Prvi deo: Smetae podataka u tabele

Poglavlje 1: Izrada prve baze podataka Poglavlje 2: Izrada pametnijih tabela Poglavlje 3: Rad s tabelarnim prikazom: sortirae, pretraivae, filtrirae i drugo Poglavlje 4: Spreavae unosa neprihvativih podataka Poglavlje 5: Povezivae tabela

POGLAVLJE

Izrada prve baze podataka

Iako to Microsoft ne priznaje, Access moe da bude odbojan toliko da zbog ega oblije hladan znoj i najsamouverenijeg kancelarijskog veterana. Uprkos tome to je Microsoft potroio milone dolara da bi se Access to lake koristio, veina udi ga i dae smatra najsloenijim programom u paketu Ofce. Verovatno su u pravu. Access izgleda odbojniji od bilo kog drugog Ofceovog programa zbog naina na koji rade baze podataka. Jednostavno reeno, za baze podataka vae stroga pravila. Drugi programi nisu toliko strogi. Na primer, moete pokrenuti Word i odmah zapoeti pisae pisma. Ili, moete pokrenuti Excel i prei na izradu nansijskog izvetaja. Access je neuporedivo mae tolerantan. Pre nego to u Accessovu bazu podataka unesete prvi podatak, morate joj prvo formirati strukturu. A ak i nakon to deniete strukturu, verovatno ete utroiti dodatno vreme na izradu drugih korisnih alatki, kao to su dobre rutine za pretraivae podataka i upotrebivi obrasci koje ete koristiti da biste pojednostavili pretraivae i unoee podataka. U pripremae svega navedenog treba uloiti napor napor i vaa dobro poznavati nain na koji rade baze podataka. U ovom poglavu savladaete otpor koji moda imate prema Accessu i nauiti kako se pravi jednostavna ali funkcionalna baza podataka. Usput ete se upoznati sa Accessovim novim korisnikim interfejsom i saznaete ta moete da smestite u bazu podataka. Nakon toga, biete spremni da zaponete prouavae preene umetnosti projektovaa baza podataka, to je detano opisano na stranicama ove kige.

23

ta je Accessova baza podataka

Kao to ve znate, baza podataka je zbirka podataka. U Accessu je svaka baza podataka smetena u jednu datoteku. Ta datoteka sadri objekte baze podataka (engl. database objects), koji su ene komponente. Objekti baze podataka su najvaniji sastojci Accessove baze podataka. Postoji est vrsta tih objekata: Tabele slue za skladitee podataka. One su srce svake baze podataka, a moete ih napraviti koliko god vam je potrebno da biste uskladitili sve vrste podataka s kojima radite. Ako se bavite bildovaem, baza podataka o pripremi moe da sadri, u tri odvojene tabele, podatke o vebama koje svakog dana obavate, zatim popis sprava na kojima vebate, kao i podatke o broju i vrsti visokoproteinskih napitaka kojima se svakodnevno kukate. Upiti omoguavaju da brzo izvrite odreenu akciju nad odgovarajuom tabelom. Najee je ta akcija uitavae podataka koji vas zanimaju (na primer, deset najprodavanijih artikala u ikinoj bakalnici ili ta ste sve kupili odreenog datuma). Meutim, pomou upita moete i da meate vrednosti podataka. Obrasci su vizuelno dopadivi prozori koje sami pravite, i rasporeujete i bojite ihove elemente. Obrasci su jednostavan nain za prikazivae ili meae podataka koji se nalaze u tabelama. Izvetaji omoguavaju da odtampate deo ili sve podatke iz date tabele. Moete zadati gde treba da se prikau podaci na odtampanoj stranici, kako e se oni grupisati i sortirati i kako treba da budu formatirani. Makroi su mini-programi koji automatizuju uobiajene poslove. Pomou makroa moete jednostavno doi do rezultata koji vam trebaju a da pri tom ne morate postati programer. Moduli su datoteke koje sadre programski kd na Visual Basicu. Taj kd moete upotrebiti da biste obavili gotovo sve to vam zatreba od auriraa 10.000 zapisa do slaa poruke e-potom. (Poglave 16 sadri celu priu o Visual Basicu.) Sve navedene sastojke baza podataka poznavaoci Accessa nazivaju objektima jer se svima ima uprava, u sutini, na isti nain. Ako elite da koristite objekat odreene vrste, napravite ga u bazi podataka, nadenite mu ime, a zatim ga podesite kako vam odgovara. Kasnije moete da prikazujete te objekte, da ih preimenujete ili da obriete one koji vam vie ne trebaju.
Savet Projektovae baze podataka je postupak pravea i konfigurisaa objekata baze podataka. Za one koji vole brojeve, jedna Accessova baza podataka moe sadrati najvie 32.768 objekata.

U ovom poglavu, baviete se samo najosnovnijom vrstom objekata baze podataka: tabelama. Ali prvo morate saznati neto vie o bazama podataka i Accessovom okrueu.

24

POGLAVLJE 1: IZRADA PRVE BAZE PODATAKA

Prvi koraci
Vreme je da zaponete putovae i pokrenete Access. Krenuete od arene stranice Getting Started (slika 1-1).
Slika 1-1:
Stranica Getting Started je pomalo meavina Windowsovog programa i Web stranice. Hiperveze na levoj strani prozora omoguavaju birae kategorija ablona (unapred pripremenih baza podataka koje moete preuzeti i napuniti svojim podacima). Ili ispitajte hiperveze u doem delu prozora koje vode ka najnovijim vestima i savetima u vezi sa Accessom.

Pritisnite ovde da biste izabrali kategoriju ablona

Pritisnite ovde da biste u svojim direktorijumima pronali postojeu bazu podataka koju elite da otvorite Pritisnite ovde da biste zapoeli izradu nove, prazne baze podataka Pritisnite ovde da biste otvorili bazu podataka s kojom ste nedavno radili

Pritisnite ovde da biste na osnovu ablona napravili novu bazu podataka

Dosadno vam je? Pritisnite jednu od hiperveza da biste doli do saveta za Access, objavenih na Officeovoj Web stranici

Stranica Getting Started na prvi pogled izgleda malo pretrpano ali, u sutini, ona ima samo tri namene: Prikazuje najnoviji sadraj s Microsoftove Web lokacije Office Online. Na primer, tamo moete proitati korisne tekstove o Accessu, nai savete koji e vam utedeti vreme ili preuzeti ispravke i dopune Accessa. Sve hiperveze otvaraju zaseban prozor itaa Weba. Omoguava da otvorite bazu podataka koju ste nedavno koristili. Pogledajte odeak Open Recent Database na desnoj strani, gde se nalazi spisak tih baza podataka. Omoguava izradu nove baze podataka. Moete krenuti od prazne baze podataka (upotrebite dugme Blank Database) ili moete pokuati da naete gotov ablon koji odgovara onom to vam treba.

PRVI KORACI

25

PITANJE KOJE SE ESTO POSTAVLJA

Upotreba baze podataka koju je neko drugi napravio

Mogu li da koristim bazu podataka koju nisam ja napravio? Mada se rad sa svakom bazom podataka odvija u dva koraka (prvo je neko napravi, a zatim je korisnici pune podacima), nije neophodno da oba posla obava ista osoba. U stvari, u poslovnom svetu, te poslove esto obavaju razliiti udi. Na primer, student koji zarauje preko leta radei u firmi koja prodaje pivo na veliko, moe da napravi bazu podataka u kojoj se evidentiraju porudbine kupaca (posao broj 1). Odeee prodaje moe potom da unosi porudbine u tu bazu podataka (posao broj 2), dok ih drugi zaposleni pregledaju i obrauju (takoe posao broj 2). Zaposleni u magacinu mogu da se staraju o tome da zalihe budu u redu (takoe posao broj 2), a kigovoa moe da prati ukupan promet (posao broj 2). Ukoliko je posao broj 1 (izrada baze podataka) dobro obaven, posao broj 2 (upotreba baze podataka) moe biti izuzetno jednostavan. U stvari, ako je baza podataka projektovana kako treba, udi koji slabo poznaju Access mogu ipak da ga koriste za unoee, aurirae i pretraivae podataka. to je najlepe, ne treba ak ni da znaju kako u stvari koriste Access! Vie o zajednikom korieu Accessa s drugima, saznaete u poglavu 18.

INFORMATOR

abloni: jedna veliina odgovara mnogima

abloni (engl. templates) jesu unapred pripremene baze podataka. Svrha ablona je da vam utede trud pri pri izradi nove baze podataka i omogue vam da odmah preete u fazu finog podeavaa i unoea podataka. Kao to biste mogli oekivati, za tu pogodnost se mora platiti. ak i ako naete ablon koji omoguava rad s vrstom podataka koje hoete da pratite, moda ete ustanoviti da vam ta unapred definisana struktura ne odgovara potpuno. Na primer, ako se opredelite za ablon Home Inventory kako biste popisali onu gomilu raznih stvari koje imate u podrumu, moe se dogoditi da nedostaju neki podaci koje biste eleli da imate (kao to je oekivan prihod od prodaje na lokaciji eBay) a postoje drugi detai koji su vam nevani (na primer, datum kupovine svakog komada). Da bi taj ablon postao upotrebiv, moraete izmeniti dizajn postojee tabele, za ta je potrebno isto poznavae Accessa kao za izradu nove tabele od poetka. U ovoj kizi, nauiete da sami pravite baze podataka od poetka i da podeavate i prilagoavate svaki ihov kvadratni centimetar. Poto postanete strunjak za Access, provodiete puno zabavnih asova igrajui se sa unapred pripremenim ablonima i prilagoavajui ih svojim potrebama.

Moda razmiate o tome kako bi bilo lepo kad biste stranicu Getting Started mogli da prilagodite svojim potrebama. Access omoguava da to uradite, ali ne ba tako lako to se preporuuje samo za organizacije koje ele da standardizuju stranicu Getting Started tako da boe odgovara enim zaposlenima. Poslovna organizacija moe da doda hiperveze koje vode ka Web lokaciji kompanije ili standardizovan ablon za izradu baza podataka. Ako vas zanima ta mogunost, potrebna vam je jo jedna alatka: Access Developers Toolkit, koju moete besplatno preuzeti na adresi http://msdn.microsoft.com. (U vreme pisaa ove kige, ta alatka jo nije bila na raspolagau.)

26

POGLAVLJE 1: IZRADA PRVE BAZE PODATAKA

Stranica Getting Started samo je ulazna kapija ka mogunostima Accessa u radi ete nai mnogo vie toga nego to ima u izlogu. Ali neete moi da ispitate druge delove Accessa dok ne napravite novu bazu podataka, to je opisano u narednom odeku.
INFORMATOR

Access odlazi na Web

Jedna od najzgodnijih osobina stranice Getting Started jeste nain na koji vam pribava sve sadraj s Weba. Postupak se odvija tako neprimetno da neete biti ni svesni da se neto dogaa. Kada pokrenete Access, on u pozadini uspostava vezu s Microsoftovim monim Web serverima i zahteva najnovije informacije koje prikazuje u odeku s hipervezama, pri dnu stranice Getting Started. S vremena ne vreme, videete da se sadraj tog odeka mea. Jednog dana se tu moe pojaviti tekst o makro virusima, a sledeeg dana tu ete nai tekst pun saveta za utedu vremena. (Kada miem pritisnete hipervezu, tekst lanka se prikazuje u Accessovom prozoru Help, ali neka vas to ne vara sadraj je ipak samo Web stranica dovuena s Web stranice Office Online.) Slina arolija odvija se kad pretraujete ablone za baze podataka (biraem jedne od kategorija ponuenih pod zaglavem From Microsoft Office Online). U tom sluaju takoe, Access odlazi na Web ali ovog puta da bi dobio listu odgovarajuih ablona. Taj sistem zasnovan na Webu omoguava da iskoristite najnoviji razvoj i najsveiji sadraj, a da pri tome ne morate nadograivati svoju verziju Accessa. Razume se, ne treba posebno isticati da neete videti nikakve promene ako va raunar ne moe da se povee sa Internetom. (Umesto toga, preostae vam samo da neprestano gledate u bajat sadraj.) Ako elite da pretraujete znatno vei katalog tekstova i drugih resursa posveenih Accessu, moete sami (izvan Accessa) prei na Web lokaciju Office Online, tako to u svom itau Weba zadate http://office.microsoft.com.

Izrada nove baze podataka

U ovom poglavu, napraviete prilino jednostavnu bazu podataka. Ovaj primer je projektovan za uvae podataka o vrednoj kolekciji klimoglavih lutkica (engl. bobblehead doll). (Za one koje ne znaju ta je to, klimoglava lutkica je gura s prekomerno velikom glavom na opruzi, zbog koje izgleda kao da stalno klima glavom. Klimoglava lutkica obino predstava neku poznatu linost, politiara, sportistu ili neki izmieni lik.)
Savet Baza podataka Bobblehead, kao i sve druge baze podataka koje se pomiu u ovoj kizi, nalazi se na Webu. Vie informacija o tome nai ete na strani 18, u uvodnom delu.

Evo kako se pravi nova i prazna baza podataka: 1. Na stranici Getting Started, pritisnite dugme Blank Database. Na desnoj strani pojavie nov pano (slika 1-2). 2. Upiite ime datoteke. Sve podatke koji pripadaju jednoj bazi podataka, Access smeta u jednu datoteku iji je nastavak imena .accdb (to je skraenica za Access database). Nemojte zadrati ime koje Access predlae automatski (kao to je Database1.accdb). Umesto toga, zadajte neto prikladnije. U ovom primeru, odgovara Bobblehead.accdb.
PRVI KORACI
27

Slika 1-2:
Baza podataka Bobblehead.accdb bie smetena u direktorijum C:\Documents and Settings\Matt\My Documents. Ime datoteke moete izmeniti ako pritisnete poe File Name; u drugi direktorijum prelazite kada pritisnete ikonicu omotnice.

Imena Accessovih datoteka kao i svih drugih mogu da sadre kombinacije slova, razmaka, brojeva, zagrada, crtica (-) i podvlaka (_). Obino je sigurnije da izbegavate druge specijalne znakove, od kojih neki nisu ni dozvoeni.
Napomena Windows moda ne prikazuje nastavke imena datoteka, a to zavisi od podeenosti raunara. Umesto da u alatkama za pretraivae datoteka kao to je Windows Explorer vidite datoteku Accessove baze podataka kao MojaPropalaSvadba.accdb, moda ete videti samo ime MojaPropalaSvadba (bez nastavka .accdb). U tom sluaju, na osnovu ikonice ipak moete prepoznati koja je vrsta datoteke u pitau. Ako pored imena datoteke vidite malu Accessovu ikonicu (slika kua), to je znak da gledate u Accessovu bazu podataka. Ukoliko vidite neto drugo (npr. malu slikarsku paletu), moraete da logiki pogaate koja je vrsta datoteke u pitau.

3. Izaberite odredini direktorijum. Kao i svi ostali Ofceovi programi, Access pretpostava da svaku datoteku koju napravite elite da smestite u svoj lini direktorijum My Documents. Ako nije tako, u okviru za dijalog File New Database pritisnite sliicu omotnice, preite u direktorijum koji elite (slika 1-3), pa pritisnite dugme OK.

28

POGLAVLJE 1: IZRADA PRVE BAZE PODATAKA

Slika 1-3:
Okvir za dijalog File New Database omoguava da izaberete gde ete smestiti datoteku nove Accessove baze podataka. Takoe vam prua mogunost da napravite novu bazu podataka u jednom od formata s kojim rade prethodne verzije Accessa (.mdb). U tom sluaju, na listi Save as type morate izabrati opcije za format 2000 ili 2002-2003, kao to je ovde prikazano. Ako koristite Windows Vistu, ustanoviete da okvir za dijalog File New Database izgleda sasvim drugaije, ali prua iste mogunosti.

4. Pritisnite dugme Create (u doem desnom delu Accessovog prozora). Access formira datoteku baze podataka i otvara tabelarni prikaz u kojem moete poeti da pravite svoju prvu tabelu. Poto napravite novu bazu podataka ili otvorite postojeu, sadraj Accessovog prozora se malo mea. Pri vrhu ekrana se pojavuje impresivna paleta alatki (Accessova traka), a na levoj strani navigacioni pano. Sada ste u Accessovom upravakom centru, gde moete obavati sve poslove vezane za baze podataka (slika 1-4). U uvodu su objaene osnove naina na koji radi Accessova traka. (Vie detaa o tome nai ete na strani 6.) Ali, vreme je da razmotrite kako moete dodati tabelu svojoj potpuno novoj i praznoj bazi podataka i tako je uiniti korisnom.

ta su tabele
Tabele su mesta za uvae podataka. Svaka baza podataka mora sadrati barem jednu tabelu bez tabele neete moi da uskladitite nijedan podatak. Za jednostavnu bazu podataka, kao to je Bobblehead, dovona je samo jedna tabela (koju emo nazvati Dolls /lutkice/). Ali ako treba da uvate vie lista povezanih podataka, potrebno vam je vie od jedne tabele. U bazi podataka SvadbaZaPunoPara.accdb, moda ete eleti da uvate podatke o gostima koje ste pozvali na svoje venae, o poklonima koje ste dobili i o tome koliko vas je sve to kotalo. U poglavu 5, nai ete puno primera baza podataka koje se sastoje od vie tabela. Na slici 1-5 prikazan je primer tabele.

PRVI KORACI

29

Slika 1-4:
Navigacioni pano na levoj strani omoguava pristup pojedinim elementima (ili objektima) u bazi podataka. Pomou navigacionog panoa moete prelaziti s liste proizvoda na listu kupaca i nazad. Traka du gore ivice prozora prikazuje Accessove komande podeene u grupe. Ta traka je komandno mesto s kojeg moete obavati razne poslove u bazi podataka. Sredii prozor za dokumente zauzima preostali deo Accessovog prozora. U tom prozoru obavaete svoj deo posla, kao to je projektovae tabela i unoee podataka.

Traka

Prozor dokumenta Navigacioni pano

SAVET MUDRIMA

Deee baza podataka sa starijim verzijama Accessa

Starije verzije Accessa ne rade s formatom .accdb. Ako pokuate da otvorite Bobblehead.accdb u Accessu 2003, dobiete samo prazan prozor i poruku o greci. Starije verzije Accessa rade s .mdb formatom datoteka (to je skraenica za Microsoft database). Iako Access 2007 uspeno radi i sa .accdb i sa .mdb datotekama, prethodne verzije Accessa prepoznaju samo .mdb. (A samo da bi ivot bio zanimiviji, postoje zapravo tri verzije .mdb formata: onaj zaista stari prvobitni format, poboana verzija koja se pojavila sa Accessom 2000 i jo bolja verzija koju je Microsoft uveo sa Accessom 2002 i ponovo upotrebio za Access 2003.) Evo ta bi trebalo da znate kako biste izabrali odgovarajui format za svoje nove baze podataka. Najboe je izabrati standardni format .accdb ako ne treba da vodite rauna o kompatibilnosti, zato to obezbeuje najboe performanse i prua nekoliko dodatnih mogunosti. Ali ako je potrebno da baze podataka delite sa starijim verzijama Accessa, zaboravite na novu igraku i umesto e i dae koristite oprobani i potvreni format .mdb. Da biste u Accessu 2007 napravili .mdb datoteku baze podataka u starom stilu, upotrebite opciju Save as type (slika 1-3). Moete izabrati format datoteka Access 2002-2003, ili ak i stariji format Access 2000. (Ako nameravate da se vratite jo dae u prolost, recimo na format Access 95, bie vam potreban vremeplov.)

30

POGLAVLJE 1: IZRADA PRVE BAZE PODATAKA

Ime tabele Poe ije je ime Character

Slika 1-5:
Svaki zapis u tabeli zauzima zaseban red. Svako poe zapisa predstaveno je zasebnom kolonom. U ovoj tabeli, vidi se da ste uneli podatke o est klimoglavih lutkica. Podatke o svakoj lutkici smetate u pet poa (ID, Character, Manufacturer, PurchasePrice i DateAcquired).

Zapis

Pre nego to ponete da projektujete tu tabelu, treba da znate nekoliko vrlo jednostavnih pravila: Tabela nije nita drugo do grupa zapisa. Zapis (engl. record) jeste zbirka podataka o jednoj konkretnoj stvari. Na primer, u tabeli Dolls, svaki zapis predstava jednu klimoglavu lutkicu. U tabeli Porodica, svaki zapis bi predstavao jednog lana porodice. U tabeli Proizvodi, svaki zapis bi predstavao jedan artikal koji se prodaje. Shvatili ste sutinu. Svaki zapis je podeen na poa. Svako poe sadri drugaiju vrstu podataka. Na primer, u tabeli Dolls, u jednom pou se uva podatak o osobi po ijem liku je lutkica napravena, u drugom pou se uva podatak o ceni, u treem podatak o stau u kojem ste je kupili itd. Tabele imaju nepromenivu strukturu. Drugim reima, ne moete kriti pravila. Ako napravite etiri poa, svaki zapis mora se sastojati od etiri poa (mada je prihvativo da neka poa ostanu prazna ako ihove vrednosti nisu poznate).
INFORMATOR

Planirae baze podataka za poetnike

Mnogi poznavaoci baza podataka predlau da pre nego to pokrenete Access, dobro razmotrite koje sve vrste podataka elite da uvate u bazi podataka. Evo kako se to radi. Prvo, odredite vrstu liste koja vam treba tako to ete zavriti reenicu Treba mi lista. (Primer: Treba mi lista svih klimoglavih lutkica koje imam u podrumu.) Potom, napiite na paretu papira sve vrste podataka za koje smatrate da e vam trebati.Neki detai su oigledni sami po sebi. Na primer, za kolekciju klimoglavih lutkica, verovatno ete eleti da evidentirate podatke kao to su ime lutkice, cena i datum kad ste je kupili. Za unoee drugih detaa, kao to je godina izrade, kompanija koja ju je proizvela i kratak opis izgleda ili staa u kojem se nalazi, treba vie znaa. Poto zavrite postupak i utvrdite koji su vam sve vani podaci potrebni, spremni ste da napravite odgovarajuu tabelu u Accessu. Primer klimoglavih lutkica ilustruje vaan aspekt projektovaa baza podataka: prvo planirajte bazu podataka a zatim je napravite u Accessu. U poglavu 5 saznaete vie o planirau sloenijih baza podataka.

PRVI KORACI

31

Izrada jednostavne tabele

im otvorite novu bazu podataka, ona je gotovo prazna. Da biste mogli poeti da je koristite, Access pravi i prvi objekat u bazi podataka tabelu ije je ime Table1. Problem je to to tabela poie svoj ivot potpuno prazna, bez ijednog denisanog poa (i bez podataka). Ako ste sledili korake postupka izrade nove baze podataka (strana 27), sada ste u prikazu Datasheet (slika 1-5), gde moete direktno unositi podatke u tabelu. Treba samo da prilagodite tabelu svojim potrebama. To moete uraditi na dva naina: Prikaz Design omoguava da precizno deniete sve aspekte tabele pre nego to ponete da je koristite. Gotovo svi profesionalci u oblasti baza podataka radije koriste prikaz Design, a vi ete poeti da ga koristite uz poglave 2. Prikaz Datasheet omoguava da upisujete podatke direktno u tabelu. Osim toga, u emu moete napraviti tabelu tako to ete uneti prvi red podataka. Taj pristup primeniete u ovom poglavu. Naredni koraci opisuju kako da pretvorite novu praznu tabelu (kao to je Table1) u tabelu Dolls, koristei prikaz Datasheet: 1. Da biste denisali tabelu, treba da unesete u u prvi zapis. U ovom primeru, to znai da u mislima uzmete prvu lutkicu i stavite je na listu. Za ovaj primer, upotrebiete smenu lutkicu Homera Simpsona.
Napomena Nevano je koju ete lutkicu upisati prvu. Accessove tabele nisu sortirane, to znai da ihov sadraj nema odreen redosled. Meutim, redove tabele moete sortirati na nain koji vam odgovara kada ih kasnije uitavate iz tabele.

2. U koloni Add New Field prikaza Datasheet, upiite vrednost prvog podatka u zapisu (slika 1-6). Na osnovu jednostavne analize koju ste ranije napravili (strana 31), znate da za svaku lutkicu treba da unesete etiri podatka. Za lutkicu s likom Homera Simpsona, ti podaci su: Homer Simpson (ime), Fictional Industries (proizvoa), 7,99 (cena) i tekui datum (datum kupovine). Mada unoee podataka moete zapoeti od bilo kog poa, logino je da ponete od imena, koje je oigledno identikacioni podatak. 3. Pritisnite taster Tab da biste preli u sledee poe i vratili se na korak 2. Ponavajte korake 2 i 3 dok ne unesete sva poa koja vam trebaju, pri emu morate voditi rauna da svaki podatak unesete u zasebnu kolonu. Ako elite da budete malo matovitiji, dodajte simbol za novanu jedinicu ($) kada unosite cenu, a datum upiite u formatu koji Windows prepoznaje (na primer, January 1, 2008 ili 01-01-2008). Ti pokazatei opisuju Accessu vrstu podataka koju unosite u kolonu. (U poglavu 2 saznaete kako da sami odreujete tip podataka u koloni i izbegnete nesporazume.) Slika 1-7 prikazuje konaan oblik zapisa.

32

POGLAVLJE 1: IZRADA PRVE BAZE PODATAKA

Ovde unesite prvi podatak...

...a zatim sledei podatak unesite ovde

Slika 1-6:
Da biste popunili prvi zapis podacima, najpre unesite neto u prvo poe zapisa (kao to je ime lutkice Homer Simpson). Potom, pritisnite taster Tab da biste preli u drugu kolonu i uneli drugi podatak. Zasad zanemarite kolonu ID Access je dodaje svakoj tabeli da bi identifikovao redove u oj.

Slika 1-7:
Dosad je jedini problem sa ovim primerom bio sledei: kada zaponete unoee novog zapisa, Access poljima dodeuje neverovatno beskorisna imena. Njegov izbor imena vidi se u zaglavu svake kolone (koje e imati imena poput Field1, Field2, Field3 itd). Problem s tim imenima koja nita ne znae jeste to to vas mogu navesti da podatak unesete na pogreno mesto. Vrlo lako se moe dogoditi da cenu lutkice upiete u kolonu za datum. Da biste spreili greke te vrste, poima tabele zadajte prikladnija imena.

Napomena Ako pritisnete taster Tab a da niste nita uneli u tekui red, prei ete u sledei i poeti da unosite nov zapis. Ako negde pogreite, moete se vratiti na prethodni korak pomou kursorskih tastera.

PRVI KORACI

33

INFORMATOR

Unoee velikih vrednosti u uske kolone

Poto jedna kolona moe sadrati ceo pasus podataka, moe se dogoditi da vam ponestane mesta u pou kad ponete da kucate sadraj. To nije problem (na kraju krajeva, uvek se moete pomeriti na kraj poa dok unosite egov sadraj), ali ipak ometa pri radu. Veina udi voli da vidi ceo sadraj kolone u jednom komadu. Sreom, ne morate da patite u tiini s pretrpanim kolonama. Da biste proirili kolonu, postavite pokaziva mia na desnu ivicu zaglava kolone. (Da biste proirili kolonu ije je ime Field1, postavite pokaziva mia na desnu ivicu poa s natpisom Field1.) Prevucite zatim kolonu udesno da biste poveali enu irinu koliko vam odgovara. Ako ste pomalo nestrpivi, postoji preica. Dvaput pritisnite desnu ivicu kolone da biste je proirili tako da se vidi ceo najdui podatak iz date kolone (pod uslovom da se time kolona ne proiruje izvan granica Accessovog prozora). Na taj nain moete dobiti sav prostor koji vam treba.

4. Vreme je da ispravite imena kolona. Dvaput pritisnite zaglave kolone (npr. Field1). Ime kolone prelazi u reim Edit. 5. Upiite novo ime, a zatim pritisnite taster Enter. Vratite se na korak 4. Ponovite postupak dok ne ispravite sva imena poa. Za ovaj primer odgovarajua imena poa bila bi Character (lik), Manufacturer (proizvoa), PurchasePrice (nabavna cena) i DateAcquired (datum kupovine). Slika 1-8 pokazuje kako se to radi.
Slika 1-8:
Da biste zadali prikladnija imena poa, dvaput pritisnite zaglave kolone. Upiite odgovarajue ime poa, pa pritisnite taster Enter. Na strani 79 nai ete vie informacija o imenovau poa, ali zasad zadajte kratka zaglava koja sadre samo tekst, bez razmaka, kao na ovoj slici.

Savet Nemojte se ustruavati da poboate strukturu tabele. Poe uvek moete naknadno preimenovati ili ak moete dodati tabeli nova poa. (Mogue je i da obriete postojea poa, ali ete u tom sluaju obrisati i sve podatke iz njih.)

6. Pritisnite dugme Ofce Save (ili upotrebite preicu Ctrl+S) da biste tabelu snimili u bazu podataka. Access e traiti da zadate ime tabele (slika 1-9).
34

POGLAVLJE 1: IZRADA PRVE BAZE PODATAKA

7. Upiite odgovarajue ime tabele, pa pritisnite OK. estitamo! Tabela je sada sastavni deo baze podataka.
Slika 1-9:
Dobro ime za tabelu sastoji se od kratkog teksta bez razmaka (kao Dolls u ovom primeru).

Napomena Tehniki gledano, nije neophodno da odmah snimite tabelu u bazu podataka. Access e vas zapitati elite li da je snimite kada zatvorite en tabelarni prikaz (tako to pritisnete simbol X u gorem desnom uglu prozora dokumenta) ili kada zatvorite Access.

Kao to vidite, izraditi jednostavnu tabelu u Accessu gotovo je podjednako lako kao uneti podatke u Excelu ili u Wordu. Ako ste ba nestrpivi da pokuate jo jedanput, napravite drugu tabelu u bazi podataka tako to ete na Accessovoj traci izabrati Create Table. Ali, pre nego to doete do te faze, korisno je da pogledate kako se mea sadraj postojee tabele.

Meae sadraja tabele

Sada imate potpuno funkcionalnu (mada sasvim jednostavnu) bazu podataka, sainjenu od jedne tabele koja sadri jedan zapis. Va sledei korak je popuavae tabele korisnim podacima. Taj esto dosadan postupak zove se unoee podataka (engl. data entry). Da biste popunili tabelu Dolls, koristiete isti tabelarni prikaz kao onaj pomou kojeg ste denisali tu tabelu. U emu moete obavati sledea tri osnovna posla: Aurirae postojeeg zapisa. Preite na odgovarajue mesto u tabelarnom prikazu (pomou kursorskih tastera ili mia), a zatim upiite nov podatak koji zameuje postojei. Druga mogunost je da preete u reim Edit, koji je opisan u narednom odeku. Umetae novog zapisa. Preite na sam kraj tabele, u red koji na levoj strani sadri zvezdicu (*). Taj red zapravo ne postoji dok ne ponete da unosite podatke u ega. U tom trenutku, Access formira red, a zvezdicu pomera nadole, u prvi red neposredno ispod. Postupak moete beskrajno ponavati da biste dodali proizvoljan broj novih redova (Access moe da obrauje milione). Brisae zapisa. Postoji vie naina da uklonite postojei zapis, ali je najjednostavnije da desnim tasterom mia pritisnete marginu na levoj strani zapisa i da zatim izaberete opciju Delete Record. Access e vas pitati elite li zaista da obriete zapis koji ste izabrali, zato to kasnije neete moi da se predomislite.

PRVI KORACI

35

SAVET MUDRIMA

Kada niste sigurni, nemoje nita brisati

Veina iskusnih projektanata baza podataka retko briu zapise iz svojih baza. Svaki deli podataka moe biti vaan. Na primer, zamislite da imate bazu podataka u kojoj se uvaju podaci o proizvodima koje potom prodaje kompanija za origami figure. Moda mislite kako je logino da se obriu podaci o proizvodima koji se vie ne prave i koji se vie ne mogu naruivati. Meutim, ipak postoje razlozi zbog kojih bi trebalo sauvati zapise o tim starim proizvodima. Na primer, moda ete eleti da saznate koje su se kategorije proizvoda najboe prodavale tokom prole godine. Ili, moda odreeni proizvoa vie ne izrauje papir koji sadri azbestna vlakna, a vi treba da pronaete sve kupce koji su ga naruili. Da biste obavili navedene poslove, potrebno je da sauvate sve zapise o svim proizvodima. To pravilo nita se ne baca vai za sve vrste baza podataka. Na primer, zamislite da evidentirate podatke o studentima vrhunske kulinarske akademije. Kada se zavri predavae jednog predmeta, ne moete tek tako obrisati zapise o tom predmetu. Moe biti potrebno utvrditi da li odreeni student ima preduslove za drugi predmet, koje je sve predavae dosad sluao itd. Isto vai za zaposlene koji odlaze u penziju ili prelaze na druga radna mesta, za stvari koje ste ranije imali, ali koje ste prodali itd. Svi ti podaci su vam potrebni (a verovatno ete morati da ih uvate dok ste ivi). U mnogim sluajevima, umetnuete u tabelu nekoliko dodatnih poa koja e vam omoguiti da razlikujete stare podatke od novih. Na primer, u tabeli Proizvodi napravite poe prestalaProizvoda kako biste oznaavali proizvode koji vie nisu na raspolagau kupcima. Potom moete izostaviti te proizvode iz obrasca za unoee novih porudbina.

Reim Edit Verovatno ete mnogo raditi u tabelarnom prikazu. Opustite se. Olakaete sebi ivot ako upoznate nekoliko detaa. Kao to ve znate, pomou kursorskih tastera moete prelaziti iz jednog poa u drugo, ili iz jednog reda u drugi. Meutim, moda ete imati izvesnih tekoa pri meau vrednosti u tabeli. im ponete da kucate, Access brie postojei red. Da biste izmenili to ponaae, morate prei u reim Edit, tako to pritisnete taster F2. Kada u reimu Edit kucate nov tekst, ne briete sadraj koji se ve nalazi u pou. Umesto toga, moete ga meati ili dopuavati. Da biste izali iz reima Edit, ponovo pritisnite F2. Slika 1-10 prikazuje razliku.
Savet U reim Edit moete takoe ui, i izai iz ega, ako dvaput pritisnete odgovarajuu eliju tabelarnog prikaza.

Reim Edit utie i na nain rada kursorskih tastera. U reimu Edit, kursorski tasteri omoguavaju pomerae unutar tekueg poa. Na primer, da biste preli u sledeu eliju, morate se pomeriti do kraja tekue elije, a zatim jo jedanput pritisnuti strelicu udesno ( ). U reimu Normal, akcija kursorskih tastera uvek je pomerae iz jedne elije u drugu.

36

POGLAVLJE 1: IZRADA PRVE BAZE PODATAKA

Slika 1-10:
Gore: Reim Normal. Ako sad ponete da kucate, odmah ete obrisati postojei tekst (Hobergarten). ienica da je ceo tekst u eliji istaknut, jasan je pokazate da ete ga obrisati. Dole: Reim Edit. Kursor pokazuje poloaj u tekuem pou. Ako sad ponete da kucate, umetnuete tekst izmeu Hober i garten.

Tasteri preice Iskusni korisnici znaju da se najbre radi kada se koriste zapetane kombinacije tastera kao to su Ctrl+Alt+Shift+*. Mada nije uvek lako zapamtiti te kombinacije, nekoliko tabela e vam pomoi u tome. Tabela 1-1 sadri korisne tastere koji e vam pomoi da letite po tabelarnom prikazu.
Tabela 1-1. Tasteri za kretae po tabelarnom prikazu

Taster Tab (ili Enter) Shift+Tab Home End

Rezultat Pomera kursor jedno poe udesno, odnosno nadole, kada doete do desne ivice tabele. Ovaj taster takoe iskuuje reim Edit ako je dotad bio aktivan. Pomera kursor jedno poe ulevo, odnosno nagore, kada doete do leve ivice tabele. Ovaj taster takoe iskuuje reim Edit. Pomera kursor jedno poe udesno (u reimu Normal), odnosno nadole, kada doete do desne ivice tabele. U reimu Edit, ovaj taster pomera kursor na sledei znak u tekuem pou. Pomera kursor jedno poe ulevo (u reimu Normal), odnosno nagore, kada doete do leve ivice tabele. U reimu Edit, ovaj taster pomera kursor na prethodni znak u tekuem pou. Pomera kursor u prethodni red (osim ako ste ve na poetku tabele). Ovaj taster takoe iskuuje reim Edit. Pomera kursor nadole, u sledei red (odnosno na poloaj novog reda ako ste na kraju tabele). Ovaj taster takoe iskuuje reim Edit. Pomera kursor u prvo poe tekueg reda. Ovaj taster vas postava na poetak tekueg poa ako ste u reimu Edit. Pomera kursor u poslede poe tekueg reda. Ovaj taster vas postava na kraj tekueg poa ako ste u reimu Edit.

PRVI KORACI

37

Tabela 1-1. Tasteri za kretae po tabelarnom prikazu (nastavak)

Taster Page Down

Rezultat Pomera kursor za jedan prozor unapred (pod pretpostavkom da imate veu tabelu iji ceo sadraj ne moe da stane u jedan Accessov prozor). Ovaj taster takoe iskuuje reim Edit. Pomera kursor za jedan prozor unazad. Ovaj taster takoe iskuuje reim Edit. Pomera kursor u prvo poe prvog reda. Ovaj taster ne radi nita ako niste u reimu Edit. Pomera kursor u poslede poe posledeg reda. Ovaj taster ne radi nita ako niste u reimu Edit.

Page Up Ctrl+Home Ctrl+End

U tabeli 1-2 navedeno je nekoliko zgodnih tastera za aurirae zapisa.

Tabela 1-2. Tasteri za aurirae zapisa

Esc

Ponitava sve izmene koje ste nainili u tekuem pou. Ovaj taster deluje samo ako ga upotrebite u reimu Edit. Izmena poie da vai im preete u narednu eliju. (Druge mogunosti ponitavaa prua komanda Undo, opisana u nastavku teksta.) Vraa stae pre poslede izmene. Naalost, Accessov mehanizam Undo nije ni blizu tako moan kao u drugim Officeovim programima. Na primer, Access omoguava da ponitite samo posledu izmenu, a ako zatvorite tabelarni prikaz, ne moete ak ni toliko da uradite. Komandu Undo moete upotrebiti odmah poto unesete nov zapis da biste ga uklonili, ali je ne moete upotrebiti da biste ponitili operaciju brisaa. Kopira u tekue poe vrednost iz poa neposredno iznad tekueg. To je koristan trik kada vam zatreba da unesete vie zapisa koji sadre sline podatke. Slika 1-11 prikazuje delovae tog esto previanog trika. Umee tekui datum u tekue poe. Format datuma zavisi od toga kako je podeen na raunaru, ali oekujte neto nalik na 24-12-2007. Vie o tome kako Access radi s datumima, saznaete na strani 66. Umee u poe podrazumevanu vrednost. Kako se zadaje podrazumevana vrednost, saznaete na strani 116.

Ctrl+Z

Ctrl+

Ctrl+;

Ctrl+Alt+Space

Slika 1-11:
Jedan korisnik Accessa je na eBayu danas kupio puno lutkica i treba da unesete u bazu podatke o ima. Pomou brze preice Ctrl+ odgovarajui taster, datum kupovine iz prethodnog zapisa kopira se u tekue poe.

38

POGLAVLJE 1: IZRADA PRVE BAZE PODATAKA

Isecae, kopirae i umetae podataka pomou Clipboarda Access, kao i praktino svaki drugi program koji radi pod Windowsom, omoguava da isecate blokove podataka i umeete ih s jednog mesta na drugo. To je trik koji se lako izvodi samo pomou tri preice na tastaturi: Ctrl+C za kopirae, Ctrl+X za isecae (slino kopirau, ali se sadraj na izvoru brie) i Ctrl+V za umetae podatka. Kada ste u reimu Edit, pomou tih preica moete kopirati na Clipboard sve to ste prethodno istakli u pou. Ako niste u reimu Edit, operacija kopiraa ili isecaa zahvata sadraj celog poa.
NEBRUENI DRAGU

Kopirae celog zapisa u jednom koraku

Mehanizam kopiraa i umetaa koristiete uglavnom za krae delove podataka. Meutim, u Accessu postoji malo poznata mogunost kopiraa celog zapisa. Postupak se sastoji od sledeih koraka: 1. Miem pritisnite marginu na levoj strani zapisa koji elite da kopirate. 2. Time ete istai ceo zapis. (Ako elite da kopirate grupu od vie susednih zapisa, drei pritisnut taster Shift, prevucite miem nadole ili nagore dok ih sve ne izaberete.) 3. Desnim tasterom mia pritisnite blok izabranih zapisa, a zatim izaberite Copy. 4. Tako ete kopirati ceo izabrani sadraj na Windowsov Clipboard. 5. Preite na dno tabele dok ne vidite oznaku za nov red (zvezdicu). 6. Desnim tasterom mia pritisnite marginu na levoj strani oznake za nov red, zatim izaberite opciju Paste. Gotovo dobili ste duplikat. (Istini za vou, jedan podatak nije ba sasvim isti. Access aurira kolonu ID zapisa koji ste umetnuli, i dodeuje joj novu vrednost. Razlog je to to svaki zapis mora sadrati jedinstvenu vrednost u koloni ID. Zato je tako, saznaete na strani 78.)

Snimae na disk i otvarae Accessovih baza podataka

Za razliku od drugih programa, Access ne zahteva da runo snimate u bazu izmene koje nainite jer se to radi automatski. Kada napravite novu bazu podataka (strana 26), Access snima enu datoteku na disk. Poto bazi podataka dodate tabelu ili drugi objekat, Access te izmene takoe snima u datoteku baze podataka. A kada unesete nove podatke ili aurirate postojee, Access gotovo odmah upisuje te izmene u datoteku baze podataka na disku. Taj automatski postupak snimaa izmena u bazu odvija se u pozadini, a vi verovatno neete nita primetiti. Ali nemojte brinuti kada zatvorite Access a on vas ne pita elite li da sauvate izmene sve su izmene ve zapisane onog trenutka kad ih unesete.

Izrada rezervnih kopija

Automatsko snimae izmena moe biti problem kad grekom napravite neeenu izmenu. Ako ste dovono brzi, moete upotrebiti komandu Undo da biste ponitili posledu izmenu koju ste nainili (slika 1-12). Meutim, poto komanda Undo ponitava samo posledu izmenu, ne pomae kada izmenite vie zapisa a onda otkrijete problem. Takoe je nekorisna ako tabelu zatvorite a zatim je ponovo otvorite.
SNIMAE NA DISK I OTVARAE ACCESSOVIH BAZA PODATAKA
39

Slika 1-12:
Komanda Undo nalazi se na paleti alatki Quick Access u gorem levom uglu Accessovog prozora (zaokrueno), tako da je uvek dostupna.

Zbog toga je korisno da ee pravite rezervne kopije baze podataka. Da biste napravili rezervnu kopiju baze, treba samo da kopirate enu datoteku u drugi direktorijum, ili da kopiji date drugo ime (na primer, Bobblehead_Backup1.accdb). Te poslove moete obavati u Windows Exploreru, ali Access prua i laku mogunost. Izaberite dugme Ofce Manage Back Up Database, a Access e sam napraviti kopiju baze podataka, na mestu koje zadate (slika 1-13).
Slika 1-13:
Kada izaberete dugme Office Manage Back Up Database, Access predlae ime datoteke iji je sastavni deo tekui datum. To omoguava da otvorite datoteku koja vam odgovara kad imate vie datoteka rezervnih kopija.

Napomena I dae je vaa obaveza da se setite da treba napraviti rezervnu kopiju baze podataka. U Access nije ugraena mogunost automatske izrade rezervnih kopija, ali moete upotrebiti neku drugu alatku kako biste povremeno kopirali datoteku baze podataka. Primer takve alatke je Windowsov Task Scheduler koji se isporuuje uz veinu verzija Windowsa. (Kratko i razumivo uputstvo za upotrebu Task Schedulera nai ete na www.pctechguide.com/ tutorials/ScheduleTasks.htm.)

40

POGLAVLJE 1: IZRADA PRVE BAZE PODATAKA

NEBRUENI DRAGULJ

Saimae baze podataka

Kada u bazu unosite nove podatke, Access ne pakuje uvek en sadraj tako da zauzima to mae mesta. Umesto toga, Access vie brine o tome kako da podatke to bre upie u bazu i uita ih iz e. Kako budete koristili bazu podataka, moda ete ustanoviti da se naduvava, kao riba koja stoji na suncu od prole nedee. Ako bazu podataka elite da vratite na razumnu veliinu, moete iskoristiti mogunost nazvanu saimae (engl. compacting). Da biste to uradili, izaberite dugme Office Manage Compact and Repair Database. Koliina slobodnog prostora koju ete dobiti veoma je promeniva, ali nije neuobiajeno da se baza podataka veliine 10 MB same na etvrtinu prvobitne veliine. Jedini problem sa saimaem baze podataka jeste da se setite da ga primenite. Ako elite da baza podataka uvek bude saeta na najmau moguu veliinu, moete podesiti Access tako da bazu podataka uvek same kad je zatvorite. Evo kako se to radi: 1. Otvorite bazu podataka koju elite da saimate automatski. 2. Izaberite dugme Office Access Options. Access e otvoriti prozor Access Options gde moete podesiti vie konfiguracionih parametara. 3. Sa liste na levoj strani, izaberite stavku Current Database. 4. U odeku na desnoj strani, potvrdite poe Compact on Close. 5. Pritisnite OK da biste izmene snimili u bazu. Parametar Compact on Close moete ukuiti za svaku bazu podataka za koju smatrate da je to potrebno. Imajte samo u vidu da ta opcija nije standardno ukuena za novu bazu podataka koju napravite.

Snimae baze podataka pod drugim imenom ili u drugom formatu

Ako poelite da snimite bazu podataka pod drugim imenom, na drugom mestu ili u nekom starijem Accessovom formatu datoteka, upotrebite pouzdanu komandu Save As. Izaberite dugme Ofce Save As, a zatim zadajte jednu od opcija prikazanih na slici 1-14. Meutim, imajte u vidu da Access, poto formira novu datoteku baze podataka, nadae u koristi. Drugim reima, ako zatim napravite novu tabelu ili izmenite postojee podatke, Access mea novu datoteku. (Ako elite da se vratite u staru datoteku, morate je ponovo otvoriti u Accessu, ili upotrebite jo jedanput komandu Save As.)

Otvarae baze podataka

Poto napravite bazu podataka, lako ete je kasnije otvoriti. Moete primeniti jednu od sledeih mogunosti: Dvaput pritisnite ime datoteke baze podataka. (Moete je pronai pomou programa My Computer, Windows Explorer ili je ostavite direktno na radnoj povrini.) Ne zaboravite, Accessove baze podataka imaju nastavak imena .accdb or .mdb. Pokrenite Access, a zatim potraite ime baze podataka u odeku Open Recent Database, na desnoj strani prozora Getting Started. (Isti spisak je na raspolagau i u meniju Ofce, to je prikazano na slici 1-15.) Pokrenite Access, izaberite dugme Ofce baze podataka koja vam treba.

Open, a zatim potraite datoteku Accessove

SNIMAE NA DISK I OTVARAE ACCESSOVIH BAZA PODATAKA

41

Slika 1-14:
Pritisnite udesno usmerenu strelicu pored komande menija Save As da bi se pojavio ovaj podmeni. (Ako pritisnete samo natpis Save As, izvrie se samo podrazumevana akcija, to je snimae u bazu tekueg izabranog objekta, a ne snimae cele baze podataka na disk.) Izaberite zatim jednu od ponuenih opcija ispod zaglava Save the database in another format (snimae baze u drugom formatu).

Slika 1-15:
Lista Recent Documents menija Office pojavuje se i u odeku Open Recent Database prozora Getting Started. Ako ste ve otvorili neku bazu podataka, lista Recent Documents je zgodnija jer ne morate da se vraate u prozor Getting Started.

42

POGLAVLJE 1: IZRADA PRVE BAZE PODATAKA

Kada otvorite postojeu bazu podataka, zapaziete neto pomalo udno. Access preko celog prozora prikazuje upozoravajuu poruku koja zvui zabriavajue a tie se bezbednosti baze podataka (slika 1-16).
Slika 1-16:
Ovo bezbednosno upozoree znai da Access nema poverea u vau bazu podataka drugim reima, otvorio je vau datoteku u specijalnom zatienom reimu koji spreava da vaa baza podataka izvri ikakvu operaciju koja se smatra rizinom.

Pritisnite ovde da biste sakrili traku s porukom

To bezbednosno upozoree pomalo zbuuje jer zasad baza podataka nije ak ni pokuala da uradi neto rizino. Meutim, im ponete da pravite baze podataka koje sadre programski kd (to je opisano u petom delu kige) ili kada ponete da koristite akcione upite (poglave 8), pria postaje savim drugaija. U toj fazi moe biti korisno da Access podesite tako da prepoznaje vae datoteke i ima malo vie poverea u vas.
PITANJE KOJE SE ESTO POSTAVLJA

emu slui .laccdb datoteka?

Vidim dodatnu datoteku s nastavkom imena .laccdb. emu ona slui? Dosad ste se bavili datotekama s nastavkom imena .accdb. Ali ako imate naviku da pretraujete unaokolo pomou Windows Explorera, moda ste zapazili datoteku koju niste vi napravili a koja ima kriptini nastavak .laccdb. Pored datoteke Bobblehead.accdb, moda ste zapazili i zagonetnu Bobblehead.laccdb. Budui da Access pravi .laccdb datoteku kada otvorite datoteku baze podataka, a uklaa je kada zatvorite bazu podataka, videete tu datoteku samo ako vi (ili neko drugi) radite s bazom podataka. Pomou datoteke .laccddb Access prati ko sve koristi otvorenu bazu podataka. Slovo l je skraenica od rei lock (brava, katanac) a datoteka obezbeuje sledee: kada bazu podataka koristi vie udi istovremeno, oni ne mogu da meaju isti zapis u isto vreme (to moe biti uzrok raznih vrsta glavoboa). Vie o tome kako Access radi u viekorisnikom okrueu saznaete u poglavu 18, ali zasad moete slobodno zanemariti datoteku .laccddb. Ne morate praviti ene rezervne kopije.

SNIMAE NA DISK I OTVARAE ACCESSOVIH BAZA PODATAKA

43

U meuvremenu, verovatno se pitate ta bi trebalo da uradite s porukom. Imate dve mogunosti: Pritisnite simbol X na desnoj strani poruke da biste je uklonili. (Ona e se ponovo pojaviti kada sledei put otvorite bazu podataka.) Podesite Access da ima poverea u vae baze podataka tako to ete odrediti pouzdanu lokaciju direktorijum na vrstom disku u koji ete smetati datoteke baza podataka. Kako se zadaje pouzdana lokacija, saznaete na strani 461.

Otvarae vie baza podataka u isto vreme

Kad god izaberete dugme Ofce Open, Access zatvara tekuu bazu podataka, a zatim otvara onu koju odaberete. Ako elite da radite s vie baza podataka u isto vreme, morate pokrenuti vie primeraka Accessa. (Tu akciju raunarski zaluenici zovu pokretae vie instanci istog programa.) Postupak je gotovo postiujue jednostavan. Ako dvaput pritisnete ime druge datoteke baze podataka kada je Access ve otvoren, na paleti poslova pojavuje se jo jedan Accessov prozor za tu bazu podataka. Druga mogunost je da pokrenete drugu (treu, etvrtu) instancu Accessa pomou menija Start, i da zatim pomou dugmeta Ofce Open otvorite u svakoj instanci drugu bazu podataka.
ZA ISKUSNE KORISNIKE

Zadavae podrazumevanog direktorijuma koji Access koristi za baze podataka

Access uvek pretpostava da nove baze podataka koje napravite elite da smestite u direktorijum My Documents. Iako moete da zadate razliitu lokaciju kad god snimate na disk ili otvarate neku bazu podataka, ako imate drugi direktorijum koji esto upotrebavate, korisno je da ega zadate kao podrazumevano mesto za datoteke baza podataka. Access moete podesiti tako da koristi taj direktorijum na sledei nain: 1. Izaberite dugme Office Access Options. Otvorie se prozor Access Options. 2. Na listi na levoj strani izaberite stavku Popular. 3. U odeku na desnoj strani, potraite naslov Creating databases. Ispod ega, nai ete poe Default database folder. Upiite u ega putau direktorijuma koju elite da zadate (na primer, C:\Baze podataka), ili pritisnite dugme Browse da biste ga izabrali. Kada zavrite, pritisnite OK da biste snimili izmene.

Otvarae baze podataka napravene u starijoj verziji Accessa

Pomou dugmeta Ofce Open moete otvoriti Accessovu bazu podataka koju je neko napravio u jednoj od prethodnih verzija Accessa. (Vie informacija o razliitim formatima Accessovih datoteka nai ete na strani 30, u odeljku Deee baza podataka sa starijim verzijama Accessa.)

44

POGLAVLJE 1: IZRADA PRVE BAZE PODATAKA

Access radi s datotekama starijih baza podataka na drugaiji nain, to zavisi od toga koliko su stare. Evo ta se dogaa: Ako otvorite datoteku u formatu Accessa 20022003, nee se pojaviti nikakva napomena, niti upozoree. Access zadrava tekui format datoteke a vi moete slobodno menjati ta god elite. Ukoliko otvorite datoteku u formatu Accessa 2000, voa e takoe biti prijatna. Meutim, ako izmenite strukturu baze podataka, nove komponente koje dodate moda nee biti upotrebive u Accessu 2000. Ako otvorite neku jo stariju Accessovu datoteku (kao to su one napravene u Accessu 97, 95 ili 2.0), Access e vas zapitati elite li da prebacite bazu podataka u noviji format ili da je samo otvorite (slika 1-17).
Slika 1-17:
Access prua mogunost da birate kada otvorite datoteku baze podataka napravenu u Accessu 97, 95, ili 2.0. Ako izaberete opciju konverzije u drugi format (pritisnite Yes), Access kopira postojeu bazu podataka u novu datoteku, u formatu Access 2002-2003. Tu kopiju potom moete meati na uobiajeni nain. Ukoliko izaberete opciju otvaraa baze podataka (pritisnite No), Access otvara izvornu datoteku, ali ne pravi enu kopiju. I dae moete da meate postojee podatke i unosite nove, ali ne moete meati strukturu objekata u bazi podataka.

Savet Format tekue baze podataka moete utvrditi po tekstu izmeu zagrada u naslovnom redu Accessovog prozora. Ako otvorite datoteku baze podataka u formatu Accessa 2002-2003, naslovni red Accessovog prozora sadrae neto poput Bobblehead: Database (Access 2002-2003 file format).

Kada otvorite stariju Accessovu bazu podataka, zapaziete jo jednu promenu. Poto otvorite tabelu, ona se nee pojaviti u prozoru s karticama (kao na slici 1-20) ve u obinom prozoru koji moete pomerati gde god elite unutar glavnog Accessovog prozora. To na poetku izgleda u redu, dok ne otvorite vie tabela u isto vreme. A onda Accessov prozor postaje zaista pretrpan, kao na slici 1-18.

SNIMAE NA DISK I OTVARAE ACCESSOVIH BAZA PODATAKA

45

Slika 1-18:
U Accessovoj bazi podataka starijeg tipa, prozori mogu da se meusobno prekrivaju. Nee proi puno vremena, i tabela koja vam treba nai e se zatrpana na dnu gomile prozora.

To donekle nezgodno ponaae ugraeno je radi ouvaa slinosti s prethodnim verzijama Accessa. Ali nemojte brinuti moete se vratiti na zgodne kartice s jezicima ak i ako bazu podataka ne prebacite u novi format. Treba samo da podesite jednu konguracionu opciju baze podataka: 1. Izaberite dugme Ofce Access Options. Otvorie se prozor Access Options. 2. Sa liste na levoj strani, izaberite opciju Current Database. 3. Ispod zaglava Application Options, potraite opciju Document Windows Options, gde moete izabrati Overlapping Windows (standard u Accessu 2003) ili Tabbed Windows (budunost koja dolazi). 4. Pritisnite OK. 5. Zatvorite, a zatim ponovo otvorite bazu podataka kako bi poela da vai nova opcija. Da biste sauvali retro izgled, pomou istog parametra moete postii da se u potpuno novoj Accessovoj bazi podataka tabele otvaraju u preklopljenim prozorima umesto u prozorima s karticama.

Izrada jo jedne baze podataka

Pravee nove baze podataka je dosad najlaki posao. Treba samo da izaberete dugme Ofce New. Access vas vraa u prozor Getting Started, gde moete napraviti novu praznu bazu podataka ako pritisnete ve poznato dugme Blank Database, kao to je ranije opisano (strana 25).

Navigacioni pano
Vreme je da se vratimo korak nazad i razmotrimo ta ste dosad uradili. Napravili ste bazu podataka Bobblehead, u koju ste uneli jedan objekat: tabelu ije je ime Dolls. U tabelu Dolls uneli ste nekoliko zapisa. Jo nemate matovite prozore, izvetaje, ni rutine za pretraivae podataka koje ine da baza podataka glatko radi, ali imate najvaniji sastojak organizovane podatke.

46

POGLAVLJE 1: IZRADA PRVE BAZE PODATAKA

Jedno od pitaa kojim se jo nismo bavili odnosi se na to kako se uprava objektima koji se nalaze u bazi podataka. Na primer, ako imate vie od jedne tabele, moda e vam trebati nain da prelazite iz jedne u drugu. To omoguava navigacioni pano, prikazan na slici 1-19.
Slika 1-19:
Smatrate da navigacioni pano zauzima previe mesta? Pritisnite dugme Open/Close u gorem desnom uglu (gore) i navigacioni pano e nestati iz vidokruga da bi se napravilo vie mesta za prikaz tabele (dole). Ponovo pritisnite dugme da bi se pano vratio.

Pristupae tabelama pomou navigacionog panoa

Navigacioni pano prikazuje objekte (strana 24) koji pripadaju bazi podataka i omoguava rad s ima. Meutim, neete ba uvek moi da vidite sve objekte u bazi podataka u svakom trenutku. Na navigacionom panou, sadraj se moe prikazati na razliite naine, pa ete lake pronai tano ono to vas zanima. im napravite novu bazu podataka, navigacioni pano prikazuje samo tabele koje se u oj nalaze. To je zasad sasvim dovono na kraju krajeva, vaa baza podataka ne sadri nita drugo osim tabela koje ste dosad napravili. (U poglavu 14 saznaete kako da prilagodite navigacioni pano svojim potrebama.)

NAVIGACIONI PANO

47

Da biste zaista isprobali mogunosti navigacionog panoa, treba vam baza podataka koja sadri vie od jedne tabele. Za prvu probu, na Accessovoj traci izaberite Create Table da biste napravili novu praznu tabelu. Sledite korake postupka opisanog na strani 32 da biste denisali tabelu i uneli u u zapis ili dva.
Savet Ne znate koju biste tabelu napravili? Na primer, moete napraviti tabelu Collectors (kolekcionari) za podatke o prijateima koji dele s vama istu opsednutost lutkicama. Pokuajte da smislite nekoliko korisnih poa za tu tabelu (imajui pri tome u vidu da jo ne treba da se udubujete u detae), a zatim uporedite svoju verziju s primerom na slici 1-20.

Poto dodate novu tabelu, u navigacionom panou prikazuju se istovremeno i nova i stara tabela. Ako zatim poelite da otvorite jednu od ih, samo je dvaput pritisnite miem. Ukoliko imate vie tabela otvorenih u isto vreme, Access ih organizuje u prozore s karticama (slika 1-20).
Slika 1-20:
Zatvara prozor tekue tabele (Collectors) Na navigacionom panou moete istovremeno otvoriti proizvoan broj tabela. Access otvara svaku u zasebnom prozoru s karticom. Da biste preli iz jednog prozora u drugi, samo pritisnite odgovarajui jeziak kartice. Ako smatrate da je ekran pretrpan, pritisnite simbol X na desnom kraju grupe jeziaka da biste zatvorili prozor tekue tabele.

Kartica tabele Dolls Kartica tabele Collectors

Ako otvorite ba puno tabela, u odreenom trenutku vie nee biti dovono mesta da se prikau svi jezici. U tom sluaju, na levi i desni kraj grupe jeziaka kartica, Access dodaje dugmad za pomerae. Pomou tih dugmadi moete prelaziti s jedne kartice na drugu, ali postupak je neto sporiji.

Upravae bazama podataka

Dosad ste nauili da otvorite tabelu pomou navigacionog panoa. Meutim, otvarae tabela nije jedina operacija koja se moe obaviti pomou tog panoa. Nad svakim objektom koji se prikazuje na navigacionom panou moete izvriti jo tri jednostavne operacije: Preimenovae. Desnim tasterom mia pritisnite objekat, pa izaberite Rename. Upiite potom novo ime objekta, pa pritisnite Enter. Primenite taj postupak ako smatrate da bi boe ime za tabelu Dolls bilo LutkiceUMojojSvetskiPoznatojKolekciji.

48

POGLAVLJE 1: IZRADA PRVE BAZE PODATAKA

NEBRUENI DRAGULJ

Saimae Accessove trake

Veina udi je sasvim zadovona to se Accessova traka stalno vidi u gorem delu Accessovog prozora, sa svom dugmadi na dohvat ruke. Meutim, onima koji barataju ozbinijim koliinama podataka potreban je maksimalan prostor za prikazivae tih podataka. Oni bi radije da vide zapis nego arenu paletu sa alatkama. Ako to vai i za vas, obradovae vas to to Accessovu traku moete saeti na red jeziaka kartica, kao na slici 1-21. Da biste to uradili, dvaput pritisnite naslov bilo koje kartice na traci. ak i kad je traka u saetom obliku, i dae moete koristiti sve ene alatke. Samo pritisnite odgovarajui jeziak. Ako pritisnete Home, iznad otvorene tabele prikazae se sadraj kartice Home. im pritisnete dugme koje vam je trebalo na kartici Home (ili pritisnete drugo mesto u Accesovom prozoru), traka se ponovo saima. Isti trik radi i kada komandu na traci pokrenete s tastature, to je opisano na strani 8. Ako Accessovu traku koristite samo povremeno, ili vie volite da upotrebljavate preice s tastature, korisno je da traku prebacite u saeti oblik. ak i kada je traka saeta, komande na oj su uvek na raspolagau; potreban je samo dodatni pritisak miem da biste otvorili odgovarajuu karticu. S druge strane, ako esto poseete za komandama na traci, ili uite Access i elite da pregledate traku kako biste videli ta je sve na raspolagau, nemojte je saimati. Korist je vea od vrednosti izgubenog prostora na ekranu.

Slika 1-21:
Da li svaki kvadratni centimetar ekrana elite da iskoristite za podatke? Accessovu traku ete saeti (u oblik prikazan ovde) ako dvaput pritisnete naslov jedne od enih kartica. Miem pritisnite jeziak s naslovom kartice da biste tu karticu privremeno otvorili, ili dvaput pritisnite bilo koji jeziak da biste celu traku vratili na ekran. A ako isti trik elite da izvedete bez podizaa prstiju s tastature, upotrebite preicu Ctrl+F1.

Kopirae. Desnim tasterom mia pritisnite objekat, a zatim izaberite Copy. Desnim tasterom mia pritisnite bilo gde unutar navigacionog panoa, a zatim izaberite Paste. Access e traiti da zadate ime kopije. Mogunost kopiraa objekta je korisna ako hoete da izmenite strukturu postojee tabele, ali jo ne elite da uklonite prvobitnu verziju tabele.

NAVIGACIONI PANO

49

 Brisae. Desnim tasterom mia pritisnite objekat, pa izaberite Delete. Access e zahtevati da potvrdite operaciju brisaa jer je ne moete naknadno ponititi. Access prua jo nekoliko drugih mogunosti za premetae objekata baze podataka i za ihovo uklaae iz vidokruga; njima ete se baviti malo kasnije.
SAVET ZA UTEDU VREMENA

Pravee preice za tabelu

Verovatno ve znate da na Windowsovu radnu povrinu moete postaviti preicu koja upuuje na datoteku baze podataka. Da biste to uradili, izaberite New Shortcut, a zatim postupite prema uputstvima da biste zadali datoteku baze podataka i ime preice. Potom, kad god poelite da otvorite tu bazu podataka, moete dvaput pritisnuti enu preicu. Verovatno ne znate da moete napraviti preicu koja otvara bazu podataka i zajedno s om, odreenu tabelu. U stvari, postupak je ak jednostavniji od pravea obine preice. Uradite sledee: 1. Podesite veliinu Accessovog prozora tako da ne zauzima ceo ekran, a zatim minimizujte prozore drugih programa. To e vam omoguiti da vidite radnu povrinu iza Accessovog prozora, to je kuno za ovaj trik. 2. Na navigacionom panou pronaite tabelu koja vam treba. Prevucite tu tabelu iz Accessovog prozora na radnu povrinu. 3. Otpustite taster mia. Access e napraviti preicu ije e ime biti neto nalik na Shortcut to Dolls in Bobblehead.accdb. Dvaput pritisnite tu preicu da biste pokrenuli bazu podataka Bobblehead i odmah otvorili tabelu Dolls u tabelarnom prikazu.

50

POGLAVLJE 1: IZRADA PRVE BAZE PODATAKA