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Renseignements importants lintention des dlgus au Sommet des sports dquipe dt nous le podium !

Bienvenue et merci davoir confirm votre participation au Sommet des sports dquipe dt. La confrence aura lieu dans moins de deux semaines. Vous trouverez ci-dessous des renseignements importants au sujet de lvnement. Si vous avez des questions, communiquez avec Phil Schlote au 613-236-2052, poste 227 ou phil.schlote@ownthepodium.org. Merci! RENSEIGNEMENTS SUR LHTEL BROOKSTREET Lhtel Brookstreet est situ louest dOttawa ( Kanata), au 525, promenade Leggett. On y arrive facilement par lautoroute 417. Vous trouverez plusieurs restaurants, magasins, etc., une courte distance en voiture de lhtel. Vous trouverez ci-joint une liste des attraits et des services locaux de la rgion. Les clients de lhtel profitent dun stationnement gratuit. Si vous ne logez pas lhtel, stationnez votre voiture dans le stationnement souterrain et prenez un billet lentre. nous le podium vous remettra un permis de stationnement qui vous permettra de sortir du stationnement gratuitement. Demandez votre permis de stationnement au bureau denregistrement d nous le podium au 2e tage. Pour le stationnement court terme (3 heures ou moins), laissez votre voiture dans le terrain de stationnement lavant de lhtel. Lhtel Brookstreet noffre pas de service de navette entre laroport dOttawa et lhtel. Veuillez prvoir un transport terrestre et ajouter ces frais votre note de frais (voir les dtails ci-dessous). Si vous avez rserv une chambre lhtel Brookstreet pour la dure de la confrence, veuillez consulter la liste dhbergement ci-jointe afin de confirmer les dtails de votre rservation. Vous devrez prsenter une carte de crdit votre arrive pour les frais accessoires. Le cot de la chambre et les taxes seront facturs directement nous le podium, moins que dautres dispositions naient t prises. Sil y a des changements ou des modifications apporter, communiquez avec Krista Benoit, planificatrice des vnements nous le podium, ispark@sympatico.ca avant le 12 octobre. Vous pouvez vous enregistrer lhtel partir de 16 h et vous devez quitter avant 12 h, le dernier jour. Des mesures peuvent tre prises pour accommoder les arrives htives et les dparts tardifs. Si vous devez entreposer vos bagages, prenez les dispositions ncessaires la rception. SANT ET CONDITIONNEMENT PHYSIQUE Lhtel possde une piscine et un spa, ainsi quun vaste centre de conditionnement physique proposant divers appareils de musculation et cardio. Vous pouvez aussi utiliser les sentiers pdestres et les pistes cyclables directement accessibles depuis lhtel et du terrain de golf. Vous trouverez galement un centre de conditionnement physique GoodLife de lautre ct de la rue, qui offre des cours de cardio, de musculation et dexercices collectifs. La carte de membre ou un laissez-passer dun jour est obligatoire. NOURRITURE ET BOISSONS SUR PLACE nous le podium fournira quelques repas dans le cadre de la confrence. Les dlgus doivent payer les repas qui ne sont pas prvus au programme de la confrence. Les dlgus qui logent lhtel seront rembourss un maximum de 30 $ par repas pour les soupers pris lhtel. Les frais de souper doivent tre inscrits sur la note de frais (voir les dtails ci-dessous) et accompagns du reu original (et non seulement du reu de carte de crdit) aux fins de remboursement. Voyez la liste de restaurants locaux ci-jointe ou encore, mangez lhtel. Vous trouverez galement un Starbucks dans le lobby de lhtel.

SERVICES DAFFAIRES Le centre daffaires de lhtel est ouvert 24 heures sur 24. La salle de confrence est dote de postes de travail et de ports de connexion o vous pouvez vous connecter lInternet, utiliser une ligne terrestre et amnager une petite aire de travail. Les chambres offrent aussi des aires de travail avec laccs Internet sans fil. nous le podium noffrira pas un service de photocopies sur place, ni de services dimprimante ou laccs des ordinateurs aux dlgus, car nous souhaitons prsenter une confrence cologique et sans papier. CALENDRIER DES VNEMENTS ACTUALIS, ENREGISTREMENT ET SALLES DE RUNION Vous trouverez ci-joint la plus rcente version du programme du Sommet. Une version plus rcente vous sera remise sur place, si ncessaire. Linscription au congrs se droulera le lundi, de 15 h 18 h, et de nouveau le mardi, de 7 h 10 h. Assurez-vous de vous inscrire la rception (2e tage) afin dobtenir votre carte didentification et les copies lectroniques des documents de runion. nous le podium nutilisera que les salles de runion situes aux 2e et 3e tages de lhtel. Vous pouvez atteindre ces tages par lescalier, lescalier roulant ou lascenseur. REMBOURSEMENT DES FRAIS nous le podium remboursera les frais engags par les dlgus admissibles pour le transport terrestre, les repas, les billets davion et le stationnement ( lhtel Brookstreet et votre aroport local). Un formulaire de note de frais vous sera remis sur place. Tous les remboursements demands doivent tre accompagns de la facture originale (comprenant litinraire et le cot du voyage en avion) et tre remis Phil Schlote, nous le podium avant le 30 novembre, au plus tard. Les remboursements demands aprs le 30 novembre seront refuss. JOUR 4 : JOURNE DE PLANIFICATION Les dlgus des ONS qui participent la sance de planification du jour 4 seront informs du nom de leur salle de runion du jeudi leur arrive la confrence. La salle sera dote dune table, de chaises et dun tableau feuilles volantes. Certaines salles offrent galement un tableau blanc. Si vous avez besoin dquipement ou de fournitures supplmentaires, communiquez avec Krista Benoit, planificatrice des vnements d nous le podium, ispark@sympatico.ca avant le 12 octobre. Des experts seront sur place pour des rendez-vous de 30 minutes avec votre groupe, comme mentionn prcdemment. Les dtails relatifs aux rservations et la liste dexperts seront fournis sur place. ACTIVITS SOCIALES ET ACCUEIL nous le podium et ses partenaires prsenteront deux activits sociales lors de la confrence. Les prsidents des centres canadiens multisports organiseront une rception dans le salon Shakers, au 2e tage, le mardi 19 octobre, de 20 h 23 h. Le Comit paralympique canadien et le Comit olympique canadien prsenteront aussi une rception, le mercredi 20 octobre. Des collations et des boissons seront servies gratuitement lors des deux rceptions, au cours desquelles les dlgus pourront faire plus ample connaissance dans un contexte social et informel. SERVICES LANGAGIERS Plusieurs confrenciers et prsentateurs parleront surtout langlais. Dautres feront des prsentations bilingues. Un service de traduction simultane sera offert sur place et les prsentations Power Point seront diffuses dans les deux langues. Vous pouvez rserver un casque dcoute pour la traduction la rception, votre arrive au Sommet. CODE VESTIMENTAIRE Tenue daffaires dcontracte/tenue dcontracte pour les activits du Sommet!