Seor Hebert Martnez Moreno hebertmart@gmail.

com Asunto: Concepto relacionado con la mnima cuanta y el acta de cierre Apreciado seor: Por medio de la presenta damos respuesta a su solicitud No. 20116000048292 mediante la cual manifiesta inquietud sobre el acta de cierre en la contratacin que no excede del 10% de la menor cuanta. Como punto inicial, cabe aclarar que el Departamento Nacional de Planeacin segn las funciones atribuidas por el Decreto 3517 de 2009 y los documentos Conpes 3248 y 3249 de 2003, tiene limitada su competencia en materia de Contratacin Pblica a la orientacin y el seguimiento del proceso de implementacin de la estrategia transversal de reforma a la contratacin pblica; la cual tiene como eje la formulacin de una Poltica Pblica en la materia, que se base en la lucha contra la corrupcin y en la bsqueda de la eficiencia en la ejecucin de los recursos pblicos. En vista de lo anterior, ste Departamento NO se pronunciar sobre los aspectos particulares y especficos. No obstante lo anterior, haremos una breve exposicin de la normatividad que rige la materia desde una perspectiva en abstracto para que adopte las decisiones que considere ms conducentes conforme la situacin particular y concreta que corresponda. 1. La mnima cuanta El pasado 12 de julio de 2011 el Presidente de la Repblica sancion la Ley 1474 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencin investigacin y sancin de actos de corrupcin y la efectividad de la gestin pblica en la cual se contempl una nueva modalidad de seleccin denominada Mnima Cuanta. En efecto, la citada norma dispone que la contratacin cuyo valor fuere inferior al 10% de la menor cuanta, independientemente del objeto, se tramitara por un procedimiento especial que dicho artculo establece as:
Artculo 94. Transparencia en contratacin de mnima cuanta. Adicinese al artculo 2 de la Ley 1150 de 2007 el siguiente numeral. La contratacin cuyo valor no excede del 10 por ciento de la menor cuanta de la entidad independientemente de su objeto, se efectuar de conformidad con las siguientes reglas: a) Se publicar una invitacin, por un trmino no inferior a un da hbil, en la cual se sealar el objeto a contratar, el presupuesto destinado para tal fin, as como las condiciones tcnicas exigidas. b) El trmino previsto en la invitacin para presentar la oferta no podr ser inferior a un da hbil. c) La entidad seleccionar, mediante comunicacin de aceptacin de la oferta, la propuesta con el menor precio, siempre y cuando cumpla con las condiciones exigidas. d) La comunicacin de aceptacin junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en lo cual se efectuar el respectivo registro presupuestal. Pargrafo 1. Las particularidades del procedimiento aqu previsto, as como la posibilidad que tengan las entidades de realizar estas adquisiciones en establecimientos que correspondan a la definicin de gran almacn sealada por la Superintendencia de Industria y Comercio, se determinarn en el reglamento que para el efecto expida el Gobierno Nacional.

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Pargrafo 2. La contratacin a que se refiere el presente artculo se realizar exclusivamente con las reglas en l contempladas y en su reglamentacin. En particular no se aplicar lo previsto en la Ley 816 de 2003, ni en el artculo 12 de la Ley 1150 de 2007. (Negritas y subrayas fuera de texto)

Como se evidencia de la disposicin transcrita, la norma legal exige que las particularidades del procedimiento las reglamentara el ejecutivo, lo que efectivamente se hizo a travs del Decreto 2516 del 12 de julio de 2011 en el cual se previeron, entre otras, los siguientes aspectos: 1. Se establece que las adquisiciones de bienes, servicios y obras del 10% de la menor cuanta, independientemente del objeto de la contratacin, deber tener un estudio previo simplificado con los elementos descritos nicamente en el art. 2 del decreto. 2. Se indica que sta modalidad de seleccin no aplica cuando debo utilizar otra como la contratacin directa, caso en el cual, debern observarse las reglas previstas para dicha modalidad independientemente de la cuanta y del objeto (Pargrafo artculo 1 del decreto) 3. Se establecen los elementos nicos que debe contener la invitacin pblica a ofertar y su medio de publicidad a travs del Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica Secop en el mdulo correspondiente para el efecto, y la que una vez firmada por el funcionario competente implicar adicionalmente el acto de apertura, sealndose trminos mnimos que debe observar la administracin, lo que significa que estos en razn de la complejidad de la contratacin pueden ser superiores pero nunca inferiores. 4. Se establece como requisito habilitante general la verificacin de la capacidad jurdica del proponente. No obstante lo anterior, en los contratos contratacin de obra, de consultora y de servicios diferentes a aquellos a que se refiere el literal h del numeral 4 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007 (prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin) establece la norma que podr verificarse la experiencia del proponente. Ahora bien, nicamente cuando el estudio previo lo justifique de acuerdo a la naturaleza o las caractersticas del contrato a celebrar, as como su forma de pago, la entidad tambin podr exigir para la habilitacin de la oferta, la verificacin de la capacidad financiera de los proponentes, prohibindose que la misma se verifique por regla general cuando la forma de pago sea contra entrega a satisfaccin de los bienes servicios y obras. 5. Se establece, conforme lo prev la Ley, la seleccin a la oferta con el menor precio a la cual se le verificarn las condiciones habilitantes indicadas en el anterior numeral. 6. La comunicacin de aceptacin junto con la oferta constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en el cual se efectuar el respectivo registro presupuestal. 7. De conformidad con lo establecido en los artculos 6 y 7 de la Ley 1150 de 2007, NO son exigibles los requisitos de RUP ni de Garantas contractuales as como de las obligaciones del Sice, para los contratos cuyo valor no supere el diez por ciento (10%) de la menor cuanta de la respectiva entidad. El Decreto 2516 de 2011 deroga las siguientes normas: del Decreto 2474 de 2008 las que se enuncian a continuacin: "y en los contratos cuya cuanta sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuanta, del pargrafo del artculo 6; "Tampoco se harn las publicaciones a las que se refiere el presente artculo, respecto de los procesos de seleccin cuando su valor sea inferior al 10% de la menor cuanta, sin perjuicio de que la entidad, en el manual de contratacin, establezca mecanismos de publicidad de la actividad contractual del pargrafo 5 del artculo 8; el pargrafo del artculo 17 modificado por el artculo 1 del Decreto 3576 de 2009; el pargrafo 1 del artculo 9 del Decreto 2025 de 2009 modificado por el artculo 2 del Decreto 3576 de 2009; y el tercer y cuarto inciso del artculo 54 modificado por el artculo 6 del Decreto 2025 de 2009. 2. Plazo mnimo de la mnima cuanta

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En los trminos previstos en la Ley 1474 de 2011 y en el Decreto 2516 de 2011 son de obligatorio cumplimiento por parte de la entidad contratante, vale decir, el trmino de un da hbil completo para mantener publicada la invitacin el cual cuenta a partir del da siguiente a su publicacin, as como el da hbil para la presentacin de las ofertas, lo que significa que en el menor de los casos, el proceso debe estar abierto cuando menos 3 das hbiles en el Secop. Lo anterior no significa que en todos los casos las entidades deban adoptar este trmino mnimo, pues al ser un mnimo, en atencin a la complejidad y naturaleza del objeto a contratar, la entidad deber establecer el cronograma requerido para su contratacin, los cuales deben respetar los principios principalmente de transparencia habida cuenta que su creacin fue precisamente para garantizar la seleccin objetiva en la contratacin de bajo monto en la Ley Anticorrupcin, as como los de economa y responsabilidad. En caso de no darse observancia al precepto legal desarrollado en el presente concepto, debern efectuarse las correspondientes denuncias a los entes de control competentes para el efecto. 3. Proporcionalidad en los requisitos Si bien es cierto en la mnima cuanta nicamente se verifican los requisitos habilitantes as quien ha ofertado el menor precio, el Decreto 2516 de 2011 establece cuales son los nicos requisitos que se pueden exigir en la contratacin respectiva. As establece que la capacidad jurdica es el nico requisito obligatorio salvo en obra, consultora o servicios en los cuales ser exigible el requisito de experiencia y finalmente el financiero que solo ser exigible cuando la naturaleza de la contratacin lo amerite y en todo caso est prohibida cuando la forma de pago sea contra entrega. Dichos requisitos deben ser proporcionales y adecuados al objeto de la contratacin tal y como lo establece el artculo 5 de la Ley 1150 de 2007 segn el cual: La exigencia de tales condiciones debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor. Lo anterior en razn de que esta nueva modalidad de seleccin fue creada en el marco del principio de transparencia en desarrollo del cual el artculo 24 de la Ley 80 de 1993 estableci en su numeral 5:
a) Se indicarn los requisitos objetivos necesarios para participar en el correspondiente proceso de seleccin. b) Se definirn reglas objetivas, justas, claras y completas que permitan la confeccin de ofrecimientos de la misma ndole, aseguren una escogencia objetiva y eviten las declaratorias de desierta de la licitacin o concurso. c) Se definirn con precisin las condiciones de costo y calidad de los bienes, obras o servicios necesarios para la ejecucin del objeto del contrato. d) No se incluirn condiciones y exigencias de imposible cumplimiento, ni exenciones de la responsabilidad derivada de los datos, informes y documentos que se suministren. e) Se definirn reglas que no induzcan a error a los proponentes y contratistas y que impidan la Formulacin de ofrecimientos de extensin ilimitada o que dependan de la voluntad exclusiva de la entidad. f) Se definir el plazo para la liquidacin del contrato, cuando a ello hubiere lugar, teniendo en cuenta su objeto, naturaleza y cuanta. Sern ineficaces de pleno derecho las estipulaciones de los pliegos o trminos de referencia y de los contratos que contravengan lo dispuesto en este numeral, o dispongan renuncias a reclamaciones por la ocurrencia de los hechos aqu enunciados
() 8o. Las autoridades no actuarn con desviacin o abuso de poder y ejercern sus competencias exclusivamente para los fines previstos en la ley. Igualmente, les ser prohibido eludir los procedimientos de seleccin objetiva y los dems requisitos previstos en el presente estatuto. (negritas y subrayas fuera de texto)

Dela misma manera, el artculo 6 del Decreto 2516 de 2011 establece la prohibicin de adicionar requisitos autorizados en el reglamento:
Artculo 6. Inaplicabilidad de reglas de otras modalidades de seleccin. En virtud de lo establecido en el pargrafo 2 del artculo 94 de la Ley 1474 de 2011, en desarrollo de los procesos de seleccin de mnima cuanta las entidades estatales se abstendrn de aplicar reglas y procedimientos establecidos para las dems modalidades de seleccin, as como de adicionar etapas, requisitos o reglas a las expresamente establecidas en la citada norma y en el presente reglamento . (negritas y subrayas fuera de texto)

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En consecuencia, las entidades estatales en desarrollo de la mnima cuanta deben indicar la manera en que se acreditarn los requisitos habilitantes (num. 7 art. 3 Decreto 2516 de 2011), de manera proporcional y adecuada al objeto de la contratacin, estableciendo reglas objetivas, justas, claras y completas que permitan la participacin de cualquier interesado, so pena de incurrir en infracciones disciplinarias y penales. Cabe aclarar, que de conformidad con la Ley 962 de 2005 que modific el artculo 16 Decreto Ley 2150 de 1995, se establece que:
Artculo 14. En relacin con las actuaciones que deban efectuarse ante la Administracin Pblica, prohbese la exigencia de todo comprobante o documento que acredite el cumplimiento de una actuacin administrativa agotada, cuando una en curso suponga que la anterior fue regularmente concluida. Igualmente no se podr solicitar documentacin de actos administrativos proferidos por la misma autoridad ante la cual se est tramitando la respectiva actuacin. Las autoridades administrativas de todo orden no podrn revivir trmites o requisitos eliminados o modificados por el legislador o el Gobierno Nacional.( negritas fuera de texto)

4. El Acta de cierre Es importante tener en cuenta que la mnima cuanta fue creada en el marco del estatuto anticorrupcin como una medida para la transparencia en la contratacin del 10% de la menor cuanta, motivo por el cual, el servidor pblico tiene el deber de cumplir dicho principio con todas las actuaciones que lo satisfagan. As las cosas, respecto del acta de cierre de recibo de ofertas, en ninguna de las modalidades de seleccin se reglamenta este tema, el cual sin embargo es una prctica consabida y aceptada a travs de la cual, en el momento del cierre de la etapa de recibo de ofertas, la entidad en aplicacin de los principios de transparencia y publicidad, proceda a dar lectura pblica de unos datos generales de las ofertas presentadas a efectos de que los interesados conozcan con claridad las condiciones generales en que fueron presentadas las dems ofertas y de esta manera se satisfagan principios de buen gobierno en esta materia. A pesar de que la reglamentacin no se refiere a esta, se recomienda como buena prctica elaborar dicha acta y publicarla en el Secop. En estos trminos damos la respuesta a su solicitud. Conforme a lo establecido en el artculo 25 del Cdigo Contencioso Administrativo, el artculo 230 de la Constitucin Poltica y la Ley 153 de 1887, los conceptos son criterios auxiliares de interpretacin y no vinculan ni comprometen al Departamento Nacional de Planeacin, motivo por el cual, las apreciaciones de la presente respuesta solamente sirven para dar una ilustracin de carcter general para que el peticionario, conforme a lo expuesto, asuma su propia posicin conforme al grado de anlisis y convencimiento adquirido. Atentamente,

Programa de Renovacin de la Administracin Pblica

Proyect: Jorge Hernn Beltrn Pardo Revis: Diana Patricia Bernal Pinzn

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