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o processo de planejamento: uma breve anlise

de sua importncia
Maria Francisca Magalhes Nogueira*
Resumo
Pretende-se neste artigo formular algumas idias acerca da importncia
do planejamento como recurso til para orientar a gesto das
instituies na tomada de deciso, bem como alertar para a
importncia do planejamento da participao dos atoresenvolvidos
e da comunicao como auxiliar ao processo de planejar, implementar
e executar. No se ocupar, no momento, de aprofundar na formulao
do processo de planejamento nem de apresentar roteiros
metodolgicos. Tambm no se pretende tratar do planejamento nos
processos de comunicao.
Palavras-chave: Planejamento - gesto; planejamento - participao;
planejamento - co"municao.
1. Introduo
Existe umcrescente interesse dos comunicadores quanto ao uso
do planejamento nas atividades das organizaes e, inclusive, nas de
comunicao. Muitos profissionais dessa rea consideram o
planejamento umimportante instrumento de interveno no ambiente,
porque possibilitaa racionalizao de aes e a otimizao de recursos.
Percebem tambm que a comunicao pode contribuir para a
implementao de planos, programas e projetos, mediante a mobilizao
de recursos que permitam envolver e integrar pessoas, difundir
informaes etc.
Emvirtude disso, este artigo visa contribuir comos estudantes de
comunicao em sua tarefa de abordar as vantagens da utilizao de
planejamento na vida prtica das organizaes. Pretende-se, aqui,
formular algumas idias acerca do planejamento - como recurso til
ao reconhecimento de problemas do ambiente, para uma coerente
* Maria Francisca Magalhes Nogueira Mestre em Cincias da Comunicao pela
USP e professora da Faculdade de Comunicao e Biblioteconomia da Universidade
Federal de Gois. E-mail: fnogueira@cultura.com.br
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tomada de deciso, e como meio de sistematizar a participao das
pessoas - e alertar para a importncia da comunicao nesse processo.
No se cogitou, todavia, de aprofundar a abordagemdo processo de
planejamento nemde apresentar roteiros metodolgicos. Tambmno
se tratar do planejamento nos processos de comunicao; apenas se
ver a comunicao como auxiliar ao ato de planejamento,
implementao e execuo.
Algumas organizaes, nabusca de rpidos resultados para as suas
iniciativas, guardamuma viso umpouco distorcida do planejamento e
consideram essa iniciativa uma perda de tempo e de recurso. Essa
viso, contudo, temmudado medida que as relaes tomam-se mais
complexas e os mercados, mais competitivos. Mas ainda predomina o
uso do planejamento tradicional, voltado para a idia da formalizao,
quer dizer, do apego ao uso da tcnica. Comea a entrar em cena um
planejamento que privilegia a presena do ator envolvido, reconhece a
existncia dos problemas e de suas causas e que no parte
imediatamente para a determinao dos objetivos.
2. O planejamento e a determinao dos problemas: uma
questo fundamental
Aes de menor porte e menos complexas podemser administradas
de modo intuitivo - e, s vezes, de fato o so -, mas, nempor isso, so
menos eficazes. O ato de pensar commtodo faz parte, ou pelo menos
deveria fazer, do perfil de quem ocupa funes diretivas. A
complexidade das relaes internas e externas s instituies, contudo,
aponta para a necessidade de se conhecer o ambiente, as possibilidades
e as alternativas viveis no enfrentamento de problemas. O
reconhecimento dessas necessidades e o estabelecimento de prioridades
permitemmobilizar recursos e esforos de forma coerente, precisa e
direcionada.
Matus (apud HUERTAS, 1996) explica melhor essa questo ao
dizer que o planejamento moderno no se prope a "adivinhar ou
predizer" o futuro, mas a fazer no presente, com base na anlise das
causas dos problemas, intervenes capazes de influenciar os resultados
futuros, para posteriormente propor objetivos a serem alcanados.
Assim, a utilizao do planejamento toma possvel a convivncia com
as surpresas, pois o que importa so as circunstncias em que
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ocorreme as peculiaridades do fato emquesto, e no a incerteza em si.
A declarao dos problemas passa a ser uma questo fundamental
no planejamento no tecnicista, porque considera o fato de toda ao
gerar, a curto, mdio ou longo prazo, impactos negativos e positivos.
Ou seja, qualquer proposio gera custos que refletem nos diversos
pblicos envolvidos, que, diante desses custos, exigem, em propores
semelhantes, solues nemsempre conciliveis. Nesse particular, bom
lembrar que a pesquisa caminha paralelamente ao ato de planejar,
mesmo porque a prpria elaborao e o desenvolvimento da pesquisa
exigemplanejamento.
Veja-se, por exemplo, o levantamento dos problemas e suas causas
no planejamento do espao urbano. Ademanda pela construo de
uma avenida emum determinado local pode implicar crescimento de
vendas para alguns comerciantes, mas pode causar a insatisfao de
moradores circunvizinhos, egI funo de umpossvel aumento do fluxo
do trnsito, da insegurana etc., pois em toda situao existe conflito
de interesses. Isso implica dizer que a anlise da situao obriga que se
diferenciemas explicaes. Equemas explicadeve, conseqentemente,
apontar intervenes com objetivos, s vezes, divergentes ou at
antagnicos. No planejamento, segundo Matus (apud HUERTAS
1986, p. 15), "o estrategista no tenta predizer o que far o adversrio;
trata apenas de enumerar possibilidades para que possa preparar-se
para enfrent-las. Esse um caso tpico em que o planejamento no
repousa na capacidade de predio, mas na capacidade de previso".
Nessa perspectiva, o planejamento constitui um mecatlismo de
suporte s decises macro e micro das instituies, e a comunicao,
wna forma de ajudar a viabilizar as propostas, desde a conscientizao,
passando pela mobilizao, at a publicizao. No exemplo do
planejamento urbano acimacitado, a comunicao pode auxiliar a gesto
municipal a buscar o consenso para a construo da avenida, prestando
esclarecimentos sobre a relao custo-beneficio para os moradores, a
fim de garantir receptividade ao projeto.
O planejamento constitui um processo que, uma vez adotado,
demanda continuidade, flexibilidade, acompanhamento, controle e
avaliao permanentes dos esforos empreendidos. Para sua eficaz
no se deve esquecer que a participao dos pblicos
vital. Alm disso, o planejamento possibilita criar, por
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meio da anlise de cenrios, a conscincia das debilidades e tambm
das alternativas que, se bemselecionadas, ajudam o dirigente a elucidar
os atores e a estabelecer o rumo a ser seguido.
3. Planejamento e gesto
As decises acertadas apoiam-se emboas interpretaes do ambiente
e em uma seleo apurada de alternativas possveis. Nesse aspecto, o
processo de planejamento estratgico d suporte de forma bastante
satisfatria gesto, a fim de que cumpramseus objetivos de orientar a
conduo das instituies.
Oplanejamentoestratgicoacentuaapreocupaocomo meio externo
e suas influncias nas atividades da instituio. Mas variveis externas, e o
que elas pode gerar, nem sempre fizeram parte das preocupaes das
organizaes. Esse modelo de planejamento, oplanejamento estratgico,
"surgiucomo umprocesso destinado a garantir umajustamento entre os
objetivos e os recursos da organizao, e as demandas de umambiente
externo emconstante mutao" (ZANIN, 1999, p. 14).
Desse modo, o planejamento estratgico auxilia a instituio a se
preparar para enfrentar novos contextos, redefinir o que est sendo
realizado, traar novos rumos, sistematizar novas aes ou eliminar as
que no tmmais sentido diante de umnovo cenrio (ENAP, 1999, p.
35). Planej ar estrategicamente faz as empresas conscientizarem-se das
oportunidades e das ameaas externas, a fim de traarem planos
coerentes comos seus pontos fortes e fracos.
A grande variedade de empresas - comdiferentes filosofias, estilos
de administrao e de estruturas (emtamanho, tecnologia instalada e
nmero de pessoal), obriga adaptaes das diversas metodologias de
planejamento existentes. Assim, o planejamento estratgico, pela sua
prpria natureza, exige umestilo de administrao que combine com
essa forma de interveno na realidade das empresas, ou seja, um
estilo de administrao que tenha uma viso mais global, uma gesto
estratgica.
4. Planejamento e participao
fundamental planejar a participao das pessoas nos vrioS
momentos da elaborao, do desenvolvimento e da execuo do plano,
do programa ou do projeto. Para despertar o interesse p ~
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implementao de qualquer tipo de ao, necessria, contudo, a
construo, a priori, de uma atividade constante de escuta, de
negociao e de tomada de posio - que pode ser mediante um
consenso, umacordo ou uma recusa-, comvistas ao ajuste pragmtico
entre as normas e as situaes, para melhor atingir os objetivos.
O ato de planejar implica um processo de participao, pois as
pessoas envolvidas se responsabilizamtanto pelos riscos das escolhas
efetuadas quanto pelos acertos. Um exemplo o Oramento
Participativo, implantado por diversas administraes municipais no
Brasil. No caso de Goinia, esse programa tem como objetivo a
democratizao do poder pblico, mediante uma melhor distribuio
dos recursos oramentrios. Por meio dele, a populao, representada
por seus delegados eleitos, decide onde devemser aplicados os recursos
para investimentos em obras edificadas e revitalizadas, e em infra-
estrutura, como asfalto etc. Em todas as etapas desse projeto -
implantao, organizaO", funcionamento e operacionalizao das
decises -apopulao conclamada a participar. Umenorme esforo
de aes de comunicao garante a sua efetivao.
medida que se esclarecempara os pblicos envolvidos as causas
dos problemas e os objetivos estratgicos e operacionais formulados
a partir deles, mais legtima sera tomada de deciso e menos arriscada,
qualquer iniciativa. Se os objetivos perseguidos so conhecidos, os
acordos necessrios para a elaborao de um projeto so mais fceis
de serem ajustados. Quanto menos claro estiveremos objetivos para
os pblicos envolvidos, mais a implementao e os ajustes necessrios
parecero arbitrrios e sujeitos s variaes de humor dos prticipantes
-dirigentes, funcionrios etc.
A definio clara de objetivos constitui requisito fundamental para
o aperfeioamento institucional. Aexplicitao e a disponibilizao de
informaes sobre os alvos a serem atingidos e as trajetrias a serem
percorridas, que evidentemente aperfeioam-se e ajustam-se no
decorrer dos acontecimentos, constituem, porm, fator importante na
manuteno da credibilidade e da confiana na honestidade de
it propsitos das aes empreendidas. Por isso, alguns cuidados so
., necessrios, no somente na fase de implantao do planejamento,
'mas tambmdurante todo o processo. importante municiar as pessoas
,comcontedos sobre o prprio planejamento, com informaes que
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sero incorporadas ao documento - plano, programa ou projeto - e
com outras que devero ser buscadas mediante o levantamento de
dados. Tambm importante informar as pessoas sobre quem so os
coordenadores do planejamento e os atores relevantes que integraro
todo o processo.
evidente tambm que a natureza da participao tem relao
direta como sentido de valorao que lhe for dado. Mas no se travar
essa discusso no mbito deste artigo. Apenas para ilustrar, recorda-
se o que diz Snchez (2001, p. 41) sobre o sentido da participao.
Para esse autor, ela pode ser efetiva ou representada, passiva ou ativa,
legitimadora ou transformadora de projetos oficiais.
No constitui tarefa de fcil realizao a construo de projetos
consensuados ou que, pelo menos, se aproximem das necessidades e
dos desejos daqueles que sero favorecidos ou desfavorecidos.
Segundo Gandin (1994, p. 57), constituem dificuldades desde a
"resistncia dos que perderiamprivilgios, at a falta de metodologias
adequadas, passando pela falta de compreenso e de desejo de realizar
[o projeto e, ainda,] pelo constrangimento exercido pelas estruturas
existentes".
5. Concluso
Planejar pode ser uma tarefa simples ou complexa, dependendo
da problemtica em questo. Quanto mais complexo o problema e
suas causas, mais necessrio o compromisso da administrao
superior, que tem poder de deciso para intervir de fato na realidade.
O ato de planejar tambm implica comprometimento das pessoas
envolvidas e, por conseguinte, da comunicao, uma aliada nas
vrias etapas do processo, sobretudo no esclarecimento e na
sensibilizao dos envolvidos, na difuso de informaes a ele
relacionadas etc.
A opo por um ou outro modelo de planejamento depende da
necessidade da organizao emdeterminados momentos. Mas ressalta-
se que a importncia est no processo de planejamento em si, que
Gandin (1994, p. 58) conceitua nesses termos: "Planejar utilizar o
mesmo mtodo com a diferena que, ao invs de contentar-se com o
conhecimento e a explicao da realidade, o planejamento implica em
transformar a realidade existente e construir uma nova".
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Abstract:
The purpose of this study is to discuss some ideas about the
importance ofpIanning as a useful resource for guiding management of
institutions in their decision making. It also alerts for the process of
pIanning, impIementing and executing. It is not aiming, at to deepen into
the formuIation ofthe process of planning, nor to present methodologicaI
guides. It does no intend either to ideal with the planning of the
communication processo
Keywords: pIanning-management; planning-participation; pIanning-
communication
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