de las jubilaciones a las que tiene derecho todo el personal.

54

4.-

Siendo la Direccin de Bienestar Social un organismo que ejecuta las polticas del Comandante General, tiene la posibilidad de acceder en forma inmediata a los medios de transporte areos o terrestres que se requieran para sus operaciones y con precios sumamente econmicos.

Contar con un capital propio por autogestin Comprar de mercaderas a consignacin Las recuperacin de las ventas a crdito Apoyo de la Comandancia General FAE Contar con personal militar por el que no egresa fondos

40% 20% 20% 10% 10%

OPORTUNIDADES:

El anlisis de este parmetro est vinculado con el mbito externo de la organizacin, poco o nada puede hacer para cambiar las circunstancias que en un momento dado se presentan, la obligacin de la entidad es aplicar toda su capacidad para aprovechar las coyunturas que le beneficien y redunden en obras de servicio social para el personal de FAE.

Adquisiciones directamente del productor Comercializar a precios bajos, y dar servicio social a sus miembros Reducir sus costos al contar con infraestructura propia Sucursales en los Repartos de la FAE

20% 30% 30% 20%

55

DEBILIDADES:

Nuevamente el anlisis debe enfocarse al mbito interno de la Direccin, as como se puntualizaron con nfasis las fortalezas, tambin es importante sealar una por una las debilidades de la organizacin, sin embargo, el esfuerzo no termina nicamente en ir mencionando aquellos aspectos negativos, una vez identificados, el trabajo apenas inicia y es urgente que todo el contingente humano, econmico y material sea destinado para transformar las debilidades en fortalezas, con la finalidad de lograr una empresa competitiva y que enfrente sin ningn temor los retos del nuevo siglo.

1.-

El hecho de contar con un buen nmero de personal militar dentro de la organizacin y principalmente en los mandos Directivos, no permite que las polticas, proyectos o convenios se mantengan debidamente controlados y ejecutados ya que no existen plazos definidos de permanencia en sus funciones y en cualquier momento pueden ser cambiados y reemplazados por personal que debe destinar tiempo y esfuerzo para enterarse del movimiento administrativo y econmico de la Direccin.

2.-

Dentro de la vida militar y en lo a que a la Fuerza Area se refiere, el personal es preparado para funciones especficas, esto es: oficiales de arma pilotos, oficiales y voluntarios preparados en las ramas de: electrnica,

comunicaciones, abastecimientos, mecnica de aviones, inteligencia, personal, etc., y finalmente oficiales y voluntarios especialistas que ingresan con carreras

56

especficas de medicina, arquitectura, ingeniera, economa, derecho, etc,; y la Direccin habiendo incursionado en la conformacin de empresas que son rentables, autosuficientes, que han posibilitado la creacin de fuentes de trabajo, ha experimentado la imperiosa necesidad de contar con profesionales con experiencia en reas como: mercadeo y comercializacin, administracin y finanzas de negocios, alta gerencia y lo que actualmente exige la competencia, que sus directivos estn preparados en Planificacin Estratgica para afrontar los retos del mercado y la globalizacin que tambin ha tocado a los pases en vas de desarrollo, como es el caso del nuestro.

3.-

Los Almacenes FAE, por estar ubicados fsicamente dentro de una base militar, tiene restriccin de ingreso a todo pblico, razn por la cual la clientela es reducida.

4.-

A pesar de contar con un presupuesto aprobado para cada ejercicio econmico, se improvisan proyectos o surgen ideas que demandan ingentes recursos econmicos que descapitalizan a la organizacin y le mantienen sujeta a un sistema de comercializacin que a la postre redunda en menores ingresos y sobre todo provoca una dependencia comercial con ciertos proveedores enraizados en la organizacin, desde hace mucho tiempo; provocando una disminucin de rotacin de capitales necesarios para producir mayores utilidades.

Contar con personal militar no permanente en sus funciones Los cargos gerenciales son ocupados por personal militar que nos

30% 30%

57

se encuentra especializado en el rea comercial. Restriccin del ingreso de los clientes Cambios representativos en el presupuesto 20% 20%

AMENAZAS:

Con los alcances del SRI, la incontrolable ambicin de los contrabandistas y

la

predominante corrupcin en las aduanas, los organismos creados para compensar los bajos ingresos del personal de las Fuerzas Armadas se ven amenazados en sus objetivos y hasta pueden desaparecer o ser absorbidos por la desmedida ambicin de polticos, empresarios o particulares que intentan en un momento dado eliminar pequeas conquistas del personal armado que sirve y trabaja pensando siempre en el desarrollo, fortalecimiento y unidad nacional.

Control deficiente de los inventarios, no ha permitido identificar

y determinar

inventarios reales y confiables. El Almacn FAE cuenta con un alto porcentaje de mercadera daada, obsoleta y sin rotacin que repercuten en una prdida, que tendr que asumir los almacenes.

No se cuenta con inventarios reales y confiables Falta de procedimientos control ocasionan prdidas Mercadera daada, obsoleta y sin rotacin. La competencia como el Comisariato del Ejercito, Armada y Polica

15% 30% 15% 40%

58

Luego de analizar a la Direccin y el Almacn FAE en sus aspectos que le favorecen o le perjudican interna y externamente, podemos concluir que en la actualidad la Fuerza Area y especficamente la organizacin que estudiamos, ha entrado de lleno en un proceso modernizador, destacando su accionar en la sistematizacin global de todos los almacenes, comisariatos y farmacias, sin escatimar recursos econmicos ha visto conveniente la preparacin del recurso humano, est buscando el asesoramiento tcnico que permita a la entidad colocarse a la vanguardia de las empresas productivas, con visin de futuro y objetivos claros dentro de la Fuerza Area Ecuatoriana.

ESTRATEGIAS

Las estrategias planteadas para el cumplimiento de los objetivos son:

Difundir los objetivos de bienestar social Aceptacin total para atender a requerimientos de contribuciones para la implementacin de obras de bienestar social

Implementar sistemas automatizados informticos en todas las reas Diferenciacin de los productos en relacin con los de la competencia Implantar programas de capacitacin al personal para que apliquen una buena atencin a los clientes en las reas de ventas

Definir de sistemas de asistencia tcnica y control de calidad de los productos que se comercializan

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Establecer procedimientos claros para la comercializacin de los productos Elaborar planes estratgicos anuales por reas para iniciar el ao con objetivos y metas

POLTICAS

Las polticas de la institucin son lineamientos sobre los cuales se desarrollan sus actividades. A continuacin se detallan las principales polticas de la Direccin de Bienestar Social:

A.

POLITICAS DE COMERCIALIZACION

Clientes.-

Acceden a la parte comercial de la Direccin de Bienestar

Social , es decir a Almacenes, Comisariato Quito y Farmacias todos los miembros de las Fuerza Area Ecuatoriana, personal de servicio activo y pasivo, Instituciones adscritas como TAME, DAC, DIAF, y el personal civil que labora en la institucin, adems de miembros de la Fuerza Area Terrestre y de la Armada.

Proveedores.-

Actualmente los Almacenes, Comisariatos y Farmacias se

mantienen vnculos comerciales con proveedores nacionales.

Precios .-

Los precios son fijados con un pequeo margen de utilidad,

necesario para cubrir los gastos ocasionados en el ejercicio propio de las empresas y para obras en el mbito social.

60

Ventas.- Las ventas se efectan en efectivo y a crdito en todas las reas, excepto en la Seccin Licores, en donde no se otorga crdito. Los crditos se los realiza en diferentes plazos.

B.

POLITICAS DE SERVICIO SOCIAL

Asignaciones.- Las asignaciones entregadas a los Repartos se respaldan por la solicitud del Comandante del Reparto justificando el requerimiento y el visto bueno del seor Comandante General.

Prstamos emergentes y de vivienda.- Si bien no son montos que solucionen definitivamente los problemas de: educacin, salud, vivienda, etc.; s contribuyen para que todo el personal tenga acceso y temporalmente sin recurrir a la Banca o prestamistas, reciban valores que les permitan cubrir sus necesidades inmediatas.

3.4.5. ANLISIS FINANCIERO

Para realizar el Anlisis Financiero se ha tomado como referencia los Balances correspondientes al ejercicio econmico del ao 2003 y 2004, en los cuales se refleja la situacin econmica de los Almacenes FAE.

61

ESTADO DE SITUACION FINANCIERA

AO 2003

AO 2004

CAMBIOS

ACTIVO
CORRIENTE DISPONIBLE CAJA CHICA FONDO PARA CAMBIOS FONDO ROTATIVO BANCOS EXIGIBLE INVERS. FINANCIERAS CORTO PLAZO DEUDORES PERSONALES (-) PROVISION CTAS.INCOBRABLES DEUDORES INSTITUCIONALES CHEQUES PROTESTADOS VARIOS POR COBRAR ANTICIPOS I.V.A. PAGADO EN COMPRAS REALIZABLE INVENTARIOS MERCADERIAS TOTAL ACTIVO CORRIENTE ACTIVO NO CORRIENTE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO MUEBLES Y ENSERES (-) DEP.ACUM.MUEBLE Y ENSE EQUIPOS DE COMPUTACION (-) DEP.ACUM.EQUIP.COMPU. MAQUINARIA Y EQUIPO (-) DEP.ACUM.MAQUINAR.Y EQUIP VEHICULOS (-) DEP.ACUM.VEHICULOS EDIFICACIONES (-) DEP.ACUM.ADECUAC.E IMP. TOTAL ACTIVOS NO CORRIENTES OTROS ACTIVOS TRAMITES JUDICIALES POR COBRAR TOTAL OTROS ACTIVOS TOTAL ACTIVOS CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS INVENTARIOS CONSIGNACION TOTAL CTAS.ORDEN DEUDORAS 1.855.926,86 568,00 634,00 5.744,48 1.848.980,38 5.142.996,83 139.300,20 517.399,74 -10.347,99 3.605.785,42 12.854,92 49.021,19 729.194,63 99.788,72 2.445.836,69 2.445.836,69 9.444.760,38 19,02% 2.470.637,16 368,00 810,00 5.746,17 2.463.712,99 5.135.949,02 0,00 397.567,40 -7.951,35 3.494.605,82 23.229,17 12.643,45 1.215.854,53 0,00 1.959.454,78 1.959.454,78 9.566.040,96 25,30% 614.710,30 -200,00 176,00 1,69 614.732,61 -7.047,81 -139.300,20 -119.832,34 2.396,64 -111.179,60 10.374,25 -36.377,74 486.659,90 -99.788,72 -486.381,91 -486.381,91 121.280,58 6,28%

52,70%

52,59%

-0,11%

25,06% 96,79%

20,07% 97,96%

-5,00%

117.868,28 -59.074,47 402.325,84 -286.347,21 97.746,87 -35.549,40 153.311,88 -107.358,33 32.369,78 -9.795,21 305.498,03 8.164,65 8.164,65 9.758.423,06

69.700,72 -36.598,18 376.355,74 -285.996,70 65.650,56 -24.953,58 88.462,21 -58.870,20 0,00 0,00 193.750,57 5.538,81 5.538,81 9.765.330,34

3,13%

1,98%

-48.167,56 22.476,29 0,00 -25.970,10 350,51 0,00 -32.096,31 10.595,82 0,00 -64.849,67 48.488,13 0,00 -32.369,78 9.795,21 -111.747,46 -2.625,84 -2.625,84 6.907,28

-1,15%

0,08% 100,00%

0,06% 100,00%

-0,03%

3.122.501,34 3.122.501,34

2.576.126,11 2.576.126,11

-546.375,23 -546.375,23

PASIVOS
PROVEEDORES LOCALES PROVEEDORES DEL EXTERIOR ACREEDORES INSTITUCIONALES IMPUESTO RETEN.EN LA FUENTE RETENCIONES IVA POR PAGAR IVA COBRADO EN VENTAS POR PAGAR OTRAS CUENTAS POR PAGAR TOTAL PASIVO 899.509,14 -33.121,73 2.683.576,04 4.900,74 16.128,22 171.412,10 106.333,03 3.848.737,54 9,22% -0,34% 27,50% 0,05% 0,17% 1,76% 1,09% 39,44% 2.077.046,16 -359.267,24 2.321.891,03 5.173,22 11.736,90 287.243,51 305.459,37 4.649.282,95 21,27% -3,68% 23,78% 0,05% 0,12% 2,94% 3,13% 47,61% 1.177.537,02 -326.145,51 -361.685,01 272,48 -4.391,32 115.831,41 199.126,34 800.545,41 12,05% -3,34% -3,72% 0,00% -0,05% 1,18% 2,04%

PATRIMONIO
CAPITAL SOCIAL REEXPRES.MONET Y RESERV UTILIDADES ACUM. EJECICIOS ANTERIORES UTILID.EJER.01-ENE AL 31-DIC-2003 UTILID.EJER.01-ENE AL 31-DIC-2004 TOTAL PATRIMONIO TOTAL PASIVO + PATRIMONIO CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS COMITENTES (PROVEED.EXTER.Y NACIONAL) TOTAL CTAS.ORDEN ACREEDORAS 12.893,10 696.492,54 5.121.144,74 79.158,14 5.909.688,52 9.758.426,06 0,13% 7,14% 52,48% 0,81% 60,56% 100,00% 12.893,10 671.160,84 4.883.578,09 232.623,79 -684.208,43 5.116.047,39 9.765.330,34 0,13% 6,87% 50,01% 2,38% -7,01% 52,39% 100,00% 0,00 -25.331,70 -237.566,65 153.465,65 -684.208,43 -793.641,13 6.904,28 0,00% -0,26% -2,47% 1,57% -7,01%

3.122.501,34 3.122.501,34

2.575.126,11 2.575.126,11

-547.375,23 -547.375,23

En el anlisis vertical y cambios de los aos 2003 y 2004, tenemos la variacin de los principales rubros del balance, as tenemos: El activo disponible dentro del balance general representa el 19,02% y 25,30% , de activo con un incrementos del 6,28%. Las cuentas por cobrar con el 52,70% y 52,59% con respecto al activo, con una tasa de decremento de a penas el 0,11% El inventario representa el 25,06% y 20, 07%, del activo con un decremento de -5%. Otro rubro de importancia son los activos fijos con un 3,13% y 1,98% con relacin a los activos, con un decremento del 1.15% Con relacin a las cuentas por pagar, representa 9.22% y 21,27% con relacin al pasivo, con un incremento del 12,05% Las utilidades se han capitalidad constituyndose en el patrimonio del Almacn es as que en el ao 2003 representan el 60,56% y en el 2004 52,39%, presentando un decremento del -7,01%, debido a la prdida reflejada en este ao.

63

ESTADO DE RESULTADOS

VENTAS BRUTAS (-) DEVOLUCION EN VENTAS (-) DESCUENTO EN VENTAS =VENTAS NETAS =COSTO DE VENTAS INVENTARIO INICIAL + COMPRAS NETAS COMPRAS BRUTAS + INVENTARIO REVALORIZADO + FLETES EN COMPRAS (-) DESCUENTOS EN COMPRAS (-)DEVOLUCIN EN COMPRAS =DISPONIBLE PARA LA VENTA (-) INVENTARIO FINAL =UTILIDAD BRUTA EN VENTAS (-) GASTOS GASTOS OPERACIONALES GASTOS NO OPERACIONALES + OTROS INGRESOS = UTILIDAD DEL EJERCICIO

AO 2003 11.349.325,09 -116.155,21 -2.075,40 11.231.094,48 100,00% 9.055.334,19 5.662.182,86 8.818.963,76 10.795.484,35 70.772,20 53.038,08 -353.065,43 -1.747.265,44 14.481.146,62 -5.425.812,43 2.175.760,29 -2.409.869,43 -1.147.603,86 -1.262.265,57 313.267,32 79.158,18 80,63%

AO 2004 9.726.170,24 -132.613,27 -1.460,02 9.592.096,95 100,00% 8.561.490,41 5.425.812,43 7.665.112,12 10.444.419,50 124.644,03 1.868,50 -427.393,41 -2.478.426,50 13.090.924,55 -4.529.434,14 1.030.606,54 -1.837.290,13 -781.641,13 -1.055.649,00 122.475,16 -684.208,43 89,26%

CAMBIOS -1.623.154,85 16.458,06 -615,38 -1.638.997,53 -14,60% -493.843,78 -236.370,43 -1.153.851,64 -351.064,85 53.871,83 -51.169,58 74.327,98 731.161,06 -1.390.222,07 896.378,29 -1.145.153,75 -572.579,30 -365.962,73 -206.616,57 -190.792,16 -763.366,61 8,63%

19,37% 21,46%

10,74% 19,15%

-8,63% -2,31%

2,79% 0,70%

1,28% -7,13%

-1,51% -6,43%

En el ao 2004 se observa que las ventas han sufrido un decremento del 14.60%, acompaado de con un incremento del costo de ventas en un 8.63%, pero lo que a coadyuvado a que en este ao se refleje una prdida de USD.684.208,43, es la reduccin del margen de utilidad gravada a las mercaderas para la venta que es de 8.63%

Los gastos se han controlado, logrndose una disminucin de los mismos en 1.51%, pero por ha favorecido para evitar la prdida.

64

3.4.5.1.

PRINCIPALES INDICES FINANCIEROS

1.

CAPITAL DE TRABAJO

Representa los recursos con que cuenta la empresa luego de cubrir las deudas a corto plazo para la ejecucin de sus operaciones normales

CAPITAL DE TRABAJO

= ACTIVO CORRIENTE PASIVO CORRIENTE = = 9,566,040.96 - 4,649,282.95 4,916,758.01

Por el resultado alcanzado se observa que los Almacenes FAE, luego de cubrir sus deudas a corto plazo, dispone de un capital propio de USD. 4,916,758.01, para desarrollar sus actividades de comercializacin de mercadera.

2.

INDICE DE SOLVENCIA

Este ndice demuestra la capacidad de la empresa para cubrir las deudas a corto plazo con los activos que en igual forma pueden convertirse en efectivo dentro de un perodo contable. Estndar entre 1.5 y 2.5 ( depende tipo o naturaleza de la empresa)

INDICE DE SOLVENCIA = =

ACTIVO CORRIENTE PASIVO CORRIENTE 9,566,040.96 = 4,649,282.95 2.06

65

Efectuado el procedimiento para determinar el ndice de solvencia, se observa que los Almacenes FAE para cubrir USD. 1.00 de deuda dispone de USD. 2.06; es decir, que las condiciones de pago son muy buenas de acuerdo con los parmetros determinados por este ndice.

3.

INDICE DE LIQUIDEZ INMEDIATA O PRUEBA ACIDA

Mide la capacidad de pago inmediato que tiene la empresa frente a sus obligaciones corrientes, eliminado la parte menos lquida del activo corriente, (Activos ms lquidos son: caja bancos, inversiones y cuentas por cobrar).

Se dice que una Razn cida ideal puede se de USD. 1.00 a USD. 1.00, es decir que para cada USD. 1.00 de deuda se debe disponer de USD. 1.00 fcilmente convertible en dinero.

INDICE DE LIQUIDEZ INMEDIATA

= =

ACTIVO CORRIENTE - INVENTARIOS PASIVO CORRIENTE 9,566,040.96 1,953,308.03 4,649,282.95 = 1.64

De resultado deducimos que por cada USD. 1.00 que tenemos de deuda a corto plazo, disponemos de USD. 1.64 fcilmente convertibles en dinero a corto plazo; es decir, lquidos para cubrir la deuda.

66

Para el caso de los Almacenes FAE, este ndice se considera bueno, porque demuestra que se mantiene su capitalizacin y puede parcialmente incursionar en otro tipo de comercializacin o inversin, para generar una mejor rentabilidad, siempre y cuanto se contine manejando efectivamente los recursos econmicos.

4.

INDICE

DE

INVENTARIOS

CON

RELACIN

AL

ACTIVO

CORRIENTE

Es un ndice que mide la liquidez que tiene el activo circulante o corriente toda vez que se miden los inventarios que es la parte menos lquida del flujo circulante, contra el total de este grupo que la conforman los activos disponibles, exigibles y realizables. La fluctuacin que se puede considerar normal para este ndice depende de la actividad y mercadera que posea una empresa, pero en trminos generales se dice que la fluctuacin debera estar entre 0.25 y 0.55.

INDICE INVENTARIOS

= =

INVENTARIOS ACTIVO CORRIENTE 1,959,454.78 = 9,566,040.96 0.20

Por el resultado obtenido se puede decir que los Almacenes FAE, han alcanzado una fluctuacin razonable de inventarios, en relacin al activo corriente.

67

5.

INDICE DE ROTACION DE INVENTARIOS

Este ndice mide la velocidad de rotacin del inventario, en otras palabras mide cuantas veces al ao vende una empresa su inventario.

INDICE DE ROTACIN DE INVENTARIOS

= =

COSTO VENTAS 8,561,490.41 2

INVENTARIO PROMEDIO 1,959,454.78 + 5,425,812.43 = 8,561,490.41 = 2.32 3,692,633.61

Por el resultado obtenido se puede decir que los Almacenes FAE, venden 2.32 veces los inventarios durante los doce meses, que para el efecto se ha tomado el inventario final de mercaderas, tanto la que pertenece a los Almacenes, como la que se encuentra en consignacin.

PERMANENCIA DE INVENTARIOS

Se refiere al nmero de das que, en promedio, el inventario

o mercaderas han

permanecido en las bodegas antes de venderse. Es preferible un plazo medio menor frente a otro mayor, porque esto implica una reduccin de gastos especialmente financieros y en consecuencia una menor inversin.

68

PERMANENCIA DE INVENTARIOS

= =

360 (das) 360 2.32 =

. 155,17 Das

ROTACIN DE INVENTARIOS

3.4.6. ANALISIS DE RIESGO TRIBUTARIO

Al no contar con un eficiente control interno, no podemos verificar, si las adquisiciones fueron tributario. registradas en su totalidad y si estas tienen crdito

Al no tener un registro correcto de los inventarios se corre el riesgo de subvaluar o sobrevalorar el inventario y por ende el activo, incidiendo directamente en el pago de impuestos.

Por la falta de control en las adquisiciones, como agente de retencin, se corre el riesgo de omitir las disposiciones sobre tributos que se aplican; tales como la Retencin en la Fuente y la Retencin del IVA.

Al no tener un adecuado control de los inventarios, los costos no son reales dando como resultado utilidades reflejadas no son reales.

Al no contar con datos razonables, el valor tributario no es razonable, por tanto la empresa tendra la contingencia de pagos y declaraciones indebidas

69

CAPITULO IV

DISEO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA LOS INVENTARIOS DE LOS ALMACENES FAE

4.1.

INTRODUCCION

El Manual de Procedimientos de Control Interno para los Inventarios, ha sido diseado para facilitar el ejercicio del Control Interno en el manejo y custodia de los inventarios dentro de los Almacenes FAE, este documento busca satisfacer la necesidad de contar con un instrumento prctico, que permita una consulta fcil y que gue en forma oportuna el trabajo cotidiano de sus miembros en la aplicacin de los procedimientos, polticas, normas y dems disposiciones legales requeridas, para el cumplimiento de las funciones que se desarrollan en de los Almacenes FAE.

70

4.2.

OBJETIVOS

Aplicar procedimientos, normas y dems disposiciones legales que guen el desarrollo de las funciones que se desarrollan dentro de los Almacenes FAE, para el Control de la Cuenta Mercaderas.

Facilitar el ejercicio del Control Interno para los Inventarios

4.3.

AMBITO DE APLICACIN

El presente Manual ser aplicado en los Almacenes de la Fuerza Area Ecuatoriana.

4.4.

POLITICAS

4.4.1. POLTICAS DE COMERCIALIZACIN

Se comercializar la mercadera bajo dos modalidades: Mercadera por Compra Local o Compras Directas, y Mercadera en Consignacin

Las adquisiciones de la mercadera en cualquiera de las dos modalidades estarn respaldadas por Contratos de Compra o Convenios de Comercializacin de Mercadera en Consignacin

Todos los Proveedores debern estar debidamente calificados para comercializar con el Almacn FAE

71

Se asignar cdigos de identificacin a los Proveedores de acuerdo con la modalidad de comercializacin de la mercadera: Mercadera por Compra Local: L0001 Mercadera en Consignacin : C0001

Se asignar un cdigo interno a la mercadera que permita identificar la clase y el artculo, adicionalmente al cdigo del proveedor.

POLITICAS DE MERCADERA POR COMPRA LOCAL

Las compras se realizarn soportadas en un Pedido de Compra y un estudio de mercado.

El monto de la adquisicin a los Procedimientos Precontractuales para la Fuerza Area.

Recepcin de ofertas en sobre cerrado y el Comit de Contrataciones seleccionar la mejor oferta.

Suscripcin del respectivo Contrato de Compra para la provisin de la mercadera.

La Bodega Central de Almacn FAE recibir la mercadera adquirida, con su respectiva factura

72

El guardalmacn ingresar al sistema informtico de control de los inventarios la mercadera recibida de acuerdo al cdigo asignado al proveedor y conforme a la factura

POLITICAS DE COMPRAS A CONSIGNACIN

El proveedor deber estar debidamente calificado para comercializar su mercadera con el Almacn FAE, para lo cual deber cumplir con los siguientes requisitos:

Firmar el Convenio de Comercializacin de la mercadera a consignacin Concesionar un espacio fsico en el Almacn FAE

Ofrecer productos de excelente calidad, original de fbrica y a precios competitivos.

La mercadera ser entregada por el proveedor en la Bodega Central de Almacn FAE, con su respectiva nota de entrega, la misma que posteriormente sern ingresada al sistema informtico de Control de los Inventarios.

4.4.2

POLITICAS DE RECEPCIN CUSTODIA Y ALMACENAMIENTO

La mercadera ser recibida en la Bodega Central, la misma que pasar por un control de calidad, ser verificada y contada, de acuerdo con la Orden de Pedido y la Factura del Proveedor o en caso de la mercadera en consignacin conforme la Nota de Entrega.

73

Toda la mercadera ingresar a la Bodega Central, la misma que estar bajo la custodia del personal de FAE quienes sern directamente responsables de la mercadera.

El Supervisor de la Bodega delegar a un guardalmacn, quien recibir la mercadera y ser custodio y responsable de la misma.

El guardalmacn verificar la cantidad y las condiciones en las que se encuentra la mercadera a recibir.

Organizar la mercadera de acuerdo al cdigo de proveedor y la ordenar por cdigos o referencias de artculos.

4.4.3. POLITICAS DE VENTAS DE MERCADERIA

POLITICAS DE VENTAS PARA LA MERCADERIA PARA STOCK

Toda la mercadera ser facturada en cualquier punto de venta (caja) dentro del Almacn FAE.

El Almacn FAE con su propio personal ser la responsable de la venta de esta mercadera.

74

POLITICAS DE VENTAS PARA LA MERCADERIA A CONSIGNACIN

Toda la mercadera ser facturada en cualquier punto de venta (caja) dentro del Almacn FAE.

Los proveedores se encargaran de impulsar la mercadera. La relacin laboral de los empleados contratados como impulsadores, ser de responsabilidad directa del proveedor. Direccin de Bienestar Social tiene la responsabilidad del control administrativo y de la conducta de los impulsadores de acuerdo al los Reglamentos Internos.

Antes de que la mercadera salga a la venta, el Almacn FAE verificar su condicin fsica por daos y otras novedades. Si los daos son de origen, deber absorber el proveedor, si son producidos durante la recepcin o almacenamiento asumir la DBS.

Para la facturacin de la mercadera el Departamento de Comercializacin entregar el reporte de ventas mensuales del 07 al 20 de cada mes.

Con los datos del reporte de ventas el proveedor emitir una factura original y dirigida al Servicio Social FAE

Posteriormente la conciliacin de la factura se lo debe hacer mediante notas de crdito o notas de dbito de comn acuerdo de las partes.

75

4.4.4. POLITICAS

PARA

LA

VERIFICACIN

FSICA

DE

LOS

INVENTARIOS

VERIFICACIONES

FISICAS

PARCIALES

TOTALES

DE

LOS

INVENTARIOS A CONSIGNACIN.

La verificacin fsica en cualquier momento, puede ser solicitada a pedido de una de las partes.

Los proveedores pueden solicitar reporte de Inventarios en Consignacin

Los proveedores pueden solicitar verificacin fsica de inventarios de mercadera en consignacin con la finalidad de determinar su estado y condicin.

CONSTATACIN FSICA

1. El Jefe de Comercializacin de Bienestar social FAE. planificar y dispondr trimestralmente para que su personal, constate fsicamente la mercadera disponible en los Almacenes FAE. dejando en acta el resultado de esta actividad, dichos servidores notificarn a las autoridades competentes de nivel superior, las diferencias observadas frente a los registros contables y la mercadera que se encuentran obsoletos o fuera de uso, a efectos de que se tomen las acciones sealadas en las disposiciones legales y reglamentarias.

76

2. Cada servidor ser responsable de la custodia y conservacin de la mercadera que se le haya entregado.

3. Cuando un servidor sea separado de la funcin de custodio directo de la mercadera, la mercadera a su cargo ser verificada entre las partes en unidad de acto por quien entrega y recibe, dejando constancia escrita de esta gestin.

4. Los responsables de las constataciones fsicas sern independientes de las funciones de registro, autorizacin y custodia de los activos a ser controlados.

VARIACIONES INVENTARIOS

DETERMINADAS

EN

LA

TOMA

FISICA

DE

LOS

En el caso de determinarse diferencias positivas (sobrantes ) sern ingresadas al inventario y registradas contablemente como sobrantes en inventarios, si existen diferencias negativas (faltantes), sern descargadas del inventario con una factura cargada contablemente a Cuentas por Cobrar al custodio o descargada mediante una Nota de Crdito emitida por el proveedor ya que reconocer el faltante con carga a su impulsador.

Todos los movimientos en el inventario, as como el registro contable de las variaciones determinadas en los inventarios sern autorizados por el Sr. Jefe Financiero de los Almacenes FAE .

77

4.4.5.

POLITICAS PARA REBAJA, REMATE Y DEVOLUCION DE LA

MERCADERA

REBAJA,

REMATE

DEVOLUCION

DE

LA

MERCADERA

CONSIGNACION

El Almacn FAE notificar al proveedor la existencia de mercadera que tiene baja rotacin, para lo cual considerar los siguientes aspectos:

Tiempo de permanencia de la mercadera en stock. Estado de la mercadera Condicin mercadera Recuperacin del efectivo tomando en cuenta el valor del mismo en el tiempo.

a) Rebaja o Promociones

1. El Almacn FAE notificar por escrito al proveedor cuya mercadera est en stock por tres meses y su rotacin es menor a 4 veces al ao, que es necesario considerar su rebaja para convertir ese inventario en efectivo.

2. El proveedor notificar por escrito la aceptacin de esta rebaja y tendr aplicacin inmediata.

3. Si el proveedor no acepta esta rebaja, el Almacn FAE proceder de inmediato a devolver la mercadera.

78

b) Remate

1. El Almacn FAE notificar por escrito al proveedor cuya mercadera que habiendo sido rebajada y que an as no ha rotado adecuadamente en los siguientes 2 meses o que fsicamente est en malas condiciones para la venta, para que se considere su remate y convertir ese inventario en efectivo.

2. El proveedor notificar por escrito la aceptacin de este remate y tendr la aplicacin inmediata.

3. Si el proveedor no acepta realizar el remate, el Almacn FAE proceder de inmediato a devolver la mercadera.

4. Por recomendacin de los Organismos de Control la mercadera extranjera que ingres en aos anteriores directamente a nuestras bodegas debe ser rematada con un porcentaje de descuento que permita recuperar al menos la inversin realizada por el Almacn FAE

c) Devolucin

1. Cuando la mercadera definitivamente no tiene rotacin, ha transcurrido seis meses desde su ingreso a inventarios y pese a los esfuerzos no ha sido posible su venta o sus proveedores no desean tomar ninguna de las acciones arriba enumeradas, el Almacn FAE proceder a su devolucin.

79

2. El costo por la transportacin, manipulacin, etc., correr a cargo del proveedor.

3. Por recomendacin de los Organismos de Control la mercadera extranjera que ingres a consignacin en aos anteriores directamente a nuestras bodegas debe ser devuelta antes de proceder a liquidar con la empresa dejando constancia que la responsabilidad de su destino final es exclusivamente de la empresa mencionada

TRAMITES DE BAJA DE MERCADERAS PARA STOCK

1. Las bajas de mercaderas se efectuar una vez cumplidas las diligencias y procesos que seale la regulacin y dems disposiciones en vigencia, dejando evidencia clara de las justificaciones, autorizaciones y su destino final.

2. Si la baja fuere por prdida o destruccin injustificada, al servidor responsable se le aplicar la sancin administrativa que corresponda y deber reponer la mercadera con otro de iguales caractersticas o pagar a su valor de mercado. De no hacerlo, se le descontar este valor de sus remuneraciones o de cualquier otro valor que tuviere a su favor en la Fuerza Area.

80

4.5.

REFERENCIAS LEGALES

La Base Legal que sustentan los procedimientos determinados en el presente Manual tiene las siguientes referencias legales

Normas Ecuatorianas de Contabilidad NEC 11 Inventarios Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados Normas Tcnicas de Contabilidad Normas Tcnicas de Control Interno Ley de Rgimen Tributario Interno y su Reglamento Reglamento de Bienes del Sector Pblico

81

82

FUNCIONES

DEL DIRECTOR DE BIENESTAR SOCIAL

Es el representante legal de los Almacenes FAE, y su funcin principal es planificar, organizar y coordinar las actividades de la Direccin para cumplir con los objetivos institucionales de la Fuerza.

DEL COMIT DE CALIFICACIN DE PROVEEDORES

La funcin principal del comit, es calificar como proveedor de los Almacenes FAE, a las empresas que ofrezcan mercadera de alta rotacin a los mejores precios y buena calidad y que convenga a los intereses institucionales

Disponer el monitoreo del mercado para evaluar si los precios de los artculos expendidos en los Almacenes son competitivos.

Seleccionar y adquirir la mercadera de proveedores nacionales y extranjeros bajo la modalidad a consignacin o compra de contado.

AREA DE COMERCIALIZACION

EL SUBDIRECTOR DE COMERCIALIZACIN BB.SS.

Realizar las coordinaciones con proveedores nacionales y extranjeros para la comercializacin de artculos de buena calidad al ms bajo precio.

83

Implementar un Plan Anual de mercadeo para determinar metas de ventas y niveles de crecimiento.

Evaluar, analizar y autorizar la elaboracin de rdenes de pedido para la adquisicin de mercadera.

Analizar y coordinar los pedidos de mercadera de los Almacenes de los Repartos.

DEL ENCARGADO DE CONTROL DE INVENTARIOS

Revisar peridicamente los inventarios para determinar la mercadera de baja rotacin o mercadera daada, para coordinar la venta en realizacin o devolucin a proveedor.

Coordinar con el Dpto. Financiero para la cancelacin a los proveedores de las ventas de la mercadera a consignacin.

Estimar el stock de la mercadera para realizar un nuevo pedido.

AREA DE LA BODEGA

DEL SUPERVISOR DE BODEGA Controlar y dar seguridad al inventario fsico Verificar los niveles de existencias para procurar su reposicin oportuna Realizar evaluaciones peridicas permanentes de mercadera sin rotacin para su inmediata solucin.

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Coordinar con los proveedores nacionales el despacho, recepcin, control y devolucin.

DEL AUXILIAR DE BODEGA

Recibir la mercadera que ha sido autorizada por el Sr. Subdirector de Comercializacin.

Almacenar la mercadera con suficiente existencia garantizando su clasificacin y preservacin.

Distribuir inmediatamente al rea de ventas la mercadera de frecuente rotacin . Verificar permanentemente la mercadera en existencia para asegurar que por lo menos una muestra de cada artculo se encuentre exhibindose.

DEL ENCARGADO DE INGRESOS Y TRASFERENCIAS DE MERCADERA

Ingresar al sistema automatizado de inventarios, la mercadera autorizada por el Sr. Subdirector de Comercializacin y recibida sin novedad en la bodega.

Verificar los cdigos o referencias, cantidades y precios contenidos en la factura del proveedor

Realizar las transferencias de la mercadera desde y hacia las secciones de ventas Realizar las transferencias de la mercadera de la bodega central a las bodegas de los Almacenes de los Repartos, de acuerdo a los requerimientos.

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Conciliar diaria y mensual de saldos de compras, devoluciones y trasferencias. Realizar las devoluciones a proveedores de la mercadera de baja rotacin y/o daada, previa la coordinacin con el Dpto. Financiero.

Realizar las devoluciones de clientes, previa la coordinacin con la Supervisora del Almacn.

Ingresar las devoluciones de los Almacenes de los Repartos.

FUNCIONES DEL REA DE VENTAS

DE LA SUPERVISORA DEL ALMACEN

Controlar y dar seguridad al inventario fsico de las mercaderas Coordinar el desarrollo de las actividades de promociones, remates y/o liquidaciones

Realizar el estudio de distribucin y redistrubucin de espacios fsicos en coordinacin con la Subdireccin de Comercializacin BB.SS.

Determinar las necesidades de las secciones de ventas constatando el nivel de las existencias para su inmediata reposicin

Garantizar que los precios de los artculos se encuentren disponibles y de acuerdo con las listas de precios actualizados.

Atender las consultas de los usuarios sobre sus diferentes inquietudes. Autorizar la recepcin de cheques a los clientes.

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DE LA VENDEDORA E IMPULSADORA

Controlar y dar seguridad al inventario fsico de las mercaderas. Elaborar el pedido de las mercaderas para reabastecer su seccin Verificar que todos los artculos tenga la etiqueta actualizada de su precio. Verificacin permanente de los cambios de precios y renovacin de artculos en mal estado.

Exhibir la mercadera de manera organizada de acuerdo a su variedad y clase. Controlar permanente de uso indebido o sustraccin de las mercaderas. Absolver las inquietudes de los clientes y orientarlos adecuadamente en l adquisicin de sus requerimientos.

DE LAS CAJAS

Recaudar el dinero y emitir las facturas de todos y cada uno de los artculos seleccionados por el cliente.

Diferenciar exactamente las ventas a crdito y al contado Exigir los requisitos para ventas a crditos segn el monto, como son: tener alcance, garante y entrada.

Prestar las facilidades

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4.7.

PROCEDIMIENTOS COMPRAS

4.7.1. ADQUISICIN DE MERCADRA POR COMPRA LOCAL

4.7.1.1 PROCEDIMIENTO Y FLUJOGRAMA

PASOS DEPARTAMENTO 1

ACTIVIDADES

Guardalmacn

Revisin de kardex, mercadera vendida, stock de Bodega. Prepara el Pedido de Compra Entrega el Pedido de Compra legalizado al Jefe de Comercializacin

Jefe de Comercializacin

Recibe el Pedido del Guardalmacn Analiza el pedido de compra Autoriza el pedido Remite el pedido al Departamento de Adquisiciones

Departamento de Adquisiciones

Recibe el Pedido de Adquisiciones debidamente legalizado Revisa el banco de proveedores Solicita proformas en sobre cerrado Remite al Comit de adquisiciones

Comit de adquisiciones

Recibe proformas en sobre cerrado Se realiza la apertura de los sobres Se procede al anlisis de las ofertas Se adjudica al proveedor Se remite la documentacin al Asesor Legal

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Asesor Legal

Elabora el respectivo contrato dependiendo del monto de compra Remite la documentacin al Departamento de Adquisiciones

Departamento de Adquisiciones

Recibe el acta de adjudicacin Elabora la Orden de Compra y legaliza Entrega la Orden de Compra al proveedor

Proveedor

Recibe la Orden de Compra Prepara el pedido Entrega el pedido

Guardalmacn

Recibe la mercadera y la respectiva factura. Verifica la mercadera si corresponde al pedido, realiza el control de calidad, en caso de estar incompleto el pedido reportar en el Informe de Recepcin de la mercadera. Elabora el Informe de Recepcin y el ingreso al sistema de inventarios. Entrega una copia al Proveedor Remite el original y factura a Contabilidad

Departamento de Contabilidad

Recibe el Informe de Recepcin de la mercadera, la factura y la Orden de Compra originales Contabiliza la compra a una Cuenta por Pagar Prepara el pago al proveedor Elabora la Orden de Pago de a cuerdo a la ley Entrega la orden de pago con toda la documentacin de soporte al Jefe de Comercializacin para la legalizacin y firma del cheque.

10

Jefe de Comercializacin

Recibe la orden de pago con los documentos de soporte

89

Legaliza los documentos Remite al Pagador 11 Pagador Recibe la documentacin con el cheque Legaliza el cheque Paga al proveedor y con el recib conforme, remite los documentos a Contabilidad 12 Departamento de Contabilidad Recibe los documentos debidamente legalizados Contabiliza cerrando la cuenta por pagar Archiva los documentos.

90

91

4.7.1.2 DOCUMENTOS A UTILIZARSE

PEDIDO DE COMPRA LOCAL

Para la adquisicin de la mercadera por compra local, se proceder a elaborar el documento denominado Pedido de Compra Local el mismo que ser preimpreso y prenumerado en orden secuencia y contendr la siguiente informacin:

a. Logotipo y nombre de la empresa b. Direccin y nmero de telfono de la empresa c. Nombre y nmero del documento d. Lugar y fecha de elaboracin del documento e. Nombre de la persona que solicita el Pedido de Compra f. Nombre de la persona que aprueba el Pedido g. Cdigo de la mercadera requerida h. Cantidad i. Descripcin de la mercadera j. Pie de firma de quien elabora y aprueba

FORMATO :

A continuacin se expone el formato del Pedido de Compra Local que se utilizar:

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SERVICIO SOCIAL FAE ALMACEN FAE

Direccin: Pasaje Enrique Iturralde s/n Avc. De la Prensa Telfs: 2448 108 / 2445 039 / 2445 043 Fax: 2444 973

PEDIDO DE COMPRA LOCAL No

LUGAR Y FECHA: SOLICITADO POR: APROBADO POR: CODIGO ........................................................... SR............................................................. SR.............................................................. CANTIDAD DESCRIPCION

.. ELABORADO

APROBADO

ACTA DE ADJUDICACIN DE LA COMPRA LOCAL

Recibidas las proformas de los proveedores en sobre sellado, el Comit de Adquisiciones se rene a la apertura de los sobres, quienes luego del respectivo anlisis proceden a adjudicar la compra al mejor ofertante, resolucin quedar constante en el Acta de Adjudicacin de la Compra Local, la misma que ser elaborada por el Secretario de Comit y legalizada por los integrantes del Comit de Adquisiciones.

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CONTRATO DE COMPRA VENTA DE MERCADERIA

Aprobada la compra por el Comit de Adquisiciones, el Asesor Legal, proceder a elaborar el respectivo Contrato de Compra - Venta de Mercadera, documento que respaldar la transaccin comercial, el mismo que contendr todas las clusulas legales correspondientes.

ORDEN DE COMPRA LOCAL

Una vez que el Departamento de Adquisiciones recibe el Acta de Adjudicacin de la Compra Local, proceder a elaborar la Orden de Compra Local, este documento deber ser preimpreso y prenumerado en orden secuencia y contendr la siguiente informacin:

a. Logotipo y nombre de la empresa b. Direccin y telfono de la empresa c. Nombre y nmero del documento d. Lugar y fecha de elaboracin del documento e. Nombre del Proveedor que ha sido adjudicado f. Direccin y nmero de telfono del proveedor g. Cdigo de la mercadera requerida h. Cantidad i. Descripcin de la mercadera j. El precio unitario y total de la compra k. Pie de firma de quien elabora y aprueba

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FORMATO : A continuacin se expone el formato de la Orden de Compra Local que se utilizar:

SERVICIO SOCIAL FAE ALMACEN FAE

Direccin: Pasaje Enrique Iturralde s/n Avc. De la Prensa Telfs: 2448 108 / 2445 039 / 2445 043 Fax: 2444 973

ORDEN DE COMPRA LOCAL No. 0001

LUGAR Y FECHA: ........................................................... PROVEEDOR: ................................................................ DIRECCION: .............................................................. TELEF. CODIGO DESCRIPCION CANTIDAD P.UNIT-

.................. P.TOTAL

SON:

SUBTOTAL DESCUENTO IVA 12% TOTAL

.. ELABORADO

APROBADO

INFORME DE RECEPCIN DE LA MERCADERA POR COMPRA LOCAL

El Guardalmacn luego de recibir la mercadera y la factura del proveedor, elaborar un Informe de Recepcin de la Mercadera, el mismo que contendr un detalle de la

95

mercadera por compra local recibida, en el cual se especificar el cdigo, cantidad, descripcin, precio unitario y precio total. A continuacin se indica el formato:

INFORME No. 001 DE RECEPCINDE MERCADERIA POR COMPRA LOCAL EN LA BODEGA GENERAL
LUGAR Y FECHA: ...................................................... Luego de haberse cumplido con todos los procedimientos legales para efectuar la adquisicin de mercadera por Compra Local, se procede a la recepcin de la misma conforme con las cantidades y especificaciones de la Orden de Compra No. 000... previamente autorizada por el Jefe de Comercializacin y a la Factura No. 00........ correspondiente al del Proveedor ............. del cdigo L000...
CODIGO CODIGO INTERNO PROVEEDOR CANTIDAD DESCRIPCIN P. UNITARIO P. TOTAL

SUBTOTAL 12% I.V.A. TOTAL

OBSERVACIONES: .... .... .... ELABORADO POR RECIBIDO POR

BODEGUERO

CONTABILIDAD

96

FACTURA DEL PROVEEDOR

El proveedor entregar la factura conjuntamente con la mercadera, la factura del proveedor deber contener todos los requisitos exigidos por el Servicio de Rentas Internas y ser recibida por el guardalmacn una vez que ha verificada y recibida la mercadera conforme a la Orden de Pedido.

ORDEN DE PAGO

Una vez que el Departamento de Contabilidad haya recibido toda la documentacin de respaldo para justificar el pago, proceder a elaborar la Orden de Pago conjuntamente con el cheque a favor de proveedor, este documento se imprimir automticamente cuando la informacin se ha procesado en el sistema informtico de contabilidad.

4.7.1.3 INSTRUCTIVO DE LLENADO DE DOCUMENTOS

PEDIDO DE COMPRA LOCAL

De acuerdo con el formato del documento expuesto anteriormente se proceder a llenar los casilleros en blanco de la siguiente manera:

a. Lugar y Fecha, en este casillero se anotar el nombre de la ciudad y la fecha en el que se realiza el Pedido de Compra.

97

b. Solicitado por, en este casillero se anotar el nombre de la persona que esta autorizado para realizar el pedido (guardalmacn).

c. Aprobado por, aqu se anotar la persona que aprueba el pedido de compra (Jefe del Departamento de Comercializacin).

d. Cdigo, se anotar la referencia que identifica la mercadera que es objeto de compra

e. Cantidad, aqu se proceder a notar el nmero de artculos requeridos

f. Descripcin, en este casillero se anotar el nombre de la mercadera as como las especificaciones de la misma por ejemplo: marca, modelo, color, tallas, etc.

g. Finalmente las personas que intervienen en la elaboracin y aprobacin de este documento, debern legalizar el mismo con su firma y cargo.

ORDEN DE COMPRA LOCAL

De acuerdo con el formato del documento expuesto anteriormente se proceder a llenar los casilleros en blanco de la siguiente manera:

a. Lugar y fecha, en este casillero se anotar el nombre de la ciudad y la fecha de elaboracin del documento.

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b. Proveedor, en este casillero se anotar el nombre del proveedor que se le adjudicado la compra por ser el mejor ofertante.

c. Direccin y nmero de telfono del proveedor, se anotar la direccin y el nmero de telfono del proveedor, al cual se le adjudicado para la compra.

d. Cdigo, aqu se anotar la referencia que identifica la mercadera que es objeto de compra

e. Descripcin, en este casillero se anotar el nombre de la mercadera as como las especificaciones de la misma por ejemplo: marca, modelo, color, tallas, etc.

f. Cantidad, aqu se proceder a notar el nmero de artculos requeridos

g. Precio Unitario, en este casillero se anotar el precio unitario de cada uno de los artculos adquiridos conforme al Pedido de Compra y el precio previamente acordado con el proveedor.

h. Precio Total, aqu se anotar el resultado de multiplicar las cantidades por el precio unitario de cada artculo.

i. Elaborado y Aprobado, en este casillero constar la firma de la persona quien elabora la Orden de Compra y de quien aprueba la misma.

99

INFORME DE RECEPCIN DE LA MERCADERIA POR COMPRA LOCAL

De acuerdo con el formato del documento expuesto anteriormente se proceder a llenar los casilleros en blanco de la siguiente manera:

a. Lugar y fecha, en este casillero se anotar el nombre de la ciudad y la fecha de elaboracin del documento.

b. Texto del Informe, en este se anotar el nmero de Orden de Pedido, el nmero de Factura y nombre y cdigo del Proveedor.

c. Cdigo Interno, se anotar el cdigo interno creado a cada uno de la mercaderas adquiridas.

d. Cdigo del Proveedor, se anotar el cdigo o referencia original de la mercadera

e. Cantidad, aqu se proceder a notar el nmero de artculos requeridos

f. Descripcin, en este casillero se anotar el nombre de la mercadera as como las especificaciones de la misma por ejemplo: marca, modelo, color, tallas, etc.

g. Precio Unitario, en este casillero se anotar el precio unitario de cada uno de los artculos adquiridos conforme al precio previamente acordado con el proveedor.

100

h. Precio Total, aqu se anotar el resultado de multiplicar las cantidades por el precio unitario de cada artculo.

i. Observaciones, en el caso de detectarse alguna novedad en la recepcin de la mercadera se har constar en referido informe.

j. Elaborado y Recibido por, en este casillero constar la firma de la persona quien elabora el Informe de Recepcin y de quien recibe la documentacin.

4.7.1.4.

DISTRIBUCION DE LA DOCUMENTACIN

PEDIDO DE COMPRA LOCAL

Original: Primera copia: Segunda copia :

Departamento de Adquisiciones Bodega Central Archivo

ACTA DE ADJUDICACIN DE LA COMPRA LOCAL

Original: Primera copia:

Departamento de Contabilidad Asesor Jurdico

101

Segunda copia:

Archivo Secretario del Comit

CONTRATO DE COMPRA VENTA DE MERCADERIA

Original: Primera Copia: Segunda Copia: Tercera Copia:

Departamento de Contabilidad Se entregar al Proveedor Departamento de Adquisiciones Asesor Jurdico y archivo

ORDEN DE COMPRA LOCAL

Original: Primera Copia: Segunda Copia: Tercera Copia:

Se enviar a Dpto. de Contabilidad Se entrega a bodega para recepcin de mercadera Se enviar al proveedor Se archiva junto con el pedido de compra en Dpto. Adquisiciones

INFORME DE RECEPCIN DE LA MERCADERIA

Original: Primera Copia y Segunda Copia:

Se entregar a contabilidad Quedar archivadas junto con la Orden de Compra

102

FACTURA DEL PROVEEDOR

Original: Primera copia: Segunda copia:

Departamento de Contabilidad Proveedor Bodega del Almacn

ORDEN DE PAGO AL PROVEEDOR

Original: Primera copia: Segunda copia:

Departamento de Contabilidad Proveedor Archivo

4.7.1.5 REGISTRO CONTABLE

Conforme a las polticas contables, el sistema de control para los inventarios utilizado por el Almacn FAE es el Sistema de Cuenta Mltiple o de Inventario Peridico, razn por la cual al realizar el registro de las adquisiciones de mercaderas por compra local, se proceder a cargar directamente a la cuenta COMPRAS.

El pago se realiza conforme la modalidad de pago, la misma que estar especificada en el Contrato de Compra (al contado y/o crdito) y se realizar contemplando las

disposiciones legales vigentes como son: retencin en la fuente y la retencin del IVA, ya que estamos considerados ante el SRI como agentes de retencin.

103

ASIENTO TIPO

ADQUISICIN DE MERCADERIA POR COMPRA LOCAL

ALMACENES FAE LIBRO DIARIO FOLIO No. 01 FECHA 2005 Noviembre 7 Compras IVA en compras Bancos ( Cuentas por Pagar ) ( Documentos por Pagar ) 1% Retencin en la Fuente 30% Retencin del IVA
v/. Adquisicin de mercadera para stock, segn Factura No. 1568, Orden Compra No. 005

DETALLE -X-

DEBE xxxxx xxx

HABER

xxxxx xxxx xxxx xxx xxxx

104

4.7.2. ADQUISICIONES DE MERCADERIAS EN CONSIGNACIN

4.7.2.1. PROCEDIMIENTO Y FLUJOGRAMA

PASO 1 2

DEPARTAMENTO Proveedor Jefe de Comercializacin

ACTIVIDAD Presenta solicitud al Jefe de Comercializacin Recibe la solicitud si acepta contina el trmite, si no acepta comunica al Proveedor Si acepta la oferta, solicita al Asesor Legal la elaboracin del Convenio de Comercializacin de mercadera en Consignacin.

Asesor Legal

Elabora

el

respectivo de

Convenio Mercadera

de en

Comercializacin Consignacin

Remite al Departamento de Comercializacin el documento 4 Departamento de Comercializacin Recibe la documentacin y el convenio. Entrega la notificacin de aceptacin al proveedor. Tramita la legalizacin del Convenio con el proveedor. 5 Proveedor Recibe la notificacin de aceptacin de la oferta, si es no termina el trmite Si es aceptada su oferta, legaliza el convenio de Comercializacin Consignacin. Prepara la mercadera y entrega la mercadera en bodega de Mercadera en

105

Bodega

Recibe la mercadera en consignacin y la Nota de Entrega. Prepara el Informe de Recibo de mercadera en consignacin Entrega copia al Proveedor Entrega el original del Informe de recibido y la Nota de Entrega a Contabilidad

Contabilidad

Recibe la documentacin Contabiliza la mercadera en Consignacin en una cuenta de Orden

106

107

47.2.2. DOCUMENTOS A UTILIZARSE

SOLICITUD DEL PROVEEDOR

El proveedor interesado en comercializar con el Almacn FAE, presentar al Jefe del Departamento del Comercializacin una solicitud por medio de la cual ofrecer la mercadera a consignacin, mencionado documento especificar las caractersticas de la mercadera, cantidades y el precio.

NOTIFICACIN DE ACEPTACIN DE OFERTA

El Jefe del Departamento de Comercializacin analizar la oferta y si es conveniente, dispondr la elaboracin de la Notificacin de Aceptacin de la oferta, la misma que ser entregada al proveedor.

CONVENIO DE COMERCIALIZACION DE MERCADERA EN CONSIGANCIN

Con la finalidad de formalizar la comercializacin de la mercadera a consignacin entre el Almacn FAE y el proveedor, el Asesor Legal, previa la autorizacin del Jefe del Departamento de Comercializacin, proceder a elaborar el respectivo Convenio, el mismo que estar estructurado en conformidad con las leyes y normas vigentes.

108

NOTA DE ENTREGA DEL CONSIGNANTE

Una vez que el proveedor ha recibido la Notificacin de Aceptacin de la oferta, entregar la mercadera en la bodega del Almacn con la respectiva Nota de Entrega, la misma que deber ser preimpresa y prenumerada, adems de contener la siguiente informacin del proveedor: a. Nombre de la empresa proveedora b. RUC de la empresa proveedora c. Direccin de la empresa proveedora d. Nmero de telfono e. Nombre y nmero del documento f. Cdigo de la mercadera requerido g. Cantidad h. Descripcin de la mercadera i. Precio Unitario j. Precio Total

INFORME DE RECEPCIN DE LA MERCADERA A CONSIGNACIN

El guardalmacn luego de recibir la mercadera, preparar el respectivo Informe de Recepcin de la Mercadera en Consignacin, documento que contendr el nombre y RUC del Proveedor, la fecha de recepcin, cdigo, cantidad, detalle de la mercadera y el precio. Adems que har constar cualquier novedad si la hubiere con respecto a la recepcin de la mercadera.

109

Este documento permitir mantener un control del ingreso de la mercadera en consignacin a la vez que ser un respaldo en el registro contable. A continuacin se muestra el formato:

INFORME No. 001 DE RECEPCINDE MERCADERIA EN CONSIGNACIN EN LA BODEGA

LUGAR Y FECHA: ...................................................... Luego de haberse cumplido con todos los procedimientos legales para efectuar la adquisicin de Mercadera en Consignacin se procede a la recepcin de la misma conforme con las cantidades y especificaciones de la Nota de Entrega No.00. previamente autorizada por el Jefe de Comercializacin. correspondiente al del Proveedor ............. del cdigo L000...
CODIGO CODIGO INTERNO PROVEEDOR CANTIDAD DESCRIPCIN P.UNITARIO P.TOTAL

SUBTOTAL 12% I.V.A. TOTAL

OBSERVACIONES: . . . ELABORADO POR RECIBIDO POR

BODEGUERO

CONTABILIDAD

110

4.7.2.3.

INSTRUCTIVO DE LLENADO DE DOCUMENTOS

NOTIFICACIN DE ACEPTACIN DE LA OFERTA

La Notificacin de Aceptacin de la Oferta, elaborar el Departamento de Comercializacin previa autorizacin del Jefe, este documento ser una carta dirigida al proveedor, en la cual se presentar la aceptacin de comercializar la mercadera a consignacin.

CONVENIO

DE

COMERCIALIZACIN

DE

LA

MERCADERA

EN

CONSIGNACIN.

El Convenio de Comercializacin de la Mercadera a Consignacin, ser elaborado por el Asesor Legal, en este documento se especificara, el tiempo de duracin del convenio, el porcentaje de comisin o utilidad que percibir el Almacn FAE sobre la venta de la mercadera, el pago de lo vendido y el tipo de mercadera a comercializar, adems de las clusulas legales correspondientes.

INFORME DE RECEPCIN DE LA MERCADERA A CONSIGNACIN

De acuerdo con el formato del documento expuesto anteriormente se proceder a llenar los casilleros en blanco de la siguiente manera:

a. Lugar y fecha, en este casillero se anotar el nombre de la ciudad y la fecha de elaboracin del documento.

111

b. Texto del Informe, en este se anotar el nmero de Nota de Entrega y cdigo del Proveedor.

c. Cdigo Interno, se anotar el cdigo interno creado a cada uno de la mercaderas adquiridas.

d. Cdigo del Proveedor, se anotar el cdigo o referencia original de la mercadera

e. Cantidad, aqu se proceder a notar el nmero de artculos requeridos

f. Descripcin, en este casillero se anotar el nombre de la mercadera as como las especificaciones de la misma por ejemplo: marca, modelo, color, tallas, etc.

g. Precio Unitario, en este casillero se anotar el precio unitario de cada uno de los artculos adquiridos conforme al precio previamente acordado con el proveedor.

h. Precio Total, aqu se anotar el resultado de multiplicar las cantidades por el precio unitario de cada artculo.

i. Observaciones, en el caso de detectarse alguna novedad en la recepcin de la mercadera se har constar en referido informe.

j. Elaborado y Recibido por, en este casillero constar la firma de la persona quien elabora el Informe de Recepcin y de quien recibe la documentacin.

112

4.7.2.4.

DISTRIBUCION DE LA DOCUMENTACIN

SOLICITUD DEL PROVEEDOR

Original: Primera copia :

Departamento de Comercializacin El Proveedor

NOTIFICACIN DE ACEPTACIN DE LA OFERTA

Original: Primera copia : Segunda Copia:

El Proveedor Asesor Legal Archivo

CONVENIO

DE

COMERCIALIZACION

DE

LA

MERCADERIA

EN

CONSIGNACIN

Original: Primera copia : Segunda Copia: Tercera Copia:

Departamento de Contabilidad El Proveedor Departamento de Comercializacin Asesor Legal

NOTA DE ENTREGA DEL PROVEEDOR

Original:

Departamento de Contabilidad con el Informe de Recepcin de mercadera a consignacin.

113

Primera copia : Segunda Copia:

El Proveedor Bodega Almacn

INFORME DE RECEPCIN DE LA MERCADERIA EN CONSIGNACIN

Original: Primera Copia : Segunda Copia:

Departamento de Contabilidad Proveedor Bodega y archivo

4.7.2.5.

REGISTRO CONTABLE

El registro contable de las mercaderas en consignacin se mantendr en Cuentas de Orden Deudoras y Acreedoras.

ASIENTOS TIPOS

ADQUISICIN DE MERCADERAS EN CONSIGNACIN

ALMACENES FAE LIBRO DIARIO FOLIO No. 01 FECHA 2005 Noviembre 1 DETALLE -XInventario de Mercadera en Consignacin Mercadera en Consignacin Comitente MNM
v/. Recepcin mercadera en consignacin NM Comitente, segn Nota de Entrega No. 1260

PARCIAL

DEBE xxxxx

HABER

xxxxx xxxxx

114

4.8.

DEVOLUCION EN COMPRAS

4.8.1 DEVOLUCIN DE MERCADERAS POR COMPRA LOCAL

4.8.1.1 PROCEDIMIENTO Y FLUJOGRAMA PASO DEPARTAMENTO ACTIVIDAD

Guardalmacn

Revisar en el inventario fsico de la mercadera por compra local, si existen novedades como mercadera de baja rotacin, desperfectos de fbrica o en mal estado. Solicitar al Departamento de Comercializacin la Devolucin en Compras.

Departamento de Comercializacin

Recibe la solicitud de devolucin de mercadera por compra local. Revisa y analiza si es procedente la devolucin Autoriza y comunica al proveedor Remite la solicitud aprobada a Bodega.

Guardalmacn

Recibe la solicitud aprobada Elabora el documento de Devolucin en Compras Entrega la mercadera proveedor Recibe la Nota de Crdito del proveedor Prepara Informe de la devolucin de la mercadera y realiza el descargo de la mercadera en el sistema de inventarios.

Proveedor

Recibe la Devolucin en Compras Retira la mercadera de la bodega del almacn Remite la respectiva Nota de Crdito.

115

Contabilidad

Recibe la Nota de Crdito y el documento original de Devolucin en Compras. Contabiliza la Devolucin en Compras contra la cuenta por pagar proveedores.

116

117

4.8.1.2. DOCUMENTO A UTILIZARSE (FORMATO)

SOLICITUD DE DEVOLUCION DE MERCADERA POR COMPRA LOCAL

La Solicitud de Devolucin de mercadera por Compra Local, la realizar el guardalmacn una vez que ha revisado s existe mercadera que no se encuentre en condiciones de ser vendida, como es el caso de la mercadera con daos de fbrica o mal estado, as tambin se reportar la mercadera de baja rotacin.

La Solicitud de Devolucin por Compra Local especificar, el nombre del Proveedor, el cdigo, cantidad, descripcin y precio de la mercadera, as como indicar el motivo de la devolucin.

A continuacin se expone el formato de la Solicitud de Devolucin de Mercadera por Compra Local.

118

SERVICIO SOCIAL FAE

ALMACEN FAE
Direccin: Pasaje Enrique Iturralde s/n Avc. De la Prensa Telfs: 2448 108 / 2445 039 / 2445 043 Fax: 2444 973

SOLICITUD DE DEVOLUCIN DE MERCADERIA POR COMPRA LOCAL

Lugar y fecha: Solicitado por: Aprobado por: Proveedor: CODIGO .................................................................. Sr................................................................. Sr................................................................ ................................................................. DESCRIPCION CANT P.UNIT P.TOTAL OBSERVACIONES

No. 0001

....................... ........................ ........................ ........................ ........................ ........................ ........................ ........................ ........................ ........................ ........................
SUBTOTAL

IVA TOTAL ..................... ELABORADO

........... APROBADO

DOCUMENTO DE DEVOLUCIN DE MERCADERA POR COMPRA LOCAL

Una vez revisada y aprobada la Solicitud de Devolucin de Mercadera por Compra Local, por el Departamento de Comercializacin, el guardalmacn proceder a elaborar el documento de Devolucin de Mercadera por Compra Local, referido documento estar estructurado conforme al formato establecido en el sistema informtico de control

119

de inventarios el cual tendr una numeracin secuencial y contendr bsicamente la siguiente informacin:

a. Nombre y nmero del documento b. Fecha y hora c. Detalle del motivo por el cual se genera la devolucin d. Nombre del Proveedor e. Cdigo o referencia de los artculos f. Descripcin de la mercadera g. Cantidad h. Precio Unitario de Costo y Venta i. Precio Total de Costo y Venta j. Firmas de quien entrega y quien recibe

NOTA DE CRDITO DEL PROVEEDOR

Una vez comunicado al proveedor que se le va ha proceder a realizar la devolucin de mercadera, el proveedor despus de verificar el estado de la misma procede retirar la mercadera y a su vez emitir la respectiva Nota de Crdito, referido documento deber contener todos los requisitos exigidos por el Servicio de Rentas Internas ya que, se constituir en el respaldo contable, que justificar el descuento por devolucin en compras que se realizar al proveedor

120

INFORME DE DEVOLUCIN DE MERCADERA POR COMPRA LOCAL

El Informe de Devolucin de Mercadera por Compra Local, lo elaborar el guardalmacn, luego de entregar o devolver la mercadera al proveedor y de haber realizado el descargo de la mercadera en el sistema de inventarios, este documento que contendr el Nombre y RUC del Proveedor, la fecha de entrega, cdigo, cantidad, descripcin y precio de la mercadera, adems que especificar el motivo de la devolucin.

4.8.1.3 INSTRUCTIVO DE LLENADO DE DOCUMENTOS

SOLICITUD DE DEVOLUCIN DE MERCADERIA POR COMPRA LOCAL

De acuerdo con el formato del documento expuesto anteriormente se proceder a llenar los casilleros en blanco de la siguiente manera:

a. Lugar y fecha, se anotar el nombre de la ciudad y la fecha de elaboracin del documento.

b. Solicitado por, aqu se anotar el nombre del guardalmacn quien solicita la devolucin y es el responsable de la mercadera en bodega

c. Aprobado por, se anotar el nombre de la persona quien asume la responsabilidad de revisar y aprobar la devolucin de la mercadera Comercializacin) (Jefe del Departamento de

121

d. Proveedor, en este casillero se anotar el nombre del proveedor al cual se le proceder a realizar la devolucin

e. Cdigo, aqu se anotar la referencia que identifica la mercadera que es objeto de la devolucin.

f. Descripcin, en este casillero se anotar el nombre de la mercadera as como las especificaciones de la misma por ejemplo: marca, modelo, color, tallas, etc.

g. Cantidad, aqu se proceder a notar el nmero de artculos requeridos

h. Precio Unitario, en este casillero se anotar el precio unitario de cada uno de los artculos adquiridos conforme al Pedido de Compra y el precio previamente acordado con el proveedor.

i. Precio Total, aqu se anotar el resultado de multiplicar las cantidades por el precio unitario de cada artculo.

j. Elaborado y Aprobado, en este casillero constar la firma de la persona quien elabora el documento de Devolucin en Compras y de quien aprueba la misma.

122

DOCUMENTO DE DEVOLUCIN DE MERCADERA POR COMPRA LOCAL

En el sistema informtico de control de los inventarios, se ingresar en cada uno de los campos, los datos requeridos por el sistema para generar el documento de Devolucin en Compras.

a. Nombre del documento, el sistema imprimir automticamente el nombre del documento Devolucin a Cliente.

b. Nmero del documento, el sistema informtico generar la numeracin secuencial de las devoluciones a cliente que se realicen.

c. Fecha y hora. en esta casilla se imprimir la fecha y hora en la que se elabora el documento.

d. Detalle del motivo de la devolucin, aqu se indicar el motivo por el cual se gener la devolucin.

e. Nombre del Proveedor, se especificar el nombre del Proveedor de la mercadera devuelta.

f. Tipo de mercadera, en este casillero se especificar el tipo: Mercadera para stock o Mercadera en Consignacin.

123

g. Cdigo de la mercadera, se anotar en este casillero el cdigo que identifica a la mercadera.

h. Descripcin de la mercadera, aqu se anotar el nombre y caractersticas de la mercadera devuelta.

i. Cantidad, se anotar el nmero o la cantidad de los artculos devueltos.

j. Precio unitario de costo, este documento constar de una columna con el valor unitario de la mercadera a precio de costo, informacin que permitir el registro contable.

k. Precio total de costo, este documento constar de una columna con el valor total de la mercadera a precio de costo, informacin que permitir el registro contable.

l. Firma y nombre de la persona que entrega y recibe conforme la mercadera devuelta, el guardalmacn luego de entregar la mercadera firmar el entrega conforme y el proveedor quien recibe la mercadera firmar en recib conforme.

NOTA DE CRDITO DEL PROVEEDOR

La Nota de Crdito del Proveedor, ser llenada por el proveedor de conforme los requisitos exigidos por el Servicio de Rentas Internas para su emisin y validez.

124

INFORME DE DEVOLUCIN DE MERCADERA POR COMPRA LOCAL

El guardalmacn luego de devolver la mercadera al proveedor, preparar el respectivo Informe de Devolucin de Mercadera por Compra Local, en referido informe detallar la fecha, el proveedor, la cantidad, cdigo, descripcin y el valor de la mercadera, as como adjuntar el Documento de Devolucin de Mercadera por Compra Local, generado por el sistema y la Nota de Crdito entregada por el proveedor, todos los documentos debidamente legalizados.

4.8.1.4. DISTRIBUCIN DE LA DOCUMENTACIN

SOLICITUD DE DEVOLUCIN DE MERCADERA POR COMPRA LOCAL

Original: Primera copia: Segunda copia:

Departamento de Comercializacin Bodega Central Archivo

DOCUMENTO DE DEVOLUCIN DE MERCADERA POR COMPRA LOCAL

Original: Primera Copia: Segunda copia:

Departamento de Contabilidad Proveedor Archivo, Bodega Central

125

NOTA DE CREDITO PROVEEDOR

Original: Primera Copia: Segunda copia:

Departamento de Contabilidad Proveedor Archivo, Bodega Central

INFORME DE DEVOLUCIN DE MERCADERIA POR COMPRA LOCAL

Original: Primera Copia: Segunda copia:

Departamento de Contabilidad Proveedor Bodega Central, archivada conjuntamente con la solicitud y la devolucin en compras

4.8.1.5 REGISTRO CONTABLE

Conforme a las polticas contables, el sistema de control para los inventarios utilizado por el Almacn FAE es el Sistema de Cuenta Mltiple o de Inventario Peridico, razn por la cual al realizar el registro de las devoluciones de mercaderas por compra local, se proceder a cargar directamente a la cuenta DEVOLUCION EN COMPRAS.

ASIENTO TIPO

126

DEVOLUCIN DE MERCADERIA POR COMPRA LOCAL

ALMACENES FAE LIBRO DIARIO FOLIO No. 01 FECHA 2005 Noviembre 8 Bancos (Cuentas por Pagar) Devolucin en compras IVA en compras
v/. Devolucin de mercadera por compra local, segn Nota de Crdito No. 0015

DETALLE -X-

DEBE xxxx xxxx

HABER

xxxx xxx

127

4.8.2. DEVOLUCIN DE MERCADERA EN CONSIGNACIN

4.8.2.1 PROCEDIMIENTO Y FLUJOGRAMA PASO 1 DEPARTAMENTO Guardalmacn devolucin de ACTIVIDAD Solicita al Departamento de Comercializacin la la mercadera dejada en consignacin, por encontrarse en mal estado, daada o de baja rotacin 2 Departamento de Comercializacin Recibe Solicitud de Devolucin de Mercadera en Consignacin Revisa el motivo de la devolucin y autoriza Remite la solicitud autorizada al guardalmacn y comunica al Proveedor 3 Guardalmacn Recibe la solicitud autorizada Devuelve la mercadera al Proveedor Recibe la Nota de Crdito del Proveedor Prepara el Informe de Devolucin de Mercadera en Consignacin Entrega copia al Proveedor Entrega el original del Informa de Devolucin de Mercadera en Consignacin y la Nota de Crdito a Contabilidad. 4 Proveedor Retira la mercadera de la bodega Entrega una Nota de Crdito 5 Contabilidad Recibe la documentacin Contabiliza la devolucin, disminuyendo de la cuenta de Orden Mercaderas en Consignacin. Archiva la documentacin

128

129

4.8.2.2. DOCUMENTOS A UTILIZARSE

SOLICITUD DE DEVOLUCIN DE MERCADERIA EN CONSIGNACIN

El guardalmacn revisar la mercadera en consignacin que se encuentra fsicamente en las bodegas y que esta daada o en mal estado y/o de baja rotacin, determinando estas novedades procede a realizar una Solicitud de Devolucin de Mercadera en Consignacin, mediante la cual solicitar al Departamento del Comercializacin la autorizacin para devolver la mercadera al Proveedor, mencionado documento especificar las cantidades y caractersticas de la mercadera, as como el precio.

NOTA DE CREDITO DEL PROVEEDOR

Una vez que el proveedor ha sido que se le proceder a realizar la devolucin de la mercadera dejada en consignacin, retirar de la Bodega del Almacn la mercadera y entregar la respectiva Nota de Crdito, la misma que deber tener todos los requisitos exigidos por el SRI.

INFORME DE DEVOLUCIN DE MERCADERA A CONSIGNACIN

El Informe de Devolucin de Mercadera en Consignacin, ser elaborado por el guardalmacn, este documento especificar en detalle el motivo de la devolucin, adems de indicar la cantidad y caractersticas de la mercadera devuelta.

130

Este Informe permitir al Departamento de Contabilidad llevar un control adecuado de los movimientos de la Mercadera en Consignacin.

4.8.2.3. INSTRUCTIVO DE LLENADO DE DOCUMENTOS

SOLICITUD DE DEVOLUCIN DE MERCADERIA EN CONSIGNACIN

El guardalmacn detallar en la solicitud, el Nombre y RUC del proveedor, el cdigo, cantidad, caractersticas y precio de la mercadera que debe ser devuelta al proveedor, adems indicar el estado de la misma y los motivos que genera la devolucin.

NOTA DE CREDITO DEL PROVEEDOR

La Nota de Crdito, ser elaborado y llenada por el proveedor, conforme a lo requisitos exigidos por el Servicio de Rentas Internas.

INFORME DE DEVOLUCIN DE MERCADERA A CONSIGNACIN

El guardalmacn luego de entregar la mercadera, preparar el respectivo Informe de n preparar el respectivo Informe de Devolucin de Mercadera en Consignacin, documento en el cual detallar el Nombre y RUC del Proveedor, la fecha de la devolucin, cdigo, cantidad, descripcin y precio de la mercadera. Adems que especificar el motivo por el cual se procede a realizar la devolucin.

131

4.8.2.4. DISTRIBUCIN DE LA DOCUMENTACIN

SOLICITUD DE DEVOLUCIN DE MERCADERIA EN CONSIGNACIN

Original: Primera copia:

Departamento de Comercializacin Bodega Central, archivo

NOTA DE CREDITO PROVEEDOR

Original: Primera Copia: Segunda copia:

Departamento de Contabilidad Proveedor Archivo, Bodega Central

INFORME DE DEVOLUCIN DE MERCADERIA EN CONSIGNACIN

Original: Primera Copia: Segunda copia:

Departamento de Contabilidad Proveedor Bodega Central, archivada conjuntamente con la solicitud y la devolucin en compras.

4.8.2.5. REGISTRO CONTABLE

Las devoluciones de la mercadera en consignacin se registrarn contablemente con cargo a las Cuentas de Orden

132

ASIENTOS TIPOS

DEVOLUCIN DE MERCADERAS EN CONSIGNACIN

ALMACENES FAE LIBRO DIARIO FOLIO No. 01 FECHA 2005 NOV Comitente MNM Inventario Mercadera en Consignacin
v/. Devolucin de mercadera en consignacin NM Comitente, segn Nota de Crdito No. 0026

DETALLE -X12 Mercadera en Consignacin

PARCIAL

DEBE xxxxx

HABER

xxxx xxxxx

133

4.9.

EGRESO DE MERCADERIAS DE BODEGA AL ALMACN

4.9.1.

EGRESO DE BODEGA DE MERCADERIAS DE COMPRA LOCAL AL ALMACN

4.9.1.1. PROCEDIMIENTO Y FLUJOGRAMA

PASO

DEPARTAMENTO

ACTIVIDAD

Bodega

Una vez recibida la mercadera de la Compra Local, solicitar al Almacn rea de ventas, una Srta. Vendedora para que sea la responsable de la custodia y manejo de la mercadera de compra local. Procedern ejecutar dentro del sistema de inventarios el movimiento de transferencia de la mercadera de compra local y generar el Egreso de Bodega al Almacn Despacha la mercadera al rea de ventas.

Almacn rea de ventas

Recibe la mercadera, verifica cantidad, cdigos y el estado fsico de la misma. Ser responsable de la custodia y del buen manejo de la mercadera. Legaliza el Egreso de Bodega y entrega al guardalmacn

Bodega

Recibe el Egreso de Bodega de la mercadera de compra local, debidamente legalizado por la vendedora.

134

Entrega a Contabilidad el original del Egreso de Bodega. 4 Departamento de Contabilidad Recibe el original del Egreso de Bodega debidamente legalizados. Registra en los auxiliares de la cuenta Inventarios, disminuyendo del Inventario Bodega Central e incrementado el Inventario del Almacn.

135

136

4.9.1.2 DOCUMENTOS A UTILIZARSE

EGRESO DE BODEGA DE MERCADERIA DE COMPRA LOCAL AL ALMACEN

El guardalmacn ejecutar en el sistema informtico de inventarios el movimiento de transferencia de la mercadera de compra local de la Bodega hacia el Almacn y se generar automticamente el documento de Egreso de Bodega de Mercadera de Compra Local al Almacn, este documento tendr el formato diseado en el sistema y contendr la siguiente informacin:

a. Lugar y Fecha b. Nombre del Proveedor c. Cdigo del Proveedor d. Vendedor e. Cantidad f. Cdigo de los artculos g. Descripcin de la mercadera h. Precio Unitario i. Precio Total j. Firma de la persona que entrega y recibe conforme la mercadera

137

4.9.1.3

INSTRUCTIVO DE LLENADO

EGRESO DE BODEGA DE MERCADERIA DE COMPRA LOCAL

El guardalmacn digitar la informacin que el sistema de inventarios requiera para procesar el documento de Egreso de Bodega y se llenar los siguientes casilleros:

a. Lugar y Fecha, aqu se anotar el lugar y fecha de elaboracin del documento

b. Nombre del Proveedor, en este casillero de pondr el nombre del Proveedor

c. Cdigo del Proveedor, se anotar en este casillero el cdigo que el Almacn le asignado como proveedor.

d. Vendedor, en este casillero se anotar el nombre de la vendedora o impulsadora que ser responsable de la custodia y el buen manejo de la mercadera.

e. Cantidad, aqu se anotar el nmero de unidades que son requeridas para la venta.

f. Cdigo de los artculos, Considerando que los artculos tienen asignados un cdigo o referencia para la facturacin, se anotar en este casillero el cdigo de cada uno.

138

g. Descripcin de la mercadera, en este casillero se anotar el nombre de los artculos que son transferidos al rea de ventas.

h. Precio Unitario, se anotar el precio de unitario de costo y venta de cada uno de los artculos que sern transferidos al rea de ventas del Almacn.

i. Precio Total, en este casillero de anotar el resultado de multiplicar la cantidad con el precio unitario de cada artculo.

j. Firma de la persona quien entrega y recibe, aqu constar la firma de la persona quien entrega y recibe conforme la mercadera (guardalmacn y vendedora)

4.9.1.4. DISTRIBUCIN DE LA DOCUMENTACIN

EGRESO DE BODEGA DE MERCADERIA DE COMPRA LOCAL

Original: Primera Copia: Segunda copia:

Departamento de Contabilidad Vendedor Guardalmacn

139

4.9.1.5. REGISTRO CONTABLE

Los Egresos de Bodega de Mercadera de Compra Local ser registradas contablemente con cargo a las cuentas auxiliares de Inventarios de Mercadera Bodega contra Inventarios de Mercadera Almacn

ASIENTOS TIPOS

EGRESO DE BODEGA DE MERCADERIA DE COMPRA LOCAL

ALMACENES FAE LIBRO DIARIO FOLIO No. 01 FECHA 2005 NOV DETALLE -X12 Inventario de Mercaderas Almacn Inventario de Mercaderas Bodega
v/.Registro del Egreso de Bodega de la mercadera por compra local segn Comp. No. 007

PARCIAL

DEBE xxxxx

HABER

xxxxx

140

4.9.2. EGRESO DE BODEGA DE MERCADERIA EN CONSIGNACIN, AL ALMACN

4.9.2.1. PROCEDIMIENTO Y FLUJOGRAMA

PASO 1

DEPARTAMENTO Almacn rea de ventas

ACTIVIDAD Preparar la Solicitud de Mercadera en Consignacin para la Venta Entregar a la Bodega Central

Bodega

Recibe

la

Solicitud

de

Mercadera

en

Consignacin para la Venta. Revisa el stock en bodega de la mercadera solicitada Prepara la mercadera Procedern ejecutar dentro del sistema de inventarios el movimiento de transferencia de la Mercadera en Consignacin y generar el Egreso de Bodega Despacha la mercadera al rea de ventas a las diferentes Srtas. Impulsadoras o Vendedoras. Entrega el documento de Egreso de Bodega 3 Almacn rea de ventas Recibe la mercadera, verifica cantidad,

cdigos y el estado fsico de la misma. Ser responsable de la custodia y del buen manejo de la mercadera. Legaliza el Egreso de Bodega y entrega al guardalmacn

141

Bodega

Recibe el Egreso de Bodega de Mercadera en Consignacin debidamente legalizado por las vendedoras. Prepara el Informe del movimiento de Mercadera en Consignacin Entrega a Contabilidad el original del informe y los egresos de bodega de la mercadera en consignacin.

Departamento de Contabilidad

Recibe

la

documentacin

debidamente

legalizados Realizar un control del movimiento de la Cuenta Mercaderas en Consignacin.

142

143

4.9.2.2 DOCUMENTOS A UTILIZARSE (FORMATO)

SOLICITUD DE MERCADERIA EN CONSIGNACIN PARA LA VENTA

Las vendedoras y/o impulsadoras solicitar a la Bodega Central el reabastecimiento de las mercaderas en consignacin de alta rotacin, para lo cual debern elaborar una Solicitud de Mercadera para la Venta, este documento contendr informacin: la siguiente

a. Lugar y Fecha b. Nombre del Proveedor c. Cdigo del Proveedor d. Vendedor e. Cantidad f. Cdigo de los artculos g. Descripcin de la mercadera h. Firma de la persona que solicita la mercadera i. Firma de la persona que aprueba la solicitud

144

SERVICIO SOCIAL FAE

ALMACEN FAE
Direccin: Pasaje Enrique Iturralde s/n Avc. De la Prensa Telfs: 2448 108 / 2445 039 / 2445 043 Fax: 2444 973

SOLICITUD DE MERCADERIA PARA LA VENTA No.

LUGAR y FECHA PROVEEDOR CODIGO DE PROVEEDOR:.................................... VENDEDOR
CANTIDAD CODIGO DESCRIPCION

0001

SOLICITADO

APROBADO

....... VENDEDOR

..................................... SUPERVISOR BODEGA

EGRESO DE BODEGA DE MERCADERIA EN CONSIGNCIN AL ALMACEN

Revisado el stock de la mercadera requerida, el guardalmacn, proceder a ejecutar en el sistema informtico de inventarios, la transferencia de la Mercadera en Consignacin de la Bodega hacia el Almacn y se generar automticamente el documento de Egreso

145

de Bodega de la Mercadera a Consignacin al Almacn, referido documento contendr, la siguiente informacin:

a. Lugar y Fecha b. Nombre del Proveedor c. Cdigo del Proveedor d. Vendedor e. Cantidad f. Cdigo de los artculos g. Descripcin de la mercadera h. Precio Unitario i. Precio Total j. Firma de la persona quien entrega y recibe conforme la mercadera

4.9.2.3.

INSTRUCTIVO DE LLENADO

SOLICITUD DE MERCADERIA EN CONSIGNACIN PARA LA VENTA

La Solicitud de Mercadera en Consignacin para la Venta, ser preparado por las vendedoras o impulsadoras del Almacn, este documento ser preimpreso y prenumerado, lo que permitir llevar un control de los movimientos de mencionada mercadera, ser llenado conforme al formato anteriormente expuesto

a. Lugar y Fecha, aqu se anotar el lugar y fecha de elaboracin del documento

146

b. Nombre del Proveedor, en este casillero de pondr el nombre del Proveedor

c. Cdigo del Proveedor, se anotar en este casillero el cdigo que el Almacn le asignado como proveedor.

d. Vendedor, en este casillero se anotar el nombre de la vendedora o impulsadora que ser responsable de la custodia y el buen manejo de la mercadera.

e. Cantidad, aqu se anotar el nmero de unidades que son requeridas para la venta.

f. Cdigo de los artculos, Considerando que los artculos tienen asignados un cdigo o referencia para la facturacin, se anotar en este casillero el cdigo de cada uno.

g. Descripcin de la mercadera, en este casillero se anotar el nombre de los artculos que son transferidos al rea de ventas.

h. Firma de la persona que solicita la mercadera, firmar la vendedora que realiza el requerimiento de mercadera para la venta.

i. Firma de la persona que solicita la mercadera, firmar el Supervisor de la Bodega autorizando el requerimiento.

147

EGRESO DE BODEGA DE LA MERCADERIA EN CONSIGNACIN

El guardalmacn digitar en el sistema de inventarios la informacin solicitada para elaborar el Egreso de la Bodega de la Mercadera en Consignacin se llenarn automticamente la siguiente manera:

a. Lugar y Fecha, aqu se anotar el lugar y fecha de elaboracin del documento

b. Nombre del Proveedor, en este casillero de pondr el nombre del Proveedor

c. Cdigo del Proveedor, se anotar en este casillero el cdigo que el Almacn le asignado como proveedor.

d. Vendedor, en este casillero se anotar el nombre de la vendedora o impulsadora que ser responsable de la custodia y el buen manejo de la mercadera.

e. Cantidad, aqu se anotar el nmero de unidades que son requeridas para la venta.

f. Cdigo de los artculos, Considerando que los artculos tienen asignados un cdigo o referencia para la facturacin, se anotar en este casillero el cdigo de cada uno.

g. Descripcin de la mercadera, en este casillero se anotar el nombre de los artculos que son transferidos al rea de ventas.

148

h. Precio Unitario, se anotar el precio de unitario de cada uno de los artculos que sern transferidos al rea de ventas del Almacn.

i. Precio Total, en este casillero de anotar el resultado de multiplicar la cantidad con el precio unitario de cada artculo.

j. Firma de las personas que entregan conforme la mercadera, en este casillero el guardalmacn proceder a legalizar el documento.

k. Firma de las personas que recibe la mercadera, en este casillero la vendedora legalizar el documento que esta de acuerdo con la recepcin de la mercadera.

4.9.2.5.

DISTRIBUCIN DE LA DOCUMENTACIN

SOLICITUD DE MERCADERIA EN CONSIGNACIN PARA LA VENTA

Original: Primera copia: Segunda copia:

Bodega Central del Almacn Vendedora y/o impulsadora Archivo

149

EGRESO DE BODEGA DE LA MERCADERIA EN CONSIGNACIN AL ALMACEN

Original: Primera Copia: Segunda copia:

Departamento de Contabilidad Vendedora y/o impulsadora Archivo, Bodega Central Almacn

4.9.2.5. REGISTRO CONTABLE

Los Egresos de Bodega de Mercadera en Consignacin ser registradas contablemente con cargo a las cuentas de orden auxiliares de la Mercadera en Consignacin

ASIENTOS TIPOS

EGRESO DE BODEGA DE MERCADERIA EN CONSIGNACIN

ALMACENES FAE LIBRO DIARIO FOLIO No. 01 FECHA 2005 NOV DETALLE -X12 Inventario de Mercaderas en Consig. Almacn Inv. Mercaderas en Consig. Bodega
v/.Registro del Egreso de Bodega de la mercadera en Consignacin segn Comp.No. 007

PARCIAL

DEBE xxxxx

HABER

xxxxx

150

4.10. 4.10.1. 4.10.1.1. PASO 1

VENTAS VENTAS DE LA MERCADERIA DE COMPRA LOCAL PROCEDIMIENTO Y FLUJOGRAMA DEPARTAMENTO Clientes Almacn ACTIVIDAD El cliente solicita a la vendedora la mercadera exhibida Escoge el artculo, si desea realiza la compra, si no desea termina el proceso Se acerca a la caja a cancelar su compra Recibe la Nota de Venta o Factura de los artculos adquiridos Entrega la copia de la Nota de Venta o Factura a la vendedora Retira la mercadera comprada

Ventas Almacn

Exhibir la Mercadera por Compra Local en las diferentes secciones de ventas del almacn. Atendern el requerimiento de los clientes Ingresarn en el sistema para la facturacin el cdigo asignado a la mercadera por compra local Recibir la copia de la factura del cliente Entregar la mercadera adquirida por el cliente.

Caja o Facturacin

Ingresa el nmero de cdula del cliente Proceder a facturar la mercadera previamente ingresada por la vendedora (Mercadera por Compra Local) Realizar el cobro de los valores de la venta de la mercadera Registrar en el sistema de facturacin los valores recibidos en efectivo, crditos personal o tarjetas de

151

crditos Entregar la nota de venta o factura original y la copia al cliente. Realizar el cierre de caja de los valores recaudados en el da. Elaborar el Reporte Diario de Cierre de Caja Supervisora de Cajas Imprime los Reportes de Cierre de cada una de las Cajas generado por el sistema de facturacin. Realiza el cuadre de caja, es decir compara el reporte del sistema con la informacin entregada por la cajera de los valores recaudados en el da. Imprime el Reporte de Ventas de la Mercadera por Compra Local generado por el sistema de inventarios Realiza el Cuadre con las secciones de ventas Preparar el Informe de los Valores Recaudados en Cajas y de las Ventas de la Mercadera por Compra Local Entregar al Departamento de Contabilidad el Informe de los Valores Recaudados en Caja y Ventas de la Mercadera por Compra Local conjuntamente con los cierres de las cajas al para el registro y control respectivo. Departamento Contabilidad Recibir la documentacin original entregada por la Supervisora de Cajas Verificar que los valores recaudados en efectivo, cheques, comprobantes de crdito y tarjetas de crdito, sean los correctos una vez comparados con el reporte del sistema y registra Registrar las Ventas de la Mercadera por Compra Local con cargo a la cuenta Ventas. Archiva la documentacin.

152

153

4.10.1.2. DOCUMENTOS A UTILIZARSE

NOTA DE VENTA

La Nota de Venta ser impresa automticamente por el Sofware de Facturacin, el mismo que ha sido previamente autorizado por el Servicio de Rentas, y cumple con todos los requisitos legales vigentes para su emisin.

Las Notas de Ventas son entregadas a nuestros clientes como consumidores finales en la operacin comercial, documento que respalda la venta

El Almacn FAE cuenta tambin con libretines de Facturas preimpresas debidamente autorizadas por el SRI, en caso de ventas a instituciones que requieran de las mismas para justificar sus compras.

REPORTE DIARIO DE CAJA

El Reporte Diario de Cierre de Caja consiste en un documento preimpreso y prenumerado, que le permite a la cajera reportar los valores recaudados en efectivo, cheques, comprobantes de crdito y vouchers de tarjetas de crdito de las ventas realizadas en el da.

Este documento permitir al Departamento de Contabilidad llevar un control y registro de los ingresos por ventas.

154

La cajera proceder a llenar el Reporte Diario de Caja, en cual anotar en detalle todos los valores recaudados en el da y contendr la siguiente informacin:

a. Fecha y Hora b. Nombre de la cajera c. Nmero de la Caja d. Detalle de las nominaciones de los billetes e. Nmero y valor total de cheques f. Nmero y valor total de los crditos personales g. Nmero y valor total de las tarjetas de crdito h. Subtotal y Total i. Casillero para el detalle de los cheques recibidos j. Observaciones k. Firma cajera y supervisora

A continuacin se expone el formato para realizar el cierre de caja:

155

SERVICIO SOCIAL FAE

ALMACEN FAE QUITO REPORTE DIARIO DE CAJA

No. 00001
FECHA: RESPONSABLE: CAJA No. DESCRIPCION 1. DETALLE DEL EFECTIVO a) EFECTIVO: BILLETES USD.$ USD.$ USD.$ USD.$ MONEDAS USD.$ USD.$ SUBTOTAL b). DOCUMENTOS: CHEQUES: ................................................. CREDITOS:.................................................. VOUCHER: .................................................. OTROS : ................................................... TOTAL DOCUMENTOS TOTAL GENERAL DETALLE DE CHEQUES RECIBIDOS BANCO .................... .................... .................... .................... CTA.CTE VALOR PROPIETARIO ............................ ............................ ............................ ............................ VISA DINERS MASTER NEXO OTRAS TOTAL OBSERVACIONES: ............................................................................................................................................ ........................................................................................................................................... ................................. CAJERA ................................... SUPERVISORA TOTAL $........... $............. $............. $............. $............. $............. ................. $............. ................ $............. ................. $............. ................ $............. .................. .................. .................. .................. USD........... USD........... USD........... USD........... USD........ USD.$ ............... DETALLE TARJETAS VALOR 50,00 .................. 20,00 .................. 10,00 .................. 5,00 .................. 1,00 .................. CTVS. .................. USD........... USD........... USD........... USD........... USD........... USD........... USD......... VALORES CANTIDAD PACIAL TOTAL HORA:

156

REPORTE DE CIERRE DE CAJA DEL SISTEMA DE FACTURACIN

El reporte de cierre de caja emitido por el sistema de facturacin dar un resumen del total de ventas de cada una de las secciones del almacn, el total de la caja ser detallado en valores cobrados en efectivos, cheques, comprobantes de crdito y tarjetas de crdito, este documento servir para comprar la informacin reportada por la cajera y permitir determinar faltantes o sobrantes en las recaudaciones por ventas.

REPORTE DE VENTAS DE MERCADERIA POR COMPRA LOCAL DEL SISTEMA DE INVENTARIOS

El Reporte de Ventas de Mercadera por Compra Local, ser emitido por el sistema de control de inventarios, es documento detallar las ventas de esta mercadera por secciones y proveedores a precio de venta a dems de desglosar el IVA en ventas, informacin que permitir al Departamento de Contabilidad mantener identificar el monto vendido de la mercadera por compra local.

INFORME DE VALORES RECAUDADOS Y VENTAS

La Supervisora de Cajas del Almacn elaborar el Informe de los Valores Recaudados y Ventas, este documento dar un resumen de los valores recaudados en el da, en efectivo, cheques, crdito personal y voucher de tarjetas de crdito, de todas las cajas del Almacn FAE, as como resumir las ventas de la Mercadera por Compra Local que ha realizado el Almacn. Esta informacin le permitir al Departamento de

157

Contabilidad registrar los ingresos por ventas diarios y mantener una planificacin del disponible.

4.10.1.3. INSTRUCTIVO DE LLENADO DE DOCUMENTOS

NOTA DE VENTA

El cajero proceder a ingresar los datos requeridos por el sistema de facturacin y una vez que se ha procesado la informacin, la Nota de Venta ser impresa y llenada automticamente por el sistema de Facturacin cumplimiento con todos los requisitos legales exigidos por el Servicio de Rentas Internas.

REPORTE DIARIO DE CAJA

La cajera proceder a llenar el Formulario de Cierre de Caja, en cual anotar en detalle todos los valores recaudados en el da y contendr la siguiente informacin:

a. Fecha y Hora, en este casillero se anotar la fecha y hora de la elaboracin del documento.

b. Nombre de la cajera, se anotar el nombre de la cajera responsable de las recaudaciones de los valores durante ese da.

158

c. Nmero de la Caja, los puntos de venta y facturacin se encuentran identificados con un nmero, el cual se anotar en este casillero

d. Detalle de las nominaciones de los billetes, una vez que la cajera, ha realizado el conteo del dinero en efectivo recaudado, proceder a contabilizar por cada una de las denominaciones de los mismos.

e. Nmero y valor total de cheques, aqu se anotar el nmero total de cheques recibidos y el valor.

f. Nmero y valor total de los crditos personales, aqu se anotar el nmero total de crditos y el valor correspondiente.

g. Nmero y valor total de las tarjetas de crdito, aqu se anotar el nmero total de vouchers por tarjeta de crditos recibidos y el valor correspondiente.

h. Total, se anotar el resultado de sumar los valores del efectivo, cheques, comprobantes de crdito y vouchers.

i. Casillero para el detalle de los cheques recibidos, se anotar en detalle los cheques recibidos, informacin que constar del Banco emisor de cheque, nmero de cuenta, valor de cheque y el nombre de persona que giro el cheque.

159

j. Observaciones, en este casillero se anotar cualquier novedad que suceda en el cuadre de caja, como puede ser un faltante o sobrante de valores.

k. Firma cajera y supervisora, aqu constar la firma de la cajera quien es responsable de la informacin proporcionada y la de Supervisora del almacn quien ejecutar el control del procedimiento de cierre de caja.

REPORTE DE CIERRE DE CAJA DEL SISTEMA DE FACTURACIN

Al final del da la Supervisora de Cajas procesar la informacin en el sistema de facturacin y se emitir automticamente el respectivo Reporte de Cierre de de cada una de las caja, este reporte se imprimir de forma detallada las ventas realizadas en cada una de las secciones del Almacn y totalizar los valores recaudados en efectivo, cheques, crditos personales o tarjetas de crdito, informacin que ser compararn con los valores recaudados por la cajera.

REPORTE DE VENTAS DE MERCADERIA POR COMPRA LOCAL DEL SISTEMA DE INVENTARIOS

La Supervisora de Cajas procesar la informacin del sistema de control de inventarios con la finalidad de obtener el Reporte de Ventas de Mercadera por Compra Local, referido reporte se imprimir automticamente y detallar y totalizar las ventas de la mercadera por compra local por secciones y proveedores a precio de venta.

160

INFORME DE VALORES RECAUDADOS EN CAJAS Y VENTAS DE LA MERCADERA POR COMPRA LOCAL

El Informe de los Valores Recaudados en Cajas y Ventas de la Mercadera por Compra Local, ser elaborado por la Supervisora de Cajas del Almacn, en base a los reportes obtenidos del sistema informtico de facturacin y de inventarios, en referido informe resumir los valores totales recaudados por las cajas en el da.

4.10.1.4. DISTRIBUCIN DE LA DOCUMENTACIN

NOTA DE VENTA

La Factura o Nota de venta se imprimir en original y dos copias

Original: Primera Copia: Segunda copia:

Cliente Cajera Vendedora o impulsadora

REPORTE DIARIO DE CIERRE DE CAJA

Original: Primera Copia:

Departamento de Contabilidad Supervisora de Cajas

161

Segunda Copia:

Cajera

REPORTE DE CIERRE DE CAJA DEL SISTEMA DE FACTURACIN

Original: Primera Copia: Segunda Copia: Tercera Copia:

Departamento de Contabilidad Supervisora de Cajas Secciones de ventas. Cajera

REPORTE DE VENTAS DE MERCADERIA POR COMPRA LOCAL DEL SISTEMA DE INVENTARIOS

Original: Primera Copia: Segunda Copia:

Departamento de Contabilidad Supervisora de Cajas Departamento de Comercializacin

INFORME DE VALORES RECAUDADOS EN CAJA Y VENTAS DE LA MERCADERA POR COMPRA LOCAL

Original: Primera Copia: Segunda Copia :

Departamento de Contabilidad Supervisora de Cajas conjuntamente con el cierre de caja Archivo

162

4.10.1.5. REGISTRO CONTABLE

El total de los valores recaudados por las ventas diarias son contabilizados con cargo a las cuentas segn la forma de pago como son: Bancos, Cuentas por Cobra y Documentos por Cobrar contra la Cuenta Ventas y el IVA en Ventas.

ASIENTOS TIPOS

VENTAS DE MERCADERIA

ALMACENES FAE LIBRO DIARIO FOLIO No. 01 FECHA 2005 NOV 30 Bancos Cuentas por Cobrar Documentos por Cobrar Ventas IVA en Ventas
v/.Registro Ventas Mercaderas Compra Local, segn Reporte Diario de Ventas

DETALLE -X-

PARCIAL

DEBE xxxxx xxxx xxxx

HABER

xxxxx xxxx

163

4.10.2.

VENTAS DE LA MERCADERIA EN CONSIGNACIN.

4.10.2.1.

PROCEDIMIENTO Y FLUJOGRAMA

PASO 1

DEPARTAMENTO Clientes Almacn

ACTIVIDAD El cliente solicita a la vendedora la mercadera exhibida Escoge el artculo, si desea realiza la compra, si no desea termina el proceso Se acerca a la caja a cancelar su compra Recibe la Nota de Venta o Factura de los artculos adquiridos Entrega la copia de la Nota de Venta o Factura a la vendedora Retira la mercadera comprada

Ventas Almacn

Exhibir la Mercadera en Consignacin en las diferentes secciones de ventas del almacn. Atendern el requerimiento de los clientes Ingresarn en el sistema para la facturacin el cdigo asignado a la Mercadera en Consignacin Recibir la copia de la factura del cliente Entregar la mercadera adquirida por el cliente.

Caja o Facturacin

Ingresa el nmero de cdula del cliente Proceder a facturar la mercadera previamente ingresada por la vendedora (Mercadera en Consignacin) Realizar el cobro de los valores de la venta de la mercadera Registrar en el sistema de facturacin los valores recibidos en efectivo, crditos personal o tarjetas de

164

crditos Entregar la nota de venta original y copia al cliente. Realizar el cierre de caja de los valores recaudados Elaborar el Reporte Diario de Cierre de Caja 3 Supervisora de Cajas Imprime los Reportes de Cierre de cada una de las Cajas generado por el sistema de facturacin. Realiza el cuadre de caja, es decir compara el reporte del sistema con la informacin entregada por la cajera de los valores recaudados en el da. Imprime el Reporte de Ventas de la Mercadera en Consignacin generado por el sistema de inventarios Realiza el Cuadre con las secciones de ventas Preparar el Informe de los Valores Recaudados en Cajas y de las Ventas de la Mercadera en Consignacin Entregar al Departamento de Contabilidad el Informe de los Valores Recaudados en Caja y Ventas de la Mercadera en Consignacin conjuntamente con los cierres de las cajas al para el registro y control respectivo. 4 Departamento Contabilidad Recibir la documentacin original entregada por la Supervisora de Cajas Verificar que los valores recaudados en efectivo, cheques, comprobantes de crdito y tarjetas de crdito, sean los correctos una vez comparados con el reporte del sistema y registra Registrar las Ventas de la Mercadera en Consignacin 5 Departamento de Comercializacin A inicio de cada mes imprimir los reportes ventas de la mercadera en consignacin y entregar a los

165

Proveedores (Comitentes), para que proceden a facturar la mercadera vendida. 6 Proveedor (Comitente) Recibe el reporte de ventas de su mercadera dejada en consignacin. Factura de acuerdo al reporte entregado por el Departamento de Comercializacin. Entregar al Departamento de Contabilidad la factura con el reporte de ventas. 7 Departamento de Contabilidad Recibe la factura y el reporte de Ventas de la Mercadera en Consignacin originales Realiza el registro de la venta en las Cuentas de Orden que controlan las Mercaderas en Consignacin. Contabiliza la compra a una Cuenta por Pagar Prepara el pago al proveedor Elabora la Orden de Pago de a cuerdo a la ley Entrega la orden de pago con toda la documentacin de soporte al Jefe de Comercializacin para la legalizacin y firma del cheque 8 Jefe de Comercializacin Recibe la orden de pago con los documentos de soporte Legaliza los documentos Remite al Pagador 9 Pagador Recibe la documentacin con el cheque Legaliza el cheque Paga al proveedor y con el recib conforme, remite los documentos a Contabilidad 10 Departamento de Contabilidad Recibe los documentos debidamente legalizados Contabiliza cerrando la cuenta por pagar Archiva los documentos.

166

167

168

4.10.2.2. DOCUMENTOS A UTILIZARSE

REPORTE DE VENTAS DE MERCADERIA EN CONSIGNACIN

El Departamento de Comercializacin imprimir el Reporte de Ventas de Mercadera en Consignacin y entregar a cada Proveedor (Comitente), referido reporte contendr en detalle la mercadera dejada en consignacin que se ha vendida. En este documento se basar el proveedor para proceder a facturar la mercadera ya vendida, con la finalidad de requerir su pago.

FACTURA DEL PROVEEDOR (COMITENTE)

El proveedor elaborar la factura conforme al reporte de ventas de la mercadera en consignacin previamente entregada por el Departamento de Comercializacin, la factura del proveedor deber contener todos los requisitos exigidos por el Servicio de Rentas Internas y ser entregada en el Departamento de Contabilidad para el pago respectivo.

ORDEN DE PAGO DE LA MERCADERIA EN CONSIGNACIN

El Departamento de Contabilidad proceder a elaborar la Orden de Pago de la Mercadera en Consignacin, una vez haya recibido la factura del proveedor conjuntamente con el reporte de ventas mensuales de la mercadera en consignacin. La Orden de Pago conjuntamente con el cheque se imprimir automticamente cuando la informacin se ha procesado en el sistema informtico de contabilidad.

169

4.10.2.3. INSTRUCTIVO DE LLENADO DE DOCUMENTOS

REPORTE DE VENTAS DE MERCADERIA EN CONSIGNACIN

El Departamento de Comercializacin ser el encargado de procesar la informacin en el sistema de control de inventario con la finalidad de obtener el Reporte de Ventas de Mercadera en Consignacin, referido reporte se imprimir automticamente y conforme al formato del sistema, contendr en detalle la mercadera dejada en consignacin que se ha vendida.

FACTURA DEL PROVEEDOR (COMITENTE)

El proveedor elaborar la factura conforme al reporte de ventas de la mercadera en consignacin, cumpliendo con los requisitos establecidos por el SRI.

ORDEN DE PAGO DE LA MERCADERIA EN CONSIGNACIN

El Departamento de Contabilidad proceder a elaborar la Orden de Pago conjuntamente con el cheque, referidos documentos se imprimir automticamente cuando la informacin se ha procesado en el sistema informtico de contabilidad.

170

4.10.2.4. DISTRIBUCIN DE LA DOCUMENTACIN

REPORTE DE VENTAS DE MERCADERIA EN CONSIGNACIN DEL SISTEMA DE INVENTARIOS

Original: Primera Copia: Segunda Copia:

Departamento de Contabilidad con la factura del proveedor Proveedor Departamento de Comercializacin

FACTURA DEL PROVEEDOR

Original: Primera copia:

Departamento de Contabilidad Proveedor

ORDEN DE PAGO AL PROVEEDOR

Original: Primera copia: Segunda copia:

Departamento de Contabilidad Proveedor Archivo

171

4.10.2.5. REGISTRO CONTABLE

Las ventas de la mercadera en consignacin deber ser contabilizadas de la siguiente manera.

ASIENTOS TIPOS

VENTA DE LAS MERCADERAS EN CONSIGNACIN

ALMACENES FAE LIBRO DIARIO FOLIO No. 01 FECHA 2005 NOV 30 Bancos Ventas Mercadera en Consignacin IVA en Ventas
v/.Registro Ventas Mercaderas Compra Local, y en Consignacin segn Reporte Diario de Ventas

DETALLE -X-

PARCIAL

DEBE xxxxx

HABER

xxxxx xxxx

REGISTRO DE LA VENTA EN LAS CUENTAS DE ORDEN

ALMACENES FAE LIBRO DIARIO FOLIO No. 01 FECHA 2005 Diciembre 1 Comitente MNM Inventario de Mercadera en Consignacin
v/. Venta mercadera en consignacin NM Comitente,

DETALLE -XMercadera en Consignacin

PARCIAL

DEBE xxxxx

HABER

xxxxx xxxxx

172

REGISTRO DE LA COMPRA DE LAS MERCADERIAS EN CONSIGNACIN VENDIDAS

ALMACENES FAE LIBRO DIARIO FOLIO No. 01 FECHA 2005 Diciembre 1 Compras IVA en Compras Cuenta por Pagar Comitente MNM
v/. Registro de la compra de mercadera del MM Comitente, segn Factura No. 16860

DETALLE -X-

PARCIAL

DEBE xxxxx xxxx

HABER

xxxxx xxxxx

REGISTRO DEL PAGO DE LAS MERCADERIAS EN CONSIGNACIN VENDIDAS

ALMACENES FAE LIBRO DIARIO FOLIO No. 01 FECHA 2005 Diciembre 1 Cuenta por Pagar Comitente MNM Bancos Retencin del IVA Retencin el Fuente
v/. Registro pago de la mercadera del MM Comitente, segn Factura No. 16860

DETALLE -X-

PARCIAL

DEBE xxxxx xxxx

HABER

xxxxx xxxx xxxx

173

4.11.

DEVOLUCIONES EN VENTAS

4.11.1. PROCEDIMIENTO Y FLUJOGRAMA PASO 1 DEPARTAMENTO Cliente ACTIVIDAD Solicitar al Supervisor del Almacn la devolucin en venta por error en la eleccin de la mercadera o desperfecto en los electrodomsticos Presentar la factura y el artculo a devolver. 2 Supervisora de Cajas Verificar que el artculo a devolver conste en la respectiva factura. Verificar el estado de la mercadera y el motivo de la devolucin. Si es posible el cambio se lo realiza, caso contrario proceder a elaborar el documento de Devolucin a Cliente que se registrar automticamente en la caja Entregar la mercadera a la vendedora en la seccin de ventas. 3 Cajera Proceder a devolver el valor pagado por el cliente del artculo devuelto. Reportar el documento de devolucin a cliente en el cierre de caja Enviar el documento a Contabilidad conjuntamente con el cierre de caja 4 Contabilidad Recibir conjuntamente con el cierre de caja las devoluciones a clientes. Realizar el respectivo registro contable, contra las cuenta Devolucin en ventas de la mercadera para stock, y Devoluciones en Ventas de la mercadera en consignacin.

174

175

4.11.2. DOCUMENTOS A UTILIZARSE

DEVOLUCION A CLIENTE

La supervisora del almacn generar en el sistema informtico el documento de Devolucin a Cliente, este documento ingresar al kardex el artculo que se descarg con la venta. El formato de la Devolucin al Cliente se imprimir conforme al diseo de programa para el sistema de control inventarios, en el cual constar entre otros los siguientes datos:

a. Nombre del documento b. Nmero del documento c. Fecha y hora d. Referencia da la seccin de la cual se origina la devolucin e. Concepto de la devolucin f. Nombre del Proveedor g. Tipo de mercadera h. Cdigo de la mercadera i. Descripcin de la mercadera j. Cantidad k. Precio unitario de costo y de venta l. Firma y nombre de la persona que elabora y aprueba el documento.

176

4.11.3. INSTRUCTIVO DE LLENADO

DEVOLUCIN A CLIENTE

En el sistema informtico de control de los inventarios, se ingresar en cada uno de los campos, los datos requeridos por el sistema para generar el documento de Devolucin a Cliente.

a. Nombre del documento, el sistema imprimir automticamente el nombre del documento Devolucin a Cliente.

b. Nmero del documento, el sistema informtico generar la numeracin secuencial de las devoluciones a cliente que se realicen.

c. Fecha y hora. en esta casilla se imprimir la fecha y hora en la que se elabora el documento.

d. Referencia da la seccin de la cual se origina la devolucin, se anotar el nmero y nombre de la seccin a la cual se realiza la devolucin de la mercadera.

e. Concepto de la devolucin, aqu se indicar el motivo por el cual se gener la devolucin.

f. Nombre del Proveedor, se especificar el nombre del Proveedor de la mercadera devuelta.

177

g. Tipo de mercadera, en este casillero se especificar el tipo: Mercadera para stock o Mercadera en Consignacin.

h. Cdigo de la mercadera, se anotar en este casillero el cdigo que identifica a la mercadera.

i. Descripcin de la mercadera, aqu se anotar el nombre y caractersticas de la mercadera devuelta.

j. Cantidad, se anotar el nmero o la cantidad de los artculos devueltos.

k. Precio unitario de costo, en este casillero constar el valor de la mercadera a precio de costo, informacin que permitir el registro contable.

l. Precio de venta, en este casillero constar el precio de venta de la mercadera devuelto, valor que ser devuelto al cliente.

m. Firma y nombre de la persona que elabora y aprueba el documento constar la firma de la persona que elabora y aprueba

4.11.4. DISTRIBUCION

DEVOLUCIN A CLIENTE

Original :

Departamento de Contabilidad

178

Primera Copia: Segunda Copia:

Supervisora Cajas Cliente

4.11.5. REGISTRO CONTABLE

Las devoluciones en ventas de la mercadera se registrar conforme al Documento de Devolucin a Cliente, en el cual el sistema informtico especifica el tipo de mercadera conforme al cdigo asignado, eso es Mercadera por Compra Local o Mercadera en Consignacin deber ser contabilizadas de la siguiente manera.

ASIENTOS TIPOS

DEVOLUCIN EN VENTA DE LAS MERCADERAS EN CONSIGNACIN

ALMACENES FAE LIBRO DIARIO FOLIO No. 01 FECHA 2005 NOV IVA en Ventas Caja Bancos
v/.Registro Devoluciones en Ventas Mercaderas Compra Local segn al Reporte de Cierre Ventas

DETALLE -X30 Devolucin en Ventas

PARCIAL

DEBE xxxxx xxxx

HABER

xxxxx

179

DEVOLUCION EN VENTA DE LAS MERCADERAS EN CONSIGNACIN

ALMACENES FAE LIBRO DIARIO FOLIO No. 01 FECHA 2005 Diciembre 1 DETALLE -XInventario Mercadera en Consignacin Mercadera en Consignacin Comitente MNM
v/.Devolucin Venta consignacin de la mercadera en

PARCIAL

DEBE xxxxx

HABER

xxxxx xxxxx

180

4.12. TOMA FISICA

4.12.1 PROCEDIMIENTOS DE VERIFICACIN FISICA DEL INVENTARIO

Unidad de Auditoria Interna

Formar los equipos de trabajo para realizar la toma fsica de los inventarios en cada una de las secciones y bodega del Almacn

Asignar al personal de apoyo contable como delegado de Auditoria para que efecte el recuento del inventario

Efectuar el control continuo del proceso de la toma fsica de los inventarios.

Departamento de Informtica

Sacar respaldo de la informacin a la fecha que se inicie la toma fsica. Bloquear el acceso a todos los terminares del almacn y contabilidad con el fin de evitar la manipulacin de la informacin.

Departamento de Control de Inventarios

Imprimir el reporte del inventario de las secciones de ventas y la bodega, detallado sin cantidades ni valores

El reporte ser entregado al delegado de realizar la toma fsica.

181

Vendedora y guardalmacn.

Ordenar la mercadera por Proveedor Clasificar la mercadera por cdigos

Delegado de la Toma Fsica

Una vez que la mercadera se encuentre ordenada y clasificada por cdigos, proceder al conteo de la mercadera

Anotar las cantidades existentes en el reporte de inventario. Marcar con un adhesivo la mercadera inventariada, esto permitir verificar que se haya contado toda la mercadera existente y facilitar el reconteo

Concluido el conteo legalizar el reporte de la toma fsico conjuntamente con la vendedora o el guardalmacn y entregarn al delegado de Auditoria Interna

Delegado de Auditoria Interna

Proceder a realizar el reconteo total de la mercadera inventariada con el fin de ratificar la integridad del Inventario.

Solicitar al Departamento de los Inventarios el reporte del inventario valorado con cantidades.

Conjuntamente con el encargado de la toma fsica proceder a cruzar la informacin de la toma fsica con el inventario del sistema y se determinarn si existe o no novedades.

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Si se determinara faltantes y/o sobrantes en los Inventarios, se anotar en el reporte del inventario y se entrega los dos reportes al encargado de inventarios para que informe de los resultados de los inventarios.

4.12.2. RESULTADOS DE LA TOMA FSICA DE INVENTARIOS

Una vez comprada la informacin del sistema con los datos de la toma fsica de los inventarios se podr obtener los siguientes resultados:

Inventarios sin novedades, no se obtuvieron faltantes ni sobrantes en los inventarios de las secciones de ventas o bodegas.

Faltante de un artculo con sobrante de otro artculo similar, puede suponerse que en la venta de alguno de los dos artculos, por tener caractersticas similares, se vendieron con cdigos cruzados. Verificado que los artculos son de similares caractersticas, igual precio y que pertenezcan al mismo proveedor, el encarado del control de los inventarios proceder a realizar los respectivos ajustes al sistema, es decir con un Ajuste Positivo, ingresar el cdigo del artculo sobrante y con un Ajuste Negativo, egresar del sistema el artculo faltante, de esta manera se compensarn los artculos, sin afectacin econmicas.

Faltante o sobrante de algn artculo, por error en el procesamiento de la informacin en el sistema informtico, debido a las variaciones en la energa elctrica o a los cortes de luz inesperados, la red y el sistema informtico puede

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sufrir algn desfase, es decir, que la informacin no termin de procesarse en todos los campos. Revisado y confirmado este desfase por el Departamento de Informtica, procedern a corregir en las bases de datos el problema, de esta manera en el nuevo reporte de inventarios saldrn las cantidades reales.

Faltante por hurto, una vez revisado el movimiento del producto faltante, se ha verificado que ninguna de las alternativas anteriormente mencionadas afecto al kardex de esos artculos, puede suponerse que el faltante se dio por hurto en las secciones de ventas, lo cual esta bajo la custodia y responsabilidad de las vendedoras.

Faltantes y sobrantes de diferentes artculos, dado el caso de que exista mercadera sobrante y faltante que no se puede compensar por tener diferente precio, ser de diferente proveedor o distintos artculos, como por Ejm: blusa y pantaln o un vino y un whisky, etc, el en caso de la mercadera de los proveedores se aplicar el siguiente procedimiento.

Considerando que existen vendedoras contratadas por los Almacenes FAE y vendedoras contratas por los Proveedores, los faltantes se cargarn de la siguiente manera:

Faltantes con cargo a las vendedoras FAE, se proceder a facturar el artculo faltante a cargo de la vendedora, valor que podr ser descontado directamente por el Almacn FAE de sus haberes.

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Sobrantes con cargo a las vendedoras contratadas por el Almacn FAE,

se

realizarn un ingreso de mercadera, con el cdigo de la Mercadera por Compra Local, y en el caso de encontrarse sobrantes y faltantes se compensarn los precios y asumir la diferencia en menos.

Faltantes con cargo a las vendedoras contratadas por los Proveedores, se solicitar la respectiva Nota de Crdito al Proveedor, reconociendo el faltante, documento con lo cual se proceder a descargar del sistema de inventarios con una devolucin a proveedor. Es importante mencionar que esto se lo realizada considerando que las vendedoras tienen dependencia laborar con los proveedores y ellos sern quienes cobren los valores faltantes a su personal.

Sobrantes con cargo a las vendedoras contratadas por los Proveedores,

se

realizarn un ingreso de mercadera, con el cdigo de la Mercadera en Consignacin a favor de proveedor.

4.12.3. REGISTRO CONTABLE

Las variaciones determinadas en los inventarios como sobrantes y faltantes sern revisadas por el Contador y posteriormente autorizadas por el Jefe Financiero para el respectivos registro contable y el cobro de los valores por concepto de faltantes.

185

En el caso de sobrantes y/o faltantes se proceder a contabilizar a cada una de las cuentas que correspondan.

ASIENTOS TIPOS

SOBRANTES CON CARGO A VENDEDORAS FAE

ALMACENES FAE LIBRO DIARIO FOLIO No. 01 FECHA 2005 NOV DETALLE -X30 Inventarios de Mercaderas Sobrantes de Invetario
v/.Registro sobrante de la mercadera bajo la

PARCIAL

DEBE

HABER

xxxxx xxxxx

custodia de la vendedora FAE

FALTANTES CON CARGO A VENDEDORAS FAE

ALMACENES FAE LIBRO DIARIO FOLIO No. 01 FECHA 2005 NOV DETALLE -X30 Cuentas por Cobrar Empleados (Faltantes de Inventarios) Inventario de Mercaderas
v/.Registro del Faltante de mercadera bajo a la custodia de la vendedora FAE

PARCIAL

DEBE xxxxx xxxx

HABER

xxxxx

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SOBRANTES A CARGO DE LAS IMPULSADORAS CONTRATAS POR LOS PROVEEDORES DE LA MERCADERA DEJADA EN CONSIGNACIN
ALMACENES FAE LIBRO DIARIO FOLIO No. 01 FECHA 2005 NOV DETALLE -X30 Inventarios de Mercaderas Sobrantes de Inventarios
v/.Registro sobrante de la mercadera bajo la custodia de las impulsadoras

PARCIAL

DEBE xxxxx

HABER

xxxxx

FALTANTES A CARGO DE LAS IMPULSADORAS CONTRATAS POR LOS PROVEEDORES DE LA MERCADERA DEJADA EN CONSIGNACIN
ALMACENES FAE LIBRO DIARIO FOLIO No. 01 FECHA 2005 NOV DETALLE -X30 Cuentas por Cobrar Proveedores Faltante de Inventarios Inventario de Mercaderas
v/.Registro del Faltante de mercadera bajo a la custodia de las impulsadoras

PARCIAL

DEBE xxxxx xxxx

HABER

xxxxx

187

CAPITULO V

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1.

CONCLUSIONES:

Del trabajo realizado, se obtuvo como conclusin que en la actualidad toda empresa que se dedica a la actividad comercial, debe contar con un Manual de Procedimientos de Control Interno para los Inventarios, como pieza fundamental en todos los procesos, considerando que los inventarios se constituyen en el giro del negocio, adems que del valor agregado que este Manual dar a la gerencia en la toma decisiones y en la deteccin oportuna de errores.

A travs de este Manual se conoce la situacin actual de los Almacenes FAE, determinndose que al no contar con un Manual de Procedimientos de Control Interno para los Inventarios, se han presentado duplicidad en los procesos, desorganizacin en la bodega trayendo consigo faltantes y/o sobrantes de

mercaderas, as por perdidas de tiempo, mal aprovechamiento o desperdicio de los recursos sean financieros o humanos y proclive a que se presenten robos o estafas o que estos en caso de que se presentaran, no sean detectadas a tiempo.

188

El presente Manual se convertir en una gua de procedimientos para el manejo de los inventarios ya que en el mismo se detalla cada uno de los pasos a seguir referente a las compras, ventas, devoluciones y toma fsica de los inventarios, as como normar las responsabilidad de cada uno de los funcionarios que intervienen en el proceso y que permita guiar el desarrollo de las actividades con eficacia, efectividad y economa.

Con la aplicacin del Manual Procedimientos de Control Interno para los Inventarios, permitir a la gerencia mantener un eficiente control del movimiento de los Inventarios, ya que si los procedimientos son cumplidos correctamente se obtendr informacin oportuna y se contar con inventarios reales y confiables.

Con este trabajo se ha pretendido informar sobre el entorno en el que se desenvuelve la empresa, y qu a travs de la implementacin de este Manual, basado en un buen sistema informtico contable, se pueda brindar mayor seguridad y optimizar operaciones para lograr una mayor efectividad, eficiencia, confiabilidad, en todas las operaciones efectuadas en el ejercicio econmico.

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5.2.

RECOMENDACIONES:

1. Se recomienda la utilizacin del Manual de Procedimientos de Control Interno para los Inventarios en los Almacenes FAE, ya que constituye un gua de refuerzo para el personal en las labores que realizan diariamente y de gua de orientacin para el personal de Auditora Interna sobre las funciones de control .

2. Capacitar al personal para el uso del Manual de Procedimientos de Control Interno para los Inventarios, ya que sobre la base de su correcta utilizacin se podr obtener efectos positivos como: buen manejo de los inventarios,

determinar resultados reales referente a la Cuenta inventarios y optimizar los recursos y obtener informacin a tiempo para la toma de decisiones.

3. Programar

controles peridicos y sorpresivos sobre los inventarios con la

finalidad de determinar oportunamente errores o novedades o faltes y/o sobrantes de la mercadera.

4. Con la finalidad de efectuar un mejor control de las mercaderas es importante la creacin de cdigos internos para cada uno de los artculos, esto permitirn identificar la mercadera con facilidad en el caso de que el proveedor cambio el cdigo de sus productos, adems que evitar que se ingresa la misma mercadera con diferente cdigo lo que ocasiona confusin en las ventas y la toma fsica de los inventarios.

190

5. Cualquier cambio o mejora que se vaya dando con la aplicacin de este Manual de Control Interno, deber ser registrado en el respectivo sitio, con el fin de ir perfeccionando y as tener un negocio en marcha, con una informacin veraz oportuna y que permita tomar decisiones en el momento preciso.

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BIBLIOGRAFIA
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ESTUPIAN Gaitan, Rodrigo, Control Interno y Fraudes con base en los ciclos transaccionales Anlisis de Informe Coso, CP. Miguel Antonio Cano C. MALDONADO, Milton K.: Control Interno para Administradores Principiantes, Quito, Instituto de Auditores Internos, Vol. 13, Cap 1, Pag 19, Ao 1992. SUAREZ, Andrs y Otros.: Diccionario Econmico de la Empresa, Madrid, Ediciones Pirmide S.A., segunda Edicin, Pag. 99, Ao 1979. http://www.monografias.com/trabajos14/matriz-control/matriz-control.shtml www.geocities.com/ohcop/tomadeci

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