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Contenido del curso


Leccin 1: Por qu necesitamos bases de datos? Leccin 2: Explorar una base de datos de Access ____________ 2 ____________ 5

Leccin 3: El diseo de las bases de datos ______________________ 11 Leccin 4: Configurar tablas y campos en Access 2007 _______ 13

Leccin 5: Construir relaciones entre tablas en Access 2007_______ 16 Leccin 6: Ingresar y editar datos en tablas en Access 2007 _______ 18 Leccin 7: Crear y usar formularios en Access 2007 _____________21 Leccin 8: Crear formularios ms tiles en Access 2007 _______ 25

Leccin 9: Crear formularios ms atractivos en Access 2007 ______ 29 Leccin 10: Organizar registros en Access 2007 _________________ 37 Leccin 11: Filtrar registros en Access 2007 _________________ 40

Leccin 12: Consultas en Access 2007 (parte 1) _________________ 43 Leccin 13: Consultas en Access 2007 (parte 2) _________________ Leccin 14: Crear informes para los dems en Access 2007 ______

Leccin 1: Por qu necesitamos bases de datos?


Access 2007 es un programa que te permite crear y administrar bases de datos. Una base de datos es un lugar donde puedes guardar informacin relacionada con un tema especfico. Segn el uso que le vas a dar a la informacin sabrs si necesitas una base de datos de Access o un programa diferente para crear y administrar tus datos. Contenido de la leccin Tema 1: Qu es una Base de Datos? Tema 2: Ejemplo de una base de datos nmerica: Excel Tema 3: Cmo funciona Access, una base de datos no slo nmerica Tema 3: Practica lo que aprendiste

Qu es una Base de Datos?


Una base de datos te permite guardar informacin relacionada con un tema especfico de una manera organizada. Adems de guardar datos, tambin puedes clasificar, extraer, y resumir informacin relacionada con los datos.

Por qu no simplemente usar Excel? Hay muchos tipos de datos que necesitars archivar y administrar: texto y nmeros, por ejemplo. Dependiendo de lo que quieras de tus datos, podrs o no usar una base de datos. Podrs usar un programa para hacer hojas de clculo como Microsoft Excel. Cmo saber cules datos se pueden administrar adecuadamente con Excel y cules datos de verdad necesitan Access para administrarlos eficientemente? Todo depende en la cantidad de datos que necesites administrar y para qu necesitas los datos. Respondamos esto teniendo como marco una librera. Si trabajas en el negocio de los libros, necesitars llevar registro de tus clientes y sus rdenes. T podras usar Microsoft Excel para guardar y administrar este tipo de datos; sin embargo, Excel es un programa para hojas de clculo tradicionalmente usado para administrar informacin numrica, como sumar todas las compras de un cliente. Mientras ste puede realizar un buen trabajo a la hora de guardar algunos tipos de bases de datos basadas en texto como la informacin de contacto de tus clientes en realidad Excel no fue creado para hacer eso.

Ejemplo Access 2007 Los siguientes ejemplos te mostrarn por qu una base de datos de Access puede ser una mejor opcin para un negocio, en este caso: Los libros.

Ejemplo de Excel: Lista de Clientes y Seguimiento de Ordenes


Organizando y filtrando para ubicar datos en Excel En Excel, puedes guardar tus datos en una hoja de clculo y de esta manera enviar correos a toda la lista, o encontrar clientes especficos para enviar correos. Hasta podrs filtrar la informacin de los clientes para desplegar, por ejemplo, todos los clientes que viven en un lugar especfico, como en la siguiente imagen. Adicionalmente, podrs ordenar los datos de una manera especfica.

Sin embargo, si quieres ver resultados muy especficos en tus datos, como cuntas rdenes realiz un cliente al ao, Excel no es tan eficiente como Access para proveerte esta clase de datos.

Ingresar Datos en Excel


Si usas una hoja de clculo de Excel para seguir las rdenes de un cliente, cada vez que l pida una orden, tendrs que insertar una nueva fila de informacin en la hoja de clculo. Esto incluir los nombres y direcciones de los clientes. Si ese cliente pide ms de una orden a la vez, esa informacin tendr que ingresarse cada vez. Tu hoja de clculo va a tener informacin redundante o repetida.

Como puedes ver en la imagen arriba detallada, las clientes Tina Berna y Maria Helena Granados han pedido varias rdenes, en diferentes das, por diferentes libros. La informacin de contacto de los clientes fue ingresada cada vez que se ubica una orden. De esta manera se muestra una de las posibles limitaciones del programa de hojas de clculo -Excel- ya que los datos se ubicaran en una sola lnea.

Ejemplo de Access: Lista de Clientes y Registro de rdenes Ingresar datos en Access


Microsoft Access est diseado especficamente para ayudarte a administrar informacin, como los datos descritos en el escenario del negocio de los libros. Si estabas usando una base de datos de Access en vez de un programa de hojas de clculo, slo tendrs que ingresar el nombre del cliente, su direccin de residencia y el nmero de telfono la primera vez que haga un pedido. Esa informacin del cliente se podra ingresar en una tabla de Access diseada para contener la informacin bsica de los clientes. Una tabla es una lista de informacin relacionada en columnas y filas. En una tabla, cada fila es llamada registro y cada columna es llamada campo. Una tabla de Access en vista hoja de datos se ve similar a una hoja de clculo de Excel, como se puede ver en la imagen de abajo. Adicional a la tabla con informacin de los clientes, probablemente, tambin querrs una tabla con informacin de los productos para vender, y una tercera tabla para contar con datos relacionados con rdenes especficas de algunos clientes. Todas estas tablas estarn vinculadas, para ayudarte a sacar el mayor provecho de los datos. Access es llamado programa de administracin de bases de datos relacionadas, porque las tablas estn vinculadas, o relacionadas, como lo puedes ver en la siguiente imagen. Datos de una Tabla de Informacin de Access En este ejemplo, las tablas de informacin y rdenes de los clientes estn relacionadas por el ID de los clientes y el ID de los libros.

Diagrama de Relacin de Tablas en Access 3

Ahora, supongamos que quieres identificar el libro que fue ms popular en Bogot. Con Access, esto es posible, porque puedes buscar y recopilar informacin de varias tablas al mismo tiempo. La tabla con Informacin de los Clientes contiene informacin acerca de los estados, y el Orden de las tablas incluye informacin acerca de cules libros fueron ordenados. Necesitars informacin de las dos tablas para identificar el libro ms popular en una ciudad especfica. Podras mirar la informacin en estas tablas, separadamente, para responder la pregunta: Cal es el libro ms popular en Bogot?. En la tabla Informacin de Clientes, podrs ver todos los clientes de una ciudad en particular, Bogot, y en la tabla de los Libros, podrs ver todos los libros que tienen en bodega. El verdadero poder de Access es el de vincular y extraer informacin de varias tablas para responder preguntas especficas. Como puedes ver en la siguiente imagen, los resultados de tus preguntas especficas, o consultas, se desplegarn como se muestra a continuacin:

Desafo!

Trata de contestar las siguientes preguntas:

Qu es una base de datos? Qu tipo de programa es Microsoft Office Excel? Qu tipo de programa es Microsoft Office Access? Piensa en, por lo menos, dos diferencias entre Access y Exce

Leccin 2: Explorar una base de datos de Access


Cuando hayas determinado que una base de datos de Access te ayudar a guardar y administrar tus datos, tendrs que conocer las partes de una base de datos, cmo comenzar a usar Access, y cmo navegar entre las ventanas de Access.

Contenido de la leccin
Tema 1: Exploremos las Bases de Datos Tema 2: Comenzando con Access Tema 3: Abriendo una base de datos Tema 4: La ventana de Access Tema 5: Panel de navegacin Tema 6: Tablas, Consultas, Formas y Reportes Tema 7: Practica lo aprendido

Exploremos las Bases de Datos


Las bases de datos en nuestras vidas Piensa que toda la informacin que encuentras en un da tpico podra ser organizada en una base de datos. Por ejemplo, si vas a comprar una tostadora en un supermercado, el inventario del almacn de productos lo podrs encontrar en algn sitio del almacn, junto con el precio de cada producto. Cuando realizas una compra, el almacn necesita tener la capacidad de guardar la informacin de las ventas para determinar el total del da y as llevar control de lo que va saliendo de inventario. Una base de datos puede guardar informacin, y tambin permitirle al almacn determinar rpidamente cuntas marcas de tostadoras hay en el inventario, sin necesidad de contar los productos en los estantes.

Mientras esta informacin se pueda manejar sin una base de datos, podra ser ms fcil y ms efectivo usar una. Las bases de datos tienen un impacto enorme casi en todas las reas de nuestra vida.

Ejemplo de la Vida Real

Base de Datos de un Inventario en Access


Piensa al respecto Piensa en lo que sucede a tu alrededor en un da normal, y si hay una posibilidad de que exista una base de datos en los siguientes sitios:

1.

2. 3.

El Supermercado: El supermercado est lleno de productos. Estos productos deben ser pedidos, enviados y almacenados en una bodega. El supermercado tiene que pagar por los productos. Entonces, cuando los clientes compran los productos, la registradora cobra el precio y el cliente paga por el producto. Dnde estaban involucradas las bases de datos en este proceso? Restaurantes: De dnde viene la comida? Cmo sabe el administrador que debe comprar un producto? Cmo pagan las facturas? Semforos: Quin o qu controla cuando las luces pasan de rojo a verde? Una base de datos mantiene orden y estructura en nuestras vidas. Las bases de datos estn creadas usando programas como Microsoft Office Access 2007, el cual crea bases de datos relacionadas.

Comenzando con Access


Cuando inicias Access 2007, vers la ventana Introduccin a Microsoft Office Access. En el panel izquierdo, se encuentran las categoras de plantillas, incluyendo las categoras de plantillas locales y las de Office Online. Las plantillas son bases de datos previamente construidas enfocadas en una tarea especfica, que se pueden descargar y usar inmediatamente.

Ventana Introduccin a Microsoft Office Access


En el anterior ejemplo, las plantillas son seleccionadas, y las opciones de las plantillas estn desplegadas en el rea central de la pantalla. Las plantillas destacadas incluyen plantillas de bases de datos disponibles en lnea, as como plantillas disponibles como parte de la versin local de Access.

Abriendo una base de datos


Cuentas con tres opciones principales en la pgina Introduccin a Microsoft Office Access. Podrs abrir una plantilla de base de datos local o en lnea, una base de datos existente o una base de datos en blanco. Veamos plantillas incluidas en Access:

1. 2. 3.

4.

Haz clic en Plantillas Locales en el panel izquierdo. El centro de la pantalla cambiar para desplegar los iconos de las plantillas. Selecciona un icono en el centro de la pantalla. Aparecern detalles acerca de la plantilla de base de datos a la derecha. En el panel izquierdo de la ventana Introduccin a Microsoft Office Access, vers una lista de categoras para la plantilla disponible en Microsoft Office Online. Debes contar con una conexin a Internet para desplegar estas plantillas de base de datos. El comando de Base de Datos en Blando te permitir crear una base de datos desde el inicio.

Plantillas Locales
Abrir una base de datos existente: 1. En la seccin Abrir base de datos reciente, haz doble clic en el nombre del archivo de las bases de datos que deseas abrir y sta aparecer en la ventana.

Lista de base de datos reciente

2.

Haz clic en el link o vnculo Ms. Una ventana aparecer.

Encontrar una base de datos existente 3. Selecciona la base de datos que deseas abrir.

4.

Haz clic en Abrir. La base de datos aparecer. Seleccionar Base de Datos Existente

La ventana de Access
Antes de comenzar a usar una base de datos, necesitas familiarizarte con la ventana de Access.

La Ventana de Access

La Cinta
Como los otros programas de Microsoft Office 2007, Access 2007 tiene un sistema de pestaas (fichas) en Cinta que podrs usar para navegar la base de datos. La Cinta est organizada en cintas. Cada pestaa tiene grupos de comandos que se usan para realizar tareas en Access. Por ejemplo, en la pestaa de Inicio, vers que hay un grupo de Fuente que contiene los comandos para formatear fuente (texto) tales como el estilo, color, tamao, alineacin y ms. A menos que uses los atajos del teclado, la Cinta te ayudar a realizar un trabajo ms eficiente en Access.

Cinta de Pestaas (Fichas)

Barra de Herramientas de Acceso Rpido


Cuando te hayas familiarizado con Access, vers que hay comandos que usas ms que otros. Para facilitar el uso de estos comandos, puedes aadirlos a la Barra de Herramientas de Acceso Rpido. Predeterminadamente, la barra de herramientas aparece por encima de la Cinta en la parte superior izquierda de la ventana de Access, e incluye los comandos Salvar, Rehacer y Deshacer.

Barra de Herramientas de Acceso Rpido

El botn de Microsoft Office

El Botn de Microsoft Office est ubicado en la esquina superior izquierda de la ventana de Access e incluye opciones del men clave como Nuevo, Guardar, Imprimir y Ms. Recuerda que podrs cambiar las opciones del men en cualquier momento.

Botn de Microsoft Office


Abrir y cerrar el panel de navegacin:

El Panel de Navegacin aparece como una sola columna cuando est contraida.

Panel de Navegacin

Haz clic en el Botn para abrir o cerrar la barra Ancho del panel a la derecha del Panel de Navegacin.

Botn para abrir o cerrar la barra Ancho del panel

Panel de Navegacin Cerrado

Panel de Navegacin

Partes de una base de datos


Una base de datos de Microsoft Access est hecha de varios componentes como tablas, formas, consultas, y reportes. Estos componentes son llamados objetos de base de datos. Uno o ms de estos objetos se forman cuando una base de datos es creada. Todos los objetos aparecen en el Panel de Navegacin. Para facilitar la navegacin de la base de datos, los nuevos usuarios de Access van a querer organizar los objetos en el Panel de Navegacin.

Para cambiar la manera como los objetos estn organizador en el Panel de Navegacin:

1. 2.

Haz clic en la flecha desplegable de la parte superior del Panel de Navegacin para ver las opciones de orden. Selecciona una opcin del men. El Panel de Navegacin aparecer organizado basndose en tu seleccin. Si las bases de datos son completamente nuevas para ti, organiza los objetos por tipo en el Panel de Navegacin; puede llegar a ser una buena idea. stos se agruparn en el panel por tablas, formas, consultas y reportes.

Cambiar el Orden de los Objetos en el Panel de Navegacin

Para expandir o colapsar un grupo: 1. 2. Haz doble clic en cualquiera de las flechas desplegables, de esta manera se expandir un grupo y se desplegarn todos los objetos. Haz clic doble en cualquier flecha para contraer un grupo y esconder todos los objetos.

Desplegar Objetos Una base de datos est hecha de varios componentes u objetos. Estos objetos incluyen: Tablas Consultas Formas Reportes

Miraremos cada uno de los objetos con mayor detenimiento en una posterior leccin, pero te recordamos que podrs ingresar a ellos desde el Panel de Navegacin.

Tablas
Una tabla en la base de datos es el objeto que contiene la informacin bsica que deseas archivar. Un icono blanco y azul representa la tabla en el Panel de Navegacin.
Por ejemplo, en la tabla Clientes existen columnas, o campos de informacin incluyendo el ttulo y el autor. Por otro lado, cada fila corresponde a un registro que contiene la informacin especfica de los campos en la lista.

Tabla

Icono de Tabla

Consultas Otro objeto de la base de datos es llamado consulta. Una consulta te permitir recuperar informacin de una o ms tablas basndose en un conjunto de condiciones de bsqueda que hayas definido usando los campos de la tabla. Por ejemplo, si quieres conocer el nombre de los libros que han sido vendidos en Bogot y Medelln, podras crear una consulta que te permita recuperar esa informacin de las tablas para determinar la respuesta. En este ejemplo, podrs recuperar informacin de la tabla de Ordenes y la tabla de Libros. Profundizaremos en las consultas ms adelante. Formulario Un tercer objeto de base de datos es el formulario. Los formularios son una herramienta de Access que los usuarios pueden crear para realizar entradas de datos en tablas ms fcilmente. Ingresar datos en una tabla directamente puede ser difcil, si hay mucha informacin para ingresar. Tal como una hoja de clculo de Excel, una tabla de Access es esencialmente una fila de casillas en blanco donde los usuarios ingresan los registros. Sin embargo, el objeto Formas, provee a los usuarios un formulario fcil de leer donde ellos pueden ingresar datos de la tabla. Las formas son especialmente tiles para los usuarios de Access que no estn cmodos trabajando con las bases de datos. Reportes El objeto final de las bases de datos es el reporte. Un reporte es una manera efectiva para analizar y presentar datos usando un diseo especfico. El texto puede ser formateado en un reporte de Access, igual como puede hacerlo con un documento de Word.

Para cerrar un objeto: 1. 2. Selecciona la pestaa del objeto que deseas cerrar. (La pestaa iluminada es la pestaa (ficha) activa). Haz clic derecho en la pestaa y selecciona Cerrar.

Cerrar Objeto

Desafo!
Resuelve las siguientes preguntas:

Dnde est la Cinta en la ventana de Access? Dnde est ubicado el Panel de Navegacin? Cul es el propsito de cada uno de los cuatro objetos en una base de datos de Access?

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Leccin 3: El diseo de las bases de datos


El primer paso para crear una base de datos es pensar por qu la necesitas? cul es la intencin de contar con una? Cuando ya sepas esto, puedes comenzar a disear tu propia base de datos. Debes hacerte preguntas como: Qu clase de informacin archivar? Cmo tendr que dividir esta informacin para que sea fcil de guardar en mi base de datos? Cmo usar los datos cuando termine? Contenido de la leccin Tema 1: Escenario del negocio Tema 2: Determina el propsito de la base de datos Tema 3: Planear tablas de bases de datos Tema 4: Planear los campos de la tabla Tema 5: Practica lo aprendido

El Escenario del negocio: Libros D Libros


La mejor manera de aprender a disear una base de datos es empezar a realizar el proceso. Vamos a suponer que trabajas en Libros D Libros y necesitas crear una base de datos para el inventario. Piensa en qu es lo que quieres que haga la base de datos por ti. El siguiente diagrama muestra que tienes clientes, y de igual manera vendes libros por rdenes de pedido en el almacn y por Internet.

Almacn Libros D Libros

El almacn necesita una manera de llevar un registro de estas cosas.

Determina el propsito de la base de datos


Recuerda que el primer paso para disear una base de datos es determinar el propsito de la misma. Qu quieres que haga? En Libros D Libros, tus clientes pondrn ingresar rdenes de libros. Por lo menos, necesitas que la base de datos lleve un registro de los libros que vendes, los clientes a quienes vendes los libros y la fecha de cada rden.

Propsito de la Base de Datos Libros D Libros

La base de datos te podr decir dnde viven tus clientes con el fin de que puedas obtener dicha informacin en el momento en el cual necesites enviarles libros o cupones. Adicionalmente, podrs usarlo para llevar un registro de las ventas o para hacer una lista del mejor vendedor del almacn.

Planear tablas de bases de datos


Cuando tengas establecido el propsito, podrs realizar una lluvia de ideas acerca de la divisin de la informacin en las tablas que la base de datos necesitar para guardar los datos. Recuerda que una tabla es una coleccin de registros y cada registro est dividio en pequeas piezas de informacin necesaria, llamadas campos. Ya que ests planeando una base de datos para llevar un registro de tus clientes, los libros que tienes, y las rdenes que los clientes realizan, necesitars una tabla para cada uno de stos. 11

Tablas para la Base de Datos de Libros D Libros CONSEJO: Mantn tu base de datos disponible para otros usuarios, dndole a las tablas nombres simples y fciles de entender.

Planear los campos de la tabla


En el momento en el que sepas cules son las tablas que necesitas, el siguiente paso es decidir cules campos pertenecen a cada tabla. Recuerda que los campos son la parte ms pequea de la informacin en cualquier registro. Mira el ejemplo Libros D Libros de nuevo. En el mismo podrs observar que cuentas con varios campos en la tabla Clientes. Obviamente es necesario contar con el primer nombre y apellido. Tambin necesitars una direccin con el fin de lograr enviar las rdenes. El Email o correo electrnico ser necesario si quieres contactar al cliente en el momento en el que ocurra algn imprevisto con su orden.

Campos de la Tabla de Clientes Planeada Tambin necesitas varios campos en la tabla de Libros. Tiene mucho sentido contar con Ttulo y Autor. Necesitars un Precio para cada libro. La Categora te permitir conocer y clasificar los libros de una manera ms sencilla.

Campos Planeados en Tablas de Libros La tabla de rdenes tiene menos campos. Necesitas esta tabla para registrar el Cliente que est enviando la rden, el Libro que el cliente orden, y la Fecha en que la orden fue realizada.

Campos Planeados en la Tabla de Ordenes


No te preocupes si tu plan an no incluye todos los campos que necesitas. Access te permite aadir campos a las tablas en cualquier momento!

Desafo! Imagina que deseas usar una base de datos en tu nuevo negocio de caf. Planea tu base de datos: Qu querras registrar en tu base de datos? Cules tablas de base de datos sern necesarias? Cules campos tendr la tabla en cada base de datos?

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Leccin 4: Configurar tablas y campos en Access 2007


Ahora que sabes cmo debe verse una base de datos, necesitars trabajar ms en la configuracin y creacin de las tablas y los campos de esas tablas. Tema 1: Creando una nueva base de datos con Access Tema 2: Nombrar una tabla Tema 3: Renombrar una tabla Tema 4: Aadir ms tablas a la base de datos Tema 5: Aadir Campos a una Tabla Tema 6: Configurar el tipo de datos para un campo Tema 7: Practica lo aprendido

1. Creando una nueva base de datos con Access


1. Cuando inicias Access 2007, vers la ventana Introduccin a Microsoft Access 2. En el panel izquierdo, encontrars la categora de plantillas, incluyendo las plantillas locales destacadas, as como las categoras que podrs encontrar en Office Online. Las plantillas son bases de datos construidas previamente enfocadas en una tarea especfica que puedes descargar y usar inmediatamente. 3. Tambin vers la opcin Base de Datos en Blanco la cual te permitir construir tu propia base de datos desde el inicio.

4. Cuando seleccionas la opcin Base de Datos en Blanco en la parte superior de la ventana, el programa te pedir cambiar el nombre predeterminado de la base de datos por uno que tu prefieras. En este momento debes dar el Nombre que desees a la base de datos. En el siguiente ejemplo, nombrars la base de datos LibroDLibros ya que ste es el nombre del almacn en el escenario que te encuentras trabajando. 5. Haz clic en Crear para finalizar el proceso de nombrar la base de datos.

La nueva base de datos abre mostrando una tabla predeterminadamente. La tabla tambin aparece con un nombre predeterminado Tabla1 en el Panel de Navegacin, y la pestaa o ficha Tabla. Recuerda que para efectos de organizacin de tus archivos es preferible que nombres las tablas basadas en el diseo de la base de datos.

Nombre Predeterminado de la Tabla

2. Nombrar una tabla


1. Para darle a la tabla un nombre nico, el primer paso es hacer clic en el botn de Microsoft Office Button ubicado en la esquina superior izquierda de la aplicacin.

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2. Luego, selecciona la opcin Guardar. La ventana Guardar Como aparecer para permitirte guardar la tabla con el nombre que desees.

3. El nombre de la nueva tabla aparece en el Panel de Navegacin y en la pestaa Tabla, como puedes observar en la imagen a continuacin.

Nombre de la Tabla

CONSEJO: Nombra tus tablas con un nombre lgico y fcil de entender.

3. Para renombrar una tabla


1. Con la tabla cerrada, haz clic derecho en la Tabla a la que deseas cambiarle el nombre. Selecciona Cambiar nombre en el listado desplegable. 2. El nombre de la tabla aparecer subrayado y un cursor aparecer, lo cual significa que ahora puedes escribir el nuevo nombre. Haz clic derecho en alguna parte fuera del nombre de la tabla para realizar el cambio.

Cambiar nombre desde el Panel de Navegacin

Cerrar una tabla

1. Hay varias maneras de cerrar una tabla activa. Podrs dar clic derecho en la pestaa o ficha Tabla y seleccionar la opcin Cerrar.

Cerrar la Tabla desde la pestaa o ficha Tabla 2. Un mtodo comn es dar clic en la X que aparece en la esquina superior derecha del objeto de la base de datos activa.

Cerrar Tabla desde la Ventana Documento

Abrir una tabla

1. 2.

Para abrir una tabla, haz clic derecho en el nombre de la Tabla que deseas abrir. Luego, selecciona Abrir en el listado de opciones del men. Un mtodo ms comn es hacer doble clic en el nombre de la tabla que est en el Panel de Navegacin. La tabla seleccionada se abrir en la ventana del objeto de la base de datos.

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Abrir Tabla desde Panel de Navegacin

4. Aadir ms tablas a la base de datos


1. De manera predeterminada, Access 2007 inicia con una tabla. Para aadir ms tablas a la base de datos, haz clic en la pestaa o ficha Crear ubicada en la parte superior izquierda de la Cinta.

2. Seguidamente, selecciona Tabla del grupo de comandos Tablas. Una nueva tabla se abrir en la ventana de objetos activos de la base de datos. Debers nombrar la tabla usando el comando Guardar del men de Microsoft Office. Podrs seguir los pasos detallados en: Nombrando una Tabla, que se encuentra en la pgina 3 de esta leccin.

Crear Nueva Tabla


CONSEJO: Podrs observar la tabla en la que te encuentras al ver cules pestaas de las tablas estn resaltadas.

5. Aadir Campos a una Tabla


Access 2007 te permite aadir campos a las tablas cuando te encuentras: 1. 2. Trabajando en la Vista Hoja de Datos, la cual se ve como una hoja de clculo. Y en la que se est trabajando, Vista Diseo, donde podrs configurar ms controles para los campos. De cualquier manera, necesitas saber cmo cambiar entre las dos vistas.

Cambiando de vistas

Para cambiar de vistas, selecciona el grupo de comandos Vistas ya sea de la pestaa o ficha Inicio (que se ve a continuacin) o en la pestaa Hoja de Datos en la Cinta. Selecciona en el men la opcin de vista que sea de tu preferencia.

Cambiando de Vistas

Aadir campos en Vista Hoja de Datos


1. Campo ID Automtico De forma predeterminada, Access 2007 crea un campo en cada tabla nueva, el campo ID. Este campo se numera automticamente para darle a cada registro de la tabla un nico nmero de identificacin. Recuerda que los registros son las filas de una tabla.

2. Para aadir ms campos a una tabla en la Vista Hoja de Datos, haz doble clic en el encabezado de Nuevo.

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3. El texto Nuevo desaparecer del encabezado. Dale un nombre al campo escribiendo el nombre directamente en el encabezado. Presiona la tecla Tab del teclado para mover el cursor al siguiente campo. CONSEJO: Es posible que quieras renombrar el campo ID con un nombre nico, ya que el campo ID aparece automticamente en cada tabla que creas. Es posible que esto no sea necesario, pero podra ayudarte a evitar la confusin en el momento en el que ests configurando la relacin entre las tablas.

Aadir campos en la vista diseo


1. En la Vista Diseo, el nombre de los campos estn en una columna a la izquierda en vez de tenerlos a lo largo y en la parte superior como en la vista Hoja de Datos, tal como se muestra a continuacin.

2.

Campos en Vista Diseo Para aadir un nuevo campo a una tabla en la Vista Diseo, slo haz clic en la celda donde deseas el nuevo campo y escribe el nombre del campo. Cuando cambie a la Vista Hoja de Datos, el nuevo campo aparecer con sus propias columnas, como se ve a continuacin.

Vista de Hoja de Datos de Campos Aadidos 3. En la Vista Diseo, cuentas con muchas opciones de propiedades de los campos que podrs configurar para asegurarte de que los datos solo pueden ser ingresados en ciertos formatos. Configurar estas opciones es una buena idea si quieres asegurarte de que la informacin de la base de datos sea la mejor.

Mover campos
Si tu prefieres reorganizar el orden en que aparecen los campos en una tabla, Access 2007 te permite moverlos fcilmente. Para mover un campo en la Vista Hoja de Datos, arrastra y libera el campo a la ubicacin deseada. Para hacer esto: 1. 2. 3. 4. 5. Haz clic en el encabezado del campo que deseas mover. Mueve el mouse en el rea de encabezado. En el momento en el que aparezca una cruz con flechas, debes mantener sostenido el botn izquierdo del mouse. Con el botn izquierdo del mouse presionado, mueve el cursor a la nueva ubicacin del campo. Libera el botn del mouse y el campo aparecer en la nueva ubicacin.

Eliminar campos
1. Para eliminar un campo en la Vista Hoja de Datos, slo haz clic en el encabezado del campo y luego selecciona Eliminar del grupo de comandos Campos y Columnas de la pestaa o ficha Hoja de Datos en la Cinta. PRECAUCIN: Ten presente que no puedes borrar cualquier campo de una tabla, sin antes asegurarte del impacto que esta eliminacin pueda tener en el resto de la base de datos!

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6. Configurar el tipo de datos para un campo


Access 2007 te permite controlar la manera como se ingresan los datos en cada campo de la tabla de la base de datos. Esto se hace usando Tipo de Datos. El Tipo de Datos predeterminado es el texto para cada campo despus del campo ID, que fue configurado para que se autonumerara. T podrs cambiar la configuracin del Tipo de Datos: Desde el grupo de comandos Formato y Tipo de Datos de la pestaa Hoja de Datos en la vista Hoja de Datos. Y desde la columna Tipo de Datos en la Vista Diseo.

Desde la cinta de opciones 1. Para cambiar el tipo de datos desde la Cinta de Opciones, haz clic en el encabezado del campo. Luego, selecciona en el men desplegable, al lado del comando Tipo de Datos, el tipo de datos que deseas.

Configurando el Tipo de Datos desde la Cinta de Opciones

En la Vista Diseo
1. Para cambiar el tipo de datos en la Vista Diseo, haz clic en el nombre del campo y luego presiona la tecla Tab del teclado. Selecciona el formato que deseas en el men desplegable que tiene cada una de las casillas que se encuentra en la columna Tipo de Datos.

Configurando Tipo de Datos en la Vista Diseo

El Tipo de Datos es ms notable cuando la base de datos est siendo poblada con registros. Esto har necesario que los datos sean formateados como moneda, texto, nmeros y fecha al igual que el Microsoft Excel.

Desafo!

Abre Access 2007 y construye tu propia base de datos:

Da un nuevo nombre a la Tabla 1. Aade una tabla nueva. Aade campos a una tabla. Configura el tipo de datos para un campo en una tabla. Abre y cierra las tablas. Mueve un campo en la tabla. Elimina un campo en la tabla.

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Leccin 5: Construir relaciones entre tablas en Access 2007


Hasta este momento tienes las tablas que son necesarias para la base de datos, y has creado campos para las diferentes tablas. Las Relaciones le permiten a Access 2007 organizar la informacin necesaria para poder elaborar las bsquedas en el momento en el que lo requieras. Tema 1: Estableciendo Relaciones entre tablas Tema 2: Entendiendo el Mapa de Relaciones Tema 3: Tablas Relacionadas Tema 4: Practica lo aprendido

1. Estableciendo Relaciones
Para establecer una relacin entre tablas:
1. 2. Haz clic en el comando Relaciones del grupo Mostrar u Ocultar en la pestaa o ficha Herramientas de Base de Datos en la Cinta. Luego haz clic en el comando Mostrar Tabla del grupo Relaciones en la pestaa o ficha Diseo en la Cinta. NOTA: Las tablas deben estar cerradas para poder establecer relaciones.

Comando Relaciones
Cuando la ventana Mostrar Tabla aparezca: 1. 2. 3. Ventana Mostrar Tabla 4. 5. 6. Ubica el mouse sobre la tabla que deseas mover. Mantn sostenido el botn izquierdo del mouse, y arrastra la tabla a la nueva ubicacin. Libera el botn del mouse para soltar la tabla en su nueva ubicacin. Selecciona el nombre de cada una de las tablas y haz clic en Agregar o haz doble clic sobre el nombre de cada una de las tablas que deseas relacionar. Cuando hayas terminado, haz clic en Cerrar la ventana que aparece en el cuadro Mostrar Tabla. Ahora debers ver un mapa de relaciones que contiene todas las tablas que fueron seleccionadas.

Mapa de Relaciones

2. Entendiendo el Mapa de Relaciones


El mapa de relaciones agrupa todas las tablas que fueron seleccionadas, sumado a los campos que fueron configurados previamente. Notars que el primer campo tiene un icono de llave al lado. Esta es la Clave Principal para la tabla.

Clave Principal

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Claves Primarias y Externas


Una Clave Primaria es el primer campo de cada una de las tablas de la base de datos. Notars que estos campos se auto-numeran predeterminadamente, por ende cada registro en una tabla tiene un nico nmero para identificarlo. Access usa este nmero para recolectar rpidamente la informacin en el momento en el que tengas preguntas o necesites un reporte. Los reportes sern cubiertos ms adelante. En el siguiente ejemplo, la clave principal para la tabla de Clientes es Clientes ID, la clave principal para la tabla de rdenes es Orden ID, y la clave principal para la tabla de libros es Libros ID. Una Clave Externa es el Campo Principal en la tabla; pero debes tener en cuenta que siempre ser mostrado en otra tabla. Si observas cuidadosamente, los campos Cliente ID y Libros ID aparecen all, as como sus propias tablas. Estos campos son claves primarias en sus propias tablas, pero en la tabla rdenes, son consideradas Claves Externas.

Claves Externas

3. Tablas Relacionadas
Hay unas cuantas maneras de establecer una relacin entre tablas: 1. 2. Usando los comandos para Editar Relaciones ubicados en la pestaa o ficha Diseo de la Cinta. Usando el mtodo Arrastrar y Soltar. Ambos mtodos te darn el mismo resultado al final, pero el mtodo Arrastrar y Soltar es mucho ms fcil y te ahorrar muchos pasos.

Tablas relacionadas con el mtodo arrastrar y soltar Es fcil relacionar las tablas desde un mapa de relaciones: 1. 2. 3. Selecciona el nombre de un campo de una de las tablas, sosteniento el botn izquierdo del mouse. Arrastra el nombre del campo de una de las tablas a la otra tabla en la relacin deseada. Suelta el primer nombre del campo en el nombre del campo que deseas relacionar liberando el botn izquierdo del mouse. En el siguiente ejemplo, se muestra la seleccin del campo Libros ID de la tabla Libros, arrastrando y soltando en el campo Libro ID en la tabla de rdenes. La ventana Modificar Relaciones aparece.

4.

Mapa de Relaciones

5.

6. Selecciona la opcin Exigir Integridad Referencial. Esta opcin es explicada en detalle ms adelante. 7. Haz clic en Crear.

Ventana Modificar Relaciones

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4. Entendiendo el Tipo de Relaciones


Access 2007 te permite realizar varios tipos de relaciones. Estas incluyen: Uno a Uno Uno a Varios Varios a Varios

El tipo de relacin con el que ms debes trabajar, y uno de los que se utilizar para la creacin del negocio de libros, es la relacin Uno a Muchos.

Uno a Varios. La relacin Uno a Muchos significa que los datos de los campos se mostrarn una sola vez en una tabla, pero muchas veces en la tabla relacionada. Por ejemplo, observa uno de los ttulos de los libros en la librera. La ID Libros, para esos libros slo debe aparecer una vez en la tabla Libros, ya que la tabla contiene una lista de cada uno de los ttulos con los que cuenta el inventario. ste aparecer muchas veces en la tabla rdenes, ya que es de esperarse que sean ordenados por muchas personas, muchas veces. El smbolo de la relacin Uno a Muchos se ve as:

Relacin Uno a Muchos

Exigir Integridad Referencial En la Ventana Modificar Relaciones, la opcin para Exigir Integridad Referencial aparece. Deberas hacer clic en Exigir Integridad Referencial con el fin de que te asegures de NUNCA tener una orden por un libro que no aparece en la tabla Libros. Seleccionando esta opcin, Access revisar la totalidad de los datos registrados.

Editar Relaciones Existentes


Access 2007 te permite editar relaciones existentes. Esto puede ser realizado usando el comando Modificar Relaciones en la Cinta. Sin embargo, una manera mucho ms simple de realizar esta accin es haciendo doble clic en el vnculo que aparece en el mapa de relaciones. Cualquiera de los mtodos hace aparecer la ventana Modificar Relaciones, en la cual podrs cambiar la configuracin.

Desafo!
Si todava no has guardado la base de datos, es momento para que guardes la base de datos ejemplo Libros D Libros en tu computador. Abre la base de datos y establece una relacin entre la tabla de Libros y la tabla de rdenes usando el mtodo Arrastrar y Soltar. Establece una relacin entre la tabla de Clientes y la tabla de rdenes usando el comando Modificar Relaciones en la Cinta. Edita una relacin establecida, previamente, haciendo doble clic sobre el vnculo. Explora las opciones y la configuracin en la ventana Modificar Relaciones. Mueve las tablas alrededor en el mapa de relaciones.

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Leccin 6: Ingresar y editar datos en tablas en Access 2007


Las bases de datos de Access 2007 contienen cada uno de los registros de datos dentro de las tablas. T puedes aadir, editar y eliminar los registros directamente desde las tablas. Esta leccin te mostrar cmo hacerlo. Tema 1: Aadir y editar datos en tablas Tema 2: Editar los registros en las tablas Tema 3: Validacin de datos Tema 4: Practica lo aprendido

1. Aadir y editar datos en tablas


Aadir registros a tablas
Cuando ingresas registros a la tabla, ests poblando la base de datos. En Access 2007 podrs realizar dicha accin de maneras diferentes. Para aadir registros en la nueva fila de registros: 1. 2. 3. Nueva Fila de Registro Haz clic en la fila de registro con el asterisco que aparece en la parte inferior de la tabla. Escribe los datos en los campos apropiados. Usa las teclas Enter o Tab para mover el cursor al siguiente campo.

Para aadir registros con el nuevo botn de navegacin de registro:


1. Haz clic en el botn Nuevo Registro de la barra de navegacin. La barra de navegacin est ubicada en la esquina inferior derecha del panel de objetos que est a la izquierda. 2. Escribe los datos en los campos apropiados. 3. Usa las teclas Enter o Tabpara mover el cursor al siguiente campo.

Nuevo Botn de Navegacin de Registro

Para aadir registros con el nuevo comando de registro:


1. Haz clic en el comando Nuevo Registro en el grupo Registro en la Cinta de opciones. 2. Escribe los datos en los campos apropiados. 3. Usa las teclas Enter o Tabpara mover el cursor al siguiente campo.

Nuevo Comando de Registro

2. Editar los registros en las tablas


Algunas veces es necesario editar registros en la base de datos. Como con las otras tareas en Access 2007, sta puede ser realizada de muchas maneras.

Para editar un registro directamente:


1. Desplzate por los registros o utiliza los Botones de Navegacin en la barra de navegacin para encontrar el registro que desees editar. 2. Haz clic en la celda que contiene la informacin que deseas editar. Un icono en forma de lpiz aparecer para indicarte el modo editar.

Modo Editar Registros 3. Escribe la nueva informacin en el campo. 4. Haz clic en la parte de afuera de la fila de registro para aplicar los cambios.

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Botones de Navegacin Para editar o realizar un registro usando el comando buscar y reemplazar : 1. Haz clic en el comando Buscar en el grupo Buscar de la Cinta. 2. La ventana Buscar y Reemplazar se abrir.

Comando Buscar 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Ventana Buscar y Reemplazar

Debes indicarle a Access que encuentre una palabra determinada escribiendo en el rea Buscar: la palabra que deseas encontrar. Escribe el trmino con el que deseas reemplazar la palabra relacionada en el campo Reemplazar Con: Tambin debes indicar dnde buscar eligiendo entre las opciones de la lista desplegable Buscar En:. CONSEJO: La primera opcin del men desplegable es el campo donde estuviste en la tabla por ltima vez. Especifica con qu debe Coincidir: cualquier parte del campo, todo el campo o el comienzo del campo. Tambin debes indicar cmo Buscar: Arriba busca los registros que estn debajo del cursor, Abajo busca los registros que estn arriba del cursor y Todo busca en todos los registros. Haz clic en una de las opciones de accin:

- Encontrar Siguiente: encontrar el siguiente resultado en la tabla. - Reemplazar: pondr la nueva palabra en la tabla, escribiendo sobre lo que estaba all. - Cancelar suspende el proceso de edicin. CUIDADO: NO uses Reemplazar Todo, esta accin sera exactamente igual a reescribir TODOS los resultados en la tabla, lo cual puede tener un serio impacto en tus datos.

Para copiar y pegar un registro :


1. 2. Haz clic derecho y selecciona Copiar. Selecciona la nueva fila de registro. Luego haz clic derecho y selecciona Pegar. La informacin del registro aparece con un nuevo nmero de ID.

Para borrar un registro:


1. 2. Selecciona el registro que deseas eliminar. Luego, haz clic derecho y selecciona Eliminar Registro. Una ventana de notificacin aparecer preguntndote si ests seguro de eliminar este registro, ya que una vez lo confirmes y elimines el registro no podrs recuperar los datos.

Ventana Eliminar Registro Es posible que hayan otros registros que dependen de los registros que deseas eliminar. NO elimines un registro sin saber cul ser el impacto en el resto de la base de datos. Cuando eliminas un registro, ese nmero de registro ser eliminado permanentemente de la tabla de la base de datos. Si eliminas el ltimo registro de una tabla, y luego aades un nuevo registro, la numeracin de este nuevo registro aparecer sin ninguna secuencia.

Registro de Numeracin despus Eliminar los Registros

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3. Validacin de datos
Validacin de Datos es un concepto muy importante en cuanto a las bases de datos. Es el proceso por el cual Access evala los datos que son ingresados en una base de datos, para asegurarse de que son aceptables, vlidos, y cuentan con formato. Imagina que una de las personas que manejan la base de datos ha ingresado una orden en la fecha 4 de enero de 2008 en el formato mes/da/ao, as: 01/04/2008. Otro usuario ingresa una orden del mismo da con el mismo formato. Ahora, si la base de datos est llevando un registro de todas las ventas del mes de enero del 2008, es posible que no muestre las dos rdenes de enero, aunque fueron ingresadas el mismo da. Access 2007 te permite configurar caractersticas de campos y reglas de validacin de datos, con el fin de forzar a los usuarios a ingresar los datos siguiendo un formato especfico.

Tipo de datos y validacin de reglas La Validacin de Datos comienza cuando los tipos de datos son configurados a lo largo del proceso de la construccin de tablas y campos. Por ejemplo, si el tipo de datos de un campo ha sido configurado como Moneda y un valor es ingresado en forma de texto en ese campo de la tabla, Access no aceptar dicho dato como formato vlido y mostrar un error de validacin, como el siguiente:

Mensaje de Error de Validacin de Datos La validacin de datos se logra al configurar las reglas de validacin de datos y otras propiedades de los campos.

Configurar regla de validacin de datos 1. 2. 3. En la pestaa Diseo, busca el grupo Vistas. En la Vista Diseo, resalta el campo que requiere una regla de validacin. En la seccin Propiedades del Campo en el panel inferior de la ventana, justo a la mitad de la misma, configura la regla de validacin usando el Generador de Expresiones. El generador de expresiones ofrece smbolos comunes para configurar una regla de validacin de datos.

Usa el Generador de Expresiones para Ingresar las Reglas de Validacin Validacin para el Campo Categora

Regla de

Las reglas de validacin funcionan de manera ms sencilla con campos numricos. Las reglas para texto requieren que escribas cada uno de los valores aceptables entre comillas, separados por un O, as como se ve a continuacin. Texto de validacin El Texto de validacin es un mensaje de error especializado que puedes configurar con el fin de que el sistema se encargue de poner sobre aviso al usuario que ingresa datos de manera errnea.

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1.

Para configurar el Texto de Validacin, escribe el mensaje de error exactamente como deseas que lo vea el usuario. Escribe directamente debajo de la fila Regla de Validacin en la seccin Propiedades de Campo de la Vista Diseo. Para la regla de validacin que configuras como Categora, debes escribir el texto como a continuacin se detalla:

Texto de Validacin de Categora 2. La siguiente imagen muestra el mensaje de error que el usuario ver en el momento en el que se encuentre rompiendo una regla de validacin de Categora:

Mensaje de Error de la Regla de Categora


Usando las propiedades del campo para asegurar la integridad de los datos Otra manera de asegurar la integridad de los datos es configurando las propiedades del campo tales como: Tamao del Campo, Formato, y Requerimiento. Tamao del Campo se puede configurar para mantener un nmero especfico de caracteres o letras, mximo hasta 255 para los campos de texto. Si estuvieras usando un campo de texto para escribir las dos letras de un estado abreviadas, el campo se podra configurar para que solo acepte dos letras o caracteres y nadie podri escribir el nombre completo de un estado en este campo. La propiedad del campo Formato se puede configurar para que despliegue texto o nmeros de una manera estandarizada. Por ejemplo, el texto se puede configurar para que solo muestre letras maysculas y nmeros que se configuren, como nmeros cientficos, porcentajes o decimales. Configura la propiedad de Requerimientos con la opcin S, para el caso en el que el usuario deba ingresar los datos requeridos en el campo. Escoja No, si el usuario puede dejar el campo en blanco.

Estas son slo unas maneras que Access ayuda a asegurar que los datos ingresados en su base de datos sean vlidos. Desafo! Si todava no lo has hecho, guarda el ejemplo de la base de datos de Libros D Libros en tu computador. Abre la base de datos y aade registros, usando los nuevos botones de registro de navegacin. Aade un registro usando el comando Nuevo Registro en la Cinta. Edita un registro usando el comando Buscar y Reemplazar. Copia y Pega un registro en una de las tablas. Configura un texto y regla de validacin para un campo, en una de tus tablas. Luego, rompe la regla cuando escribas los datos y observa el mensaje de resultados.

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Leccin 7: Crear y usar formularios en Access 2007


Otra manera de ingresar datos en la base es por medio de los formularios. Los formularios de Access 2007 te permiten ingresar los datos de una manera correcta. Esta leccin abarcar los beneficios de usar formas con una base de datos. Contenido de la leccin Tema 1: Por qu usar formularios? Tema 2: Crear un formulario bsico Tema 3: Usar Formularios para ingresar datos Tema 4: Creando un men desplegable Tema 5: Practica lo aprendido

1. Por qu usar formularios?


En la vida real, un formulario es un papel que se completa para obtener y almacenar informacin, con el fin de llevar un registro de informacin especfica.
Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, por ejemplo qu campos o filas de datos se van a mostrar. Un formulario eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya que los usuarios no tienen que buscar lo que necesitan. Si un formulario es visualmente atractivo, resultar ms agradable y ms eficaz trabajar con una base de datos, adems de que ayudar a evitar que se especifiquen datos incorrectos. Un formulario de Access le permite al usuario ingresar datos en un registro al tiempo, sin tener que ver la tabla completa.

Formulario Comn
Un formulario de Access 2007 tambin le permite a las personas que ingresan la informacin, conocer exactamente qu informacin ingresar, y mostrar en tiempo real cmo lucir la misma. Aadir ciertos componentes de control a un formulario como un men desplegable puede incrementar la integridad de los datos dramticamente en una base de datos. El dueo de una base de datos desear controlar los niveles de acceso a los datos, que otro usuario pueda tener porque entre menos personas manipulen los datos, menos cambios sern realizados a los datos. Los formularios son una manera ms que tienen los dueos de las bases de datos para poner un lmite de accin de otros usuarios. Las propiedades de los formularios se pueden hacer de tal manera que los usuarios solo puedan ingresar o ver los registros.

Formulario del Libro

2. Crear un formulario
Access 2007 tiene varias herramientas para crear formularios. Estas herramientas estn ubicadas en el grupo Formularios en la pestaa Crear de la Cinta de Opciones, como se ve a continuacin:

Comando del Grupo Formularios


Las herramientas de formularios de Access 2007: Los comandos de Formularios muestra un formulario bsico, mostrando un slo registro al tiempo. El comando Formulario Dividido crea un formulario mostrando un registro en la parte de arriba e incluye una vista de una hoja de clculo de toda la tabla en la parte inferior.

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El comando Varios Elementos crea un formulario que muestra todos los registros al tiempo, el cual se ve muy parecido a la tabla en la vista hoja de datos. El Asistente de Formularios se encuentra bajo el comando Ms Formularios. Este te lleva por todo el proceso de la creacin de formularios ms elaborados.

Para crear un formulario usando el comando Formulario El comando bsico de Formato es el que te sugerimos, ya que te permitir ingresar datos con el fin de observar slo un registro al tiempo. Esto tambin incluye todos los campos de la tabla de origen, y permitir que modifiques el diseo de los formularios bsicos con el fin de ocultar los campos o aadir controles. Para crear un formulario usando este comando: 1. 2. 3. Inicia seleccionando la tabla que deseas usar como tabla origen. Con la tabla origen seleccionada, selecciona el comando Formulario del grupo de comandos Formularios en la pestaa o ficha Crear en la Cinta de Opciones. El nuevo formulario es creado y se desplegar en el panel de objetos. El nuevo formulario tiene el mismo nombre que la tabla de origen predeterminadamente. Podrs renombrar el formulario con un nombre nuevo cuando lo guardes.

3. Usar Formularios para ingresar datos


Llenar una base de datos es muy fcil cuando tienes un formulario bsico diseado. Navegar por los registros funciona de la misma manera que con las tablas. La Barra de Navegacin est ubicada en la parte inferior izquierda del panel de objetos. Los Botones de Navegacin tambin funcionan de la misma manera que para las tablas. La siguiente imagen muestra los botones de navegacin para un formulario:

Botones de Navegacin del Formulario

Para aadir un registro a la base de datos usando un formulario:


1. 2. 3. 4. 5. Navega hasta un nuevo registro, ya sea usando el botn de navegacin Nuevo Registro, o el comando Nuevo en el grupo Registros en la Pestaa de Opciones. Luego, simplemente aade los nuevos datos. Los datos debes ingresarlos usando un formato aceptable. Los formatos aceptables fueron establecidos cuando las propiedades del campo fueron configurados. Finalmente, debes guardar el registro. Guardar usando ya sea el comando Guardar en la Cinta de Opciones, o procesando otro registro usando el botn de navegacin Nuevo Registro (en Blanco). Debes moverte a un nuevo registro. Sin embargo, es necesario que refresques la tabla en la Vista Base de Datos para ver el registro ms nuevo.

Para editar registros usando un Formulario


1. As como en una tabla, el usuario de la base de datos puede editar registros de un formulario usando el comando Buscar y Reemplazar; este comando funciona exactamente de la misma manera como lo hace para una tabla.

4. Creando un men desplegable


Usar un men desplegable en un formulario puede incrementar la integridad de los datos en la base de datos, ya que el men desplegable obliga al usuario del formulario a seleccionar una de las opciones predeterminadas para llenar el campo. Estos controles de formulario son relativamente fciles de configurar usando los controles Cuadro Combinado.

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Para crear un men desplegable con el comando Cuadro Combinado


1. Con el formulario abierto en la Vista Diseo, selecciona el comando Cuadro Combinado en el grupo Controles en la pestaa o ficha Diseo de la Cinta de Opciones

Comando Cuadro Combinado


2. Arrastra y suelta las herramientas del Cuadro Combinado para crear el Cuadro Combinado donde lo deseas en el formulario.

Tamao del Comando Cuadro Combinado

3.

Aparece el Asistente para cuadros combinados .

Asistente para Cuadros Combinados


4. 5. Escoge las opciones deseadas del Asistente y haz clic en Siguiente. Ya que la opcin del medio fue seleccionada en el siguiente ejemplo, el Asistente procesa el siguiente paso y pide que los valores sean ingresados en una pequea tabla. De manera inmediata el Asistente pregunta qu hacer con los valores ingresados. Access puede recordar los valores para usarlos ms adelante, o puede llenar un campo con los valores ingresados. Usa el men desplegable para seleccionar los campos que Access debe usar para guardar los valores. Cuando las opciones deseadas hayan sido seleccionadas, haz clic en Siguiente. Finalmente, el Asistente le da un nombre genrico a los Cuadros Combinados, el cual no debe ser muy significativo para ti. Despus, en caso de que necesites ajustar las propiedades de estos u otros Cuadros Combinados, podrs nombrarlos y finalizar haciendo clic en Terminar.

6.

7. 8.

Asistente para Cuadros Combinado


9. Cambia a la Vista a Formulario para que puedas observar cmo los Cuadros Combinados funcionan. El men desplegable aparece en nuestro formulario de libros, como se ve a continuacin:

Men Desplegable de la Lista de Categoras de Libros


Cualquier nombre que sea ingresado aparecer en una etiqueta o formulario. Esta etiqueta puede ser eliminada si es necesario.

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Desafo! Si todava no lo has hecho, guarda el ejemplo de la base de datos Libros D Libros en tu computador Navega a travs de los registros de los clientes con el formulario de Clientes. Crea un formulario de Libros bsico usando el comando Formulario. Usa el nuevo formulario de Libros para ingresar y guardar los siguientes datos: - Ttulo: Las Calles Secretas de Savannah - Autor: Amy Little - Categora: Viajes - Precio: $34.99 - Ttulo: Carros y Camiones - Autor: Jonathon Bradley - Categora: Infantil - Precio: $14.99 Usando el comando Cuadro Combinado, crea una lista desplegable en el formulario de Libros para las siguientes Categoras: - Ficcin - No-Ficcin - Infantil - Historia - Tecnologa - Hogar y Jardinera - Viajes - Comidas Aade otro registro a la base de datos usando el formulario Libros con el men desplegable del selector de Categora. Usa el comando Encontrar y Reemplazar para cambiar el precio de todos los libros que estn a $14.99 por $16.99.

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Leccin 8: Crear formularios ms tiles en Access 2007


Access 2007, te permite modificar formularios para hacerlos ms fciles de usar y, al mismo tiempo, incrementar la integridad de la base de datos. Tema 1: Crea Formularios Ms tiles Tema 2: Configurar las propiedades de un formulario Tema 3: Esconder los campos en un formulario Tema 4: Crear cuadros combinados Tema 5: Configurar las propiedades de un campo en un formulario Tema 6: Crear controles de botn Tema 7: Practica lo aprendido

1. Creando formularios ms tiles


Crea Formularios Ms tiles
Ya sabes cules son los formularios que te pueden ayudar a incrementar la integridad de los datos limitando lo que los usuarios pueden ver y cmo pueden ingresar los datos. Ahora, es tiempo de que pienses acerca del diseo de los formularios desde el punto de vista de los posibles usuarios. El formulario bsico que fue creado con el comando Formulario, se ve as: En este formulario que se ha tomado como ejemplo, el empleado encargado de la base de datos, tomar las rdenes a los clientes y completar un pedido. Ahora bien, debes pensar qu requerimientos deber tener con el fin de que el usuario (empleado) pueda hacer un buen uso del mismo:

Formulario rdenes Tu empleado estar aadiendo nuevas rdenes, no editando las que ya existen. Debes configurar las caractersticas del formulario para limitar esta accin. El usuario tampoco necesitar ingresar un nmero a Orden ID, ya que ese es el nmero de la base de datos asignado a cada registro de orden para diferenciarla de otras rdenes. Entonces, como este campo no lo necesita ver debes esconder el campo. El campo Cliente ID y Libro ID no son muy tiles donde estn, ya que el empleado tendr que saber el nmero de Clientes ID y Libro ID para poder ingresar los datos en el formato que necesitas. Debes hacer estos campos ms tiles al crear Cuadros Combinados con el fin de permitirle al usuario (empleado) seleccionar el libro y cliente deseado. Cuando realices estos cambios, el usuario no necesitar escribir la fecha de la rden, ya que ese campo se deber completar solo usando el da en el que se ingresa el pedido o sea HOY. Debes configurar las propiedades del campo para que esto sea posible.

2. Configurar las propiedades del formulario


Access 2007 te permite configurar muchas caractersticas a los formularios. Las Propiedades de Formulario tiene opciones que se pueden configurar desde la Vista Diseo en la Hoja de Propiedades, como las que encontrars a continuacin. Estas opciones controlan cmo se ven, funcionan e interactan los formularios con el resto de la base de datos.
Para configurar las propiedades de tu formulario: 1. 2. Observa el formulario en la Vista Diseo. Selecciona el comando Hoja de Propiedades del grupo de Herramientas ubicado en la ficha o pestaa Diseo, tal y como se ve a continuacin. Nota: La Hoja de Propiedades del formulario tambin se puede ver haciendo clic en cualquier parte del formulario en Vista Diseo y seleccionando Propiedades del men desplegable.

Cuando la hoja de propiedades abra: 1. 2. Asegrate de seleccionar Formulario en la lista desplegable de Seleccionar Tipo en la parte superior de la Hoja de Propiedades. Configura las propiedades del formulario que desees.

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Configurando las Propiedades de Campos en la Hoja de Propiedades CONSEJO: Usa las pestaas para encontrar la propiedad especfica que deseas configurar. Tambin mira la ayuda que Microsoft Access 2007 te ofrece en la esquina inferior izquierda de la ventana de Access, con el fin de que obtengas ms informacin acerca de las propiedades.

3. Esconder los campos en un formulario


En algunos momentos un campo no ser necesario en un formulario. Access 2007 te permitir esconder campos configurando la propiedad Permitir Vista Formulario en la Vista Diseo. Para esconder un campo que es visible en un formulario: 1. 2. 3. En la Vista Diseo, abre la Hoja de Propiedades. Cambia la propiedad Permitir Vista Formulario y selecciona No, como se ve a continuacin: Cambia a la vista Formulario para verificar que el campo est escondido.

Crear cuadros combinados


Para el formulario de las Nuevas rdenes en el ejemplo, se ha creado un men desplegable usando el comando Cuadros Combinados. Esta lista desplegable le ayudar al usuario a identificar un cliente o un libro, en especial, usando informacin ms til que los nmeros de Cliente ID y Libro ID , como se ve a la izquierda: Recuerda que el proceso para crear Cuadros Combinados fue cubierto en la Leccin 7.

Formulario de Nuevas rdenes con una Lista desplegable

Configurando propiedades de campos


Algunas veces, es necesario configurar las propiedades de los campos de los formularios. Por ejemplo, en el formulario Nuevas rdenes de la librera, es necesario que el campo fecha se complete automticamente con el da en el que se est realizando la orden. De esta manera, el usuario no tendr que preocuparse de escribir la fecha en el formulario, ya que ste lo har por s solo.

Formulario Nueva rden

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Configurar las propiedades de un campo en un formulario


Para configurar las propiedades de un campo, en Vista Diseo: 1. 2. 3. Resalta el campo que deseas en el formulario. Abre la Hoja de Propiedades. Configura la propiedad del campo deseado.

En el ejemplo, es necesario configurar el campo Fecha de rden para que se complete automticamente con la fecha en la que se realice el pedido. Observa la siguiente imagen, y nota el subrayado para el campo Fecha de rden en el formulario. En la Hoja de Propiedades, cuentas con Fecha de rden en la lista desplegable de tipo Seleccin.

Configurando la Fecha de las rdenes en el Formulario de rdenes Ahora bien, si deseas la Fecha de rden para completar automticamente, debes configurar el valor predeterminado para que siempre quede la fecha del da que se haga el pedido. Para configurar el campo Fecha de la Orden y que se auto-complete con la fecha del pedido:

1. 2. 3.

Abre la pestaa Datos de la Hoja de Propiedades. Configura la propiedad Valor Predeterminado haciendo clic en el botn Generador de Expresiones. Usa el Generador de Expresiones para escribir expresiones con la fecha actual. Se desplegar un men como se detalla a continuacin:

Configurando la Fecha de las rdenes en el Formulario de rdenes

El Generador de Expresiones contiene muchas expresiones para el funcionamiento de una base de datos. Explora estas opciones haciendo clic en varios campos de la columna izquierda del Generador de Expresiones.

Generador de Expresiones para la Fecha Actual

Crear controles de botn


Otra manera de hacer los formularios ms faciles de usar es aadiendo botones. Los botones son una manera rpida para que el usuario del formulario realice una accin especfica. Estos comandos estn agrupados en categoras de accin, incluyendo: Botones Exploracin de Registros: Le permite a un usuario moverse en la base de datos facilmente. Botones Operaciones con Registros: Le permite a un usuario guardar o imprimir un registro. Botones Operaciones con Formularios: Le otorga al usuario la posibilidad de abrir y cerrar un formulario, imprimir el formulario actual y otras acciones. Botones Operaciones con Informes: Le ofrece al usuario vistas previas o enviar informes va email.

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Aadir un comando botn a un formulario


Para aadir un comando botn a un formulario: 1. Haz clic en el comando Botn en el grupo Controles en la pestaa Diseo.

Comando Botn en el grupo Controles

2. Cuando el Asistente para botones de comando abra: - Selecciona el tipo de comando que deseas de la lista de Categoras. - Selecciona la accin especfica para que el botn realice, desde la lista Acciones. - Haz clic en Siguiente.

Asistente para botones de comando Paso 1 - En el siguiente paso del Asistente: - Si deseas que aparezca texto en el botn, escrbelo en la casilla Texto. - Si deseas que aparezca una imagen en el botn, selecciona una usando el botn Examinar. 3. Haz clic en Siguiente.

Asistente para botones de comando Paso 2

Asistente para botones de comando Paso 2

4. En el siguiente paso nombra el botn de manera que tenga significado para el formulario. 5. Haz clic en Terminar. El comando en botn deber aparecer y ser funcional en la vista Formularios.

Desafo! Si todava no lo has hecho, guarda el ejemplo de la base de datos Libro D Libros en tu computador. Abre el Formulario rdenes y cambia las propiedades del formulario para que limites al usuario del formulario a slo aadir registros. Esconde los campos Orden ID y Fecha de rden. Configura el campo Fecha de rden para tener un Valor Predeterminado de la fecha actual. Crea un men desplegable para los campos Cliente ID y Libro ID, asegurndote que contenga informacin til para el usuario y pueda llenar la base de datos correctamente con los nmeros ID. Aade un botn al formulario.

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Leccin 9: Crear formularios ms atractivos en Access 2007


Ahora que ya sabes como crear formularios ms tiles para tus usuarios, es tiempo de pensar en cmo va a lucir el formulario.

Contenido de la leccin
Haz clic en el tema de tu inters o presiona el botn Siguiente para empezar. Tema 1: Hacer formularios ms atractivos Tema 2: Aadir un logo a un formulario Tema 3: Aplicar un estilo aplicando Autoformato Tema 4: Trabajar con ttulos Tema 5: Trabajar con objetos en un formulario Tema 6: Practica lo aprendido

1. Hacer formularios ms atractivos


Es muy probable que otros usuarios, hagan uso de tu base de datos, por esta y muchas otras razones es necesario contar con un formulario agradable a la vista del usuario. Estos tipos de cambios son hechos a los formularios en la vista Vista Diseo. En la Vista Diseo se puede ver el esquema de lo que se ver en la Vista Formulario, y desde all podrs configurar el tamao de los controles, otros objetos, tipo de letra, color y bordes del formulario. Recuerdas cmo cambiar a Vista Diseo? Hay tres maneras de abrir el formulario en la Vista Diseo: 1. 2. 3. Haz clic derecho en la pestaa del formulario o en el nombre del objeto que se encuentra en el panel izquierdo, en la lista desplegable podrs seleccionar Vista Diseo. Tambin puedes seleccionar Vista Diseo en el grupo Vistas de la ficha o pestaa Diseo. La otra opcin es usar el pequeo cono Vista Diseo en la esquina inferior derecha de la ventana de Access 2007.

2. Aadir un logo
Microsoft Access 2007 usa un icono o smbolo de formulario automticamente, como el que se muestra a continuacin, en el encabezado de cada uno de los formularios. Una manera de configurar o disear los formularios es quitando este smbolo y reemplazndolo con un logo o smbolo de la empresa. Esto es muy fcil de hacer usando el comando Logotipo.

Smbolo o cono de Formulario Reemplazar el smbolo de Access con un logotipo Para reemplazar el smbolo de Access con un logotipo de tu eleccin: 1. 2. Elimina el cono de formulario que Access 2007 ha puesto en tu formulario. Selecciona o haz clic en el comando Logotipo del grupo Controles que est ubicado en la ficha o pestaa Diseo de la Cinta de Opciones.

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Comando Logotipo

3.

Usa la ventana Insertar Imgen para encontrar el archivo de la imagen que deseas usar como logotipo. Luego, haz clic en Aceptar. El nuevo logo deber aparecer. Tambin podrs mover o cambiarle el tamao al logo. Ms adelante vers cmo mover y cambiar de tamao el logotipo en un formulario.

3. Aplicar un estilo aplicando Autoformato


Otra simple manera de cambiar la apariencia de los formularios es aplicando un estilo del comando Autoformato. T podras modificar el color para cada parte del formulario, pero Microsoft Access ya ha combinado varios colores en estilos muy atractivos. Estos estilos estn disponibles en el comando Autoformato. Aplicar un Autoformato Para aplicar un Autoformato a un formulario: 1. 2. Haz clic en el comando Autoformato del grupo Autoformato en la pestaa o ficha Organizaren la Cinta de Opciones. Selecciona el fomato que ms te guste. Los cambios se irn viendo a medida que vayas pasando el mouse por encima de cada una de las opciones. El cambio aparecer cuando dejes el cursor en una de estas y por ende realices la seleccin.

Opciones de Autoformato

4. Trabajar con ttulos


Para cambiar el ttulo en el formulario que aparece en la esquina superior izquierda al lado del cono o logo del encabezado, debers seguir los siguientes pasos: Cambiar el ttulo del formulario Para cambiar el ttulo del formulario: 1. Haz clic en el comando Ttulo en el grupo Controles de la ficha o pestaa Diseo.

Comando Ttulo

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2.

Cuando aparece el ttulo subrayado, escribe el nuevo ttulo y oprime la tecla Enter del teclado. Nota: El ttulo no afecta el nombre del archivo ni viceversa.

Cambiar el texto en el formulario Access, al igual que todos los productos de Microsoft Office 2007, te permite cambiar el estilo, el tamao, color y la alineacin de las letras y el texto. As como aplicar negrilla, cursiva o subrayar el texto. Todo esto se realiza desde la pestaa o ficha Diseo, tal como se ve en la siguiente imagen.

Comando Para Formatear o Transformar el Texto

Modificar el texto
Para hacer cambios al texto en un formulario: 1. 2. Resalta el texto. Aplica el formato que desees realizando una o ms de las siguientes acciones:

- Selecciona la fuente o tipo de letra de la lista desplegable de Fuentes. - Establece el tamao del texto usando la lista desplegable del comando Tamao. - Escoge un color para el texto usando el selector de Color. - Aplica, ya sea el estilo negrilla, cursiva, o subrayado. Recuerda que la lista que acabas de observar incluye las modificaciones de texto ms comunes.

Trabajar con objetos en un formulario


Otras maneras de modificar la apariencia de un formulario en Access 2007 incluyen: cambiar el tamao y la posicin de los objetos que aparecen en el formulario, as como aplicar bordes a los objetos del formulario. Mover objetos a un formulario Para mover un objeto de un lugar a otro en un formulario: 1. 2. Selecciona el objeto haciendo clic en el mismo. Mueve el objeto arrastrndolo y soltndolo en una nueva ubicacin.

Cambiar el tamao a un objeto de un formulario Para cambiar el tamao de cualquier objeto en un formulario: 1. 2. 3. Selecciona el objeto haciendo clic en el mismo. En el momento en el que aparezca un cursor en forma de cruz, mantn el botn izquierdo del mouse sostenido y arrastra el borde hasta alcanzar el tamao deseado. Libera el botn del mouse para aplicar los cambios.

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Aplicar un borde a un objeto en un formulario Los bordes pueden hacer que un objeto sea ms visible para que cualquier usuario lo vea ms fcilmente. Para aplicar un borde a cualquier objeto en un formulario 1. 2. 3. 4. Selecciona el objeto haciendo clic en el mismo. Selecciona un tamao usando el comando Grosor de Lnea. Selecciona el estilo usando el comando Estilo de Lnea. Selecciona un color usando el comando Color de la Lnea.

Comandos de Borde

Desafo!

Si an no has hecho, guarda el ejemplo de la base de datos Libro D Libros en tu computador.

Abre el Formulario rdenes en la Vista Diseo y realiza las siguientes tareas: Aade una imagen usando el comando Logotipo. Nombra el formulario con un nuevo Ttulo. Modifica algo del texto del formulario. Aplica una de las opciones del comando Autoformato. Mueve o cambia el tamao de un objeto en el formulario. Aplica un borde a un objeto del formulario.

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Leccin 10: Organizar registros en Access 2007


Siempre que realices una base de datos debes tener en cuenta que existirn momentos destinados al anlisis de los datos. Una manera muy bsica de analizar los datos es ordenndolos. Con Access 2007 este proceso se convierte en algo muy sencillo. Contenido de la leccin Haz clic en el tema de tu inters o presiona el botn Siguiente para empezar. Tema 1: Ordenar registros para observar sus datos Tema 2: Ordenar texto: agrupar basndote en los valores de texto Tema 3: Ordenar nmeros: Organizar valores numricos Tema 4: Practica lo aprendido Descarga el ejemplo para trabajar con el video.

1. Ordenar Registros
Probablemente, ordenar es la manera ms sencilla de observar tus datos; de esta manera se agrupan los registros en cierto orden. En la librera, por ejemplo, se pueden ordenar los datos de diferentes maneras: Basndote en la fecha de realizacin de las mismas Organizada por clientes, el Estado en el que viven, o por el cdigo de rea. Ordenadas en libros: por autor, categora, o precio. Access 2007 te permite organizar los registros en las tablas basndote en un campo o valor que puede ser texto (como el apellido de un escritor) o numrico (como el cdigo de rea de los clientes o el precio de los libros). Dependiendo del tipo de valor, Access te ofrece diferentes opciones para ordenar.

2. Ordenar texto
Cuando Access 2007 ordena texto, ofrece dos opciones descritas en la siguiente tabla: Opciones de Orden De la A a la Z. Tambin Llamado Ascendente

Descripcin Los registros comienzan a ordenarse por orden alfabtico comenzando por la A. Los registros se organizan en orden alfabtico pero al revs, comenzando por la Z.

De la Z a la A.

Descendiente

Para agrupar basndote en los valores de texto: 1. Haz clic en la flecha desplegable que se encuentra en la parte superior de la columna.

1. 2.

Cuando el men aparezca, selecciona la opcin Ordenar de la A a Z o la opcin Ordenar de la Z a la A. Con la opcin de la A a la Z , los registros aparecern ordenados basados en la columna que seleccionaste, organizando, sta misma, en orden alfabtico comenzando por la A, tal como se ve a continuacin.

Ordenar de la A a la Z

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3. Con la Z a la A, los registros se organizarn


tomando como referencia la columna seleccionada en orden alfabtico invertido, comenzando por la Z. Los comandos para ordenar en el grupo Ordenar y Filtrar en la pestaa o ficha Inicio de la Cinta de opciones, es otra manera de organizar los datos.

Registros Ordenados en la Categora de la A a la Z.

3. Ordenar nmeros
Access 2007 tambin ofrece dos opciones cuando debes ordenar valores numricos. Estas opciones estn descritas en la siguiente tabla:

Opcin de Ordenar De nmeros pequeos a grandes. Del ms grande al ms pequeo

Tambin Llamado

Descripcin Los valores cercanos a 1 estn desplegados primero. Los valores ms alejados de 1 comienzan al principio de la lista.

Ascendente

Descendente

Organizar valores numricos Para organizar valores numricos: 1. Haz clic en la flecha desplegable del encabezado o ttulo de la columna por la que se deseas organizar toda la lista.

1. 2.

3.

Cuando aparece el men, selecciona entre las opciones Ordenar de mayor a menor u Ordenar de menor a mayor. Con la opcin Ordenar de menor a mayor, los registros se organizarn basndose en los valores de los campos escogidos, comenzando la lista con el nmero ms cercano a 1. Con la opcin Ordenar de mayor a menor, los registros se organizarn basndose en los valores de los campos escogidos, comenzando la lista con el nmero ms lejano de 1.

Organizar de Mayor a Menor

Resultados organizados de mayor a menor en la lista de precios

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Los comandos para organizar en el grupo Organizar y Filtrar en la pestaa o ficha de Inicio, tambin pueden ser usados para ordenar los registros.

Eliminar un orden
Para eliminar un orden: 1. Haz clic en el comando Borrar todos los criterios de ordenacin ubicado en el grupo Organizar y Filtrar en la pestaa o Ficha de Inicio.

Comando Borrar todos los criterios de ordenacin

Desafo! Si todava no lo has hecho, guarda el ejemplo de la base de datos Libro D Libros en tu computador. Abre la tabla Clientes y la tabla Libros. Organiza por Apellido la tabla de Clientes, de la Z a la A. Organiza la tabla de Libros por Precio, usando la opcin Ordenar de menor a mayor. Elimina todos los criterios de orden.

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Leccin 11: Filtrar registros en Access 2007


Otra manera til de ver o analizar la informacin en una base de datos es filtrndola. Los filtros agrupan la informacin basndose en uno o ms criterios de campo, luego despliegan slo los registros que contienen esos valores y criterios especficos. Tema 1: Filtrar registros Tema 2: Filtrar por campo Tema 3: Filtrar por seleccin Tema 4: Aplicar un filtro avanzado Tema 5: Practica lo aprendido

1. Filtrar registros
Filtrar registros en Access 2007 significa lo siguiente: Buscar todos los registros que hay en una tabla. Encontrar cada registro que coincide con los criterios definidos por el usuario. Desplegar los resultados en la tabla al esconder los registros que no tienen nada que ver con lo que estabas buscando.

Podrs usar la opcin filtrar datos usando el mtodo Filtrar por Campo y Filtrar por Seleccin. Adicionalmente, Access 2007 puede realizar un Filtro Avanzado, el cual es una pequea consulta que se realiza en una tabla. Estas opciones estn descritas en la siguiente tabla:
Mtodo Filtrar por Campo Descripcin Lista todos los valores que se han ingresado en un campo especfico, de tal manera que pueda escoger el valor o los valores que desea encontrar por medio de Access. Esta opcin ofrece la opcin de buscar registros basndose en un valor seleccionado de la tabla. Puede realizar una consulta para encontrar registros que:

Filtrar por Seleccin

Igual en un valor No se igualen a un valor Contengan un valor No contengan un valor

Filtro Avanzado

Los resultados de un filtro especfico son mucho ms precisos al ser organizados y filtrados.

2. Filtrar por campo


Cuando utilizas la opcin Filtrar por Campo, Access 2007 encuentra todos los valores que han sido ingresados en un campo especfico. Access enlista todos estos valores para ti, para que puedas escoger el valor o los valores que deseas que Access te ayude a encontrar en ese campo. Cuando haya encontrado el valor para filtrar, Access te entrega resultados como un subgrupo de registros en la tabla.
Para filtrar por campo: 1. 2. 3. 4. Subraya la columna donde est el campo que deseas usar como filtro. En este ejemplo, se muesra el filtro usando el campo Estado. En el grupo Ordenar y Filtrar de la cinta de Inicio, haz clic en el comando Filtrar. Cuando la ventana aparece, selecciona el valor que deseas usar como filtro. Al seleccionar la casilla Seleccionar todo todos los registros volvern a aparecer en la tabla. Sin embargo, haz clic en esta opcin cuando todos los valores estn seleccionados. Al seleccionar Vacas se encontrarn registros donde los campos estn en blanco o vacios. Selecciona las casillas de todos los valores que desees ver en tus resultados. Haz clic en Aceptar.

5. 6. 7.

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Alterna filtro y quitar filtro de resultados Como en la mayora de acciones en Access, podrs alternar, de varias maneras, entre los resultados filtrados y no filtrados: 1. 2. Usando la etiqueta que aparece en la barra de navegacin. Usando el botn Alternar Filtro ubicado en el grupo Ordenar y Filtrar.

Resultados despus de filtrar por el estado de NC en la lista de Clientes

Botn Alternar Filtro

3. Filtrar por seleccin


Cuando Filtras por seleccin, Access 2007 te entrega los resultados como un conjunto de registros de una tabla. El programa asume que la seleccin actual es lo que deseas usar como valor de filtro o criterio de seleccin. Filtrar por seleccin Para filtrar por seleccin: 1. 2. 3. 4. Ubica el cursor en la celda que contiene el valor con el que quieres filtrar los otros registros, o sea, el que necesitas como criterio. Haz clic en el comando Seleccin del grupo Organizar y Filtrar de la ficha o pestaa de Inicio. Cuando la lista aparece, escoge una de las opciones: Igual a te mostrar todos los registros que tengan el mismo valor que seleccionaste.

En el siguiente ejemplo, encontrars los registros que estn en la ciudad de Raleigh. No es igual a te mostrar registros que no tengan el mismo valor al que escogiste como criterio o valor. En el siguiente ejemplo, esta opcin te mostrar todos los registros excepto los que estn en Raleigh. Contiene te mostrar todos los registros que tengan en alguna parte, un valor o criterio igual al que seleccionaste. En este ejemplo, al seleccionar Contiene todos los registros tendrn esta ciudad en alguna parte del registro por ejemplo Raleigh, Caraleigh, o Raleighville. No contiene, no te mostrar los registros que tengan este valor en alguna parte. En el siguiente ejemplo, al dar clic en No Contiene, te mostrar todos los registros excepto los que tienen Raleigh en el nombre de la ciudad; por ejemplo Raleigh, North Raleigh y Raleighville.

4. Filtros avanzados
Un Filtro avanzado te permitir enfocar los registros. Es muy similar a realizar una consulta en miniatura en una tabla, solamente, y usa una interfaz de consultas muy sencilla. Podrs guardar los resultados como una consulta para que los puedas volver a usar en el momento en el que lo necesites. Las consultas sern vistas en las siguientes lecciones. Aplicar un filtro avanzado Para aplicar un filtro avanzado a una tabla: 1. Haz clic en el comando Avanzadas el cual se encuentra en el grupo Ordenar y Filtrar en la pestaa o ficha de Inicio. Desde el men desplegable, selecciona la opcin FIltro Avanzado/Ordenar. La pantalla diseo se abrir con el fin de que puedas configurar un criterio de filtro y/u Orden para los diferentes campos en la tabla.

Diseo de la Pantalla del Filtro Avanzado

2. 3.

41

1.

Para ordenar o filtrar otro campo, arrastra el nombre del campo de la tabla que est en la parte superior y ubcalo en una de las casillas superiores del panel inferior. Luego, para ordenar el nuevo campo:

2.

Haz clic en la celda de la fila Orden. Escoge la opcin que deseas usar de la lista desplegable que aparece en la casilla.

Para filtrar un nuevo campo: 1. 2. Haz clic en la celda de la fila Criterios. Ingresa el criterio escribiendo en la celda. Access pondr comillas alrededor del criterio, mostrndote que buscars ese valor exactamente. Importante: Access ordenar de la izquierda a la derecha, segn la manera que estn desplegados en el panel del Filtro Avanzado. Cuando todas los rdenes estn terminadas, Access aplicar los filtros. Como al ordenar, Access filtra de la izquierda a la derecha, basndose en el orden diseado en la pantalla Filtro Avanzado. Para ver el resultado, haz clic en el botn Alternar Filtro de la pestaa o ficha de Inicio. Los resultados filtrados aparecern en la nueva tabla. Puedes guardar los filtros avanzados, para el caso de que quieras realizar este filtro ms adelante.

3. 4.

Guardar un filtro avanzado


Para guardar un filtro avanzado: 1. 2. Haz clic derecho a la pestaa o ficha Clientes Filtro Diseo en la vista Filtro Avanzado. Selecciona del men desplegable Guardar.

Guardar un Filtro Avanzado 3. 4. Si aparece la ventana Guardar Como Consulta, debers darle un nombre al filtro avanzado. Esta ventana slo aparece la primera vez que se guarda este filtro. Access 2007 guarda Filtros Avanzados como consultas, ya que esta es la manera ms sencilla de realizar dichas consultas en una tabla.

Desafo! Si an no lo has hecho, guarda el ejemplo Libro D Libros en tu computador. Usa el mtodo Filtrar por Campo para filtrar la tabla Clientes con el fin de encontrar todos los clientes que son de NC.</L Usa el mtodo Filtro por Seleccin para filtrar la tabla Clientes, buscando los que no estn en Raleigh. Consejo: Usa la opcin No es igual a. Alterna entre los resultados de los filtros y la tabla sin filtrar. Aplica un Filtro Avanzado en la tabla Libros para encontrar todos los libros Infantiles, organzalos por precio de mayor a menor. Guarda el filtro avanzado con un nombre de tu preferencia.

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Leccin 12: Consultas en Access 2007 (parte 1)


El verdadero poder de la base de datos de Access 2007 radica en la habilidad de agrupar informacin para anlisis rpidos, o dicho en otras palabras, realizar bsquedas eficientes. Las Consultas te permiten retribuir informacin de una o ms tablas basndose en un grupo de condiciones de bsqueda definidas por el usuario. Access 2007 desplegar los resultados en la tabla con el fin de que puedas analizar y manipular ms all los datos arrojados. Tema 1: Usar consultas Tema 2: Planear una consulta Tema 3: Usar el comando diseo de consulta Tema 4: Esconder campos u otra informacin en los resultados Tema 5: Guardar la consulta Tema 6: Practica lo aprendido

1. Usar consultas
Las Consultas recopilan informacin de una o ms tablas basndose en un conjunto de condiciones de bsqueda que t mismo estableces, luego combina esa informacin, de cierta manera, que facilite el anlisis de los datos. Si has usado un Filtro Avanzado en Access 2007, entonces habrs realizado una consulta muy bsica en una tabla. Ahora bien, si deseas usar informacin de ms de una tabla, necesitars usar el comando Diseo de Consulta o Asistente para Consulta. Antes de usar las herramientas de Access 2007, es importante que planees la consulta usando un proceso lgico. De lo contrario, ser posible que no consigas los resultados que esperas.

2. Planear una consulta


Hay tres preguntas que necesitas responder cuando ests planeando una consulta: 1. 2. 3. Cmo quieres que se vean los resultados? Identifica cada campo o informacin que quieres incluir en los resultados. En qu parte de la base de datos est guardada la informacin? Realiza una lista de las tablas (y/o consultas) que contienen la informacin que necesitas ver. Cules son las condiciones que deseas mantener en los datos? Esto ayuda a determinar varios criterios para que Access pueda llegar a los registros adecuadamente.

Planeando: Quines ordenaron libros de tecnologa? Piensa en este proceso con base en el trabajo que hemos realizado a partir de la base de datos de Libro D Libros. El nuevo escenario es sencillo: la empresa adquiri una nueva serie de tecnologa que va a salir pronto a la venta y deseas enviar cupones a los clientes que han ordenado libros de tecnologa en el pasado. Una pregunta puede ayudarte a responder esta consulta: cules son los clientes que han ordenado libros de tecnologa? Usa las tres preguntas siguientes para planear dicha consulta. 1. Cules son los campos que deseas ver en los resultados? Necesitas una lista de clientes y direcciones para enviar por correo los cupones, de esta manera el resultado debe mostrar:

Campos en Resultados

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2.

En cules tablas est guardada la informacin? Bueno, para esta consulta necesitars: - Tabla de Clientes: para obtener los nombres y las direcciones de los clientes. - Tabla de Libros: para saber cules son los libros de tecnologa - Tabla de rdenes: para saber cules son los clientes que han ordenado libros de tecnologa.

3.

Cul es la condicin que deseas encontrar? Solamente deben aparecer los libros de tecnologa.

Condicin de la Consulta

3. Usar el comando diseo de consulta


Cuando ya hayas planeado la consulta, debers seguir los pasos que se detallan a continuacin: Para realizar una consulta usando el comando Diseo de Consulta: 1. Selecciona el comando Diseo de Consulta de la pestaa o ficha Crear.

2.

Comando Diseo de Consulta Usa la ventana Mostrar Tabla para seleccionar las tablas (y/o consultas) que se deben incluir en la consulta. La consulta que debes realizar necesita las tres tablas.

Ventana Mostrar Tabla 3. Arrastra y suelta los campos que deseas ver en los resultados al panel inferior en la Vista diseo de consulta.

Aadir Campos a Pantalla Diseo de Consulta

44

4.

5.

Escribe la condicin en la fila Criterios en la columna Categora Libros. Para la consulta, debes escribir Tecnologa en la celda llamada Criterio para el campo Categora. Como se ve a continuacin, Access 2007 pone unas comillas a lado y lado del trmino para especificar que se ve igual al trmino designado en el campo. Cuando la condicin sea establecida, haz clic en el comando Ejecutar del grupo Resultados en la pestaa o ficha Diseo.

Comando Ejecutar Consulta 6. Finalmente, observa los resultados para determinar si coinciden con la consulta.

Clientes que han Comprado Libros de Tecnologa.

4. Esconder campos u otra informacin en los resultados


Algunas veces los resultados de una consulta incluyen informacin innecesaria. Access 2007 te permite esconder estos campos fcilmente. Esconder una parte del resultado de la consulta Para esconder un campo en el resultado de consulta:

1.

En la ventana diseo de consulta, selecciona la casilla Mostrar, dando clic sobre sta.

Mostrar Campo en Consulta 45

2. Ahora, cuando ejecutes los resultados, el campo se esconder tal y como se observa en la siguiente imagen.

Resultados de Consulta con Campos Escondidos

Guardar la consulta
Algunas veces no necesitas guardar los resultados o el diseo de la consulta. Otras veces, querrs guardarla y ejecutarla ms adelante para modificarla un poco. Para guardar los resultados de una bsqueda sigue los pasos detallados: 1. Haz clic derecho en la pestaa de la consulta. 2. Cuando la ventana Guardar Como se despliegue, asgnale un nombre significativo a la consulta.

Guardando la Consulta 3. 4. Haz clic en Aceptar. La consulta ahora ser guardada como uno de los objetos en el panel izquierdo de la ventana de Access.

Desafo! Si an no lo has hecho, guarda el ejemplo Libro D Libros en tu computador. Planea una consulta para encontrar cules son los clientes que solicitan cierta categora de libros. Usa el comando Diseo de Consulta para realizar la misma Ejecuta la consulta y observa los resultados. Guarda la consulta Modifica la consulta para esconder un campo.

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Leccin 13: Consultas en Access 2007 (parte 2)


Ya para este momento, sabes cmo realizar una consulta bsica. En esta leccin te mostraremos cmo realizar una consulta que incluya una funcin Total en el grupo y cuente los registros en los resultados.
Tema 1: Usar totales en una consulta Tema 2: Usar contar y agrupar por medio de una consulta Tema 3: Ordenando y Filtrando Resultados de Consulta Tema 4: Practica lo aprendido

1. Usar totales en una consulta


Algunas veces, querrs ver los resultados de la consulta agrupados o contados en alguna manera. Access 2007 ofrece varias opciones que hacen posible estas funciones. Tal vez la manera ms fcil de hacer esto es por medio del comando Totales, el cual tiene opciones muy similares a las funciones usadas en Microsoft Excel. Estas funciones incluyen: Suma: Usado para sumar los nmeros de una columna. Promedio: Usado para encontrar el promedio entre los nmeros de una columna. Max: Encuentra el valor ms alto en un campo. Min: Encuentra el valor ms bajo en un campo. Cuenta: Usado para contar los nmeros del mismo valor en una consulta.

Una de las funciones ms tiles de Totales para usarlo en las consultas, es la funcin Cuenta.

2. Usar contar y agrupar por medio de una consulta


Cuando uses el comando Totales en una consulta, Access agrupar automticamente cada campo por el valor en cada campo. Esto slo significa que se buscarn valores repetidos y se agruparn los mismos, as aparecen como un solo registro, en vez de muchos registros. Esta funcin es llamada Agrupar por. Por ejemplo si usas la siguiente base de datos como ejemplo, y llegaras a realizar una consulta con el fin de obtener informacin de cada libro que ha sido ordenado, tendras una lista que se vera as:

Consulta de Libros Ordenados

Nota que obtienes un registro por la orden de cada libro que ha sido pedido. En nuestro ejemplo de librera, los ttulos debern estar agrupados, para que veas cada libro que haya sido ordenado, o pedido, una sola vez. Para hacer esto, debes usar las opciones Cuenta y Agrupar por.

Opciones contar y agrupar en una consulta Para incluir las funciones Agrupar por y Contar en una consulta:

1. Haz clic en el comando Totales ubicado en el grupo Mostrar u Ocultar en la pestaa o ficha Diseo.

Comando Totales

2. La fila Total aparecer automticamente en el panel inferior de la ventana de Access 2007.

3. Ahora, haz clic en el campo que deseas contar en la fila Total. Debes contar el nmero de veces que el mismo libro Libro ID aparece en la tabla rdenes.

4. De la lista desplegable que aparece en las funciones de Total, selecciona Contar.

Opciones Total en el Diseo de Columna

5. Haz clic en Ejecutar para ver los resultados. Nota como en cada ttulo, autor, precio y categora aparecen slo una vez por cada libro, con una columna extra que indica el nmero de veces que este Libro ID aparecer en la tabla rdenes.

Contar y Agrupar en los Resultados de Consulta

Ordenando y Filtrando Resultados de Consulta


Una vez obtengas los resultados, los podrs ordenar y filtrar para ajustarlos an ms. Esto lo podrs hacer usando los mtodos de ordenar y filtrar los cuales ya se abordaron en las lecciones 10 y 11, o aplicando el orden y el diseo en el diseo de consulta. Ordenar por medio del diseo de consulta Para aadir un Orden a cualquier campo en el diseo de consulta:

1. Haz clic en el campo de la fila Orden, debajo de la columna que deseas. Un men desplegable aparecer:

Ordenar por Medio del Diseo de Consulta

2. Escoge una de las opciones:

Ascendente: mostrar los resultados ordenados ubicando el valor ms bajo primero o, si es texto, con el valor que ms se acerque a la letra A. Descendente: mostrar los resultados con el valor numrico ms grande o, si son palabras, el ms alejado de la letra A. (Sin ordenar): mantendr los registros agrupados, pero no ordenados.

3. Haz clic en Ejecutar para ver los resultados.

Filtrar por medio del Diseo de Consulta Aadir un filtro al diseo de consulta:

1. Haz clic en la fila Criterios en el diseo de consulta.

2. Aade un criterio para el filtro escribiendo el valor en la celda, como vers en el siguiente ejemplo:

Filtrar por medio del Diseo de Consulta

3. Haz clic en Ejecutar para ver los resultados.

Desafo!
Si an no lo has hecho, guarda el ejemplo Libro D Libros en tu computador.

Crea una consulta que use las opciones Contar y Agrupar por.

Modifica un diseo de consulta incluyendo un Orden

Ejecuta la consulta y observa los resultados.

Guarda la consulta.

Modifica un diseo de consulta para incluir un filtro en el Criterio.

Ejecuta la consulta y observa los resultados.

Guarda la consulta.

Leccin 14: Crear informes para los dems en Access 2007

Ahora que ya sabes cmo hacer consultas para analizar los datos en una base de datos, es tiempo de encontrar la manera de crear un informe para que estos datos tengan significado para otras personas.

Contenido de la leccin
Haz clic en el tema de tu inters o presiona el botn Siguiente para empezar.

Tema 1: Crear un informe basado en una tabla usando el comando Informe Tema 2: Crear un informe basado en una tabla usando el comando Informe Tema 3: Crear un informe basado en una consulta Tema 4: Agrupar registros en un informe Tema 5: Formatear un informe en la Vista Diseo Tema 6: Modificar el ttulo de un informe Tema 7: Guardar un reporte Tema 8: Practica lo aprendido

Descarga el ejemplo para trabajar con el video.

Usar reportes para hacer los datos ms significativos para otros Como ya sabrs, las consultas hacen que los datos tengan significado para ti. Pero algunas veces, necesitas compartir los datos con otras personas que no estn familiarizadas con la base de datos. Un informe es una manera efectiva de presentar los datos usando un diseo atractivo. En Access el texto se puede modificar, como si fuera un documento de Word. Microsoft Access 2007 ofrece herramientas para crear y formatear un informe. El Asistente de Informes te llevar a travs de varios pasos a la creacin de un reporte. Debes tener en cuenta, que el comando Informe, es muy fcil de usar, y todas las opciones estn disponibles en la Vista Diseo, cuando el Informe ya haya sido creado. Con estas herramientas, podrs crear un informe basado en una tabla o en una consulta.

Crear un informe basado en una tabla


Una de las maneras ms sencillas de crear un informe es usando una tabla como fuente del mismo. Por ejemplo, en el escenario de la librera se cuenta con una tabla que enlista todos los libros en el inventario. Ahora bien, si desearas crear un informe de Lista de Precios de Libros, el cual contenga todos los detalles de cada libro en el inventario; el comando Informe har que todo esto sea increblemente fcil, ya que incluye automticamente cada campo de la tabla en el informe. Crear un informe basado en una tabla usando el comando Informe

Para crear un reporte basado en una tabla usa el comando Informe:

1. Escoge la tabla que deseas usar como la fuente principal del informe. Para hacer esto, puedes, ya sea abrir una tabla o solo resaltar el nombre de la tabla en el Panel de Navegacin. Para crear el informe, se usar la tabla de libros.

Informe de la Tabla de Libros

2. Haz clic en el comando Informe ubicado en la pestaa o ficha Crear en el grupo Informes.

3. El reporte es generado automticamente e incluye cada campo en la tabla, en el mismo orden que la tabla. Esto se puede ver en el siguiente ejemplo, el cual fue creado a partir de la tabla anterior.

Lista de Precios de los Libros

El diseo y formato del informe se puede manipular en la Vista Diseo.

Crear un informe basado en una consulta


Access 2007 tambin puede crear un reporte usando una consulta como la fuente. El proceso para crear un reporte basado en una consulta es igual al proceso de crear un reporte basado en la tabla que fue usada en la pgina anterior. Justo como se hace un reporte de una tabla, cada campo y registro que aparece en los resultados de la consulta aparece en el informe. Limitar el nmero de registro en un informe Es posible limitar el nmero de registros en un informe, teniendo en cuenta que el reporte se basa en una consulta. El lmite se establece en la consulta misma, usando la vista diseo de consulta. Para limitar los registros en una consulta:

1. Abre la consulta en la Vista Diseo.

2. Usa la opcin Devuelve en el grupo de comandos Configuracin de Consultas para configurar el nmero de registros que deseas encontrar en los resultados de la consulta y al final del informe.

Lmite de Consultas

3. Haz clic en Ejecutar para observar cmo quedarn los resultados en la consulta y por ende en el informe.

4. Crea el reporte usando el comando Reporte en la pestaa o ficha Crear.

5. Formatea el reporte como lo desees.

Agrupar registros en un informe


Agrupar registros en un informe puede hacerlo ms entendible. Microsoft Access 2007 ofrece una rpida y facil manera de aadir grupos en un informe.

Aadir grupos a un informe Aadir un nivel agrupado a un informe:

1. Con el informe abierto, selecciona el comando Agrupar & Ordenar del grupo Agrupar y Totales en la pestaa o ficha Formato.

Comando Agrupar para Informes

2. Esto abre un panel llamado Agrupacin, Orden y Total en la parte inferior de la ventana.

Ventana Agrupacin, Orden y Total

3. En el panel Agrupacin, Orden y Total selecciona Agregar un grupo.

4. Selecciona en la lista desplegable el campo que deseas agrupar. Selecciona agrupar la lista por Categora.

Lista Desplegable para Agrupar

5. Cuando liberes el botn del mouse, el informe aparecer con los registros agrupados. Ahora el reporte est agrupado en Categora tal y como se ve a continuacin.

Lista de Precios de Libros Abrupada por Categoras

El panel Agrupacin, Orden y Total permanecer abierto hasta que lo cierres.

Formatear un informe en la Vista Diseo


Access abre el informe creado en Vista Diseo, para que puedas realizar modificaciones fcilmente. En la Vista Diseo, podrs cambiar la manera como se ve el informe, por ejemplo:

Eliminando columnas y otros elementos de informe. Mover y cambiar de tamao las columnas. Aadir un logo. Cambiar el ttulo y otro texto en el encabezado del informe. Aplicar un estilo de informe con el Autoformato. Modificar el diseo de la pgina.

Eliminar una columna u otro elemento en el informe Para eliminar una columna u otro elemento en el informe:

1. Resalta el elemento dando clic en l.

2. Teclea Eliminar o surpimir en el teclado.

Mover una columna u otro elemento del informe Para mover una columna y otro elemento del informe:

1. Resalta el elemento dando clic en l.

2. Arrastra y suelta el elemento en una nueva ubicacin del informe.

Cambiar el tamao de una columna u otro elemento del informe Para cambiar el tamao de una columna u otro elemento del informe:

1. Resalta el elemento dando clic en l.

2. Arrastra y suelta el borde del elemento hasta alcanzar el tamao deseado.

Aadir un logotipo al informe Para aadir una imagen o el logotipo de la compaa a un informe:

1. Haz clic en el comando Logotipo de la pestaa o ficha Formato.

Comando del Logotipo para el Informe

2. Cuando la ventana Insertar Imagen abra, ubica el archivo de la imagen.

Ventana para Insertar Logotipo

3. Haz clic en Aceptar. Modificar el ttulo de un informe Para modificar el ttulo de un informe:

1. Haz clic en el comando Ttulo en la pestaa o ficha Formato.

Comando Ttulo para el Informe

2. Cuando el ttulo aparezca resaltado, escribe el nuevo ttulo.

Modificar texto en los ecabezados del informe Si el texto o fuente no es de tu agrado, lo podrs modificar usando los comandos para formatear texto de Microsoft. Podrs modificar el tamao, el tipo, el color, la alineacin y mucho ms. Estos funcionan igual que en Word o cualquier procesador de texto:

1. Resalta el texto que deseas modificar.

2. Selecciona las opciones de formato que deseas, de las listas desplegables que aparecen al dar clic en cada uno de los comandos del grupo Fuente.

Comandos para Modificar la Fuente en un Reporte

3. El cambio aparece cuando liberas el botn del mouse.

Aplicar un estilo autoformato Al igual que en los formularios, Microsoft Access 2007 ofrece una variedad del estilos en el comando Autoformato. Para aplicar un estilo:

1. Haz clic en el comando Autoformato en la pestaa o ficha Formato.

Autoformatos para el Informe

2. Selecciona un formato de la lista desplegable. Los cambios se aplicarn instantaneamente.

Cambiar el diseo de la pgina Cuando un informe es creado, se abre una Vista Diseo, como la que se ve a continuacin. Las lneas punteadas te muestran dnde est el borde de la pgina que se ver en la Vista Informes.

El Informe en Vista Diseo

Para cambiar las opciones de diseo:

1. Cambia a la vista Vista Preliminar usando el comando Vistas en la pestaa o cinta Formato.

Comando Vista Preliminar

2. Selecciona las opcines de diseo que desees alterar o cambiar desde el grupo Diseo de Pgina en la pestaa Diseo Preliminar.

Opciones del Diseo de Pgina para un Informe

Todas las opciones de diseo estndares de Microsoft estn disponibles, incluyendo:

Opciones de Diseo de Pgina Mrgenes

Descripcin Para configurar la margen entre normal, ancho o estrecho. Para seleccionar entre Horizontal o Vertical.

Orientacin

Tamao

Para seleccionar el tamao del papel.

Guardar un reporte
Cuando hayas creado y modificado un reporte y trates de cerrarlo, Microsoft Access 2007 te pedir un nombre y una ventana de dilogo te recordar que an no se encuentra guardado. Si no lo vas a volver a necesitar, no necesitars guardarlo. Sin embargo, si crees que necesitars volverlo a publicar, es mejor que lo guardes.

Guardar un reporte Guardar un informe con todos los objetos de Access:

1. Haz clic derecho a la pestaa o ficha del informe.

2. Selecciona Guardar de la lista desplegable.

3. Cuando la ventana Guardar como se abre, asigna un nombre al informe.

Ventana Guardar Informe

4. Finalmente, haz clic en Aceptar.

Desafo!
Si todava no lo has hecho, guarda el ejemplo de la base de datos Libro D Libros en tu computador.

Crea un informe basndote en una tabla.

Crea un informe basndote en una consulta.

Modifica el diseo de un informe, cambiando lo siguiente:

- Cambia el tamao de las columnas. - Elimina elementos del informe.

- Asigna un nuevo nombre al ttulo del informe. - Aplica un estilo de Autoformato al informe. - Usa agrupar, ordenar y totales en un informe.